Inhoudsopgave. Inleiding Website settings Het Artikel Plug-in Webformulieren Responsetekst Fotoboeken Kalenders Repertoire Leden

Transcriptie

1 Snel Start Gids

2 Inhoudsopgave Inleiding Website settings Het Artikel Plug-in Webformulieren Responsetekst Fotoboeken Kalenders Repertoire Leden

3 Inleiding Yfantís is een beheerinstrument voor websites. Nadat een website is ontworpen moet deze van inhoud teksten, foto's, geluid, contactformulieren voorzien worden. Met Yfantís kunt u dit snel en gemakkelijk regelen. U kunt teksten snel wijzigen en oude versies weer uit het archief ophalen. U kunt teksten vooraf schrijven en aangeven op welk tijdstip ze op de website ze moeten verschijnen. Yfantís werkt via het internet. U hoeft geen programma op uw computer of tablet te installeren behalve een moderne browser. Yfantís heeft ook een van het publiek afgeschermd onderdeel dat u kunt gebruiken voor het opslaan van uw repertoire, documenten en voor uw ledenadministratie. In deze gids wordt in het kort ingegaan op de werking van Yfantís. U kunt via de website van Yfantís ook een uitgebreide handleiding downloaden waarin alle functies tot in detail uitgelegd worden.

4 Website settings Als u bezig bent met het creëren van de inhoud van de website kunt u aangeven dat de website (nog) niet openbaar is. Vervolgens kunt u aangeven welke tekst wel op de openbare website getoond moet worden zolang dit het geval is. U kunt zelf wel zien hoe de website er uit gaat zien door op de homepage van Yfantís op de naam van de website te klikken. Als de website wel voor het publiek toegankelijk is kunt u hier de echte website bekijken. Bij de stats kunt u zien hoeveel webpagina's er zijn, het aantal formulieren, fotoboeken en dergelijke.

5 Het Artikel Nadat u ingelogd 1 bent op de website van Yfantís ziet u alle pagina's die op de website te zien zullen zijn staan. Beveiligde pagina s Indien bij uw website van toepassing zullen sommige pagina s gemarkeerd zijn met een schildje Deze pagina s zijn niet toegankelijk voor het publiek, de leden van het koor krijgen een gebruikersnaam en password om deze pagina s te kunnen openen nadat ze op de inlog link op uw website hebben geklikt.. In de sectie Leden leest u hoe u dit regelt voor de leden. Om de inhoud van een pagina te bepalen moet u één of meer artikelen schrijven die automatisch op de pagina geplaatst zullen worden. Klik op een pagina om hier mee te beginnen. Klik op de knop Nieuw artikel. U kunt het artikel nu een naam geven en aangeven wanneer het op de website moet verschijnen. Als u geen einddatum invoert blijft het artikel voor onbepaalde tijd op de pagina staan. Door met de datums te werken kunt u artikelen alvast schrijven en ze op een vooraf bepaald moment publiceren. U kunt nu met behulp van de ingebouwde eenvoudige tekstverwerker het artikel schrijven. U kunt afbeeldingen, links en tabellen in het artikel opnemen. In de uitgebreide handleiding wordt in detail ingegaan hoe u dit moet doen. 1 Gebruikersnaam en wachtwoord worden door ScolaVisa aan u verstrekt.

6 Klik op de knop Opslaan om het artikel op te slaan. U kunt het nu meteen op de website lezen. Als u meer dan één artikel schrijft zal het meest actuele artikel op de pagina te zien zijn. Van een aantal pagina's, zoals nieuws en blog worden alle artikelen getoond, in verkorte vorm en met een lees verder link eronder. Klik in Yfantís op de naam van de pagina en u ziet een lijst van deze artikelen. Door op de grijze balk met de naam van het artikel te klikken en deze naar boven of beneden te schuiven kunt u de volgorde van de artikelen wijzigen. Vergeet niet om op de knop Volgorde opslaan te klikken om de nieuwe volgorde vast te leggen.

7 Plug-in U kunt door op de bijbehorende tab te klikken webformulieren, fotogalerijen en kalenders aanmaken. Nadat u deze een titel heeft gegeven kunt u ze vervolgens als een plug-in in een artikel opnemen. Het gemaakte element wordt vervolgens getoond in het artikel op de door u gekozen plaats. Gebruik hiervoor de volgende codes: fotoboek: <<fotoboek: titel>> slideshow: <<slideshow:titel>> webformulier: <<webform: titel>> kalender: <<kalender-lijst: naam>> audio/video: <<muzieklink::identifier>> Op het afgeschermde deel van de website: ledenlijst: repertoire: <<ledenlijst>> of <<leden: type>> <<repertoire>> Bij titel vult u de titel van de betreffende fotoboek, webformulier of kalender in. Via de tab Repertoire kunt u audio- en videobestanden op de website plaatsen. Klik op de repertoirepagina op Toon voor de naam van het audio- of videobestand. Klik vervolgens rechts op het icoon voor de naam van het bestand om de identifier code te zien die in het artikel moet worden opgenomen.

