Technische certificering training release 5.1 WELKOM

Transcriptie

1 1 WELKOM 2013

2 2 AGENDA Voorstellen Infrastructuur / Architectuur Pre installatie Gebruikerskennis softphone en beheerderconsole Basisconcepten: Trunk Aansluiting Toestel Gebruiker Extra Aansluitingen en Toestellen Direct doorschakelen, Bij geen gehoor en Voic Nachtstand, Keuzemenu Wachtrij en Presentielijst Provisioning, CSV import Line Hunting, Call Pickup SpeedDial en HotDesk Extra s Vragen en Opmerkingen

3 3 VOORSTELLEN

4 4 INFRASTRUCTUUR / ARCHITECTUUR Hoe plaats je Xelion in het netwerk Netwerktool (netwerkinstellingen) Netwerk, Firewall, Routers

5 5 Telefoonnet INFRASTRUCTUUR / ARCHITECTUUR SIP trunk provider Internet Co-locatie / Thuis Vestiging Bedrijfsnetwerk

6 6 Telefoonnet INFRASTRUCTUUR / ARCHITECTUUR SIP trunk provider Hosting Internet Co-locatie / Thuis Vestiging Bedrijfsnetwerk

7 7 MULTI TENANT Met 1 Xelion installatie kun je meerdere klanten bedienen Iedere klant is volledig gescheiden van de andere Iedere klant heeft de volledige Xelion functionaliteit Alle klanten kunnen centraal worden beheerd Qua beheer en functionaliteit is Multi Tenant en Single Tenant vrijwel identiek Multi Tenant klanten kunnen Single Tenant worden en vice versa

8 8 MULTI TENANT Telefoonnet SIP trunk provider Hosting Klant B Klant C Klant A Klant D

9 9 MULTI TENANT Multi Tenant Master beheerder Master beheert tenants en licenties per tenant Back up alleen door Master, wel per tenant uitgevoerd Update voor alle tenants gelijk Meerdere beheer sessies (1 per tenant) kunnen tegelijkertijd open staan Toestelnamen hebben een prefix (toestel20 wordt klant1_toestel20) Master Default wachtstandmuziek Master Default bewaartijd van opnamen Globale authenticatie Één gateway

10 10 PRE INSTALLATIE Voorbereiding Controle op geschikte internet verbinding op locatie(s) klant 100 Kb/s niet overboekt up and down nodig per gelijktijdig extern gesprek Latency <30ms Failover scenario s Beheer op afstand Trunk provider selecteren (Certified) i4ip, EnterpriseVOIP (Winitu), Signet, Opstellen nummerplan. Nummerplanhulp Xelion Xelion import sheet voor importeren configuratie en adresboek

11 11 PRE INSTALLATIE Selectie Internetverbinding Nooit te krap rekenen (100 Kb/s per simultaan gesprek) Meestal is separate spraaklijn noodzakelijk Interne gesprekken vergen dubbele bandbreedte

12 12 PRE INSTALLATIE Selectie Internetverbinding

13 13 PRE INSTALLATIE Acties en termijnen Actie Porteringsaanvraag telefoonnummers (incl. nummerblokken) Aanvraag nieuwe telefoonnummers en/of nieuwe nummerblokken Aanvraag nieuwe telefoonlijn (uitsluitend voor internet aansluiting) Aanvraag DSL Aanvraag trunk bij Trunk provider(s) Bestelling Xelion Phone System Bestelling telefoons, modems en andere hardware benodigdheden Termijn (circa) werkdagen bij KPN. Gaat veel mis. Circa 1 dag bij EnterpriseVOIP, Signet en veel andere Trunk providers werkdagen bij KPN. Gaat veel mis. Enkele dagen bij meeste internet providers als telefoonlijn, waar DSL over moet gaan, beschikbaar is. Circa 1 dag bij EnterpriseVOIP, Signet en veel andere Trunk providers. 1 5 werkdagen. 1 5 werkdagen, mits op voorraad

14 14 GEBRUIKERSKENNIS Demo Xelion Phone System Eerste keer opstarten en Xelion Phone System Icon Adresboek Link, Blow-up en Actie Call Dialog

15 15 GEBRUIKERSKENNIS Doorverbinden / Blind transfer

16 16 GEBRUIKERSKENNIS Call parking Call parking vanaf Softphone Call parking nummer is 7000 voor Hardphones

17 17 GEBRUIKERSKENNIS Opdracht 1 Log in als beheerder Karin van Vliet en Petra Bakker zijn reeds in het Adresboek Voeg jezelf aan het adresboek toe. Voeg je eigen Organisatie aan jezelf in het Adresboek toe Voeg Hans de Wit en Frans de Bruin aan het adresboek toe.

18 18 BASISCONCEPTEN XELION PHONE SYSTEM Trunk Aansluitingen Telefoontoestellen Gebruikers

19 19 BASISCONCEPTEN XELION PHONE SYSTEM Standaard geconfigureerd Standaard trunk: Trunk Standaard Aansluitingen Hoofdaansluiting Antwoordapparaat Aansluiting beheerder Voor iedere nieuwe Gebruiker Persoonlijke Aansluiting Softphone

20 20 TRUNK Hiermee configureer je Xelion zo dat je het SIP verkeer van en naar Xelion via één of meerdere SIP (VoIP) providers kunt laten lopen.

21 21 TRUNK CONFIGURATIE Om een trunk te configureren moeten de acties uit van Hoofdstuk 2 van de Handleiding Installatie en Beheer Xelion Phone System. uitgevoerd worden. Hou daarbij rekening met: Wijze waarop de Trunk provider aangesloten wordt. Dit verschilt per provider. Voor veel Trunk providers zijn deze instellingen gedocumenteerd op de partnersite. Firewall en router zaken. Demo Trunk configuratie

22 22 TRUNK CONFIGURATIE Opdracht 2 Voer opdracht Beheer trunk uit Gebruik de standaard trunk Controleer of vul in de account gegevens Voer de bedrijfsnummers toe in Test uitgaand en inkomend bellen.

23 23 AANSLUITING Trunk Via een Aansluiting configureer je hoe inkomende gesprekken gerouteerd worden naar Telefoontoestellen of automatisch worden afgehandeld door bijvoorbeeld een Antwoordapparaat. Voor uitgaande gesprekken bepaalt de Aansluiting over welke Trunk en/of met welk nummer wordt uitgebeld.

24 24 AANSLUITING CONFIGURATIE Functies Aansluiting Meerdere nummers op één aansluiting Meerdere telefoons laten rinkelen Niet storen Direct doorschakelen Bij geen gehoor Voic Keuzemenu Nachtstand Wachtrij Line hunting Automatisch doorschakelen (nummer wordt herkend) Bepalen uitbellende nummer of anoniem Bepalen met welke trunk uitgebeld wordt

25 25 AANSLUITING CONFIGURATIE Prioriteit functies Aansluiting 1. Automatisch doorschakelen (nummer wordt herkend) 2. Direct doorschakelen (Doorschakelen actief) 3. Nachtstand (Nachtstand actief) 4. Keuze menu (Keuze menu actief) 5. Niet storen (Niet storen actief) 6. Wachtrij (Bellen naar gedefinieerde Telefoontoestellen) 7. Als Telefoontoestellen niet bereikt worden (binnen maximale wachttijd) om welke reden ook: a. als Voic actief: Voic boodschap b. als Bij geen gehoor actief: doorschakelen c. als Standaard bij geen gehoor actief: doorschakelen

26 26 AANSLUITING CONFIGURATIE Opdracht 3 Voer opdracht Beheer aansluitingen uit Ken de juiste bedrijfsnummers aan de Hoofdaansluiting toe Interne nummers aan de persoonlijke aansluitingen Nieuwe Aansluiting Supportaansluiting aanmaken Ken de juiste toestellen aan de juiste aansluiting toe

27 27 TELEFOONTOESTEL Trunk Aansluiting Telefoontoestellen definieer je in Xelion en koppel je aan één of meerdere Aansluitingen.

28 28 TELEFOONTOESTEL Verschillende soorten telefoontoestellen Softphone voor bellen met de computer SIP toestellen als zelfstandige telefoons SIP toestellen getwind met Softphone Faxen, via ATA (Analog Telephony Adapter) Overig analoog, via ATA Telefoontoestel moet aan minstens één aansluiting gekoppeld zijn om te kunnen bellen Zie partnersite voor telefoontoestellen ondersteund door Xelion Demo instellen SIP toestel

29 29 LICENTIES Licentie noodzakelijk voor alles waarmee wordt gebeld (Softphone, Hardphone, Mobiele SIP Phone) en wordt aangevinkt in Telefoontoestel Licentie is gebonden aan hardware Xelion server Bij Multi Tenant kunnen per Tenant licenties worden uitgegeven door Tenant beheerder Xelion client (Softphone zonder spraakfunctionaliteit) kan zonder licentie worden gebruikt Tijdelijke licenties kunnen worden aangemaakt Licentie wordt verstrekt via file. File laden bij: Home->Beheer->Server instellingen Licenties

30 30 LICENTIES Licentie installeren Bij eigen Xelion server hardware moet Systeem licentie informatie aan Xelion worden doorgegeven Xelion levert licentie file voor de specifieke hardware Partner installeert licentiefile Licenties direct beschikbaar, systeem kan worden gebruikt

31 31 TELEFOONTOESTEL CONFIGURATIE Opdracht 4 Voer opdracht Beheer toestel uit Controleer het aantal licenties, beschikbaar en in gebruik Aastra toestel registreren op Aastra1 Koppel het toestel Aastra1 aan een aansluiting Controleer de werking

32 32 GEBRUIKER Trunk Aansluiting Toestel Een gebruiker is een persoon die kan inloggen in Xelion. Voor iedere gebruiker maak je een account aan. Alle Gebruikers kunnen gebruik maken van de Xelion softphone (een Telefoontoestel voor op je computer).

33 33 GEBRUIKER CONFIGURATIE Opdracht 5 Voer opdracht Beheer gebruiker Maak gebruikers voor jezelf, Hans de Wit en Frans de Bruin aan. Maak de gebruikers bereikbaar op interne nummers Zorg ervoor dat de softphone van Frans in het Engels verschijnt Zorg er voor dat Frans tijdelijk niet meer kan inloggen Verwijder de gebruiker Frans. Zijn nu ook de Aansluiting en Softphone verdwenen? Bestaat Frans de Bruin in het Adresboek nog wel?

34 34 EXTRA AANSLUITINGEN EN TOESTELLEN Meerdere telefoons kunnen aan 1 Aansluiting worden gekoppeld en rinkelen dan tegelijk. Twinnen PowerUser licentie upgrade Bij meerdere Telefoontoestellen gekoppeld aan een Aansluiting, kunnen toestellen niet overgaan als een ander toestel van de Aansluiting in gesprek is. Meerdere telefoons kunnen via verschillende Aansluitingen na elkaar worden gebeld als een voorgaande telefoon niet tijdig wordt opgenomen.

35 35 EXTRA AANSLUITINGEN EN TOESTELLEN Opdracht 6 Met welk nummer belt het toestel uit? Hoe pas je dit nummer aan Meerdere toestellen laten rinkelen Toestellen blokkeren bij in gesprek Twinnen PowerUser licentie

36 36 DIRECT DOORSCHAKELEN / BIJ GEEN GEHOOR Direct doorschakelen Direct doorschakelen naar intern of extern nummer Gebruiker kan via de softphone zelf nummer opgeven Max wachttijd bij doorschakelen Bij geen gehoor (BGG) BGG doorschakelen naar andere Aansluiting. Standaard bij geen gehoor Bij geen gehoor Maximale wachttijd

37 37 VOIC Voic op iedere aansluiting mogelijk Eigen voic door gebruiker aan en uit te zetten Voic welkomstbericht inspreken Voic meldingen Uitluisteren op de softphone of via Voic menu Voic naar

38 38 VOIC UITLUISTEREN Voic kan worden uitgeluisterd na invoering Voic menu nummer op een aan Xelion gekoppelde telefoon Voic menu nummer is gelijk voor alle toestellen 1) Definieer als beheerder in de Server Instellingen het Voic menu nummer 2) Als code op toestel wordt ingevoerd, kunnen voic s worden beluisterd van de primaire (eerste) Aansluiting van dat toestel

39 39 VOIC UITLUISTEREN Voic kan worden uitgeluisterd via een niet aan Xelion gekoppelde telefoon (wordt gebeld vanaf een extern nr.) Alleen mogelijk voor Xelion Gebruikers 1) Extern nr. belt naar Aansluiting die is doorgeschakeld naar het Voic menu nummer 2) Telefoonnummer waarmee wordt ingebeld moet bekend zijn bij Persoonsgegevens van de Xelion Gebruiker 3) Voic van Persoonlijke aansluiting kan worden uitgeluisterd

40 40 Code Functies bij geen nieuwe berichten VOIC MENU 0 Oude berichten beluisteren van nieuw naar oud 1 Berichten van 1 dag geleden afluisteren 2 Berichten van 2 dagen geleden afluisteren 7 Terugbellen # Uit voic box Code Functie tijdens het luisteren naar een bericht 1 5 seconden achteruit in bericht 3 5 Seconden vooruit in bericht # Einde bericht Code Functies na het luisteren van een bericht 7 Verwijder bericht 5 Nogmaals bericht beluisteren 6 Volgend bericht beluisteren 4 Terugbellen # Als er een volgend bericht is, naar volgend bericht, anders naar het Geen nieuwe berichten menu

41 41 VOIC TO Voic s worden met opname doorgestuurd naar adres 1) In de Server Instellingen moet de gateway en Voic s s afzender adres gedefinieerd zijn. 2) Activeer Voic to 3) In de Aansluiting waar voic s worden ontvangen moet het veld voic opnamen aangevinkt zijn 4) In die Aansluiting moet ook het veld Ontvanger adres voor voic s ingevuld zijn. Indien dit veld niet is ingevuld maar de Log als in de Algemeen tab wel is ingevuld, wordt de gestuurd naar het 1e adres van degene die bij Log als is ingevuld

42 42 BIJ GEEN GEHOOR EN VOIC Opdracht 7 Hoofdnummer bij geen gehoor doorschakelen naar Karin Zorg zelf dat direct doorgeschakeld wordt naar je eigen mobiel Als er niet binnen 10 seconden wordt opgenomen moet je voic in werking treden. Gebruik het voic menu via de Aastra1 Zorg dat voic berichten voor Support ge- d worden Zorg dat je je eigen voic s kunt uitluisteren met je mobiele telefoon

43 43 NACHTSTAND De Nachtstand maakt het mogelijk routering van inkomende gesprekken per periode op verschillende manieren te laten plaatsvinden. Onbeperkt aantal schakeltijden per minuut in te stellen. Uitzonderingen mogelijk, eenmalige uitzondering Handmatige nachtstand. 1. Beheerder stelt de nachtstand Aansluiting in 2. Beheerder of Gebruiker met de juiste rechten zet de nachtstand aan en uit. Voic in de nachtstand

44 44 NACHTSTAND Opdracht 8 Activeer en pas de nachtstand aan op de hoofdaansluiting. Pas de welkomstboodschap aan op het antwoordapparaat Kan dat ook via een toestel? Zorg dat Petra nachtstand uitzonderingen kan instellen Stel een eenmalige uitzondering in Zet de nachtstand op handmatig Zorg dat je zelf de nachtstand handmatig kan instellen

45 45 KEUZEMENU Keuze menu per Aansluiting Keuze bepaalt doorschakeling naar andere Aansluiting Keuzemenu als antwoordapparaat zonder voic Voic mogelijk als keuze

46 46 VOIC BIJ KEUZEMENU In het keuzemenu is het mogelijk om Voic als één van de keuzes aan te merken. Het is mogelijk om een voic in te laten spreken op een bepaalde Aansluiting. Voorbeeld: De persoon die u belt is niet aanwezig. Kies 1 om doorverbonden te worden met de receptie, kies 2 om een voic in te spreken voor de persoon die u belt 1) Als Voic wordt aangevinkt en er bij Verbindt door met niets is ingevuld, hoort de beller bij het maken van de keuze de voic message van de Aansluiting waar de beller naar toe heeft gebeld (ook al is hij vele malen doorgeschakeld naar andere Aansluitingen). 2) Is bij Verbindt door met een Aansluiting ingevuld, dan hoort de beller de voic message van de opgegeven Aansluiting.

47 47 KEUZEMENU Opdracht 9 Stel een keuzemenu in op Supportaansluiting 1. Software 2. Hardware 3. Overig Wat gebeurt er bij geen keuze? Breidt het keuzemenu na keuze 1 uit met: 1. Xelion Phone System 2. Xelion Business System 3. Overig

48 48 WACHTRIJ Inkomende gesprekken automatisch in een Wachtrij plaatsen. Wachtrij per Aansluiting mogelijk Meerdere categorieën wachtstandmuziek Niet mogelijk om aantal wachtenden terug te melden Aantal wachtenden zichtbaar in de softphone 1) Geef bij Wachtrij op welke Wachtstandmuziek te horen moet zijn wanneer met de Aansluiting wordt verbonden. 2) Vink Wachtrij in telefoonlijst tonen aan als de wachtrij zichtbaar moet zijn in het Gesprekken overzicht

49 49 PRESENTIELIJST Zien wie er ingelogd is Overzicht van lopende gesprekken Overzicht van wachtrijen en aantal wachtenden Presentielijst kan door de gebruiker zelf worden aangepast Persoonlijke boodschap kan worden ingesteld Aansluitingen kunnen op de presentielijst getoond worden Gebruikers kunnen van de presentielijst gehaald worden Overzicht van lopende gesprekken kan onzichtbaar gemaakt worden

50 50 PRESENTIELIJST Opdracht 10 Zorg dat Hans de Wit niet zichtbaar is op de presentielijst Zorg dat de Hoofdaansluiting en de Supportaansluiting zichtbaar zijn op de presentielijst Zorg dat de wachtrij van de Hoofdaansluiting zichtbaar is op de presentielijst

51 51 PROVISIONING Het is met Xelion mogelijk om telefoontoestellen centraal te configureren. Toegang tot provisioning server afgeschermd door firewall Telefoon wordt geprovisioned op basis MAC adres en het downloaden van een file via een TFTP server Provisioning opties voor: Label Account naam Wachtwoord Busy Lamp Fields (BLF) Speed Dials onder Functietoets Labels bij BLF s/functietoetsen Andere Telefoonmogelijkheden via vrij veld

52 52 PROVISIONING 1. Configureer de TFTP bootserver in de DHCP server 2. Zorg dat de TFTP server instellingen correct zijn ingevuld (meestal zijn die default goed, let op Registration host) 3. Zorg dat firewall TFTP verkeer niet blokkeert. Geef daarom aan vanaf welke netwerken TFTP verkeer geaccepteerd moet worden 4. Vul de juiste gegevens in bij de te provisionen Telefoon. De actie Genereer hoeft na het invullen van de gegevens meestal niet uitgevoerd te worden Automatisch wordt voor de telefoon een file gegenereerd die via de TFTP server door de telefoon wordt geladen

53 53 PROVISIONING Opdracht 11 Zorg dat het telefoontoestel Aastra1 via provisioning wordt geconfigureerd. Stel BLF in Stel DND in Stel Voic in

54 54 CSV IMPORT CSV Import maakt het mogelijk om Adresboek en Configuratie in te laden. Importeer meerdere gekoppelde bestanden in één keer of losse bestanden. Personen Organisaties Gebruikers Aansluitingen Telefoongroepen Telefoons persons.csv organisations.csv users.csv phonelines.csv phonegroups.csv phones.csv Xelion Import.xls ZIP bestand IMPORT CSV bestanden Xelion

55 55 CSV IMPORT Opdracht 12 Importeer Adresboek en configuratie met CSV import

56 56 GESPREKSOPNAME Het is mogelijk om gespreksopnamen direct in de database op te slaan. Ze zijn dan direct beschikbaar en lopen mee met backup Gespreksopnamen worden opgeslagen ook al is de Bewaartijd opnamebestanden 0 dagen (Gesprekken worden dan standaard niet opgenomen) Per Aansluiting is instelbaar of gesprekopnemen automatisch in database opgeslagen worden 1) Vink Bewaar gespreksopname aan voor de Aansluiting waarvan je altijd de opnamen automatisch in de database wenst 2) Stel bij Serverinstelling -> Geavanceerd de Bewaartijd auto opgeslagen opnamen in voor verwijdering

57 57 MEELUISTEREN Telefoongesprekken kunnen meegeluisterd worden. Per aansluiting aangeven welke gebruikers het recht hebben om mee te luisteren met de aansluiting. Meeluisteren werkt via de softphone. Om mee te luisteren met een gesprek moet de gebruiker in de gesprekkenlijst het blowupvenster van de gebelde persoon oproepen. In dit venster is een optie toegevoegd om met het gesprek mee te luisteren.

58 58 LINE HUNTING Telefoons in een Aansluiting rinkelen bij een oproep nu 1 voor 1 De tijd van overschakelen van een telefoon naar een volgende telefoon kan worden ingesteld De volgorde van rinkelen wordt bepaald door de Line hunting policy Line hunting policy Geen Linear Circular Most idle Least idle Omschrijving Alle vrije telefoons rinkelen tegelijk De vrije telefoon met het laagste nummer De vrije telefoon die het eerst volgt op het nummer van de telefoon die de vorige oproep aannam Telefoon die het langste vrij is Telefoon die het kortst vrij is (handig voor follow me)

59 59 LINE HUNTING 1) Bepaal Line hunting policy 2) Bepaal hoeveel seconden een telefoon rinkelt, voordat de volgende telefoon uit de Hunt group gaat rinkelen 3) Vink Match beller aan om een binnenkomende oproep te koppelen aan de telefoon waarmee de beller eerder is verbonden (indien beller de afgelopen maand naar de Aansluiting heeft gebeld) Als alle Telefoons een keer individueel gerinkeld hebben, gaan ze daarna tegelijk rinkelen. Als dan nog niet wordt aangenomen wordt de Aansluiting na Maximale wachttijd (s) doorgeschakeld

60 60 LINE HUNTING Opdracht 13 Zorg dat de softphone van Hans de Wit, Aastra1 en softphone van de beheerder in de Supportaansluiting lineair gaan rinkelen met een interval van 5 seconde. Match beller van Supportaansluiting wordt aangevinkt. Bel naar Support en zorg dat je opneemt met de Aastra1. Bel nogmaals en controleer dat nu eerst de Aastra1 gaat rinkelen

61 61 CALL PICKUP 1 code voor Call pickup Call pick up geldt uitsluitend voor Aansluitingen die in Telefoongroepen zijn ingedeeld 1) Definieer Call pickup code 2) Groepeer Aansluitingen in Telefoongroepen. LET OP: Als een telefoon in meerdere Aansluitingen zit, geldt voor Call pickup de Aansluiting die bij de Telefoon op positie 1 staat Als een Telefoon in meerdere Telefoongroepen zit waar telefoons tegelijk rinkelen is het willekeurig vanuit welke groep de pickup plaatsvindt

62 62 SPEED DIAL Activeren en deactiveren van Xelion functies via een nummer Biedt de functies: - (AutoAttendant) Keuzemenu (de)activeren - (DND) Niet storen (de)activeren - (Fallback) Doorschakeling bij geen gehoor (de)activeren - (HotDesking) Hot desking (de)activeren - (HotDeskingAndTwinning) Hot desking en twinnen (de)activeren - (LineFallback) Doorschakeling bgg (de)activeren en doorschakelen naar bepaalde Aansluiting - (LineRedirection) Direct doorschakelen (de)activeren en doorschakelen naar bepaald telefoonnummer - (Redirection) Direct doorschakelen (de)activeren - (RedirectToLine) Direct doorschakelen naar Doorschakeling bgg (de)activeren - (NightMode) Nachtstand (de)activeren - (Anonymous) Anoniem uitbellen (de)activeren - (Voic ) Voic (de)activeren - (Voic menu) Voic Menu bellen

63 63 SPEED DIAL Bij configuratie van Speed Dials zijn de volgende velden van belang Veld Omschrijving Id Type Speed Dial (zie vorige slide) Code Nummer voor (de)activatie van Speed Dial Aansluiting Aansluiting die de Speed Dial schakelt Audio 1 Voicemelding die gebruiker hoort bij activatie Speed Dial Audio 2 Voicemelding die gebruiker hoort bij deactivatie Speed Dial Melding Tekst die in de 4e kolom van de Collegalijst wordt geplaatst Informatie Tekst voor Beheerder waarin hij achtergrond info kan schrijven Eigenschappen Extra informatie die aan een Speed Dials meegegeven kan worden

64 64 Effect van de Aansluiting SPEED DIAL Speed Dial Aansluiting Geen Aansluiting gedefinieerd Keuzemenu Speed Dial schakelt die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd Niet storen Speed Dial schakelt die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd Doorschakeling bij geen gehoor Speed Dial schakelt die Aansluiting Hotdesking Telefoon gehotdeskt naar Aansluiting Niet mogelijk Hotdesking en Twinning Doorschakeling bgg naar bepaalde Aansluiting Direct doorschakelen naar bepaald telefoonnummer Telefoon gehotdeskt naar Aansluiting en getwinned met softphone Speed Dial schakelt die Aansluiting Speed Dial schakelt die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd Niet mogelijk Niet mogelijk Niet mogelijk Direct doorschakelen Speed Dial schakelt die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd Direct doorschakelen naar Doorschakeling bgg Speed Dial schakelt die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd Nachtstand Speed Dial schakelt die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd Anoniem uitbellen Speed Dial schakelt die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd Voic Speed Dial schakelt die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd Voic Menu Voic Menu voor die Aansluiting 1e Aansluiting van Telefoon waarmee code wordt ingevoerd

65 65 HOT DESKING Handig voor flexwerkers en inloggen in wachtrij Gebruiker logt in op een telefoon met een code Meerdere gebruikers kunnen op 1 telefoontoestel inloggen In Presence is activatie en locatie telefoontoestel zichtbaar 1) Stel uitlogscenario s en geluidsboodschappen in 2) Bepaal per telefoon of hot desking mogelijk is 3) Definieer Speed Dial voor Hot desking Gebruiker kan altijd handmatig uitloggen op een telefoon door opnieuw de code in te voeren

66 66 SPEED DIAL EN HOTDESK Opdracht 14 Test de HotDesk SpeedDial Test de Voic Menu SpeedDial Test de Do Not Disturb (DND) SpeedDial Test de Nachtstand SpeedDial

67 67 BACKUP / RESTORE Backup van configuratie, adresboek en communicatie Backup schema inrichten In MT backup per tenant Restore per tenant ook in ander systeem mogelijk

68 68 TRIGGERS Bij sommige gebeurtenissen in Xelion, kan Xelion een trigger afvuren. Een dergelijke trigger geeft informatie door, die door andere software gebruikt kan worden. Xelion gebeurtenissen voor Triggers: - Nieuw gesprek - Gesprek verbonden - Gesprek opgehangen - Inloggen in Xelion client (Softphone) Triggers worden afgevuurd op PC s waar een Xelion softphone actief is Mogelijk acties na een Trigger - Commando uitvoeren (bv een programma starten) - Document openen (bv een web pagina) - Notificatie verzorgen

69 69 TRIGGERS Als een Trigger wordt afgevuurd kunnen de volgende type acties uitgevoerd worden: - Open document (bijvoorbeeld een bepaalde webpagina) - Voer commando uit (start bepaalde applicatie) - Toon een melding (In status bar boven Xelion icon) Als een Trigger event plaatsvindt, kunnen voorwaarden worden gedefinieerd die het uitvoeren van de actie beletten Triggers kunnen worden afgeschermd voor bepaalde gebruikers Triggers worden uitgevoerd op de PC waar een Xelion gebruiker is ingelogd en werken voor die Gebruiker

70 70 TRIGGERS 1) Definieer een Trigger door de velden in te vullen 2) Vul bij Waarde het document, commando of de melding in. Respectievelijk bijvoorbeeld: - (voor openen Xelion website) - /program files/foxmaker/foxmaker.exe ${userprofile} - Dit is een nieuwe Xelion versie 3) Vink Actief aan om de Trigger te activeren De Eigenschappen van Triggers worden (nog) niet gebruikt In de velden Voorwaarde en Waarde kunnen variabelen opgenomen worden (zie volgend sheet)

71 71 TRIGGERS Onderstaand enkele variabelen. In het Xelion datamodel zijn heel veel variabelen beschikbaar. Daarvoor is datamodelkennis noodzakelijk. Hier enkele nuttige Variabele Omschrijving Voorbeeld ${phonenumber} Telefoonnummer ${user:person.familyname} Achternaam van Gebruiker Wit ${user:username} Gebruikersnaam hdewit ${user:person.commonname} Label van Gebruiker in Xelion Hans de Wit

72 72 SCRIPTS Vanuit een andere applicatie kan via een script Xelion Softphone gestart en bestuurd worden. Bijvoorbeeld door op een beloptie in die applicatie te klikken kan er gebeld worden. De syntax van het script dat een dergelijke applicatie moet aanroepen is, wanneer een Softphone actief is: javaws -Xnosplash -open "call=<number>" "%APPDATA%\Xelion\xcc.jnlp"

73 73 SCRIPTS Scriptelement javaws -Xnosplash -open call Omschrijving Naam van het script. Afkorting van Java Web Start Java splash screen niet zichtbaar Java optie om parameters door te geven aan Xelion Xelion parameter voor het nummer dat gebeld moet worden = Scheidingsteken. Hoort bij call. <number> Waarde van de call parameter (bv ) <url-xelion> Xelion parameter. De URL van JNLP file van Xelion. Normaliter is dat:

74 74 REPORTING PACK Relevante kengetallen van het Xelion gespreksverkeer in een 5-tal management overzichten. Elk rapport in PDF bestand en wordt op de eerste van elke maand automatisch gegenereerd en naar een vooraf ingestelde lijst verstuurd. Gesprekstijd per medewerker afgelopen maand Gespreksvolume Gemiste gesprekken Aannametijd gesprekken Aantal gesprekken en gespreksduur klanten Een overzicht waarin per medewerker wordt getoond hoeveel gesprekken er zijn gevoerd, wat de totale gespreksduur is en wat de gemiddelde gespreksduur is. Dit is gecategoriseerd in uitgaande en inkomende gesprekken. Een tabel met het aantal gesprekken per dag/per uur. Zo kan er in 1 oogopslag gezien worden wanneer de piek en dal momenten zijn. Op welk moment van de dag vinden er gemiste gesprekken plaats en hoeveel zijn er gemist. Hoe lang rinkelt de telefoon voordat er wordt opgenomen. Wat is de gemiddelde rinkeltijd op welk moment van de dag. Welke telefoonnummers worden het meest gebeld en met welke nummers is het langst gebeld.

75 75 INTEGRATIE VAST MOBIEL Xelion functionaliteit beschikbaar voor smartphones Adres voor bereiken van Xelion vanaf mobiel is het IP adres van Xelion, afhankelijk van mobieltje gevolgd door: /mobile of via MT klant1 voip.xelion.nl/mobile?tenant=klant1 Bij eerste keer inloggen wordt Username en Password gevraagd. Daarna is het als een cookie opgeslagen op mobiel en is opnieuw invoeren niet meer nodig

76 76 INTEGRATIE VAST MOBIEL Beschikbare functies - Zoeken in adresboek - Overzicht laatste gesprekken - Oproep Nog bellen lijst - Presence - Instellingen - Overzicht gemiste gesprekken - Bellen over SIP (mits SIP client beschikbaar) Installatie van Mobile gaat via separate update

77 77 INTEGRATIE VAST MOBIEL Zoeken in het adresboek

78 78 INTEGRATIE VAST MOBIEL Instellingen aanpassen

79 79 Vragen en Opmerkingen