Secretariaat: Jacques Veltmanstraat DB Amsterdam JAARVERSLAG 2008

Transcriptie

1 Secretariaat: Jacques Veltmanstraat DB Amsterdam JAARVERSLAG 2008 Ter behandeling onder agendapunt 4 tijdens de 8 e Algemene Ledenvergadering op maandag 9 maart

2 VOORWOORD De Vereniging van Eigenaars Downtown te Amsterdam (VvE Downtown) is opgericht bij (notariële) akte van splitsing van 26 maart Het doel van de VvE Downtown is het behartigen van gemeenschappelijke belangen van de appartementseigenaars. Hieronder volgt het verslag over boekjaar Het verslag bestaat uit een algemeen deel en een financieel deel (jaarrekening) en wordt behandeld tijdens de 8 e Algemene Ledenvergadering (ALV) op 9 maart Tijdens deze ALV zal aan de vergadering worden gevraagd het verslag goed te keuren. De kascontrolecommissie, benoemd op 1 april 2008 tijdens de 7 e ALV, zal de vergadering vooraf adviseren over de goedkeuring van de jaarrekening en over het verlenen van décharge aan het bestuur. Amsterdam, 20 februari 2009, het bestuur van de VvE Downtown: w.g. André Frijters Algemeen lid/secretaris a.i. w.g. Maarten Koopman Voorzitter/penningmeester w.g. Tom McCabe Algemeen lid Bestuur op 31 december 2008: André Frijters JVSTR 155 secretaris a.i./algemeen bestuurslid Maarten Koopman JVSTR 205 voorzitter/penningmeester Tom McCabe JVSTR 233 algemeen bestuurslid Technische Commissie op 31 december 2008 Roel Neumann JVSTR 113 Kascontrolecommissie op 31 december 2008: Michael Thorn JVSTR 209 Karin Smith-Roggeveen JVSTR 255 Huismeester: Fred Honing Aanhangsels: 1. Balans per 31 december 2. Resultatenrekening Opbouw van de reserves 4. Specificatie reserves per eigenaar 2

3 HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN DEEL 1. 7 e Algemene Ledenvergadering In 2008 is éénmaal (1 april 2008) een Algemene Ledenvergadering (ALV) gehouden. Tijdens deze 7 e ALV werd de jaarrekening 2007 goedgekeurd en werd t.b.v. de jaarrekening 2008 een nieuwe kascontrolecommissie benoemd. Ook de begroting 2008 werd tijdens deze ALV goedgekeurd. Gelet op de financiële consequenties van de evaluatie van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en het feit dat er, in tegenstelling tot voorgaande jaren, in 2008 geen restituties zouden plaatsvinden, ging de maandelijkse voorschotbijdrage voor iedereen omhoog. Daarnaast werd gesproken over de gladheidbestrijding en de geluidsoverlast in de binnenstraat tussen de waterwoningen en de tuin/terraswoningen. Na een uitvoerige discussie, tijdens welke verschillende oplossingrichtingen tegen elkaar werden afgewogen, werd besloten akkoord te gaan met het voorstel van De Principaal dat zij, ter bestrijding van de geluidsoverlast, de vlonders aan elkaar zouden verbinden. Tevens werd besloten dat de gladheidbestrijding op de binnenstraat een zaak van de individuele eigenaars zelf is. E.e.a. zoals bedoeld in het huishoudelijk reglement (artikel 12, onderdeel b). Voor de overige gedeelten van de binnenstraat is de VvE verantwoordelijk. Als laatste ALV-onderwerp is te noemen de toelichting die dhr. Piet (JVSTR 121) gaf op de wens van enkele eigenaars van tuin- terraswoningen tot een van de akte van splitsing afwijkende dakopbouw te komen. 2. Bestuursactiviteiten 2.1. Algemeen. In 2008 heeft het bestuur zes maal vergaderd. De vergaderverslagen liggen bij de secretaris ter inzage. Tevens werd regelmatig mondeling en door middel van verkeer informeel met elkaar overlegd. Het was niet nodig door middel van een Mededeling of Nieuwsbrief bijzondere aandacht voor bepaalde onderwerpen te vragen. Het bestuur heeft zich gedurende de verslagperiode met allerlei onderwerpen bezig gehouden. Daarbij ging het om zowel het behartigen van collectieve als individuele belangen. De voorzitter trad waar nodig op als woordvoerder namens het bestuur en de VvE. Zonodig heeft het bestuur zich door de technische commissie laten bijstaan en adviseren. Hieronder een overzicht van de belangrijkste bestuursactiviteiten Waterschade gebouw A. In november 2007 meldde één van de eigenaars in gebouw A dat de hemelwaterafvoer op zijn dakterras verstopt was en dat dit terras als gevolg daarvan met water stond. Zijn verzoek was of de VvE deze verstopping zou willen laten verhelpen. Gelet op de bepalingen in de Akte van Splitsing werd hem medegedeeld dat hij daar zelf verantwoordelijk voor was. Hoewel meerdere herstelpogingen werden ondernomen, lukte het niet de verstopping te verhelpen. Ondertussen werd een drietal eigenaars in gebouw A, bewoners van de zich onder dit dakterras bevindende woningen, begin december 2007 met wateroverlast geconfronteerd. Vermoed werd dat deze verband hield met de verstopping op bedoeld dakterras. Omdat de herstelpogingen nog gaande waren, stelde de VvE een pomp ter beschikking zodat bij regenval het dakterras afgewaterd zou kunnen worden. Nadien is er tot begin januari 2008, vermoedelijk mede vanwege de geringe neerslag in die periode daarvoor, geen noemenswaardige wateroverlast meer geweest. Gedurende de nacht van donderdag 10 op vrijdag 11 januari 2008, na forse regenval, werden de drie bovenbedoelde bewoners met ernstige wateroverlast in hun woning geconfronteerd. In één van de woningen was de situatie zeer schokkend. Na het door de eigenaar van het dakterras op 11 januari 2008 inschakelen van Heddes Bouw, werd op maandag 14 januari 2008 begonnen met herstelwerkzaamheden. De verstopping bleek niet te verhelpen. Het inpandige hemelwaterafvoersysteem werd om die reden permanent afgesloten en ter vervanging werden twee buitenpandige hemelwaterafvoeren aangebracht. Het onderzoek naar de oorzaak van de wateroverlast leidde naar meerdere gaten in de bitumen dakbedekking naast de terrastegels. De eigenaar kon geen plausibele verklaring geven voor het ontstaan daarvan. Na voltooiing van de werkzaamheden waren de problemen verholpen. Ook werd op 11 januari 2008 de schade bij de verzekeraar (Centraal Beheer/Achmea) gemeld. Op 4 december 2008 concludeerde de schade-expert de totale gevolgschade op ,86 (incl. BTW). De kosten voor onderzoek, herstel en vernieuwing kwamen voor rekening van de eigenaar van het dakterras. 3

4 Deze ernstige kwestie heeft gedurende het hele jaar 2008 bijzonder veel tijd van het bestuur gevergd. Daarbij ging het onder meer om overleg met Munnik VvE Beheer, het aansprakelijk stellen van de eigenaar van het dakterras voor de gevolgschade, het schriftelijk reageren op brieven van zijn rechtsbijstandverleners alsmede het overleggen en corresponderen met Heddes Bouw, de schade-expert, de verzekeringsmaatschappij en de schadelijdende bewoners. Op 7 oktober 2008 heeft de eigenaar van het dakterras het bestuur schriftelijk verzocht dit onderwerp ter behandeling tijdens de eerstvolgende ALV op de agenda te zetten. Op 14 oktober 2008 heeft het bestuur hem medegedeeld dat zijn punt op de agenda van de in het eerste halfjaar 2009 te houden ALV zou worden gezet Dakopbouw tuin- terraswoningen. In 1 is kort gememoreerd dat enkele eigenaars van tuin- terraswoningen tot een van de akte van splitsing afwijkende dakopbouw wensen te komen. Dhr. Piet (JVSTR 121), één van de initiatiefnemers, heeft hier tijdens de 7 e ALV op 1 april 2008 een toelichting op gegeven. Desgevraagd heeft het bestuur besloten medewerking te verlenen aan een procedure tot wijziging van de akte van Splitsing. Teneinde daar invulling aan te geven hebben dhr. Piet c.s., notaris en bestuur tot medio december 2008 regelmatig overleg gevoerd over de mogelijkheden daartoe. Op 15 december 2008 heeft dit geleid tot een uitnodiging van het bestuur aan de leden voor een op 6 april 2009 te houden buitengewone ALV. Tijdens deze ALV dient over de wijziging van de Akte van Splitsing te worden besloten en, indien de leden met de voorgestelde wijziging instemmen, moet een besluit worden genomen over de bouwplannen van de initiatiefnemers Evaluatie bestuur. In het najaar van 2008 heeft het bestuur het eigen functioneren geëvalueerd en bezien op welke wijze de VvE Downtown in de toekomst bestuurd zou dienen te worden. De praktijk wijst uit dat het beheren en besturen van een VvE in de omvang en complexiteit als Downtown een blijvende professionele aanpak vergt. Hierboven zijn enkele voorbeelden gegeven van onderwerpen die in 2008 passeerden. In de jaren daarvoor ging het onder meer om de oplevering van het complex, het sleutelplan, het vertegenwoordigen van de VvE bij de rechtbank in verband met de verwijdering van schotelantennes, het afsluiten van de parkeergarage, het registreren van handzenders, camerabeveiliging, het herstructureren van de begroting, het ontwerpen van het MJOP en het aanbesteden, controleren en evalueren van schilderwerk. Het bestuur acht zich in staat aan de eis van professionaliteit te voldoen en is van mening dat continuïteit in een actief door eigenaars gevormd bestuur essentieel is en substantiële meerwaarde oplevert ten opzichte van door derden geleverde bestuur- en beheersinspanningen. Actief zelfbestuur betekent dienstbetoon, zichtbare aanwezigheid, bereikbaarheid alsmede betrokkenheid bij complex en woonomgeving. De huismeester heeft daardoor een direct aanspreekpunt, er wordt tijdig, adequaat en kostenbewust onderhoud gepleegd en bij overtredingen van het huishoudelijk reglement kan onmiddellijk worden ingegrepen. Voorts fungeert zelfbestuur als gesprekspartner voor Munnik VvE Beheer. Daarbij gaat het ondermeer over het financieel beheer en de controle daarop, verzekeringskwesties, het opstellen en onderhouden van begroting en MJOP en het beoordelen van offertes en uitgevoerd werk. Helaas is de bereidheid van eigenaars als bestuurslid te fungeren niet groot. Het bestuur bestond op 31 december 2008 uit drie leden waarmee een kritische ondergrens is bereikt. Ten einde de animo voor bestuurswerkzaamheden te vergroten heeft het bestuur besloten in de door de leden tijdens de 8 e ALV in 2009 goed te keuren begroting de post bestuurskosten van 3.500,= tot 8.000,= te verhogen. Met dit budget is het mogelijk tot een totaal van 5.000,=, aan vijf bestuursleden een fiscaal vrijgestelde vrijwilligersvergoeding van maximaal 1.500,= per bestuurslid per jaar toe te kennen. De overheid wil met deze fiscale faciliteit het vrijwilligerswerk stimuleren. Gelet op het tijdsbeslag van de bestuurswerkzaamheden is dit een bescheiden, maar betekenisvolle erkenning voor een inzet die voor het overige belangeloos dient te blijven. Het bestuur beslist over de verdeling van het bedrag waarbij de zwaarte van de bestuursfunctie leidend is. Het bestuur is van mening dat het toekennen van een vrijwilligersvergoeding recht doet aan de door de (toekomstige) bestuursvrijwilligers noodzakelijk te verrichten werkzaamheden, vrijblijvendheid voorkomt, zakelijker verhoudingen schept en bijdraagt aan de continuïteit en ambities van het voorgestane zelfbestuur. De verhoging van de bestuurskosten kan vrijwel geheel budgetneutraal plaatsvinden door inzet van de reeds in 2007 door het bestuur bij Munnik bedongen, jaarlijks doorwerkende, korting van 20% op de kosten voor het administratief beheer vanwege de grote mate van zelfwerkzaamheid van het bestuur. Er is dus een te verwaarlozen effect op de servicekosten. 4

5 HOOFDSTUK 2: FINANCIEEL DEEL 3. Balans 3.1. De balans per 31 december 2008 is opgenomen als aanhangsel 1 bij dit jaarverslag. Ter vergelijking is ook de balans per 31 december 2007 opgenomen Activa. De verwachte uitgaven per boekjaar zijn bepalend voor het al dan niet voor langere duur vastzetten van liquide middelen. Uitgangspunt bij die verwachting is met name het MJOP. In 2008 werden geen grote uitgaven voorzien. Om die reden is ,= weggezet in jaardeposito s. In verband met de kredietcrisis is voor spreiding over meerdere banken gekozen. Er staat ,= in een jaardeposito bij de Fortisbank en ,= in een jaardeposito bij de RABO-bank. Ook in 2009 worden geen grote MJOP-uitgaven verwacht. Om die reden zal het depositobeleid worden voortgezet. De post Debiteuren servicekosten betreft eigenaars die één of meer maanden achter lopen in de betaling van de servicekosten. Ten opzichte van vorige jaren is het bedrag iets toegenomen. Hoewel het betalingsgedrag van de leden zich in 2007 en 2008 enigszins verbeterde, blijft dit een voortdurend punt van aandacht. In sommige gevallen is het noodzakelijk boetes op te leggen. Als men dan nog niet aan de betalingsverplichtingen voldoet wordt de vordering uit handen gegeven aan de deurwaarder. Sedert 2003 is dat meerdere malen gebeurd Passiva. Tot en met boekjaar 2006 werden de reserveringen voor meerjarenonderhoud telkens weergegeven naar het doel daarvan. Op deze wijze was in één oogopslag voor het hele complex zichtbaar welk bedrag voor bijvoorbeeld schilderwerk of dakonderhoud beschikbaar was. Het nadeel van deze weergave is dat niet meteen per artikel 1 duidelijk is welke bedragen beschikbaar zijn. Deze bedragen werden steeds aan het eind van de jaarverslagen gepresenteerd. Vanaf de begroting 2007 kan in het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) precies worden nagegaan welke reserveringen voor welke doeleinden worden gedaan. Om die reden is per artikel op de balans zichtbaar hoe hoog de MJOP-reserves zijn. Per bedragen deze ,=. De cijfers per 31 december 2007 zijn dezelfde als die in het Jaarverslag 2007 (zie daarin 5.1). Ook de bedragen van de algemene reserves 2 worden vanaf boekjaar 2007 artikelsgewijs op de balans weergegeven. Deze bedragen per ,=. De post Vooruit ontvangen servicekosten wordt gevormd door servicekosten voor 2009 die in 2008 door leden zijn betaald. Op de tussenrekening Transporten worden de nog te ontvangen en de vooruit/teveel ontvangen servicekosten van de vertrokken eigenaars geboekt. Een aantal vertrokken eigenaars heeft teveel servicekosten betaald of de automatische overschrijving laten doorlopen en dient nog geld terug te krijgen. De balanspost Nog te betalen kosten bestaat uit nog te betalen porti en kopieerkosten, onderhoud plantenbakken, loonbelasting en schilderwerk. De balanspost Saldo opstartkosten wordt gevormd door éénmalige stortingen bij verkoop. Hierop worden ook mee- en tegenvallers geboekt die niet goed per artikel zijn uit te splitsen. 4. Resultatenrekening/begrotingsrealisatie 4.1. De resultatenrekening 2008 is opgenomen als aanhangsel 2 bij dit jaarverslag. In de regels Verschil is zowel per begrotingspost als per artikel zichtbaar in hoeverre de begroting 2008 over- of onderschreden is. De post Verzekeringen voorziet in de betaling van verzekeringspremies en eigen risico. Op de kosten voor administratief beheer is in 2007 een jaarlijks doorwerkende korting van 20% bedongen. De uitgaven voor Dagelijks onderhoud waren in 2007 fors hoger dan begroot. De post Dagelijks Onderhoud werd om die reden voor 2008 fors verhoogd. De realisatie 2008 wijst uit dat er minder is uitgegeven dan begroot. In de begroting 2009 zal daar rekening mee worden gehouden, zij het dat m.b.t. dagelijks onderhoud behoedzaamheid geboden blijft. Uit aanhangsel 2 blijkt dat de VvE Downtown het jaar afsluit met een positief resultaat van ,=. Dit bedrag kan worden gebruikt om de reeds in 2008 geïdentificeerde MJOP-tekorten in te lopen. 1. Een artikelnummer representeert een groep eigenaars. Dit op grond van de Akte van Splitsing. Daarin zijn bijvoorbeeld onder artikel 3.5 alle eigenaars van een waterwoning gegroepeerd en onder bijvoorbeeld artikel 3.8 alle eigenaars van een parkeerplaats. 2. De som van de in de afgelopen jaren gerealiseerde begrotingsoverschotten/tekorten. 5

6 4.2. Verkorte specificatie uitgaven Dagelijks onderhoud 2008 (begrotingspost 4) Dagelijks onderhoud algemeen (artikel 3.2 en 200): Beheerkosten 5.561,48 Hydrofoor en vuilwaterpompen ,06 Inspectie en onderhoud dakbedekking ,05 Tuinonderhoud - 947,25 Aanpassingen hekwerk - 452,20 Serviceabonnement - 267,75 Overige onderhoudskosten ,20 Totaal ,99 (artikel 3.2 en artikel 200 elk 7597,=) Dagelijks onderhoud gebouw A (artikel 3.7[2]): Beheerkosten 1.600,00 Lift (onderhoudscontract, reparatiekosten, keuring en telefoonkosten) ,16 Overige onderhoudskosten - 472,63 Totaal 5.374,79 Dagelijks onderhoud parkeergarage (artikel 3.8) Beheerkosten 5.411,47 Uitbreiding camerabewaking ,22 Onderhoudscontract/overige reparatiekosten ,11 Overige onderhoudskosten ,13 Totaal ,93 5. Opbouw van de reserves 5.1. Algemeen. De specificatie van de opbouw van de reserves is opgenomen als aanhangsel 3 bij dit jaarverslag. Tabel 1 betreft de opbouw van de MJOP-reserve. In verband met uitgaven voor schilderwerk in gebouw A is ten laste van deze reserve (artikel 3.7(2) 2.300,= geboekt. Per 31 december 2008 beschikt de VvE Downtown over ,= aan MJOP-reserves. Tabel 2 betreft de opbouw van de algemene reserves. Deze worden gevormd door de som van de in de afgelopen jaren gerealiseerde begrotingsoverschotten/tekorten en zijn niet voor specifieke doeleinden bestemd. Per 31 december 2008 beschikt de VvE Downtown over ,= aan algemene reserves. In totaal beschikt de VvE Downtown per 31 december 2008 over ,= aan reserves (tabel 3) Aangifte Inkomstenbelasting (IB) en premies Volksverzekeringen (VV) Belastingplichtigen dienen hun aandeel in de reservefondsen van een VvE aan te geven in box 3. De Belastingdienst zal ieders aandeel in de VvE-reserves belasten volgens box 3. Dit betekent een rendementsheffing van 1,2% voor het meerdere boven de drempel van ,= per persoon in 2008 (het dubbele bij partnerschap). Voor alle duidelijkheid: het gaat hierbij om alle reservegelden, dus zowel bestemmingsreserves zoals MJOP-reserves en overige voorzieningen, als om algemene reserves. De berekening zal volgens de gemiddelde methode plaats hebben: het aandeel van de appartementseigenaar per 1 januari 2008 plus het aandeel per 31 december 2008, gedeeld door twee. De specificatie per eigenaar van de reserve is opgenomen als aanhangsel 4 bij dit jaarverslag. Deze kan worden gebruikt t.b.v. de aangifte IB en premies VV =+=+=+=+=+=+=+=+=+ 6