Nu even geen sprookje: besparen door aanbesteden kan Ordentelijk ICT inkopen is een serieuze inspanning maar levert zeker veel op! Rolf Meursing Directeur Odinfo
Introductie Odinfo maken van een informatiestrategie verbeteren van de ICT-organisatie het leiden van ICT-integraties in het kader van herindelingen, fusies en Shared service centers implementeren van informatiesystemen, zoals midoffices realiseren van kostenbesparingen Voor meer zie www.odinfo.nl.
5 Te weinig kennis over aanbestedingen
Nu ongeveer 10.500 resultaten 4
Agenda 1.Voor- en nadelen aanbesteden 2.Cases met interventies 3.Vragen, opmerkingen 5
Kernvragen: - Is aanbesteden nuttig? - Hoe zit het met de machtsbalans tussen leverancier en gemeente? 6
7
CONTEXT Het vervangen of aanschaffen van ICT (software, hardware, telefoons, printers, tablets etc.) is geen sinecure. Er zijn tal van (Europese, nationale en gemeentelijke) regels aan de inkoop van ICT verbonden, die bij verkeerd gebruik leiden tot risico s zoals klachten en bezwaren, rechtszaken of aanschaf van nietpassende producten/diensten. Waarom zijn al die regels er en welk doel dienen die regels eigenlijk? We hebben er toch eigenlijk maar een hekel aan. Moeten deze regels niet veranderd worden en als dit niet kan hoe kunnen ze het best gehanteerd worden?
Aanbestedingsvarianten, uit inkoopstrategie Stichtse Vecht 9
Doelen van aanbesteden 1. Het verkrijgen van de beste prijs-kwaliteitverhouding 2. Transparantie geven 3. Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam inkopen) 4. Social return organiseren 5. Innovatie en concurrentie bevorderen 6. Kansen voor het (lokale) MKB creëren 10
Voor- en nadelen Vergelijkbare offertes Nagedacht over wensen en eisen Objectieve beoordeling Gezamenlijk besluit Scherpe aanbiedingen Verifieerbaar / controleerbaar Veel werk Eigen gevoel krijgt niet de ruimte Verdere bevraging niet mogelijk Lange doorlooptijden Kans op bezwaren 11
Voorbeeld kostenbesparing Vergelijk Pink / Centric (GWS) over drie jaar TCO aanbieding 2014 aanbieding 2015 eenmalig jaarlijks TCO eenmalig jaarlijks TCO Pink 95.800 130.024 485.872 75.000 64.995 269.985 Centric 78.830 91.000 351.830 40.000 78.480 275.440 conclusie: aanbiedingen zijn scherper in 2015 Pink is 44% gezakt in prijs Centric is 22% gezakt in prijs 12
CASE 1: Social return Bezwaar: Bij hardware social return gevraagd bij aanschaf van hardware Antwoord: Aanbesteding opnieuw starten want vragen van social return is al snel disproportioneel
CASE 2: ingebrachte beoordeling Punten voor kwaliteits- maximale meerwaarde Aspect aspecten: t.o.v. een cijfer 6 Wensen 50 196.000 Risicoanalyse 20 78.400 Inzet medewerkers 30 117.600 TOTAAL 100 392.000 Inzet medewerkers: - tijdens opleidingen - tijdens implementatie - zou ook tijdens gebruik van de applicatie kunnen 14
Case 2: Nota van Inlichtingen Vraag: Inschrijver acht uw beoordelingscriterium 'Benodigde inzet medewerkers gemeente' onredelijk bevoordelend voor uw huidige softwareleveranciers. Antwoord: Aanbestedende dienst is van mening dat dit onderdeel een beperkte invloed heeft op de totale beoordeling. Het onderwerp inzet medewerkers bestaat uit 3 componenten, te weten 1) een opgave van het aantal dagen, 2) een beschrijving van de inzet en 3) een beschrijving van de opleidingen. De verdeling binnen dit gunningscriterium is 50/25/25. Dat betekent dat de opgave van het aantal dagen slechts voor 50% van de totale meerwaarde voor dit onderdeel (117.600) meetelt, dus maximaal 58.800 euro en derhalve proportioneel. 15
CASE 2: Stappen 1) Programma van eisen 2) Nota van inlichtingen en antwoorden 3) Nota van inlichtingen: over andere zaken 4) Bezwaar inkoopvoorwaarden 5) Beoordeling offertes 6) Voorlopige gunning 7) Gesprek met leverancier op nummer 2 en advocaat 8) Dagvaarding 9) Gesprekken met advocaten 10)Zitting 11)Uitslag 16
Case 2: Pleidooi 1.Te laat gereageerd 2.Wel proportioneel 17
CASE 2 Te laat gemeld door eiser, echter wel uitspraak Eigen uren meewegen mag, maar: Wel aanzienlijk belang aannemelijk maken Voordeel zittende leverancier neutraliseren maar niet elimineren Slimmer opleiden had gekund (binnen invloedsfeer) Proportioneel, niet dominant 18
Conclusies 1) Aanbesteden volgens de regels vergt veel tijd en kosten 2) Aanbesteden levert vaak geld op 3) Pas op voor Social Return 4) Inzet eigen mensen mag meegewogen worden 5) Zorg voor gedegen inkoop juridische kennis aan boord 6) Je hoeft je niet te laten ringeloren door software leveranciers Kernboodschappen 1) Ga aanbesteden Wanneer het je wat oplevert 2) Gemeenten zijn niet gegijzeld door softwareboeren
Vragen, opmerkingen 20
Ik nodig u uit om mij te benaderen met cases Te bezoeken op de stand van Odinfo Dank voor uw aandacht