Windows Backupfactory client software handleiding 5.5 versie PC Backup Versie: 2 2 augustus 2011
1 Installeren van de software Voordat u kunt starten met het backuppen van data naar de Backupfactory server, moet u eerst de Backupfactory client software installeren op uw server, desktop of laptop. 1. Download de Backupfactory software via http://www.backupfactory.nl/support/downloads.aspx. 2. Selecteer de optie PC Backup als u een werkstation abonnement heeft afgesloten. In deze handleiding beschrijven we alleen de PC Backup variant, kiest u daarom voor Backupfactory PC Backup. Voor alle andere besturingsystemen is alleen de servervariant beschikbaar, geen PC Backup versie. 3. Start het gedownloade installatiebestand en selecteer de gewenste installatietaal. 4. Wanneer afgerond, zal een nieuwe icoon (Backupfactory Online Backup Client) zichtbaar zijn bij de "system tray" (naast de systeemklok). De applicatie start vervolgens automatisch op. Er staat tevens een snelkoppeling met naam Backupfactory op uw bureaublad. Windows, handleiding, 5.5 Page 2 of 2 (augustus 22, 2011)
2 Opties System tray menu Zoals bij de installatie al naar voren kwam heeft u een nieuw systemtray icoon (voor de Pc Backup software zal dit icoon rood van kleur zijn). naast uw systeemtijd ( Dit icoon is het startpunt van de Backupfactory backup applicatie. Zodra u met uw rechtermuis daarop klikt, zal bovenstaand menu worden getoond. Kies [Openen] om de applicatie te starten. U kunt op het icoon ook dubbelklikken om de applicatie direct te starten. Aanmeldingscherm Voordat u de Backupfactory applicatie kunt gebruiken, moet deze een verbinding maken met de backupserver. Dit betreft het aanmeldingsscherm zoals op de volgende pagina wordt getoond. U ontvangt van Backupfactory of uw reseller altijd een aanmeldings e-mail met de volgende gegevens: 1. Aanmeldingsnaam 2. Wachtwoord 3. Server (bijvoorbeeld http://c5.backupfactory.nl) Heeft u deze e-mail niet gehad, neem dan eerst contact op met de supportafdeling van Backupfactory (support@backupfactory.nl) of uw reseller. Kies altijd https, voor een zeer veilige overdracht van uw gegevens (SSL encryptie). Geef de hostnaam van de backupserver op in het vak [Backup Server] en klik op de knop [Volgende]. Als u een externe verbinding moet maken via een Proxy, vul dan de juiste Proxy instellingen in, onder Windows, handleiding, 5.5 Page 3 of 3 (augustus 22, 2011)
gedeelte [Proxy instelling]. Ga dan ook verder met [Volgende]. Vul nu uw aanmeldingsnaam en wachtwoord in. Kies [Sla wachtwoord op] om de gegevens de volgende keer niet meer in te hoeven vullen. Kies knop [OK] ter bevestiging. Controleer gelieve via knop Opties of u met de juiste server connect. Controleer uw activatie e-mail of neem contact op met Backupfactory om na te gaan welke server u moet gebruiken. Bijvoorbeeld: http://c5.backupfactory.nl Zodra de software voor de eerste keer verbinding heeft gemaakt word de wizard [backup taak instellen] opgestart. Windows, handleiding, 5.5 Page 4 of 4 (augustus 22, 2011)
3 Een backupset aanmaken Een backupset bevat alle backupinstellingen van een backupopdracht. Dit onderdeel beschrijft alle mogelijkheden zodra u de backupset configureert. Een PC-backup account is standaard voorzien van één backupset. Deze kan ingericht en aangepast worden door op de backupbron knop te klikken (zie voorbeeld hieronder). Het scherm [backupbron] zal dan geopend worden. In het venster [backupbron] kan geselecteerd worden wat gebackupt dient te worden. Op het eerste scherm kunt u de standaard folders aanvinken: 1. Bureaublad mappen 2. Mijn documenten map 3. Favorieten map 4. Outlook en Outlook Express mail Windows, handleiding, 5.5 Page 5 of 5 (augustus 22, 2011)
Wanneer u voor de knop [Geavanceerd] kiest, kunt u andere mappen/bestanden selecteren. U kunt bij het selecteren verschillende mogelijkheden hanteren voor de backupbron: Modus Omschrijving Alle bestanden en mappen (recursief) onder deze map zullen worden meegenomen in de backup. Alle bestanden en mappen (recursief) onder deze map worden gebackupt, exclusief de mappen die zijn uitgevinkt. Als u later nieuwe bestanden of mappen toevoegd, dan zullen deze WEL worden opgenomen in de backup. Alleen de aangevinkte mappen en bestanden onder deze map worden gebackupt. Als u later nieuwe bestanden of mappen toevoegt, dan zullen deze NIET worden opgenomen in de backup. Dit bestand of deze map wordt niet meegenomen in de backup. Ook niet de onderliggende mappen en bestanden. Door op deze vinkjes te klikken, kan de modus telkens worden gewijzigd. U kunt de backupbron te allen tijde weer aanpassen. Klik daarvoor op [Backupbron] optie in het linker paneel van het scherm. Windows, handleiding, 5.5 Page 6 of 6 (augustus 22, 2011)
