Vereniging Van Eigenaren Flat Jan Steenstraat nrs.42-144 Maassluis Uitnodiging 12 maart 2010 Geachte mede-eigenaren, Hierbij nodigen wij u uit tot het bijwonen van de 45e algemene ledenvergadering die zal worden gehouden op dinsdag 30 maart 2010, aanvang 20.00 uur, in De Ark Rembrandtlaan Maassluis Op de volgende pagina s treft u de onderstaande bijlagen aan: Blad 2 Bijlage 1 Machtigingsformulier Blad 3 t/m 5 2 Financieel Jaarverslag 2009 en toelichting jaarcijfers 2009 Blad 6 3 Begroting 2010 Blad 7 4 Diverse opstellingen Blad 8 5 Meerjaren Planning Blad 9 6 TC vergadering 10 maart 2010 Reeds verstrekt Notulen jaarvergadering van dinsdag 31.maart 2009 Notulen van de vergadering Technische Commissie dd. 4 november 2009 Uiteraard wordt uw aanwezigheid op hoge prijs gesteld. Indien u verhinderd bent dan verzoeken wij u gebruik te maken van het machtigingsformulier. Het ondertekende formulier moet vóór de aanvang van de vergadering bij het bestuur worden ingeleverd. Agenda Opening Mededelingen en/of ingekomen stukken. Goedkeuring notulen van de 44ste Algemene Ledenvergadering. Jaarstukken 2009 Verslag kascommissie. Samenstelling kascommissie voor 2010 Begroting 2010 Vaststelling servicekosten appartementen Vaststelling servicekosten garages. Verstrekken machtiging aan administrateur en bestuur. Rondvraag. Sluiting vergadering. Bestuur en administrateur VVE Definitief 17 maart 2010 Pagina 1
BIJLAGE 1 Vereniging Van Eigenaren Flat Jan Steenstraat nrs.42-144 Maassluis M A C H T I G I N G S F O R M U L I E R Maassluis, maart 2010 Hiermede machtig (t) (en) ondergetekende (n) wonende : Jan Steenstraat nr. te Maassluis de heer/mevrouw: voor haar/hem/hen de presentielijst te tekenen als gevolmachtigde en deel te nemen aan stemming (en) in de 45 ste Algemene Ledenvergadering VVE FLAT JAN STEENSTRAAT 42 144 te houden op Dinsdag 30 maart 2010 handtekening (en) : Definitief 17 maart 2010 Pagina 2
Financieel Jaarverslag 2009 BIJLAGE 2 De reserve bedroeg per 1 Januari 2009 147.910.00 Afname 2009 -/- 60.057.00 Tussen saldo 2009 87.853.00 Mutatie toevoeging ontvangen rente 2009 4.487.00 Resultaat over 2009 13.330.00 rente splitsing Reserve per 31 December 2009 105.670.00 ============= Toelichting: Afname 2009 kosten worden direct ten laste van reserveringen gebracht (niet in begroting gebudgetteerd) GROOT ONDERHOUD BALKONS APPARTEMENTGEBOUW - Balkon advies. 3.206.00 - Materialen. 27.312.00 - Afvalcontainers. 1.699.00 - Arbeid. 27.840.00 ----------------- Totaal. 60.057.00 Balans per 31 december 2009 Postbank Kapitaalrekening 326.00 Vooruit ontvangen servicebijdragen 2.455.00 RABObank Kapitaalrekening 83.987.00 Crediteuren 3.377.00 Postbank girorekening 18.003.00 Verrekening vertrekkende eigenaren 874.00 RABObank Telerekening 1.393.00 Tussen rekening bank/giro 0.00 Kassaldo 1.944.00 reserve 105.670.00 Nog te ontv. Servicebijdragen + Nog te ontv. servicebijdr. Garage 4.960.00 Verrekening stookkosten 1.763.00 Totaal. 