Filmtheater De Nieuwe Scene (DNS) Beleids- en activiteitenplan voor de beleidsperiode 2014 2018 Beleidskader: Statuten Filmtheater De Nieuwe Scene Kansen voor Cultuur! Cultuurbeleid gemeente Venlo 2011-2015 Jaarlijks Uitvoeringsprogramma Gemeentelijk cultuurbeleid Samenwerkingsovereenkomst Caubo Holding BV (CityCinema) Huurovereenkomst Gebroeders Beheer BV Ambities en uitgangspunten Het streven is om DNS onlosmakelijk en meer en meer te verweven met de stad Venlo en haar omgeving. Dit willen we bereiken door samen met de bestaande vrijwilligersgroep en toekomstige vrijwilligers nieuwe wegen in te slaan en diverse projecten te realiseren. Daarbij gelden de uitgangspunten van DNS: de inwoners van Venlo en omgeving tegen een betaalbare prijs een breed filmaanbod te bieden. Het filmtheater is vertoner van kwaliteitsfilms en -documentaires, samensteller en vertoner van speciale programma's, producent en aanbieder van filmeducatieve programma's. Prestatievelden Bovengenoemde ambities resulteren in de beleidsperiode in concrete activiteiten en resultaten die beschreven worden in 4 prestatievelden. Het beleids- en activiteitenplan wordt aan de hand van 4 prestatievelden samengesteld. Er is gekozen voor prestatievelden omdat deze op een gestructureerde manier de realisatie van de doelstelling van DNS in beeld brengen. Prestatieveld 1: marktgerichte en publieksgerichte profilering. Prestatieveld 1 is gericht op publieksverbreding en het vergroten van de betrokkenheid van bestaande bezoekers. Het filmaanbod van DNS is gericht op een breed publiek, jong en oud. Prestatieveld 2: filmeducatieve programma s/cultuureducatie. In dit prestatieveld is het uitgangspunt dat film meer kan betekenen dan enkel film kijken en een educatief karakter heeft voor kinderen, jongeren en volwassenen We promoten bij (culturele) instellingen, het onderwijs en het bedrijfsleven dat het filmeducatief aanbod voor hen een aanvullende waarde heeft en gericht is op de vergroting van kennis, inzicht en vaardigheden. Prestatieveld 3: nieuwe samenwerkingsvormen en aanhaking bestaande evenementen Dit prestatieveld geeft inzicht welke activiteiten er plaatsvinden om DNS onlosmakelijk en meer en meer te verweven met de stad Venlo en haar omgeving. Het betreft ondermeer het aangaan van nieuwe en het intensiveren van bestaande samenwerkingsvormen en het aansluiten aan bestaande evenementen. Prestatieveld 4: versterking (vrijwillige) medewerkers DNS is een culturele voorziening die door vrijwilligers gerealiseerd wordt. In prestatieveld 4 worden de inspanningen en de resultaten benoemd die noodzakelijk zijn, zodat DNS voor de (vrijwillige) medewerkers een fijne plek is om te werken Plannen en activiteiten voor de beleidsperiode 2014 2018 Prestatieveld 1: marktgerichte en publieksgerichte profilering. Publieksverbreding en het vergroten van de betrokkenheid van bestaande bezoekers. Resultaat: Verhoging bezoekersaantallen. Het bezoekersaantal stijgt jaarlijks met..% naar een totaal aantal bezoeker van.. in 2017. Activiteiten: Het filmprogramma omvat arthousefilms, filmhuistitels, specials en retrospectieven (themaprogramma s, landenthema s, festivals), cinematheekprogramma (klassiekers), familiefilms, kinderfilms e.d. Het wekelijks filmaanbod omvat 2x dagelijkse vertoningen. Daarnaast vindt wekelijks op vrijdag 1 seniorenmatinee plaats en op zondag een middagmatinee. Op jaarbasis worden 8 filmarrangementen aangeboden. Een arrangement bestaat uit film kijken in combinatie met randprogrammering van bijvoorbeeld een informatief, cultureel en/of culinair aanbod. Een feestelijke aankleding behoort eveneens tot een arrangement. Voor een arrangement komen filmklassiekers in aanmerking. Films met een bijzonder thema kunnen 1
