Agenda Algemene Ledenvergadering Ibn Battuta

Transcriptie

1 Agenda Algemene Ledenvergadering 17 februari 2015 Inloop 19:30 uur, Start 20:00 uur. Café the Crown (Gedempte Zuiderdiep 2) 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Vaststellen vorige notulen 4. Bestuursmededelingen 5. Evaluatie beleidsplan Wijziging Huishuidelijk Reglement Artikel 1.2: Verdeling contributie 7. Presentatie halfjaarbalans 8. Benoeming Raad van Adviseurs Pauze 9. Bedanken oude- en voorstellen nieuwe Almanakcommissie 10. Voorstellen nieuwe Lustrumcommissie 11. Bedanken oude- en voorstellen nieuwe Sport- en Spelcommissie 12. Discussiepunt Wintersport 13. Evaluatie App 14. Presentatie eerste versie Langetermijnvisie 15. W.V.T.T.K. 16. Rondvraag 17. Sluiting Bijlagen: 1. Procedures 2. Halfjaarbalans (wordt apart toegestuurd) 3. Wijziging Huishoudelijk Reglement Artikel 1.2: Verdeling contributie almanakbijdrage 4. Kandidaatsleden Raad van Adviseurs 5. Bijlage discussiepunt Wintersport 6. Bijlage evaluatie App 7. Eerste versie Langetermijnvisie (wordt apart toegestuurd) Pagina 1 van 7

2 Bijlage 1: Procedures W.V.T.T.K. s HR-wijzigingen Amendementen - worden door het bestuur behandeld op de ALV - kunnen schriftelijk en in tweevoud bij het bestuur worden ingediend tot en met dinsdag 10 februari zijn door leden of bestuur voorgestelde wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement - worden minimaal vijf werkdagen voor een ALV aan de leden bekend gemaakt - kunnen schriftelijk en in tweevoud met minimaal tien handtekeningen van leden bij het bestuur worden ingediend tot en met dinsdag 10 februari zijn kleine wijzigingen op voorgestelde HR-wijzigingen, waar apart over gestemd wordt - kunnen schriftelijk en in tweevoud bij het bestuur worden ingediend tot en met vrijdag 13 februari 2015 Kandidaten adviesorganen - kunnen schriftelijk en in tweevoud bij het bestuur worden aangedragen tot en met vrijdag 13 februari 2015 Pagina 2 van 7

3 Bijlage 3: Wijziging Huishoudelijk Reglement Artikel 1.2: Verdeling contributie almanakbijdrage Artikel 1: Leden 1. Men wordt lid van de vereniging door zich op te geven bij een van de bestuursleden, of door aanmelding middels een door het bestuur aangegeven procedure (Statuten 5). 2. Leden betalen een contributie van 14,00 (zegge veertien euro). Hiervan wordt 12,5% gereserveerd voor het eerstvolgende lustrum, 15% voor de productiekosten van de Girugten en 25% voor de almanak, zodat de leden deze almanak gratis uitgereikt krijgen (Statuten 7). 3. Men kan te allen tijde lid worden van de vereniging, met dien verstande, dat de inschrijving geschiedt voor het lopende verenigingsjaar. Te wijzigen in: Artikel 1: Leden 1. Men wordt lid van de vereniging door zich op te geven bij een van de bestuursleden, of door aanmelding middels een door het bestuur aangegeven procedure (Statuten 5). 2. Leden betalen een contributie van 14,00 (zegge veertien euro). Hiervan wordt 12,5% gereserveerd voor het eerstvolgende lustrum, 15% voor de productiekosten van de Girugten en 22,5% voor de almanak, zodat de leden deze almanak gratis uitgereikt krijgen (Statuten 7). 3. Men kan te allen tijde lid worden van de vereniging, met dien verstande, dat de inschrijving geschiedt voor het lopende verenigingsjaar. Pagina 3 van 7

4 Bijlage 4: Kandidaatsleden Raad van Adviseurs Huishoudelijk Reglement Artikel 6.3: Raad van Adviseurs (RvA) 1. De RvA dient als een vertrouwenscollege. Zij geeft het bestuur gevraagd en ongevraagd advies over beleidszaken en draagt bij aan de continuïteit van de vereniging. 2. De RvA bestaat uit ten minste drie en ten hoogste tien personen. In de RvA hebben, voor zover mogelijk, één adviseur met juridische achtergrond en één medewerker van de Faculteit der Ruimtelijke Wetenschappen zitting. De overige plekken worden opgevuld door leden en oud-leden. 3. Ten minste één van de leden van de RvA is lid van. 4. Er vindt minstens één keer per jaar een overleg plaats tussen het bestuur van en de leden van de RvA. 5. Een lid van de RvA wordt voor één jaar benoemd en kan onbeperkt worden herbenoemd door de ALV (Statuten 9.2). 6. Het lidmaatschap van de RvA eindigt op verzoek van het lid van de RvA of bij goedkeuring van de ALV. Het in- en uitstapmoment is in principe de derde ALV van het lopende verenigingsjaar. 7. De leden van de RvA moeten binnen vier weken schriftelijk een inhoudelijke reactie geven op vragen van het bestuur. 8. Het bestuur moet schriftelijk, binnen acht weken nadat om advies is gevraagd, een inhoudelijke reactie geven op een advies uitgebracht door leden van de RvA. 9. Het bestuur moet schriftelijk, binnen twee weken, een inhoudelijke reactie geven op een ongevraagd advies uitgebracht door een lid van de RvA. Jouke van Dijk: medewerker Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen (FRW) Jochem Dijkstra: commissaris financiën uit Thomas Kokshoorn: commissaris externe betrekkingen Constantijn de Lange: adviseur met juridische achtergrond Jitze Maatman: penningmeester uit Anne Gmelig Meyling: voorzitter uit Marten Middeldorp: vicevoorzitter uit Martine Mollema voorzitter uit Herman Nienhuis: commissaris externe betrekkingen Ewout van Spijker: secretaris uit Het bestuur beoogt een continue doorstroom van RvA leden en zoekt leden met verschillende achtergronden en kwaliteiten zodat zaken vanuit verschillende perspectieven kunnen worden bekeken. Daarnaast beoogt het bestuur een bereikbare en actieve RvA. Het bestuur wil Jitze Maatman, Herman Nienhuis en Thomas Kokshoorn bedanken voor hun inzet. Door toenemende werkdruk en een toenemende afstand tot de vereniging is het niet meer mogelijk voor hen om de complete verbondenheid met de vereniging te behouden. Om de vereniging vanuit verschillende oogpunten te bekijken beoogt het bestuur advies te krijgen vanuit personen met bestuurservaring maar ook juist van personen die dit niet hebben. Ook is het belangrijk dat er mensen nog middenin de vereniging staan en gemakkelijk te bereiken zijn. Daarom wil het bestuur ten eerste graag Pieter Meijer voordragen. Pieter heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan binnen door middel van een bestuursjaar en vele commissies en werkgroepen. Deze ervaring willen wij niet kwijtraken, want het moment is gekomen dat Pieter aan het afstuderen is. Deze ervaring dient volgens ons niet verloren te gaan. Daarnaast draagt het bestuur Margo Enthoven voor. Margo heeft al eerder een commissie gedaan en is nu lid van de Carrièredagcommissie en we zien haar geregeld op activiteiten. Momenteel is ze begonnen aan de Research Master en zal zij dus nog op de faculteit rond blijven lopen. Hierdoor is Margo gemakkelijk te bereiken en zal zij met een kritische blik op zaken een andere invalshoek aan kunnen slaan. Als laatste draagt het bestuur Paul Steeneken voor. Paul heeft verschillende commissies gedaan en was voorzitter van het afgelopen bestuur. Hij is momenteel zeer actief, onder andere in de Lustumcommissie, en op vele activiteiten aanwezig. Hierdoor zal Paul gemakkelijk te bereiken zijn en zal hij snel voor ongevraagd advies kunnen zorgen richting het bestuur. Pagina 4 van 7

5 Op de ALV zal over onderstaande personen schriftelijk en afzonderlijk worden gestemd voor een benoeming in de Raad van Adviseurs ( ) Daarmee komen we tot de volgende lijst van personen die wij voordragen als leden van de Raad van Adviseurs : 1. Jouke van Dijk (medewerker Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen (FRW)) 2. Jochem Dijkstra (commissaris financiën 04-05) 3. Margo Enthoven (student-lid ) 4. Constantijn de Lange (adviseur met juridische achtergrond) 5. Pieter Meijer (voorzitter ) 6. Anne Gmelig Meyling (voorzitter 07-08) 7. Marten Middeldorp (vicevoorzitter 06-07) 8. Martine Mollema (voorzitter ) 9. Ewout van Spijker (secretaris 12-13) 10. Paul Steeneken (voorzitter 13-14) Pagina 5 van 7

6 Bijlage 5: Discussiepunt Wintersport Het blijkt steeds vaker lastig om een groep actieve wintersporters te vinden binnen, die mee willen op de wintersport die wij organiseren. Vaak is bij reisorganisaties de minimum grootte van de groep twintig personen. Dit komt doordat de groep dan plaats kan nemen in één bus, waarbij er geen extra kosten bij komen, en is het voor de reisorganisatie van waarde om ons hier in Groningen op te halen. Om de wintersportgroep groot genoeg te houden, kan ter discussie gesteld worden om de wintersport standaard samen met een andere vereniging te organiseren. We hebben gemerkt dat ook andere verenigingen problemen ondervinden met het organiseren van de wintersport met betrekking tot het aantal deelnemers. Wanneer je een wintersport samen organiseert, zal dit resulteren in het feit dat je samen met de andere vereniging een commissie zult vormen, omdat voor de organisatie wel enig onderling overleg nodig is. Daarnaast is het dan ook leuk om activiteiten samen neer te zetten, zoals het snert eten of het schaatsen, om elkaar te leren kennen. Als bestuur denken wij daarom dat het verstandig is om een samenwerking aan te gaan met een andere vereniging voor de organisatie van de wintersportreis. Pagina 6 van 7

7 Bijlage 6: Evaluatie App Sinds de vorige Algemene Ledenvergadering (14 oktober) is de app weer actief in gebruik genomen. In de afgelopen periode is de opzet van de app geoptimaliseerd en is er vaak gebruik gemaakt van de pushberichten ter promotie van allerlei activiteiten. Wij hebben goed contact met de makers van de app, omdat wij een van hun testcases zijn. Hierdoor kunnen wij aangeven wat wij geoptimaliseerd willen hebben en kunnen wij deze optimalisaties voor hen evalueren. In de agenda van de app zijn nu dus inmiddels alle activiteiten terug te vinden en ook zijn de nieuwsberichten van de website gekoppeld aan de app. Ook zijn wij bezig met de mogelijkheid tot inschrijving voor activiteiten via de app. Na deze periode van intensief gebruik is het tijd om zijn werking te evalueren. Hiervoor hebben wij jullie mening nodig. Wij horen daarom graag wat jullie van de app vinden: wat vinden jullie handige onderdelen en wat zouden jullie graag nog veranderen? Pagina 7 van 7