MISVERSTANDEN RONDOM THROUGHPUT ACCOUNTING

Transcriptie

1 35_39_artikel_ :24 Pagina 35 Management accounting Management Accounting draait in feite om drie vragen MISVERSTANDEN RONDOM THROUGHPUT ACCOUNTING Er is nogal wat discussie geweest over de Theory of Constraints (TOC), een systeem van management accounting dat bekend is geworden onder de naam Throughput Accounting (TA). Sommigen hebben TA een nieuw model voor management accounting genoemd, maar volgens anderen zijn alleen maar oude costaccountingconcepten, zoals variabele kostprijsberekening, in een nieuw jasje gestoken. Volgens de auteur is deze kritiek echter gebaseerd op een foutief beeld van de inhoud en werking van de TA-methode. DOOR THOMAS CORBETT In de discussie spitst de kritiek die Throughput Accounting ten deel valt zich op vier punten toe: 1. TA is in feite hetzelfde als variabele kostprijsberekening. 2. TA is alleen valide wanneer zich een bottleneck in de productie voordoet. 3. TA beschouwt exploitatiekosten als vast. 4. PA is alleen maar een tool voor beslissingen die op de korte termijn zijn gericht. Deze kritiek is evenwel gebaseerd op een foutief beeld van de inhoud en werking van de TA-methode. Throughput Accounting houdt zich alleen bezig met de relevante kosten en inkomsten die met een beslissing in verband staan. Ik hoop hier eventuele misverstanden uit de weg te kunnen ruimen, zodat we een gezonde discussie kunnen voeren over wat TA werkelijk is, en niet over foutieve interpretaties daarvan. Brug tussen beslissingen en winstgevendheid Voordat ik de misverstanden aan de orde stel, zal ik definiëren wat een systeem van management accounting moet doen. Een manager heeft de verantwoordelijkheid beslissingen te nemen die de organisatie dichter bij de verwezenlijking van haar doel brengen. Management accounting is een brug tussen die handelingen/beslissingen en dat doel. In feite probeert management accounting managers het antwoord te geven op een eenvoudige vraag: `Als ik deze handeling verricht of deze beslissing neem, zal de prestatie van mijn organisatie ten opzichte van haar doel dan verbeteren? Als we echter niet weten wat het doel van de onderneming is, kunnen we niet beoordelen of een beslissing of handeling goed is en kunnen we geen deugdelijk systeem van management accounting ontwerpen. De organisaties waarover ik hier zal spreken, hebben tot doel nu en in de toekomst geld te verdienen. Daarom moet ons systeem van management accounting ons helpen deze vraag te beantwoorden: `Als ik deze handeling verricht of deze beslissing neem, zal de winstgevendheid van mijn onderneming dan toenemen? Om de winstgevendheid van een onderneming te beoordelen wordt gekeken naar de netto winst (NW) en het rendement op investering (ROI). Die laten zien in hoeverre de onderneming haar doel verwezenlijkt, maar ze zijn van weinig nut bij het nemen van dagelijkse beslissingen. Management accounting moet dat verband leggen, opdat de managers weten welke weg ze moeten inslaan. Tegenwoordig gebruiken de meeste ondernemingen voor hun management accounting een systeem van kostprijsberekening. Die systemen gaan ervan uit dat als we de kosten van een product beperken we de winstgevendheid van de onderneming vergroten. Op die manier slaat kostprijsberekening een brug tussen onze beslissingen/handelingen en de winstgevendheid van de onderneming. AUGUSTUS

2 35_39_artikel_ :24 Pagina 36 Throughput Accounting daarentegen kent geen kosten aan producten toe, maar slaat de brug door drie vragen te beantwoorden, die elk betrekking hebben op een TA-meetwaarde: 1. Wat zal het effect van onze beslissing zijn op de hoeveelheid geld die de onderneming genereert? 2. Wat zal het effect van onze beslissing zijn op de hoeveelheid geld die we uitgeven om de onderneming te exploiteren? 