aanleiding zijn voor een arrangement. Ook kunnen filmarrangementen voor bijzondere doelgroepen geprogrammeerd worden. Te denken is aan buitenlandse werknemers van grote internationaal georiënteerde bedrijven in (de regio) Venlo. Het aanbod wordt 2-maandelijkse geprogrammeerd. Vrijwilligers bezoeken daartoe ondermeer de maandelijkse filmbeurs in de Verkadefabriek in Den Bosch en adviseren in de programmering. Filmtheater de Nieuwe Scène streeft ernaar om een interessantere vertoningplek voor distributeurs. Hierdoor zal het mogelijk zijn films sneller na de landelijke première naar Venlo te krijgen of om bijzondere films en documentaires te kunnen vertonen. Om meer in het vizier van de distributeurs te komen is het bovendien van belang dat de contacten worden geïntensiveerd, onder andere door het frequenter contact hebben met distributeurs. Een en ander gebeurt in samenwerking met CityCinema Venlo en ECI- Cultuurfabriek Roermond. De opzet van Vrienden van DNS. Onderzocht wordt of de huidige formule van kortingkaarthouders verruild kan worden door een concept Vrienden van DNS. Het houden van een publieksonderzoek (bezoekersenquête). De uitkomst hiervan dient ter versterking van betrokkenheid van de bezoekers bij DNS. Pr en publiciteit Onderzocht wordt in hoeverre het huidige (2-maandelijks)filmprogrammaboekje voldoet aan de vraag, uit oogpunt van kostenoverwegingen reëel is en welke (digitale) alternatieven er zijn. De website van DNS wordt zodanig ingericht dat bezoekers op een adequate manier van informatie worden voorzien. Er verschijnt 50 maal een nieuwsbrief : Horeca gelegenheden Venlo, Eye Filminsituut Amsterdam, distributeurs, CityCinema Venlo Prestatieveld 2: filmeducatieve programma s/cultuureducatie. Filmeducatie is één van de speerpunten van DNS. De doelstelling is het stimuleren van kennis over film,verschillende activiteiten van filmeducatie en de gebruiksmogelijkheden van film (film kijken, film gebruiken, film maken, film beleven). De ambitie van DNS is om het educatieve aanbod voor onderwijsinstellingen, bedrijven en instellingen te verdiepen en uit te breiden. Resultaat Het resultaat in de beleidsperiode is om jaarlijks elk 1 educatieve activiteit aan kinderen in de basisschoolleeftijd en het voortgezet onderwijs te programmeren. Voor het beroepsonderwijs (mbo/hbo) wordt 1 activiteit gerealiseerd en aan instellingen/bedrijven 2 activiteiten. Voor volwasseneducatie gelden 2 activiteiten. Activiteiten: Filmkijken: basis en voortgezet onderwijs, buitenschoolse opvang. Filmeducatie begint bij kinderen en jongeren, we hechten dan ook veel belang aan het onder de aandacht brengen van de betere film bij kinderen en jongeren. DNS zal onderzoeken of en in welke mate schoolvoorstellingen in het filmaanbod opgenomen kunnen worden. Filmeducatieve lesprogramma s/zelf film maken voor leerlingen in het basis- en voortgezet onderwijs en gebruikers van de buitenschoolse opvang. In samenwerking met het Kunstencentrum in Venlo worden mogelijkheden onderzocht om jaarlijks een programma aan te bieden. Film gebruiken. Films/documentaires met maatschappelijk engagement/actuele maatschappelijke thema s kunnen, gecombineerd met lezingen en/of verwerkingsopdrachten gebruikt worden om leerdoelen te verwezenlijken. Ook kunnen filmthema s leiden tot kennis, nieuwe inzichten en vaardigheden die voor beroepsuitoefening van waarde zijn. Tot de doelgroepen behoren bedrijven, instellingen/organisaties en het beroepsonderwijs, Film beleven. Kennis over de totstandkoming van films, gebruik van muziek, genre etc. vergroot de beleving van filmkijken. Voor de organisatie van filmcursussen voor volwassenen zal samenwerking met ondermeer de Volksuniversiteit gezocht worden. Bij de programmering van buitenlandstalige films zal het aanbod onder de aandacht worden gebracht van cursisten die talenonderwijs volgen in het reguliere onderwijs, de Volksuniversiteit en particuliere cursusaanbieders. 2
Om meer zicht te krijgen educatieve programma s wordt een werkgroep opgestart die diverse mogelijkheden bekijkt op toepasbaarheid en haalbaarheid. In de werkgroep participeren Ecicultuurfabriek in Roermond en filmtheater DNS. Met deze samenwerking worden kennis en mogelijkheden optimaler benut. De voortgang wordt gerapporteerd aan de bedrijfsleider van DNS Pr en publiciteit: Pr en publiciteit vindt plaats via de website en actieve benadering van (onderwijs)instellingen en bedrijven. Fontys Hogeschool,Gilde Opleidingen, HAS Hogeschool, Fotovakschool; Cinesud, Cultuurpad,(basisonderwijs), Kunstencentrum (voortgezet onderwijs), instellingen buitenschoolse opvang in Venlo, Volksuniversiteit (volwasseneducatie), regionale studietaalgroepen; Organisaties/instellingen/bedrijven; Eye filminstituut. Eci-cultuurfabriek Roermond Prestatieveld 3: nieuwe samenwerkingsvormen en aanhaking bestaande evenementen. DNS