Tabellen in Word 2010 Otto Slijkhuis Het is af en toe niet om aan te zien hoe sommige Word-gebruikers met teksten omgaan. In plaats van het invoegen van een tabel om gegevens keurig in een overzicht te plaatsen zie ik vaak gebruikers stuntelen met vooral de spatiebalk of de tabtoets om teksten uit te lijnen. Word heeft fraaie en snelle functies om een tabel te maken, dus waarom daar geen gebruik van maken? Tabel invoegen Wanneer je kiest voor Tabel Tabel invoegen en daarna met je muis over de cellen in dit menu gaat kun je na een muisklik een lege tabel invoegen. Met een oranje kleur wordt de omvang van de tabel getoond. Je kunt zo een tabel maken met maximaal 10 kolommen en maximaal 8 rijen. Wat is een tabel? Voordat we met tabellen bezig gaan moeten we de onderdelen van een tabel eerst definiëren. Een tabel bestaat uit rijen (horizontaal), kolommen (verticaal) en cellen. De plaats van de tabel en de functies Wanneer je een tabel invoegt in een document wordt dit altijd gedaan op de plek waar zich op dat moment de muisaanwijzer bevindt. Je kunt echter deze tabel (anders dan in Word 97) altijd in je document naar een andere positie verslepen. Zodra je een tabel in een document invoegt zal er een nieuw tabblad in het Lint verschijnen met de naam Ontwerpen (Hulpmiddelen voor tabellen) In dit tabblad vind je allerlei opdrachten om tabellen op te maken en veranderingen aan te brengen. Wanneer je in een tabel met de rechter muisknop klikt, verschijnt er een snelmenu met onder meer de meest gebruikte functies voor tabellen. Een tabel maken Vele wegen leiden naar Rome en dat geldt ook voor het maken van tabellen in Word 2010. In alle gevallen begin je met het selecteren van het tabblad Invoegen en klik je vervolgens op Tabel. In het daarop verschijnende menu kun je kiezen hoe je een tabel wilt maken. Voor het maken van een lege tabel heb je de ruimste keuze. We zullen alle mogelijkheden de revue laten passeren. Via de optie Tabel invoegen... krijg je een dialoogvenster te zien. Hier kun je zelf het aantal kolommen en rijen opgeven. Bovendien kun je hier bij Vaste kolombreedte kiezen voor een automatische kolombreedte of een vaste waarde. Wanneer je AutoAanpassen aan inhoud selecteert zal er een smallere tabel worden ingevoegd, waarvan de cellen zich aanpassen aan de ingevulde teksten. Wil je dat de tabelbreedte zich aanpast aan de breedte van het documentvenster dan selecteer je AutoAanpassen aan venster. Wanneer je vaak tabellen invoegt met dezelfde instellingen dan is het aan te raden om een vinkje te plaatsen bij Dimensies voor 2 Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF)
nieuwe tabellen opslaan. Hierdoor zal elke keer, wanneer je een tabel op deze manier invoegt, gebruik worden gemaakt van de opgeslagen instellingen. Tabel tekenen Een hele andere benadering om tabellen te maken is de optie Tabel tekenen. Wanneer je kiest voor Invoegen Tabel Tabel tekenen zal de muisaanwijzer veranderen in een potlood. Nu kun je met de muis de tabel tekenen. Teken eerst de omtrek van de tabel en vervolgens de lijnen voor de kolommen en rijen. Het voordeel van deze manier van tabelontwerpen is dat je snel ook lijnen met een andere hoogte of breedte in je tabel kunt tekenen. Tekst naar tabel converteren... Je kunt een bestaande tekst naar een tabel omzetten met de functie Tekst naar tabel converteren... Om alles in de juiste cellen van een tabel te plaatsen is het van belang om consequent scheidingstekens te gebruiken. Wanneer je bijvoorbeeld tabs plaatst tussen teksten dan worden deze in verschillende kolommen geplaatst. Bij een alineamarkering wordt de daaropvolgende tekst in de volgende rij gezet. Selecteer de tekst en kies Invoegen Tabel Tekst naar tabel converteren... Excel-werkblad Excel is natuurlijk het rekenprogramma bij uitstek. Wanneer je een tabel wilt invoegen waarin allerlei berekeningen moeten