8 Webformulieren Met webformulieren kunt u bezoekers van uw website contact met u op laten nemen. U kunt er vervolgens voor zorgen dat er automatisch een standaard antwoordt teruggestuurd wordt. Dit laatste wordt in Yfantís de responsetekst genoemd. Een bijzondere vorm van webformulier is het bestelformulier. Hiermee kunt u bezoekers van uw website bijvoorbeeld kaarten laten bestellen voor de concerten die u geeft. Als u op de tab Webformulieren klikt ziet u een lijst van de formulieren die u reeds aangemaakt heeft. U kunt één van deze formulieren bewerken of een nieuw formulier aanmaken. U kunt rechts onder ingezonden formulieren zien of iemand met behulp van een formulier contact met u heeft proberen op te nemen en wat de inhoud van dat bericht was. Klik op Ophalen. 2 Klik op Creëer een nieuw webformulier om een formulier te maken. Zorg ervoor dat het formulier een titel heeft, vul in wat er op de verzendknop moet komen staan en waar het formulier naartoe gestuurd moet worden Doel . Het formulier wordt in twee kolommen op de webpagina getoond, links het label en rechts het invoerveld. U kunt bij breedte labelkolom aangeven hoe breed de eerste kolom wordt. U kunt nu het formulier zelf maken. 2 U ontvangt zelf ook een als de bezoeker een formulier invult.

9 Er zijn drie lege formulier velden beschikbaar. Steeds als u een nieuw veld wilt aanmaken klikt u op + Nieuw veld toevoegen. Onder verplicht geeft u aan of dit veld verplicht ingevuld moet worden, de veldnaam is de tekst die op het formulier verschijnt het label zoals Uw naam en het veldtype geeft aan wat de bezoeker van uw website hier kan invullen zoals alleen getallen of een adres. U kunt de volgorde van de velden op het formulier wijzigen door ze aan te klikken en vervolgens met de muis naar boven of naar beneden te bewegen. Vergeet dan niet om op Volgorde opslaan te klikken. Het type getal zal voornamelijk op een bestelformulier gebruikt worden, bijvoorbeeld hoeveel kaarten de bezoeker wenst te bestellen. In de responsetekst het standaard antwoord kunt u dit getal gebruiken om het bedrag dat voor de bestelling betaald moet worden te laten berekenen. Het type heeft u nodig om te weten te komen waar de responstekst naartoe gestuurd moet worden. Het is daarom aan te raden om hier een verplicht veld van te maken. Als u in de responsetekst gebruik maakt van velden van het type getal of worden deze velden in het formulier geblokkeerd. U kunt ze niet meer wijzigen. Als u een enquête op de website wilt plaatsten maakt u gebruik van het type keuze. Zet onder specificatie de items waaruit gekozen kan worden. Zet een komma tussen de verschillende mogelijke keuzes, bijvoorbeeld Mooi, Lelijk, Geen mening

10 In het formulier ziet dat er dan zo uit: Bij het type datum verschijnt op de website een kalendertje waar de bezoeker een datum uit kan kiezen. Vergeet niet om het formulier op te slaan. Onder de knop help is uitgebreide hulp aanwezig.

11 Responsetekst Het is mogelijk om automatisch een antwoord op een ingezonden formulier te laten genereren in de vorm van een . Deze mail geldt uitsluitend voor het formulier waar hij voor aangemaakt is. Het is niet nodig om de response tekst als een plug-in in een artikel op te nemen. Als er een responsetekst bestaat zal deze automatisch verstuurd worden. De responsetekst wordt ook op de website getoond na versturen van het formulier. Klik op de tab Responsetekst van het formulier. Geef eerst aan waar de mail naartoe gestuurd moet worden. Dit is het adres van de bezoeker van de website. Als u meerdere e- mailadressen in het formulier heeft staan kunt u een keuze maken. Dit is niet verplicht. Het is alleen nodig als u de bezoeker een bevestigingsmail wilt sturen. Als u dit veld leeg laat wordt de tekst alleen op de website getoond. Nu de tekst van de mail zelf: Schrijf eerst een inleiding in het veld starttekst. ( Hartelijk dank voor uw bericht... ) Als het om een bestelformulier gaat kunt u vervolgens gebruikmaken van de rekenvelden. 1. Zet een vinkje in actief. Hiermee geeft u aan op welk veld de rekenregel van toepassing is. 2. Het getal dat de bezoeker van de website heeft ingevuld komt terug in de antwoord mail. 3. De tekst is de verbindende tekst tussen het aantal items dat besteld wordt en de prijs. bijvoorbeeld kaarten à

12 4. Geef bij prijs aan wat het bedrag per stuk van de bestelling is. Als u meerdere producten verkoopt kunt u de totalen per product sommeren. In het label somveld kunt u nog een tekst zetten als: Totaal voor deze bestelling De slottekst komt onder aan de mail te staan. Onder de knop help is uitgebreide hulp aanwezig. Voorbeeld: U verkoopt kaarten voor een concert op 24 april. De kaarten kosten 12,50 per stuk. 1. U maakt een formulier aan met de titel: Concert 24 april. 2. Het formulier bevat de volgende velden: Naam tekst (1 regel) Adres tekst (1 regel) Postcode tekst (1 regel) Woonplaats tekst (1 regel) Aantal kaarten getal 3. Sla het formulier op en open het formulier opnieuw door op de naam in de getoonde lijst te klikken. 4. U maakt een responsetekst: Starttekst: Hartelijk bedankt voor het bestellen van kaarten voor ons concert op 24 april. 5. Rekenvelden: Actief: aangevinkt

13 Gebaseerd op veld: Aantal kaarten Tekst: kaarten à Prijs: 12,50 Slottekst: Nadat we van u de betaling ontvangen hebben op rekening sturen we u de kaarten op. 6. Sla de responsetekst op. 7. Maak een artikel aan voor de webpagina bestel kaarten waarin u iets over het concert vertelt. Neem het formulier in het artikel op: <<webform: Concert 24 april>> De bezoeker van uw website vindt het formulier terug op de pagina bestel kaarten. Als de bezoeker nu 2 kaarten bestelt zal de responstekst er als volgt uitzien:

14 Deze responsetekst verschijnt op de website nadat de bezoeker het formulier heeft ingevuld en verstuurd en wordt als naar de bezoeker van de website gestuurd. U ontvangt zelf een met de informatie die op het formulier is ingevuld. Daarnaast kunt u ook in Yfantís elk ingevuld form terug zien op de pagina onder de tab Webforms.

15 Fotoboeken Om een fotoalbum aan te maken klikt u op de tab Fotoboeken. Vervolgens klikt u op creëer een nieuw fotoboek. Geef het fotoboek eerst een titel. U heeft deze nodig om het boek als een plug-in in een artikel op te nemen. U kunt nu foto's uploaden, drie tegelijk. Bij elke foto kunt een beschrijving zetten die in het boek wordt opgenomen. Bovenaan de pagina ziet u de foto's die u in het album heeft geplaatst als thumbnail terug. U kunt nu het volgende doen: 1. De volgorde wijzigen door een foto aan te klikken en naar een andere plek te schuiven. Klik vervolgens op Sla deze volgorde op. 2. Door een foto aan te klikken met de rechter muisknop kunt u deze verwijderen of de beschrijving bij de foto wijzigen. U kunt meerdere fotoboeken aanmaken en deze op verschillende plaatsen in een artikel opnemen. U kunt de foto's met de volgende code in een artikel opnemen: <<fotoboek: titel>> U kunt de foto's ook als slideshow in een artikel opnemen. Gebruik hiervoor deze code: <<slideshow: titel>>

16 Als u in één artikel alle beschikbare boeken wilt tonen de fotoboeken verschijnen dan als een aan te klikken lijst op de website kunt u gebruik maken van de code: <<FotoboekCollectie:prefix>> waarbij prefix het gemeenschappelijke begin van de titel is. Stel dat u een foto's heeft van een aantal optredens. Geef dan de volgende titels: koor_optreden Den Haag koor_optreden Tilburg koor_optreden Groningen Neem in het artikel <<FotoboekCollectie: koor_>> op en op de website verschijnt een aan te klikken lijst van de fotoboeken van de verschillende optredens.

17 Kalenders Klik in Yfantís op de tab Kalenders om een activiteiten kalender aan te maken. Klik vervolgens op Creëer een nieuwe kalender. Geef de nieuwe kalender een naam en klik op Opslaan. De naam van de kalender heeft u nodig om de kalender op te nemen in een artikel met behulp van een plug-in. U ziet nu een lege kalender van de huidige maand. U kunt linksen rechts boven de kalender op << en >> en klikken om door de maanden van de kalender te bladeren. Door met de rechter muisknop op een cel te klikken kunt u afspraken aan de kalender toevoegen. Geef de titel van de afspraak, de begin- en eindtijd en eventueel een omschrijving. Bij type/kleur kunt u aangeven om wat voor soort afspraak het gaat. Als u op uw website een evenementenlijst heeft, zoals een lijst van aanstaande optredens, kunt u hier een optreden toevoegen door een publiek type te kiezen. De evenementen verschijnen vervolgens automatisch op het publieke deel van de website. In het voor leden afgescheiden deel van de website kunt u de kalender met de volgende code in een artikel opnemen: <<kalender-lijst: naam>>

18 Repertoire Het repertoire kunt u plaatsen op het voor leden afgeschermde deel van de website, indien van toepassing. U kunt elk muziekstuk uploaden als bladmuziek of een audio bestand. U kunt geen videobestanden uploaden. Het is wel mogelijk om een weblink op te geven van een video bestand dat bijvoorbeeld op YouTube of Vimeo is geplaatst. Verder kunt u bestanden toevoegen van muzieksoftware zoals Noteworthy of Finale. Op deze manier kunt u een database van uw repertoire opbouwen. U kunt audio- en videobestanden op het publieke deel van de website plaatsten met de volgende code: <<muzieklink:identifier>> Klik op Een muziekwerk invoeren. U kunt nu een aantal gegevens zoals titel, jaar, componist van het muziekstuk invoeren. Verder kunt u een eigen archiefcode toevoegen. Pas nadat u deze gegevens heeft opgeslagen kunt u bestanden bij het muziekstuk uploaden. Hierna kunt u lezen hoe dat werkt. De naam van het muziekstuk verschijnt in de lijst die u ziet onder de tab Repertoire. Indien u een lange lijst muziekstukken heeft kunt het betreffende stuk ook opzoeken met behulp van het zoekvakje op dit scherm. Klik op wijzig voor de naam van het muziekstuk.

19 Klik vervolgens op Nieuw bestand. Geef in de pop-up die verschijnt aan onder welke naam u het bestand op de website wilt zien. Geef vervolgens met de knop bestand kiezen aan waar het bestand zich op uw computer bevindt. Ten slotte geeft u aan wat het type van het bestand is document, PDF, muzieknotatie zoals Finale, Noteworthy, Musescore of een MP3 muziekbestand. Klik op Opslaan om het bestand te uploaden. Met behulp van nieuwe weblink kunt u aangeven waar zich een videobestand van het muziekstuk op het internet bevindt. In YouTube of Vimeo kopieert u daarvoor het webadres. U kunt ook verwijzen naar een pagina (van componist en uitvoerend koor). Weer terug in de lijst op de tab Repertoire Klik op Toon voor de naam van het muziekstuk om de door u ingevoerde informatie over het muziekstuk te zien. U kunt hier ook zien welke bestanden u heeft geüpload. U kunt door met de rechter muisknop op het icoon voor de naam van het bestand te klikken de identifier code zien waarmee u dit bestand in een artikel op kunt nemen. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit: <<muzieklink:50d378b3a7744>> Deze plug-in code kunt u kopiëren om toe te passen in een artikel.

20 Leden U kunt in Yfantís een beperkte ledenadministratie voeren. Het gaat hier om adresgegevens, , pasfoto, datum lidmaatschap en functie in het koor. Verder kunt u hier aangeven dat een lid toegang heeft tot een eventueel afgeschermd gedeelte van de website. U kunt via de ledenadministratie ook aan alle leden gelijktijdig een e- mail sturen, bijvoorbeeld voorzien van een nieuwsbrief of notulen. Klik in Yfantís op de tab Leden. Klik op Een nieuw lid invoeren. U kunt nu de gegevens van een een nieuw lid van uw koor of muziekvereniging invoeren. Klik bij pasfoto op Bestand kiezen om een pasfoto te uploaden. Deze foto kan worden gebruikt als u uw leden voorstelt op de website. De functies van de leden zijn voorgedefinieerd. Neem contact op met info@yfantis.nl om de definities aan te passen. In het gedeelte inloggegevens kunt u een gebruikersnaam en een wachtwoord invoeren. Hiermee geeft u dit lid toegang tot een eventueel afgeschermd gedeelte van de website. Om de toegang weer te verwijderen maakt u deze velden weer leeg. Klik ten slotte op Opslaan om de gegevens van het nieuwe lid op te slaan. Op het voorblad van de tab leden verschijnt een overzicht van alle leden die ingevoerd zijn. Hier wordt ook aangegeven van hoeveel leden het adres bekend is. Klik op Stuur een mail naar deze

21 leden om een te versturen. Als van alle leden het adres bekend is kunt u zo op een snelle manier afspraken, notulen en dergelijke naar alle leden versturen. U kunt op het afgeschermde deel van de website een overzicht van de leden tonen door in een artikel de plug-in <<ledenlijst>> op te nemen. U kunt de lijst ook filteren op de functie van de leden. De plug-in <<leden:sopraan>> laat bijvoorbeeld alleen de sopranen zien. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld de sopranen wilt voorstellen op het publieke deel van de website. Om reden van privacy worden dan geen persoonlijke gegevens van de leden getoond zoals het e- mailadres.