112.376.00.112.376.00 Toelichting: 1320 Verrekening stookkosten 2008/2009. 1763.00 1600 Crediteuren: Te betalen in 2010 Diversen ivm Balkons 2.481.00 Energie 460.00 Permanent 436.00 3.377.00 1311 Vooruit ontvangen service kosten voor 2010 Reeds ontvangen service bijdragen voor 2010 2.455.00 2.455.00 1350 Verrekening vertrekkende eigenaren 874.00 874.00 Kosten welke nog verrekend moeten worden met oude eigenaren reeds als voorschot betaald Definitief 17 maart 2010 Pagina 3
Financieel Jaarverslag 2009 BIJLAGE 2 Begroot Werkelijk 2009 2009 Verzekeringen: Brand/opstal 4.000.00 3.946.00 Aansprakelijkheid 250.00 726.00 Glas collectief 1.500,00 Bestuurders 500,00 250.00 6.250,00 4.922.00 Energie: Gas 33.000,00 31.432,00 Water 1.000,00 293,00 Netbeheer 6.500,00 5.701.00 Warmtemeter 1.000,00 1.230,00 41.500,00 38.656,00 Reparatie en onderhoud: Schoonmaak 5.000,00 5.132.00 Liften 3.500,00 4.446,00 Centr. verwarming + warm water 4.000,00 5.284,00 Hydrofoorinstallatie 1.000,00 347.00 Riolering 500,00 0,00 Verlichting onderhoud 1.000,00 0,00 Automatische schuifdeuren 500,00 394,00 Parkeerterrein 500,00 0.00 Tuin 500,00 0,00 Gebouw (klein onderhoud) 4.250,00 4.153,00 Elektra Algemeem gebruik 6.500,00 6.058,00 27.225,00 25.814,00 Overige kosten: Bestuurskosten 700,00 844.00 Beheerskosten 3.800,00 3.700,00 Kosten vergaderingen 500,00 229,00 Diverse algemene kosten 1.000,00 295,00 Abonnementen 46,00 Incasso/aanmaningskosten Bankkosten 200,00 116.00 6.200,00 5.230.00 Totaal Kosten. 81.175.00.74.622,00 Reservering: Toevoeging aan de reserve 10.340,00. 13.330.00 91.515,00. 87.952.00 + Rente Werkelijk Opbrengst service bijdrage. 86.558.00 Opbrengst garage. 1.394.00. 87.952.00 Definitief 17 maart 2010 Pagina 4
Toelichting Financieel Jaarverslag 2009 BIJLAGE 2 Energie De verlaging van energiekosten zijn ontstaan door lagere gasprijzen en transportkosten. Water Minder dan begroot: Is ontstaan door het rechttrekken van de meterstanden. Deze zijn de laatste jaren geschat door het energiebedrijf en restitutie van het teveel betaalde voorschot nota s. Toevoeging aan de reserve Hierin zit de ontvangen rente over 2009 tw..4.487.00 Glasverzekering Minder dan begroot: Is onstaan door nieuw afgeloten verzekering Opmerking: De reservering voor de meerjaren planning loopt achter. De vereniging beschikt over een bijgewerkte website t.w. http://www.vvejansteenstraat.nl/ Hierop kunt u de diverse mededelingen lezen zoals: Algemene mededelingen Jaarstukken Huishoudelijk reglement Onderhoudsplanningen Nieuwsbrief VOORSTEL Servicebijdragen (gewijzigd) per 1 mei 2010 maandelijks vóóraf te voldoen. Totaal kst Vaste kst Variabele kst 2-kamer appartement 144.10 ( 83.10 61.00) 3-kamer appartement (klein) 191.40 ( 109.40 82.00) 3-kamer appartement (groot) 218.90 ( 125.90 93.00) 4-kamer appartement 262.90 ( 150.90 112.00) (gewijzigd) per 1 mei 2010, Jaarlijks na faktuur binnen 14 dagen te voldoen. Garage kosten na verhoging: 60, 62 107.70 64. 135.50 48, 50, 52, 56, 58. 141.50 46, 54. 151.50 42, 44. 162.10 ATTENTIE LET OP pas uw automatische afschrijving van de service kosten op tijd aan bij uw bank of giro betalingen Definitief 17 maart 2010 Pagina 5