worden uitgevoerd dan kun je met de functie Invoegen Tabel Excel-werkblad een werkblad in een document plaatsen. Zodra je voor die mogelijkheid hebt gekozen wordt er een rekenblad in je Word-document ingevoegd. Tegelijkertijd zie je dat de interface van Word verandert in de interface van Excel met daarin alle Excel-functionaliteiten. Je kunt nu waarden in dit rekenblad invoeren, berekeningen uitvoeren, formules invoeren of andere Excel-functies gebruiken. Zodra je buiten het rekenblad klikt, verdwijnt de interface van Excel en keert de Word-interface terug. De waarden van het rekenblad zie je vervolgens in een tabel staan. Wil je weer waarden invoeren of Excel-functies gebruiken dan is een dubbele muisklik genoeg om weer de Excel interface te starten. Een Excel-werkblad in een document ingevoegd. Zoals gezegd is het belangrijkste voordeel van een Excel-tabel dat je complexe berekeningen kunt uitvoeren. Wil je echter eenvoudige rekenfuncties gebruiken of meer mogelijkheden om een tabel op te maken dan verdient een Word-tabel de voorkeur. Hierna verschijnt een dialoogvenster. Hier kun je eventueel het aantal kolommen en rijen nog aanpassen, de kolombreedte aanpassen en eventueel voor een ander scheidingsteken kiezen. Wanneer je tenslotte op OK klikt zal de tekst naar een tabel worden geconverteerd. Snelle tabellen invoegen Wil je een tabel invoegen die al op een bepaalde manier is opgemaakt dan kun je kiezen voor Invoegen Tabel Snelle tabellen. Hier vind je allerlei reeds opgemaakte tabellen die zijn gevuld met voorbeeldgegevens. Daarna kun je de vooringevulde gegevens naar eigen inzicht wijzigen. Wanneer je een kalender wilt plaatsen of een tabel met een indeling zoals bij Snelle tabellen dan kun je wel wat snelheidswinst behalen. Ik geef er echter zelf de voorkeur aan om een tabel eerst in te voegen met alle gegevens en daarna pas de opmaak te doen. Hoe je tabellen kunt opmaken lees je verderop in dit artikel. Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF) 3
Verplaatsen van een tabel Je kunt een tabel verplaatsen in je document. Zodra je met de muisaanwijzer over een tabel gaat zie je linksboven naast de tabel een vierkant met een kruis. Wanneer je op dit vierkantje klikt, verandert de muisaanwijzer in een kruis en kun je met ingedrukte linker muistoets de tabel naar een andere positie verslepen. Zo kun je ook een tabel in zijn geheel vergroten en verkleinen. Indeling wijzigen van een tabel Wanneer je eenmaal een tabel hebt ingevoegd en je wilt deze qua indeling wijzigen dan heb je verschillende mogelijkheden om dit te doen. Je kunt de hele tabel wissen, alleen de inhoud wissen, een rij of kolom invoegen of verwijderen, de kolombreedte en rijhoogte wijzigen enzovoorts. Eerst muisaanwijzer op juiste positie plaatsen Wanneer je wijzigingen aan een tabel wilt doorvoeren is het van belang om de muisaanwijzer (cursor) op de positie te plaatsen waar je een bewerking wilt uitvoeren. Selecties maken Voor sommige acties is het handig om één of meerdere kolommen of rijen te selecteren en daar in één keer de wijziging op door te voeren. Vooral wanneer je veel met tabellen werkt of je (muis)pols wilt ontlasten is het gebruik van sneltoetsen aan te raden. Je vindt in het kader op deze pagina de sneltoetsen voor tabellen. Sneltoetsen selecties in tabel Inhoud volgende cel selecteren Tab Inhoud vorige cel selecteren Shift+Tab De selectie uitbreiden naar aangrenzende cellen Shift ingedrukt houden en de pijltoetsen gebruiken Een kolom selecteren Ga met de pijltoetsen naar de bovenste of onderste cel in de kolom en voer daarna een van de volgende handelingen uit: - Druk op Shift+Alt+Page Down om de kolom van boven naar beneden te selecteren. - Druk op Shift+Alt+Page Up om de kolom van beneden naar boven te selecteren. Selectie (of blok) uitbreiden Ctrl+Shift+F8 en gebruik de pijltoetsen; druk op Esc om