Synformatief. Syntess Atrium. Syntess Atrium Praktijkgerichte software met financiële integratie voor het installatiebedrijf. In dit nummer: Agenda

Transcriptie

1 Synformatief E D I T I E V O O R J A A R C V E N L O O D G I E T E R E L E K T R O T E C H N I E K K O E L T E C H N I E K B E V E I L I G I N G S A N I T A I R In dit nummer: Praktijkgerichte software met financiële integratie voor het installatiebedrijf Praktijkgerichte software met financiële integratie voor het installatiebedrijf In de schijnwerpers: Viveen Elektro-Installatieburo Een klant van het eerste uur! Dashboard Software Klantenportal In schema weergegeven Agenda Installatie Vakbeurs Dé vakbeurs voor de installatie en sanitairbranche Evenementenhal Hardenberg 10 t/m 12 september 2013 Een uitgave van Syntess Software BV T Volg ons op Twitter voor de meest recente Het is alweer maart en de zon laat voor het eerst haar warmte voelen. Een mooi moment voor het eerste Synformatief Installatie van Na een lange winterperiode waarin CV monteurs veel werk hebben verricht komen nu installaties van zonnepanelen en airconditioning weer in beeld. Zonnig weer maakt mensen vrolijk gestemd en dat is goed voor het consumentenvertrouwen. Een mooi voorjaar kan daar zeker aan bijdragen. De afgelopen winterperiode hebben wij hard gewerkt aan tal van zaken die voor het installatiebedrijf van belang zijn. Zo is een start gemaakt met een klantenportal dat uw klanten en opdrachtgevers via internet informatie biedt over facturen, werkbonnen en daarmee samenhangende zaken. Van belang ook voor opdrachtgevers zoals woningbouwverenigingen die online informatie behoeven over uitgevoerde werkzaamheden. Ook is een start gemaakt met internetplannen, waarbij uw klant via internet zelf een afspraak kan inplannen. Uiteraard kunt u ook een planning maken waarbij de ontvanger de mogelijkheid heeft een aanpassing te doen. Grote besparingen op uw interne organisatie zijn denkbaar. Verder in dit Synformatief een interview met Viveen Elektro-Installatieburo uit Arkel, op steenworp afstand van onze standplaats Gorinchem. Viveen behoort tot onze oudste klanten, maar neemt daarin een moderne positie in als gebruiker van Professional. Syntess Software is producent van het programma. Onze doelstelling en inzet is erop gericht u over branchegerichte software te laten beschikken met de hoogst mogelijke vorm van integratie en serviceverlening. is ontwikkeld voor de bouw- en installatiebranche. Ook voor installatiebedrijven op nautisch gebied bieden we oplossingen.

2 Viveen Elektro-Installatieburo Een klant van het eerste uur! Al ruim 60 jaar een begrip in alles dat te maken heeft met stroom en spanning in de breedste zin van het woord I N D E S C H I J N W E R P E R S v.l.n.r. Pieter Kros en Gerard van Dijk Naast het dorpje Arkel bevindt zich een enorm bedrijventerrein. De laatste keer dat we Viveen Elektro-Installatieburo voor een interview bezochten was in In dat jaar, zo blijkt uit een gedateerd artikel in een zeer oude nieuwskrant, bestond Viveen 40 jaar en werkten er ongeveer 35 medewerkers. Viveen is vandaag de dag een organisatie met 50 medewerkers. Viveen richt zich op projectmatig werk, regiewerk en een servicetak die op dit moment verder wordt uitgebreid. Ondanks dat het in de bouwwereld niet goed gaat, handhaaft het Arkelse bedrijf haar positie. Viveen is een elektrotechnisch bedrijf pur sang met als specialisaties o.a. installatie van laadpalen, zonnepanelen en recentelijk is mechanische ventilatie weer opgepakt. Viveen beschikt over een breed werkgebied. Dit loopt uiteen van het aanleggen van een stopcontact in een aanbouw bij een particulier tot en met een appartementencomplex van 250 woningen met parkeerkelders met parkeersystemen, oproep- en videosystemen. De verhouding is 70 procent seriematig werk en 30 procent wordt besteed aan storingen, klein regiewerk en renovaties. Of zoals mededirecteur Pieter Kros het benoemd alles dat te maken heeft met stroom en spanning in de breedste zin van het woord. Werkgebied Het werkgebied van Viveen Elektro-Installatieburo betreft een cirkel van ongeveer 80 km rond Arkel. Naast een belangrijke positie in de directe omgeving beschikt Viveen over veel vaste opdrachtgevers waardoor zij bijvoorbeeld ook projecten in Amsterdam onderhanden hebben. Op onze vraag hoe Viveen acquisitie pleegt, meldt Gerard van Dijk, directeur van Viveen, dat er na het uitbrengen van een offerte intensiever contact met de opdrachtgever gehouden moet worden. De prijzen staan bovendien sterk onder druk. Hij wordt aangevuld door compagnon Pieter Kros die benadrukt dat doen wat je zegt en nakomen wat je beloofd één van de belangrijkste succesfactoren voor Viveen is. Je moet echter wel met bodemprijzen meekunnen alvorens je je toegevoegde waarde kunt inzetten, aldus Pieter.

3 Het bedrijfspand van Viveen in Arkel Syntess Classic In de jaren tachtig was Viveen al erg vooruitstrevend en voor hen was één ding echt belangrijk: alle functionaliteit in een softwarepakket waar meerdere medewerkers mee konden werken zonder dubbele invoer. Syntess Software zelf, voortgekomen uit een installatiebedrijf, beschikte in 1989 over een geïntegreerd softwarepakket voor de installatiebranche, Syntess Classic genaamd en afgestemd op het DOS-platform. De integrale opzet van Syntess Classic, een alles-in-1 pakket voor de installatiebranche, was voor Viveen doorslaggevend bij hun keuze. Pas jaren later werd Syntess Classic uitgebracht als Syntess Prisma waar Viveen tot het jaar 2010 mee werkzaam was. Papierwinkel Computers en netwerken waren in de jaren tachtig veel duurder dan softwarepakketten. Als vooruitstrevend bedrijf kocht Viveen als een van de eerste bedrijven een faxapparaat voor gulden, iets dat we anno 2013 nauwelijks nog begrijpen. In 1988 ging men bij bestaande leveranciers kijken naar branchegerichte software. Het bestaande systeem dat in gebruik was betrof een Wang computer en men had alleen een oplossing voor facturen, debiteuren en crediteuren. De papierwinkel bleef echter groot en op televisie klonk het regelmatig koop een computer en bespaar papier. In die tijd deed de huidige PC zijn intrede en kwam er functionaliteit beschikbaar om met meerdere computers in een netwerk te kunnen werken. Gerard van Dijk vertelt met een glimlach over die periode. Op de ene computer werden zaken ingevoerd, maar de andere medewerkers konden daar weer geen gebruik van maken. De overstap naar Atrium heeft gezorgd voor een positieve swung onder het personeel In 2010 werd overgestapt naar het huidige pakket Professional. Als key-user werd Ilze Hiddink aangesteld, die ook al betrokken was bij de invoering van Syntess Classic in Met veel energie trok zij de kar voor de overstap. Alle data uit Syntess Prisma werd mee geconverteerd tijdens de implementatie van, die voorspoedig verliep maar wel veel tijd vergde. Gerard van Dijk vertelt dat het moment van overstappen tevens een goed moment was om alle processen weer eens opnieuw tegen het licht te houden en zo mogelijk verbeteringen door te voeren. Daarin werd het personeel nauw betrokken en ging iedereen gemotiveerd van start. De keuze om over te stappen naar was tweeledig. Allereerst waren in de loop der tijd allerhande programma s (zoals MS-Excel) in gebruik geraakt doordat Syntess Prisma niet aansloot bij moderne, op Windows gebaseerde, besturingssystemen. Het draagvlak voor Syntess Prisma brokkelde daarom langzaam af. De basisvisie, te weten integratie, kwam onder druk te staan. Daarnaast wilde Viveen niet achterlopen qua automatisering, maar meegaan met de modernste software-oplossingen.

4 Projectenadministratie Ilze Hiddink benadrukt dat de overstap heeft gezorgd voor een positieve swung onder het personeel. Nieuw pakket, nieuwe inrichting, nieuwe mogelijkheden. Pieter Kros noemt de overstap een grote stap vooruit. Vooral het inzicht in de projectenadministratie is erg goed doordat over een projectendossier beschikt. In dit dossier is alles terug te vinden dat met het betreffende project te maken heeft. Van voorcalculatie, uren, werkvoorbereiding tot en met de inkoop van materiaal en de facturering. Ook geeft Pieter aan dat alle externe zaken, zoals documenten, onder het project gehangen kunnen worden. Voor zover documenten niet elektronisch worden aangeleverd, worden ze gescand en achter het project gehangen. De materiaalvoorziening is met volledig geautomatiseerd. Het magazijn is uitgerust met barcode-scanapparatuur en materiaal wordt gescand op werkbon. Ook voor de bestellingen wordt deze methodiek gebruikt. Op projecten bevinden zich vaak containers waar besteld materiaal wordt afgeleverd op de bouwplaats. Het enige dat geregistreerd wordt door het uitvoerend personeel zijn de weekstaten die periodiek worden ingeboekt. I N D E S C H I J N W E R P E R S Nieuwe wensen Uiteraard wordt voor het kleine werk gebruik gemaakt van bonnen. Deze worden nog handmatig op papier verwerkt. Voor een drietal zaken is Viveen met Syntess in gesprek. Het is de bedoeling dat urenstaten met een ipad of een computer met internetverbinding door de werknemers zelf worden geboekt via de webapplicatie uren. Ook voor het kleinere regiewerk en servicewerk kan een ipad of soortgelijk apparaat het papieren proces wegnemen. Pieter Kros geeft aan dat hij bovendien meer dashboardfunctionaliteit wenst om een goed indicatiesysteem te hebben voor waar mogelijk iets scheef loopt. Met de dashboardfunctionaliteit van kun je via metertjes, klokjes of kleurindicatoren zien of een bepaald item de aandacht vraagt. Wat groen weergegeven wordt loopt volgens planning, je hoeft slechts door te klikken bij een waarschuwing rood of oranje. Vanaf het moment van binnenkomst tot aan ons vertrek overheerst het gevoel dat Viveen, al 24 jaar relatie, nog steeds uiterst tevreden is met onze softwareoplossingen. Een plezierig gevoel bij Viveen én bij onszelf, want daar doen we het uiteindelijk voor!