BIJLAGE 3 Begroting 2010 Begroting 2010 Verzekeringen: 4600 Brand/opstal 4.000.00 4601 Aansprakelijkheid 300.00 4602 Glas collectief 400.00 4603 Bestuurders/ rechtsbijstand 700,00 5.400,00 Energie: 4101 Gas 33.000,00 4103 Water 1.000,00 4104 Netbeheer 6.500,00 4105 Warmtemeter 1.250.00 41.750,00 Reparatie en onderhoud: 4200 Schoonmaak 5,500,00 4210 Liften 3.500,00 4211 Centr. verwarming + warm water 4.000,00 4212 Hydrofoorinstallatie 1.000,00 4213 Riolering 500,00 4214 Verlichting 1.000,00 4215 Automatische schuifdeuren 500,00 4220 Parkeerterrein 500,00 4221 Tuin 500,00 4230 Gebouw (klein onderhoud) 4.225,00 4231 Advies kosten balkons -.-- 4250 Elektra (algemeen gebruik) 6.500,00 27.725.00 Overige kosten: 4500 Bestuurskosten 700,00 4501 Beheerskosten 4.000,00 4510 Kosten vergaderingen 500,00 4511 Diverse algemene kosten 1.000,00 4550 Bankkosten 200,00 6.400,00 Totaal Kosten.81.275,00 Reservering: 0101 Toevoeging aan de reserve. 17.517.00 Ontvangsten Begroting 2010. 98.792.00 Ontvangsten aan vaste kosten 2010. 52.204.00 4 maanden oud 8 maanden nieuw Ontvangsten aan variabele kosten 2010. 42.900.00 4 maanden oud 8 maanden nieuw Garage 1.688,00 Rente. 2.000.00 Totaal begrote ontvangsten. 98.792.00 Definitief 17 maart 2010 Pagina 6
BIJLAGE 4 Diverse opstellingen: Berekening variabele kosten welke per woning verrekend zullen worden met het werkelijk verbruik 2 kamer woning 2009 10 x. 66.32 + 2010 2 x. 61.00 ergo. 663.20 +. 122.00 is totaal. 783.20 3 kamer klein 2009 10 x. 88.34 + 2010 2 x. 82.00 ergo. 883.40 +. 164.00 is totaal. 1.047.40 3 kamer groot 2009 10 x. 100.64 + 2010 2 x. 93.00 ergo. 1.006.40+. 186.00 is totaal. 1.192.40 4 kamer woning 2009 10 x. 121.10 + 2010 2 x.112.00 ergo. 1.211.00 +. 224.00 is totaal. 1.435.00 Bijtelling vermogen in BOX III 2009 2 kamer woning.1.833.00 3 kamer woning klein.2.440.00 3 kamer woning groot.2.787,00 4 kamer woning.3.344.00 Definitief 17 maart 2010 Pagina 7
MEERJAREN PLANNING BIJLAGE 5 2010 vervangen levensduur levensduur Kosten Berekende Werkelijke te kort op Jaarlijks te Soort installatie Jaartal tot. Jaren aant.jaren Raming % Resservering Resservering Resservering Resserveren Centrale 1994 20 4 verwarming 65000 19,70% 52000 19413 32587 3250 Warmwater 1992 20 2 installatie 25000 7,58% 22500 7467 15033 1250 Lift installatie 1992 20 2 55000 16,67% 49500 16427 33074 2750 Hydrofoor installatie 1998 20 8 10000 3,03% 6000 2987 3013 500 Verlichting 2000 20 10 7000 2,12% 3500 2091 1409 350 Div. Techn. 