nieuwe in het bestaande beter anders organiseren

Transcriptie

1 Flexivol receptie

2 Wat is Flexivol Acroniem uit onderzoek van Katharine Gaskin, Schotse onderzoekster Vanishing volunteers: Are young people losing interest in volunteering?, Institute for Volunteering Research (1998) Gaskin stelt vast dat jonge mensen wel nog willen vrijwilligen en de voordelen ervan inzien, maar dat zij veel drempels en een imagoprobleem ervaren

3 Wat is Flexivol Gaskin stelt een oplossing voor: in plaats van de nieuwe generatie vrijwilligers in het bestaande vrijwilligerswerk te duwen, zouden we beter het vrijwilligerswerk anders organiseren om de nieuwe generatie vrijwilligers aan te trekken Met Flexivol kunnen organisaties de aantrekkelijkheid van hun vrijwilligerswerk aftoetsen Dit gedachtegoed werd mee opgenomen in de methodiek voor vrijwilligersvriendelijke sportclubs

4

5 Wat is een vrijwilligersvriendelijke sportclub? = een club waarin vrijwilligers graag actief zijn en zich gewaardeerd en betrokken voelen

6 Hoe word je een vrijwilligersvriendelijke sportclub? Geef vrijwilligerswerk een aanspreekpunt & gezicht => Tool 1: De vrijwilligersverantwoordelijke (VV) Spreek vrijwilligers persoonlijk en laagdrempelig aan => Tool 2: De betrokkenheidscirkels Zorg voor betrokkenheid & motivatie => Tool 3: De Flexivol-receptie

7 Hoe word je een vrijwilligersvriendelijke sportclub? Ontwikkel een gedragen visie over vrijwilligerswerk => Tool 4: Het vrijwilligersmanifest Ontwikkel een vrijwilligersbeleid: denk na over rekruteren, onthalen, coachen, evalueren en exit => Tool 5: De bollen van het vrijwilligerswerk Evalueer je vrijwilligerswerking en stuur bij => Tool 6: Label vrijwilligersvriendelijke sportclub

8

9 Tools zijn een middel, geen doel

10 Flexivol receptie WAAROM? Weten waarom vrijwilligers voor je club kiezen en hoe ze naar je club kijken Betrokkenheid & wij -gevoel creëren Motiveren!

11 Flexivol receptie - concreet 1. Nodig alle vrijwilligers uit voor een avond van ontspanning, ontmoeting en bevraging 2. Start met een receptie en zorg er zeker voor dat de nieuwere vw zich opgenomen voelen 3. Na de receptie: verdelen over tafeltjes van 4 à 6 personen 4. Geef toelichting over de betekenis van de verschillende letters van Flexivol

12 Flexivol receptie - concreet 5. Vraag de groepjes om elke letter apart te bespreken: Wat zijn hier de sterktes en zwaktes van de club? Waarom is dit een sterkte / zwakte? Koppel na elke letter terug naar de hele groep: geef een score op 10 en leg uit waarom 6. Belangrijk: er mag geen discussie (welles-nietes) ontstaan. De rijkdom van de tool is net dat elke mening telt.

13 Flexivol receptie - concreet 7. Eens alle letters besproken werden, bepaal je samen welke stappen de club kan nemen om de sterktes te behouden en zwaktes aan te pakken. 8. Sluit af met een oproep naar een viertal personen die, samen met de VV en het bestuur, deze voornemens willen vertalen naar concrete acties of aandachtspunten voor de toekomst. Doe dit elke 2 à 3 jaar.

14 Flexibiliteit (Flexibility) Mate van flexibel kader, zodat vw flexibel engagement kan opnemen Keuzevrijheid geeft ademruimte! Gevoel van zelfbepaling vergroot de betrokkenheid bij de taak die hij uitvoert Laat betrokkenheid op taakniveau groeien naar organisatieniveau Heeft je club een flexibele structuur en cultuur? Is er flexibiliteit in tijd en taak mogelijk?

15 Legitimiteit / imago (Legitimacy) Vw willen hun engagement verbinden aan een organisatie die de waarden en normen uitstraalt die zij belangrijk vinden. Imago en uitstraling van de club is erg belangrijk! Dus: belangrijk om zicht te hebben op het imago van je club Waarvoor staat je sportclub? Wat is het imago van de club in haar omgeving?

16 Toegankelijkheid (Ease of access) Fysieke toegankelijkheid Is de club gekend? Komen we voldoende naar buiten? Is de club bereikbaar? Wie zijn de aanspreekpunten? Mentale toegankelijkheid Zijn er laagdrempelige activiteiten? Kan men proeven? Wat is de cultuur van bestaande vrijwilligers tegenover nieuwe? Staan zij open voor nieuwe vrijwilligers, en dus ook voor andere vormen van engagementen?

17 Experimenteren (Xperiment) Vw willen graag inspraak in de taken waarvoor ze zich engageren. Men is de laatste decennia meer dan ooit opgevoed in een cultuur van meedenken. Vertrekt je club enkel vanuit de traditie van de club, of worden de competenties en interesses van de huidige vrijwilligersgroep meegenomen?

18 Stimuleren/prikkels (Incentives) Werken met hedendaagse vw betekent aandacht hebben voor motivatie en waardering. Zorg dragen voor en cultuur van wederzijds respect en constructieve sfeer is cruciaal om mensen te blijven motiveren. Wordt er in je club vooral gefocust op successen, of op wat moeilijk loopt? Wordt er gestraald of gezaagd? Is er een cultuur van gedrevenheid of gelatenheid?

19 Variatie (Variation) Vw engageren zich graag waar er voor elk wat wils is, waar er job rotatie is. Opmerkelijk: waar een uitgesproken mogelijkheid is tot rotatie, duikt een drang naar vaster engagement op. Staat binnen een structuur voorop waarbinnen men kan variëren? Wordt er steeds geredeneerd vanuit in te vullen functies of vanuit de vraag wie welke taken wil en kan opnemen?

20 Vlotte organisatie (Organisation) Vlotte organisatie is aantrekkelijk. Vele sportclubs zijn sterk in het organiseren van bijvoorbeeld evenementen. Komen we ook op een even professionele en eendrachtige wijze naar buiten? Staat men achter de wijze waarop zaken georganiseerd worden? Is er ruimte om hierover binnenskamers na te denken? Of is hiervoor enkel ruimte buiten de muren van de sportclub?

21 Plezier, ontspanning (Laughs) Vrijwilligerswerk moet ook, en vooral, leuk zijn! Vrije tijd moet vandaag vooral ontspannend zijn of de inspanningen moeten in een ontspannen sfeer verlopen. Is er plaats voor plezier, ontspanning en gedrevenheid? Of is er vooral een cultuur van moeten zonder graag te willen?

22 Flexivol receptie in de praktijk: TC Maaseik

23

24 Flexivol receptie in de praktijk: TC Maaseik Club nam deel aan een traject in 2016 Organiseerde Flexivol receptie in augustus 2016, op een weekavond van 20u tot 22u met napraten aan de toog tot 23u30 Bestuur gaf de VV s toestemming om dit te organiseren & budget voor drukwerk (uitnodigingen), externe moderator, dranken en hapjes. 1 e keer dat de club zo n initiatief nam

25 Flexivol receptie in de praktijk: Communicatie vooraf: TC Maaseik Club had inventaris van vrijwilligers (en taken) omdat dit een eerdere tool was uit het traject Alle 75 vrijwilligers werden persoonlijk aangesproken en kregen flyer over de Flexivol receptie In clubblad: oproep naar andere geïnteresseerden Vooraf inschrijven: 30 deelnemers, allen aanwezig Moderator: begeleider Dynamo Project

26

27 Flexivol receptie in de praktijk: TC Maaseik Flexivol receptie verlopen zoals beschreven VV was aangenaam verrast van verloop van de avond Iedereen deed mee, gaf input en durfde te spreken Tijdens receptie schrik dat start van het officiële gedeelte de sfeer zou breken, maar was niet zo. Vooraf bezorgdheid dat flexivol te theoretisch/droog/schools ging overkomen, maar was niet zo.

28 Flexivol receptie in de praktijk: TC Maaseik Er werd voornamelijk positieve feedback gegeven, weinig écht negatiefs Reactie deelnemers: Leuk, is de eerste keer dat onze mening gevraagd wordt!

29 Flexivol receptie in de praktijk: TC Maaseik Concrete gevolgen vandaag? Hervorming van de structuur (idee dat al leefde, maar meer vorm kreeg) Van bestuur van 13 personen dat alles beslist, naar structuur met commissies die zelf (afgebakende) bevoegdheden en verantwoordelijkheden hebben => Vrijwilligers meer inspraak & verantwoordelijkheden geven!

30 Flexivol receptie in de praktijk: Tips voor andere clubs? TC Maaseik Spreek vrijwilligers persoonlijk aan, in hele clubwerking maar ook voor de uitnodiging Flexivol receptie. Communiceer duidelijk wat de bedoeling is. Club zou opnieuw voor een externe moderator kiezen, ook tegen (faire) vergoeding Als je dit doet, doe het dan goed en voorzie dranken en hapjes zodat de vrijwilligers zich gewaardeerd voelen

31 Gesprek!

32 Gesprek Hebben jullie nog vragen? Hebben jullie feedback bij de aanpak? Wat lijkt je goed of niet goed? Kennen jullie andere manieren waarop clubs iets gelijkaardigs doen? Kan een gemeente / federatie hier een rol in spelen? Misschien als moderator?