de selectiemodus uit te schakelen Volledige tabel selecteren Alt+5 op het numerieke toetsenblok (met Num Lock uitgeschakeld) Sneltoetsen verplaatsen in een tabel Naar de volgende cel in een rij Tab Naar de vorige cel in een rij Shift+Tab Naar de eerste cel in een rij Alt+Home Naar de laatste cel in een rij Alt+End Naar eerste cel in een kolom Alt+Page Up Naar laatste cel in een kolom Alt+Page Down Naar de vorige rij Pijl-omhoog Naar de volgende rij Pijl-omlaag Rij omhoog Alt+Shift+pijl-omhoog Rij omlaag Alt+Shift+pijl-omlaag Alinea's en tabtekens in tabel Nieuwe alinea in een cel Enter Tabteken in een cel Ctrl+Tab Met de muis kun je gewoon in een cel klikken om een cel te selecteren waar je een waarde in wilt plaatsen of een wijziging wilt doorvoeren. De hele tabel selecteren doe je door op het vierkantje met kruis te klikken linksboven naast de tabel. Om een kolom met de muis te selecteren verplaats je de muisaanwijzer tot vlak boven de bovenste rij totdat de muisaanwijzer verandert in een zwart pijltje. Eenmaal klikken is voldoende om de hele kolom te selecteren. Voor het selecteren van rijen ga je op dezelfde wijze te werk, alleen plaats je nu de muisaanwijzer voor de te selecteren rij en klik je zodra de muisaanwijzer in een wit pijltje verandert. Tabel wissen Wanneer je alleen de inhoud van een tabel wilt wissen selecteer je, op de wijze zoals hiervoor beschreven, een rij of een kolom en sleep je met ingedrukte muistoets naar de andere rijen of kolommen totdat de hele tabel is geselecteerd. Een druk op de <Delete>-toets is dan voldoende om alle ingevulde waarden te wissen. Je kunt ook de hele tabel selecteren door met de rechter muistoets in een tabel te klikken en in het snelmenu te kiezen voor Selecteren Tabel. Wil je de tabel in zijn geheel verwijderen dan klik je met de rechter muistoets op het vierkantje linksboven naast de tabel en kies je uit het snelmenu voor Tabel verwijderen. Verwijderen van kolommen op rijen gaat op vergelijkbare wijze. Selecteer eerst de kolom of rij, klik met rechter muistoets in de tabel en kies Kolommen verwijderen of Rijen verwijderen in het snelmenu. 4 Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF)
Rijen, kolommen of cellen invoegen Plaats de muisaanwijzer in een cel in de tabel waar je een rij, kolom of cel wilt invoegen en klik met de rechter muistoets. In het snelmenu kun je dan kiezen om een kolom links of rechts of een rij boven of onder in te voegen. Je kunt hier ook cellen invoegen. Wanneer je Invoegen Cellen invoegen... selecteert zal een vervolgvenster verschijnen, waarin je kunt aangeven welke cellen in de tabel moeten worden verplaatst (naar rechts of naar beneden) Cellen samenvoegen of splitsen Je kunt geselecteerde cellen samenvoegen door in het snelmenu (eerst klikken met de rechter muistoets) te kiezen voor Cellen samenvoegen. Wil je een cel splitsen in één of meerdere kolommen of rijen dan kies je voor Cellen splitsen en kies je de gewenste optie in het vervolgvenster. wijzer bevindt. Je kunt echter met de knoppen in de hiervoor genoemde tabbladen naar een volgende kolom of rij gaan en daar de gewenste wijziging doorvoeren. Je kunt ook kiezen voor AutoAanpassen in het snelmenu om alle cellen aan de inhoud aan te passen, naar de breedte van het documentvenster aan te passen of een vaste kolombreedte te geven. Uitlijning en tekstrichting Om de waarden in de verschillende cellen uit te lijnen kun je gewoon de hele tabel, een rij, kolom of een cel selecteren en daarna in het tabblad Start in de groep Alinea de gewenste uitlijning kiezen. Je kunt hetzelfde bereiken en nog meer uitlijningsopties kiezen door in de tabel het snelmenu op te roepen door met de rechter muistoets te klikken. Daarna kies je voor Celuitlijning en vervolgens de gewenste uitlijning. Breedte of hoogte aanpassen Je kunt de breedte van een kolom of de hoogte van een rij