Communicatie- en samenwerkingsoplossingen met succes implementeren om te voldoen aan de behoeften van uw middelgrote onderneming

Transcriptie

1 Een klantspecifiek technologie-adoptieprofiel in opdracht van Cisco Systems Communicatie- en samenwerkingsoplossingen met succes implementeren om te voldoen aan de behoeften van uw middelgrote onderneming Maart 2013 Inleiding Of u nou een groeiend middelgroot bedrijf, een bloeiende multinational, een kleine lokale speler of iets daartussenin bent, de manier waarop uw werknemers nu communiceren, verschilt aanzienlijk van de manier waarop ze dat vijf (of zelfs drie) jaar geleden deden. Waarom? Eenvoudig gezegd komt het door de veranderde technologie en toegenomen zakelijke behoeften. De huidige verscheidenheid aan mobiele vormfactoren, videoendpoints, sociale forums en overal aanwezige informatie in combinatie met een verspreid, mobiel, technisch onderlegd klantenbestand dat de voortdurende economische uitdagingen het hoofd probeert te bieden, vragen om een meer strategische aanpak om de zakelijke communicatie te verbeteren. Voor IT-besluitvormers in middelgrote organisaties betekent dat dat ze snel moeten bepalen welke communicatieen samenwerkingsoplossingen de geavanceerde functionaliteit hebben die voldoet aan de huidige zakelijke uitdagingen en behoeften en tegelijkertijd de flexibiliteit en schaalbaarheid bieden om toekomstige doelstellingen te behalen. In dit profiel wordt onderzocht wat de specifieke uitdagingen zijn van senior IT-besluitvormers in middelgrote bedrijven en hoe cloudcommunicatie en samenwerkingstechnologieën hen kunnen helpen om die problemen op te lossen. De belangrijkste conclusies van het profiel zijn: Werknemers in middelgrote bedrijven zijn in toenemende mate mobiel. Middelgrote bedrijven hebben moeite om de voordelen van een UC&C (Unified Communications and Collaboration)-oplossing te definiëren. Netwerkprestatieproblemen in middelgrote bedrijven vormen een barrière om de functionaliteit voor gebruikers uit te breiden.

2 Mondige werknemers vereisen de juiste tools wanneer, waar en waarvoor ze die nodig hebben. Wanneer, waar en hoe werknemers werken is aan verandering onderhevig. Hoe? Uit Forrester s Workforce Employee Survey (Personeelsenquête van Forrester) in het vierde kwartaal van 2012 komt naar voren dat 40% van de werknemers enkele keren of meer per maand thuis werkt, en 28% werkt één dag of meer per week thuis (zie Afbeelding 1). In vergelijking met 2010 is er een gestage groei van het aantal werknemers dat graag flexibeler wil werken. Werknemers willen niet achterblijven bij de mobiele werkomgeving en gebruiken steeds vaker hun eigen apparaten om productief te blijven terwijl ze onderweg zijn. Het grootste voordeel van gebruik of aanschaf van een privéapparaat of -toepassingen voor het werk is een betere efficiëntie of productiviteit van werknemers in een in toenemende mate hectische levensstijl: 40% van de werknemers van middelgrote bedrijven in Australië, Nieuw- Zeeland, noemen een grotere efficiëntie en productiviteit als belangrijkste voordeel van het gebruik van een privéapparaat, en 29% noemt een betere werk-/privébalans als belangrijkste voordeel. 1 Afbeelding 1 Uw personeel is in beweging: werknemers werken steeds vaker buiten het kantoor Grondslag: 819 werknemers van middelgrote bedrijven (100 tot 999 werknemers) in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten (2010); 912 werknemers van middelgrote bedrijven (100 tot 999 werknemers) in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten (2012) Bron: Forrsights Workforce Employee Survey, derde kwartaal 2010, Forrsights Workforce Employee Survey, vierde kwartaal 2012 Pagina 2

3 IT-afdelingen moeten gelijke tred houden met hun mondige gebruikers Werknemers gebruiken vaker consumentenelektronica, zoals tablets en smartphones en geavanceerde mobiele bedrijfstoepassingen, wanneer ze buiten kantoor (thuis of op locatie bij de klant) werken. IT-organisaties van middelgrote bedrijven staan voor nieuwe uitdagingen wanneer ze werknemers toestaan om een verscheidenheid aan privé- en bedrijfsapparatuur te gebruiken voor de toegang tot bedrijfsgegevens en -bronnen als ze zo vaak op afstand werken. In februari 2013 heeft Cisco aan Forrester Consulting opdracht gegeven om nader onderzoek te doen naar hoe middelgrote bedrijven samenwerkings- en communicatietechnologieën willen toepassen en gebruiken. Uit het resulterende onderzoek onder 75 organisaties in Australië, blijkt dat besluitvormers van middelgrote bedrijven het zeer belangrijk vinden om bedrijfsgegevens te beveiligen en de netwerkveerkracht en toegang op afstand te waarborgen (zie Afbeelding 2). IT-organisaties moeten voldoen aan de behoeften van steeds mobielere werknemers en moeten tegelijkertijd zorgen dat de bedrijfsgegevens beveiligd zijn en op de juiste manier op alle netwerken en apparaten worden beheerd. Verbetering van de externe klantervaring staat hoog op de agenda van IT-organisaties van middelgrote bedrijven en heeft prioriteit voor veel IT-managers. Afbeelding 2 Technische vraagstukken Unified Communications hoofdprobleem IT (enkele antwoorden zijn weggelaten) Pagina 3

4 Het zal geen verrassing zijn dat veel IT-besluitvormers van middelgrote bedrijven de uitdagingen van de in toenemende mate flexibele en externe werkomgevingen het hoofd bieden door beveiligde, draadloze LANnetwerken (76%), netwerkbeheertools (69%) en beveiligde VPN-toegang (70%) uit te breiden, te upgraden, implementeren of testen (zie Afbeelding 3). Daarnaast breiden IT-deskundigen bij middelgrote bedrijven de functionaliteit voor mobiele gebruikers uit door toegang op afstand tot beveiligde werkomgevingen te bieden. Informatiewerkers bij middelgrote bedrijven hebben een ruimer aanbod aan apparaten dankzij implementatie van andere mobielspecifieke technologieën zoals Beheer van mobiele apparaten (MDM), Toegangsbeheer op basis van rollen (RBAC) en Toegangsbeheer op basis van locatie (LBAC). Al deze technologieën worden uitgebreid, geïmplementeerd of getest bij een derde tot de helft van de middelgrote bedrijven uit het onderzoek. Afbeelding 3 IT-besluitvormers bij middelgrote bedrijven willen zo snel mogelijk de beveiliging en beheerbaarheid versterken (enkele antwoorden zijn weggelaten) Pagina 4

5 De uitbreiding van mobielspecifieke technologieën heeft ook geleid tot meer investeringen door IT-besluitvormers van middelgrote bedrijven die werden ondervraagd over hun plannen op het gebied van UC&C. De adoptie van UC (Unified Communications)-functies gericht op ondersteuning van mobiele werknemers is essentieel voor ondersteunende verkoop- en buitendienstteams, leidinggevenden en andere werknemers die veel onderweg zijn. Bijna de helft (48%) van de middelgrote bedrijven in het onderzoeksrapport werkt er actief aan om werknemers te voorzien van mobiele apparaten met functies zoals op bureautelefoons (zie Afbeelding 4). Middelgrote bedrijven richten hun UC-investeringen op verbetering van de werknemerproductiviteit en operationele efficiëntie, dus niet alleen op implementatie van een nieuwe of verbeterde technologie: 35% integreert UC met kernbedrijfstoepassingen. Afbeelding 4 Implementatie verschuift van basisfuncties naar focus op bedrijf en mobiliteit (door afronding zijn de opgetelde percentages mogelijk niet gelijk aan 100) Pagina 5

6 Investeringen in UC&C-technologieën betalen zichzelf terug De investering in UC&C-technologieën en de infrastructuur ter ondersteuning daarvan beginnen zichzelf terug te betalen. IT-besluitvormers van de onderzochte middelgrote bedrijven verbeteren de toegankelijkheid van informatie en deskundigen door het hele bedrijf heen en ze verbeteren de verbinding van mobiele werknemers met het bedrijf (zie Afbeelding 5). Deze IT-managers leggen steeds meer nadruk op verwezenlijking van hun ambitie om de werkomgeving en relatie met externe partners, leveranciers en klanten te verbeteren. Afbeelding 5 Middelgrote bedrijven verwezenlijken de ambitie om toegankelijkheid te verbeteren en werknemers beter te verbinden met het bedrijf (door afronding zijn de opgetelde percentages mogelijk niet gelijk aan 100) Pagina 6

7 Er blijven een aantal uitdagingen over voor IT-besluitvormers bij middelgrote bedrijven die UC&C-technologieën implementeren, uitbreiden, plannen of erin investeren. 12% van de ondervraagde IT-besluitvormers bij middelgrote bedrijven was minder goed dan verwacht in het bepalen van de voordelen van UC&C-oplossingen (zie Afbeelding 6). Bijna 10% was niet in staat om te voldoen aan hun verwachtingen voor toegang tot en adoptie van een UC&C-oplossing. Afbeelding 6 Aantonen van voordelen, waarborgen netwerkbeschikbaarheid en stimuleren van adoptie door werknemers ontgaat IT Pagina 7

8 Conclusie De ontwikkeling en implementatie van veilige, betrouwbare en gefedereerde netwerken vormt een technische hoofdprioriteit voor IT-organisaties in middelgrote bedrijven. IT-investeringen in een flexibele, mobiele infrastructuur bereiden de weg voor netwerken die ondersteuning bieden aan werknemers die bijna net zo vaak thuis of binnen partnernetwerken als binnen hun eigen kantoornetwerk werken. Senior IT-besluitvormers beheren en onderhouden betrouwbare, veilige en flexibele systemen en houden tegelijkertijd rekening met het bedrijf. Tegelijkertijd stimuleren hun bedrijfsgerichte collega's de IT-organisatie om snel nieuwe technologie te implementeren overeenkomstig de bedrijfsdoelen, zodat ze kunnen voldoen aan de vraag van eindgebruikers naar aantrekkelijke oplossingen en om waarde te genereren voor het hele bedrijf. Veel middelgrote bedrijven zijn hier al mee bezig en hun investeringen beginnen concrete resultaten op te leveren. Het overwinnen van barrières als het aantonen van de zakelijke waarde en stimuleren van gebruikersadoptie, zijn belangrijke uitdagingen. Aangezien veel ondervraagde IT-besluitvormers bij middelgrote bedrijven hun IT-investeringen verschuiven naar meer bedrijfs- en mobielgerichte UC&C-oplossingen, definiëren en ondersteunen ze eerst de praktische kant (zoals het automatiseren van het verkoopproces of optimaliseren van de veldlogistiek) waarbij ze zakelijke waarde genereren uit deze oplossingen. Pas daarna pakken ze de technische en culturele uitdagingen aan door het stimuleren van de adoptie door gebruikers die werken in de diverse publieke netwerken en privénetwerken. Veel IT-besluitvormers met beperkte middelen gaan op zoek naar externe hulp bij het kwantificeren van de zakelijke waarde, het waarborgen van netwerkprestaties en uitbreiden van de functionaliteit voor steeds meer mobiele gebruikers, zodat de investeringen de productiviteit verhogen van de meest mondige gebruikers binnen het bedrijf. Over Forrester Consulting Forrester Consulting levert onafhankelijk, objectief advies op basis van onderzoek om leiders te helpen succesvol te zijn in hun organisaties. De diensten van Forrester Consulting variëren van korte strategische sessies tot klantspecifieke projecten en worden geleverd door onderzoeksanalisten die uw specifieke bedrijfsuitdagingen met een deskundige blik bekijken. Ga voor meer informatie naar , Forrester Research, Inc. Alle rechten voorbehouden. Ongeoorloofde reproductie is ten strengste verboden. Deze informatie is gebaseerd op de best beschikbare bronnen. De standpunten weerspiegelen de meningen van het ogenblik en kunnen veranderen. Forrester, Technographics, Forrester Wave, RoleView, TechRadar en Total Economic Impact zijn handelsmerken van Forrester Research, Inc. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectieve bedrijven. Ga voor meer informatie naar Eindnotitie 1 Bron: Forrsights Workforce Employee Survey, vierde kwartaal 2012 Pagina 8