in en met de stad Venlo en haar omgeving. De ambitie is om het filmtheater onlosmakelijk te verweven met de stad Venlo en haar omgeving. Resultaat: het filmtheater is een bekende en erkende speler op de Venlose culturele markt. Instellingen en bedrijven melden zich spontaan om film te gebruiken om eigen doelstellingen te behalen. Activiteiten In de eerder beschreven prestatievelden is samenwerking met andere instellingen al benoemd. In prestatieveld 4 worden bestaande evenementen van andere (culturele) instellingen in Venlo en de regio aangegrepen om in te participeren. Tevens worden nieuwe samenwerkingsactiviteiten gerealiseerd. Jaarlijks Introfestival voor studenten Participatie in het programma Kinderboekenweek Participatie in de nacht van het Limburgse Leed Boekenprijsevenementen Filmevenementen, o.a. WereldFilmFestival en As equals Korte filmarrangement: lokale/regionale filmmakers vertonen korte films. Pr en publiciteit. De programma s van (culturele) instellingen en bedrijven in Venlo zullen intensiever worden gevolgd en beoordeeld worden op samenwerking met en participatie door DNS. Venloverwelkomt als belangrijke nieuws- en inspiratiebron Fontys Hoegeschool (Introfestival) Openbare bibliotheek Venlo Stichting Groeibibliotheek Maas en Peel Boekhandel Koops Stichting Nach van t Limburgse Leed Mondiaal Platform Venlo Prestatieveld 4: versterking organisatie DNS en (vrijwillige) medewerkers. Filmtheater De Nieuwe Scene is een vrijwilligersorganisatie: het theater wordt bestuurd door vrijwilligers, de uitvoering gebeurt door (werkgroepen van) vrijwilligers. De ambitie is dat gemotiveerde vrijwilligers, naar ieders mogelijkheden, ingezet willen worden voor de diverse functies en taken. Vrijwilligerstaken zijn ondermeer: Entree/kassa: verkoop entreekaarten en informatie verstrekken aan bezoekers Horecawerkzaamheden: barwerkzaamheden zaalwacht: ontvangen van bezoekers en tijdens de voorstellingen in de gaten houden of alles goed gaat projectie: het bedienen van de filmprojectoren mailing: eens per maand de programmaboekjes versturen marketing: in de marketinggroep wordt nagedacht over hoe we ons filmtheater en de films die we vertonen succesvol in de markt kunnen zetten. programmering 3
Resultaat: voldoende gekwalificeerde vrijwilligers. Activiteiten: werving, mondeling, via de website, de vrijwilligerscentrale. Pr en publiciteit Nieuwsbrief vrijwilligersbijeenkomst Vrijwilligerscentrale Venlo Ontwikkeling bedrijfsvoering, organisatie en pand Nieuwstraat Organisatie Filmtheater De Nieuwe Scene is een vrijwilligersorganisatie: het theater wordt bestuurd door vrijwilligers, de uitvoering gebeurt door (werkgroepen van) vrijwilligers. Bestuur en vrijwilligers worden beroepsmatig ondersteund op technisch (3/4 fte) gebied en inhoudelijk (1/2 fte) gebied. De zakelijke en artistieke verantwoordelijkheid van De Nieuwe Scene is ondergebracht bij de bedrijfsleider. Deze wordt hierin bijgestaan door vrijwilligers en het bestuur. Voor de financiële afhandeling is een accountantskantoor verantwoordelijk. Bestuursfilosofie Besturen gebeurt op afstand: het bestuur geeft de beleidskaders aan en draagt zorg voor de benodigde faciliteiten. De uitvoering vindt plaats door (werkgroepen van) vrijwilligers. In de beleidsperiode 2014-2017 wordt besturen op afstand meer en meer geconcretiseerd: uitvoering vindt plaats volgens het model van gedelegeerde verantwoordelijkheid: het bestuur stelt kaders, verstrekt financiële middelen en faciliteert. De bedrijfsleider legt via kwartaalrapportages verantwoording af aan het bestuur waarna desgewenst bijstelling van beleid volgt. Het bestuur komt minimaal vier keer per jaar bijeen om zich uit te spreken over de hoofdlijnen van beleid en organisatie. Om zo efficiënt mogelijk volgens dit model te werken dienen vrijwilligers en werkgroepen voldoende uitgerust te worden en te beschikken over voldoende organisatorische vaardigheden. De werkmodel wordt uitgewerkt in een apart beleidsdocument Vrijwilligerbeleid. Bedrijfshulpverlening Er vindt ieder jaar scholing plaats. Huurovereenkomst pand DNS De looptijd van de huurovereenkomst met de eigenaar van het pand, Gebroeders Beheer BV, eindigt 2017. Conform de gestelde termijnen in de overeenkomst zal tijdig overleg plaatsvinden. Samenwerking CityCinema Er is