Onderzoek onder IT managers en CEO's

Transcriptie

1 Trends en meningen over mobiele consumerisation Onderzoek onder IT managers en CEO's EINDRAPPORT VERGELIJKINGEN: REEKS 1 EN REEKS 2 IN OPDRACHT VAN: TREND MICRO, INC. DOOR: DECISIVE ANALYTICS, LLC Cheryl Harris, Ph.D. Chief Research Officer 575 Madison Ave, 10 th Floor New York, NY 10022, USA

2 1 INHOUD SAMENVATTING EN TOELICHTING... 2 CONCLUSIES... 9

3 2 SAMENVATTING EN TOELICHTING Overzicht en doelstellingen De belangrijkste doelstelling van dit project is beoordelen in hoeverre men zich binnen grote ondernemingen bewust is van kwesties met betrekking tot de consumerisation van IT/computing en meer te weten komen over het volgende: Houdingen Meningen Ontwikkeling van interne beleidslijnen met betrekking tot consumerisation Andere opkomende problemen 'IT voor consumenten' is geïdentificeerd als significante trend voor meerdere branches. Volgens een recent onderzoek (DELL/KACE, CIO Magazine, 15 september 2011) geeft 87% van de directieleden aan dat hun werknemers eigen apparaten gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden, van tot agenda's en van ERP- tot CRM-functies. Dit verhoogt de druk op het management om effectieve beleidslijnen te ontwikkelen voor het gebruik van eigen apparaten, cloudservices en andere vormen van 'IT voor consumenten' op de werkplek. Om beter te begrijpen wat voor invloed dit heeft op de IT-omgeving en hoe directieleden hiermee omgaan, richtte het onderzoek zich op managementleden die recentelijk direct betrokken waren bij het beoordelen van de invloed van consumerisation op hun bedrijf en/of het nemen van beleidsbeslissingen hierover. Methodologie Er is een online enquête gehouden onder IT-managers en CEO's van grotere bedrijven (500 werknemers of meer) in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland. De eerste reeks interviews is gehouden tussen 3 januari 2012 en 11 januari 2012 en de tweede enquête is uitgevoerd tussen 10 april 2012 en 20 april De tweede reeks interviews bestond uit gesprekken met mensen die niet hadden deelgenomen aan de eerste reeks. De meeste vragen uit de eerste enquête werden ook meegenomen in de tweede reeks, in combinatie met een beperkt aantal nieuwe vragen.

4 3 Reeksen vergeleken per ondervraagde groep Reeks 1 N= Reeks 2 N= CEO Senior IT-manager Totaal Reeks 1 (januari 2012) In totaal zijn 436 senior managers ondervraagd. Er werden 410 interviews gehouden met IT-managers (50% VS, 25% Verenigd Koninkrijk en 25% Duitsland). Nog eens 26 interviews waren gesprekken met alleen CEO's van grotere bedrijven uit dezelfde drie landen. Reeks 2 (april 2012) In totaal zijn 436 senior managers ondervraagd. Er werden 415 interviews gehouden met IT-managers (50% VS, 25% Verenigd Koninkrijk en 25% Duitsland). Nog eens 21 interviews waren gesprekken met alleen CEO's van grotere bedrijven uit dezelfde drie landen. Profiel: gecombineerde reeksen Tot de respondenten behoorden werknemers van bedrijven met een personeelsbestand van minimaal 500 werknemers tot meer dan werknemers in de VS, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland. De kernactiviteiten van de bedrijven waar deze mensen werkten, waren onder andere accountancy, zakelijke dienstverlening, techniek, overheid, transport en nutsbedrijven. Ongeveer 15,5% gaf aan dat de kernactiviteit productie was, terwijl 15,9% de focus van het bedrijf beschreef als ITadvies of systeemintegratie. 825 respondenten waren senior IT-beheerder en 47 respondenten waren CEO van hun bedrijf. De meest voorkomende IT-functies waren IT-manager/systeembeheerder (30,6%), CIO/CSO/CTO (20,9%) en VP/directeur IS-/IT-beveiliging (20,3%). De respondenten moesten op zijn minst enige invloed hebben op beslissingen over de apparaten die de werknemers van hun bedrijf al dan niet konden gebruiken voor toegang tot het bedrijfsnetwerk. De meeste IT-managers (62,3%) gaven aan dat zij primair verantwoordelijk waren voor dergelijke beslissingen. Logischerwijs gaven bijna alle CEO's (93,6%) aan dat zij de voornaamste besluitvormers waren.

