Notulen Algemene Ledenvergadering BCH 6 oktober 2015

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering BCH 6 oktober 2015 Aanwezig: Wil Schoonderbeek Erik van der Loo Roland van der Loo Adrien Esselmann Hennie Straakenbroek Ben Peelen Bert van de Poll Marcel Wilgenburg Jan Jan Jansen Casper van de Pol Agnes Jacobs Afwezig met kennisgeving: Joke Meijer Oscar van Rijswijk Harry van de Hoef Marcel Sloeserwij Nienke Ham 1. Opening Casper opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van Badmintonclub Hoevelaken. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Mail Marcel Wilgenburg Mail Wil Schoonderbeek Uitkomst kascontrole commissie 3. Notulen van de vergadering d.d. 28 oktober 2014 Opmerking n.a.v. de notulen: Roland: voor de verbouwing van de kleedkamers waren er 12 douches nu nog maar 6. Waar is die ruimte gebleven? Antwoord: Die ruimtes zijn opslag geworden voor scholen en voor Hans Root. Als er gasten zijn dan kunnen zij douchen in de andere kleedruimtes. Verder zijn er geen opmerkingen van de aanwezige leden. De notulen zijn goedgekeurd. Casper mag zichzelf bedanken voor het notuleren. Actielijst 28 oktober 2014 Nr Verantwoordelijke Actiepunt Actie d.d. status 1 Bestuur Dames van badmintonclub in de Dec 2014 uitgevoerd Ridderspoor aanspreken om mogelijk lid te worden van BCH 2 Agnes Neemt contact op met SRO mbt planning Nov 2014 uitgevoerd renovatie kleedruimtes 3 Casper Evaluatie flyer-actie, bezorging Dec 2014 uitgevoerd 4 Agnes Onderzoekt of de klok nog afgesteld kan worden Jan 2015 uitgevoerd Notulen Algemene Ledenvergadering oktober 2015 Pagina 1

2 Ad 1 Deze dames zijn uitgenodigd om eens bij BCH te komen kijken maar hier is geen interesse voor. Ad 3 De flyeractie was zeer waardevol. Vanwege de drukte aan het begin van het seizoen is er dit keer geen flyeractie geweest. Misschien in januari. Marcel W. geeft aan dat flyeren in Vathorst dan ook een optie kan zijn. Erik oppert om in de nieuwsbrief van de scholen een stukje te plaatsen waarin leerlingen uitgenodigd worden te komen badmintonnen. Bert geeft aan dat er eigenlijk een promotiebeleid gemaakt moet worden om acties op het juiste moment in het jaar uit te voeren m.b.v. een promotiekalender. Dat is een prima idee maar er zijn wel vrijwilligers nodig om het uit te kunnen voeren. Momenteel blijkt er onder de leden weinig animo te zijn om taken binnen de vereniging uit te voeren. Bert is benaderd om shirts te sponsoren maar heeft daar uiteindelijk niets meer van gehoord. Het bestuur is het eens met Bert dat dat geen goede zaak is. Ad 4 De oude klok kon niet worden gerepareerd dus is er een nieuwe aangeschaft. 4. Jaarverslagen De aanwezige bestuursleden lichten in het kort hun jaarverslag toe. Ledenadministratie Een verminderd ledenaantal is een landelijke tendens. Het gaat binnen BCH om een vermindering van de jeugdleden. Reacties van aanwezigen: In de kerstvakantie demonstratiewedstrijden spelen voor de jeugd. De competitie van de jeugd promoten door mensen uit te nodigen te gaan kijken bij wedstrijden. Hoe binden andere sportverenigingen de jeugd? Kunnen we niet de krachten samenbundelen? Waar willen we naar toe met de jeugd? Veel beginners willen alleen voor plezier badmintonnen en zijn niet prestatiegericht. De overgang van de jeugd naar de senioren is moeilijk daar zou iets aan moeten gebeuren. Is het iets voor BCH om met facebook een app te maken zodat je niet steeds in hoeft te loggen op de site? Casper: Het bestuur neemt contact op met BAN. Zij zijn flagship vanuit de bond en bij hen kun je terecht met vragen. Het bestuur zal informeren hoe bijvoorbeeld het jeugdbeleid bij BAN is. Misschien moet er meer interactie komen tussen Aart en de andere trainers van de jeugd. Jeugd en senioren komen niet in aanraking met elkaar mede doordat de jeugd op zaterdag in de Dissel speelt. Dit heeft te maken met het feit dat vanuit de bond de jeugd niet meer op vrijdagavond mocht spelen. Nu is het mogelijk om compensatie aan te vragen maar de vrijdagavond is al bezet door de hockeyclub en dit is dus niet meer terug te draaien. Een mogelijkheid zou zijn om in de Dissel de hele zaal te huren zodat andere leden daar ook kunnen gaan spelen op zaterdag. Hier hangt dan wel weer een kostenplaatje aan. Wat betreft de app; hier zal Agnes naar kijken, ook Roland zal informeren wat dit precies is. Jeugdcommissie Ter aanvulling van dit jaarverslag; Roland heeft ook zitting in de jeugdcommissie. Casper biedt excuses aan dat Roland er niet bij vermeld staat. Notulen Algemene Ledenvergadering oktober 2015 Pagina 2

3 Vanwege te weinig deelnemers is het kamp niet doorgegaan. Dit kon kosteloos worden geannuleerd. Het blijft moeilijk om de jeugd enthousiast te maken voor het kamp. Het is wel jammer dat er geen alternatief is geboden. Misschien is er meer animo als er een dagje uit georganiseerd wordt. 5. Jaarverslag penningmeester Jan Jan Jansen geeft uitleg over hoe het financieel verslag en de balans tot stand zijn gekomen. Het gaat financieel goed met de club. De vraag wordt gesteld of BCH geen problemen met subsidie krijgt als blijkt dat de club voldoende financiële middelen heeft? De club kan pas in de problemen komen als het eindtotaal nog hoger is. 6. Verslag kascommissie Adrien Esselmann en Erik van der Loo hebben de boeken en de kas gecontroleerd en akkoord bevonden. Zij stellen voor de penningmeester decharge te verlenen. Schriftelijke goedkeuring is aanwezig. Jan Jan krijgt een compliment voor de wijze waarop hij de financiën heeft beheerd. 7. Goedkeuring financieel beleid Het financieel beleid van het afgelopen boekjaar (2014/2015) wordt door de Algemene Ledenvergadering goedgekeurd en de penningmeester wordt decharge verleend. 8. Voorstel bestuurssamenstelling De volgende leden zijn dit jaar wel dan niet reglementair aftredend: Voorzitter Casper van de Pol herkiesbaar Penningmeester Jan Jan Jansen niet herkiesbaar Deze functie is vacant, het bestuur heeft nog geen vervanger gevonden. Technische commissie Martijn Riemersma niet herkiesbaar Het bestuur draagt Hennie Straakenbroek voor. Jan Jan wordt hartelijk bedankt voor zijn penningmeesterschap en ontvangt bloemen en een attentie. De Algemene Ledenvergadering heeft geen bezwaar tegen de door het bestuur voorgedragen kandidaten en benoemt de voorgedragen leden in de voorgestelde functies. 9. Begroting 2015/2016 en voorstel contributie Jan Jan licht de begroting toe van 2015/2016. Als uitgangspunt van de begroting is de contributie gelijk gehouden aan vorig jaar. De Algemene Ledenvergadering gaat hiermee akkoord. Contributie voor 2015/2016 is dus ongewijzigd: Senioren 142,50 Jeugd 95, Voorstel bestuursvolmacht Het bestuur vraagt de Algemene ledenvergadering goedkeuring voor behoud van de volmacht voor het uitgeven van 1000,00 in het geval van calamiteit. De bestuursvolmacht wordt goedgekeurd en blijft behouden. Notulen Algemene Ledenvergadering oktober 2015 Pagina 3

4 11. Benoeming kascommissie Adrien heeft 2 jaar zitting gehad in de kascommissie en vloeit automatisch af. Erik van der Loo heeft aangegeven volgend jaar ook in de kascommissie zitting te willen nemen. Daarnaast geeft Marcel Wilgenburg aan om Adrien op te volgen. 12. Bestuursinformatie n.v.t. 13. Rondvraag Bert vraagt of het een idee is om de abonnement structuur te veranderen? Over dit onderwerp is ook een ingekomen stuk van Wil S. ontvangen. Wil heeft een voorstel gedaan over de invoering van een 10 rittenkaart. Het voordeel van de vaste contributie zoals nu wordt gehanteerd is dat je zeker bent van inkomsten. Er is dus bijvoorbeeld zeker geld om de zaal te huren. Een strippenkaart introduceren naast het gewone lidmaatschap zou een goede optie kunnen zijn. Het voordeel van variabele contributie kan zijn dat je meer mensen aan de club kunt binden. Juist mensen die niet de mogelijkheid hebben om regelmatig te spelen. Een mogelijkheid is om contributie per half jaar te betalen en dat men ook per half jaar op kan zeggen. Met name voor de jeugd kunnen de kosten voor contributie te hoog zijn en zou je over kunnen stappen naar een strippenkaart of halfjaarlijkse contributie. Het bestuur neemt alle overwegingen mee en zal ook bij BAN eens navragen hoe zij dit geregeld hebben. Roland geeft aan dat de begeleiding van de jeugd bij de Dissel tijdens de competitie erg minimaal is. Dit komt iedere keer neer op Christiaan, Marcel en Roland zelf. Als meerdere senioren deze taak op zich willen nemen dan kun je de begeleiding per toerbeurt regelen. Casper geeft aan dat de jeugdcommissie inderdaad erg krap bezet is en dat dit een punt van aandacht is. Erik vraagt of de blessureregeling nog van kracht is omdat Corné geopereerd zal gaan worden aan zijn voet. Marcel W. vraagt zich af of er in de zomer ook niet gewoon gespeeld kan worden? Dit gebeurt ook bij andere verenigingen zoals BAN. Casper geeft aan dat we sowieso 2/3 van de zaal moeten huren om banen goed op te kunnen zetten. Er moet gepolst worden of hier inderdaad interesse voor is. Zou Ridderspoor een optie zijn? Het moet wel rendabel zijn zodat kosten gedekt kunnen worden. Je zou mensen dan vooraf voor een aantal keren kunnen laten betalen zodat je verzekerd bent van inkomsten. Notulen Algemene Ledenvergadering oktober 2015 Pagina 4

5 14. Discussie met het bestuur De mogelijkheid wordt gegeven om met het bestuur te discussiëren over diverse onderwerpen. Dit keer stond de vraag centraal hoe kan BCH zich beter promoten? Daarnaast werden een ingekomen stuk van Marcel W. besproken. Hoe kan BCH zich beter promoten? Blijven schrijven in de media. Daarbij moet met zorg omgegaan worden met het plaatsen van foto s. Het organiseren van een bedrijventoernooi met bedrijven uit Hoevelaken. Ingekomen stuk Marcel Wilgenburg; Is er binnen de vereniging nog wel een wens tot het spelen van clubkampioenschappen? Is het nog wenselijk om 1 of meerdere speelavonden alle banen te gebruiken voor onderlinge competities? De oude opzet van 4 weken was inderdaad te lang. Met de nieuwe opzet wordt alles in 1 week gespeeld en kun je als je niet meedoet maar 1 week niet badmintonnen. Clubkampioenschappen horen erbij, de nieuwe opzet is prima. Alleen 3 enkels spelen op 1 avond is wel erg zwaar. Misschien zou er nog een vrijdag bij gepland moeten worden? Tijdens de kampioenschappen geen banen vrijlaten voor vrijspelen. Dan doen er misschien nog minder mensen mee. Een voorstel wordt gedaan om de betere spelers verplicht in de A poule te laten spelen. Zo krijgen andere spelers meer kans om wedstrijden te winnen en bestaat de kans dat meer mensen meedoen met de clubkampioenschappen. Maar wie bepaalt dan in welke poule je moet spelen? De BBQ na afloop van de clubkampioenschappen wordt als positief ervaren. Het bestuur zou het fijn vinden om van alle leden input te krijgen hoe zij de clubkampioenschappen hebben ervaren. Tevens naar aanleiding van de vraag van Marcel W. zal het bestuur daarom een vragenlijst opzetten en deze tijdens een speelavond uitdelen onder de leden waarbij de vragenlijst direct kan worden ingevuld. Op deze manier krijg je zeker respons van de leden. Tot slot geeft Bert zijn blijk van waardering voor wat het bestuur het afgelopen jaar gedaan heeft. Maar niet alleen het bestuur ook commissieleden krijgen een compliment. 15. Sluiting Rond uur sluit Casper de vergadering als voorzitter van BC Hoevelaken en bedankt ieder voor zijn of haar inbreng en aanwezigheid. Notulen Algemene Ledenvergadering oktober 2015 Pagina 5

6 Bijlage 1: Besluitenlijst 1. De Algemene Ledenvergadering besluit het financieel beleid goed te keuren. 2. De Algemene Ledenvergadering besluit de penningmeester over het boekjaar decharge te verlenen. 3. De Algemene Ledenvergadering benoemt Hennie Straakenbroek tot bestuurslid voor de Technische Commissie. 4. De Algemene Ledenvergadering besluit de begroting voor vast te stellen conform het voorstel van het bestuur. 5. De Algemene Ledenvergadering besluit de jaarlijkse contributie ongewijzigd vast te stellen op 142,50 voor de senioren en 95,50 voor de jeugd. 6. De Algemene Ledenvergadering verleent opnieuw volmacht aan het bestuur voor het doen van uitgaven tot 1000,- in geval van calamiteit. 7. De Algemene Ledenvergadering benoemt Erik van der Loo en Marcel Wilgenburg tot leden van de kascommissie Bijlage 2: Actielijst nr verantwoordelijke actiepunt actie d.d status 1 Bestuur contact opnemen met BAN nov-15 open over jeugd en contributie 2 Bestuur vragenlijst over clubkampioenschappen nov-15 open opstellen en verspreiden onder leden. 3 Bestuur opvolging penningmeester nov-15 open 4 Bestuur is er animo om te badmintonnen jun-16 open tijdens de zomerstop? Notulen Algemene Ledenvergadering oktober 2015 Pagina 6