Handveste en Beleide. Etiese- en Besigheidsgedragskode

Transcriptie

1 Handveste en Beleide Etiese- en Besigheidsgedragskode TMS International Corporation en sy direkte en indirekte filiale (gesamentlik die Maatskappy ) strewe daarna om hul besigheid volgens die hoogste etiese standaarde te bedryf. Die Maatskappy verwag dat sy werknemers se gedrag en hul besigheidsaktiwiteite te alle tye aan hierdie standaarde voldoen. Werknemers moet eties en eerlik optree in alle handelinge met kliënte, verkopers, verskaffers, leners en ander wat interaksie met die Maatskappy het. Onetiese of oneerlike gedrag sal nie geduld word nie. n Werknemer oortree die Etiese- en Besigheidsgedragskode deur onetiese, oneerlike of onwettige optrede wat skade van enige aard veroorsaak aan die Maatskappy, sy werknemers, kliënte, verkopers, verskaffers leners of enige ander persoon wat interaksie met die Maatskappy het. Oortredings van die Etiese- en Besigheidsgedragskode moet onmiddellik aan een van die volgende beamptes aangemeld word: Hoof Uitvoerende Beampte (HUB), Hoofbestuurder van Grondstowwe en Optimalisering, Hoofbestuurder van Meuldienste of Algemene Regsadviseur. Die Maatskappy sal alle aangemelde oortredings onmiddellik ondersoek en dissiplinêre stappe neem, wat ook afdankings kan insluit, teen enige werknemer wat die Etiese- en Besigheidsgedragskode oortree het. Die aard van die aanmelding sal slegs tot so n mate bekend gemaak word as wat nodig is om te ondersoek en/of om dissiplinêre aksie te neem. Die Maatskappy sal geen weerwraakaksies duld teenoor n werknemer wat ter goedertrou n verdagte oortreding aanmeld of wat ter goedertrou deelneem aan die ondersoek van sodanige oortreding nie. BELEID OP KONFLIK VAN BELANGE Die Maatskappy se besigheidsbedrywighede moet nooit deur sy werknemers se persoonlike belange beïnvloed word of blyk asof dit daardeur beïnvloed word nie. As gevolg hiervan word daar van werknemers verlang om tydens indiensneming, elke jaar en elke keer wanneer n potensiële konflik van belange ontstaan alle situasies, eienaarskap of verhoudings wat n konflik van belange tussen die Maatskappy en die werknemer mag veroorsaak, bekend te maak. n Konflik van belange mag bestaan en moet bekend gemaak word wanneer hierdie situasies, eienaarskap of verhoudings moontlik direk of indirek met die besigheid, besigheidsgeleenthede of besigheidsverhoudings (insluitend verkoper-, verskaffer-, kliënt- en werknemerverhoudings) van die Maatskappy kompeteer of inmeng. Dit is byvoorbeeld n konflik van belange vir n werknemer om:

2 1. Te werk vir of geassosieer te wees met, of om enige dienste of materiale te verskaf aan, of om enige vergoeding te ontvang van enige mededinger van die Maatskappy. 2. Enige finansiële belang (behalwe nominale aandele in publieke korporasies) te hê in enige kliënt, potensiële kliënt, verskaffer of verkoper van die Maatskappy. 3. Te werk vir of geassosieer te wees met, of om enige dienste of materiale te verskaf aan enige kliënt, potensiële kliënt, verskaffer of verkoper van die Maatskappy tensy dit namens die Maatskappy is en in die diens van die Maatskappy. 4. Geskenke, geld, dienste of enigiets van waarde van n mededinger, kliënt, potensiële kliënt, verskaffer of verkoper van die Maatskappy te werf. 5. Enigiets (insluitend geskenke, geld of dienste, sonder enige beperking) van enige waarde van enige mededinger van die Maatskappy te aanvaar. 6. Enigiets (insluitend geskenke, geld of dienste, sonder enige beperking) van meer as nominale waarde van enige kliënt, potensiële kliënt, verskaffer of verkoper van die Maatskappy te aanvaar. 7. Enige eksterne werk, onafhanklike raadgewende- of vrywillige bedrywighede uit te voer wat moontlik kan inmeng of in konflik wees met die werknemer se pligte en verantwoordelikhede teenoor die Maatskappy, ongeag die aard daarvan. 8. Die Maatskappy se naam vir enige eksterne bedrywighede te gebruik. Dit sluit in die borg van sportspanne, ondersteuning van liefdadigheidsorganisasies en/of die bedryf van besigheid met eksterne entiteite. 9. Dien as n beampte of direkteur of om enige vergoeding van n eksterne organisasie te ontvang wat nie n professionele, sosiale, godsdienstige, opvoedkundige, burgerlike of liefdadigheidsorganisasie is nie. Alhoewel hierdie beleid nie verhoed dat werknemers sosiaal verkeer met kliënte, mededingers, verskaffers en verkopers nie, mag werknemers egter nie enige van die voorgenome verbodbepalinge oortree in verband met sodanige sosiale omgang nie. Werknemers moet ook versigtig wees om nie die indruk te skep dat n konflik van belange bestaan nie. Die werknemer se direkte toesighouer moet van die potensiële konflik van belangitems bewus gemaak word wanneer die werknemer daarvan bewus word. Hierdie items sal aan die HUB van die Maatskappy voorgelê word om te besluit of n konflik van belange bestaan. Dit is n voorwaarde van indiensneming dat geen werknemer n konflik van belange met die Maatskappy sal hê tensy die HUB van die

3 Maatskappy in sy uitsluitlike diskresie afstand doen van die konflik van belange nie. Werknemers wat hierdie beleid oortree, sal onderhewig wees aan dissiplinêre stappe, wat afdanking kan insluit. VERTROULIKE INLIGTING n Werknemer kan moontlik toegang hê tot vertroulike en/of eiendomsbesitlike inligting in verband met die Maatskappy se bedrywighede, kliënte en werknemers ongeag van waar die werknemer in die Maatskappy werk. Hierdie vertroulike inligting moet beskerm word en mag nooit aan ander bekend gemaak word gedurende diens met die Maatskappy of nadat diens beëindig is nie, behalwe soos vereis deur die werknemer se werkverantwoordelikhede of deur die wet. Vertroulike en/of eiendomsbesitlike inligting sluit sonder beperking die volgende in: besigheid, vervaardiging, bemarking, wetlike en rekenkundige praktyke, beleide, planne, prosedures, spesifikasies, strategiëe en tegnieke; inligting aangaande die Maatskappy se verdienste, produksievolumes en besigheidsmetodes; navorsing- en ontwikkelingprojekte, -planne en -resultate; die name en adresse van die Maatskappy se werknemers, verskaffers, kliënte en verkopers; kliëntelyste, prysbepaling, krediet- en finansiële inligting; enige ander data of inligting wat verband hou met die besigheid van die Maatskappy wat nie algemeen bekend en geredelik aan die publiek beskikbaar is nie, en handelsgeheime. Enige inligting wat die Maatskappy se besigheid kan beskadig indien dit publieke kennis word of aan n mededinger bekend gemaak word, word as n handelsgeheim beskou. Dit sluit sonder beperking in inligting aangaande die ingenieurswese, vervaardiging, verkope, administrasie of finansiële aspekte van die Maatskappy se besigheid. Vertroulike inligting wat aan erkende owerhede bekend gemaak moet word, kan slegs deur aangewese personeel soos deur die bestuur aangedui, vrygestel word. As n werknemer ooit twyfel oor die vrystelling van vertroulike inligting moet hierdie inligting slegs met gemagtigde persone bespreek word. Onder geen omstandighede mag enige werknemer sulke dokumente of afskrifte daarvan versprei aan persone wat nie voorheen deur die Maatskappy aangewys is as behoorlike ontvangers nie. n Werknemer mag nooit eiendomsbesitlike inligting met persone buite die Maatskappy of met ander werknemers van die Maatskappy in n openbare plek bespreek waar dit moontlik deur ander gehoor kan word nie. Dit is deel van die Maatskappy se etiek om vertroulike inligting te respekteer en die vertroulikheid van rekords word streng toegepas. Enige werknemer wat vertroulike inligting aan ongemagtigde partye bekend maak, sal aan dissiplinêre stappe onderworpe wees wat ook afdanking kan insluit.

