FINANCIEEL DRAAIBOEK 2008 Alles wat je moet weten over de financiële actie.

Transcriptie

1 FINANCIEEL DRAAIBOEK 2008 Alles wat je moet weten over de financiële actie. Dit draaiboek werd via de post samen met de bijlagen verzonden naar je financieel verantwoordelijke 1

2 Inhoud Belangrijke data en permanentie. 1 Deel 1: Hoe zorg ik voor een correcte afrekening? Op welke rekening storten? 2 2. Waar breng ik het opgehaalde geld naartoe? Wat doe ik met de biljetten? Wat doe ik met de munten? Wat doe ik met later binnengekomen munten en biljetten 4 3. Wat doe ik met overschrijvingen en cheques? 5 4. Hoe reken ik de gemeentelijke toelage af? 5 Deel 2: Wat moet ik zeker nog weten? Wie heeft recht op een fiscaal attest? 6 2. Ben ik verzekerd? 6 3. Waarvoor heb ik een toelating nodig? 8 Bijlagen Proces-verbaal voor de gemeentelijke toelage (1ex.) Proces-verbaal voor baar geld (3 ex.) Proces-verbaal voor overschrijvingen en cheques (3 ex.) Borderel voor de munten (3 ex.) Borderel voor de biljetten (3 ex.) Het fiscale strookje (1ex.) zelf kopiëren Terugstuurenvelop voor afrekening Plastic zakken voor munten Liassen (papieren wikkels) voor biljetten Depositokaart Lijst ING-kantoren Brief ING Herinneringsbrief Toelatingen: o NMBS o Colruyt o Carrefour en GB o Delhaize (alle soorten) o Makro o Lidl o Spar o Studioscoop o Sphinx Koninklijk Besluit deur-aan-deur 2

3 (dit blad kan je uitscheuren en omhoog hangen op je prikbord of de koelkast) Belangrijke data 22 oktober Gemeentebestuur contacteren i.v.m. gemeentelijke toelage 3 november Zijn de gegevens over de gemeentelijke toelage binnen? Ligt het PV voor gemeentelijke toelage klaar om opgestuurd te worden naar ? 7 t.e.m. 11 november : Actieweekend! 21 november Uiterste datum aangetekend opsturen nagekomen cheques en overschrijvingen. 10 december Uiterste datum verzenden van PV voor gemeentelijke toelage of kopie van verslag gemeenteraadszitting. 31 december Uiterste datum storten van nagekomen munten en biljetten op ING-rekening Als je later stort zullen alle schenkers die een fiscaal strookje voor 2008 ingevuld hebben pas in 2010 hun fiscaal attest krijgen! Permanentie tijdens actieweekend Je kan de Dienst Fondsenwerving en Marketing in Brussel steeds bereiken tijdens het actieweekend: 8, 9, 10 en 11 november telkens van 9 uur tot 17 uur, na 17u kan je Linda ook bereiken op haar GSM Linda Sonck, 02/ (na 17uur GSM ) Katrien Lievens: 02/ Geef ons tijdens het actieweekend graag een seintje met informatie over: aantal vrijwilligers opvallende feiten, leuke weetjes deelnemers aan activiteiten de eerste financiële resultaten Als het kan tegen zondag voor 14u? Ook al zijn de resultaten nog niet volledig, toch geven ze ons een eerste indruk. Zo kunnen we een persbericht opstellen. De provinciale medewerkers zijn ook steeds bereikbaar tijdens het actieweekend. Ook materialen afhalen kan nog. Maar geef wel een seintje vooraf zodat er zeker iemand aanwezig is. Antwerpen Brussel/Brabant Limburg Oost-Vlaanderen West-Vlaanderen Patriottenstraat 27 Vlasfabriekstraat 11 Pastorijstraat 40 Dok-Noord 5 Hugo Verrieststraat Berchem 1060 Brussel 3530 Houthalen-Helchteren 9000 Gent 8800 Roeselare

