Een samenwerkingsovereenkomst voor te bereiden tussen gemeente Den Haag en het Rijk.

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Ons kenmerk DSO/ RIS ENERGIERIJK DEN HAAG HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, overwegende dat het Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het Rijksvastgoedbedrijf i.o.) en de gemeente Den Haag tezamen in het kader van het project EnergieRijk Den Haag in 2020 een volledig duurzame energievoorziening met hernieuwbare energiebronnen willen realiseren voor 18 overheidsgebouwen rondom Den Haag CS. Besluit: I. In te stemmen met de start van de gezamenlijke voorbereidingen door de gemeente Den Haag en het Rijk te verrichten voorbereidingen voor een aanbestedingsprocedure. II. Een samenwerkingsovereenkomst voor te bereiden tussen gemeente Den Haag en het Rijk. III. Een budget van ,- beschikbaar te stellen voor de geraamde kosten van de aanloopfase. IV. De dekking voor dit bedrag te reserveren uit het budget Programma 20 Duurzaamheid, Product Bijdragen aan klimaatdoelen en duurzame energie. Den Haag, 18 februari 2014 Het college van burgemeester en wethouders, de locosecretaris, de burgemeester, G.J. Boot J.J. van Aartsen Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres:

2 DSB/ TOELICHTING Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Directoraat-Generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk en het Rijksvastgoedbedrijf i.o.), hierna te noemen het Rijk, en de gemeente Den Haag zijn voornemens tezamen in 2020 een volledig duurzame energievoorziening met hernieuwbare energiebronnen te realiseren voor 18 overheidsgebouwen rondom Den Haag CS. Doel van dit besluit is te kunnen starten met het uitwerken van de verschillende stappen/fases in aanloop naar de gunning in het kader van het project EnergieRijk Den Haag. Met de ondertekening van een intentieverklaring in september 2012, door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de wethouder Duurzaamheid en Milieu van Den Haag, is het startsein gegeven voor het project EnergieRijk Den Haag (zie bijlage 1). De projectorganisatie (stuurgroep en projectteam) bestaat uit vertegenwoordigers van het Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR) van het ministerie van BZK, het Rijksvastgoedbedrijf i.o. en de gemeente Den Haag (Bestuursdienst en de Dienst Stedelijke Ontwikkeling). De projectorganisatie heeft sindsdien gewerkt aan verdieping en uitwerking van het project. Ter ondersteuning daarvan zijn onder meer een marktverkenning en een marktconsultatie uitgevoerd (zie bijlage 3 eindrapportage marktconsultatie). Deze projectfase is afgerond met een Gateway Review 1, die begin januari 2014 is gehouden (zie bijlage 5). De projectresultaten, de bevindingen in de contacten met de markt en de aanbevelingen vanuit de Gateway Review zijn in deze toelichting op de besluitvorming meegenomen. 1. Doelen, missie en ambitie Belangrijke aanleiding voor het project EnergieRijk Den Haag is de constatering dat majeure inspanningen nodig zijn voor de doelstelling in het Regeerakkoord om in 2050 een volledig duurzame energievoorziening te realiseren. Het Topsectorenbeleid van het Kabinet concentreert zich op negen thema s, waaronder energie. Met dit beleid wil het Kabinet bevorderen dat de energiesector kansen grijpt om in te spelen op de groeiende vraag naar duurzame energievoorzieningen. Het project EnergieRijk Den Haag is hierin opgenomen, omdat het een voorbeeld is van de verbinding tussen de ambities van het Nationaal Energieakkoord en een kosteneffectieve en innovatieve voorziening voor de bedrijfsvoering van de overheid. Het Nationaal Energieakkoord is een belangrijke drijfveer voor EnergieRijk Den Haag. De belangrijkste kernpunten uit het Energieakkoord zijn energiebesparing, toename van het aandeel duurzame energie en extra werkgelegenheid. Het project EnergieRijk Den Haag hanteert een gebiedsgerichte benadering. Het Energieakkoord zegt daarover: Rijk en gemeenten jagen projecten voor verduurzamen van de energievoorziening in maatschappelijk vastgoed aan, bundelen die naar gebied- en/of functieniveau en gebouwtype. Zij ontwikkelen een repeteerbare (aanbestedings-)aanpak, die aangevuld kan worden met niet-maatschappelijk vastgoed en betrokkenheid van andere (private) partijen. Met deze gebiedsgeoriënteerde aanpak creëren Rijk en gemeenten ankerpunten voor de ontwikkeling van lokale, duurzame en kosteneffectieve energievoorzieningen. Het project EnergieRijk Den Haag geeft invulling aan bovenstaande doelstellingen en heeft een voorbeeldfunctie in de verduurzaming van de energievoorziening door een schaalsprong van gebouw- naar gebiedsniveau, binnen de context van het beleid de overheid goedkoper, flexibeler en efficiënter te maken. Daarnaast is de verwachting dat een duurzame energievoorziening op lokaal niveau niet van de grond zal komen als de markt niet expliciet daartoe wordt uitgedaagd. 1 Begin januari 2014 is op verzoek van de stuurgroep een Gateway Review uitgevoerd. Hierbij is de bestaansgrond van het project getoetst, de bestuurlijke haalbaarheid, de aanpak en de beoogde resultaten.

3 DSB/ Het bovenstaande is in lijn met de volgende doelen (op metaniveau) voor EnergieRijk Den Haag: Europese regelgeving (vertaald naar Nederlandse wetgeving): energie efficiënte renovatie (Energy Efficiency Directive) vrijwel energieneutrale nieuwbouw (Energy Performance of Buildings Directive recast) Nationale doelstellingen: - 14% duurzame energieopwekking in 2020, oplopend tot 16% in % minder CO2 uitstoot in 2020 t.o.v. 2008, oplopend tot 80% in 2050 Doelen Gemeente en Rijk: efficiënte bedrijfsvoering, voorbeeldfunctie en overige voornemens vastgelegd in de Intentieverklaring EnergieRijk Den Haag Doelen Gemeente Den Haag: aantrekkelijke vestigingslocatie voor nationale en internationale organisaties en klimaatneutraal in 2040 Dit alles heeft geleid tot de missie en ambitie van het project EnergieRijk Den Haag, gebaseerd op de Intentieverklaring tussen rijk en gemeente. Missie: Een schone en betrouwbare energievoorziening, die prijsstabiel, kosteneffectief en van voldoende capaciteit is voor het centrumgebied van Den Haag. Deze energievoorziening past in het beleid voor energie en duurzaamheid, is flexibel en uitbreidbaar in techniek en besturing, en is als voorbeeld te kopiëren naar andere gebieden. Ambitie: Een volledig duurzame energievoorziening voor 18 gebouwen met hernieuwbare energiebronnen (bodem, zon, wind, biomassa) gerealiseerd in Plangebied De 18 rijks- en gemeentelijke gebouwen in het gebied rondom Den Haag CS hebben tezamen een energierekening van ruim 14 miljoen excl. BTW (prijspeil gebaseerd op energierekeningen 2013). Ter vergelijking: het totale elektriciteitsverbruik van de 18 overheidsgebouwen komt ongeveer overeen met dat van huishoudens en het totale warmteverbruik met dat van huishoudens. Bijgevoegd ter toelichting hierop een samenvatting van de bevindingen van de werkgroep Techniek (bijlage 4). Ieder gebouw maakt nu nog gebruik van centrale energievoorzieningen die vooral gebaseerd zijn op fossiele brandstoffen.

4 DSB/ Uitgangspunten Algemeen: Het belangrijkste uitgangspunt bij dit project is dat de markt de duurzame energievoorziening financiert, realiseert en risicodragend exploiteert. Hieruit volgt dat de technische uitwerking van de vraag van de overheidspartijen wordt gerealiseerd door de markt. Er worden door de overheidspartijen geen investeringen gedaan in de energievoorziening van het project EnergieRijk Den Haag. De realisatieperiode is zodanig dat de overheidspartijen uiterlijk in 2020 gebruik kunnen maken van de duurzame energievoorziening. Onderdelen van het systeem kunnen en mogen eerder worden opgeleverd. Betrouwbaar, beschikbaar en veilig: De beschikbaarheid en veiligheid zijn tenminste hetzelfde als in de huidige situatie. De betrouwbaarheid is ten minste gelijk aan de huidige situatie o.a. door inzet van robuuste systemen en back-up systemen. Schoon door duurzame productie en beheer van energie: De duurzame energievoorziening bestaat voor 100% uit hernieuwbare energiebronnen, traceerbaar naar zon, wind, bodemwarmte of andere hernieuwbare bronnen. De uitstoot van schadelijke broeikasgassen, zoals CO 2, moet gelijk zijn aan 0. Flexibel: Het is de bedoeling met betrekking tot de duurzame energievoorziening (een) overeenkomst(en) te sluiten voor een langere periode. Die periode zou zodanig lang moeten zijn dat te plegen investeringen kunnen worden terugverdiend. Flexibiliteit in contractvoorwaarden is vereist om te kunnen anticiperen op (onverwachte) veranderingen in financiën en risico s, zowel positief als negatief, en om incentives en bonus-malus, bijvoorbeeld voor prijs, volume, inzet nieuwe prestatie verbeterde technologie, ter herijken en eventueel aan te passen. Voorbeeldfunctie: Het project EnergieRijk is een duurzaamheidsproject met een voorbeeldfunctie voor andere strategische locaties van het Rijk. Het moet kopieerbaar zijn op het gebied van techniek, organisatie en sturing, financiering/businesscase. Het project moet bijdragen aan kennisdeling van de opdrachtgeveropdrachtnemer. Het definitieve communicatieplan richt zich onder andere op het maatschappelijk draagvlak en de voorbeeldfunctie van de overheid. Kosteneffectief, prijsstabiel: Naar verwachting zal verduurzaming van de energievoorziening op gebiedsniveau kosteneffectiever kunnen plaatsvinden dan op het niveau van individuele gebouwen. Met dit uitgangspunt zal deze lokale duurzame energievoorziening in staat zijn op de energiemarkt beter te concurreren met niet-duurzame energiebronnen. Lokaal/gebiedsgeoriënteerd: De inzet is om de productie en het beheer van duurzame energie lokaal in en om het gebied te situeren zodanig dat de verduurzaming kan worden toegerekend aan de gebouwen. Randvoorwaarde is (aanbestedingsrechtelijk) dat een level-playing-field wordt geboden. Uitgangspunten op gebouwniveau: De duurzame energielevering mag geen negatieve invloed hebben op het binnenklimaat en de bedrijfsvoering van de deelnemende overheidsgebouwen, dan wel op veiligheidsaspecten in, op of rondom deze gebouwen. Mochten aanpassingen aan of in de gebouwen nodig zijn, dan dienen deze te worden ingepland en uitgevoerd op natuurlijke momenten van planmatig onderhoud, verbouwing, afschrijvingen of renovatie. De gebouwen gaan mogelijk niet gelijktijdig maar gefaseerd over op de beoogde duurzame energievoorziening. Aansluiting op andere projecten: Gemeente en Rijk zullen de opzet van het project en de planning van de werkzaamheden zo goed mogelijk gezamenlijk afstemmen met andere projecten in het gebied, zoals de renovatie van het pand Rijnstraat 8, de ontwikkeling van de JUBI-kavel, het Spuiforum, en de herinrichting van de openbare ruimte Turfmarkt ( Haagse loper ).

5 DSB/ STAPPENPLAN Als onderdeel van de fase van visievorming en vraagdefinitie van het aanbestedingsproces is er een marktverkenning en vervolgens een marktconsultatie gehouden, waarbij 22 partijen interesse hebben getoond in het project. Hieruit is gebleken dat de markt geïnteresseerd is en mogelijkheden ziet tot het doen van een aanbieding. Het eindverslag van de marktconsultatie is als bijlage 3 bijgevoegd. Naar aanleiding van de projectresultaten, de bevindingen in de contacten met de markt en de aanbevelingen vanuit de Gateway Review stellen we de volgende stappen vier stappen/fases voor. Per fase staat beschreven op basis van de huidige kennis en stand van zaken - welke elementen nog nader moeten worden uitgewerkt. Elke fase wordt voorafgegaan door een bestuurlijk besluit. 1. Aanloopfase 2. Voorbereiding aanbestedingsprocedure 3. Uitvoering aanbesteding in de vorm van een concurrentiegerichte dialoog 4. Gunning 1. Aanloopfase Voorafgaand aan de voorbereidingen van de aanbesteding wordt eerst een aantal aandachtspunten nader uitgewerkt, die voortvloeien uit de analyse van de business case (zie bijlage 6) en de aanbevelingen/conclusies van de Gateway Review. Het gaat in ieder geval om de volgende punten: Inventarisatie van relevante beleidsontwikkelingen, wet- en regelgeving en aan de hand daarvan de positionering van het project EnergieRijk bepalen in het geheel van (duurzaamheids)doelstellingen, waaronder de afweging tussen gebouwgerichte en gebiedsgerichte aanpak. Het project EnergieRijk Den Haag is een pareltje als het gaat om duurzaamheidsprojecten. Bepaald moet worden wat er nodig is om een voorbeeldfunctie te kunnen vervullen. Op basis van de business case vaststellen welke maatregelen nodig zijn om de belangrijkste risico s te beheersen. Inventarisatie van de mogelijke contractvormen en de belangrijkste voorwaarden voor het contract met de markt. Denk aan flexibiliteit in contractvoorwaarden om te kunnen anticiperen op (onverwachte) veranderingen in financiën en risico s, zowel positief als negatief, en om incentives en bonus-malus, bijvoorbeeld voor prijs, volume, inzet nieuwe prestatie verbeterde technologie, ter herijken en eventueel aan te passen. Het ontwerpen van een projectorganisatie van voldoende zwaarte en bestuurlijke ophanging, met de mogelijkheid van een bestuurlijk zwaargewicht als boegbeeld. Rijk en gemeente moeten in hun rol van opdrachtgever over voldoende kennis en expertise beschikken om de formulerende, toetsende en bijsturende rol mogelijk te maken (onder meer op basis van ervaringen van soortgelijke projecten en lessons learned ). De uitwerking en ondertekening van een samenwerkingsovereenkomst tussen Rijk en gemeente voor de voorbereiding en de uitvoering van de aanbesteding, waarin alle relevante organisatorische, juridische aspecten worden geadresseerd en de technische aspecten op gebouwniveau (actueel en toekomstig energieverbruik, technisch beheer en de inrichting van het interne energiemanagement) in kaart zijn gebracht. 2. Voorbereiding aanbestedingsprocedure Na een bestuurlijk besluit wordt vervolgens gestart met de voorbereidingen van een aanbestedingsprocedure. Naar aanleiding van de complexiteit en het innovatieve karakter van het project en naar aanleiding van de resultaten van de marktconsultatie is gekozen voor een concurrentiegerichte dialoog. Een reguliere procedure voldoet niet, omdat het niet goed mogelijk is om vooraf voldoende inzicht te krijgen in onder meer de technische middelen, de juridische en financiële randvoorwaarden. De opgave leent zich beter om op basis van een globale behoeftestelling de mogelijke oplossingen, juridische en financiële voorwaarden in de concurrentiegerichte dialoog te verkennen en nader te specificeren, voordat de gegadigden hun definitieve inschrijving indienen.

6 DSB/ De positie van opdrachtnemer-opdrachtgever na gunning en een optimale verdeling van de verantwoordelijkheden en risico s wordt in deze voorbereidingsfase nader bepaald. Een dialoogprocedure vereist een gedegen voorbereiding. Er dient een goede behoeftestelling en dialoogstrategie te worden geformuleerd met een heldere set van prestatie- en functionele eisen/wensen, die enerzijds ruimte biedt aan de markt voor creativiteit en anderzijds voldoende bepaald is om realistische aanbiedingen van de deelnemers af te dwingen. De selectiecriteria dienen voldoende scherp te zijn om de juiste deelnemers te selecteren voor de dialoogfase. De gunningcriteria moeten voldoende abstract zijn om een veelheid aan oplossingen te kunnen waarderen en ranken. Het resultaat van deze fase is een passende set van aanbestedingsdocumenten om de aanbestedingsprocedure te kunnen starten. Op basis hiervan wordt een advies aan de besturen (Rijk en gemeente) voorgelegd en een bestuurlijk besluit genomen al dan niet te starten met de aanbestedingsprocedure. 3. Uitvoering aanbesteding in de vorm van een concurrentiegerichte dialoog Vervolgens wordt de aanbestedingsprocedure gestart zoals beschreven in de aanbestedingsdocumenten. De procedure van een concurrentiegerichte dialoog bestaat uit vier stappen: 1. Selectiefase om de juiste deelnemers te selecteren, 2. De dialoogfase die uit verschillende sessies kan bestaan,inclusief der bespreking van een indicatieve bieding, 3. de definitieve inschrijvingsfase, 4. Beoordelingsfase die leidt tot een gunningadvies. 4. Gunning Voorafgaand aan de gunning wordt een bestuurlijk besluit genomen. De concurrentiegerichte dialoog moet resulteren in een passend contract met een van de partijen. Dit contract moet uiteraard voldoen aan de gestelde uitgangspunten, waarbij duurzaamheid, kosten en betrouwbaarheid de belangrijkste voorwaarden zijn. Een passend contract betekent flexibiliteit in contractvoorwaarden om te kunnen anticiperen op (onverwachte) veranderingen in financiën en risico s, zowel positief als negatief, en om incentives en bonus-malus, bijvoorbeeld voor prijs, volume, inzet nieuwe prestatie verbeterde technologie, ter herijken en eventueel aan te passen. Formeel zal een aanbestedende dienst bij de start van een aanbestedingsprocedure altijd het voorbehoud van niet-gunning maken. In de regel is het niet gunnen van de opdracht echter het gevolg van het feit dat geen geschikte, geldige c.q. passende aanbiedingen zijn ontvangen en niet zozeer het gevolg van een bestuurlijk besluit om het project te annuleren. Dat is uiteindelijk ook goed naar de markt uit te leggen, mits ook de verwachtingen van de aanbestedende dienst helder in de behoeftestelling zijn verwoord. Het niet gunnen, terwijl er wel een geschikte, geldige c.q. passende aanbieding is gedaan, kan leiden tot de verplichting van financiële compensatie. KOSTEN EN PLANNING Voor de geraamde kosten van de aanloopfase is een budget nodig van ,-. De dekking voor dit bedrag is gereserveerd uit het budget Programma 20 Duurzaamheid, Product Bijdragen aan klimaatdoelen en duurzame energie. Afhankelijk van het nieuw te vormen college en de dan beschikbare budgetten voor duurzaamheid wordt medio 2014 een nieuw voorstel aan het college voorgelegd voor de start van de voorbereiding van de aanbestedingsfase en de dekking daarvan.

7 DSB/ De totale kosten voor de aanloopfase, de voorbereidingen en de uitvoering van de aanbestedingsprocedure zijn geraamd op (afgerond) ,-. Op basis van het huidige energieverbruik van de overheidsgebouwen wordt een verdeelsleutel gehanteerd van (afgerond) 70% voor de Staat en 30% voor de gemeente, hetgeen leidt tot (afgerond): voor de Staat en voor de gemeente. De planning voor de eerste fase ziet er als volgt uit: t/m april 2014: aanloopfase, inclusief het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst; vanaf mei 2014: voorbereidingen aanbestedingsprocedure (o.a. inventarisatie bestaande contracten, uitwerking contractvorm en -voorwaarden, organisatie en besturing, ontwikkeling energievraag, selectie- en gunningscriteria) resulterend in een aanbestedingsdocument; najaar 2014: na bestuurlijke besluitvorming (Rijk en gemeente) start van de aanbesteding in de vorm van een concurrentiegerichte dialoog door publicatie via de geëigende kanalen, zoals Tenderned. Bijlagen: 1. Intentieverklaring 2. Factsheet 3. Eindverslag marktconsultatie 4. Samenvatting bevindingen werkgroep Techniek Bijlagen geheim ingevolge art. 55 Gem.wet j o art. 10, lid 2, sub b en g WOB: 5. Conclusies en aanbevelingen Gateway Review project EnergieRijk Den Haag 6. Business case