Handleiding Asset Based Finance Manager

Transcriptie

1 Deutsche Bank Global Transaction Banking Handleiding Asset Based Finance Manager Januari 2018

2 Inhoud 1. Werken met Deutsche Bank Asset Based Finance Manager (ABF Manager) Voordat u kunt werken met ABF Manager De overeenkomst Systeemvereisten De Digipas Voor de eerste keer inloggen op ABF Manager Autobahn App Market Inloggen op Autobahn App Market Naar ABF Manager navigeren Wegwijs in de schermen van ABF Manager Startpagina Opbouw van de submenu s Weergave van gegevens Schermprint afdrukken Sorteren en selecteren Uitloggen Beheer van uw producten Selecteren Product Samenvatting Mutaties Ouderdomsanalyse Aanvragen Voorschot Statistieken Topdebiteuren Raadplegen ontvangsten Factuur zoeken Debiteur zoeken Kasstroompositie Samenvatting (historisch) Transacties Rapportages Grootboek analyse Rapportages aanvragen Rapportage weergeven Gegevensuitwisseling Handmatige invoer Overzicht uploads Debiteurgegevens Bestanden uploaden Inhouding boeking Berichten Toelichting bij gebruik van ABF Manager Aandachstpunten 36 2

3 1. Werken met Deutsche Bank Asset Based Finance Manager (ABF Manager) U gaat werken met ABF Manager, uw online applicatie voor Asset Based Finance. Met ABF Manager beheert u op effectieve wijze uw werkkapitaal. Het systeem geeft realtime informatie over uw posities. Dit biedt u inzicht in uw werkkapitaalfinanciering. Toegang tot ABF Manager ABF Manager is toegankelijk via de Deutsche Bank Autobahn App Market. Dit is het centrale portal voor de online producten en diensten van Deutsche Bank. Via de Autobahn App Market heeft u ook toegang tot andere online-applicaties van Deutsche Bank. Onderhoud ABF Manager ABF Manager wordt continue onderhouden. Hiervoor is het nodig om updates uit te voeren. Dit gaat mogelijk ten koste van de beschikbaarheid van ABF Manager. Gepland onderhoud wordt in het weekend en buiten kantooruren uitgevoerd. Wij streven ernaar om het niet beschikbaar zijn van de applicatie tot een minimum te beperken. 3

4 2. Voordat u kunt werken met ABF Manager 2.1 De overeenkomst Na het ondertekenen de Overeenkomst Financiële Dienstverlening voor Asset Based Finance (ABF) en het retour sturen van het aanvraagformulier, krijgt u ook toegang tot ABF Manager. U vindt de gebruikershandleiding op Voor het gebruik van ABF Manager ontvangt u: 1. Digipas; 2. Gebruikersnaam; 3. Pinbrief. 2.2 Systeemvereisten Voor het gebruik van ABF Manager gelden minimum systeemvereisten. Deze kunt u vinden op De Digipas Wat is een Digipas Bij uw Digipas kunt u vanaf elke plek veilig en snel op de Autobahn App Market inloggen. In de Autobahn App Market vindt u ABF Manager en andere online-applicaties van Deutsche Bank. + ON 1 3 = uw Digipas aanzetten = cijfers wissen of bevestigen = uw pincode bevestigen bij het inloggen = uw pincode bevestigen bij het ondertekenen 4

5 2.3.2 Uw Digipas gebruiksklaar maken Maak eerst uw Digipas klaar voor gebruik. Dat doet u met de pincode die u bij de Digipas van Deutsche Bank heeft ontvangen. Voor gebruik moet u deze pincode eerst veranderen in een code naar keuze. Let op: De Digipas en uw pincode zijn persoonlijk. Deel uw gegevens niet met anderen. Zo maakt u uw Digipas klaar voor gebruik: Vergelijk het serienummer van uw Digipas (die vindt u op de achterkant, linksonder) met het serienummer in de brief die u tegelijk met uw pincode heeft ontvangen. Let op: Komen deze nummers niet overeen, neem dan direct contact op met onze Helpdesk: Amsterdam: +31 (0) Eindhoven: +31 (0) ON Zet uw Digipas aan: houd ingedrukt en druk tegelijkertijd op ON Voer de pincode in die u van Deutsche Bank heeft ontvangen Heeft u zich vergist, druk dan op om de cijfers te wissen en begin opnieuw. Toets uw zelfgekozen pincode in van 5 cijfers. Heeft u zich vergist, druk dan op om de cijfers te wissen. Kies geen makkelijke combinatie, zoals In dat geval krijgt u een waarschuwing in de display: NOT SAFE. Toets nogmaals uw zelfgekozen pincode in van 5 cijfers. U heeft uw nieuwe pincode met succes ingevoerd als NEW PIN CONF op de display verschijnt. Uw Digipas is klaar voor gebruik. U kunt nu inloggen bij Autobahn App Market en gebruik maken van ABF Manager App. 5