aanpassen door met de muisaanwijzer over de snijlijn van een kolom of rij te gaan totdat de muisaanwijzer verandert in twee lijntjes met twee pijltjes. Met ingedrukte linker muistoets kun je vervolgens de breedte of hoogte veranderen door met de muis te slepen. Wil je een cel, kolom of rij een vaste afmeting geven dan kun je dat doen door in het snelmenu te kiezen voor Tabeleigenschappen en onder de tabbladen Rij, Kolom of Cel de gewenste waarde in te voeren. Deze verandering van de afmeting geldt voor de kolom, rij of cel waar zich de muisaan- Onder het snelmenu vind je ook onder de optie Tabeleigenschappen en het tabblad Tabel de mogelijkheid de hele tabel in een document uit te lijnen maar omdat je de tabel gewoon kunt verplaatsen heeft dit geen toegevoegde waarde. Een fraaie optie, vooral voor kolomkoppen, is de mogelijkheid om de teksten in plaats van horizontaal verticaal te plaatsen. Om dit realiseren kies je uit het snelmenu Tekstrichting..., selecteer je de gewenste tekstrichting en klik je op OK. Tabel splitsen Om een tabel in twee aparte tabellen te splitsen plaats je de muisaanwijzer in de rij die de eerste rij van de nieuwe tabel moet worden. Vervolgens selecteer je in het lint Hulpmiddelen voor tabellen Indeling Tabel splitsen. Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF) 5
Overige opmaak van tabellen Ook voor het opmaken van tabellen heb je verschillende routes binnen Word 2010. Wanneer je een tabel in een document plaatst zullen standaard alle cellen voorzien zijn van een dunne lijn. Je kunt in Word de randen van één of meerdere cellen ook wijzigen. Wanneer het gaat om alleen een rand met een dunne lijn te plaatsen dan kun je dit ook al doen onder het tabblad Start en vervolgens in de groep Alinea kiezen voor de gewenste rand of verwijderen van een rand. Dezelfde mogelijkheden heb je wanneer je onder het tabblad Ontwerpen (Hulpmiddelen voor tabellen) kiest voor de knop Randen. In het lint van dit tabblad heb je echter meer mogelijkheden. Zo kun je hier de dikte van de lijn en de soort lijn kiezen en de arceringskleur van cellen bepalen. en arcering. Het is hetzelfde dialoogvenster zoals we dat van Word 97 kennen. Overigens kun je dit dialoogvenster ook selecteren wanneer je in het snelmenu kiest voor Randen en arcering. Realiseer je voordat je wijzigingen gaat doorvoeren, dat deze alleen worden toegepast op de geselecteerde cellen, kolommen of rijen. In het dialoogvenster kun je de soort lijn (Stijl), de kleur en de dikte aanpassen. Je kiest eerst de kenmerken van de lijn en klikt vervolgens onder Voorbeeld op de lijn die je wilt wijzigen. Om cellen, kolommen, rijen of de hele tabel een achtergrondkleur te geven kies je in het dialoogvenster voor het tabblad Arcering. Hier kun je een kleur uitzoeken (Opvulling), een Stijl (doorzichtig, gevuld, gradatie van transparantie of een patroon) Onder Toepassen op: kun je kiezen waarop de arcering moet worden toegepast. Verder vind je hier de penkleur om tabel te tekenen met de gekozen penkleur en het gummetje om lijnen te wissen. De meeste controle over de randen en de arcering van cellen heb je echter wanneer je in de groep Randen tekenen op het pijltje omlaag rechts onderin klikt. Dan verschijnt een dialoogvenster met alle mogelijke opties voor de opmaak van randen Tabelstijlen In het tabblad Ontwerpen vinden we ook een mogelijkheid om gebruik te maken van verschillende stijlen voor tabellen. Op deze wijze kun je heel snel een tabel opmaken. Door de Live Preview kun je direct zien hoe de tabel eruit komt te zien voordat je een stijl kiest. Let wel, niet alleen arcering, kleuren, randen e.d. maar ook het lettertype en de afmeting van de tabel wordt aangepast! Het kan wel een goede basis vormen voor een snelle en fraaie tabel waarin je zelf nog wijzigingen kunt doorvoeren. 6 Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF)