Datum 12 april 2017 Onderwerp vastgestelde rapportbrief van het aangekondigde inspectiebezoek op 22 februari 2017 aan Bodaan te Bentveld

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus DA Heerlen Stichting Amie Ouderenzorg Raad van bestuur Bramenlaan TR ZANDVOORT Stadsplateau AZ Utrecht Postbus DA Heerlen T F Inlichtingen bij ri.utrecht@igz.nl Onderwerp vastgestelde rapportbrief van het aangekondigde inspectiebezoek op 22 februari 2017 aan Bodaan te Bentveld Uw en brief 4 april 2017 Geachte raad van bestuur, Bijlagen 2 De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) heeft op 22 februari 2017 een aangekondigd bezoek gebracht aan stichting Amie Ouderenzorg (hierna: Amie) locatie Bodaan, Bramenlaan 2, 2116 TR te Bentveld (hierna: Bodaan). De IGZ kondigde het bezoek aan omdat zij wilde spreken met de behandelaars van deze locatie. Het bezoek is gebracht door N.N., beleidsmedewerker bij de NZA, tijdelijk gedetacheerd bij de inspectie en N.N., senior inspecteur. Het bezoek vond plaats in het kader van het verscherpt toezicht op locatie Huis in de Duinen te Zandvoort. De IGZ vroeg om de verbetermaatregelen ook door te voeren op andere locaties. Daarom bezocht de inspectie nu een andere locatie dan Huis in de Duinen. In deze brief informeert de inspectie u over haar bevindingen. Doel Doel van dit bezoek was het nagaan van de voortgang van de ontwikkelingen, en of de beschreven verbeteracties in het resultaatverslag van 11 januari 2017 feitelijk plaatsvonden. Het bezoek richtte zich op de intramurale zorgverlening binnen de groepswoningen voor cliënten met dementie. De inspectie raadpleegde de volgende informatiebronnen: Manager langdurige zorg en wonen; Manager behandelzaken; Senior kwaliteitadviseur; Specialist ouderengeneeskunde (SO); Psycholoog; Drie cliëntdossiers; Resultaatsverslag Amie 11 januari 2017 Pagina 1 van 8

2 Beschrijving locatie Bodaan is een van de drie locaties van Amie en bevindt zich in Bentveld. Bodaan biedt zorg en behandeling aan 36 cliënten met dementie en aan 24 cliënten met somatische aandoeningen. Daarnaast zijn er nog 12 plaatsen beschikbaar die momenteel niet gebruikt worden. Amie voerde een opnamestop in om tijd vrij te maken voor deskundigheidsbevordering van de medewerkers en om hen te ontlasten. In november 2016 is de opnamestop opgeheven. Sinds die tijd laat Amie weer gefaseerd opnames plaatsvinden op deze locatie. Op de begane grond van Bodaan is een restaurant voor cliënten en bewoners uit de wijk. De Bopz-afdelingen bevinden zich op de tweede, derde en vierde etage. Voor 36 bewoners zijn er vier huiskamers. Bevindingen Algemeen Binnen Bodaan vonden afgelopen jaren veel wisselingen plaats in het management. Medewerkers waren overbelast en er was sprake van een hoog ziekteverzuim. Gesprekspartners vertelden dat de focus van het vorige bestuur bij de financiële situatie van de organisatie lag. Daardoor was er sprake van onderbezetting van personeel. Per 1 oktober 2016 paste de nieuwe raad van bestuur de structuur van de organisatie aan. Er werd een manager langdurige zorg en wonen aangesteld en er werden Amie-breed teamleiders aangesteld voor een directere aansturing. In Bodaan werd een interim teamleider aangesteld. In april 2017 zou een tweede vaste teamleider starten. Bodaan koos bij het aanstellen van de nieuwe teamleiders voor HBO-ers met een verpleegkundige achtergrond, managementervaring en -opleiding. Vanaf februari 2017 werkte op Bodaan naast de teamleider een verpleegkundige als meewerkend coach. Vanuit Waardigheid en Trots waren coaches betrokken bij het verbeterproces. Kwaliteit en Veiligheid Amie organiseerde in 2016 informatiebijeenkomsten voor medewerkers van Bodaan over het Amie-brede verbetertraject. Amie voerde een cliënttevredenheidsonderzoek uit onder cliënten en familie tot en met het derde kwartaal van Het betrof de NPS plus. Volgens de bestuurder ad interim leverde de destijds gekozen methode voor het uitvragen van de NPS een te geringe respons op. Amie besloot het nieuwe kwaliteitskader af te wachten en gaat in 2017 een meting uit zetten onder alle vertegenwoordigers en cliënten. Op dit moment staat een vraag uit bij het Zorginstituut ten aanzien van het al dan niet door een geaccrediteerd meetbureau moeten laten uitvoeren van het onderzoek. Amie besteedde wel veel aandacht aan klachten die nog speelden en investeerde in familieavonden en contacten met bewoners. De inspectiebevindingen komen in grote lijn overeen met het resultaatsverslag van 11 januari Amie hanteerde een intern auditsysteem met een aantoonbare PDCA-cyclus. Een commissie kwaliteit en veiligheid besprak Amie-breed de meldingen en de ingezette vrijheidsbeperkende maatregelen. Bodaan voerde interne audits uit op medicatieveiligheid en naar aanleiding daarvan startte Bodaan verbeteracties. Amie paste de werkwijze MIC aan. Het aantal meldingen steeg de afgelopen periode, medewerkers durfden meer te melden. Bodaan besteedde veel tijd Pagina 2 van 8

3 aan de cultuuromslag. Doel was om medewerkers te overtuigen dat melden noodzakelijk is om de zorg te verbeteren en niet bedoeld is om medewerkers te straffen. Amie maakte trendanalyses van de MIC-meldingen en prismaanalyses bij calamiteiten. Een groep medewerkers was getraind in de methode Prismalight, maar de methodiek werd nog onvoldoende benut volgens gesprekspartners. Besloten is een opfrisscholing te organiseren voor verschillende groepen medewerkers. In logboeken hielden medewerkers bij wat wel en niet goed ging met de medicatieveiligheid. Uit de audits kwam naar voren dat de oorzaken van fouten voornamelijk lagen in het vergeten/vergissen van handelingen door medewerkers. Uit de trendanalyse komt naar voren dat andere belangrijke oorzaken zijn: cliënten die slapen of niet aanwezig zijn, niet aanwezig zijn van medicatie, fouten van de apotheek en fouten in het voorschrijven door de arts (Medimo). Cliëntdossier Gesprekspartners gaven aan dat de zorgleefplannen nog verbeterd moesten worden. Bodaan was de laatste locatie waar het papieren cliëntdossier omgezet was in de digitale versie. De OMAHA-systematiek gaf in eerste instantie geen mogelijkheid om vanuit de risico s doelen te formuleren. Amie heeft de mogelijkheid om doelen te formuleren in het ECD aangepast; dit was in januari 2017 organisatiebreed gerealiseerd. Het verbeterproces over de zorgleefplannen was volgens gesprekspartners in volle gang. De kwaliteit van de verschillende zorgleefplannen die de inspectie inzag, verschilde. Medewerkers beschreven de levensgeschiedenis van de cliënten in het cliëntdossier. Naast het zorgleefplan gebruikten medewerkers een afgeleide zorgkaart. Een aantal van deze zorgkaarten bevatte al een kort omgangsadvies. Op de zorgkaarten beschreven medewerkers verwijzingen naar andere onderdelen van het zorgleefplan. Zo bevatte een zorgkaart een verwijzing naar een uitvoerig omgangsadvies. Uit inzage van de cliëntdossiers bleek dat medewerkers het formuleren van zorgdoelen nog lastig vonden. In een zorgleefplan stond bijvoorbeeld: de heer behoudt zijn gevoel voor eigenwaarde. De acties die medewerkers daarbij beschreven betroffen enerzijds om de heer te laten puzzelen en anderzijds om hem te betrekken bij groepsactiviteiten. Uit navraag onder medewerkers bleek dat deze cliënt angstig was en zich snel schuldig voelde als er iets mis ging. De heer had volgens de verzorgende veel complimenten nodig. Deze praktische acties beschreven medewerkers niet in het cliëntdossier. Een psycholoog was niet aantoonbaar betrokken bij deze cliënt. Er was een koppeling tussen het elektronische cliëntdossier (Nedap) en het medisch dossier (Ysis). Het verbeterproces om de koppeling goed te laten werken vond nog plaats. Multidisciplinair overleg over zorgleefplan De bij een cliënt betrokken medewerkers en behandelaars bespraken de zorg en ondersteuning voor een cliënt in een MDO. Na deze bespreking in het MDO hielden de eerstverantwoordelijke verzorgenden en behandelaars een zorgleefplangesprek(zlp) in aanwezigheid van de cliënt en/of cliëntvertegenwoordiger. Medewerkers waren vanuit het verleden niet gewend om te werken met een psycholoog en probeerden vaak zelf problemen met cliënten op te lossen en niet direct een vakinhoudelijke specialist te raadplegen. Anderzijds waren Pagina 3 van 8

4 behandelaren niet gewend om pro-actief te handelen als het gaat over de inzet van hun deskundigheid op pg-afdelingen. Behandelaren en management gaven aan dat deze cultuuromslag nog meer tijd nodig had. Amie hanteert sinds mei 2016 het beleid methodisch werken in het primaire proces. In november 2016 is dit geëvalueerd en is de aangepaste versie opnieuw vastgesteld in de stuurgroep. Deskundigheid medewerkers Bodaan bood in 2016 en 2017 diverse scholingsactiviteiten aan haar medewerkers aan. Alle medewerkers van Bodaan waren uitgenodigd deel te nemen aan het programma Into D mentia. Alle vrijwilligers zijn actief benaderd voor deelname, een deel van de vrijwilligers nam deel. Bodaan nodigde ook mantelzorgers uit om deel te nemen aan deze scholing. Medewerkers van Bodaan volgden met het programma Into D mentia. Deze bood medewerkers de mogelijkheid om deel te nemen aan een praktijksimulatie hoe het is om dement te zijn. Daarna volgden een voor- en nagesprek én een workshop/training samen met collega s vrijwilligers of met mantelzorgers. Daarnaast starten medewerkers binnenkort met een e-learning over dementie. Medicatieveiligheid Amie heeft in 2016 het protocol opnieuw onder de aandacht gebracht in het kader van het verbeterprogramma rond medicatieveiligheid en een werkinstructie uitgewerkt, waarin leesbaarheid en het vereiste handelen van medewerkers specifiek aandacht kregen. Bodaan hield in 2016 diverse medicatie-audits. In december 2016 en januari 2017 kregen medewerkers extra scholing over het thema medicatieveiligheid. Medewerkers, inclusief management en raad van bestuur voerden zelf wekelijks mini-audits uit. Tijdens de rondgang zag de IGZ dat medewerkers werkten volgens de procedure over het sleutelbeheer voor de toegang tot de medicatiekasten en opiatenkluis. Bij de toediening van risicovolle medicatie voerden medewerkers aantoonbaar een tweede controle uit. De medicatiekarren waren schoon. De werkvoorraad was overzichtelijk en medewerkers voerden aantoonbaar een periodieke controle uit op deze voorraad. De controle van medicatie, welke onder de opium-wetgeving viel, vond tevens aantoonbaar plaats. Medewerkers hielden geen registratie bij van de aanwezige op naam gestelde voorraad insuline. Het medicatieoverzicht voor de cliënten die onder de SO vielen bevond zich in Medimo. De medicatieoverzichten van cliënten zonder behandeling, waren niet actueel of volledig. De inspectie zag een medicatieoverzicht dat niet was aangepast aan de actuele medicatie. Medewerkers vertelden dat de huisarts het medicatieoverzicht bij wijzingen niet altijd tijdig aanleverde.op een ander medicatieoverzicht en op een toedienlijst van een cliënt die onder de huisarts viel, ontbraken de mogelijke contra-indicaties. Pagina 4 van 8

5 Vrijheidsbeperking De inzet van vrijheidsbeperkende maatregelen nam af binnen beide afdelingen van Bodaan. De inspectie zag een overzicht van 2015 en een overzicht van het laatste kwartaal van Dit betrof zowel het aantal als de zwaarte van de ingezette vrijheidsbeperkende middelen en maatregelen. Deze trend kwam overeen met het beleid wat Amie op dit thema nastreeft. Op Bodaan was op de afdeling somatiek de vrijheidsbeperking met 50% afgenomen. De afname was toe te schrijven aan een verminderde inzet van bedhekken en sensoren. Cliëntgerichtheid De inspectie zag tijdens de rondgang dat de huiskamers weinig huiselijk waren ingericht. In de huiskamers stonden weinig herkenbare snuisterijen. De T.V.opstelling was ongelukkig omdat niet alle cliënten vanaf hun stoel naar de T.V. konden kijken. De verlichting was zeer matig. Sommige bewoners hadden niets om handen. De inspectie hoorde dat een project gestart was om de huiselijke omgeving te verbeteren. Conclusie De bevindingen van de IGZ kwamen overeen met de gepresenteerde gegevens in het resultaatsverslag. De huidige raad van bestuur ad interim van Amie maakte een verbeterplan en een Amie-breed kwaliteitsverbeterprogramma. De raad van bestuur ad interim stuurde op basis van deze plannen op de kwaliteit van veilige en goede zorg op alle locaties. De inspectie constateert tijdens het (tussentijdse) inspectiebezoek aan Bodaan dat Amie ook op deze locatie verbeteringen realiseert. Aandacht is nodig voor de fysieke omgeving van cliënten en het verder verbeteren van het cliëntdossier. Tot slot De inspectie zag en hoorde dat het verbetertraject op deze locatie in volle gang is. Medewerkers en management zijn zich bewust van de verbeterslag die gemaakt moet worden. Vaststellen rapportbrief De rapportbrief is hiermee vastgesteld. De inspectie attendeert u erop dat zij alle vastgestelde rapporten van het inspectietoezicht actief openbaar maakt door plaatsing op haar website: Meer informatie over actieve openbaarmaking van documenten door de inspectie kunt u vinden op onze website ( Het bezoek aan Bodaan van 22 februari 2017 wordt met deze brief afgesloten. Hoogachtend, N.N. senior inspecteur Pagina 5 van 8

6 Bijlage 1 Geraadpleegde documenten De inspectie heeft de onderstaande documenten gebruikt bij het uitvoeren van het inspectiebezoek en bij het opstellen van dit rapport. De inspectie heeft de documenten niet in hun totaliteit beoordeeld, maar op specifieke onderwerpen doorgenomen. Overzichten ZZP Bodaan team 1 - team 2; februari 2017; Auditverslagen medicatieveiligheid december 2016; Metingen cliënttevredenheid derde kwartaal 2016 (NPS); Jaarverslag klachtencommissie over 2016; Evaeluatie leringen en aanbevelingen Into D mentia; Trendanalyse MIC Amie; Vrijheidsbeperkende maatregelen registrate en evaluatie; Resultaatverslag 22 januari Pagina 6 van 8

7 Bijlage 2 Overzicht wet- en regelgeving, veldnormen, circulaires en rapporten Wetgeving: Wet langdurige zorg (Wlz). Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG). Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo): Wijzigingswet Burgerlijk Wetboek. Wet klachtrecht cliënten zorgsector (Wkcz)1. Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz). Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet Bopz). Besluit langdurige zorg. Uitvoeringsbesluit Wkkgz. Besluit klachtenbehandeling Bopz. Besluit rechtspositieregelen Bopz. Besluit middelen en maatregelen Bopz. Besluit patiëntendossier Bopz. Besluit vaststelling van de minimumeisen voor de (verplichte) meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Veldnormen: Beleidsdocument veilig melden, KNMG, Handreiking werkvoorraad geneesmiddelen, ActiZ, GGZ Nederland, VGN, Handreiking Veilige principes in de medicatieketen, ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN, Intentieverklaring Zorg voor Vrijheid, samen naar minder vrijheidsbeperking, CG-raad, LOC-LPR, Platform VG, NIP-NVO, NVAVG, NVVA, Sting, V&VN, ActiZ, VGN en IGZ, Klachtenrichtlijn gezondheidszorg versie 3.0, KNMG, Kwaliteitsdocument 2013 Verpleging, Verzorging en Zorg Thuis. Landelijke instructie voor Toediening Gereedmaken van medicatie in verpleeg- en verzorgingshuizen, V&VN, Beroepscode van Verpleegkundigen en Verzorgenden, januari Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten, ActiZ, GGZ Nederland, IGZ, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, Orde, V&VN, VWS, ZN, FNT, NMT en VGN, RIVM Hygiënerichtlijnen voor verpleeghuizen en woonzorgcentra, Richtlijn Probleemgedrag, Verenso, Risicovolle medicatie in verband met dubbele controle, KNMG, Van incident naar fundament, Movisie, Circulaires en rapporten: Bulletin Het mag niet, het mag nooit: seksuele intimidatie door hulpverleners in de gezondheidszorg, IGZ, augustus Cultuuromslag terugdringen vrijheidsbeperking bij kwetsbare groepen in langdurige zorg volop gaande, duidelijke ambities voor 2011 nodig, IGZ, december De Wkkgz, die per 1 januari 2016 in werking is getreden, vervangt de Wkcz per 1 januari 2017 of zoveel eerder als de zorgaanbieder zijn klachtenregeling aan de Wkkgz heeft aangepast. Pagina 7 van 8

8 De dagelijkse bezetting en kwaliteit van zorg in instellingen voor langdurige zorg, Nivel, Extra inspanning noodzakelijk voor terugdringen vrijheidsbeperking in langdurige zorg, IGZ, Medicatieveiligheid flink verbeterd in herbeoordeelde instellingen langdurige zorg en zorg thuis, IGZ, Richtinggevend kader vrijheidsbeperking, VWS, 26 maart Pagina 8 van 8