5 Dashboard software ook voor u! projectresultaat Om te zien hoe het in uw bedrijf gaat, dient u veel rapportages in te zien. Omzet, kosten, nieuwe opdrachten, achterstallige debiteurenposten etc. zijn maar enkele voorbeelden waar u mee te maken heeft. omzet Om het uw installatiebedrijf eenvoudiger te maken heeft Syntess Software dashboardfunctionaliteit beschikbaar. Een dashboard bestaat uit metertjes, klokjes en kleurindicatoren waarop u direct kunt aflezen of iets uw aandacht vraagt. Een klok of meter waarvan de meter netjes een groene kleur aangeeft behoeft verder geen nadere aandacht. U I T G E L I C H T gepland onderhoud Stel uw onderhandenwerk mag maximaal euro bedragen per maand. Tussen de en de dient de wijzer in het oranje gebied te staan, daarboven in het rood. Door dagelijks 1 seconde een blik te werpen op uw dashboard (bijvoorbeeld 20 klokjes gaan over achterstallige bedragen, uren, projecten, service, omzet, winst, orderportefeuille, offertekansen etc.) weet u welke zaken aandacht verdienen. Is alles groen dan is alles onder controle. Is de indicator offertekansen oranje gekleurd, dan kunt u direct klikken en inzoomen zodat u kunt zien waardoor dit veroorzaakt wordt. Doordat u zelf indicatoren kunt benoemen, wordt u automatisch ook gedwongen na te denken over uw organisatie. De waarde van de indicatoren geven aan dat u van mening bent dat u de gevarenzone nadert. verkregen opdrachten Klantenportal nieuwe webapplicatie Binnenkort levert Syntess de nieuwe applicatie klantenportal. Het klantenportal is een webapplicatie met als doel informatie te verschaffen aan uw opdrachtgevers en/of klanten, zoals bijvoorbeeld factuurinformatie, werkbongegevens of adres- en contactinformatie. Met dit krachtige instrument kunt u aan bijv. woningbouwcoöperaties door u uitgevoerd werk aan apparaten, installaties of complexen rapporteren. Het klantenportal laat, naast de beschikbare informatie, uw opdrachtgevers en klanten ook zien dat u met moderne software bent uitgerust en dat u de kwaliteit kunt leveren die van een modern bedrijf wordt verwacht. Voor meer informatie

6 in schema weergegeven ARTIKELEN RELATIES STAMGEGEVENS HANDEL PROJECTEN SERVICE CALCULEREN CAD MATERIEEL DOSSIER OFFREREN BEGROTEN KANTOOR PLANNEN RESERVEREN BESTELLEN FACTUREREN WERKVLOER MAGAZIJN CREDITEUREN FINANCIËN PROJECTHISTORIE GROOTBOEK DASHBOARD RAPPORTAGE Bovenstaand schema geeft de bedrijfsprocessen weer van Syntess Atrium. is een geïntegreerd pakket dat alle bedrijfsonderdelen van een installatiebedrijf kan automatiseren. Er kan met enkele modules gestart worden maar vervolgens ook worden doorgegroeid naar een compleet pakket. Er zijn drie edities beschikbaar, te weten Entry, Professional en Enterprise. Voor gedetailleerde informatie kunt u dit schema interactief bekijken op onze website Iedere functiegroep kent nog diverse onderliggende functies, niet iedere naam zult u dus in dit schema aantreffen. wordt gebruikt door installatiebedrijven in elektrotechniek, cv en loodgieter, koeltechniek, sanitair en beveiliging. Met heeft u geen andere software nodig om uw bedrijf te automatiseren. Alle functionaliteiten zijn beschikbaar en éénmalige invoer van gegevens staat centraal. U kunt het aantal gebruikers onbeperkt uitbreiden. draait onder het besturingssysteem Windows. De software kan zowel lokaal op uw netwerk worden geïnstalleerd als ook online waarbij uw software wordt gehost bij een Syntess-provider. Syntess Software draagt zorg voor uw dagelijkse backup en updates. Op deze manier kan Syntess Atrium op elk systeem met een internetverbinding worden gebruikt. Syntess Software Spijksedijk 16a 4207 GN Gorinchem T F verkoop@syntess.nl