een samenwerkingsovereenkomst (overeenkomst d.d. 26 februari 2013) gesloten met Caubo Holding B.V. Gezamenlijk zorgen zij voor een aanbod van kwaliteitsfilms in de gemeente Venlo. De totstandkoming van de bijzondere samenwerking met Caubo Holding B.V biedt kansen voor verbreding van publieks en doelgroepen Cyclus kwartaal rapportages, (finaciele)jaarrapportage en jaarlijks activiteiten programma De voortgang en verantwoording zal middels een terugkerende cyclus plaatsvinden. Cultureel ondernemerschap. Filmtheater De Nieuwe Scene is inhoudelijk gedreven, bedrijfsmatig georganiseerd en ondernemend. De baten ontstaan uit de inkomsten uit de kaartverkoop, `barinkomsten en de verhuur van zalen. De toegangsprijzen en horecaprijzen blijven gelijke tred houden met die in de markt, teneinde concurrentievervalsing met omliggende horeca tegen te gaan. De grens tussen commercie en cultureel ondernemerschap wordt bewaakt; het cultureel ondernemerschap mag niet ten koste gaan van kwetsbare taken op het gebied van media-/filmeducatie, en de programma's die aansluiten bij culturele en maatschappelijke ontwikkelingen. De horeca zal, hoe succesvol ook, altijd dienend blijven aan de primaire doelstellingen. Inkomsten uit verhuur, recette en horeca. De voorgenomen activiteiten, benoemd onder de prestatievelden dienen te leiden tot meer inkomsten uit verhuur, recette en horeca. Subsidierelatie Het filmtheater is op 1 juni 2007 met een geprofessionaliseerde organisatie officieel van start gegaan op de locatie aan de Nieuwstraat. Het filmtheater zorgt voor een cultureel hoogstaand en bijzonder aanbod van films. Filmtheater De Nieuwe Scene past in het concept van de creatieve keten : hoofdlijn van het culturele beleid in de gemeente Venlo (Kansen voor Cultuur! Cultuurbeleid gemeente Venlo 2011-2015. 4
Filmtheater De Nieuwe Scene is als meerjarenvoorziening opgenomen in het gemeentelijk subsidieprogramma. Subsidieverlening vindt plaats conform de Algemene subsidieverordening Venlo. De subsidie aanvraag, vergezeld van de jaarstukken, dient jaarlijks voor 1 oktober ingediend te worden bij de gemeente Venlo Programmering: verbetering efficiency. De grootste kostenpost die valt onder programmeringskosten is de filmhuur. Er worden afspraken met distributeurs gemaakt op basis van partage. De gebruikelijke prijs is een vast garantiebedrag, die over het algemeen rond l50,- excl. ligt, op basis van 50 % van de recettes. Dit betekent dat, als de inkomsten van een film meer dan twee maal zo hoog als het garantiebedrag zijn, er 50 % van de inkomsten wordt afgedragen aan de distributeur. De rest van de inkomsten komt ten goede aan het filmhuis. Wanneer de inkomsten minder zijn, wordt het garantiebedrag betaald. Risico's Hoewel het theater een solide financiële basis heeft, is er een aantal risico's: Subsidiebijdrage van de Gemeente Venlo. Wanneer deze wegvalt of vermindert, wordt het cultureel/maatschappelijke en educatieve profiel van het Filmhuis beperkt. Minder of geen subsidie voor belangrijke samenwerkingspartners zoals de bibliotheek. Minder financiële mogelijkheden voor onderwijsinstellingen. Op verminderde mogelijkheden van deze instellingen heeft het Filmtheater geen invloed, maar wanneer deze bijdragen wegvallen, heeft dat direct negatieve gevolgen voor het aantal scholieren dat bediend kan worden. De diensten die deze instellingen leveren kunnen met de huidige middelen en binnen de voorgestelde meerjarenbegroting niet volledig opgevangen worden. Negatieve economische omstandigheden waardoor er minder bezoekers komen en minder inkomsten uit de horeca gegenereerd worden dan begroot is; Een ander bedrijfsrisico is behoud van continuïteit, die onder druk komt te staan bij te groot verloop van vrijwilligers. Investeringen De volgende investeringen zijn noodzakelijk. afschrijvingen 179 nieuwe stoelen; vervanging technische installaties cabine; vervanging airco; vernieuwing kantoorinventaris; ontwikkeling van een nieuwe website met actuele functionaliteit. De investeringen worden gefinancierd uit de algemene reserve, of aangekocht op afschrijving uit subsidie en sponsoring Tarieven 2014-2018 Entree: 8,-- Boekverfilming/leden openbare bibliotheek cjp/ ckv: 6,-- studenten/ scholieren: 6,-- taalcursisten: 6,- Nieuwe Scene Kortingspas: 20,-- per jaar 5