2000 15 5 installatie 13000 3,94% 8667 3883 4784 867 Dak bedekking 2000 30 20 30000 9,09% 10000 8960 1040 1000 Balkon randen 2009 12 11 60000 18,18% 5000 17920-12920 5000 Balkon plafonds 2010 5 5 10000 3,03% 0 2987-2987 2000 Entree 1996 20 6 15000 4,55% 10500 4480 6020 750 Bestrating 1998 20 8 40000 12,12% 24000 11947 12053 2000 Totaal 1999 18 7 330000 100,00% 191667 98559 93108 19717 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 eeserveerd 105.000 115.000 137.000 134.000 156.000 123.000 135.000 158.000 156.000 172.000 189.000 te besteden 10.000 25.000 55.000 10.000 55.000 7.000 130.000 rente 2% 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 afger. est. reserve 97.000 117.000 114.000 136.000 103.000 115.000 138.000 136.000 152.000 169.000 62.000 Definitief 17 maart 2010 Pagina 8
BIJLAGE 6 Vereniging van Eigenaren Flat Jan Steenstraat 42-144 MAASSLUIS Notulen TC Vergadering gehouden op woensdag 10 maart 2010 Aanwezig: De heren De Jonge, van t Spijker, Koning, van Dorp, Mulder, van Nieuwkoop en Lankhuyzen. Afwezig: Van Duffelen. Opening: De voorzitter opent deze vergadering en heet een ieder welkom. Mededelingen ingekomen stukken: Offerte rollen toegangsdeuren; deze opdracht kan verstrekt worden. Bliksem afleiding gecontroleerd; moet hier en daar nagezien worden. Notulen TC vergadering 4 nov. 2009: akkoord. Voortgang onderhoud gebouw, installaties enz.: Lift: - Vloerbedekking in de liften vervangen, aktie hr. Van Dorp. Deurdrangers deuren BG en bergingsetage vervangen: opdracht verstrekt. CV warmwater: - Verwarming werkt nog steeds goed, ondanks langdurig koude periode. Expansievaten zijn vernieuwd. Bouwkundig: - Heer Mulder heeft een rapportage gemaakt van de voortgang en kosten van de werkzaamheden aan de balkons. De voorzitter dankt de heer Mulder voor zijn inzet als projectleider voor het begeleiden van de werken. De heren Hardebol, Mulder en van Nieuwkoop zullen een rondgang maken over de balkons, vooraf zal er een enquête formulier, gemaakt door hr. Nieuwkoop aan de bewoners verstrekt worden om klachten en/of opmerkingen kenbaar te maken; tevens zal dan een opname plaatsvinden van het hang- en sluitwerk van de branddeuren. Hr van t Spijker zal het schilderwerk van de balkonplafonds laten uitvoeren zodra deze voldoende gedroogd zijn. Parkeerterrein: - Kleine reparaties zijn uitgevoerd. Problemen worden mede veroorzaakt door boomwortels. Met de gemeente zal overleg gevoerd worden over snoeien van de bomen aan de voorzijde van de flat, er bestaat nu gevaar van vallende takken tijdens storm. Meerjarenplanning is gemaakt door de heren Mulder en Lankhuyzen. Wordt bijgevoegd bij de jaarstukken. Verhoging service kosten. De meerjarenplanning laat noodzaak van voldoende reservering zien. Het bestuur stelt voor de servicekosten met 10% te verhogen. De heren Van Nieuwkoop en Mulder zullen onderzoeken of het mogelijk is in de volgende jaren om het verschil tussen de diverse typen appartementen niet verder op te laten lopen. De kosten van de garages zullen eveneens worden bezien. Er blijk een groot verschil te ontstaan t.o.v. de zusterflats. Rondvraag: Heer Mulder vraagt aandacht voegwerk dakopbouw en buitengevels van de bovenste etages. De voorzitter sluit de vergadering en wenst allen een resterende prettige avond. Definitief 17 maart 2010 Pagina 9