5 4 Gebruikspraktijk van BYOD en redenen hiervoor Bijna alle bedrijven (76,7%) die deelnamen aan dit onderzoek, staan werknemers toe hun eigen apparaten, zoals laptops, netbooks, smartphones en tablets, te gebruiken voor werkgerelateerde activiteiten. Amerikaanse managers gaven vaker aan dat hun bedrijf BYOD toestond (80%) dan managers uit het Verenigd Koninkrijk (70,8%) en Duitsland (75,4%). Opvallend genoeg gaven managers die jonger zijn dan 45, vaker aan dat hun bedrijf werknemers toestaat om hun eigen apparaten te gebruiken op het werk. Vrijwel alle ondervraagde bedrijven hebben een IT-beveiligingsbeleid voor eigen apparaten van werknemers die worden gebruikt voor toegang tot het bedrijfsnetwerk (89,7%). Veel van deze bedrijven eisen ook dat deze apparaten vooraf zijn goedgekeurd en/of vooraf zijn goedgekeurd en beschikken over beveiligingssoftware (53,7%). Ze willen bedrijfstoepassingen en/of -gegevens ook van elkaar scheiden wanneer eigen apparaten worden gebruikt voor werkdoeleinden (71,2%). Bovendien eist meer dan 80% dat werknemers beveiligingssoftware installeren op de eigen apparaten. CEO's zijn enthousiaste gebruikers van meerdere mobiele apparaten. 84,8% gaf aan dat ze op het werk een smartphone gebruiken, terwijl 73,7% van de IT-managers aangaf dit ook te doen. Het op een na meest genoemde apparaat was de laptop (CEO's 78%, IT-managers 68%). Hierna volgt de ipad of tablet (CEO's 82,6%, IT-managers 45,2%). Ongeveer een derde gaf aan dat ze mobiele software of apps gebruiken en ongeveer hetzelfde deel gaf aan gebruik te maken van online gegevensopslag of cloudoplossingen. Voor het gebruik van Facebook (32,4%), LinkedIn (20,4%), Twitter (18,8%) en Youtube (13,1%) zijn bijna dezelfde percentages van toepassing. CEO's gaven echter tweemaal zo vaak aan dat ze YouTube gebruikten als IT-managers. Er zijn verschillende besturingssysteemomgevingen gekoppeld aan mobiele apparaten van consumenten en veel bedrijven staan niet toe dat deze allemaal worden gebruikt op het bedrijfsnetwerk. De meest genoemde toegestane apparaten zijn Android (69,3%) en Blackberry (69,2%), gevolgd door ios (53,6%), Windows (50%) en Symbian (24%). Bij de beoordeling van de bovengenoemde besturingssystemen op beveiliging en beheerbaarheid deed Blackberry het het beste, gevolgd door ios op de tweede plaats en Android vlak daarachter. Windows werd vierde en Symbian laatste. Heel weinig bedrijven gaven aan dat alle apparaten die binnen het bedrijf werden gebruikt eigen apparaten van werknemers waren, maar ze dachten wel dat een

6 5 derde of minder van de gebruikte apparaten eigen apparaten waren. Laptops, tablets, netbooks, draagbare opslagapparaten en mobiele software/apps blijken vaker eigendom van het bedrijf dan van de werknemer te zijn. Smartphones zijn echter wel vaker eigendom van de werknemer, maar het verschil is klein. Bijna 80% van de bedrijven heeft Virtual Desktop Infrastructure (VDI) geïmplementeerd in een clienthost- of externe-synchronisatiemodus. Slechts 15% had nog geen VDI geïmplementeerd. Het besturingssysteem dat door de bedrijven het meest werd gebruikt op nietmobiele computerapparaten (servers/desktop) was overduidelijk Windows (77,7%), hoewel sommige bedrijven Mac OS gebruiken als primair besturingssysteem (13,5%) en andere aangaven dat ze Linux (7,6%) of Unix (1%) gebruiken. De belangrijkste redenen die managers noemen voor het toestaan van het gebruik van eigen apparaten van werknemers op het werk zijn: Een betere mobiliteit (mogelijkheid om extern of onderweg te werken; 43,1%) Het niet hoeven dragen of beheren van meerdere apparaten (13,6%) De visie dat BYOD een werknemersvoordeel is (10,5%) Ervaring met inbreuken op beveiliging Bijna de helft van de bedrijven die BYOD toestaan, maakte melding van een inbreuk op gegevens of de beveiliging als gevolg van het gebruik van een eigen apparaat van een werknemer voor toegang tot het bedrijfsnetwerk (46,5%). De reacties op dergelijke inbreuken op de beveiliging door het gebruik van eigen apparaten van werknemers varieerden, maar meestal bestonden deze uit het beperken van de gegevenstoegangsrechten (45%) en het eisen van de onmiddellijke installatie van beveiligingssoftware (42,9%) of het intrekken van BYOD-rechten (11,6%). Duitse bedrijven eisten iets vaker dat er beveiligingssoftware werd geïnstalleerd als reactie op een inbreuk, terwijl Amerikaanse bedrijven vaker de BYOD-toegang beperkten. Bedrijven gaven aan dat ze beleid hanteren voor het op afstand leegmaken van een mobiel apparaat wanneer het kwijtraakt of wanneer de werknemer het bedrijf verlaat (35,5%), terwijl sommige bedrijven dit alleen doen wanneer een apparaat kwijtraakt (23,3%). Een paar bedrijven gaven aan dat ze toepassingen voor bedrijfsgegevens indien nodig leegmaken (10,1%).

