Inhoud 1. Thema: Governance algemeen 1 2. Thema: Programmaorganisatie 2 3. Thema: Visie 3 4. Thema: Leiderschap en stakeholderbetrokkenheid 4 5. Thema: Benefitsmanagement 5 6. Thema: Blauwdruk ontwerp en levering 6 7. Thema: Planning en beheersing 7 8. Thema: De businesscase 9 9. Thema: Risico- en issuemanagement 10 10. Thema: Kwaliteits- en borgingsmanagement 11 Auteur: Michiel Ruzius PTG Uitgevers MSP is a Registered Trade Mark of AXELOS ltd Source van de figuren: Managing Successful Programmes 2007 Edition. 1. Thema: Governance algemeen Het ontwerp, de goedkeuring en compliance van het programma met: bedrijfsbesturing, governancestrategieën, initiatie van borgingsreviews. Programma-manager ontwerpen en implementeren van de programma governancestrategieën; raadplegen van corporate governance-instanties om zeker te stellen dat het programma daarbij aansluit.; initiëren van stakeholderoverleg; ondersteunen van de SRO bij implementatie en beheersing. reviewen van en bijdragen aan de ontwikkeling en beheersing van governance; implementeren van governance waar deze impact op de bedrijfsvoering heeft; bewaken van prestatieinformatie om zeker te stellen dat bedrijfsprestaties op een acceptabel, stabiel niveau blijven gedurende transitie; input leveren aan borgingsreviews; specifiek de aandacht richten op benefit en stakeholder governance. Programma-bureau beheren van bestanden; ondersteunen van governance borgingsreviews; toepassen van governance-afspraken namens de programmamanager; bewaken van borgingsreviews en audits; expertise beschikbaar stellen voor ondersteuning van borgingsreviews op andere programma s. 1/12
2. Thema: Programmaorganisatie erop toezien dat het programma de noodzakelijke vaardigheden, resources en ervaring heeft om de verandering op te leveren; duidelijke gezagslijnen instellen; erop toezien dat de sponsorgroep een duidelijk begrip heeft van zijn rol; aanstellen van de programmamanager; goedkeuren van de business change managers aanstellingen door de sponsorgroep. Programma-manager ontwerpen en aanstellen van het programmateam; aanstellen van het programmabureau; faciliteren van de aanstelling van projectmanagementteams; erop toezien dat alle rollen duidelijk vastgestelde verantwoordelijkheden hebben; erop toezien dat het organisatieontwerp gemanaged wordt tijdens het programma; introduceren van nieuwe leden van het programmateam; uitvoeren van het lijnmanagement van het programmateam; borgen van de efficiëntie en competentie van de ingezette resources. ontwerpen en aanstellen van het business change team; introduceren en managen van de leden van het business change team; borgen van de ontwikkeling en prestaties van leden van het business change team. Programma-bureau beheren van organisatieinformatie; adviseren over en richtlijnen geven voor rollen en verantwoordelijkheden in het programmateam; ondersteunen bij werving en aanstelling. 2/12
3. Thema: Visie betrekken van de sponsorgroep bij de ontwikkeling van het visiedocument; maken van het visiedocument; verwerven van goedkeuring en draagvlak voor de visie bij de sponsorgroep en het senior management; erop toezien dat de organisatie in staat is de beschreven transformatie te bereiken; de aandacht gericht houden op het visiedocument; autoriseren van wijzigingen of formele interpretaties van het visiedocument. Programma-manager ontwikkelen van programmadocumentatie die aansluit bij het visiedocument; erop toezien dat het visiedocument het programmacommunicatieplan ondersteunt; coördineren van de ontwikkeling van de blauwdruk op basis van het visiedocument; managen van de oplevering van de capability die aansluit bij de toezeggingen uit het visiedocument; verwerken van wijzigingen in het visiedocument ondersteunen van de SRO bij de ontwikkeling van het visiedocument; interpreteren van het visiedocument in de context van de bedrijfsvoering; de impact van het visiedocument op de bedrijfsvoering bepalen; communiceren van het visiedocument aan de relevante bedrijfsonderdelen; leveren van de operationele wijzigingen op om de gewenste eindsituatie te bereiken. Programma-bureau Uitvoeren van het configuratiemanagement van het visiedocument 3/12