4 MAATSKAPPY SE EIENDOM Die Maatskappy se eiendom is n waardevolle bate en duur om te vervang. Alle werknemers moet dit teen diefstal en verlies beskerm. Die Maatskappy se eiendom sluit sonder beperking rekenaars, skryfbehoeftes, kopiëerders, voorrade en possëels in. Dit is slegs vir Maatskappybesigheid bedoel en mag nie vir persoonlike doeleindes gebruik word nie. Beperkte persoonlike gebruik van rekenaars word egter toegelaat indien dit tot n minimum beperk word en geensins met die besigheid van die Maatskappy inmeng nie. Verwys na die Maatskappy se Elektroniese-Stelselsbeleid. Geen van die Maatskappy se eiendom mag van die kantoor af verwyder word tensy dit vir besigheidsdoeleindes benodig word nie. Indien dit nodig is om die Maatskappy se eiendom buite die kantoor vir die Maatskappy se besigheidsdoeleindes te gebruik, sal die werknemer verantwoordelik wees vir die veilige bewaring en terugkeer van sulke eiendom. NAKOMING VAN WETTE Regeringsondersoeke/-regsgedinge: Geen persoon mag enige rekord, dokument of tasbare voorwerp wetenlik vernietig, wysig, beskadig, wegsteek, verdoesel, vervals of n valse inskrywing daaroor maak met die bedoeling om enige VSAregeringsondersoek of administratiewe prosedure deur enige VSA-departement of agentskap of enige bankrotskap wat beoog word of oorgegee is te belemmer of beïnvloed nie. Enige werknemer wat n dagvaardiging ontvang of bewus word van n dagvaardiging, voorgenome of bestaande regsgeding of regeringsondersoek moet onmiddellik die regsdepartement kontak. Werknemers sal alle rekords (dokumente, e-posse, elektroniese data, stemboodskappe ens.) in hul besit of beheer wat moontlik benodig kan wees om te reageer op die dagvaardiging, of wat van toepassing mag wees op die ondersoek, behou en bewaar soos aangewys deur die regsdepartement. As n riglyn uitgereik is om rekords te behou, mag werknemers geen relevante rekords in hul besit of beheer vernietig nie en ook die vernietigingsiklus van rekords wat onderhewig is aan outomatiese vernietiging volgens rekordbehoudingsbeleide stopsit. Navrae in verband met die reaktiwiteit van n rekord tot n dagvaardiging of die relevansie daarvan tot n ondersoek of regsgeding, of die toepaslike bewaring van sekere rekords, moet aan die regsdepartement gerig word. Openhartigheid met bestuur en ouditeure; rekenkundige beheermaatreëls: Die Maatskappy se bestuur moet te alle tye ingelig word oor aangeleenthede wat asjsensitief beskou mag word om die Maatskappy se reputasie te beskerm. Die wegsteek van inligting mag beskou word as n boodskap dat Maatskappybeleide en -reëls geïgnoreeer kan word en sulke gedrag sal nie geduld word nie. Dienooreenkomstig sal daar volledige kommunikasie met die Maatskappy se bestuur wees en sal daar ook geen inligting van die onafhanklike ouditeure weggesteek word nie.

5 Dit is die Maatskappy se beleid om n akkurate en effektiewe stelsel van interne rekenkundige maatrëels te onderhou. Die volgende beginsels sal die rekenkundige hantering van alle bates en betalings van die Maatskappy beheer: Daar sal geen fonds, bate of betaling wees wat nie aangeteken is nie. Geen inskrywing sal in die rekeninge of rekords gemaak word wat vals is of nie volledige gedokumenteer is nie. Geen betaling sal gemaak of gemagtig word met die kennis of veronderstelling dat die doel of uitwerking daarvan verkeerdelik in die ondersteunende dokumentêre rekords beskryf is nie. Gelyke Indiensneming: Die Maatskappy verskaf gelyke werksgeleenthede aan alle werknemers en werkaansoekers sonder inagneming van ras, kleur, godsdiens, geslag, land van oorsprong, ouderdom, gestremdheid, geloofsoortuiging, burgerskap, seksuele oriëntasie, huwelikstatus, militêre status, veteraanstatus of enige ander beskermde status volgens die toepaslike plaaslike wette. Hierdie beleid is van toepassing op alle indiensnemingsbepalings en voorwaardes wat sonder beperking die indiensneming, plasing, bevordering, afdanking, personeelvermindering, terugroep, oorplasing, verlof, salarisse en opleiding insluit. Die Maatskappy verbied uitdruklik enige vorm van onwettige diskriminasie teenoor werknemers op grond van ras, kleur, godsdiens, geslag, land van oorsprong, ouderdom, bestremdheid, status as n Viëtnam- of spesiale gestremde veteraan, of status in enige groep wat deur nasionale, federale of plaaslike wette beskerm word. Die Werknemerhandboek moet geraadpleeg word vir meer inligting oor die Maatskappy se Gelyke Indiensnemingbeleid. Dwelm- en Alkoholvrye werkplek: Die onwettige of onbehoorlike teenwoordigheid of gebruik van beheerde stowwe en/of alkohol word streng in die werkplek verbied. Die vervaardiging, verspreiding, besit, gebruik van alkohol of beheerde stowwe deur werknemers, in die werkplek of terwyl besig is met werkverpligtinge, is verbode. Spesifieke beleide aangaande verwagtinge vir n dwelm- en alkoholvrye werkplek word beskryf in die Maatskappy se Middelmisbruikbeleid wat vir verdere inligting geraadpleeg moet word. Omgewingswette: Die Maatskappy onderhou n Omgewingsbeleid. Die Maatskappy is van voorneme om aan alle omgewingswette en regulasies te voldoen. Werknemers moet die wet nakom wanneer enige besluite aangaande afvalverwydering of ander omgewingsensitiewe dienste geneem word. Behoorlike navrae moet gedoen word oor die agtergrond, integriteit en finansiële verantwoordelikheid van alle kontrakteurs of persone wat sulke dienste lewer om redelike sekerheid van nakoming van omgewingswette en regulasies te verseker.

6 Sekuriteitbedrog: Geen persoon mag wetens n skema of skelm plan uitvoer of probeer uitvoer om enige persoon oor die aandele van die Maatskappy te bedrieg of om onder vals of bedrieglike voorwendsels, vertoë of beloftes enige geld of eiendom in verband met die koop of verkoop van enige aandeel van die Maatskappy te bekom nie. Handel met Voorkennis: Die Maatskappy onderhou n Handel met Voorkennisbeleid. Die wet verbied n persoon om aandele van n publieke maatskappy te koop of verkoop wanneer daardie persoon in besit is van wesenlike nie-publieke inligting. Sulke gedrag word handel met voorkennis genoem. Die oordra van sulke inligting aan iemand wat aandele mag koop of verkoop, wat n wenk genoem word, is ook onwettig. Die verbod is van toepassing op aandele van ander maatskappye indien jy bewus word van wesenlike nie-publieke inligting oor ander maatskappye soos Onex Corporation of enige van sy bedrywende maatskappye terwyl jy jou pligte vir die Maatskappy nakom. Inligting is wesenlik as (a) daar n aansienlike waarskynlikheid is dat n redelike belegger die inligting belangrik sal vind om te besluit om n aandeel te koop of verkoop; of (b) as die inligting die markprys van n maatskappy se aandele sou beïnvloed indien dit openbaar gemaak sou word. Moet geen nie-publieke inligting aan enigiemand, selfs mede-werkers, bekend maak nie tensy die persoon wat die inligting ontvang n wettige rede het om van die inligting bewus te wees om die Maatskappy se besigheid uit te voer. As daar enige navraag is of die inligting aangaande die Maatskappy of n ander maatskappy met wie die Maatskappy handel wesenlik is of genoegsaam aan die publiek bekend gemaak