7 6 Beveiligingssoftware De meeste bedrijven (83%) verplichten hun werknemers om software te installeren voor de beveiliging en het beheer van hun eigen apparaten wanneer ze deze gebruiken voor werkdoeleinden. We vroegen de bedrijven die beveiligingssoftware niet verplichten waarom ze dit niet doen. Verrassend genoeg waren de meest voorkomende antwoorden alleen vertrouwde gebruikers mogen verbinding maken met het netwerk (25,7%) en we houden ons niet bezig met de beveiliging op deze apparaten (15,6%). Sommige bedrijven geven aan dat ze niet over een softwareoplossing beschikken (13,8%) of nog op zoek zijn naar een oplossing (12,8%). Een enkele keer werd weigering door gebruikers (11%), verwachte hoge kosten (10%) en verwachte complexiteit (3,7%) genoemd. Wat betreft de beveiliging van alleen smartphones gaven bijna alle bedrijven (89,5%) aan zich zorgen te maken over de gegevensbeveiliging op smartphones. Beleidslijnen voor aanvaardbaar gebruik (AUP) De meeste bedrijven (79,7%) gaven aan dat ze beleidslijnen voor aanvaardbaar gebruik (AUP) kenbaar hadden gemaakt aan werknemers. Hierin worden de verantwoordelijkheden van het bedrijf en/of de werknemers voor het gebruik van eigen apparaten van werknemers en de bijbehorende beveiliging en aansprakelijkheid beschreven. Op de vraag welke onderdelen bedrijven hadden opgenomen in hun AUPdocumenten, werd als volgt geantwoord: 12,2% gaf aan dat apparaten op afstand konden worden leeggemaakt door het bedrijf bij verlies van het apparaat. Ongeveer 10% nam hierin clausules op die de IT-afdeling machtigen om gegevens, downloads en andere activiteiten op het mobiele apparaat regelmatig te controleren en/of om gegevens op het apparaat vrij te geven of het apparaat zelf in beslag te nemen in het geval van een juridische procedure. 9,7% gaf aan dat hierin wordt vermeld dat mislukte aanmeldingspogingen kunnen resulteren in de verwijdering van gegevens, dat de geografische locatie van het apparaat kan worden achterhaald of dat het bedrijf aansprakelijk is voor de gegevens op het apparaat.