3. Wat zal het effect van onze beslissing zijn op de hoeveelheid geld die in de onderneming zit? Nu volgen de formele definities van de drie maatstaven (throughput, exploitatiekosten en investering). Throughput Throughput (T) is de snelheid waarmee het systeem geld genereert. Het gaat om nieuw geld dat de onderneming binnenkomt: al het geld dat binnenkomt met aftrek van wat er aan leveranciers wordt betaald. Dit is het geld dat de onderneming genereert. Het geld dat aan leveranciers wordt betaald is geld dat door andere ondernemingen wordt gegenereerd. Met de volgende formule is de throughput per eenheid te berekenen: Te = P-TVK waarbij: Te = throughput per eenheid product P = prijs per eenheid product TVK = totale variabele kosten We zien dat throughput twee kanten heeft: inkomsten en totaal variabele kosten. Het gebruik van de woorden `variabele en `kosten kan verwarrend zijn vanwege de meetwaarden die bij kostprijsberekening worden gebruikt. Het fundamentele element is hier het woord `totaal : totaal variabel ten opzichte van de verkochte eenheden. De totaal variabele kosten zijn de kosten die worden opgelopen wanneer extra producten worden verkocht. Het voorbeeld van de kosten van ruwe grondstoffen ligt voor de hand: per extra verkochte eenheid komt de onderneming voor de kosten te staan van de ruwe grondstoffen van dat product. Er zijn nog meer kosten tot de TVK te rekenen, afhankelijk van de bedrijfsactiviteiten. Als de kosten recht evenredig zijn met het productievolume, gaat het om TVK en moeten we voor een berekening van de throughput deze kosten van de verkoopprijs van het product aftrekken. Zowel producten als ondernemingen kunnen throughput hebben. De throughput van een product is de prijs met aftrek van de totale variabele kosten. De bijdrage van een product aan de throughput van de onderneming is zijn throughput vermenigvuldigd met het aantal verkochte eenheden. Als gevolg daarvan is de throughput van een onderneming de som van de throughput van alle producten. Throughput is de enige van de drie meetwaarden die betrekking heeft op individuele producten. Exploitatiekosten Exploitatiekosten (EK) zijn al het geld dat het systeem uitgeeft om investering in throughput te veranderen. Hierboven is al opgemerkt dat daarbij geen kosten aan producten worden toegekend. Zoals Eliyahu M. Goldratt in zijn boek The Haystack Syndrome (Nederlandse vertaling: Het hooibergsyndroom) zegt: `Onder exploitatiekosten (OE) verstaan we intuïtief al het geld dat we doorlopend in de machine moeten stoppen om de raderen van de machine te laten draaien. Te denken valt aan het salaris van de president-directeur, directe arbeidskosten, huren, afschrijvingen, enzovoort. Omdat TOC geen onderscheid maakt tussen vaste, variabele, indirecte en directe kosten, zijn de EK alle kosten met uitzondering van de totale variabele kosten. Toename en afname van EK wordt van geval tot geval geanalyseerd, waarbij rekening wordt gehouden met het effect op het netto resultaat. Investering Investering (I) is al het geld dat in de onderneming vastzit. De gebouwen, grond, computers, meubelen, machines, vrachtwagens, voorraden (ruwe grondstoffen, goederen in bewerking, gerede producten) en dergelijke worden als investering beschouwd. Op het eerste gezicht lijkt deze classificatie van activa op die van de conventionele accounting, maar in werkelijkheid is er een groot verschil wanneer het om de voorraden van goederen in bewerking en gerede producten gaat. De waarde die aan de voorraden goederen in bewerking en gerede producten wordt toegeschreven, is hun TVK. Dit artikel wil onder meer de `schijnwinsten elimineren die uit het proces van kostentoekenning naar boven komen. Volgens Throughput Accounting hebben we aan de drie meetwaarden genoeg om de brug tussen NW, ROI en de dagelijkse handelingen van managers te slaan. De volgende formules geven die brug weer: Netto Winst = Throughput - Exploitatiekosten Rendement op Investering = (Throughput - Exploitatiekosten)/Investering Met deze drie meetwaarden (T, I en EK) is vast te stellen welk effect een beslissing op het netto resultaat van een onderneming heeft. Elke beslissing die een positief effect op ROI heeft, is een beslissing die de onderneming dichter bij haar doel brengt. Het is niet nodig de NW of ROI voor de hele onderneming te berekenen - een berekening van de margina- 36 AUGUSTUS 2006

