ENJOY INTEGRATED FACILITY MANAGEMENT SOLUTIONS IN SAP
INHOUD Kostenbesparing door efficiënt Facility Management 3 Facility Management als spil binnen de organisatie 4 Haal meer uit SAP met FM Insight 5 In- door- en uitstroom van medewerkers 6 Service Management 7 Huisvesting Management en CAD integratie 8 Best practice implementatie 9 Enjoy FM Insight: De voordelen op een rij 10 Over NPQ Solutions 11 Veel SAP klanten hanteren een SAP-tenzij beleid bij het invullen van hun IT-landschap. Ondermeer vanwege de unieke mogelijkheden om bedrijfsprocessen volledig geïntegreerd te ondersteunen. Facility- of Workplace Management werd tot op heden veelal ondergebracht in aparte systemen. De benodigde koppelingen van deze systemen met SAP zijn vaak kostbaar en doen afbreuk aan de kracht van het integraal managen van bedrijfsprocessen. Vanaf nu kan het anders. Met FM Insight kunt u alle facilitaire processen op gebruiksvriendelijke wijze ondersteunen, volledig geïntegreerd als add-on binnen SAP ERP. Ervaar SAP als nooit tevoren: Enjoy integrated facility management solutions in SAP! 2
KOSTENBESPARING DOOR EFFICIËNT FACILITY MANAGEMENT De ondersteunende diensten binnen een organisatie zijn niet altijd even zichtbaar. Toch kunnen ze het bedrijfsresultaat van organisaties in belangrijke mate beïnvloeden. Zo maken onder andere vastgoed en overige werkplek gerelateerde kosten een significant deel uit van de totale bedrijfskosten. Ook de mate waarin medewerkers kunnen beschikken over een werkplek die optimaal aansluit op de werkzaamheden, heeft invloed op de productiviteit en het succes van iedere organisatie. De uitdaging is om ondersteunende processen goed te organiseren en optimaal te managen. Hoe efficiënter processen worden ingericht, des te groter de toegevoegde waarde van ondersteunende afdelingen. Inzet van een informatiesysteem biedt een groot aantal voordelen in het realiseren van deze doelstelling. Zo betekent een goed functionerend Facility Management Systeem onder andere: kostenreductie door Betere benutting m 2 en werkplekken Strakkere bewaking en gerichter afsluiten van contracten Tijdsbesparing op administratieve afhandeling van ondersteunende processen Hogere efficiency bij inzet mensen en middelen Lagere TCO; lagere kosten voor beheer en exploitatie. verbeterde efficiency door Uniforme sturing van processen via workflow Inzicht in prestaties (o.a. van gebouwen en leveranciers) maakt pro-actief handelen mogelijk Zicht op planning en hoeveelheid taken en activiteiten Verhoging productiviteit primair proces door vermindering van het aantal verstoringen (van reactiefnaar preventief onderhoud) Hogere klanttevredenheid door een beter service niveau en hogere kwaliteit van dienstverlening. Door integratie van facilitaire processen binnen SAP ERP kan efficiency nog verder worden vergroot en bespaart u veel kosten. FM Insight biedt dé oplossing om ondersteunende processen optimaal in te richten en te besturen, geïntegreerd in uw SAP systeem! 3
FM ALS SPIL BINNEN DE ORGANISATIE De zorg voor het gebouw en de inrichting vormt een belangrijke taak voor de facilitaire afdeling. Integraal facility- en workplace management gaat veel verder dan dat. Het heeft directe raakvlakken met veel disciplines en afdelingen binnen de organisatie. Om er een aantal te noemen: Human Resources; de dynamiek in het personeelsbestand (in-, door- en uitstroom) heeft effect op de bezetting van werkplekken en m 2 en de uitgifte of inname van middelen aan de medewerkers Financiën; alle geboden facilitaire diensten en services worden vaak doorbelast en hebben daarmee effect op de afdeling Finance & Control Inkoop- en logistiek; in toenemende mate is sprake van uitbesteding van ondersteunende diensten. Hierdoor is de facilitaire functie nauw verweven met contractbeheer en leveranciersmanagement Asset Management; de zorg voor het beheer en onderhoud van alle assets (inclusief vastgoed) vormt een belangrijk onderdeel van de interne bedrijfsvoering en kent raakvlakken met o.a. financiën, juridische zaken en kwaliteitszorg. Zo heeft facility management dus directe interactie met vrijwel alle andere ondersteunende afdelingen en disciplines binnen de organisatie. Wat is er dan logischer om de informatievoorziening onderdeel uit te laten maken van het ERP systeem van uw organisatie waar die gegevens al gebruikt worden? Met FM Insight maakt u de stap van Enterprise Resource Planning naar Facility Resource Planning! Duurzaamheid en MVO Regievoering Werktuigbouwkundige Installaties Strategisch Huisvesting Management Gebouwbeheer en Onderhoud Elektrotechnische Installaties IT Service Management Service Management 4 4