8 7 Invloed van BYOD op de kosten De introductie van eigen apparaten van werknemers kan invloed hebben op de kosten voor de ondersteuning van BYOD. Door de introductie van BYOD kunnen de totale kosten van bedrijven, om allerlei redenen, stijgen of juist dalen. Opvallend genoeg gaf bijna 40% van de bedrijven aan dat de kosten daalden na de introductie van BYOD (39,3%). Als je daarbij de bedrijven optelt waarvoor de kosten gelijk bleven (23,3%), geldt voor het merendeel van de bedrijven dat de totale kosten door BYOD zijn gedaald of stabiel zijn gebleven. Wat ook opvalt, is dat respondenten uit de tweede reeks (april 2012) minder vaak aangaven dat hun totale kosten waren gestegen door BYOD en significant vaker meldden dat de kosten stabiel waren gebleven of waren gedaald, dan respondenten uit de eerste enquête van januari Mogelijk kon later beter worden ingeschat wat de invloed op de kosten waren doordat ze meer ervaring hadden met BYOD, of de totale kosten met betrekking tot BYOD daalden gewoon in de volgende maanden. De redenen waarom de kosten waren gedaald, konden bijna gelijkmatig worden verdeeld over lagere IT-uitgaven (doordat werknemers hun eigen apparaten kochten) (37,9%), lagere kosten voor de technische ondersteuning van desktops (31,3%) en een hogere productiviteit van werknemers (29,6%). Voor de respondenten die aangaven dat de kosten stegen door BYOD, was de hoofdreden hogere kosten voor technische ondersteuning (41,2%) of hogere uitgaven voor VDI (31,5%). Hogere kosten voor software of softwarevirtualisering werden minder vaak genoemd (27%). Een directe vraag over de totale invloed van eigen apparaten van werknemers op het bedrijf maakte duidelijk dat BYOD zowel overgangskosten met zich meebrengt als voordelen die mogelijk opwegen tegen die kosten, zoals een hogere productiviteit en tevredenheid van werknemers en een hogere klanttevredenheid. Aanvullende invloed van BYOD De werkelijke invloed van BYOD ligt misschien wel op het vlak van de bedrijfscultuur en de filosofie van de organisatie. Toen we een aantal vragen stelden over in hoeverre senior managers het eens zijn met uitspraken over de invloed van BYOD, kwamen er verschillende interessante antwoorden naar boven. De managers waren het erover eens dat BYOD toestaan een concurrentievoordeel met zich meebrengt, een werknemersvoordeel is en ten goede komt aan de werving en/of het behoud van personeel. Bovendien hebben werknemers in feite

9 8 het recht om hun eigen computerapparaten te gebruiken voor het werk. Het gebruik van eigen apparaten door werknemers zorgde voor significant meer creativiteit en innovatie, en voor een beter evenwicht tussen werk en vrije tijd. CEO's waren positiever over de invloed van BYOD dan IT-managers. Opvallend genoeg wijkt het perspectief van de CEO af van hoe IT-managers dachten dat hun bedrijf elke uitspraak zou beoordelen. Dit lijkt erop te wijzen dat IT-managers niet zo goed op de hoogte zijn van de ideeën van de CEO als je zou verwachten. Het merendeel van de respondenten (62,9%) is het erover eens dat het toestaan van eigen apparaten van werknemers op het werk het beeld van de werknemers van het bedrijf positief beïnvloedt, en bijna de helft (47,5%) gaf aan dat het ook een positieve invloed heeft op het beeld dat klanten hebben van het bedrijf. De toekomst van BYOD Groei van BYOD wordt door de meeste bedrijven die we hebben gesproken als onvermijdelijk gezien. Veel bedrijven denken zelfs dat het in de toekomst nog belangrijker wordt voor alle zakelijke gebruikers. Ongeveer een vijfde dacht dat het voor de meeste gebruikers de pc zal vervangen (17%), hoewel sommige bedrijven aangaven dat het voornamelijk zal worden gebruikt voor communicatietaken en berichtenverkeer (14,7%). Bedrijven plannen actief hoe ze willen doorgaan met de integratie van BYOD in hun organisatie. Voorbeelden van de veranderingen die worden overwogen, zijn de aanschaf van nieuwe software of technologie om beveiligingsproblemen op te lossen (21,4%), reorganisatie van de IT-afdeling (20,3%, maar duidelijk populairder bij CEO's, waarvan twee derde aangeeft dat ze liever de IT-afdeling reorganiseren), overstappen naar een thin architectuurplatform of herdefiniëren hoe computerapparaten in het algemeen worden ondersteund (respectievelijk 14,6% en 16,2%). Meer dan een kwart voorspelde dat ze minder budget zouden toewijzen aan de aanschaf van computerapparaten en een klein aantal zou het softwarebudget verlagen (8%). We hebben alle respondenten ook gevraagd om kort aan te geven welke uitdagingen er volgens hen in het verschiet liggen voor BYOD binnen hun bedrijf. Hoewel een aantal respondenten BYOD radicaal afserveerde als onpraktisch voor hun eigen branche en/of bedrijf (zoals ambtenaren), zeiden de meeste BYOD is de toekomst.

