Servicekostenbeleid 2013 en verder In dit document is het beleid Servicekosten weergegeven. Deze beleidsuitgangspunten zijn in gezamenlijkheid tussen 3B Wonen, drie bestuursleden van de Huurdersvereniging-Lansingerland en drie wijkconsulenten tot stand gekomen. Per onderwerp zijn de beleidsuitgangspunten weergegeven. ALGEMEEN Werkelijke kosten Kosten waar 3B Wonen wel voor betaalt en volgens de huurcommissie verrekend kunnen worden, maar die niet worden afgerekend richting de bewoners alsnog doorberekenen bij mutatie. Kosten waar de huurders voor betalen, maar die niet terecht zijn omdat deze kosten niet worden gemaakt door 3B Wonen, als servicecomponent verwijderen of met terugwerkende kracht tot twee jaar terug in mindering brengen op de kosten van de servicecomponent. Bij de analyse in 2013 op onterechte kosten wordt tot en met 2010 terugbetaald. Hoogte kosten gelijk Als blijkt dat een bepaalde component in het ene complex 4,- kost en in het andere complex 5,- kost, en het is niet afhankelijk van mate van gebruik of verbruik, deze kosten in ieder complex gelijktrekken. Bijstellen van voorschotbedragen Op basis van werkelijk gebruik/verbruik de voorschotbedragen jaarlijks aanpassen. Specificeren servicekosten Bij de servicekostenafrekening zoveel als mogelijk specificeren (bijvoorbeeld het component fonds servicekosten splitsen in Rioolontstopping en Glasverzekering). Servicekosten bij VVE complexen De servicekosten in een VVE complex in rekening brengen bij de huurder en vervolgens net als bij andere huurders verrekenen in de afrekening servicekosten. Administratiekosten Op basis van het servicekostenbeleid van de Huurcommissie, de huurders administratiekosten in rekening brengen voor het afrekenen van de servicekosten. Voor gestapelde bouw een bedrag van 7,50.
Bij eengezinswoningen en poortwoningen de administratiekosten berekenen op basis van de volgende percentages: op warmtelevering maximaal 1% inclusief eventuele BTW, indien de verhuurder zelf de warmtemeting en afrekening verzorgt of 2% inclusief eventuele BTW, indien de verhuurder de warmtemeting heeft uitbesteed en maximaal 5% inclusief BTW op overige kosten. ELEKTRA Component Lift Woonruimten op de begane grond, maar deel uitmakend van een complex gestapelde bouw, die een eigen toegang naar buiten hebben en daardoor geen gebruik hoeven te maken van de lift, delen niet mee in de gemeenschappelijke kosten van de Elektra lift. Kosten telefoonabonnement lift in component elektra lift opnemen De kosten voor het telefoonabonnement opnemen in component elektra lift. Component Elektra algemene ruimte Betalen naar gebruik en verbruik Woonruimten op de begane grond, maar deel uitmakend van een complex gestapelde bouw, die een eigen toegang naar buiten hebben en daardoor geen gebruik hoeven te maken van gemeenschappelijke ruimten/voorzieningen (ook niet om van en naar de bij de woning behorende berging te gaan) delen niet mee in de gemeenschappelijke kosten van de component Elektra algemene ruimte. Kosten elektra lift opnemen in ander component Bij complexen waar de kosten voor elektraverbruik lift zitten opgenomen in de component Elektra algemene ruimte, deze kosten overhevelen naar de component Elektra lift, zodat inzichtelijk is wat voor soort elektraverbruik het is. Inkoop energie 3B Wonen beoordeelt voor de afloop van een contract of het contract doorgezet wordt onder dezelfde voorwaarden of dat er gekozen wordt voor een andere contractvorm dan wel energieleverancier. Bij het kiezen voor een andere energieleverancier, dient 3B Wonen hier zorg voor te dragen en de potentiële nieuwe energieleverancier voor te leggen aan de Huurdersvereniging-Lansingerland voor advies. Als er een bewonerscommissie aanwezig is in een complex waar dit speelt, is het van belang dat de Huurdersvereniging-Lansingerland de bewonerscommissie(s) betrekt bij het formuleren van een advies. De keuze van de nieuwe energieleverancier gebeurt op basis van minimaal drie offertes (maximaal twee vanuit de huurders en minimaal één vanuit 3B Wonen, waaronder Woonenergie zodra zij collectief energie kunnen leveren). 2
Component Elektra individuele oplaadbare apparaten in VVE en niet VVE complexen (scootmobiel en elektrische fiets) De huidige situatie handhaven waarbij met vaste geschatte bedragen wordt gerekend ( 2,50 per maand voor elektrische fiets en 4,- per maand voor scootmobiel). Deze kosten zijn inclusief de aanleg van het elektrapunt. (elektrische auto) Bij een aanvraag van een oplaadpunt voor een elektrische auto zijn de kosten van de aanleg voor het oplaadpunt en de aanleg van de elektrakabel vanaf het centrale elektrapunt en het werkelijke verbruik dat wordt gemeten door een tussenmeter volledig voor kosten van de huurder. De kosten van de elektrakabel van de meterkast tot aan het centrale elektrapunt en het plaatsen van de installatiekast op het centrale elektrapunt zijn voor de verhuurder. Dit beleidsuitgangspunt wordt binnen twee jaar opnieuw bekeken, of eerder indien nodig. SCHOONMAAK Component Schoonmaken algemene ruimte Schoonmaakprogramma 3B Wonen bepaalt het schoonmaakprogramma, zowel bij de lopende schoonmaakprogramma s als bij nieuwe schoonmaakprogramma s. In alle complexen worden schoonmaakprogramma s opgehangen, zodat voor iedereen helder is wat er hoe vaak er wordt schoongemaakt. In de toekomst wordt een parafenlijst toegevoegd. Hierop staat de datum waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd, inclusief een paraaf. Keuze schoonmaakbedrijf 3B Wonen bepaalt op basis van aanbesteding wie het beste en goedkoopste schoonmaakbedrijf is. Kwaliteit schoonmaakbedrijf 3B Wonen (complexbeheerders) beoordeelt de afgesproken kwaliteit van de schoonmaak. Er wordt uitgegaan van een vanzelfsprekendheid dat als er veel klachten komen over de kwaliteit van de uitvoering van de schoonmaakbedrijven, dat deze serieus worden beoordeeld en dat er waar nodig actie op wordt ondernomen door 3B Wonen richting de schoonmaakbedrijven. BTW tarief op schoonmaakwerkzaamheden (6% op binnen schoonmaakwerkzaamheden en 19%/21% op buiten schoonmaakwerkzaamheden) 3B Wonen berekent bovenstaande BTW tarieven met terugwerkende kracht door in de servicekosten t/m januari 2010. Betalen naar gebruik en verbruik Woonruimten op de begane grond, maar deel uitmakend van een complex gestapelde bouw, die een eigen toegang naar buiten hebben en daardoor 3
geen gebruik hoeven te maken van gemeenschappelijke ruimten/voorzieningen (ook niet om van en naar de bij de woning behorende berging te gaan) delen niet mee in de gemeenschappelijke kosten van de component Schoonmaken algemene ruimte. Component glasbewassing Definitie onbereikbaar glas Bereikbaar zijn in principe alle ruiten (zowel binnen- als buitenkant ruiten) van de eengezinswoningen, tenzij de woning zich bevindt direct aan het water. Bij hoogbouw of gestapelde bouw zijn de ruiten vanaf de 1 e verdieping boven de begane grond en hoger alleen bereikbaar als zij zich bevinden direct op, boven of binnen 60 centimeter vanaf het eigen balkon, eigen galerij of eigen balustrade. Bereikbaar zijn ook naar binnen gerichte draai-/kiepramen. Bij hoogbouw of gestapelde bouw zijn de ruiten van woningen zonder balkon die zich bevinden op de begane grond direct aan het water onbereikbaar. Mocht een fysieke beperking (i.v.m. leeftijd of fysieke beperkingen) glas onbereikbaar maken voor de desbetreffende huurder, is dit voor 3B Wonen geen reden om dit glas als onbereikbaar te bestempelen. Uitzonderingen waarbij de definitie geen uitsluitsel biedt (bijvoorbeeld in geval van veiligheid) op basis van gevelaanzichten schoonmaakbedrijven beoordelen of het bereikbaar of onbereikbaar glas betreft. Onbereikbaar glas algemene ruimte Er is bepaald dat glas algemene ruimte per definitie als onbereikbaar wordt bestempeld (inclusief buitenzijde glazen balustrade). Pro actief bij ieder complex waar onbereikbaar glas aanwezig is in de algemene ruimte dat nog niet wordt gewassen, het glas laten bewassen en alle huurders van het complex hiervoor de werkelijke kosten in rekening brengen onder de component glasbewassing (let op: alleen kosten van het arbeidsloon van de glazenwasser (tegen gangbaar uurtarief) mogen worden doorberekend). Indien het component glasbewassing nog niet aanwezig is, de kosten voor onze rekening nemen en de kosten bij mutatie opnemen onder het component glasbewassing. Onbereikbaar glas woningen Van alle complexen het onbereikbaar glas van woningen inzichtelijk maken. Na de inventarisatie onbereikbaar glas de schoonmaakbedrijven de opdracht geven dit te wassen en dit op eenheidsniveau weer te geven op de facturen. De kosten van het uurtarief van de glazenwasser worden vervolgens doorberekend aan de huurders waarvan het onbereikbare glas wordt gewassen. N.B. Indien blijkt dat de administratie, dusdanig veel tijd kost waardoor de kosten van het wassen van het onbereikbaar glas, dat wordt doorberekend aan de huurders niet opweegt tegen de extra kosten van de administratie. Kan er alsnog voor worden gekozen dat de kosten van het wassen van het 4
onbereikbaar glas voor rekening 3B Wonen komt. Bereikbaar glas woningen Indien huurders bewust hebben gekozen voor het bewassen van bereikbaar glas, dit overhevelen naar de schoonmaakbedrijven, zodat wij hier niet meer tussen zitten. Indien huurders er niet bewust voor kiezen om het glas te laten bewassen (omdat het wordt gewassen i.v.m. druipwater, bijvoorbeeld begane grondwoningen of bereikbare naar binnen draai/kiepramen op 1 e etage of hoger) deze ramen alleen laten zemen door schoonmaakbedrijven en aangeven dat ze hiervoor geen kosten in rekening brengen. Dit is een voorwaarde aan de schoonmaakbedrijven dat zij dit zemen en niet in rekening brengen. BTW tarief op schoonmaakwerkzaamheden (geldt dus ook voor glasbewassing) 3B Wonen berekent bovenstaande BTW tarieven met terugwerkende kracht door in de servicekosten t/m januari 2010. Kosten glasbewassing opnemen in component Glasbewassing Bij complexen waar de kosten voor glasbewassing zitten opgenomen in deze component, deze kosten overhevelen naar de component Glasbewassing, zodat inzichtelijk is wat voor soort schoonmaakwerk het is. Component Complexbeheer Complexbeheer bij eengezins- en poortwoningen Indien door 3B Wonen wordt besloten om voor alle complexen (ook eengezins- en poortwoningen) complexbeheer toe te passen, dan zal worden gesproken over wijkbeheer en zijn de taken van de huidige complexbeheerders breder. Indexeren servicecomponent complexbeheer De kosten van het servicecomponent complexbeheer wordt jaarlijks geïndexeerd met het CBS indexeringspercentage gebaseerd op CAO lonen particulier Herverdeling kosten De kosten voor de diverse werkzaamheden (op basis van de functiebeschrijving Wijkbeheerder 3B Wonen) die de complexbeheerder uitvoert voor het rechtmatige deel doorberekenen aan de nieuwe huurders bij mutatie. Hiermee vervalt de component Huisvuil en worden de kosten die we nu niet doorbelasten aan huurders zoals het vervangen van lampen en 5
lampenkappen (armaturen) ondergebracht in het component complexbeheer (administratief, de kosten blijven voor rekening 3B Wonen). Component Zonneschermen Zodra een zonnescherm 15 jaar oud is, wordt er contact opgenomen met de huurder. De huurder heeft twee keuzes: 1) Het zonnescherm blijft hangen. De servicekosten Zonnescherm worden niet meer in rekening gebracht. Onderhoud van het Zonnescherm is de verantwoordelijkheid en op kosten van de huurder. 2) Het zonnescherm wordt kosteloos weggehaald door 3B Wonen. Er komt geen nieuw zonnescherm voor terug. De servicekosten Zonnescherm worden niet meer in rekening gebracht. Indien de huurder een nieuw zonnescherm wil kan hij een ZAV aanvragen. Wel moeten dan per complex voorwaarden worden meegegeven voor de vorm- en kleurstelling van de zonwering. Indien de huurder direct aan het water grenst kunnen wij op verzoek van de huurder het zonnescherm plaatsen, maar zijn de kosten voor rekening van de huurder. GROEN Component Onderhoud tuinen Doorberekenen kosten onderhoud tuinen De kosten voor onderhoud tuinen zijn voor alle huurders van het complex gelijk (ongeacht of ze op de begane grond of de bovenste verdieping wonen). Waar kosten onterecht niet worden berekend, bij mutatie doorberekenen aan de huurders. Werkelijke kosten De kosten die in rekening worden gebracht als servicecomponent zijn de werkelijk gemaakte kosten door de hovenier. De kosten voor vervanging zijn voor 3B Wonen en deze kosten moeten worden opgenomen in planmatig onderhoud. Servicekosten voor openbare tuinen Huurders in een complex met een openbare tuin betalen geen servicekosten voor het onderhoud van deze tuin. Indien de huurders hier nu wel voor betalen, moet dit met terugwerkende kracht twee jaar terug worden terugbetaald tot en met januari 2010. 6