Backupschema In een backupschema is de frequentie en de tijd dat de backups automatisch worden uitgevoerd, vastgelegd. Er bestaan verschillende soorten backupschema s: Het schema zoals hierboven beschreven kan worden uitgevoerd totdat deze volledig compleet is of tot een maximaal opgegeven duur. Vooral voor de eerste backup moet u zich afvragen of de backup een langere periode mag duren. Het kan zijn dat de internetverbinding (of andere toepassing van de bandbreedte) het niet toelaat de backup overdag tijdens kantoortijden te laten uitvoeren. Voorbeeld: U kunt dan kiezen voor Stop backup na: 8 uur. Als de starttijd 23:00 is, zal de backup 7 uur s ochtends worden onderbroken. Heeft u een dagelijks schema; dan zal de volgende dag de backup weer verdergaan waar het was gebleven. U kunt het backupschema te allen tijde weer aanpassen, zelfs na het aanmaken van een backupset. Klik daarvoor op [Backupschema] optie in het linker paneel van het scherm. Windows, handleiding, 5.5 Page 7 of 7 (augustus 22, 2011)
Backupinstellingen De geavanceerde opties van de backup kunnen ingesteld worden onder de optie [backupinstellingen]. Hieronder is het backupinstellingen scherm getoond met daarin de instellingen. Continue data bescherming: Hier kan de optie continue data bescherming ingeschakeld worden (standaard staat deze uit). Dit is een optie / techniek welke ervoor zorgt dat er met korte intervals backups gemaakt worden. Codering: Voordat de backup daadwerkelijk start, zal de Backupfactory software uw bestanden eerst comprimeren en versleutelen, aan de hand van de door u gekozen encryptiemethode en sleutel. U kunt de encryptiesleutel na aanmaken niet meer wijzigen. Dit kan anders inconsistenties opleveren in uw gebackupte data. Kiest u niet voor [ St andaard] m aar voor [ Cust om ], dan m oet u zorgen dat u de encrypt iesleut el not eert en veilig bew aard. Backupfact ory regist reert nam elijk niet zelf gedefinieerde encryptiesleutels. Als u deze sleutel kwijt bent kan uw data kan niet meer hersteld worden. Bent u niet bekend m et encrypt ie, kies dan de optie St andaard tij dens het aanm aken van een backupset. Tijdelijke map voor opslag van backupbestanden: Windows, handleiding, 5.5 Page 8 of 8 (augustus 22, 2011)
Voordat de backup online weggeschreven word, word er eerst lokaal een kopie gemaakt, de locatie voor deze tijdelijke data kan hier aangegeven worden. Let erop dat deze locatie over voldoende vrije schijfruimte geschikt. Prullenbak: In de prullenbak blijven bestanden welke lokaal verwijderd zijn nog een aantal dagen online bewaard, advies is deze op 30 dagen in te stellen. Authenticatie: Hier kunnen de credentials opgegeven worden waarmee de bestanden voor backup benaderd worden. Geavanceerde instelilngen: Hier kan een backup herinnering bij het afsluiten van het systeem worden ingeschakeld. Advies is deze optie te gebruiken als de pc met regelmaat niet aan staat ten tijde van de geplande backup. Als u voor deze optie kiest is het verstandig het backupschema te verwijderen (anders worden er e-mailberichten verstuurd met melding backup gemist. Windows, handleiding, 5.5 Page 9 of 9 (augustus 22, 2011)
4 Bestanden herstellen Dit onderdeel beschrijft twee verschillende manieren waarop bestanden hersteld kunnen worden. U kunt daarnaast ook nog een herstel doen door de gegevens aan te laten leveren op externe schijf door Backupfactory. Voor deze manier van herstellen is een aparte handleiding beschikbaar. Het is erg belangrijk om uw encryptiesleutel op te schrijven en op een veilige plek te bewaren. Er is geen mogelijkheid om uw bestanden te herstellen zonder deze encryptiesleutel! Zelfs Backupfactory kan u daar niet bij helpen. Herstellen van gegevens U kunt zowel de client software als het online portaal gebruiken voor een restore. Deze laatste optie is vooral gemakkelijk als u één of enkele (kleine) bestanden wilt herstellen. Herstellen via de client software U kunt aan de hand van de volgende stappen bestanden herstellen: 1. Open de Backupfactory applicatie via system tray icon (zie voorgaand gedeelte voor details). 2. Kies de [Herstellen] knop op het linkergedeelte van de applicatie. 3. Selecteer de backupset waarvan u bestanden wilt herstellen en ga verder met [Volgende]. 4. Selecteer de datum/tijd van het moment dat u een herstel wilt doen. Dit kan met de keuzelijst [Bestanden na de taak weergeven]. Windows, handleiding, 5.5 Page 10 of 10 (augustus 22, 2011)