is, moet daar na die handel met voorkennis-beleid verwys word en indien daar steeds onsekerheid is moet die Regsdepartement gekontak word. Elektroniese Stelsels-beleid: Die Maatskappy onderhou elektroniese pos, stempos, Internet en ander elektroniese kommunikasie- en inligtingstelsels ( elektroniese stelsels ) vir besigheidsgebruik deur werknemers van die Maatskappy. Hierdie elektroniese stelsels is die eiendom van die Maatskappy en word verskaf vir amptelike wettige besigheidsdoeleindes. Enige persoonlike gebruik van die Maatskappy se elektroniese stelsels moet tot n minimum beperk word en mag in geen geval met die Maatskappy se besigheid inmeng nie. Die Elektroniese Stelsels mag onder andere nie gebruik word om n eie besigheid te begin of beheer nie, om aanstootlike of neerhalende materiaal te versend of om sulke materiaal van die Internet af te laai nie. Die elektroniese stelsels mag ook nie gebruik word op enige manier wat moontlik vertolk kan word as teistering of verkleinering van andere en/of op enige manier wat ontwrigtend of aanstootlik vir andere is nie. Enige kommunikasie wat onbehoorlik, diskriminerend, lasterlik of andersins onvanpas of onprofessioneel is, insluitend kommunikasies wat die Maatskappy se Gelyke Indiensneminghandboek oortree, word streng verbied. Die Werknemerhandleiding moet geraadpleeg word vir meer inligting in verband met die Maatskappy se Elektroniese Stelsels-beleid.

7 Politieke Bydrae: Betalings uit Maatskappyfondse aan enige politieke party, kandidaat of veldtog, die donasie van die Maatskappy se eiendom en/of die gebruik van die Maatskappy se naam ter ondersteuning van politieke sake word verbied, behalwe deur die TMS International Politieke Aksie-komitee. Steunwerwingsaktiwiteite: Wette van sekere jurisdiksies vereis die registrasie en aanmelding van enige persoon wat by steunwerwingsaktiwiteite betrokke is. In die algemeen sluit steunwerwing die volgende in: (1) kommunikasie met enige lid of werknemer van n wetgewende tak van die regering met die doel om wetgewing of regeringsbeleid te beïnvloed; (2) kommunikasie met sekere regeringsamptenare met die doel om regeringsaksie te beïnvloed; of (3) betrokkenheid by die navorsing of ander aktiwiteite om sulke kommunikasie voor te berei of te ondersteun. Die Regsdepartement moet in kennis gestel word voordat jy betrokke raak in enige aktiwiteit namens die Maatskappy wat as steunwerwing beskou kan word. Antitrust Wette: Besigheidsaktiwiteite moet uitgevoer word volgens toepaslike antitrust- en kompetisiewette. Party van die mees ernstige oortredings is ooreenkomste tussen mededingers wat onafhanklike oordeel beperk en wat handel inkort, soos ooreenkomste om tenders of tariewe vas te stel of om n mark vir kliënte, gebiede, produkte of aankope te verdeel. Enige kommunikasie met n mededinger se verteenwoordiger, hoe onskuldig dit op daardie tydstip mag voorkom, kan later aan wetlike ondersoeke onderhewig wees en die basis vir aantygings van onbehoorlike of onwettige gedrag vorm. Werknemers moet situasies vermy wat later beskou kan word as n onwettige ooreenkoms. Handelsorganisasies kan antitrustkommer skep deur mededingers bymekaar te bring, selfs al het sulke groepe wettige doelwitte. Die uitruil van sensitiewe inligting met mededingers oor onderwerpe soos tariewe of faktureringspraktyke kan potensieel antitrust- en kompetisiewetgewing oortree. Werknemers wat n vergadering bywoon waar potensieel kompetisie-sensitiewe onderwerpe bespreek word sonder die oorsig van n antitrustprokureur moet beswaar aanteken, die vergadering verlaat en onmiddellik die Regsdapartement in kennis stel. BILLIKE HANDEL Daar word van alle werknemers verwag om sterk te kompeteer in besigheidshandelinge namens die Maatskappy maar hulle moet steeds billik handel met ander werknemers en die Maatskappy se beleggers, diensverskaffers, verskaffers en mededingers. Werknemers mag nie onregverdig voordeel trek deur die manipulering, wegsteek of misbruik van bevoorregte inligting, die wanvoorstelling van wesenlike feite of enige ander onbillike handelingspraktyk nie. Aankoopbesluite moet slegs gemaak word volgens grondige besigheidsbeginsels en volgens etiese besigheidspraktyke. Werknemers moet nooit poog om n ander party te oortuig om n kontrak te verbreek om n transaksie met die Maatskappy aan te gaan nie.

8 BESIGHEIDSGELEENTHEID Al die Maatskappy se werknemers het n verpligting om die Maatskappy se belange te bevorder wanneer daar n geleentheid daarvoor is. Indien n uitvoerende beampte of direkteur van die Maatskappy n besigheidsgeleentheid wil nastreef wat in die Maatskappy se besigheidsveld is en wat ontdek of voorgestel is deur die gebruik van die Maatskappy se korporatiewe eiendom, inligting of as gevolg van sy of haar posisie in die Maatskappy moet hy of sy eers die besigheidsgeleentheid volledig aan die Maatskappy se Direksie voorlê. Indien die Maatskappy se Direksie besluit om nie die besigheidsgeleentheid na te volg nie kan die uitvoerende beampte of direkteur die besigheidsgeleentheid in sy of haar persoonlike hoedanigheid navolg met dieselfde bepalings en voorwaardes soos oorspronklik voorgestel en in ooreenstemming met die etiese riglyne wat in hierdie Kode uiteengesit is. Alle ander werknemers wat n besigheidsgeleentheid wil nastreef wat ontdek of voorgestel is deur die gebruik van korporatiewe eiendom, inligting of as gevolg van sy of haar posisie in die Maatskappy moet eers die bepalings en voorwaardes van die besigheidsgeleentheid volledig aan sy of haar onmiddellike bestuurder bekend maak. Die onmiddellike bestuurder sal die Algemene Raad en die toepaslike bestuurpersoneel kontak om vas te stel of die Maatskappy die besigheidsgeleentheid wil navolg. Indien die Maatskappy afstand doen van sy reg om die besigheidsgeleentheid na te volg kan die werknemer die besigheidsgeleentheid in sy of haar persoonlike kapasiteit navolg met dieselfde bepalings en voorwaardes soos oorspronklik voorgestel en in ooreenstemming met die ander etiese riglyne wat in hierdie Kode uiteengesit is. Geen werknemer mag korporatiewe eiendom, inligting of sy of haar posisie in die Maatskappy vir persoonlike gewin gebruik of met die Maatskappy kompeteer nie. NAKOMING VAN HIERDIE KODE; BESKERMING VAN FLUITJIEBLASERS Die Maatskappy is verbind tot wettige en etiese gedrag in al sy aktiwiteite en vereis dat sy werknemers se gedrag voldoen aan hierdie Etiese- en Besigheidsgedragskode en alle toepaslike wette en regulasies. Die Maatskappy verbied streng enige weerwraak teenoor enige werknemer wat ter goedertrou hulp soek of n bekende of verdagte oortreding van hierdie Etiese- en Besigheidsgedragskode aanmeld. Die Maatskappy onderhou n Fluitjieblaserbeleid wat prosedures beskryf vir die ontvang, behoud en hantering van klagtes of bekommernisse wat deur die Maatskappy ontvang word kragtens hierdie Etiese- in Besigheidsgedragskode en rekenkundige, interne rekenkundige beheermaatreëls of ouditaangeleenthede. Die Werknemerhandboek moet geraadpleeg word vir meer inligting oor die Maatskappy sie Fluitjieblaserbeleid. Die Maatskappy onderhou ook n Anti-korrupsie- en Omkoperywetbeleid om inligting aan alle werknemers, kontrakteurs en agente te verskaf oor die buitelandse omkoperywet en oor fluitjieblaserbeskermings wat vir enigiemand beskikbaar is wat

9 n oortreding van die buitelandse omkoperywet beweer. Die Werknemerhandboek moet geraadpleeg word vir meer inligting oor die Maatskappy se Anti-korrupsie- en Omkoperywetbeleid.