3 35_39_artikel_ :24 Pagina 37 le NW en ROI volstaat. Als die positief zijn en als het ROI minstens gelijk is aan een vooraf bepaald ROI, is het een goede beslissing. Goldratt schreef ook: `Bij het beoordelen van een handeling moeten we bedenken dat we niet met slechts één maar met drie meetwaarden werken. Anders kunnen verwoestende handelingen het gevolg zijn. Dat betekent dat het bij de beoordeling uiteindelijk niet om de meetwaarden zelf gaat, maar om de relatie daartussen. Dat is precies wat TA probeert te doen en waarom TA geen kosten aan producten toekent. TA gebruikt de onderlinge relatie van de drie meetwaarden om het effect te beoordelen dat een beslissing op de winstgevendheid van de onderneming zal hebben. We hoeven de kosten van producten niet te berekenen om het effect van een beslissing op de NW en ROI van de onderneming te meten. Laten we nu eens aan de hand van twee eenvoudige voorbeelden demonstreren hoe TA managers kan helpen goede beslissingen te nemen (beslissingen die de winstgevendheid van de onderneming vergroten). Bij de beoordeling gaat het niet om de meetwaarden zelf, maar om de relatie daartussen Voorbeeld A: Plaatselijk efficiency vergroten Laten we eens de situatie van onderneming XYZ analyseren. De vraag naar haar producten is afgenomen, waardoor ze ongebruikte capaciteit in al haar resources heeft en geld begint te verliezen. Bijna alle organisaties hebben zoiets minstens één keer meegemaakt. In zo n situatie staan ondernemingen vaak voor de vraag hoe ze de kosten van sommige van hun producten kunnen reduceren. Daar zit de redenering achter dat de winstgevendheid zal toenemen als een onderneming de kosten per eenheid van sommige producten beperkt. XYZ overweegt duizend dollar te investeren om de efficiency te verhogen van een vestiging waar een groep producten wordt geproduceerd. Daardoor zal ze de directe arbeidskosten in die vestiging kunnen beperken en een werknemer naar een andere vestiging kunnen overplaatsen. Dat wil zeggen: door die investering zal de vestiging haar producten met minder inspanning kunnen vervaardigen en zullen de kosten per product dus omlaag gaan. Laten we aan de hand van TA antwoord geven op de volgende drie vragen: 1. Welk effect zal deze beslissing op de throughput van de onderneming hebben? 2. Welk effect zal deze beslissing op de exploitatiekosten van de onderneming hebben? 3. Welk effect zal deze beslissing op de investering van de onderneming hebben? Effect op de throughput. Omdat deze onderneming al overal ongebruikte capaciteit heeft, zal een toename van de efficiency van één vestiging geen effect op de throughput hebben. Dat geldt ook voor de overplaatsing van een werknemer naar een andere vestiging. De totale throughput van de onderneming zal dus hetzelfde blijven. Dat betekent niet dat de winstgevendheid van de onderneming hetzelfde zal blijven. Vergeet niet dat we alle drie vragen moeten beantwoorden om te weten wat het effect op de winstgevendheid van de onderneming is. De formule van de netto winst is T - EK. Als T niet is veranderd, kunnen we NW nog verhogen door EK te laten afnemen. Dus laten we de tweede vraag beantwoorden. Effect op de exploitatiekosten. Nu moeten we nagaan of we de exploitatiekosten van de onderneming kunnen beperken door de efficiency van deze vestiging te verhogen. Zullen we vanwege deze beslissing iemand ontslaan? Zullen we hierdoor de huur van een van onze gebouwen beperken? Dat soort dingen. In dit geval hebben we niemand ontslagen maar hebben we een werknemer naar een andere vestiging overgeplaatst, waardoor de exploitatiekosten van de onderneming niet worden beperkt. Toch mogen we niet vergeten dat we duizend dollar moeten investeren om tot een toename van de efficiency te komen, zodat de EK omhooggaan met de afschrijving op die investering. Laten we zeggen dat de afschrijving tien procent per jaar bedraagt. Dan gaan de EK met honderd dollar per jaar omhoog. Dit wijst al op een paradoxale situatie: we beperken de kosten van sommige producten en tegelijk gaan de totale kosten voor de onderneming omhoog. Als de throughput hetzelfde zal blijven en de exploitatiekosten met honderd dollar toenemen, zal de jaarlijkse netto winst van XYZ met honderd dollar afnemen. Het verlies van de onderneming zal groter worden. Maar laten we de laatste vraag beantwoorden om te zien wat het effect op de winstgevendheid van de onderneming zal zijn. Effect op de investering. Zal XYZ vanwege deze beslissing een actief (bijvoorbeeld een pakhuis of een machine) kunnen verkopen? Hoewel er door de beslissing meer capaciteit niet wordt gebruikt, kunnen we de capaciteit van de vestiging niet beperken, want we kunnen niet minder dan honderd procent van het actief verkopen. Als dat het geval is, zal de investering van de onderneming met duizend dollar toenemen. AUGUSTUS

4 35_39_artikel_ :24 Pagina 38 Als gevolg van dit alles zal onze netto winst met honderd dollar per jaar dalen en zal onze investering met duizend dollar toenemen. Dit is duidelijk geen goede beslissing. Voorbeeld B: Kosten per eenheid beperken Een andere verbetering die sommige ondernemingen in zo n situatie proberen in te voeren, is de maximale benutting van hun resources, omdat de kosten per eenheid dan dalen. Dat wil zeggen: ze zullen alles produceren wat ze maar kunnen, opdat ze hun productiekosten over zo veel mogelijk eenheden kunnen spreiden. Dat zal de kosten per eenheid vast en zeker beperken, en de capaciteit wordt ook beter benut, maar zal het de winstgevendheid van de onderneming vergroten? Laten we dat met TA nagaan. Effect op de throughput. Als de onderneming meer produceert dan ze kan verkopen, gaat de throughput niet omhoog. Dus blijft T hetzelfde. Effect op de exploitatiekosten. Als XYZ meer produceert dan ze kan verkopen, gaan de exploitatiekosten omhoog doordat de voorraad toeneemt en als gevolg daarvan de opslagkosten omhooggaan. We zien hier dus hetzelfde verschijnsel: de kosten per product gaan omlaag, maar tegelijk gaan de totale kosten voor de onderneming omhoog. Effect op de investering. De investering zal omhooggaan, want om de resources te benutten en de productiekosten over meer producten te spreiden zal de onderneming haar voorraad gerede producten en goederen in bewerking moeten vergroten. T zal hetzelfde blijven, maar EK en I zullen toenemen. Daarom kunnen we zeggen dat deze beslissing de winstgevendheid van de onderneming zal verkleinen, al zijn de kosten per eenheid verlaagd. Dit voorbeeld laat zien dat het toekennen van kosten aan producten vaak tot verkeerde beslissingen leidt. Veel voorkomende misverstanden Na dit elementaire overzicht van het systeem voor management accounting TOC zullen we enkele van de meest voorkomende misverstanden daarover aan de orde stellen. Throughput Accounting is hetzelfde als variabele kostprijsberekening. Bij variabele kostprijsberekening wordt de contributiemarge van producten gemeten. Dat is meestal de prijs met aftrek van directe materiaal- en arbeidskosten. De methode beschouwt alle andere kosten als vast en wordt dus als een managementtool voor de korte termijn gezien. De berekening van de contributiemarge lijkt op de throughputmeting van TOC. Toch is er verschil. TOC geeft niet a priori aan wat in de throughputberekening moet worden verwerkt. TOC zegt alleen dat de throughput de prijs met aftrek van de totale variabele kosten is. Het hangt van de realiteit van de onderneming af wat tot de TVK behoort. Directe materiaalkosten zijn het meest gebruikte voorbeeld, maar in sommige omstandigheden kunnen directe arbeidskosten tot de TVK behoren, bijvoorbeeld wanneer per geproduceerd onderdeel wordt betaald. De grootste verschillen: de variabele kostprijsberekening beschouwt de overige kosten als vast en TA niet, en TA kijkt naar het effect dat een beslissing op de drie globale meetwaarden heeft. Directe kostprijsberekening kijkt niet naar het effect dat een beslissing op de throughput van de onderneming heeft. Throughput is de snelheid waarmee het systeem geld genereert Er is een fysieke beperking. Volgens sommige critici van TA gaat de methode er vanuit dat er een fysieke beperking - een bottleneck - voor elk product is. Dit misverstand komt waarschijnlijk voort uit het feit dat TOC is begonnen als methode om productieschema s te maken en dat de nadruk toen op het identificeren en onderzoeken van bottlenecks lag. TOC heeft zich echter ontwikkeld, en het is een van TOC s elementaire veronderstellingen dat elke onderneming minstens één beperking heeft. Die hoeft niet van fysieke aard te zijn zoals een bottleneck - het kan ook een marketingbeperking zijn, bijvoorbeeld dat er niet genoeg vraag naar de producten van de onderneming is. Fysieke beperking of niet, TA kijkt naar het effect dat een beslissing op de drie globale meetwaarden heeft. De antwoorden op de drie vragen zullen nog steeds laten zien welk effect een beslissing op de winstgevendheid van de onderneming heeft, met of zonder fysieke beperking. Exploitatiekosten zijn vaste kosten. `Volgens deze theorie staan exploitatiekosten los van beslissingen over producten die worden verkocht en klanten die worden bediend; sommige mensen zouden het vaste kosten noemen. Aldus Robert S. Kaplan en Robin Cooper in hun boek Cost Effect (Nederlandse vertaling: Kosten en resultaat). Dit is waarschijnlijk de meest voorkomende kritiek op Throughput Accounting. Dat wil zeggen, veel mensen denken dat het een van de uitgangspunten van TA is dat de meeste kosten vast zijn. Dat maakt deel uit van hetzelfde misverstand als zou TA hetzelfde zijn als variabele kostprijsberekening. 38 AUGUSTUS 2006

5 35_39_artikel_ :24 Pagina 39 TOC gaat er niet vanuit dat exploitatiekosten losstaan van beslissingen over producten die worden verkocht en klanten die worden bediend. Ten eerste gaat, zoals we hebben gezien, TOC er niet vanuit dat de exploitatiekosten vast zijn. Volgens TOC zijn die kosten niet totaal variabel en moeten we bij het nemen van beslissingen kijken of de EK omhoog of omlaag zouden gaan, want beslissingen brengen verandering in kosten. We moeten elke beslissing analyseren door te kijken naar het effect op de drie meetwaarden: throughput, investering en exploitatiekosten. Nogmaals, het is het voornaamste doel van Throughput Accounting om antwoord te geven op alle drie vragen. Als TA er vanuit ging dat de EK vast waren, hoefde er geen antwoord te worden gegeven op de vraag: `Welk effect zal de beslissing op de exploitatiekosten van de onderneming hebben? Goede beslissingen zijn beslissingen die de winstgevendheid van de onderneming vergroten TA is alleen op de korte termijn gericht. Vanwege de misverstanden als zouden TA en kostprijsberekening hetzelfde zijn en als zouden de exploitatiekosten vast zijn, zeggen veel mensen dat TA wel goed is voor beslissingen die op de korte termijn zijn gericht maar niet voor beslissingen die op de lange termijn gericht zijn. TA kan voor beide worden gebruikt. Telkens wanneer we antwoord geven op de drie vragen, stellen we, op zijn minst impliciet, een tijdsbestek voor de analyse vast. Om de methode te gebruiken voor beslissingen die op de lange termijn zijn gericht hoeven we bij het beantwoorden van de drie vragen dus alleen maar een langere tijdhorizon te nemen. Een voorbeeld: welk effect zal deze beslissing op de T, EK en I in de komende vijf jaar hebben? We moeten echter weten waar de onderneming al dan niet de flexibiliteit bezit om het volume en/of de variëteit van producten te laten toenemen. Daar zijn TOC en lean management heel goed in, en geen van beide methoden kennen daarvoor kosten aan producten toe. Een nieuwe naam? Om die misverstanden uit de wereld te helpen kunnen we bijvoorbeeld de naam van de methode veranderen. De naam Throughput Accounting wekt de indruk dat de methode zich alleen op throughput richt en andere belangrijke variabelen buiten beschouwing laat - er dus vanuit gaat dat onkosten vast zijn. Die naam is waarschijnlijk bedacht om de methode van cost accounting (kostprijsberekening) te onderscheiden en te benadrukken dat throughput de belangrijkste weg naar verbetering is. Ik denk dat Three-Questions Accounting (3Q Accounting) een betere naam is, omdat daaruit blijkt dat we de drie vragen moeten beantwoorden om te beoordelen of een beslissing goed is voor een onderneming. En dat is precies wat het management accounting systeem van TOC doet. Thomas Corbett DBA is professor in Management Accounting en Operations Management binnen het MBA-programma van de Business School São Paulo (BSP). Hij is tevens auteur van het boek Throughput Accounting. thomas@tcorbett.com Dit artikel is een vertaling van het artikel Three-Questions Accounting, verschenen in Strategic Finance, april Vertaler: Hugo Kuipers advertentie Online shoppen zonder verzendkosten? Alles voor de financiële professional! Tijdschriften, boeken, software, bases, opleidingen én actuele aanbiedingen. Surf snel naar: KluwerFinancieelManagement.nl/shop AUGUSTUS