Begeleidingstraject Werken met vrijwilligers anno 2016

Transcriptie

1 Begeleidingstraject Werken met vrijwilligers anno 2016

2 Traject Werken met vrijwilligers Wat vooraf ging Trajecten Stappenplan tot vrijwilligersvriendelijke sportclub Bevindingen & resultaten clubs Oproep 2016

3 Wat vooraf ging Vraag naar ondersteuning werken met vrijwilligers Zonder vrijwilligers geen sportclubs Meeste sportclubs geen vrijwilligersbeleid Moeilijk om vrijwilligers te rekruteren Vele taken op schouders van enkele vrijwilligers

4 Trajecten Vrijwilligersbeleid = vrijwilligerstijd Achterban van club biedt veel potentiële vw Ruimer dan enkel rekruteren! Doel traject KT: bewustwording & visie rond vwwerk LT: instroom vw > uitstroom vw & vwbeleid Per traject 12 clubs, 5 workshops, maatbegeleiding tussendoor brochure Vrijwilligersvriendelijke sportclub en tools voor alle clubs

5 Aantal trajecten Trajecten Aantal clubs Aantal trajecten Aantal clubs

6 Stappenplan Stap 1: Vrijwilligersverantwoordelijke (VV) Permanente focus op vwwerk Spreekt vw persoonlijk aan Bedankt vw persoonlijk Ziet nieuwkomers

7 Na de eerste bijeenkomst dachten we samen in de auto reeds na over wie we zouden aanspreken. Ondertussen hebben we reeds vier maanden drie vrijwilligersverantwoordelijken. Eén persoon is een ouder die binnen een HR functie heeft gewerkt. Fantastisch toch? We merken elke dag dat die VV s een positieve invloed hebben op onze vrijwilligers.

8 Stappenplan Stap 2: Inventariseren en contacteren TAKEN OMSCHRIJVEN

9 Stappenplan Stap 2: Inventariseren en contacteren (POTENTIËLE) VRIJWILLIGERS OPSOMMEN

10 Stappenplan Stap 2: Inventariseren en contacteren (POTENTIËLE) VRIJWILLIGERS AANSPREKEN

11 Stappenplan Stap 2: Inventariseren en contacteren TAKEN TOEWIJZEN

12 Stappenplan Stap 2: Inventariseren en contacteren BETROKKEN- HEIDSCIRKELS

13 Wij dachten altijd dat we een kleine 200 vrijwilligers hadden. Nu we eens in kaart hebben gebracht wie minimaal één maal per jaar iets doet voor onze club, komen we bij zowat 300 personen uit. Dit heeft ons idee over de betrokkenheid bij onze club toch wel veranderd. We zien wel dat de cirkel trekkers te weinig is ingevuld. Hier maken we komend jaar werk van.

14 Stappenplan Stap 3: FLEXIVOL-receptie Ontmoeting Bevraging Sterke punten en uitdagingen in kaart brengen

15 Na onze laatste activiteit van het seizoen was de Flexivol receptie een ideale gelegenheid om feedback te krijgen!

16 Binnen onze turnvereniging werd de tool van de flexivolreceptie heel erg gesmaakt. Er waren vaste vrijwilligers aanwezig, maar ook losse en vrij nieuwe vrijwilligers. De oefening was helemaal niet af op het einde van de avond. Mensen vonden dit niet erg, ze vonden het juist erg boeiend dat er bewust over vrijwilligerswerk werd nagedacht!

17 Stappenplan Stap 4: Vrijwilligersmanifest Tien vragen Puntsgewijze weergave van standpunten over vrijwilligerswerk binnen je sportclub

18 Stappenplan Stap 5: Bollen van het vrijwilligersbeleid Sterktes en zwaktes per bol Concrete acties

19 Stappenplan Stap 6: Label vrijwilligersvriendelijke club Op jaarlijkse vergadering vijf vorige stappen bespreken Drie actiepunten voor het volgende jaar opstellen Tools zijn een middel, geen doel op zich!

20 Bevindingen & resultaten Piloottraject 2013 Bewustwording binnen het bestuur Bewuster omgaan met en bedanken van vw Nieuwe vrijwilligers gerekruteerd VV zorgt voor nog groter enthousiasme bij vw Trekkers stralen meer enthousiasme uit Positief imago bij externen (vb. sponsor)! Stappen zijn arbeidsintensief => traject spreiden over 1 jaar

21 Bevindingen & resultaten 3 maart 2015: 1 e intervisiemoment voor clubs die deelnamen in 2013 of 2014 effectmeting bij 9 aanwezige clubs 89% heeft één of meer VV s belang van VV s in de club: 9,3 op % heeft nieuwe vrijwilligers gerekruteerd 55% 10 of meer nieuwe vrijwilligers gerekruteerd

22 Evalueren Tijdens onze wordt deelname bij ons aan nu het meer traject gezien is de als taal het die samen we gebruiken bespreken naar vrijwilligers van de zaken. toe Niet veranderd. zozeer We om focussen altijd te niet bekijken enkel meer wie zaken op de fout taak deed. die mensen Nee, moeten we voelen uitvoeren. dat samen We zorgen eens dat terugblikken mensen hun taak op iets graag veel uitvoeren motivatie en we geeft bedanken aan mensen. vrijwilligers Vóór telkens dit pilootproject voor wat ze namen gedaan we hebben. geen Hier tijd wordt om zaken dus bewuster samen te mee omgegaan. En we voelen nu al resultaat. bespreken.

23 Oproep 2016 Dynamo Project zoekt 8 partners (federaties / sportdiensten) om trajecten te organiseren (max 8 trajecten). Steeds 12 clubs per traject, 2 dezelfde personen per club Steeds 5 workshops (3 uur) met tussentijdse opdrachten (adhv tools), gespreid over 1 jaar Geografische spreiding van de 8 trajecten om de verplaatsingen voor sportclubs zo klein mogelijk te houden.

24 Oproep 2016 Werkwijze Federatie/sportdienst stelt zich (eventueel samen met andere organisatie) kandidaat als partner om een traject te organiseren via de website van het Dynamo Project. Dynamo bevestigt 8 trajecten aan partners, wijst elk traject een regio toe en legt 5 data per traject vast met de workshopbegeleider. De partners leggen de locaties voor de workshops vast. De partners rekruteren clubs. Een club kan deelnemen aan één van de acht geografisch verspreide trajecten. Inschrijven kan enkel via de website van het Dynamo Project. Voor een bepaalde deadline kunnen enkel partners clubs rekruteren. Indien er nog plaatsen vrij zijn na de deadline, kunnen andere federaties/sportdiensten clubs rekruteren om deel te nemen.

25 Oproep 2016 Samenwerking partners Voorwaarden voor partners: leggen geschikte locatie vast selecteren clubs die aan criteria voldoen voorzien op elke workshop een aanwezige verantwoordelijke drukken voor elke workshop het lesmateriaal af houden zich aan de praktische richtlijnen voor partners (zie website van het Dynamo Project) betaalt factuur twv 312,5 euro per club aan Dynamo Project

26 Oproep 2016 Samenwerking partners Dynamo Project coördineert de verschillende trajecten voorziet de workshopbegeleider en ontwikkelde lesinhoud voorziet een brochure Een vrijwilligersvriendelijke sportclub met bijhorende tools voor elke deelnemer levert voor elke workshop het lesmateriaal printklaar aan bezorgt een attest van deelname aan clubs na afloop van de trajecten betaalt een drankje voor deelnemers tijdens de workshops

27 De deelnemende clubs Oproep 2016 Voorwaarden clubs zijn aangesloten bij een erkende sportfederatie zijn gemotiveerd om te werken aan een vrijwilligersvriendelijke sportclub hebben goedkeuring van hun bestuur om deel te nemen engageren zich om steeds 2 (dezelfde) personen af te vaardigen op de 5 vastgelegde data en steeds op tijd aanwezig te zijn

28 Oproep 2016 Kostprijs (incl btw) euro voor partner (= 312,5/club) Partner kiest zelf om kosten al dan niet gedeeltelijk door te rekenen aan haar clubs. Voorbeeld: Voorbeeld 1 Voorbeeld 2 Kostprijs club 125 = 12,5/persoon/workshop Kostprijs federatie 187,5 per club voor 12 clubs 20 = 2/persoon/workshop 292,5 per club voor 12 clubs

29 Oproep 2016 Timing 26 juni 15: deadline federatie/sportdienst kandidatuur als partner indienen 3 juli 15: Dynamo bevestigt 8 partners de regio s en data. Vervolgens liggen de partners de locaties vast. 30 oktober 15: deadline selectie clubs door partners 2 november 15 tot start eerste workshop: ook nietpartners clubs rekruteren om de nog vrije plaatsen in te vullen Januari/februari 16: eerste workshop November/december 16: einde traject

30 Vragen? Pieter Hoof