10 9 CONCLUSIES 1. BYOD is al wijdverbreid, want meer dan driekwart (76,7%) geeft aan dat werknemers hun eigen apparaten, zoals laptops, smartphones en tablets, mogen gebruiken voor het werk. Dit geldt in hogere mate voor Amerikaanse bedrijven dan voor bedrijven uit het Verenigd Koninkrijk of Duitsland. 2. Bijna alle bedrijven die BYOD toestaan, eisen dat er beveiligingssoftware wordt geïnstalleerd op eigen apparaten. Een breed scala aan leveranciers bedient deze markt en 4,3% gaf aan dat Trend Micro de beveiligingsoplossingen voor hun bedrijf verzorgde. Bij dit onderzoek kwamen McAfee (16%), Kaspersky (12,6%) en Symantec Norton (14,9%) als marktleiders naar boven. De redenen om geen beveiligingssoftware te installeren varieerden, maar bijna iedereen maakt zich zorgen om de gegevensbeveiliging op smartphones (85,9%). 3. Bijna de helft van alle bedrijven die BYOD toestaan, heeft wel een inbreuk op de beveiliging meegemaakt. Dergelijke inbreuken worden meestal onmiddellijk gevolgd door wijzigingen aan beveiligingsprotocollen. De meest voorkomende reacties zijn beperkingen van de gegevenstoegangsrechten (45%) en de installatie van beveiligingssoftware (42,9%). Maar weinig bedrijven stappen volledig af van BYOD na een inbreuk. 4. CEO's zijn meestal enthousiaster over BYOD dan IT-managers. Dit komt waarschijnlijk doordat deze laatsten zich sterk bewust zijn van de beveiligings- en ondersteuningsproblemen die BYOD met zich meebrengt. CEO's gebruiken zelf meerdere mobiele apparaten en de meeste geven aan dat het zowel hun eigen productiviteit als die van werknemers verhoogt. 5. BYOD biedt bedrijven een concurrentievoordeel. Bijna de helft van de CEO's gaf aan dat BYOD een concurrentievoordeel met zich meebrengt, terwijl iets minder IT-managers hetzelfde zeiden. 6. BYOD wordt gezien als een instrument voor het behouden en werven van werknemers. Bijna de helft van de CEO's (46%) en IT-managers (42,5%) is het erover eens dat BYOD een werknemersvoordeel is dat kan worden gebruikt om werknemers aan te trekken of te behouden. 7. BYOD zorgt voor meer innovatie en creativiteit en een hogere productiviteit. BYOD verhoogt de productiviteit van werknemers (47% van de CEO's is het hiermee eens, 46% van de IT-managers) en zorgt voor meer innovatie en creativiteit (50,7% van de CEO's, 48% van de IT-managers).

11 10 8. Werknemers geven de voorkeur aan bedrijven die BYOD toestaan, net als klanten. Het merendeel van de respondenten (62,9%) is het erover eens dat het toestaan van eigen apparaten van werknemers op het werk het beeld van de werknemers van het bedrijf positief beïnvloedt, en bijna de helft (47,5%) gaf aan dat het ook een positieve invloed heeft op het beeld dat klanten hebben van het bedrijf. 9. BYOD zorgt voor lagere of ongewijzigde totale kosten. Hoewel BYOD een investering vereist in beveiligingssoftware en ondersteuning (de meeste bedrijven die dit toestaan, eisen dit immers), zorgt BYOD voor lagere totale kosten of ongewijzigde nettokosten. Dit is een belangrijke conclusie die moet worden gedeeld met bedrijven die beleid voor eigen apparaten van werknemers willen introduceren, omdat meer dan de helft van de respondenten aangaf dat de kosten daalden (36%) of op hetzelfde niveau bleven (20,1%). 10. Hebben werknemers recht op BYOD? Bijna de helft van de CEO's vindt van wel. Dit is echter een suggestieve vraag, die meer onderzoek behoeft. 11. Bijna alle bedrijven hanteren beleidslijnen voor aanvaardbaar gebruik (AUP) die bepalen dat BYOD is toegestaan. Op de vraag welke onderdelen moeten worden opgenomen in AUP-documenten, is het meest gegeven antwoord de mogelijkheid voor de IT-afdeling om apparaten op afstand leeg te maken, gevolgd door het recht om activiteiten te controleren en de mogelijkheid om gegevens vrij te geven in het geval van een procedure en om gegevens te verwijderen na mislukte aanmeldingspogingen. 12. De groei van BYOD op het werk wordt gezien als onvermijdelijk. Het senior management is echter duidelijk over de mogelijke risico's en bereid om indien nodig investeringen te doen om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen.