NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Hotel Breukelen te Breukelen 9 oktober 2008

Transcriptie

1 NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Hotel Breukelen te Breukelen 9 oktober 2008 Aanwezig: De heer M. Westhuis De heer G. Bekkers De heer W. Mul Mevrouw J. Knight JKn Mevrouw A. Veldhuis AVe Mevrouw A. de Rooij ARo Mevrouw C. Harie Afwezig : De heer T. Bijleveld TBi 1. Opening opent om uur de vergadering. TBi is met kennisgeving afwezig. 2. Notulen vergadering 26 augustus 2008 (zie bijlage) Pagina1 heeft een afspraak gemaakt met de consultant van Afas. Bij het maken van de afspraak bleek dat er een upgrade noodzakelijke is om onder andere, support te krijgen vanuit Afas. gaat een concept brief opstellen, uit hoofde van voorzitter en penningmeester, om onze onvrede te uiten over de gang van zaken bij Afas inzake de Profit upgrade. Na goedkeuring van DB zal deze brief uitgaan naar Afas. >>Uitgezochte moet zijn, uitgezocht. JKn wil weten of J. Roelofs, vermeld op de openstaande posten lijst, betrekking heeft op Joke Roelofs. Als dat het geval is kan JKn het secretariaat voorzien van de contact gegevens. gaat het uitzoeken. Pagina 2 >> zicht moet zijn zich >>Wellicht dat het nieuwe commissielid en rol dan gaan.. moet zijn, wellicht dat het nieuwe commissielid een rol kan gaan.. Pagina 3 De facturatie rondom de VCMB is in samenspraak met Edwin Merk en Bart vd Kwast correct opgepakt en afgerond. gaat op verzoek van een afspraak plannen met het DB van de VCMB en de VVCM. >>de offerte moet zijn, in de offerte. Vervolg acties met betrekking tot het Next Level contract worden na de Credit Expo verder opgepakt. en JKn zullen hierop terug komen. zal Serge een sturen waarop hem dat wordt meegedeeld. Pagina 4 De nieuwsbrief voor de opleidingen is nog niet verzonden. zorgt dat deze binnen 1 week verzonden wordt. GBE / JKn >> 1 avond moet zijn, 1 extra avond. 1

2 Pagina 5 >>kilometer vergoeding moet zijn, kilometervergoeding Het bestuur geeft akkoord voor een verhoging van de kilometervergoeding tot 0,35 per kilometer. In tegenstelling tot hetgeen vastgelegd in de notulen van 26 augustus Financiën Presentaties cijfers t/m september 2008 geeft een toelichting op de cijfers van Met als hoofdpunten ; de jaarrekening 2007 de begroting van 2008 de voorlopige cijfers t/m 30 september 2008 concept begroting 2009 Eenieder wordt verzocht de begroting goed door te nemen en eventuele plannen te vertalen naar de begroting voor Opmerkingen en wensen dienen bij te worden ingeleverd. De komende bestuursvergadering zullen alle wensen door zijn vertaald naar een definitieve begroting die we dan aan de ALV zullen voorleggen. Allen De commissie opleidingen boekt een goed resultaat in 2008 mede door het afronden van 3 leergangen waarvan CCM leergang 12 met 24 cursisten. Omdat de commissie opleidingen minder kosten maakt met betrekking tot de locatie dient er een verrekening plaats te vinden die opgenomen moet worden in de definitieve jaarrekening. stelt voor daar een standaard voor te bepalen. De VVCM is niet belastingplichtig voor de Vpb en het SAB VVCM wel, en in geval van een controle moeten we een doorbelasting doorvoeren en kunnen aantonen. wil weten wat het financiële risico gaat worden voor de VVCM met betrekking tot de Software Special. De reeds gemaakte kosten lopen al behoorlijk op. geeft aan dat er diverse afspraken zijn gemaakt met Eveliene de Jager van MoreCredible; - het verschil van de opbrengsten aan advertenties en kosten worden gedeeld - over 2 jaar kan MoreCredible eventueel gratis (exclusief de eigen bijdragen) meedoen aan het opzetten van de volgende special De opbrengsten van contributie en abonnementen zijn gebaseerd op 750 leden. stelt voor om de contributie met 3% te verhogen. Voor het lustrum 2010 is een voorziening getroffen van ,00. Stand van zaken debiteuren / aanpak trage betalers Het overzicht van trage betalers cq. debiteuren kan na goedkeuring van alle bestuursleden afgeboekt worden. De BTW wordt terug gevorderd van alle debiteuren die afgeboekt worden. geeft aan dat hij Bart vd Kwast opdracht zal gegeven om de BTW aangifte daarop aan te passen. AVe en gaan op korte termijn een afspraak maken, ter voorbereiding van overdracht in mei Bestuurssamenstelling middellange en lange termijn wil in lijn met eerdere verzoeken vanuit de ALV zoveel mogelijk Credit managers opnemen in het bestuur die genoeg tijd beschikbaar hebben voor een bestuursfunctie. De verdere afstemming over dit onderwerp wil bespreken tijdens de heisessie. In overleg met alle bestuursleden is de heisessie gepland op dinsdag 18 november 2008 in Rotterdam. gaat in overleg met een hotel en locatie boeken voor het bestuur. AVe/ 2

3 5. Marketing acties VVCM vs Opleidingen JKn vindt dat we als vereniging een folder, zoals de folder van de commissie opleidingen, of een andere vorm van uiting moeten hebben om op evenementen te verspreiden. Met goedkeuring van het bestuur gaan JKn en een opzet maken voor een commerciële folder. De deadline voor de folder is 18 november 2008 vanwege de Credit Expo. Doelstelling is dat de VVCM folder dezelfde stijl krijgt qua lay-out en tekst als de folder voor opleidingen. gaat een copy writer benaderen om de beiden folders op te zetten.. Voor de Credit Expo hebben we diverse gadgets; - chocolaatjes - golfballen - pennen - muismatten - keycords - hartslagmeter daar is nog over in onderhandeling - VVCM tasjes - harte kaarten - folders (opleidingen en VVCM) - Credit Manager & IT special Voor de Credit Expo is het de bedoeling dat we een folder rack hebben voor de credit manager en de IT special. ARo gaat in overleg met het secretariaat een handzame en flexibele folder rack bestellen. 6. Voortgang Secretariaat Het DB heeft een aantal evaluatie gesprek gepland. De evaluatie met heeft reeds plaats gevonden. Barbara vd Waerden (BvdW) heeft bij aangegeven dat zij niet op haar plek zit. Het DB zal BvdW een gepaste aanbieding doen voor het volgende half jaar. gaat in samenwerking met het DB opzoek naar een gepaste vervanger. 7. Voortgang Credit Expo Avondprogramma Alle alternatieven bekeken hebbende is besloten om te investeren in de reguliere borrel, en deze verder aan te kleden om een leuke afsluiting te hebben van de Credit Expo. neemt contact op met Serge van Groningen om af te stemmen wat de mogelijkheden zijn. gaat Sanne de Nijs en Jan Bos Swart bellen om door te geven wat het avond progamma wordt. Lopende zaken Alle marketing en promotie acties zijn ingang gezet en lopen. De inrichting van de VVCM stand is opgebouwd uit 2 balies, 1 statafel & 4 krukken. gaat voor de Wii een LCD scherm bestellen. Wellicht op de punten van de stand een mooie plant ter decoratie. gaat uitzoeken wat de kosten zijn. JKn/ ARo & DB Omdat het bestuur van mening is dat er geen uniforme kleding aangeschaft dient te worden voor de Credit Expo, is het de bedoeling dat het bestuur en het secretariaat ten behoeve van de herkenbaarheid eenzelfde accessoire of kledingstuk dragen. ARo gaat uitzoeken wat de kosten zijn voor bijv. een oranje stropdas voor de heren en voor de dames een oranje sjaal. ARo 3

4 8. Leden activiteiten Internationaal Credit Management Vooralsnog hebben zich al ruim 50 leden aangemeld voor deze bijeenkomst. Het secretariaat zorgt dat de betalingen voor 30 oktober 2008 binnen zijn en controleert of alle aanwezigen betaald hebben. zal op aangegeven van een uitdraai van de bank mailen op om te zorgen dat het secretariaat up to date is qua betalingen. ALV december 2008 De ALV zal plaats vinden in Hilversum bij Beeld & Geluid. Het secretariaat heeft een zaal en een arrangement geboekt. Het arrangement houdt in dat we een rondleiding van ongeveer 2 uur krijgen door het museum. gaat de offerte mailen aan het bestuur. neemt contact op met Bas van Werven met het verzoek of hij een presentatie of voordracht wil houden over de invloed van de media op de financiële sector. gaat Modint benaderen voor sponsoring. De statutaire items tijdens de ALV zijn de begroting, benoeming kascommissie & bestuursfunctie. Namen voor de kascommissie kunnen tijdens de komende bestuursvergadering aangedragen worden. Op 1 december 2008 komt de commissie ledenactiviteiten bij elkaar om de planning voor 2009 op te stellen. De definitieve formatie van de commissie zal dan bepaald worden. Voor de nieuwjaarsbijeenkomst, is in overleg met het bestuur woensdag 28 januari 2009 in de agenda gereserveerd. Vanuit het secretariaat zal via een vooraankondig verzonden worden aan alle commissieleden. coördineert dit. 9. Opleidingen CCP leergang 8 Op het moment hebben we 8 cursisten en 3 bij de toelatingscommissie. Binnen nu en 1 week zal de nieuwsbrief verzonden worden. / Allen Organisatie op lange termijn geeft een toelichting op de informatie avond die heeft plaats gevonden bij ConQuaestor. ConQuaestor wil in samenwerking met Rotterdam Business school (hierna te noemen RBS) een Master opleiding opzetten. Het idee is om een verkorte opleiding in de markt te zetten een soort Master Class. RBS heeft een officiële, NVO geaccrediteerde, MBA en wil vrijstelling geven op een aantal specialisaties die gerelateerd zijn aan Credit management. ConQuaestor heeft aangegeven de eerste aanzet samen met RBS op te pakken en cursisten te leveren. De verdere ontwikkeling zal bij RBS liggen. Deze ontwikkelingen liggen erg in de lijn van hetgeen de VVCM voor ogen heeft met de Master. Op internationaal niveau is men nog steeds bezig met het optuigen van de Master. Vanuit Jan Vis is geruime tijd geleden een voorzet gedaan. Volgens is de opzet van Jan Vis meer een financiële afstudeer variant met de nadruk op financiële aspecten. Er moeten meer credit management aspecten opgenomen worden zoals export documenten, trade finance en risicomanagement. Wellicht dat de VVCM zich moet gaan focussen op de oprichting van de RCM opleiding. en zijn beiden voorstanders van het optuigen van de RCM opleiding met een hoge school in Nederland. Na overleg met de commissie zal in samenspraak met een terugkoppeling geven aan Jan Schneider-Maessen. Het standpunt van Nederland zal zijn dat de aanloop tot het opzetten van de Master vrij lang duurt en het betreft inhoudelijk een hele financiële variant die in Nederland niet zal aanslaan. Temeer nu ook de RBS met een variant komt. zal dit standpunt 4

5 delen met de commissie. gaat contact opnemen met Jan Schneider-Maessen om te voorkomen dat er miscommunicatie ontstaat. Via is, door ConQuaestor, het verzoek gedaan om de master via een nieuwsbrief te verspreiden cq. promoten. vindt dat we eerst intern het RCM plan moeten uitwerken zodat we daarna een eventuele samenwerking met ConQuaestor kunnen opzoeken. WMU zal dit terugkoppelen aan ConQuaestor. 10. Magazine / website Voortgang software special heeft een overzicht van de kosten en baten naar TBi g d. In het kader van de afspraken zal gekeken worden naar financiële status tot nu toe. Het ziet er wel naar uit dat de software special voortgang zal hebben. vraag bij TBi het financieel overzicht en de daar omheen hangende afspraken op. In grote lijnen is afgesproken dat het verschil tussen kosten en opbrengsten bij voortgang worden gedeeld met MoreCredible. Vernieuwing website (stappenplan) Mede door afwezigheid van TBi zijn er geen bijzonderheden. Vooralsnog zijn er geen concrete stappen gemaakt. 11. Internationale betrekkingen Verslag China zal de foto s doorsturen aan het secretariaat. In grote lijnen was het een beter congres dan vorig jaar. De sessies duurden ongeveer 30 minuten en gingen inhoudelijk over Credit Management. Het is nog niet duidelijk waar het congres volgend jaar zal plaatsvinden. gaat een verslag schrijven over het congres voor de Credit Manager. Voorbereiding FECMA council Het progress report is vanmiddag naar het secretariaat van de Fecma en aan ARo verzonden. In de volgende Fecma vergadering staan bestuursverkiezingen op de agenda. - Jan Schneider-Maessen heeft zijn termijn uitgezeten en moet vervangen worden. - Valérie Collot heeft aangegeven dat zij het voorzitterschap niet ambieert. - Josef Busuttil wil wel het voorzitterschap op zich nemen, maar is van mening dat Glen Bullivant, als oud gediende voorrang heeft. Jan Schneider-Maessen heeft het verzoek gedaan aan om een termijn, van 1 jaar als penningmeester aan te blijven. stelt een aantal randvoorwaarden, aan dit besluit ter sprake. In de huidige statuten staat dat iemand afgevaardigde kan zijn op basis van mandaat uit het bestuur. Nu is dat op meerder manier te interpreteren; - het bestuur geeft een willekeurig persoon mandaat - de afgevaardigde moet bestuurslid zijn Dit betreft het huidige statuut. Een mandaat (door het eigen bestuur) afgeven is geen probleem mits er zich geen andere kandidaat beschikbaar stelt die huidig bestuurslid is. De voorkeur van gaat uit naar een afvaardiging die een bestuursfunctie heeft om de directe aansluiting en betrokkenheid met de Fecma te hebben. Na enig overleg is gebleken dat de samenstelling van het DB binnen het Fecma bestuur misschien wel ter discussie gesteld moet worden. doet het verzoek aan alle bestuurleden om op korte termmijn een reactie te geven op de huidige statuten in combinatie met het besprokene. zal vervolgens het standpunt van de VVCM richting de Fecma verwoorden. Allen 5

6 Het ziet ernaar uit dat het internationale congres niet in Antwerpen maar in Maastricht zal gaan plaats vinden. Tijdens de komende council meeting zal daar wel meer duidelijkheid over komen. 12. Rondvraag / WVTTK ; Vanuit Peter Kramer van Concredis is de vraag gekomen om de website debiteurenjobs.nl te promoten via de VVCM. Het gaat om een portal inzake vacatures. Besloten is dat de lancering van de portal debiteurenjobs.nl, op de website van de VVCM bedrijven nieuws opgenomen kan worden en mogelijk een uitwisseling van banners. TBi zal gezien de interactie met onze nieuwe website daar de contacten onderhouden. zal dit terugkoppelen aan Peter Kramer. TBi JKn heeft van Hans Bruring een nieuwsbrief per ontvangen en wil weten of er meer mensen zijn die deze nieuwsbrief hebben ontvangen. De overige bestuursleden hebben de nieuwsbrief niet ontvangen. wil met afstemmen inzake het studenten speed dating op de Credit Expo. belt de volgende dag voor afstemming. ARo wil dat er standaard vanuit het secretariaat een bedankbrief wordt verzonden aan sponsoren die een bijeenkomst of elke andere vorm van sponsoring voor de vereniging doet. gaat dit inregelen. De aanwezigheid van bestuursleden is zeer van belang voor de leden activiteiten. Zodra de planning vanuit de commissie leden activiteiten bekend is wil ARo in samenspraak met het bestuur naar een modus waarbij elke bijeenkomst door minmaal 3 bestuursleden vertegenwoordigd is. Vanuit de Credit Expo denktank is het idee gekomen om elk nieuw lid op de Credit Expo 50% korting te geven. Het bestuur besluit om als actie het lidmaatschap t/m december 2009 voor 100,00 inclusief BTW als actie aan te houden. Deze actie aanbieding zal tot 1 december 2008 geldig zijn. gaat het regelen. 13. Sluiting De vergadering wordt om uur afgesloten. De volgende vergadering zal plaats vinden op dinsdag 18 november 2008 in Rotterdam in combinatie met de heisessie. zal het bestuur informeren over de exacte locatie. 6