Master in Efficiënt Vergaderen

Transcriptie

1 Master in Efficiënt Vergaderen Deze voortgezette training helpt je een kwaliteitssprong in je effectiviteit als deelnemer en voorzitter van vergaderprocessen te maken. Het gaat in deze training om "hogere vergaderkunde". Efficiënt vergaderen is doel voor elke prestatiegerichte organisatie: in zo kort mogelijke tijd in teamverband (afdeling, MT, projectteam, directieraad) goede en duurzame beslissingen nemen. We richten ons op vergaderingen waarin beleidsvragen veranderingen, projecten, programma's, bedrijfsvoering de (complexe) gespreksonderwerpen zijn. Dat vraagt om inbreng van verschillende (en soms tegenstrijdige) gezichtspunten, van alle relevante informatie, alternatieve oplossingen, de daarachter liggende aannames, en om het gezamenlijk doorrekenen van hun gevolgen, voor- en nadelen. In een goede vergadering op hogere nivo's wordt synergie gecreëerd, soms noodgedwongen zonder voorbereidingstijd. "Open en informed choices" worden gerealiseerd. Je persoonlijke invloed in (grote en kleine) vergaderingen staat centraal. Voorzitten krijgt veel aandacht. Je brengt praktijksituaties in waar je uitdagingen ziet. Wij brengen aanvullend exemplarische vergadersituaties uit de praktijk in. Aandacht wordt o.a. besteed aan proceswaarneming en -sturing, de opbouw van argumentaties, omgaan met tegenstellingen, voorkomen van fricties, inrichting en verloop van de besluitvorming, groupthink, non-interventiedrag, verborgen agenda's, het herkennen van bureaucratisch vergaderen, van meer-van-hetzelfde oplossingen, de perceptie van risico's, besluitvorming, veel voorkomende lastige vergadersituaties, en de vergaderlogistiek. Hoofddoelen 1. Een forse sprong vooruit realiseren in persoonlijke effectiviteit en invloed in vergaderingen en besprekingen op de hogere organisatienivo's; 2. Het verhogen van het inzicht in het interactief procesverloop van vergaderingen; 3. Het je eigen maken van de technische handvatten en interventies die voor efficiënt vergaderen op dit nivo noodzakelijk zijn. Praktijk en perspectief Vergaderingen zijn een uitermate belangrijk instrument om in een organisatie toegevoegde waarde te realiseren. In grote en kleine, formele en informele vergaderingen komen we bij elkaar om verschillende visies en ideeen uit te wisselen en te onderzoeken. In een zakelijke werkcultuur wil je dat vergaderingen oplossingen brengen die beter zijn dan de oplossingen die ieder individueel kan bedenken (een meerwaarde van vergaderen). Om efficient te kunnen vergaderen moeten bureaucratische rituelen worden herkend en gesaneerd. Men heeft ervaren dat vergaderoutput mede afhankelijk is van de kwaliteit van de input en voorzitter en deelnemers organiseren daarop

2 (systeembenadering). Het gaat er om in relatief korte tijd veel resultaat te halen. Efficiënt vergaderen mag niet ten koste gaan van de kwaliteit: besluiten die onvoldoende zijn verkend en niet duurzaam zijn, wekken slechts de schijn van efficient vergaderen. Efficient vergaderen maakt in de eerste plaats de noodzakelijke ruimte vrij voor de realisatie van kwalitatieve en duurzame besluiten. Hoe hoger je in een organisatie komt hoe meer je in staat moet zijn onvoorbereid en efficiënt te vergaderen. Dan moeten vergaderdeelnemers in staat zijn om hun deskundige bijdragen, visies en voorstellen authentiek, compact en direct in te brengen. Vergaderdeelnemers ondersteunen elkaar daarin zakelijk. Uit de uitwisseling van verschillende ideeen kan men ter plekke samen nieuwe inzichten ontwikkelen. Goed vergaderen is primair gericht op synergie, niet op het tellen van voor- en tegenstanders van ingebrachte voorstellen. Dat vraagt o.a. constructief meerzijdig collegiaal overleg en goed kunnen omgaan de veelheid aan dimensies van waaruit een vraagstuk beoordeeld kan worden. Het (ook met gevoel) waarnemen van het vergaderproces is belangrijk. Voorspelbare vergaderfenomenen worden herkend, bijvoorbeeld rond de opbouw van argumentaties, groepsspanningen, partijvorming, afglijden naar fricties, inrichting en verloop van de besluitvorming, non-interventiedrag, "spellen" die gespeeld worden, verborgen agenda's, groupthink, etcetera. Daarop worden door elke vergaderdeelnemer interventies gepleegd om het proces gezamenlijk bij te sturen. Ingeslepen (bureaucratische) normen over vergadereffectiviteit, rollen, voorbereiding, verslaglegging etcetera worden ter discussie gesteld om een kwaliteitssprong mogelijk te maken. Regelmatig voorkomende "lastige situaties" of "lastige personen" worden constructief tegemoet getreden met effectief direct gedag. Hoe vaardiger je bent en hoe meer inzicht je hebt verworven, hoe meer je plezier je krijgt in deze belangrijke werkvorm. Efficient vergaderen is dan een uitdaging waar met constructieve spanning naar uit wordt gekeken en dat telkens weer aanleiding geeft tot reflectie op collectieve en persoonlijke verbeteringen. Deze opleiding is ook bijzonder geschikt voor degenen die gevraagd worden effectieve en efficiente vergaderingen te leiden, bijvoorbeeld als projectmanager, coördinator, regisseur, afdelingshoofd, voorzitter van een managementteam. En die hun vaardigheden op dit terrein op een hoger nivo willen/moeten brengen. Resultaatgebieden Primair wordt gewerkt aan de hand van de wensen en vragen die de deelnemers inbrengen. Daarnaast zijn voor deze training een aantal leerdoelen en leertrajecten opgezet binnen resultaatgebieden als: - om welk managementhandelen vraagt de systeembenadering tot efficient vergaderen (input-throughput-output) - hoe merk ik mijn eigen valkuilen in vergaderingen op en stuur ik daarop sneller bij - welke vorm van vergaderen vraagt onze organisatie-cultuur en wat is daarin (niet) effectief/efficient - door welke ideeen laat ik mij in de praktijk leiden bij deelname aan of het leiden van een vergadering - hoe krijg ik in bepaalde situaties meer persoonlijke invloed in vergaderingen - hoe kan ik als deelnemer helpen noodzakelijke fasen van groepsontwikkeling /-relaties te bereiken - vergaderen op eerste orde nivo (unilateraal beinvloeden) en hoger (tweede orde) nivo (multilateraal beinvloeden) - hoe stimuleer ik interactief onderzoek van argumentaties, causale verbanden, aannames, onduidelijkheden - hoe zorg ik dat mijn voorstellen begrepen worden en vervolgens besproken worden - hoe ga ik constructief om met bewust of onbewust onvolkomen gedrag van collega's in een vergadering - hoe reageer ik constructief op kritiek vanuit zakelijk en/of persoonlijk perspectief copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 2

3 - hoe werken psychologische fenomenen, riskperceptie, groupthink, non-interventiegedrag door in vergaderingen - actief opzoeken en uitwerken van meer-dimensionale gezichtspunten - hoe ont-dek en doorbreek je met elkaar burocratische vergadernormen - hoe herken ik de "games people play" in vergaderingen en hoe blijf ik daar buiten - hoe krijg ik (nog) meer voeling voor (groeps-)proces en procesritmiek - wat zijn vaak voorkomende probleemsituaties en hoe intervenieer ik dan direct en constructief - welke dilemma's komen we tegen bij besluitvorming - hoe verhoog ik mijn frustratietolerantie bij spanningen en proces hick-ups - hoe vergaderen/onderhandelen we als sprake is van deels gelijke deels ongelijke belangen van deelnemers - verhogen van je zelf lerend vermogen tot meer persoonlijke vergadereffectiviteit Competenties * Efficiënt Vergaderen * Luisteren-Waarnemen Proces * Inlevingsvermogen - Empatie * Overwicht * Oordeelsvorming * Besluitvaardigheid * Overtuigingskracht * Organisatiesensitiviteit * Samenwerken * Constructief Confronteren * Stressbestendigheid * Zelfkennis Opleidingstraject Het opleidingstraject bestaat uit drie fasen: 1. Individuele Warming-up en Voorbereiding 2. Een training: blok 1: 1 dag, blok 2: 2 dagen aaneen gesloten in een conferentie-oord 3. Nazorg/Persoonlijke advisering/coaching bij verdere implementatie: 3 maanden 1. Individuele warming up en intake-leercontract Enige weken voor aanvang je een self-assesment in combinatie met discussie- en reviewvragen. De self-assessment biedt extra mogelijkheid na te gaan hoe je als persoon met je kennis, competenties en vaardigheden in vergaderingen staat. De review- en discussievragen helpen je vooraf te refecteren op opleidingsvragen. Er is voorafgaand aan de training een eerste contact tussen trainer(s) en deelnemer over zijn/haar persoonlijke leerdoelen (intake). 2. Een training van twee dagen aaneengesloten in een conferentie-oord Deze training duurt in totaal 2 dagen (5 dagdelen). Het eerste blok is twee dagen aaneengesloten in een conferentie-oord. Het tweede blok een dag (ochtend en middag). Primair vertrekpunt zijn de vragen die ieder persoonlijk inbrengt en de daaraan te verbinden leertrajecten. Het trainingstraject volgt tevens de procesgang van een vergadering. Er wordt steeds stil gestaan bij de exemplarische copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 3

4 kernsituaties waarin je in de praktijk op dit nivo moet kunnen functioneren. Steeds worden vragen en dilemma's verkend, praktische handvatten aangereikt, en keuzes zichtbaar gemaakt. Er wordt zoveel mogelijk geoefend zowel in de rol van voorzitter als deelnemer zodat je je de noodzakelijke vaardigheden en attitude eigen kunt maken. Daarom ook worden conceptuele zaken deels vooraf aangedragen: daarmee winnen we tijd. Er kan worden geoefend met praktijk- (en probleem-)situaties van de deelnemers. Daarnaast brengen wij realistische vergadersituaties in die deelnemers in hun werkpraktijk herkennen. Oefenen doe je vooral "als jezelf": wij kijken naar je gedragskeuzes en naar de effecten daarvan. Wij doen in principe niet aan "rollen spelen": bij ons moet je jezelf zijn, net als in je werkpraktijk. Je doelkeuzes moeten de jouwe zijn en het gedrag dat je vervolgens zelf inzet is een gevolg. Dat vergroot de leereffectiviteit aanzienlijk. Video-replay is beschikbaar en wordt indien dit didactisch waarde toevoegt ingezet. 3. Nazorg/Persoonlijke advisering bij implementatie: 3 maanden Gedurende 3 maanden na de training kun je bij je verdere implementatie gebruik maken van (on-line) coaching, persoonlijke advisering op afstand door de docenten/trainers. Doelgroep Projectleiders, managers, (beleids-)medewerkers, stafmedewerkers, coördinatoren die functioneren op academisch of HBO-nivo. Vereist voortraject Wij stellen als voorwaarde dat je (ooit) een basisopleiding hebt gevolgd in gespreksvoering en vergadertechniek. En ruime ervaring hebt opgedaan met vergaderen, en ervaring hebt als voorzitter. Docent(-en) met ruime praktijkervaring De docenten hebben zeer ruime ervaring met (deelnemen en leiden van) vergaderingen op de hogere en hoogste nivo's van een organisatie. En er is eveneens grote ervaring met het uitvoeren van vaardigheidstrainingen. In een fors aantal organisaties verbeterden wij de vergaderefficiency en vergadersystemen van managementteams. Cursusmateriaal met praktijkhandvatten Wij hebben eigen cursusmateriaal dat bestaat uit praktijkhandvatten die vanuit de positie van de vergaderdeelnemer en voorzitter zijn ontwikkeld. Het is naslagwerk voor deze praktijk. Uitvoeringsdata 2010 Voorjaar blok 1: 21 mei - blok 2: 18,19 mei Najaar blok 1: 2 september - blok 2: 16,17 september copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 4

5 Inschrijven Inschrijven doe je via onze website: Vul daar het inschrijfformulier in, print dit uit en stuur dit ondertekend per fax of per post aan ons toe. Wij zullen dan de ontvangst per bevestigen. Kosten De kosten van dit opleidingstraject bedragen: 1.950,-, excl. kosten conferentie-oord. De locatie-, verzorgings-, en overnachtingskosten verschillen per conferentie-oord en worden apart in rekening gebracht. copyright 2009 CoreReflect BV 5