5. Kies de keuze [Alternatieve locatie] en de knop [Wijzigen] om de locatie op te geven waarnaar u wilt restoren. U kunt deze ook laten staan op optie [Oorspronkelijke locatie]. 6. Selecteer de bestanden/mappen die u wilt herstellen en kies knop [Herstellen starten] om het proces te starten. 7. Bestanden worden automatisch hersteld zoals hieronder weergegeven. Een bestand wordt niet gedownload als het bestand identiek is aan een bestand op de oorspronkelijke locatie. Windows, handleiding, 5.5 Page 11 of 11 (augustus 22, 2011)
Herstellen via de webinterface U kunt ook gegevens herstellen via het Backupfactory online portaal door de volgende stappen te volgen: 1. Ga met uw browser naar het portal (zie http://www.backupfactory.nl/support/inloggenklantportaal.aspx voor het klantportaal*). * Alleen white label omgevingen zijn hier niet te raadplegen. 2. Selecteer uw klantportaal (bv. c5) en log met uw aanmeldingsnaam en wachtwoord in. Met opmaak: opsommingstekens en nummering 3. Kies voor de optie [File Explorer] in het menu bovenin uw scherm. 4. Selecteer de backupset/reeks met de bestanden die u wilt herstellen. 5. Selecteer de hersteldatum van uw backupbestanden, door gebruik te maken van [Show files As Of] keuzemenu. 6. Wilt u alle verschillende versies van alle bestanden zien (grijs van kleur), kies dan [Alle bestanden weergeven] op de [File explorer] pagina. 7. Bestanden die in grijs worden getoond, zijn opgeslagen in het retentiegebied op de server, maar kunnen nog wel hersteld worden. Windows, handleiding, 5.5 Page 12 of 12 (augustus 22, 2011)
8. Selecteer de bestanden die u wilt herstellen en kies dan de knop [Herstellen]. U krijgt daarnaast een pop-up scherm dat u met [Yes] moet bevestigen. 9. Het volgende scherm zal worden getoond: a. b. c. d. e. f. g. h. i. 10. Druk nogmaals op de [Herstellen] knop. 11. Geef de locatie op waarnaar de bestanden hersteld moeten worden via het [Bestanden herstellen naar] veld. 12. Geef de encryptiesleutel op die gebruikt zal worden voor het decrypten van de te herstellen bestanden. Dit kan hetzelfde als uw wachtwoord zijn (standaard), afhankelijk van uw instelling tijdens het aanmaken van de backupset. Windows, handleiding, 5.5 Page 13 of 13 (augustus 22, 2011)
13. Kies de [Starten] knop om het herstellen te activeren. 14. Afhankelijk van de hoeveelheid bestanden, duurt het enkele seconden, minuten tot uren voordat u de bestanden terug kunt vinden in de opgegeven map. Windows, handleiding, 5.5 Page 14 of 14 (augustus 22, 2011)
E-mailrapportage Voor elke backuptaak die u uitvoert, ontvangt u een resultatenrapport per e-mail. Dit rapport bevat een samenvatting van de backuptaakinstellingen en een complete lijst van bestanden die zijn gebackupt. Het rapport bevat de volgende informatie: Voorbeeld e-mailrapportage Achter het veld [Status taak] staat het resultaat weergegeven van de backupopdracht. Indien de backup is geslaagd staat hier Backup finished successfully/backup met succes gemaakt. U ontvangt ook een e-mailbericht zodra de backup gepland was, maar (om wat voor reden) niet uitgevoerd kon worden ( Backup missed/geplande backup gemist ). Verder kunt u een e-mailbericht krijgen als uw quotum bijna bereikt is (95%). Dit wil zeggen dat de toegekende opslagruimte op de Backupfactory server bijna vol is en u extra ruimte nodig heeft. Het kan in sommige gevallen voorkomen dat u een e-mailbericht met melding Waarschuwing of Mislukt krijgt. In al deze gevallen adviseren wij contact op te nemen met uw reseller of onze supportafdeling. Windows, handleiding, 5.5 Page 15 of 15 (augustus 22, 2011)
Contact opnemen U kunt de contactgevens van Backupfactory terugvinden in de applicatie: 1. Open de Backupfactory backup applicatie via de system tray icoon. 2. Kies knop in het hoofdmenu. 3. Onze gegevens kunt u dan in het [About] venster terugvinden. In deze handleiding staat de basiswerking van Backupfactory Online Backup toegelicht. Mocht u na het lezen van deze handleiding nog aanvullende vragen hebben, dan kunt u altijd contact opnemen met onze supportafdeling: E: support@backupfactory.nl T: 0174 638975 Indien van toepassing: Of neem contact op met uw reseller. Windows, handleiding, 5.5 Page 16 of 16 (augustus 22, 2011)