Secretariaat: Jacques Veltmanstraat DB Amsterdam VERSLAG BOEKJAAR 2006

Transcriptie

1 Secretariaat: Jacques Veltmanstraat DB Amsterdam VERSLAG BOEKJAAR 2006 Ter behandeling onder agendapunt 3 tijdens de 6 e Algemene Ledenvergadering op woensdag 25 april 2007

2 VOORWOORD De Vereniging van Eigenaars Downtown te Amsterdam (VvE Downtown) is opgericht bij (notariële) akte van splitsing van 26 maart Het doel van de VvE Downtown is het behartigen van gemeenschappelijke belangen van de appartementseigenaars. Hieronder volgt het verslag over boekjaar Het verslag bestaat uit een algemeen deel en een financieel deel (jaarrekening) en wordt behandeld tijdens de 6 e Algemene Ledenvergadering (ALV) op 25 april Tijdens deze ALV zal aan de vergadering worden gevraagd het verslag goed te keuren. De kascontrolecommissie, benoemd op 24 april 2006 tijdens de 5 e ALV, zal de vergadering vooraf adviseren over de goedkeuring van de jaarrekening en over het verlenen van décharge aan de penningmeester. Amsterdam, 3 april 2007, het bestuur van de VvE Downtown: André Frijters Algemeen lid Maarten Koopman Voorzitter Tom McCabe Algemeen lid Ruud van der Veen Secretaris Michael Thorn Penningmeester 2

3 HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN DEEL 1. 5 e Algemene Ledenvergadering In 2006 is éénmaal (24 april 2006) een Algemene Ledenvergadering (ALV) gehouden. Tijdens deze 5 e ALV werden de jaarrekening 2005 en de begroting 2006 goedgekeurd en werd t.b.v. de jaarrekening 2007 de kascontrolecommissie herbenoemd. Daarnaast werd besloten het gehele complex aan de buitenzijde te laten schilderen. In verband hiermee werd in het voorjaar van 2006 de buitenzijde van de entree van gebouw A gelakt. De rest van het schilderwerk zou in het voorjaar van 2007 gedaan moeten worden. In overleg met Munnik VvE Beheer is tot een bestek gekomen en is een viertal schildersbedrijven uitgenodigd daarop te offreren. Van deze vier bedrijven waren er twee door Munnik gekozen en twee door het bestuur. Op grond van een tijdens de 5 e ALV door de vergadering gegeven machtiging heeft het bestuur op 14 december 2006 besloten schildersbedrijf Van Zoelen uit Badhoevedorp opdracht te geven in het voorjaar 2007 het gehele complex te schilderen. Voorts werd tijdens deze ALV besloten de achterste trap nabij Het Anker van en naar de parkeergarage af te hekken en een camerabewakingssysteem te installeren. Dit is medio 2006 uitgevoerd en deze voorzieningen fungeren naar wens. Over de controle van het beeldmateriaal is weliswaar tijdens de 5 e ALV een besluit genomen, maar nader advies wees uit dat tot een aanpassing van het huishoudelijk reglement moest worden gekomen. Daarin dienen, op basis van artikel 27 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), en naar aanleiding daarvan, artikel 38 van het Vrijstellingsbesluit Wbp, regels te worden opgenomen over de controle en het beheer van de beelden. Vooruitlopend op deze tijdens de 6 e ALV voor te stellen wijziging, besloot het bestuur reeds naar deze regelgeving te zullen handelen. Mw. Roggeveen (JVSTR 255) en mw. Hendriks (JVSTR 113) hadden voorafgaand aan de 5 e ALV kenbaar gemaakt het bestuurslidmaatschap te willen beëindigen. Dhr. A.P.J. Frijters (JVSTR 155) had zich vóór de ALV als kandidaat-bestuurslid gemeld en tijdens deze ALV meldde zich ook dhr. R.G.W. van der Veen (JVSTR 175). De vergadering verkoos beide heren tot lid van het bestuur. Mw. Hendriks en mw. Roggeveen werden bedankt voor de aan de VvE bewezen diensten. Daarmee bestond het bestuur vanaf 24 april 2006 uit dhr. A.P.J. Frijters (JVSTR 155), dhr. M. Koopman (JVSTR 205) dhr. T.W. McCabe (JVSTR 233), dhr. M.J.W. Thorn (JVSTR 209) en dhr. R.G.W. van der Veen (JVSTR 175). Dhr. Koopman bleef voorzitter en dhr. Thorn penningmeester. Binnen het bestuur zou worden besloten over de vervulling van de functie secretaris. Voor de overige verhandelingen tijdens de 5 e ALV raadplege men het op 17 augustus 2006 toegezonden verslag. 2. Bestuursactiviteiten 2.1. Algemeen. Het bestuur heeft in 2006 ongeveer elke 6 á 8 weken vergaderd. De vergaderverslagen liggen bij de secretaris ter inzage. Tevens werd regelmatig mondeling en door middel van verkeer informeel met elkaar overlegd. De eigenaars werden op de hoogte gehouden door middel van Mededelingen, Nieuwsbrieven en berichten. Het bestuur heeft zich gedurende de verslagperiode met allerlei onderwerpen bezig gehouden. Daarbij ging het om zowel het behartigen van collectieve als individuele belangen. De voorzitter trad waar nodig op als woordvoerder namens het bestuur en de VvE. Zonodig heeft het bestuur zich door de technische commissie laten bijstaan en adviseren. Hieronder een overzicht van de belangrijkste bestuursactiviteiten. 2.2 Meerjarenonderhoudsplan. Naar aanleiding van een eerste door Munnik opgesteld concept-meerjarenonderhoudsplan (MJOP) zijn rondes over het complex gemaakt om tot een volledig onderhouds- en vervangingsoverzicht te komen. Vervolgens zijn de kosten geschat, is een opslag voor onvoorziene uitgaven toegepast en is bezien welke onderhouds- en vervangingsfrequenties moeten worden aangehouden. Ten opzichte van de tot en met 2006 gedane reserveringen, is tot betrouwbaarder cijfermateriaal gekomen dat met ingang van boekjaar 2007 voor het eerst in de jaarlijks begrotingen kan worden geïmplementeerd. De besluitvorming daarover zal in 2007 tijdens de 6 e ALV plaatsvinden Registratie handzenders. Ook in 2006 kwam het voor dat bestuurders van motorvoertuigen schade in of nabij de parkeergarage veroorzaakten en dit niet meldden. Medio december 2006 werd de hoogtebalk voor de entree van de parkeergarage voor de tweede maal zwaar beschadigd. Cameratoezicht en het registreren van handzenders dragen bij aan de kans een succesvolle procedure tot schadeverhaal te starten. Medio 2006 heeft het bestuur alle gebruikers van een parkeerplaats verzocht hun handzender te laten registreren. Deze registratie was op 31 december 2006 nog niet voltooid. De gebruikers die zich nog niet hebben gemeld zullen begin 2007 opnieuw worden verzocht hun handzender te laten registreren. 3

4 2.4 Opstalverzekering. De opstalverzekering is vanaf de oplevering van het complex via het lidmaatschap van de Vereniging eigen Huis ondergebracht bij Centraal Beheer Achmea. Teneinde het verzekerd bedrag te verifiëren en onderverzekering te voorkomen is het gehele complex medio december 2006 (opnieuw) getaxeerd. Naar aanleiding daarvan is het verzekerd bedrag verhoogd. De taxatiekosten alsmede de premieaanpassingen worden in de begroting 2007 verwerkt. 2.5 Gladheidbestrijding. In het huishoudelijk reglement is bepaald dat elke bewoner verplicht is gladheid van het gemeenschappelijke gedeelte dat toegang geeft tot de voordeur van zijn privé-gedeelte te voorkomen. Het gaat daarbij niet alleen om gladheid als gevolg van vorst, maar ook door andere oorzaken, zoals bijvoorbeeld de aangroei van algen op het houten loopoppervlak van de binnenstraat tussen de waterwoningen en de tuinterraswoningen. Het gevolg is dat de binnenstraat ook bij vochtig weer en temperaturen boven het vriespunt glad kan worden. Bij vorst kan gebruik worden gemaakt van het strooizout in de groene bakken die bij de beide entrees van de binnenstraat zijn geplaatst. Voorts zijn bij deze entrees, met name om bezoekers te waarschuwen, bordjes zichtbaar met daarop de mededeling dat bij gladheid niet wordt gestrooid. Mede op verzoek van enkele bewoners heeft het bestuur onderzocht wat er verder aan gladheidbestrijding kan worden gedaan. Het bestuur zet dit onderwerp tijdens de volgende ALV op de agenda zodat de leden daar een besluit over kunnen nemen. 2.6 Verfraaiingscommissie. Naar aanleiding van een tijdens de 5 e ALV genomen besluit zijn op advies van de verfraaiingscommissie in de hal van de entree van gebouw A drie loden zuilen met planten geplaatst. Dit geeft een zeer verzorgd aanzien hetgeen zeer veel positieve reacties heeft opgeleverd. Het bestuur bestond op 31 december 2006 uit: André Frijters JVSTR 155 algemeen bestuurslid Maarten Koopman JVSTR 205 voorzitter Tom McCabe JVSTR 233 algemeen bestuurslid Michael Thorn JVSTR 209 penningmeester Ruud van der Veen JVSTR 175 secretaris De kascontrolecommissie bestond op 31 december 2006 uit: Anthony Maalsté JVSTR 159 Dik van Brummen JVSTR 131 Rob Meles JVSTR 135 De verfraaiingscommissie bestond op 31 december 2006 uit: Anja Groth Larsen JVSTR 145 Ingeborg Putter JVSTR 177 Sylvia Koopman JVSTR 205 Rita McCabe JVSTR 233 Yvette Alberts JVSTR 271 Laura Oprel JVSTR 285 Roshanak Parizadeh JVSTR 323 De technische commissie bestond op 31 december 2006 uit: Roel Neumann JVSTR 113 voorzitter Huismeester: Fred Honing 4

5 HOOFDSTUK 2: FINANCIEEL DEEL 3. Balans en resultatenrekening Ter vergelijking is in 3.1 ook de balans 2005 opgenomen. De resultatenrekening 2006 treft u aan in Balans ACTIVA Bank , ,68 Postbank 482,48 Spaarrekening , ,92 Kas 244,28 263,40 Debiteuren servicekosten 6.100, ,00 Debiteuren overig 166, ,92 Nog te ontvangen rente 6.409,00 805,00 Voorraad handzenders 280, ,05 Voorraad sleutels 143,95 Vooruit betaald 1.580,75 Totaal , ,72 PASSIVA Eenmalige bijdragen 221,68-581,68- Algemene reserve , ,57 Crediteuren 5.214, ,10 Crediteur VOF 2.947, ,70 Vooruitbetaalde servicekosten 9.023, ,03 Reserveringen meerjarenonderhoud: Veiligheidsvoorzieningen 1.716, ,00 Metselwerk en gevels , ,00 Rioolpomp 5.000, ,00 Dilatatievoegen en kitwerk , ,00 Binnen schilderwerk 9.000, ,00 Dakbedekking , ,00 HWA's en riolering 6.000, ,00 Videofoon 9.760, ,00 Buiten schilderwerk , ,00 Vloerbedekking 6.000, ,00 Hydrofoor 4.000, ,00 Infrastructuur buitenterrein 9.000, ,00 Algemeen onvoorzien , ,00 Lift 6.000, ,00 Garage , ,00 Totaal , ,72 5

6 3.2 Toelichting balans ACTIVA Debiteuren servicekosten Dit betreft een aantal leden die een of twee maanden achter lopen. Ten opzichte van vorig jaar is het bedrag afgenomen. Het betalingsgedrag van de leden is verbeterd. Debiteuren overig Dit betreft een factuur die voor Uptown bestemd is. Nog te ontvangen rente Conform opgave van de bank PASSIVA Eenmalige bijdragen Dit betreft de bedragen die elke koper bij de koop als eenmalige bijdrage aan de VvE betaalt. Voor elk appartementsrecht dat voor het eerst verkocht wordt, ontvangt de VvE uiteraard nog steeds deze eenmalige bijdrage. Algemene reserve Algemene reserves zijn de niet voorziene gunstige resultaten over de afgelopen boekjaren. Deze reserves zijn niet voor specifieke doeleinden bestemd. Conform het tijdens de 5 e ALV genomen besluit is deze reserve, door een restitutie via de begroting, met een bedrag van ,09 afgenomen. Het op deze wijze restitueren leidde tot een (incidentele) verlaging van servicekosten. Zie de specificatie in 5 hoe de algemene reserve verdeeld is over de verschillende begrotingsartikelen/breukdelen. Crediteuren Dit betreft een aantal facturen van vorig jaar. - Eindafrekening betreffende de herinrichting van het terrein tussen Uptown en Downtown. De kosten zijn nog niet helemaal door Uptown doorbelast. - De afrekening van de elektriciteitskosten betreffende gebouw A over de jaren 2003 t/m 2005 zijn in 2006 met NUON afgehandeld. Crediteur VOF Dit betreft servicekosten die door de VOF NewYork-Amsterdam teveel betaald zijn, omdat de betreffende appartementen inmiddels zijn verkocht. Vooruit betaalde servicekosten Dit betreft de bijdragen voor de maand januari 2007 die al in 2006 door leden zijn voldaan. Reservering groot onderhoud Deze bedragen zijn conform de begroting. Er is in 2006 schilderwerk uitgevoerd aan de buitengevel van gebouw A en er is een camerabewakingssysteem aangelegd. Een specificatie van deze kosten staat bij het detailoverzicht van de reserves in 5 van dit verslag. 6

7 3.3 Resultatenrekening 2006 Uitgaven Inkomsten Begroting Realisatie Begroting Realisatie Opbrengst servicekosten , ,05 1 Verzekeringen , ,75 2 Administratiekosten Munnik , ,00 3 Bestuurs en administratiekosten 3.500, ,82 4 Huismeester 6.499, ,61 5 Schoonmaakkosten 2.599,00 6 Ramen wassen 984, ,85 7 Dagelijks onderhoud 8.000, ,07 8 Onderhoud rioolpomp 1.500, ,11 9 Onderhoud hydrofoor 1.000,00 322,98 10 Onderhoud videofoon 485,00 11 Onderhoud gevels 1.000,00 12 Onderhoud lift 2.000, ,66 13 Elektra , ,13 14 Reservering algemeen onvoorzien 4.250, ,00 15 Reservering veiligheidsvoorzieningen , ,00 16 Reservering rioolpomp 1.500, ,00 17 Reservering hydrofoor 1.500, ,00 18 Reservering videofoon 3.880, ,00 19 Reservering infrastructuur buitenterrein 3.000, ,00 20 Reservering metselwerk en gevels 4.000, ,00 21 Reservering dilatatievoegen en kitwerk 4.000, ,00 22 Reservering dakbedekking 8.500, ,00 23 Reservering HWA's en riolering 2.000, ,00 24 Reservering buiten schilderwerk , ,00 25 Reservering binnen schilderwerk 3.000, ,00 26 Reservering lift 2.000, ,00 27 Reservering vloerbedekking 2.000, ,00 28 Reservering garage + binnenterrein , ,00 29 Rente-inkomsten 4.327, ,84 30 Restitutie algemene reserve , ,09 Totaal , , , ,98 7

8 3.4 Toelichting resultatenrekening 2006 Door afrondingsverschillen in de maandbedragen is de opbrengst servicekosten 377,00 hoger dan begroot. 4. Begroting en begrotingsrealisatie Begroting 2006 per begrotingsartikel/breukdeel allen allen - bedr ww pr + ter geb A geb A-mais park ramen Totaal 1/1827 1/111 1/1768 1/310 1/315 1/483 1/350 1/177 geb A 1 Verzekeringen Administratiekosten Munnik Bestuurs en administratiekosten Huismeester Schoonmaakkosten Ramen wassen ,95 984,05 7 Dagelijks onderhoud Onderhoud rioolpomp Onderhoud hydrofoor Onderhoud videofoon Onderhoud gevels Onderhoud lift Elektra Reservering algemeen onvoorzien Reservering veiligheidsvoorzieningen Reservering rioolpomp Reservering hydrofoor Reservering videofoon Reservering infrastructuur buitenterrein Reservering metselwerk en gevels Reservering dilatatievoegen en kitwerk Reservering dakbedekking Reservering HWA's en riolering Reservering buiten schilderwerk Reservering binnen schilderwerk Reservering lift Reservering vloerbedekking Reservering garage + binnenterrein Rente-inkomsten Restitutie algemene reserve Totaal , ,05 8

9 4.2 Begrotingsrealisatie 2006 per begrotingsartikel/breukdeel allen allen - bedr ww pr + ter geb A geb A-mais park ramen Totaal 1/1827 1/111 1/1768 1/310 1/315 1/483 1/350 1/177 geb A 1 Verzekeringen , ,75 2 Administratiekosten Munnik , , ,00 3 Bestuurs en administratiekosten 4.083, ,82 4 Huismeester 1.827,00 558,00 567,00 878, , ,61 5 Schoonmaakkosten 6 Ramen wassen 2.558,95 615, ,85 7 Dagelijks onderhoud 4.100,08 750,00 750,00 250, , , ,07 8 Onderhoud rioolpomp 1.483, ,11 9 Onderhoud hydrofoor 322,98 322,98 10 Onderhoud videofoon 11 Onderhoud gevels 12 Onderhoud lift 2.138, ,66 13 Elektra 4.147, , ,13 14 Reservering algemeen onvoorzien ,00 15 Reservering veiligheidsvoorzieningen ,00 16 Reservering rioolpomp ,00 17 Reservering hydrofoor ,00 18 Reservering videofoon ,00 19 Reservering infrastructuur buitenterrein ,00 20 Reservering metselwerk en gevels ,00 21 Reservering dilatatievoegen en kitwerk ,00 22 Reservering dakbedekking ,00 23 Reservering HWA's en riolering ,00 24 Reservering buiten schilderwerk ,00 25 Reservering binnen schilderwerk ,00 26 Reservering lift ,00 27 Reservering vloerbedekking ,00 28 Reservering garage + binnenterrein ,00 29 Rente-inkomsten -687,84-206, ,30-968, ,67-657, , ,84 Totaal , , , , , , , ,90 615, , Toelichting begrotingsrealisatie 2006 per begrotingsartikel/breukdeel a. De kosten voor de huismeester (post 4) en het dagelijks onderhoud (post 7) zijn verdeeld over de verschillende begrotingsartikelen. Daarbij is zo nauwkeurig mogelijk gekeken waar de kosten betrekking op hadden. b. De schoonmaakkosten (post 5) zijn toegevoegd aan de kosten voor dagelijks onderhoud (post 7). Het is soms moeilijk uit te splitsen wat onder dagelijks onderhoud valt en wat onder schoonmaakkosten. c. De kosten voor het wassen van privé-ramen (post 6) in gebouw A werden doorberekend aan een specifiek aantal eigenaars. In de loop van 2006 heeft een aantal daarvan aangegeven hier geen gebruik meer van te willen maken. Aangezien de kosten voor de overblijvende eigenaars erg hoog zouden worden is ermee gestopt. De reserve is verrekend met de servicekosten van deze eigenaars. De post ramen wassen is hierdoor fictief hoger uitgevallen. 9

10 d. De elektriciteitskosten voor gebouw A (post 13) zijn inclusief de correcties van NUON over de periode 2003 t/m Er was voldoende gereserveerd over deze periode. e. De rente inkomsten (post 29) zijn verdeeld conform het aandeel in de reserveringen. 5.1 Overzicht van de opbouw van de reserves allen allen - bedr ww pr + ter geb A geb A-mais park ramen Totaal 1/1827 1/111 1/1768 1/310 1/315 1/483 1/350 1/177 geb A Inkomsten , , , , , , , ,00 615, ,05 + Uitgaven , , , , , , , ,90 615, ,14 - Opbouw a.r , , ,65-464,70-119,48 929, , , , ,09- Saldo a.r. t/m , , , , , , , , , ,57 + Totaal a.r. t/m ,00 583,75-46, , , , , , ,48 A Opbouw s.r , , , , , , , ,00 Saldo s.r. t/m , , , , , , , ,00 + Buitenschilderwerk gebouw A 1.963, ,50- Camerabewakingssysteem 5.000, , ,95- Totaal specifieke reserve t/m , , , , , , , ,55 B Totale reserve (A+B) ,00 583, , , , , , , ,03 a.r. = algemene reserve s.r. = specifieke reserve 5.2 Toelichting op de opbouw van de reserves a. In het overzicht is zichtbaar hoe de verschillende reserves zijn verdeeld over de verschillende begrotingsartikelen/breukdelen. b. Het bovenste gedeelte betreft de opbouw van de algemene reserve. De afrondingsverschillen in de servicekosten 2006 ( 373,00) zijn in de inkomsten van begrotingsartikel 3.2 (allen) verwerkt. c. Algemene reserves zijn de niet voorziene gunstige resultaten over de afgelopen boekjaren. Deze reserves zijn niet voor specifieke doeleinden bestemd. Conform het tijdens de 5 e ALV genomen besluit is deze reserve, door een restitutie via de begroting, met een bedrag van ,09 afgenomen. Het op deze wijze restitueren leidde tot een (incidentele) verlaging van servicekosten. d. De specifieke reserve is de reserve voor groot onderhoud. Ten laste van deze reserve is in 2006 voor 1.963,50 aan schilderwerk uitgevoerd aan gebouw A. Voorts is ten laste van deze reserve voor ,95 een camerabewakingsysteem aangelegd. Conform het tijdens de 5 e ALV genomen besluit zijn deze kosten ten laste gebracht van de begrotingsartikelen 3.2 (allen) en 3.8 (parkeergarage). e. De totale reserves van de VvE bedragen op 31 december ,03 (algemeen ,48; specifiek ,55). Tijdens de 6 e ALV dient een besluit te worden genomen of en zo ja in hoeverre de algemene reserves dienen te worden gerestitueerd. Het bestuur zal daartoe een voorstel doen. 10