4. Thema: Leiderschap en stakeholderbetrokkenheid vroegtijdig betrekken van sleutelfiguren bij de juiste mijlpalen tijdens het programma; leiden van het betrekken van stakeholders met veel invloed en anticiperen op mogelijke stakeholderissues; de sponsorgroep voorlichten en informatie verzamelen over veranderende organisational drivers; zichtbaar leiderschap tonen op belangrijke communicatiegebeurtenissen en toezien op zichtbaar en aantoonbaar draagvlak van de sponsorgroep; toezien op het samenstellen, implementeren en onderhouden van de stakeholderbetrokkenheidsstrategie. Programma-manager ontwikkelen en implementeren van de stakeholderbetrokkenheidsstrategie implementeren van het stakeholderbetrokkenheid proces van dag tot dag; ontwikkelen en implementeren van de stakeholder profielen; beheersen van communicatieactiviteiten van de projecten en deze op elkaar afstemmen; toezien op effectieve communicatie met de projectteams; ontwikkelen, implementeren en onderhouden van het programmacommunicatieplan. betrekken van degenen die nieuwe werkzaamheden gaan vervullen en hen door de transitie leiden om vertrouwen en draagvlak van betrokkenen te winnen; ondersteunen van de SRO en verantwoordelijkheid nemen voor de stakeholderbetrokkenheid in zijn/ haar organisatieonderdeel; ondersteunen van de programmamanager bij het opstellen van de stakeholderbetrokkenheidsstrategie en het programmacommunicatieplan; attenderen van de programmamanager op winnaars en verliezers in zijn/ haar veranderingsgebied; aanleveren van informatie en business intelligence voor de stakeholder profielen; voorlichten van het business change team en onderhouden van contacten met hen; communiceren met stakeholders om nieuwe benefits en verbeterde manieren om benefits te realiseren te ontdekken; verzorgen van de belangrijkste communicatie voor de bedrijfsvoering Programma-bureau onderhouden van de informatie over stakeholders; onderhouden van een audittrail over communicatieactiviteiten. 4/12
5. Thema: Benefitsmanagement rapporteren aan de sponsorgroep over de oplevering van benefits; er op toezien dat het programma en de business gericht blijven op de oplevering van benefits; er op toezien dat de benefitsmanagementstrategie wordt gemaakt, aangepast, verbeterd en nageleefd; gericht blijven op de continuïteit van de bedrijfsoperatie tijdens de transitie; voorzitten van benefit reviews met stakeholders, business managers en interne auditors; contact onderhouden met de sponsorgroep over alle benefits die het programma claimt; autoriseren van de bereikte benefits. Programma-manager ontwikkelen van de benefitsmanagementstrategie; ontwikkelen van het benefitsrealisatieplan; er op toezien dat oplevering van capabilities in lijn is met maximale benefitsrealisatie; initiëren van benefit reviews conform het benefitsrealisatieplan. identificeren en kwantificeren van de benefits; opleveren van benefits; ondersteunen bij het maken van het benefitsrealisatieplan; ontwikkelen en onderhouden van de benefit profielen; er op toezien dat benefits niet dubbel geteld worden; onderhouden van relaties met belangrijke spelers in de operatie die verantwoordelijk zijn voor de realisatie van benefits; vaststellen van niveaus voor afwijking van operationele prestaties en early warning indicators; initiëren van benefit reviews na sluiting van het programma. Programma-bureau monitoren van benefitsrealisatie ten opzicht van het plan; vergaren van informatie voor benefit reviews; maken van prestatierapportage op verzoek van de programmamanager; beheren van benefitsinformatie onder wijzigingsbeheer en audittrails. 5/12
6. Thema: Blauwdruk ontwerp en levering aangeven van de strategische richting voor het ontwerp van de blauwdruk en de analyse van verschillende opties; toezien op autorisatie van en betrokkenheid bij de toekomstige situatie door de sponsorgroep, aangetoond door actieve medewerking, bijvoorbeeld door resources vrij te maken voor de realisatie van de blauwdruk; erop toezien dat de blauwdruk in lijn blijft met de bedrijfsstrategie en een coherente capability bevat; fungeren als de interface met de sponsorgroep en andere sleutelfiguren: hij of zij handhaaft hun buyin, ook als de toekomstige situatie steeds duidelijker wordt; advies en richting geven aan de programmamanager en BCM, inclusief risico s en issues met betrekking tot de blauwdruk; erop toezien dat de programme board de implicaties van de blauwdruk vaststelt en begrijpt. Programma-manager erop toezien dat het blauwdrukdocument wordt geschreven en samengesteld in samenwerking met de BCM; nauw samenwerken met de BCM s om zeker te stellen dat de blauwdruk, het programmaplan, het benefitsrealisatieplan en de benefit profielen consistent zijn en de businesscase kunnen opleveren; erop toezien dat er competente resources zijn om de blauwdruk te maken; toezien op de beoordeling van opties om de optimale toekomstige situatie te selecteren erop toezien dat wijzigingsbeheer de impact op de blauwdruk meeneemt; communiceren van de details van de blauwdruk aan projecten en andere programma s; erop toezien dat de stapsgewijze veranderingen in de bedrijfsvoering goed begrepen zijn door de projectteams; erop toezien dat onzekerheden en ambiguïteiten in de blauwdruk vastgelegd worden als risico s; bijdragen aan het managen van stakeholderverwachtingen. leiden van de ontwikkeling van de inhoud en verantwoordelijkheid nemen voor de introductie in de bedrijfsvoering; raadplegen van en steun zoeken bij het seniormanagement voor de toekomstige situatie; erop toezien dat de stapsgewijze veranderingen in de bedrijfsvoering goed begrepen zijn door de operationele afdelingen; leveren en coördineren van essentiële input voor de blauwdruk, met behulp van ervaren operationele medewerkers en specialisten en schrijft eventueel gedeeltes van de blauwdruk zelf; erop toezien dat de huidige en toekomstige situatie gebruikt worden voor de benefit profielen; afstemmen van de oplevering van capabilities op benefitsrealisatie door middel van goedkeuring van project outputs; erop toezien dat tussentijdse operationele wijzigingen meegenomen worden in de toekomstige situatie. 6/12
Programma-bureau leveren of verwerven van informatie en resources die kunnen helpen bij het blauwdrukontwerp; faciliteren van impactassessments van wijzigingen in de blauwdruk; uitvoeren van het configuratiebeheer van de blauwdruk. 7. Thema: Planning en beheersing overleggen met de sponsorgroep en andere sleutelfiguren om hun betrokkenheid vast te houden, met name bij de voorbereiding en uitvoering van de transitie; leiden van de monitoring- en reviewactiviteiten van het programma, mid-tranche en eind-tranche, inclusief het opdracht geven tot formele reviews. bewaken van de voortgang en richting van het programma op strategisch niveau en initiëren van managementinterventies als dat nodig is; autoriseren van de resourcemanagementstrategie; autoriseren van de bewaak- en beheersstrategie; erop toezien dat de beheersingsmechanismen voldoende geborgd zijn; autoriseren van het projectendossier, het programmaplan en de vereiste bewakings- en beheersingsactiviteiten. Programma-manager ontwerpen van het projectendossier, de resourcemanagementstrategie, de bewaak- en beheersstrategie en de vereiste borgingsactiviteiten; ontwerpen van het programmaplan; erop toezien dat de blauwdruk, het programmaplan, het benefitsrealisatieplan en de benefit profielen consistent zijn en een businesscase kunnen opleveren; ontwikkelen van de resourcemanagementstrategie en het plan uitvoeren; ontwikkelen van de bewaak- en beheersstrategie; 7/12
vaststellen van de juiste besturingsafspraken voor het programma en haar projecten en managet deze; erop toezien dat de belangrijkste programmadocumentatie actueel is; creëren en uitgeven van project briefs; identificeren en managen van programma-afhankelijkheden; rapporteren van de voortgang aan de SRO en de programma board over projecten, de businesscase, het programmaplan en de blauwdruk; aanpassen van het projectendossier, de blauwdruk en de plannen om de realisatie van de benefits te optimaliseren; managen van stakeholderverwachtingen en deelnemen aan communicatieactiviteiten om stakeholders te informeren over voortgang en issues. overleggen met de programmamanager over het ontwerp van het projectendossier en het plannen van de tranches met de projecten, om erop toe te zien dat de transitie afgestemd is op benefits realisatie; erop toezien dat veranderingen in de bedrijfsvoering worden geïmplementeerd; erop toezien dat de bedrijfsvoering tijdens de periode van verandering effectief verloopt; beschikbaar stellen van adequate bedrijfs- en operationele resources aan het programma en projecten, om erop toe te zien dat outputs zoveel mogelijk de omvang van de vereiste verbeteringen mogelijk maken; erop toezien dat operationele functies adequaat voorbereid zijn en klaar zijn om te veranderen als de transitie begint; erop toezien dat plannen vastgesteld zijn om de bedrijfsvoering door te laten gaan tijdens het veranderingsproces, totdat transitie en overdracht compleet is en geeft ook input voor reviews; plannen van de transitie in de operationele omgeving, rekening houdend met de eisen om de bedrijfsvoering door te laten gaan; erop toezien dat de focus blijft als de transitie voltooid is, om nieuwe manieren van werken te verankeren en te voorkomen dat oude gewoontes opnieuw binnensluipen, Programma-bureau ondersteunen bij het plannen en het beheersen en inrichten van informatiemanagement; verzamelen van informatie en presenteert voortgangsrapportages over projecten; ondersteunen van de programmamanager bij het opstellen van rapportages; leveren van informatie en resources aan programmateams ter ondersteuning van het ontwerp van de documentatie; vaststellen van de programmainformatie- en configuratiemanagementsystemen en deze onderhouden; verzamelen van monitor- en meetgegevens en actueel houden van de informatie; verzamelen en presenteren van informatie over bedrijfsprestaties; erop toezien dat er coherente en gemeenschappelijke projectstandaarden zijn voor alle documentatie. 8/12
8. Thema: De businesscase afleggen van verantwoording aan de sponsorgroep over de succesvolle oplevering van het programma en het behalen van de businesscase; zekerstellen van de investeringen voor het programma; erop toezien dat de businesscase gecontroleerd wordt en audit trails zijn ingericht; in de gaten houden van issues in de omgeving van het programma die een bijstelling tot gevolg kunnen hebben; erop toezien dat de voortgang van het programma in lijn blijft met de businesscase; raadplegen van de sponsorgroep over mogelijke veranderingen die de businesscase in gevaar brengen; initiëren van onafhankelijke borgingsreviews van de haalbaarheid van de businesscase. Programma-manager voorbereiden van de businesscase; ondersteunen van de SRO bij de validatie en review van de businesscase; managen van programma uitgaven tegen de totale investeringen uit de businesscase; identificeren van kansen om de businesscase te optimaliseren. profileren van de benefits, dis-benefits en de bijbehorende kosten; erop toezien dat benefits valide blijven tijdens businesscase reviews; erop toezien dat de volledige kosten van de verandering in de businesscase worden opgenomen; identificeren van operationele risico s voor de businesscase en erop toezien dat deze beheerst worden; meten van de benefits aan het begin van het programma en ze blijven volgen om de netto benefits vast te stellen; managen van benefit-realisatiekosten; managen van veranderingsmanagement- en transitiekosten; realiseren van de geprofileerde benefits. Programma-bureau ondersteunen van de SRO en de programmamanager bij het samenstellen en actualiseren van de businesscase; verzamelen en onderhouden van businesscase-informatie; faciliteren van businesscase-reviews. 9/12
9. Thema: Risico- en issuemanagement autoriseren van de risicomanagementstrategie en issuemanagementstrategie, inclusief aanpassingen, verbeteringen en handhaving; interveniëren om risico s en issues te beheersen die de aansluiting met de bedrijfsdoelstellingen beïnvloeden; initiëren van reviews van de effectiviteit van risico en issuemanagement; eigenaar zijn van strategische risico s en issues en zekerstellen dat mitigerende maatregelen op het juiste managementniveau opgepakt worden. Programma-manager ontwikkelen en implementeren van de risico- en issuemanagementstrategie; ontwerpen en beheersen van de risicomanagementcyclus en de issuemanagementcyclus; managen van de risico s en issues op geaggregeerd niveau; erop toezien dat het programma voldoet aan de principes voor risicomanagement; toewijzen van risico s en issues; erop toezien dat wijzingbeheer uitgevoerd wordt door individuen met de juiste autoriteit; erop toezien dat de impact van risico s en issues is begrepen door relevante stakeholders; vaststellen van eenduidige regels voor escalatie; eigenaar zijn van programmarisico s en -issues; bezigen van consistente taal als het gaat om het risicomanagement over het programma en de projecten; communiceren over de oplossing van issues op een duidelijke manier en op een geschikt moment; escaleren van issues die de programmagrenzen overschrijden naar de SRO; ontwikkelen en implementeren van het configuratiemanagementsysteem. managen en coördineren van de oplossing van operationele en benefitsrisico s; erop toezien dat de risicomanagementcyclus operationele risico s bevat; managen van risico s die een impact hebben op de bedrijfsvoering en transitie; identificeren van operationele issues en erop toezien dat ze gemanaged worden door het programma; identificeren van kansen voor de bedrijfsvoering en erop toezien dat ze gemanaged worden door het programma; bijdragen aan impact-assessments en wijzigingsbeheer; in de gaten houden van bedrijfsvoeringissues en daarover rapporteren. Programma-bureau managen en coördineren van de informatiesystemen en ondersteuningssoftware voor de efficiënte behandeling van risico s en issues; onderhouden van het risicoregister van het programma; onderhouden van het issueregister van het programma; zorgen voor de inrichting, de facilitering en het onderhoud van de risicomanagementcyclus en de issuemanagementcyclus; 10/12
managen en coördineren van de informatiesystemen en ondersteuningssoftware voor de efficiënte behandeling van risico s en issues; onderhouden van het risicoregister van het programma; onderhouden van het issueregister van het programma; zorgen voor de inrichting, de facilitering en het onderhoud van de risicomanagementcyclus en de issuemanagementcyclus; ondersteunen en adviseren van projecten bij risico s en issues; coördineren van risico- en issuemanagement interfaces met projecten; onderhouden van het configuratiemanagementsysteem; faciliteren van de wijzigingsbeheeractiviteiten. 10. Thema: Kwaliteits- en borgingsmanagement erop toezien dat er een borgingsregime is voor alle kwaliteits-aspecten; goedkeuren van de kwaliteits- en borgingsstrategie en de informatiemanagementstratetegie; initiëren van borgingsreviews en audits; de aandacht gericht houden op de principes voor programmamanagement. Programma-manager ontwikkelen en implementeren van de kwaliteits- en borgingsstrategie; plannen en coördineren van de oplevering van outputs die fit for purpose zijn voor het behalen van outcomes en benefits; ontwikkelen en implementeren van de informatiemanagementstrategie en het informatiemanagementplan; initiëren van borgingsreviews over project- en leveranciersprestaties; erop toezien dat geleerde lessen worden geïmplementeerd. implementeren van de transitie, realisatie en reviews van benefits; initiëren van borgingsreviews over bedrijfsprestaties en veranderingsbereidheid; erop toezien dat geleerde bedrijfslessen worden geïmplementeerd. 11/12
Programma-bureau inrichten en onderhouden van het kwaliteits- en borgingsplan; toezien op de inrichting van geschikte audit-, review- en borgingsprocessen, in overeenstemming met de kwaliteits- en borgingsstrategie; inrichten en onderhouden van het informatiemanagementplan; toezien op de inrichting van geschikte audit-, review- en borgingsprocessen in overeenstemming met de informatiemanagementstrategie; verstrekken van informatie voor borgingsreviews. 12/12