6 2.3.2 Wat te doen bij een geblokkeerde Digipas? Wat gebeurt er als u een foutieve pincode intoetst? Na uw eerste foutieve poging verschijnt er FAIL 1 op de display, bij de tweede foutieve poging FAIL 2. Na drie foutieve pogingen blokkeert uw Digipas. Er verschijnt nu een lock-code van 7 cijfers. U kunt uw Digipas niet meer gebruiken. Eerst moet u uw Digipas deblokkeren. Dat gaat in 6 stappen: Neem contact op met een van onze Helpdesks: Amsterdam: +31 (0) Eindhoven: +31 (0) Geef de lock-code van 7 cijfers door aan onze medewerker. U kunt deze code bekijken door uw Digipas opnieuw aan te zetten. U ontvangt een deblokkeringscode waarmee u uw Digipas kunt deblokkeren. Zet uw Digipas aan: houd ingedrukt en druk tegelijkertijd op ON. De lock-code verschijnt opnieuw in de display. Druk op en tik de deblokkeringscode van 8 cijfers in. Toets een nieuwe zelfgekozen pincode in van 5 cijfers. Kies geen makkelijke combinatie, zoals Toets nogmaals de zelfgekozen pincode in van 5 cijfers ter verificatie. U heeft uw nieuwe pincode succesvol ingevoerd als NEW PIN CONF op de display van uw Digipas verschijnt. U kunt nu uw Digipas weer gebruiken. 6

7 3. Voor de eerste keer inloggen op ABF Manager 3.1 Autobahn App Market ABF manager is toegankelijk via de Deutsche Bank Autobahn App Market. Dit is het centrale portal voor een uitgebreid aanbod van online producten en diensten van Deutsche Bank. De Digipas en pincode die u heeft ontvangen heeft u nodig om in te loggen op Autobahn App Market en op ABF Manager. Zodra u bent ingelogd op Autobahn App Market kunt u ABF Manager gebruiken. 3.2 Inloggen op Autobahn App Market Ga naar en log in. Digipas en persoonlijke pincode Logt u voor het eerst in op Autobahn App Market van Deutsche Bank, dan vindt u uw gebruikersnaam in de brief met uw pincode. Heeft u al eerder ingelogd, dan kunt u uw bestaande gebruikersnaam blijven gebruiken. Ga naar Klik rechtsboven in uw scherm op Autobahn Login. Zo gaat u naar de inlogpagina van Autobahn App Market. 7

8 Toets uw gebruikersnaam in op het inlogscherm. Zet uw Digipas aan: houd ingedrukt en druk tegelijkertijd op ON. Toets uw pincode in. Heeft u zich vergist, druk dan op om uw cijfers te wissen. Druk op 1 (Logon) als op de display van uw Digipas SELECT verschijnt. Uw Digipas maakt nu een code aan van 8 cijfers waarmee u kunt inloggen. 3.3 Naar Asset Based Finance Manager navigeren Vanuit de startpagina navigeert u naar de voor u beschikbare Apps onder My Apps. De Apps staan op alfabetische volgorde. Vind uw App middels de Search Apps functie onder Browse Apps. Klik vervolgens op de Add to My Apps link. Na het doorlopen van de eerder genoemde stappen is de App terug te vinden op de startpagina onder My Apps. Door op het Asset Based Finance Manager icoon te klikken wordt de App geopend. U heeft nu toegang tot ABF Manager. Een meer gedetailleerde instructie over de Autobahn App Market kunt u vinden via onderstaande link: _(002).pdf 8

9 4. Wegwijs in de schermen van ABF Manager 4.1 Startpagina Iedere keer dat u aanlogt in ABF Manager ziet u de startpagina. Op deze pagina treft u een welkomstboodschap of berichten aan die u informeren over eventuele calamiteiten. 4.2 Opbouw van de submenu s Het scherm heeft een vaste opmaak, met aan de linkerzijde het menu met keuzes en aan de rechterzijde de resultaten van de door u geselecteerde keuze. Kiest u voor Selecteren overeenkomst dan komt u op de pagina met het overzicht van al uw ABF producten. Vervolgens kiest u het product waarover u informatie wilt zien of waarvoor u bijvoorbeeld financiering wilt aanvragen. Het menu aan de linkerzijde wordt bepaald door de productkeuze. Daarnaast treft u op diverse pagina s aan de rechterzijde buttons aan die u kunt kiezen voor meer gedetailleerde informatie. Door op een omschrijving aan de linkerzijde te klikken, zal aan de rechterzijde het gewenste submenu geopend worden. Indien er meer details beschikbaar zijn van de resultaten op de rechterzijde van het scherm, kunnen deze getoond worden door met uw muis over het betreffende onderdeel te zweven en er op te klikken. Door middel van de knop kunt u altijd terug naar het voorgaande scherm. 4.3 Weergave van gegevens Data worden in ABF Manager als volgt weergegeven: Getallen Datum Tijdweergave Hyperlinks Positieve getallen worden altijd weergegeven in het formaat 1.234,56 of weergeven in de kolom Credit afhankelijk van waar u zich in het menu bevindt. Negatieve getallen worden altijd onderstreept weergegeven in het formaat 1.234,56 of in de kolom Debet. De Datuminformatie wordt altijd weergegeven in het formaat d/m/jj. Bijvoorbeeld 1/2/16. ABF Manager werkt met de tijdsweergave CET-1 Standaard wordt een hyperlink in (blauw) en of onderstreept aangegeven. 9

10 4.4 Schermprint afdrukken Op elk scherm aan de linkerzijde treft u linksonder een print knop. Door op de knop te drukken wordt een tweede scherm geopend, waarin u verzocht wordt de printer te selecteren. 10

11 4.5 Sorteren en selecteren In de ABF Manager App sorteert en zoekt u informatie via selectiecriteria. De mogelijkheid om zoek- en selectiecriteria in te geven wordt weergegeven door een uitklapmenu waaruit vaste criteria geselecteerd kunnen worden. Daarnaast zijn er vrije zoekvelden waar handmatig zoekcriteria ingevoerd kunnen worden, zoals bedrag en of naam. Door op de knop te klikken is het mogelijk om de ingegeven zoekcriteria te verwijderen en een nieuwe zoekopdracht uit te voeren. Bij het invoeren van de selectie- en zoekcriteria is het belangrijk om met het volgende rekening te houden: Voor een bereik met slechts één bepaalde waarde vult u in de velden vanaf en tot en met dezelfde waarde in; Wilt u alle waarden tot een bepaald maximum zien, dan vult u alleen de tot en met waarde in; Debiteurnaam kan een combinatie zijn van numeriek of alfanumeriek; Debiteurreferentienummer is altijd een combinatie van numeriek of alfanumeriek; Wanneer numerieke waarden moeten worden ingevuld kan dit in een willekeurig formaat. Hierbij gebruikt u de punt (.) als decimaalscheidingsteken; Bij een pull-down menu zoals bij Muntsoort is weergegeven, klapt het menu uit door er op te klikken. Wanneer er een lijst met mogelijkheden verschijnt, beweegt u met uw muis scroll knop of pijl knoppen door de mogelijkheden; Datumvelden worden ingevoerd door op de kalender knop te klikken en de gewenste datum te selecteren of de datum handmatig in te vullen. Het datumformaat is altijd weergeven als d/m/jj. 4.6 Uitloggen Wij adviseren u, zoals bij alle bankapplicaties, uit te loggen indien u geen gebruik maakt van ABF Manager. Dit voorkomt elk ongewenst gebruik van de applicatie door andere personen dan uzelf. U kunt de ABF Manager sessie sluiten door rechts bovenaan op het rode kruis te klikken. Indien u ABF Manager of een andere App op de Autobahn App Market langer dan 15 minuten niet gebruikt, wordt u automatisch uitgelogd van het Autobahn App Market Portal. U dient zich dan opnieuw aan te melden. 11

12 5. Beheer van uw producten 5.1 Selecteren overeenkomst Na het selecteren van de Selecteren overeenkomst -menuoptie ziet u al uw actieve producten en eventuele totaaloverzichten. Door een van de overeenkomsten te selecteren, wordt u doorgeleid naar het submenu Samenvatting. 5.2 Samenvatting Het overzicht scherm zoals hieronder is weergegeven is product specifiek. Er zijn vier mogelijke varianten: 1. Debiteurenfinanciering 2. Debiteurenfinanciering met Debiteurenbeheer 3. Voorraadfinanciering 4. Inkoopfinanciering In de volgende hoofdstukken worden de menu-items in detail besproken. Bij menu-items die alleen beschikbaar zijn bij één van de vier productvarianten, wordt dit in de titel van het hoofdstuk aangegeven Debiteurenfinanciering Hieronder treft u een voorbeeld van het samenvattingsscherm zoals deze wordt getoond voor het product Debiteurenfinanciering 12

13 Het overzicht zoals hierboven afgebeeld kunt u verder in detail raadplegen door de afzonderlijke onderwerpen te selecteren. Hieronder treft u een algemene beschrijving aan van de verschillende onderwerpen die u kunt raadplegen. 1. Saldo Vorderingen: Geeft detailinformatie over het bruto vorderingensaldo en is gesaldeerd voor creditbedragen. 2. Aftrekposten Financiering: Geeft meerdere aftrekposten weer die automatisch zijn verwerkt zoals veroudering, oude facturen, debiteuren welke op voorhand zijn uitgesloten van financiering en unmatched debiteuren. 3. Dispuut: Geeft het saldo weer van de rekeningen waarvoor een dispuut is gemeld. 4. Geverifieerd Saldo: Geeft het vorderingensaldo weer welke geverifieerd is door de Client Service Manager. 5. Rekening courant saldo: Geeft het werkelijke saldo van de rekening courant weer. Let op: Debetposities worden weergegeven als positief en creditposities als negatief. 6. Verrekeningen: Geeft de aftrek met betrekking tot compensabele vorderingen weer uit hoofde van debiteuren / crediteuren posities. 7. Overige aftrekposten: Hier worden overige aftrekposten weergegeven indien van toepassing. 8. Saldo afstemmingsrekening: Geeft de beschikbaarheid uit hoofde van de Afstemmingsrekening weer. Let op: Indien er een debetsaldo is, wordt deze niet meegenomen in de borrowing base berekening. 9. Financieringsruimte vorige dag: Geeft de financieringsruimte weer op basis van de beschikbaarheid van de vorige dag. 10. Financieringsruimte vorige dag (exclusief gefiatteerde overdispositie): Item 9 minus gefiatteerde overdispositie. 11. Financieringsruimte tot aan limiet vorige dag: Geeft de financieringsruimte weer op basis van de beschikbaarheid van de vorige dag met inachtneming van de limiet op de faciliteit. 12. Borrowing base: Geeft het bedrag weer van het saldo vorderingen minus de aftrekposten financiering (2), verrekeningen (6), overige aftrekposten (7), saldo afstemmingsrekening (8) en concentratie-aftrek (13), vermenigvuldigd met het financieringspercentage. 13. Concentratie-aftrek: Geeft het bedrag van de aftrek uit hoofde van de concentratie-afspraken in het contract weer. 14. Beschikbaar obv dekking: Geeft de beschikbare financiering weer exclusief inachtneming van de kredietlimiet. 15. Opvraagbaar bedrag: Geeft de beschikbare financiering weer inclusief inachtneming van de kredietlimiet. Naast de reeds hierboven beschreven items kunnen de volgende items in het samenvattingsoverzicht voorkomen bij een overeenkomst debiteurenfinanciering. a. Achterstallig Saldo: Geeft het saldo weer na de eerste vervaldag indien de voorgeschreven betalingstermijn is overschreden. b. Gevaluteerd Rekening courant saldo: Geeft het gevaluteerde saldo weer van de rekening courant (vb. Chequebetalingen). c. Verpandingsverboden: Geeft de aftrek met betrekking tot vorderingen met een verpandingsverbod weer. d. Non-OESO aftrekpost: Geeft de aftrek met betrekking tot vorderingen op Non-OESO debiteuren weer. Non-OESO refereert aan landen die niet gelieerd zijn aan de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling. Tevens is er de mogelijkheid om specifieke onderwerpen in detail te raadplegen. U kunt onder het onderwerp Aftrekposten Financiering bijvoorbeeld een detailoverzicht inzien inzake de niet gefinancierde posten. 13

14 Debiteurenfinanciering met debiteurenbeheer Hieronder treft u een voorbeeld van het samenvattingsscherm aan zoals getoond wordt voor het product debiteurenfinanciering met beheer. De verschillende items in het overzicht kunt u in detail raadplegen. Hieronder treft u een algemene beschrijving aan van de items welke nog niet zijn besproken in hoofdstuk Saldo Vorderingen: Geeft detailinformatie over het bruto vorderingensaldo en is gesaldeerd voor creditbedragen. Naast de reeds beschreven items hierboven en in hoofdstuk kunnen de volgende items in het samenvattingsoverzicht voorkomen bij een overeenkomst debiteurenfinanciering met debiteurenbeheer. a. Onverwerkte Crediteringen - RC: Toont alle creditmutaties die toegewezen dienen te worden. b. Onverwerkte Betalingen - RC: Geeft cashmutaties weer die toegewezen dienen te worden. 14

15 5.2.3 Voorraadfinanciering Hieronder treft u een voorbeeld van het samenvattingsscherm aan zoals getoond wordt voor het product voorraadfinanciering. In aanvulling tot de beschreven items in de hoofstukken en treft u hier het item BulkCollateral Account (1) aan. Dit geeft het totaal weer van de verpande voorraden ten behoeve van de financiering. De Borrowing base geeft de beschikbaarheid weer op basis van de verpande voorraden -/- aftrekposten vermenigvuldigd met het financieringspercentage. Indien u vragen heeft over de voorraadverhouding ten opzichte van de beschikbaarheid uit hoofde van uw debiteurenfinanciering kunt u contact opnemen met uw Client Service Manager Inkoopfinanciering Hieronder treft u een voorbeeld van het samenvattingsscherm aan zoals getoond wordt voor het product inkoopfinanciering. In aanvulling tot de reeds beschreven items in de hoofdstukken 5.2.1, en treft u hier de volgende items aan. 1. Nog niet op Transport 2. Goederen Onderweg 3. Lopende Betalingsverplichtingen Indien een contract voor inkoopfinanciering is afgesloten, wordt het aantal onderwerpen in het menu Overeenkomst beperkt tot vier onderwerpen. 15

16 Bij Inkoopfinanciering kunt u in het menu aan de linkerzijde Transacties gebruiken voor een gedetailleerd overzicht van alle lopende transacties. Het is mogelijk om specifieke informatie over een lopende transactie te raadplegen door deze te selecteren en op Weergeven te klikken. Zie hiervoor ook paragraaf Transacties (5.13). 5.3 Mutaties Het Mutaties submenu geeft u de mogelijkheid om een overzicht aan te maken van specifieke mutaties die hebben plaats gevonden binnen een geselecteerde periode. Door de gewenste periode (1), de onderliggende rekening en wijze van sorteren van de resultaten (2) op te geven en op Zoeken (3) te klikken, zullen alle mutaties die overeenkomen met de opgegeven selectie gepresenteerd worden Een totaaloverzicht per type transactie kan opgevraagd worden door op Totalen per type te klikken (4). En indien er meer dan 10 mutaties overeenkomen met de opgegeven selectie is het mogelijk om met de Volgende knop (5) naar de volgende tab van mutaties te gaan

17 5.4 Ouderdomsanalyse Het submenu Ouderdomsanalyse bevat de startdatum en overeengekomen periode van de verouderingsparameters (1), het totale saldo van de uitstaande vorderingen (2) en een gedetailleerd overzicht van de uitstaande vorderingen per periode (3) Aanvragen Voorschot Indien u een voorschot wilt aanvragen, kan dat in het submenu Aanvragen voorschot in het menu Overeenkomst of u vult het gewenste bedrag in op het samenvattingsoverzicht zoals hieronder is afgebeeld. Indien u een voorschot wenst aan te vragen op basis van de beschikbaarheid op geaggregeerd niveau, kunt u hiervoor een bericht versturen naar uw Client Service Manager via het menu Berichten (zie ook hoofdstuk 8). 17

18 Eerst vult u het bedrag in en het type betaling (normaal of spoed), daarna klikt u op Versturen. Een bericht verschijnt op uw beeldscherm. Door op OK te klikken wordt de aanvraag verzonden. In het nieuwe overzicht ziet u het aangevraagde voorschot verschijnen. Belangrijke informatie: Kosten van de overboeking worden meegenomen in het aangevraagde voorschot. Raadpleeg hiervoor de tarieven zoals in de voorwaarden zijn overeengekomen. 18

19 5.6 Statistieken In het Statistieken submenu is het mogelijk om grafieken of staaftabellen te genereren over een bepaalde periode. Door de gewenste periode te selecteren (1) en op Zoeken (2) te klikken, worden alle rapportages over die periode beschikbaar gemaakt. Na het gewenst rapportageformaat te selecteren en op één van de grafiekknoppen (3) te klikken, opent een staaftabel of grafiek in een tweede scherm Topdebiteuren Indien u een overzicht van uw debiteuren top x aantal wilt raadplegen, is het mogelijk om in het submenu Topdebiteuren een overzicht te creëren. Vul het gewenste aantal debiteuren in en klik op Zoeken. Vervolgens worden onderaan het zoekmenu de debiteuren gepresenteerd. In de debiteurenlijst ziet u ook of een debiteur wel of niet uniek gematcht is tegen onze gegevens. Pas nadat uw debiteuren gekoppeld zijn aan een bestaande debiteur die bekend is in het systeem, komen de vorderingen in aanmerking voor financiering. Onderaan het overzicht vindt u diverse knoppen waarmee u het overzicht van topdebiteuren kunt sorteren. 19

20 5.8 Raadplegen ontvangsten Indien u een overzicht wenst te raadplegen van ontvangsten van een bepaalde datum of van / tot periode, kunt u in het Raadplegen ontvangsten de gewenste periode opgegeven. Door op Zoeken te klikken, wordt een overzicht van alle ontvangsten gepresenteerd (2). Binnen een ingegeven periode kunnen op meerdere data ontvangsten zijn binnengekomen. ABF Manager groepeert de ontvangsten per dag en toont de oudste ontvangsten eerst. Door op Volgende (3) te klikken gaat u naar de eerstvolgende datum waarop ontvangsten zijn binnengekomen. Betalingen van uw debiteuren worden in ABF manager weergegeven met een (minteken), zie in onderstaand overzicht. Intradag mutaties (MT942) treft u in Berichten of in het menu Rapportages aanvragen middels de MT942 csv rapportage. Einde dag mutaties (MT940) kunt u in MT940 formaat downloaden via Rapportages aanvragen. 5.9 Factuur zoeken In het submenu Factuur zoeken kunt u door minimaal één zoekcriterium in te voeren (1) en op Zoeken te klikken, een of meerdere facturen opzoeken. Klik op Openstaande posten per debiteur in het zoekresultaat indien u van een van de weergegeven facturen een overzicht wilt raadplegen op debiteuren postniveau

21 5.10 Debiteur zoeken Met de menuoptie Debiteur zoeken kunt u meer details over uw debiteur opzoeken door minimaal één zoekcriterium (1) in te vullen en op Zoeken te klikken. Het zoekresultaat en de contactgegevens worden in het vervolgscherm getoond. In de tabs onder de contactgegevens kunt u zowel het huidige saldo, de limiet, als recente betalingen raadplegen Aan de linkerzijde ziet u een extra submenu onder het menu debiteuren (2) waarmee u aanvullende details van uw debiteur kunt opvragen. Zo heeft u de mogelijkheid om een analyse van de debiteurrekening uit te voeren voor de betreffende debiteur. Selecteer onder het menu Debiteuren Raadplegen (3). Het onderstaande scherm Debiteurrekening samenvatting verschijnt waarbij u de mogelijkheid heeft om afzonderlijke (openstaande) facturen in te zien. 21

22 5.11 Kasstroompositie Het Kasstroompositie submenu geeft een overzicht van de overeengekomen verouderingsparameters in dagen en startdatum (1). Totaal uitstaande posten (2), totaal per 30 dagen (3) en incasso prestatie (4) van de desbetreffende debiteur Samenvatting (historisch) (alleen bij debiteurenfinanciering met/zonder debiteurenbeheer) Indien u een samenvatting van alle crediteringen en debiteringen van het betreffende product wilt raadplegen, geeft het submenu Samenvatting (historisch) de mogelijkheid om een overzicht te tonen, op basis van: maand; afgelopen 30 dagen; huidig kalenderjaar; specifieke periode. 22

23 5.13 Transacties (alleen bij inkoopfinanciering) In het scherm Inkoopfinanciering transacties raadplegen ziet u de lopende transacties onder uw inkoopfinanciering. Per lopende transactie kunt u vervolgens details van de transactie en details over eventuele transporten inzien. 23

24 6. Rapportages Er zijn drie categorieën ABF Manager rapportages: 1. Rapportages die u zelf kunt aanvragen. 2. Rapportages die worden aangeboden op basis van een activiteit, ook wel bekend als event driven. 3. Rapportages die automatisch worden aangeboden op basis van push -berichten zoals betalingen. Let op! Rapportages worden altijd weergegeven op overeenkomstniveau. Consolidatie is bijvoorbeeld mogelijk door voor alle overeenkomsten het gewenste formaat te downloaden (vb.csv) en zelf te verwerken. 6.1 Grootboek analyse (alleen debiteurenfinanciering met/zonder debiteurenbeheer) In het Analyse submenu vindt u een serie standaard online rapportages die u kunt genereren door bijvoorbeeld de gewenste dagen of valuta in te vullen. Door op Doorgaan te klikken zal in het vervolgscherm een overzicht worden weergegeven van de geselecteerde data. Indien u rapportages wenst uit te draaien in bijvoorbeeld Excel- of PDFformaat, dan is dit mogelijk in het submenu Rapportage aanvragen. 6.2 Rapportages aanvragen Het product dat u heeft geselecteerd bepaalt welke rapportages u aan kunt vragen. Nadat u een rapportage heeft geselecteerd (1) en Doorgaan (2) heeft gekozen, kunt u bij de parameters het formaat van de rapportage kiezen (3) en afhankelijk van het rapport - de periode/datum (4) kiezen. Door op Rapport aanvragen te klikken (5) wordt het rapport gegenereerd. Een korte toelichting op de output-formaten: Internet Service : is de standaardoptie als u het rapport vanuit ABF Manager wilt downloaden (het formaat kunt u bij het downloaden kiezen) MT940 Formaat : is alleen relevant bij het aanvragen van een elektronisch bankafschrift (MT940)

25 4 6.3 Rapportages weergeven Het submenu Rapportages weergeven toont de aangevraagde rapportages. Tevens is er de mogelijkheid om alleen bepaalde aangevraagde rapportages weer te geven door het formaat (1) en/of periode (2) te selecteren. U kunt een rapport downloaden door het rapport te selecteren en vervolgens het gewenste formaat te kiezen. De geselecteerde rapportage kan in de browser geopend worden. Wanneer u het rapport wilt opslaan of verzenden, selecteert u Downloaden (3) en slaat u het document op. 25

26 1 Onder het submenu Rapportages Weergeven ziet u onder de kop Status verschillende termen verschijnen. Het is belangrijk om te vermelden dat de melding: Waiting for Information Manager wordt gegenereerd indien het rapport nog niet kan worden gedraaid omdat de termijn nog niet is afgelopen. Bijvoorbeeld bij een rapport inzake dagafschriften einde dag dat in de ochtend wordt aangevraagd of een rapport inzake renteafschrift dat halverwege de maand wordt aangevraagd. 26

27 7. Gegevensuitwisseling 7.1 Handmatige invoer (alleen bij debiteurenfinanciering met beheer) Met de menuoptie Handmatige invoer kunt u handmatig facturen dan wel creditnota s invoeren en naar ons opsturen. U geeft hiervoor het type document (factuur dan wel creditnota), de valuta en de referentie voor uw eigen administratie op (1) waarna u bij de volgende stap de transactiegegevens invult (2) en per debiteur toevoegt (3). Om gegevens voor een andere debiteur op te voeren, drukt u eerst op Debiteur wissen, waarna u de volgende debiteur selecteert. Als u alle gegevens heeft ingevoerd klikt u op Voltooien (4), waarna u de batch eventueel kunt verrijken met aanvullende gegevens en daarna bevestigen (5) en indienen (6) Wij raden u aan deze optie alleen te gebruiken indien u geen mogelijkheid heeft om een gegevensbestand met nieuwe omzet aan te leveren (zie paragraaf Bestanden Uploaden ). 6 27

28 7.2 Overzicht uploads In dit overzicht ziet u de status van alle ingediende overzichten van facturen en creditnota s. 7.3 Debiteurgegevens In het submenu Debiteurengegevens ziet u welke debiteuren u in het verleden handmatig heeft opgegeven (1) waarbij u de gegevens, indien nodig, kunt wijzigen (2) dan wel verwijderen (3). Tevens is het mogelijk om handmatig nieuwe debiteuren op te voeren (4)(5). Let op: in dit overzicht ziet u NIET de debiteuren die u via een gegevensbestand heeft aangeleverd (zie hoofdstuk 7.4 Bestanden Uploaden ). Van deze debiteuren kunt u de gegevens niet handmatig wijzigen. 28

29 7.4 Bestanden uploaden Met behulp van Bestanden uploaden kunt u een drietal bestanden insturen: 1. Debiteurenbestand (.DEB) met daarin het meest actuele overzicht van uw afnemers (debiteuren). Vink de optie Debiteurenupload aan en kies het document door op de Browse button te klikken. Nadat het venster is geopend klikt u op het document dat u wilt uploaden en vervolgens op Open. 29

30 In het veld Bestandslocatie verschijnt het pad naar het document. Vervolgens klikt u op Versturen (1) voor het daadwerkelijke uploaden. 2. Nieuwe Schedules (.INV) (indien een overeenkomst met debiteurenbeheer is afgesloten) dan wel Shadow Ledger (.SLF). Vink de optie Shadow Ledger aan en kies het document door op de Browse Button te klikken. 30

31 Nadat het venster is geopend klikt u op het document dat u wilt uploaden en vervolgens op Open. In het veld Bestandslocatie verschijnt het pad naar het document. Vervolgens klikt u op Versturen. Let op: Indien er een overeenkomst Debiteurenfinanciering met debiteurenbeheer is afgesloten dient u voor het uploaden van de Schedules eerst de voorwaarden voor de overdracht van de facturen te accepteren door het vakje aan te vinken. Dit is niet het geval bij een contract Debiteurenfinanciering zonder debiteurenbeheer. Hieronder treft een overzicht aan wanneer welk bestand wordt ingediend. De terminologie in ABF Manager is als volgt: Debiteuren Debiteurenupload (.DEB) Nieuwe Omzet Schedules (.INV) Openstaande-posten Shadow Ledger (.SLF) Product Type bestand Debiteurenfinanciering Debiteurenfinanciering met debiteurenbeheer van Deutsche Bank ABF Debiteuren Nieuwe omzet Openstaande-posten 31

32 3. SEPA Direct Debit bestand om te incassseren ten gunste van de inzakerekening Vink de optie SEPA Direct Debit File aan en kies het document door op de Browse Button te klikken. Nadat het venster is geopend klikt u op het document dat u wilt uploaden en vervolgens op Open. 32

33 In het veld Bestandslocatie verschijnt het pad naar het document. Vervolgens klikt u op Versturen (1) voor het uploaden van het document. Melding bij upload van bestanden: Als u een bestand upload en via ABF Manager verstuurt, krijgt u het bericht dat het bestand succesvol is aangeleverd. Dit is de bevestiging dat het bericht bij Deutsche Bank ABF is aangekomen, maar geeft geen inzicht in de kwaliteit van het bestand. Indien het bestand niet of deels niet verwerkt kan worden, dan wordt u daarover geïnformeerd door uw Client Service Manager. 7.5 Inhouding boeking (alleen bij debiteurenfinanciering met beheer) Met de menuoptie Inhouding boeking kunt u inhoudingen op het vorderingensaldo doorgeven, zoals eventuele rechtstreekse ontvangsten of disputen. U selecteert hiervoor de betreffende facturen (1) en vervolgens Inhouding boeking (2) of Aanvraag dispuut (3). 33

34 Vul het in te houden bedrag (1), het totaal ingehouden boekingen (2) en eventueel de reden (3). Klik op versturen (4) om de inhoudingen te boeken. 34

35 8. Berichten ABF Manager geeft via het menu Berichten een overzicht van het aantal ongelezen berichten (1) en het totaal aantal berichten (2). In de Berichtenlijst is het niet alleen de mogelijk om uw MT942 (intradag mutaties) in te zien, maar ook mogelijk om berichten aan te maken (3), te ontvangen en te beantwoorden (4), te raadplegen (5) en te verwijderen (6). 35

36 9. Toelichting bij gebruik van ABF Manager 9.1 Aandachtspunten Heeft u meerdere financieringsovereenkomsten? Dan kunt u de beschikbaarheid zien door in het menu te kiezen voor Selecteren product en vervolgens Totaaloverzicht. Onder de button Specificatie beschikbaarheid vindt u een geaggregeerd overzicht van u beschikbaarheid en het Opvraagbaar bedrag Vervolgens gaat u terug naar Selecteren product en kiest u het juiste product, waarin u het krediet opvraagt. Denkt u bij het aanvragen van een krediet aan de betalingsverkeerkosten. Deze worden in mindering gebracht op uw beschikbaarheid: beschikbare financiering -/- kosten betalingsverkeer = aangevraagd bedrag voor financiering. 37