HAAL MEER UIT SAP MET FM INSIGHT De introductie van FM Insight luidt een nieuw tijdperk in waarin optimaal gebruik wordt gemaakt van de service oriented architecture van SAP. Het is een add-on binnen SAP ERP 6.0 om Facility Management functionaliteit te integreren met de relevante componenten uit SAP ERP. Ontwikkeld vanuit de jarenlange ervaring en expertise binnen het facilitaire werkveld, sluit FM Insight volledig aan bij de eisen en wensen van uw facilitaire afdeling. Een gebruiksvriendelijke user-interface zodat medewerkers -ook zonder SAP kennis- de applicatie moeiteloos kunnen bedienen. FM Insight is volledig modulair van opbouw en voorziet in functionaliteiten op het gebied van: Workplace Management (in-, door- en uitstroom) Service Management Huisvesting Management. De kracht van FM Insight is dat via de ongeëvenaarde user interface direct de onderliggende processen en transacties in SAP worden aangeroepen. Koppelingen tussen het FMIS en SAP behoren hierdoor tot het verleden! De certificering door SAP, waarborgt daarbij voor u de naadloze integratie binnen SAP nu en in de toekomst. Dubbele meerwaarde De functionaliteiten binnen SAP ERP worden met FM Insight aangevuld tot een volwaardige applicatie voor uw facilitaire processen. Daarnaast is de user-interface van reeds beschikbare functionaliteiten in SAP zodanig aangepast dat processen eenvoudiger worden door inzet van FM Insight. De applicatie is onder andere beschikbaar in het Nederlands, Engels, Duits en Frans en daarom bij uitstek geschikt voor internationaal opererende organisatie. FM Insight maakt facilitaire functies binnen SAP ERP eenvoudig toegankelijk! FM Insight maakt op effectieve wijze gebruik van bestaande SAP toepassingen om facilitaire processen integraal te implementeren, waaronder: Real Estate Flexible (RE-FX) Biedt architectuuren gebruikshiërarchie CAD tekening kan basis vormen Ruimtebeheer Business Partners Personeel (HRM) Contracten (MM) Customer Services (CS) Directe integratie met Finance (FI/CO) Document Management (DMS) Projecten (PS) Volledige integratie met Onderhoud en beheer (Enterprise Asset Management / PM) 55
Workplace Management voor Human Capital Optimale regie over in- door- en uitstroom van medewerkers De medewerkers vormen het daadwerkelijke kapitaal van iedere organisatie. Het is daarom ideaal als op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker alle voorzieningen geleverd én operationeel zijn. Toch blijkt dit in de praktijk niet eenvoudig te realiseren... FM Insight biedt de oplossing! Workplace Management zorgt voor: Optimale regie bij in- door- en uitstroom van medewerkers Controle over levering en inname voorzieningen Inzage in voorzieningen van personeel. Met FM Insight Workplace Management optimaliseert en structureert u de processen tussen alle betrokken afdelingen. Het vereenvoudigt de communicatie tussen uw facilitaire organisatie, personeelszaken en overige ondersteunende afdelingen. Workplace Management ondersteunt alle relevante processen voor zowel indiensttreding, doorstroming binnen de organisatie, aanpassing van reeds geleverde voorzieningen, verhuizing en uitdiensttreding. De toepassing kent een nauwe integratie met SAP HRM. Implementatie Binnen SAP worden de benodigde workflows voor de functies en processen die samenhangen met het in-, door- en uitstroom proces gedefinieerd. Hierbij wordt o.a. vastgelegd welke attributen of items uitgegeven worden aan de medewerkers (op basis van een functie of functiecategorie) en welke afdelingen/personen verantwoordelijk zijn voor tijdige uitvoering. Bij het aanmelden van nieuwe medewerkers wordt -op basis van de ingeregelde workflow- automatisch een taaklijst opgebouwd. Op basis van de rol en verantwoordelijkheden kan iedere afdeling en/of manager eenvoudig zien welke voorzieningen uitgegeven moeten worden en welke deadlines m.b.t. openstaande acties overschreden dreigen te worden. Alle voorzieningen voor nieuwe medewerkers op de eerste dag tijdig geregeld met FM Insight! FM Insight Workplace management zorgt voor overzichtelijk beheer van in-, door- en uitstroom van medewerkers. 6
Service Management Maak dienstverlening transparant met FM Insight Of u nu kiest voor ondersteuning via een Service Desk, of u wilt medewerkers via Employee Self Service diensten laten aanvragen; het kan met FM Insight! Vanuit een zeer gebruiksvriendelijke en flexibele Producten en Diensten Catalogus biedt u klanten toegang tot- en informatie over al uw diensten. De afhandeling en uitvoering van deze processen ondersteunt u eenvoudig met de overige modules uit het Service Management concept van FM Insight. Meldingen en Werkorders Zo brengen Meldingen en Werkorders structuur in de afhandeling van alle Klachten, Wensen, Informatieverzoeken en Storingsmeldingen (K.W.I.S.). U creëert hiermee duidelijkheid voor uw klant en efficiëntere afhandeling voor uw uitvoerende diensten. De contractgegevens, condities en overeengekomen Service Levels maken integraal onderdeel uit van het proces. Reserveringen FM Insight Reserveringen structureert het proces van alle reserveringsaanvragen voor o.a. vergaderzalen, catering en audiovisuele apparatuur, inclusief bezoekersregistratie. Integratie met SAP FI/CO De integratie met SAP FI/CO zorgt tenslotte voor sluitende doorbelasting van de kosten die samenhangen met de dienstverlening. Door FM Insight te combineren met SAP ITSM (onderdeel van SAP CRM) kunt u optimaal shared services aan uw klant bieden vanuit één krachtig platform. FM Insight Service Management zorgt voor hogere klanttevredenheid, lagere kosten en meer transparantie in dienstverlening. 7
Huisvesting Management Optimaal beheren van assets, inclusief CAD integratie De gemiddelde kosten per werkplek bedragen meer dan 10.000 euro per jaar. Bijna de helft van deze kosten komt voor rekening van de post Huisvesting. FM Insight biedt direct toepasbare oplossingen voor het optimaal benutten en beheren van uw vastgoed en aanwezige werkplekken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van specifieke functionaliteiten van SAP Flexible Real Estate Management (SAP RE-FX) en SAP Enterprise Asset Management (SAP EAM). Door de integratie met SAP FI/CO kunnen kosten voor het gebruik van werkplekken of m 2 direct worden doorbelast aan de afdelingen die er gebruik van maken. Lange termijn onderhoudsplanning binnen SAP Enterprise Asset Management biedt alles om zowel de kosten (meerjaren onderhoudsbegroting), als de geplande onderhoudswerkzaamheden van uw gebouwen te structureren. Een belangrijke toepassing die het u gemakkelijker maakt om assets te beheren, vormt de integratie met AutoCAD tekeningen en Google of Bing maps. U kunt de modules Ruimte- en Inventarisbeheer gebruiken voor het maken van vlekkenplannen of het voorbereiden en aansturen van verhuizingen. Daarnaast biedt de toepassing inzicht in het gebruik van m 2 en (verborgen) leegstand binnen uw organisatie. Met FM Insight kunnen ruimten vanuit een CAD tekening worden toegekend aan afdelingen en toegevoegd binnen contracten in SAP RE-FX. 8 8
ENJOY BEST PRACTICE IMPLEMENTATIE Sneller implementeren betekent lagere kosten en eerder zichtbare resultaten! De kracht van FM Insight gaat verder dan alleen de unieke user interface. Het uitgangspunt bij de ontwikkeling is realisatie van een standaard applicatie die eenvoudig te implementeren is. Dus geen kostbare maatwerkoplossing en complexe implementatie. Met FM Insight profiteert u van een snellere en efficiënte implementatie van SAP door middel van best practices. Met deze manier van implementeren beschikt u binnen enkele weken over een live prototype dat u gemakkelijk in een test- of productie oplossing kunt omzetten. Business Configuration Sets Om de snelle implementatie te faciliteren, biedt FM Insight voor de verschillende processen een aantal Business Configuration sets. Een BC set is een set van customizing instellingen die gegroepeerd worden. Deze werkwijze biedt een groot aantal voordelen en zorgt voor: Herkenbaarheid; gebruikers zien een toegankelijke en herkenbare facilitaire applicatie Eenvoudige aanpassingsmogelijkheden; klantspecifieke eisen kunnen worden opgenomen Vereenvoudigde implementatie; door toepassing van de door NPQ meegeleverde Business Configuration sets (BC sets). Deze zijn beschikbaar voor onder andere SAP Flexible Real Estate Management (SAP RE-FX) en SAP Enterprise Asset Management (SAP EAM). Door de geavanceerde samenstelling en het gedifferentieerde aanbod zijn deze BC sets zeer flexibel in gebruik en kunnen ze effectief worden ingepast in uw bestaande SAP omgeving. Uiteindelijk staat of valt de waarde uit het systeem met de nauwkeurigheid waarmee zaken worden ingevoerd. Alle reden voor NPQ om te zorgen dat de medewerkers die met het systeem gaan werken intensief worden betrokken tijdens de implementatie. En wordt er ruimschoots aandacht besteed aan het opleiden en begeleiden van uw medewerkers. 9
ENJOY FACILITY RESOURCE PLANNING IN SAP De toegevoegde waarde van FM Insight gaat veel verder dan alleen de facilitaire organisatie. Uw totale organisatie profiteert van de geïntegreerde oplossing voor efficiënt workplace management. De voordelen op een rij: Facilities en Real Estate Krijgt de beschikking over een toekomstvaste oplossing; FM Insight sluit volledig aan bij de strategische keuze van de organisatie voor het gebruik van SAP Gebruiksvriendelijke toepassing die voor alle medewerkers eenvoudig toegankelijk is en beschikt over Begeleiding door specialisten uit het facilitaire werkveld die actief bijdragen aan- en adviseren over het verder optimaliseren van facilitaire processen. ICT Vermindering van hardware- en beheerkosten; geen aparte servers voor facilitair management (één database) Besparing van tijd en kosten omdat er geen interfaces meer gebouwd en onderhouden hoeven te worden tussen SAP en workplace management systemen (FMIS) Snellere en goedkopere implementatie van SAP componenten door gebruik bestpractices en BC sets. Finance Geen handmatig werk bij het doorbelasten of toewijzen van facilitaire kosten Minder faaluren omdat niet langer uitzoekwerk verricht hoeft te worden om financiële verschillen (BTW, afronding) tussen FMIS en SAP te achterhalen. Human Resources Alle medewerkers profiteren van een hoger service niveau door eenvoudige toegang tot (self) services. Onder andere snellere respons op verzoeken en de mogelijkheid om 24 uur per dag de status en voortgang van aanvragen in te zien Gegevens omtrent personeel en businesspartners zijn direct voorhanden in FM Insight. Inkoop en logistiek Eenduidige contractregistratie en vastleggen van verplichtingen; ook voor facilitaire contracten. General management Lagere Total Cost of Ownership in vergelijking tot de combinatie van SAP gekoppeld aan een traditioneel facilitair systeem Transparant- en real time inzicht in prestaties van de totale organisatie door gecombineerd inzicht in financieel management, accounting en business analytics; ook voor interne bedrijfsvoering Hogere productiviteit in de core-business door betere kwaliteit van ondersteunende diensten. Kortom, wanneer u intensief gebruik maakt van SAP zou de vraag niet meer hoeven te zijn òf u overstapt naar FM Insight, maar is de vraag slechts wanneer u dit doet Stop interfacing; start integrating! 10
OVER NPQ SOLUTIONS FM Insight is een product van NPQ Brand Solutions. NPQ ontwikkelt sinds 1988 innovatieve softwareoplossingen voor zowel vastgoedbeheer en facility management (NPQ FM Solutions) als installatietechniek (NPQ CAD Solutions). Deze ruime ervaring is toegepast bij de ontwikkeling van FM Insight. NPQ biedt naast de software een volledig dienstenpakket, waaronder consultancy, implementatiebegeleiding, opleidingen en support. Met een installed base van meer dan 1.900 organisaties in de Benelux neemt NPQ een toonaangevende positie in de markt in. Bij de ontwikkeling van FM Insight zorgt NPQ voor directe afstemming met productverantwoordelijken voor o.a. SAP Real Estate en Enterprise Asset Management van zowel SAP Nederland, als SAP AG in Walldorf. Zo bent u verzekerd van een naadloze aansluiting van FM Insight op nieuwe releases van SAP. Behalve SAP software partner is NPQ tevens Value Added Reseller van Autodesk. U profiteert daarbij optimaal van de CAD-expertise en resources die NPQ kan bieden om u volledig te ontzorgen op het gebied van tekenwerk of tekeningenbeheer. Meer weten? In een persoonlijk gesprek gaan we graag nader in op de functionaliteiten van FM Insight. Ook helpen we u graag aan te tonen wat de toegevoegde waarde en het besparingspotentieel voor uw organisatie kan zijn met FM Insight. Bel voor het maken van een afspraak met +31 (0)30 659 74 11 of bekijk de website: www.fminsap.nl Door SAP certificering biedt FM Insight u zekerheid voor de toekomst. 11
12.181.3 Regulierenring 16 3981 LB Bunnik Postbus 148 3980 CC Bunnik Nederland T +31 (0)30 659 74 11 info@npqmail.com www.fminsap.nl