STAPPENPLAN VOOR EEN GOED DRAAIENDE VRIJWILLIGERSWERKING. Van minimumuitrusting tot droomscenario

Transcriptie

1 STAPPENPLAN VOOR EEN GOED DRAAIENDE VRIJWILLIGERSWERKING Van minimumuitrusting tot droomscenario

2

3 STAPPENPLAN VOOR EEN GOED DRAAIENDE VRIJWILLIGERSWERKING Van minimumuitrusting tot droomscenario 3

4 4

5 voor Voorwoord woord Anders Ouder Worden: kwetsbare ouderen van tel! Cera is een coöperatie van zo n half miljoen vennoten en investeert samen met hen op financieel en maatschappelijk vlak. Wat deze tweede opdracht betreft kiest Cera voor maatschappelijke projecten die voldoen aan reële behoeften die duurzame effecten bereiken, voor de samenleving in haar geheel en voor de vennoten in het bijzonder. Cera is met haar maatschappelijke projectwerking actief op zeven domeinen: Armoede en sociale inclusie, Coöperatief ondernemen, Kunst en cultuur, Land- en tuinbouw en een duurzame ontwikkeling, Zorg in de samenleving, Lokale initiatieven in onderwijs en jeugdwerk en Samen microfinancieren en microverzekeren in het Zuiden via BRS. In het domein Medisch-sociaal besteedt Cera specifiek aandacht aan de doelgroep kwetsbare ouderen. Waar liggen de noden en behoeften in de ouderensector, waar situeren zich de knelpunten en hoe moet Cera zich de komende jaren oriënteren om hieraan tegemoet te komen? Met deze vragen in het achterhoofd vroeg Cera aan Lucas KU Leuven om een vooronderzoek te doen met als titel Dromen worden werkelijkheid, uitgevoerd tussen de periode van september 2007 tot december De doelstelling was een zicht te krijgen op de voornaamste actoren in de sector en de prioriteiten in de ouderenzorg via hen te identificeren. In navolging van dit vooronderzoek selecteerden Lucas KU Leuven en Cera acht lokale pilootprojecten in Vlaanderen met een diversiteit in aanpak, sector en doelstelling en met als rode draad de focus op kwetsbare ouderen en ontschotting in de zorg. Elk project werd voorgedragen door een lid van de adviesgroep, samengesteld uit een groep met vertegenwoordigers en experten uit beleid, voorzieningen, koepelverenigingen, gebruikersorganisaties en academici. 5

6 Na drie jaar intensieve samenwerking, een tussentijds event op 29 september 2011, vijf interactiedagen, een Anders-Ouder-Wordenkrant, filmpjes, een slotevent op 25 april 2013 vroegen we de projecten om hun expertise te delen in een draaiboek. Met enige fierheid stellen we u dan ook graag het draaiboek van Present Caritas vrijwilligerswerk vzw voor. Tot slot, een voorwoord zou geen voorwoord zijn, zonder een dankbetuiging. Via deze weg daarom graag een woord van dank aan onze partner LUCAS KU Leuven, aan de peter van dit project, televisiemaker Jan Van Rompaey, aan de adviesgroep die Anders Ouder Worden mee in goede banen leidde, aan Present en de zeven andere projecten. Wordt u bij het lezen nieuwsgierig naar de draaiboeken van de andere initiatieven? Dan verwijzen we u graag naar Breng zeker ook een bezoek aan www. kuleuven.be/lucas/ waar u het onderzoeksrapport en de beleidsaanbevelingen van Lucas KU Leuven uitgebreid kunt nalezen. We wensen u veel leesplezier en inspiratie. Stéphanie De Smet Programmacoördinator Medisch-sociaal Dromen kunnen werkelijkheid worden! Anders ouder worden met die focus geeft Cera vernieuwende projecten in de ouderenzorg een duw in de rug. Anders ouder worden, betekent kiezen voor de zorg voor kwetsbare ouderen die om diverse redenen uit de boot dreigen te vallen. In het vooronderzoek Dromen worden werkelijkheid dat we vanuit LUCAS in opdracht van Cera uitvoerden, gaven sleutelfiguren hun visie over wenselijke innovaties in de ouderenzorg. Een focusgroep en doordenknamiddag leidden tot een aantal kernthema s. Hierop besliste Cera een project op te starten over ontschotting in de zorg voor kwetsbare ouderen. Met een adviesgroep van experten zijn goede praktijken in Vlaanderen voorgesteld en besproken. Op basis van de volgende criteria is hieruit een selectie gemaakt: Het project richt zich op kwetsbare ouderen, met oog voor thuiswonende ouderen, allochtone ouderen, vrijwilligers, mantelzorgers, basiswerkers in de zorg en inbedding in de maatschappij. Het gaat om een reeds bestaande goede praktijk, met visie en uitwerking in de praktijk. Het project is bereid tot regionale samenwerking met andere partners. Het project is bereid tot coaching en wetenschappelijke begeleiding door LUCAS met 6

7 verkenning van de mogelijkheden tot optimalisatie. Het project stelt doelstellingen en resultaten voorop op middellange termijn (3 jaar). Het project werkt vraag gestuurd en geeft een stem aan de kwetsbare ouderen. Differentiatie is een van de uitgangspunten. Het gaat om vernieuwende, ook kleinschalige initiatieven. De projecten ontvangen bij voorkeur geen subsidies via andere kanalen. De steun door Cera betekent een belangrijke meerwaarde en het project kan de coöperatieve waarden van Cera onderschrijven: samenwerking, solidariteit en respect voor het individu. De keuze is gemaakt voor acht innovatieve projecten in Vlaanderen, doelbewust met diverse thematiek en geografische spreiding. Gedurende drie jaar ging elk van deze projecten aan de slag. Doelstelling van het project was enerzijds het versterken van de eigen activiteiten en vernieuwingen. Anderzijds kon elk van de acht projecten drie jaar toewerken naar de neerslag van deze acties in een draaiboek. Zo n draaiboek is een inspirerende roadmap die andere initiatiefnemers moet uitnodigen en aanzetten om zelf ook aan de slag te gaan in de zorg voor kwetsbare ouderen. We zorgden voor wetenschappelijke begeleiding en coaching en gaven tips ter verbetering en methodische adviezen. Jaarlijks kwamen alle projecten tweemaal samen om te leren over gemeenschappelijke thema s en om onderling ervaringen uit te wisselen. Cera zorgde voor de nodige logistieke, financiële en communicatieve ondersteuning. Voor u, beste lezer, ligt één van de acht draaiboeken van de projecten Anders Ouder Worden waarmee u zelf aan de slag kunt. Het is geen receptenboek met afgewogen ingrediënten en een strak stappenplan. Wel een kernachtige bundeling van ideeën, van tips en aanbevelingen die voor u als startende ondernemer een steun kunnen zijn in het vormgeven van uw eigen goede praktijk. Want elk nieuw initiatief moet ook worden ingekleurd volgens de noden van de lokale situatie, de specifieke organisatorische of financiële context. Eén ding is bovendien constant in alle draaiboeken van deze acht unieke projecten: de authentieke bekommernis voor die oudere man of vrouw die wat minder stevig in het leven staat en kwetsbaar is of dreigt te worden. Het gaat erom echt te luisteren naar wat kwetsbare ouderen betekenen. Enkel zo kunnen dromen werkelijkheid worden! We hopen van harte dat u aangestoken raakt door het enthousiasme van deze acht projecten. Veel leesplezier! Iris De Coster en Dr. Nele Spruytte LUCAS KU Leuven 7

8 8

9 Inhoudstafel Waarom al die moeite? 13 De meerwaarde van vrijwilligers in de residentiële ouderenzorg 13 komt er niet vanzelf 14 STAPPENPLAN 16 STAP 1: Schrijf een VISIE uit 16 STAP 2: Duid een VRIJWILLIGERSVERANTWOORDELIJKE aan 20 STAP 3: Creëer een VRIJWILLIGERSVRIENDELIJK KLIMAAT 27 Omzetting naar de PRAKTIJK 31 SAMENVATTING 44 Extra S 46 Kosten van vrijwilligerswerk in ouderenzorg 46 Wetgeving 49 Creatieve ideeën 50 Beleids- en andere aanbevelingen 51 Tot SLOT 53 Wie is Present? 54 9

10 Net dit jaar is het 50 jaar geleden dat onze organisatie, Present Caritas vrijwilligerswerk, startte met de uitbouw en de ondersteuning van vrijwilligerswerk in zorgvoorzieningen. Wij zijn actief in algemene en psychiatrische ziekenhuizen, in palliatieve eenheden, in centra voor personen met een beperking en in woonzorgcentra. De jongste jaren hebben wij in onze werking gezocht naar mogelijkheden om het vrijwilligerswerk in de ouderenzorg, namelijk in de woonzorgcentra, beter te ondersteunen. De kans die ons geboden werd door het project Anders ouder worden van Cera en LUCAS kwam op het juiste moment en we hebben die kans met beide handen gegrepen. Present werd geselecteerd met het volgende project: Werken aan de kwaliteit van het vrijwilligerswerk in de residentiële ouderenzorg door degelijke 10

11 voor Voorgeschiedenis nis vorming en ondersteuning van de lokale vrijwilligersverantwoordelijken. Door het project was het mogelijk meer middelen in te zetten om een degelijke vorming voor vrijwilligersverantwoordelijken specifiek in de ouderenzorg uit te bouwen. Daarnaast konden we werk maken van een sensibiliseringscampagne bij directies en besturen van woonzorgcentra. Dit vloeit allemaal voort uit onze visie dat de inzet van vrijwilligers een meerwaarde betekent voor alle bewoners van woonzorgcentra, en zeker voor diegenen die in mindere mate kunnen rekenen op familie en vrienden. Ook herhalen wij onze overtuiging dat een goede vrijwilligerswerking in een zorgvoorziening maar tot stand kan komen wanneer er een gedragen visie is en wanneer een vrijwilligersverantwoordelijke de nodige tijd, ruimte, middelen, ondersteuning en vorming krijgt om de vrijwilligers te begeleiden. Dit draaiboek is geen verslag geworden van het vormingsaanbod of de sensibiliseringscampagne die we opbouwden in het kader van Anders ouder worden. Dit leek ons weinig zinvol. Wel nuttig leek ons een draaiboek met tips, ideeën en nuttige informatie voor iedereen betrokken bij het opstarten of uitbouwen van een vrijwilligerswerking in een woonzorgcentrum. Waarom een vrijwilligerswerking? Waar beginnen? Wat is onmisbaar? We wensen u alvast veel leesplezier en inspiratie! Albert Cluckers, Voorzitter Present Caritas vrijwilligerswerk vzw 11

12 12 Vrijwilligers zijn van een niet te onderschatten waarde voor de levenskwaliteit van de bewoners van een woonzorgcentrum.

13 waarom al die moeite? Waarom al die moeite? DE MEERWAARDE VAN VRIJWILLIGERS IN DE RESIDENTIËLE OUDERENZORG Vrijwilligerswerk is meer dan een groep mensen die wat uurtjes gratis doorbrengen bij anderen. Vrijwilligerswerk zorgt er voor dat we niet alleen welvaart maar ook welzijn kennen. Vrijwilligers komen uit vrije wil om aan andere mensen iets te bieden. Ze doen dit niet voor hun inkomen. Dit onbaatzuchtige karakter van hun inzet en hun oprechte betrokkenheid geeft aan de maatschappij een extra menselijke dimensie. De vrijwilligers accentueren de menselijke kant van de zorg zonder de taken van het personeel over te nemen. Een vrijwilliger heeft tijd en kan extra aandacht besteden aan persoonlijke wensen van de bewoners. Doordat een vrijwilliger een handje toesteekt, heeft ook het personeel iets meer ruimte om individuele aandacht aan de bewoner te geven. Een vrijwilliger zorgt bijvoorbeeld voor het brengen en halen van bewoners bij de kinesist of kapper. Daardoor kan deze iets meer tijd besteden per bewoner of meer bewoners behandelen. Vrijwilligers vormen de brug tussen de wereld van het woonzorgcentrum en de buitenwereld. Vrijwilligers brengen het leven van de lokale gemeenschap binnen in het woonzorgcentrum, en vrijwilligers dragen het leven van het woonzorgcentrum uit naar die lokale gemeenschap. Vrijwilligers bieden voor een woonzorgcentrum een uitgelezen kans om een positief imago te creëren! 13

14 KOMT ER NIET VANZELF De meerwaarde van vrijwilligers komt niet vanzelf tot stand. Vrijwilligers leveren kwali-tijd en meer-waarde wanneer hun inzet goed gekaderd wordt. Zo niet kunnen er problemen opduiken. Een vrijwilliger neemt teveel in handen, een andere betuttelt de bewoners of respecteert de privacy van de bewoner niet, Situaties die een directie en bestuur van een woonzorgcentrum willen vermijden! En vergeet niet, tevreden vrijwilligers zorgen voor gratis reclame voor uw vrijwilligerswerking: ze vertellen enthousiast over hun vrijwilligerswerk in hun kennissenkring, wat andere mensen kan aanzetten om ook vrijwilliger te worden. Uit alle onderzoek over vrijwilligerswerk blijkt immers dat mond tot mondreclame de belangrijkste weg is voor het vinden van nieuwe vrijwilligers! Vrijwilligers verdienen een duidelijk kader en een goede begeleiding. Er wordt heel veel energie gestoken in een goed personeelsbeleid. Verdienen mensen die zich onbaatzuchtig inzetten voor uw organisatie niet op zijn minst evenveel aandacht? Vrijwilligers begeleiden, feedback geven, inspraak geven, is geen verloren tijd maar een vorm van waardering. De vrijwilligers appreciëren een duidelijk kader en vrijwilligers met de juiste motivatie aanvaarden feedback. Meer nog: de nieuwe vrijwilliger wil bijleren en apprecieert een coach bij zijn vrijwilligerswerk. Jammer genoeg wordt vaak het tegenovergestelde vastgesteld: er wordt zo weinig mogelijk geïnvesteerd in vrijwilligers of men durft hen niet aanspreken of bijsturen. Hiermee bewijst u de vrijwilliger noch uw organisatie een dienst. Je kan maar van vrijwilligers verlangen dat ze mensen liefdevol nabij zijn als ook zij gewaardeerd en gerespecteerd worden. 14 Directeur van een woonzorgcentrum

15 Alleen als de vrijwilligers goed omringd worden, zal de vrijwilligerswerking de grootst mogelijke meerwaarde bereiken. 15

16 stappen Stappenplan plan Stap 1: Schrijf een visie uit Samen nadenken, opschrijven, waarmaken en evalueren 1. Bezint eer ge begint Zoals een algemene visie wordt opgesteld voor de zorg en het personeelsbeleid, moet ook over de vrijwilligerswerking nagedacht worden. De visie op vrijwilligerswerk in een voorziening beschrijft waarom de organisatie kiest om met vrijwilligers samen te werken en wat de organisatie wil bereiken met de vrijwilligerswerking. De vrijwilligers krijgen eventueel de kans om suggesties te doen en de visie te bespreken alvorens deze definitief wordt. Er zullen wel altijd non-believers zijn. Laat deze het proces niet blokkeren en zet goede praktijken en resultaten in de verf. 3. De visie wordt in de loop der jaren geëvalueerd en indien nodig aangepast Hierbij wordt rekening gehouden met evoluties, maatschappelijke tendensen of accentverschuivingen in de zorg of in de organisatie van het woonzorgcentrum. 2. Deze visie wordt gedragen en uitgedragen Alle medewerkers krijgen informatie en uitleg en maken de visie waar in hun manier van werken. Alleen als iedereen in dezelfde richting werkt, zal de visie gerealiseerd kunnen worden. Dit geldt zowel voor de algemene visie als voor de visie op vrijwilligerswerk. Wat is een visie op vrijwilligerswerk? De visie creëert een kader waarbinnen vrijwilligers kunnen functioneren. De vrijwilligers vinden hierin terug waar hun plaats is binnen de organisatie. Voor het personeel is duidelijk waarvoor ze vrijwilligers kunnen inzetten en waarvoor niet. Indien er problemen zijn met een bepaalde vrijwilliger, kan teruggegrepen worden naar de visie om evaluatiecriteria te bepalen. 16

17 Een visie opstellen kan door de volgende vragen te stellen aan de betrokkenen uit uw woonzorgcentrum Waarom wil onze voorziening vrijwilligers inschakelen? Wat is de gewenste meerwaarde? Welke doelstellingen willen we met de vrijwilligers bereiken? Wat wordt er van de vrijwilligers verwacht binnen ons woonzorgcentrum (bv. aandacht voor de bewoners, luisterbereidheid, discretie, respect, dienstbaarheid, samenwerkingsbereidheid, minimum aan engagement, respect voor de animatieve grondhouding en voor gemaakte afspraken, de juiste motivatie, )? Wat kunnen de vrijwilligers van ons terug verwachten (bv. ondersteuning door personeel, respect, vormingsaanbod, verzekering, )? Wat is het verschil tussen vrijwilligers en beroepskrachten? Tot waar reikt de autonomie van de vrijwilliger in zijn takenpakket of de inspraak in de werking van de voorziening? 17

18 Voorbeeld van een visie op vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk in ons woonzorgcentrum betekent een meerwaarde voor de bewoners: De vrijwilligers geven extra aandacht aan de bewoners. Ze brengen een thuisgevoel in de organisatie. Ze brengen buiten naar binnen. Ze werken aanvullend op het personeel en nooit personeelsvervangend. Er is waardering voor de vrijwilligers en de vrijwilligers respecteren het personeel en de organisatie. We willen dat de vrijwilliger zich goed voelt en graag komt. Wij investeren daarom in onze vrijwilligers: Een open, respectvolle wederzijdse communicatie is de basis. De vrijwilligersverantwoordelijke, een personeelslid, is de contactpersoon inzake vrijwilligerswerk. We vertrekken van een duidelijke taakomschrijving. Elk talent is welkom en de organisatie investeert in de ontwikkeling van de vrijwilliger en zijn kwaliteiten. De vrijwilligers krijgen ondersteuning, coaching en feedback van de vrijwilligersverantwoordelijke. Vrijwillig is niet vrijblijvend. De vrijwilliger gaat een engagement aan waarop wij rekenen. Daarom verwachten wij dat de vrijwilliger: zich houdt aan de afspraken (afgesproken uur, dag, privacy, ), werkt binnen de visie, waarden en normen van het woonzorgcentrum, investeert in een goede sfeer in huis. 18

19 19

20 stappen Stappenplan plan Stap 2: Duid een vrijwilligersverantwoordelijke aan Geef de vrijwilligersverantwoordelijke ondersteuning, tijd, middelen en vorming De ervaring leert ons dat een vrijwilligerswerking pas ten volle functioneert als er een vrijwilligersverantwoordelijke is die ondersteuning, tijd, middelen en vorming krijgt om de werking op een kwaliteitsvolle manier uit te bouwen. De functie van VRIJWILLIGERSverantwoordelijke De taak van een vrijwilligersverantwoordelijke is een zwaar onderschatte job. Omdat het vrijwilligers betreft, wordt de functie minder serieus genomen. Hoewel het net delicater is om mensen die zich belangeloos inzetten, aan te sturen. Daarenboven vraagt het een combinatie van veel vaardigheden want op een bepaalde manier is het een leidinggevende functie! Natuurlijk is er een verschil met personeelsbeleid. De vrijwilliger komt iets aanbieden terwijl een personeelslid wordt aangenomen voor een welbepaalde taak waarvoor hij of zij de competenties dient te hebben. Het is goed dat een vrijwilligersverantwoordelijke selecteert, evalueert en coacht, maar op een andere manier dan bij personeel. Bij vrijwilligers ligt de nadruk meer op de persoonlijke benadering en talenten dan op leiding geven en competenties. Een formaliteit? Omdat de functie niet serieus genoeg genomen wordt, berust het hele verhaal vaak op vertrouwen. Dat werkt prima zolang de vrijwilligersverantwoordelijke en de directie elkaar verstaan. Maar wat als er een nieuwe 20

21 directie komt? Of de vrijwilligersverantwoordelijke valt uit door ziekte? Het is eigenlijk niet meer dan normaal om het functieprofiel van vrijwilligersverantwoordelijke op papier te hebben. Het biedt transparantie, duidelijkheid en houvast voor alle partijen. Het is veel gemakkelijker om de vrijwilligerswerking aan een nieuwe verantwoordelijke door te geven. Hoe is anders evaluatie mogelijk? Als alles goed draait, is dit niet nodig. Maar als er problemen rijzen, zou het wel eens een groot gemis kunnen betekenen. TIP Het is nuttig een map bij te houden met de nodige informatie wat betreft de vrijwilligers en de werking, zodat in geval van nood, een collega zich snel kan inwerken. Deze map bevat naast het functieprofiel van de vrijwilligersverantwoordelijke ook informatie over rekruteringscampagnes, de handleiding voor intakegesprek, het profiel en de contactgegevens van de vrijwilligers, een omschrijving van de taken, de afsprakennota, rechten en plichten van de vrijwilligers en de documenten van de verzekering. 21

22 Benodigdheden voor het goed functioneren van de VRIJWILLIGERS VERANTWOORDELIJKE Een geschikte persoon Denk hierover goed na. Het is belangrijk dat de persoon dicht bij de vrijwilligerswerking staat, zoals de animatieverantwoordelijke of ergotherapeut. Maar het kan ook een meerwaarde zijn om iemand uit het middenkader te kiezen die de zorgvisie heel goed kent en kan overbrengen. En waarom de taak niet verdelen over twee vrijwilligersverantwoordelijken? Het voordeel is dat ze met elkaar kunnen overleggen en dat de werking verder loopt, ook als één van beiden lange tijd afwezig is. Of iemand van het personeel samen met een vrijwilliger die enige verantwoordelijkheid kan dragen? Zie p.24: Profiel van de vrijwilligersverantwoordelijke Ondersteuning Een vrijwilligersverantwoordelijke kan het niet alleen waarmaken: zowel de directie als de collega-personeelsleden moeten zich ook achter het vrijwilligerswerk scharen. Zie p.28: Communicatie Tijd Duidelijke afspraken hieromtrent zijn noodzakelijk: een voormiddag of namiddag vrijgesteld voor het vrijwilligerswerk kan heel veel verschil maken. Zie p.51: Beleids- en andere aanbevelingen Middelen Vrijwilligerswerk kost niet veel maar is niet gratis! Zie p.46: Kosten van vrijwilligerswerk Vorming Vorming en intervisie zijn geen overbodige luxe voor vrijwilligersverantwoordelijken, die er vaak alleen voor staan binnen een woonzorgcentrum. Zie p.43: Vorming 22

23 Resultaat van het goed functioneren van de VRIJWILLIGERS VERANTwoordelijke Structuur De aanwezigheid van een vrijwilligersverantwoordelijke geeft structuur aan de werking. Er is iemand die zorgt dat de vrijwilligers hun plaats hebben en vinden in de werking, die initiatief neemt om vrijwilligers te zoeken, te onthalen, te bedanken, die waakt over hun rechten en plichten. Zonder vrijwilligersverantwoordelijke is het zeer moeilijk om een kwalitatieve en duurzame vrijwilligerswerking uit te bouwen. Efficiëntie Bij het werken met vrijwilligers is het zeer belangrijk om de juiste persoon op de juiste plaats te zetten. Een vrijwilligersverantwoordelijke maakt tijd om de vrijwilligers te leren kennen, hun persoonlijkheid, vaardigheden en talenten te ontdekken en kan hen daardoor inzetten op de plaats die hen het meest ligt. Eenmaal goed georganiseerd, zal de vrijwilligerswerking veel minder tijd vragen aan de vrijwilligersverantwoordelijke. Steun en aanspreekpunt voor de vrijwilligers Wanneer vrijwilligers weten bij wie ze terecht kunnen, zullen ze zich beter in hun vel voelen in het woonzorgcentrum. Ook voor familie, bewoners en personeel is het duidelijk waar ze naartoe kunnen voor alles wat de vrijwilligerswerking betreft. Op die manier komt alle informatie bij één persoon terecht die daardoor veel beter kan inspelen op allerhande situaties. Het was een bewuste keuze om iemand uit het middenkader de functie van VRIJWILLIGERSverantwoordelijke te geven. Het toont dat wij de vrijwilligerswerking belangrijk vinden. Directeur van een woonzorgcentrum 23

24 Voorbeeld van een Profiel van een VRIJWILLIGERSverantwoordelijke Taakomschrijving van de vrijwilligersverantwoordelijke Vrijwilligerswerking uitbouwen: visie en beleid ontwikkelen in samenwerking met directie, collega s, bewoners, Werving: jaarlijkse campagne op website, in een krantje, Intakegesprek met kandidaat-vrijwilligers. Start van nieuwe vrijwilliger opvolgen. Vrijwilligers persoonlijk leren kennen: babbel met de vrijwilligers, tijd maken voor een persoonlijk verhaal. Visie overbrengen (animatieve grondhouding, vrijwilligers zijn er voor de bewoners, ) door zelf het goede voorbeeld te geven en door het organiseren van informatiemomenten en door informatie te vertalen naar het vrijwilligerswerk. Vrijwilligers opvolgen en bijsturen indien nodig. Zorgen dat de vrijwilligerswerking kan doorgegeven worden: alle gegevens centraliseren, duidelijke administratie bijhouden. Een vormingsaanbod (extern of intern) aanbieden aan de vrijwilligers. 24

25 Vaardigheden van een VRIJWILLIGERS VERANTWOORDELIJKE Het begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers vraagt een groot gamma aan vaardigheden: Communiceren: met vrijwilligers, bewoners, familie, personeel en directie. Samenwerken: een teamspeler zijn. Coachen: een luisterend oor zijn, visie overbrengen, kunnen bezielen en motiveren. Bemiddelen: negatieve energie (kritiek, roddels, spanningen, ) ombuigen naar positieve energie, kunnen omgaan met veel karakters, compromissen zoeken. Consequent zijn en grenzen kunnen trekken. Analyseren: alle informatie kunnen bijhouden en verwerken zodat problemen gedetecteerd en aangepakt kunnen worden en zodat een vrijwilliger de voor hem of haar meest geschikte taak krijgt. Delegeren: bv. verjaardagskaartjes schrijven en bezorgen, telefoneren naar vrijwilligers die nog niet ingeschreven zijn voor een bepaalde activiteit, kan gerust door een vrijwilliger gebeuren. Organiseren: van het werk van de vrijwilligers, van vrijwilligersvergaderingen en bedankingsmomenten. 25

26 Een VRIJWILLIGERSverantwoordelijke moet structuur brengen en zorgen dat de werking goed georganiseerd is. En in de beginfase heel veel uitleggen en informeren. Dat is mijn belangrijkste werk geweest in het begin en dat heeft wat tijd gevraagd. Ik denk dat de vrijwilligerswerking nu een zeer grote meerwaarde betekent in vergelijking met de weinige tijd die ik eraan moet besteden. 26 Vrijwilligersverantwoordelijke van een woonzorgcentrum

27 stappen Stappenplan plan Stap 3: CREËER EEN VRIJWILLIGERS VRIENDELIJK KLIMAAT BASISELEMENTEN: duidelijke plaats + communicatie + talentgericht werken Wanneer een visie is opgemaakt en een vrijwilligersverantwoordelijke is aangeduid, kan de organisatie een beleid uitstippelen. De basiselementen hiervoor zijn: een duidelijke plaats geven aan de vrijwilligerswerking, communicatie en talentgericht werken. Zo creëert u een vrijwilligersvriendelijke omgeving waarbinnen vrijwilligers gemotiveerd zijn en blijven. Alleen zo bereikt de vrijwilligerswerking de grootst mogelijke meerwaarde voor de bewoners. Een duidelijke plaats in de organisatie voor de vrijwilligers Geef de vrijwilligerswerking een concrete plaats in het organigram en op de werkvloer De plaats van de vrijwilligers moet zowel duidelijk zijn voor de vrijwilligers zelf als voor het personeel. Hiervoor zijn de visie en het beleid belangrijke leidraden. 27

28 Duidelijke communicatie van visie en beleid aan het personeel Dit betekent: Het slagen of mislukken van een vrijwilligerswerking hangt af van elk van de personeelsleden die samenwerken met de vrijwilligers en niet alleen van de vrijwilligersverantwoordelijke. Als de personeelsleden van een afdeling geen energie (willen) steken in de vrijwilligers van deze dienst, zullen de vrijwilligers afhaken, hoeveel moeite de vrijwilligersverantwoordelijke ook doet. Het is daarom belangrijk dat alle personeelsleden op de hoogte zijn van de visie en het beleid inzake vrijwilligerswerk en beseffen dat ze een essentiële rol spelen in het creëren van een vrijwilligersvriendelijk klimaat. Infomomenten, vergaderingen organiseren voor het personeel over de visie en het beleid inzake vrijwilligerswerk. Vergeet niet ook voor nieuwe medewerkers een infomoment te voorzien zodat ook zij mee zijn in het vrijwilligersverhaal. Elk personeelslid staat in voor de vrijwilligers op zijn of haar dienst en stuurt zelf bij indien nodig. Al te vaak worden problemen gesignaleerd aan de vrijwilligersverantwoordelijke die achteraf en los van de context de vrijwilliger moet aanspreken. Alle informatie stroomt wel door naar de vrijwilligersverantwoordelijke. 28

29 aan de vrijwilligers zelf De vrijwilliger is ook een medewerker van de organisatie: hij werkt binnen dezelfde visie en met dezelfde doelstelling. Dat mag van hem verwacht worden. Zijn engagement is niet vrijblijvend. Hij kan dit alleen waar maken als hij weet wát van hem verwacht wordt en als hij op de hoogte is van vernieuwingen in de visie en in de zorg. Voorzie daarom regelmatig informatiemomenten, specifiek voor vrijwilligers of voor vrijwillige en bezoldigde medewerkers samen. De meest gemotiveerde en enthousiaste vrijwilliger zal allicht afhaken als hij helemaal niet geïnformeerd of betrokken wordt. Zeker bij veranderingen is wat uitleg op zijn plaats. Ook inspraak werkt motiverend. In welke mate dit mogelijk is, is een beslissing die elk woonzorgcentrum voor zichzelf uitmaakt. Door vrijwilligers te betrekken in de werking van het woonzorgcentrum, hen te informeren en hen te beschouwen als volwaardig lid van de organisatie, zullen ze zich erkend voelen. En dit zal hun motivatie zeker ten goede komen. Voorbeelden van communicatie naar vrijwilligers: In een folder vrijwilligerswerking worden de zorgattitude binnen het woonzorgcentrum en de verwachtingen duidelijk omschreven. Vrijwilligersvergaderingen bieden tijd voor het bespreken van nieuwigheden in de zorg. Het is belangrijk relevante informatie te vertalen naar het vrijwilligerswerk in het woonzorgcentrum en de vrijwilligers de kans te geven hierover vragen te stellen of te discussiëren. Tijdens een vrijwilligersvergadering kan ook de tijd genomen worden voor het voorstellen van nieuwe bewoners, personeelsleden of vrijwilligers. Vrijwilligers zullen zich meer thuis voelen als ze hierover geïnformeerd worden. Als wij in het kader van onze warme zorg afspreken dat wij steeds kloppen of bellen bij een bewoner en vier tellen wachten vooraleer we de kamer binnen gaan, dan geldt dit ook voor elke vrijwilliger. Daaruit volgt dat het niet anders kan dan dat wij onze verwachtingen naar de vrijwilliger duidelijk verwoorden. Directeur van een woonzorgcentrum 29

30 De juiste persoon op de juiste plaats De vrijwilligers worden ingezet op basis van hun talenten, weliswaar binnen het kader van de organisatie en ten dienste van de bewoners. De organisatie laat zich uitdagen de aanwezige talenten te gebruiken en daarvoor nieuwe activiteiten en projecten te ontwikkelen. Een kennismakingsgesprek is een eerste stap in de verkenningsronde van de talenten van de kandidaatvrijwilliger. Vergeet niet heel specifieke talenten van vrijwilligers in te zetten: iemand speelt piano, een ander houdt van organiseren en een derde gaf jaren computerles. Talentgericht werken met vrijwilligers zorgt net voor het unieke van het werken met vrijwilligers: ze komen niet voor een welomlijnde job. U kan hen doorzoeken om het beste van hun talenten naar boven te halen en binnen uw organisatie in te zetten. Gegarandeerd een win-winsituatie! Talenten worden ingebouwd in ons activiteitenaanbod en vrijwilligers krijgen de mogelijkheden om eigen ideeën naar voor te brengen en samen uit te werken. Deze manier van werken zorgt voor een boost aan creativiteit. Het vinden van talenten is Fingerspitzengefühl en dank ik volledig aan de menselijke kennis en intuïtie van ons animatieteam. Directeur van een woonzorgcentrum Duidelijke plaats + communicatie + talentgericht werken = erkenning van de vrijwilliger 30

31 omzetting naar omzetting naar de praktijk praktijk Om te komen tot een vrijwilligersvriendelijk klimaat moet een beleid opgesteld worden. Het spreekt voor zich dat elke organisatie/vrijwilligersverantwoordelijke een eigen invulling geeft, rekening houdend met de context van de voorziening. Om te beginnen moet de visie omgezet worden in een beleid dat zorgt voor een vrijwilligersvriendelijk klimaat. De antwoorden op volgende vragen kunnen helpen om het beleid uit te schrijven. Daarna geven we concrete tips bij de verschillende deelaspecten van een vrijwilligersbeleid. 31

32 Hoe rekruteren we vrijwilligers? Wat is onze doelgroep? Maken we een kennismakingsfolder specifiek voor de vrijwilligerswerking? Welke concrete taken bieden we aan? Worden de vrijwilligers ondersteund en gecoacht door iemand van het personeel? Wat is de concrete taak van deze persoon: intake, bedanken, bijsturen, talenten bij elke vrijwilliger individueel opsporen, communicatie naar personeel, bewoners, familie,...? Kan iedereen vrijwilligerswerk doen in onze organisatie of durven we selecteren? Welke taken kunnen vrijwilligers uitvoeren in onze voorziening? Welke vorming krijgen de vrijwilligers? Worden ze uitgenodigd op de vormingen voor het personeel, wordt voor hen apart een vorming voorzien of worden de vrijwilligers gestimuleerd om vormingen georganiseerd door vrijwilligersorganisaties te volgen? Hoe organiseren we de communicatie tussen vrijwilligers, vrijwilligersverantwoordelijke, diensthoofden, kaderpersoneel en directie, bewoners en familie? Wat communiceren we (veranderingen in de doelstelling van de organisatie, nieuwe taken, nieuwe personeelsleden, nieuwe vrijwilligers, nieuwe afspraken, )? Komen vrijwilligers samen in vrijwilligersvergaderingen? Wat is het doel van deze vergadering (communicatie, informatie, feedback, planning, bedanking,...)? Hoe en wanneer bedanken we de vrijwilligers? Wat doen we voor de groepsdynamiek onder de vrijwilligers? Hoe tonen we onze waardering aan de groep vrijwilligers? Wat doen we voor de individuele vrijwilliger? Bieden we een onkostenvergoeding aan? Wat maakt de groep de moeite waard om erbij te horen? (openheid, dynamisme, uitstraling, plezier, duidelijke taakverdeling, waardering) In welke mate kunnen en willen we vrijwilligers betrekken bij beslissingen in de organisatie? Gaan we actief op zoek naar (verborgen) talenten bij de vrijwilliger? Hoe? Krijgt een vrijwilliger de kans nieuwe projecten op te starten al naargelang zijn of haar talenten? Evalueren we af en toe de vrijwilligers? Voelen ze zich nog goed op hun plek en zijn wij nog tevreden?... 32

33 33

34 Verschillende studies over vrijwilligerswerk vragen naar de reden waarom mensen geen vrijwilligerswerk doen. De belangrijkste reden is dat het hen nog nooit gevraagd werd. Rekruteren Het is niet gemakkelijk om nieuwe vrijwilligers aan te trekken. Het kost vaak jaren om een groepje goede vrijwilligers op te bouwen. We geven enkele concrete ideeën die in het ene woonzorgcentrum beter zullen werken dan in een ander. Zoals hierboven al vermeld: uit onderzoek blijkt mond tot mondreclame de belangrijkste weg voor het vinden van nieuwe vrijwilligers. Onder andere daarom zijn tevreden vrijwilligers goud waard: ze zorgen voor gratis reclame voor uw vrijwilligerswerking. Spreek ook zelf mensen aan waarvan u denkt dat vrijwilligerswerk hen wel zou liggen of vraag aan vrijwilligers én collega s om hun netwerk aan te spreken. Als een bepaalde afdeling vrijwilligers zoekt, betrek hen dan in de zoekactie. Zo voelen ze ook hoe moeilijk dit is. Het aanbieden van concrete taken kan kandidaatvrijwilligers aantrekken. Plaats een vacature op vrijwilligerswerk.be. Voorzie op de opendeurdag, Dag van de zorg, de familiedag of het tuinfeest een aantrekkelijke stand over uw vrijwilligerswerking. 34

35 Meer ideeën voor rekruteringscampagnes Hang verhalen en foto s van vrijwilligers op het prikbord zodat het vrijwilligerswerk in uw voorziening een gezicht krijgt. Plaats een advertentie in een streekkrant of in het parochieblad of verspreid folders en affiches in het woonzorgcentrum, in de gangen van de serviceflats, in de wachtkamer van een arts of op openbare plaatsen zoals de bibliotheek. Organiseer een brievencampagne naar sociaal-culturele verenigingen of vraag of u de vrijwilligerswerking mag voorstellen in het krantje van de vereniging of tijdens een vergadering (bijvoorbeeld samen met een vrijwilliger die getuigt). Verlaag de drempel naar het woonzorgcentrum: Stel aan een wandelclub voor een halte te voorzien in uw woonzorgcentrum. Stel een lokaal ter beschikking voor de vergadering van verenigingen. Andere waargebeurde acties: Een informatiestand over de vrijwilligerswerking op de markt Een postbusactie: in elke brievenbus van het dorp een flyer posten Een broodzakkenactie: informatie op de broodzak van de plaatselijke bakker drukken Laat uw creativiteit de vrije loop! 35

36 Kennismaking en onthaal In de meeste woonzorgcentra doorloopt de kandidaatvrijwilliger enkele stappen vooraleer hij kan starten. Deze stappen zorgen voor een spontane selectie: de vrijwilliger kan aanvoelen of de omgeving en de toekomstige taak hem ligt. De vrijwilligersverantwoordelijke krijgt een idee of de kandidaat-vrijwilliger een gezonde motivatie heeft en past binnen de cultuur van het woonzorgcentrum. Neem eerst en vooral de tijd voor een kennismakingsgesprek: wat zijn de wederzijdse verwachtingen? Welke interesses en talenten heeft de kandidaat-vrijwilliger? Welke taken zijn mogelijk? Wat is zijn beschikbare tijd? Heeft hij ervaring met ouderenzorg? Kent de persoon bewoners, personeelsleden of vrijwilligers in het woonzorgcentrum? Na een eerste kennismaking lassen sommige vrijwilligersverantwoordelijken een pauze in. Ze nemen dan enkele weken later contact op om te horen of de kandidaat-vrijwilliger nog interesse heeft. Of nog interessanter: vraag de kandidaat-vrijwilliger zelf terug te bellen. Kandidaten die echt gemotiveerd zijn, zullen dit zeker doen. Op die manier selecteert u op een spontane manier de gemotiveerde kandidaten. Het is ook mogelijk om een proefperiode in te bouwen. De afsprakennota wordt pas na een aantal weken ondertekend (vergeet niet een voorlopige overeenkomst te maken voor de verzekering). Na deze periode kan de inzet van de vrijwilliger geëvalueerd worden of kan een heroriëntatie door de vrijwilliger gevraagd of door de vrijwilligersverantwoordelijke voorgesteld worden. Of er kan beslist worden geen samenwerking aan te gaan als één van beide partijen het niet ziet zitten. Dit is gemakkelijker dan achteraf een overeenkomst te verbreken. Zoals gezegd is communicatie heel belangrijk. U kan de nodige informatie via een informatiebrochure of afsprakennota communiceren. Volgens de wetgeving (zie verder p.49) moeten de voorziening en de vrijwilliger een afsprakennota ondertekenen waarin volgende elementen vermeld zijn: informatie over doelstelling en statuut van de voorziening, de werking van de organisatie en de plaats van de vrijwilliger en van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie, aard, duur en frequentie van het vrijwilligerswerk, de contactpersoon voor de vrijwilliger binnen de organisatie en de door de vrijwilliger te volgen vormingsactiviteiten, verzekeringscontract en mogelijke aanvullende polissen, eventuele kostenvergoedingen en de geheimhoudingsplicht. 36

37 Als organisatie is het belangrijk hier enkele zaken aan toe te voegen: de rechten en plichten zoals de wijze waarop de vrijwilliger inspraak heeft in de organisatie, de verbintenis om de bewoners te respecteren, de voorwaarden van samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten en vrijwilligers onderling en de wijze waarop de samenwerking kan beëindigd worden. Dit kan nogal zwaar overkomen bij vrijwilligers, maar onderschat het belang niet. Een argument om vrijwilligers te overtuigen, is dat de afsprakennota nodig is voor een goede verzekering. Eenmaal een kandidaat deze stappen doorlopen heeft, vergeet dan niet een warm onthaal te voorzien op de dag dat hij start als vrijwilliger in uw voorziening. Sommige voorzieningen duiden een peter of meter aan, of het diensthoofd neemt deze taak op zich. Ga samen langs bij directeur zodat ook hij de nieuwe vrijwilliger kent. Tip Wanneer het een specifieke taak betreft, is het betrokken diensthoofd best aanwezig bij het kennismakingsgesprek: het diensthoofd weet immers het best welke vaardigheden nodig zijn en kan aanvoelen of de kandidaat hem of haar ligt. 37

38 Durven selecteren = problemen voorkomen Vaak worden nieuwe vrijwilligers met open armen ontvangen. Zeker als het moeilijk is om de nodige vrijwilligers te vinden, wordt de kritische bril vaak afgezet. Nochtans mag u selecteren. Het is zelfs beter voor uw vrijwilligerswerking. Vrijwilligers die spanningen veroorzaken, doen immers andere vrijwilligers vertrekken. Denk hierbij aan het volgende: Een woonzorgcentrum heeft een maatschappelijke taak maar de bedoeling van een vrijwilligerswerking is een meerwaarde creëren voor de bewoners. In de context van een woonzorgcentrum is er weinig ruimte voor extra begeleiding van vrijwilligers, tenzij de voorziening daar expliciet voor kiest (bijvoorbeeld samenwerken met een psychiatrische voorziening uit de buurt, op basis van een aantal goede afspraken). Selecteren betekent daarom niet een kandidaat afwijzen. U kan hem alternatieven aanbieden. Soms is een woonzorgcentrum niet de beste plaats voor een kandidaat-vrijwilliger maar past een andere vorm van vrijwilligerswerk beter. Misschien kent u organisaties in de buurt zodat u concrete suggesties kan doen? Stel voor uw organisatie basisvereisten op. Uw organisatie vindt samenwerkingsbereidheid, discretie, luisterbereidheid, respectvolle benadering van de bewoner, vast ook belangrijk. Ken tijdens het kennismakingsgesprek een score toe aan deze basisvereisten. 0 helemaal niet goed 1 ok, maar deze persoon zal ondersteuning nodig hebben op dit punt 2 ok, de kandidaat heeft dit talent 3 meesterschap, de kandidaat zou dit zelfs aan andere mensen kunnen aanleren Let hierbij op: Graag doen is niet gelijk aan goed kunnen! En goed kunnen is niet gelijk aan graag doen! Indien een basisvereiste score 1 krijgt, stelt u best de vraag of u en uw organisatie de middelen en kennis hebben om deze persoon op dit punt te coachen. Indien niet, doet u noch uzelf, noch de organisatie, noch de kandidaat een plezier door hem toch te laten starten. Selecteren betekent dus niet dat enkel supervrijwilligers in aanmerking komen, maar wel dat u op zoek gaat naar de motivatie van de kandidaat-vrijwilliger en naar de mogelijke plaats die hij in uw organisatie kan innemen. 38

39 39

40 Begeleiden Het is de bedoeling dat de vrijwilligers hun werk goed doen en een meerwaarde brengen in het leven van de bewoners. Als dit niet het geval is, moeten vrijwilligers aangesproken worden. Dit is een delicate opdracht maar er zijn een aantal punten die kunnen helpen de boodschap over te brengen zonder iemand te kwetsen: Soms doen vrijwilligers iets met de beste bedoeling, zonder te weten dat dit niet het gewenste is. Het is dus zeker belangrijk eerst duidelijkheid te scheppen alvorens kritiek te geven op een persoon. Zijn er toch nog problemen, wijs de vrijwilliger hierop met een open en eerlijke communicatie en geef hem daarna de kans om zich te herpakken. Reik alternatieven aan: misschien kan het probleem opgelost worden door de vrijwilliger een andere taak aan te bieden of met andere collega-vrijwilligers te laten samenwerken. Laat problemen niet aanslepen. Dit komt de rest van de vrijwilligerswerking niet ten goede. VOORBEELD Oudere vrijwilligers die al jaren vrijwilliger zijn in het woonzorgcentrum maar fysiek nog moeilijk hun taak kunnen volbrengen, stoppen niet altijd uit zichzelf. Het is heel moeilijk hen hierover aan te spreken. De vrijwilligersverantwoordelijke kan een voorzet geven door te zeggen dat de persoon altijd mag laten weten wanneer het niet meer gaat. Of iemand die te oud geworden is om een rolstoel te duwen maar graag meegaat op wandeling, kan de verantwoordelijkheid krijgen voor het uitdelen en verzamelen van de fluohesjes. 40

41 Erkennen en bedanken Onderschat het belang dat vrijwilligers hechten aan bedanking en waardering niet. Een eenvoudige welkom of een dank je wel vanuit het personeel, de directie en het bestuur betekent heel veel voor hen. Een speciale vermelding in het huiskrantje dit kan een foto, interview of bedanking naar aanleiding van de week van de vrijwilliger zijn zorgt ervoor dat de vrijwilligers trots zijn op hun werk en zich betrokken voelen. In de Week van de vrijwilliger wordt heel vaak een vrijwilligersfeest of een uitstap georganiseerd. Of vrijwilligers worden uitgenodigd op het personeelsfeest of een receptie. Daarnaast kan ook een materiële bedanking gegeven worden: een cadeautje aan het begin van het nieuwe jaar of een drankje na een activiteit Een onkostenvergoeding wordt zelden gegeven in de context van een woonzorgcentrum. Waak erover dat de vrijwilliger gemotiveerd blijft omwille van de taak en niet omwille van de bedanking! Door de materiële erkenning duidelijk af te lijnen en te beperken, schept u als organisatie geen verkeerde verwachtingen. Naast de feestelijke samenkomsten en uitstappen, zien vrijwilligers inhoudelijke samenkomstmomenten ook als een blijk van belang en waardering. Ook de mogelijkheid tot inspraak motiveert hen. Het vrijwilligersoverleg wordt zeer geapprecieerd, omdat ze zo zien dat hun werk erkend wordt en ze eens kunnen vragen of horen of hun werk goed gedaan wordt. Ze mogen zelf punten op de agenda zetten. Vrijwilligersverantwoordelijke van een woonzorgcentrum 41

42 42

43 Vorming In het Vlaams decreet over georganiseerd vrijwilligerswerk (zie Wetgeving, p.49) staat dat een organisatie uit de sector Welzijn, Volksgezondheid en Gezin die met vrijwilligers werkt, vorming moet aanbieden aan haar vrijwilligers. Terecht, want vrijwilligerswerk in de ouderenzorg vraagt wel wat vaardigheden en kennis, denken we maar aan het respecteren van de privacy, omgaan met mensen met dementie, empathie, Tal van organisaties bieden vorming aan voor vrijwilligers. Present is gespecialiseerd in vorming voor vrijwilligers actief in de zorgsector maar ook de provinciale steunpunten vrijwilligerswerk of de VVSG hebben een interessant aanbod. Soms vinden vrijwilligers vorming overbodig en kan de verantwoordelijke hen niet overtuigen om tijd vrij te maken. Of de verplaatsing vormt een probleem. Creatieve oplossingen zijn dan gewenst: Relevante vorming voor personeel openstellen voor vrijwilligers (Korte) vorming combineren met het jaarlijkse bedankmoment of met een vrijwilligersvergadering Present komt op aanvraag ter plaatse vorming geven in uw woonzorgcentrum (voor aangesloten leden) Zelf vervoer voorzien of een vrijwilliger vragen of hij de rit ziet zitten en enkele collega-vrijwilligers wil meenemen. Ook vrijwilligersverantwoordelijken hebben nood aan bijkomende vorming en ondersteuning. Over de specifieke aspecten inherent aan een vrijwilligerswerking hebben zij immers geen opleiding gehad en kunnen zij meestal niet overleggen met collega s binnen het woonzorgcentrum. Vorming, intervisie met andere vrijwilligersverantwoordelijken, kunnen voor hen van grote waarde zijn. Gelukkig hoeft u het warm water niet uit te vinden. Enkele organisaties bieden vorming en intervisie aan speciaal gericht op vrijwilligersverantwoordelijken. Present werkte in het kader van dit project Anders ouder worden een aantal vormingen uit specifiek voor vrijwilligersverantwoordelijken in de ouderenzorg. Thema s zoals communicatie, het uitwerken van een visie, selectie en evaluatie kwamen hierin aan bod. 43

44 Samenvatting Samenvatting 44

45 Visie Vrijwilligersverantwoordelijke Uitschrijven (teamwerk) Waarom kiezen we voor vrijwilligers? Kiest iedereen mee (voorwaarde op succes)? Wat willen we bereiken met de vrijwilligerswerking? Alle medewerkers informeren Zowel personeel als vrijwilligers Als iemand niet op de hoogte is, kan hij er ook niet naar leven De visie evalueren en herwerken op gepaste tijdstippen Aanduiden en formaliseren Een vrijwilligersverantwoordelijke aanduiden zodat voor iedereen (personeel, vrijwilligers, bewoners en hun familie) duidelijk is wie de contactpersoon is. Een functieprofiel uitschrijven. Ondersteuning, tijd, middelen en vorming De vrijwilligersverantwoordelijke enkele uren vrijstelling geven, vorming laten volgen, ondersteunen, Vrijwilligersvriendelijk klimaat Duidelijke plaats + communicatie + talentgericht werken Beleid: rekruteren, kennismaking en onthaal, selectie, begeleiden, erkenning, vorming Goed draaiende vrijwilligerswerking met gewenste meerwaarde 45

46 Extra s Extra s KOSTEN VAN VRIJWILLIGERS- WERK IN OUDERENZORG Het is niet omdat vrijwilligers zich kosteloos inzetten en onbetaalbaar zijn, dat een vrijwilligerswerking gratis is. Vrijwilligerswerk organiseren is een investering. Het is echter een investering die de moeite loont. In een voorziening waar een 30-tal vrijwilligers wekelijks vier uur komt, telt men op jaarbasis al snel 3200 à 4000 uren. In personeelstermen betekent dit twee tot drie voltijdse krachten. Niet voor personeelstaken, maar wel voor supplementaire zaken, die erg waardevol zijn voor de voorziening. Het decreet betreffende het georganiseerd vrijwilligerswerk (zie wetgeving p.49) legt onder andere vast dat elke vrijwilliger verzekerd moet zijn en de kans moet krijgen vorming te volgen. De vrijwilligers van voorzieningen aangesloten bij Present of een andere organisatie zijn via deze organisaties verzekerd. Vrijwilligers kunnen ook rechtstreeks verzekerd worden door de voorziening. De kostprijs is afhankelijk van de verzekeringsmaatschappij. Verschillende organisaties, zoals Present, bieden gratis vorming aan voor vrijwilligers van aangesloten voorzieningen. Andere organisaties, zoals de provinciale steunpunten Vrijwilligerswerk, vragen een heel bescheiden bedrag. Vrijwilligers zetten zich onbaatzuchtig in. Zij verwachten geen compensatie of grote cadeaus. Maar waardering tonen, versterkt hun motivatie wel. Dit kan een dank je wel zijn, een vrijwilligersfeest, of een maaltijd als ze een hele dag actief zijn in het woonzorgcentrum. 46

47 Veel moet het dus niet kosten, maar voorzie een klein budget om de vrijwilligers ten gepaste tijde in de bloemetjes te zetten! Zoals hierboven aangetoond, is het aanduiden van een vrijwilligersverantwoordelijke, die tijd en middelen krijgt om de vrijwilligerswerking uit te bouwen, van groot belang voor een goede vrijwilligerswerking. Het helpt een vrijwilligersverantwoordelijke als duidelijk afgesproken wordt dat hij enkele uren per week tijd mag vrijmaken om de administratie te doen, om actief te zoeken naar nieuwe vrijwilligers, om zieke vrijwilligers even op te bellen, om activiteiten uit te werken, Deze werkuren kunnen als een extra kost gezien worden. Ik heb bij de administratie navraag gedaan over het budget voor de vrijwilligerswerking: dat ligt tussen de 1500 en 2000 euro op jaarbasis. Wat het aantal uren input van de verantwoordelijke betreft: maandelijks wordt in totaal een 15-tal (geplande) uren geïnvesteerd, ad hoc momenten niet meegerekend. Vrijwilligersverantwoordelijke van een woonzorgcentrum 47

48 48

49 WETGEVING In deze brochure wordt hier en daar verwezen naar een wet of decreet inzake vrijwilligerswerk. Het gaat dan over: de Federale Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers, ook wel de vrijwilligerswet genoemd. het Vlaams decreet van 3 april 2009 over het georganiseerd vrijwilligerswerk in Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en de twee uitvoeringsbesluiten (verschenen in het Belgisch Staatsblad van respectievelijk 17 september 2009, 19 en 22 maart 2010) het Woonzorgdecreet van 13 maart 2009 en de uitvoeringsbesluiten Handige brochures die de wetgeving vertalen naar de praktijk: Slim aan de slag: de vrijwilligerswet in een handomdraai Uw geheim: omgaan met vertrouwelijke informatie en beroepsgeheim door vrijwilligers Goed gekend. De wet betreffende de rechten van de vrijwilliger (3de editie maart 2008) De regels van het spel (Brochures gratis te downloaden op Samenvatting op (doorklikken naar publicaties ) Verzekeringsplicht, informatieplicht met afsprakennota, rekruteringsbeleid, passend onthaal, vorming zijn items die in deze wetgeving besproken worden. We willen deze brochure niet vullen met informatie die gemakkelijk ergens anders te vinden is. Meer informatie kan u hier vinden: 49