4 Deel 1. Hoe zorg ik voor een correcte afrekening? Dit heb je nodig hebt voor een correcte afrekening en vind je in bijlage: - Proces-verbaal voor de gemeentelijke toelage (1ex.) - Proces-verbaal voor baar geld (3 ex.) - Proces-verbaal voor overschrijvingen en cheques (3 ex.) - Borderel voor de munten (3 ex.) - Borderel voor de biljetten (3 ex.) - Het fiscale strookje (1ex.) zelf kopiëren - Plastic zakken voor munten - Liassen (papieren wikkels) voor biljetten - Depositokaart 1. Op welke rekening storten? Let op, stort je geld op de juiste rekening. Zo kunnen wij alles correct in kaart brengen. Jullie eigen comitérekening (ING) is enkel voor giften van schenkers die daarvoor een fiscaal attest krijgen. Dit nummer is voorgedrukt op jullie financieel materiaal en daar ontvangen jullie uittreksels van. Al de andere inkomsten - van verkoop straatactie, etentje, quiz, fuif etc. - stort je door op rekening (ING). Dit nummer is voorgedrukt op de borderellen van ING. Vergeet vooral de naam van je comité niet bij mededeling in te vullen. Voor de gemeentelijke toelagen is er een apart rekeningnummer: Dit nummer staat voorgedrukt op het proces-verbaal voor gemeentelijke toelagen. Alle losse giften die nationaal ontvangt komen via het bekende rekeningnummer Daar mag je als comité niet op storten. 2. Waar breng ik het opgehaalde geld naartoe? We werken ook dit jaar samen met ING om tijdens en na het actieweekend 2008 het opgehaalde geld veilig over te maken. Lees weliswaar aandachtig hoe je biljetten en munten kan binnenbrengen. Dit is vanaf dit jaar veranderd! Niet alle kantoren hebben nog dezelfde dienstverlening. Zo heeft niet elk kantoor nog een loket. Kijk op de lijst in bijlage welke functies de kantoren in jouw buurt nog hebben. Dit kan je ook raadplegen op Maak zo veel mogelijk gebruik van het kantorennet van ING. Breng nog tijdens het actieweekend het geld dat je ophaalde in veiligheid! De plaatselijke kantoren zijn op de hoogte van julllie komst en krijgen van ING een nota met richtlijnen. Er zit een kopie van deze nota in bijlage. Neem dit mee als je langsgaat voor de afrekening, zo vermijd je problemen. 4

5 2.1. Wat doe ik met de opgehaalde biljetten? A. Je maakt gebruik van de DEPOSITO-kaart (nieuw!) ING bouwt het aantal nachtkluizen af in haar kantorennetwerk en installeert in plaats daarvan Cash In/Cash Out-toestellen. In deze toestellen kan je enkel biljetten deponeren en geen geld afhalen. In de envelop in bijlage vind je je deposito-kaart met je code. Deze bankkaart is geregistreerd op naam van jouw comité. Hou deze dus zorgvuldig bij voor volgende jaren. Ben je volgend jaar geen financieel verantwoordelijke meer? Geef dan de kaart door aan je opvolger of stuur ze terug naar nationaal. Dit is een zeer veilige en eenvoudige methode. We raden je dan ook sterk aan om van dit aanbod gebruik te maken. Nog niet elk kantoor heeft een cash-in/cash-out toestel. Je kan surfen naar (klik door naar onze kantoren ) om te kijken of er een kantoor in jouw buurt is met dit toestel. Of je kan kijken op de lijst met kantoren in bijlage of jouw kantoor dit systeem gebruikt. Sommige kantoren hebben zowel een nachtkluis als dit systeem, geef dan zeker de voorkeur aan het nieuwe systeem. Deze toestellen kan je tot 23u gebruiken, ook tijdens het weekend. En ook je kaart is je toegangskaart net zoals bij Self Banking. Hoe werkt het? 1. Je bedient het toestel via een touchscreen, druk met je vingers op de toetsen op het scherm. 2. Elk comité krijgt één depositokaart en een code. De code is niet persoonlijk, iedereen van het comité kan de kaart gebruiken. 3. Steek de depositokaart in het toestel en toets je code in. 4. De rekening waarop je kan storten verschijnt. Volg de instructies op het scherm. 5. Het toestel aanvaardt een stapeltje van maximaal 400 ongesorteerde eurobiljetten. Als je meer biljetten hebt, doe het dan in twee keer. 6. Het toestel telt en controleert elk biljet en vermeldt op het scherm het aantal biljetten per soort en het totale bedrag van de storting. 7. Opgelet, vergeet de mededeling niet in te tikken: storting (naam comité). 8. Als je het vermelde bedrag aanvaardt, wordt de verrichting geregistreerd en ontvang je een bewijsstuk. Het bedrag komt op de juiste rekening. 9. Zolang je het vermelde bedrag niet aanvaardt, kun je op elk ogenblik de verrichting onderbreken door op STOP te drukken. Dan krijgt je alle ingevoerde biljetten terug. 10. Op het bewijsstuk staan alle gegevens van de verrichting. 11. Indien je zelf een bewijs wil, maak dan een kopie. Vul het bedrag van de storting in op het proces-verbaal voor baar geld. Dit stuur je samen met het bewijs op naar: t.a.v. Katrien Lievens Vlasfabriekstraat Brussel 5

6 B. Je maakt geen gebruik van de DEPOSITO-kaart In dat geval kan je de biljetten tijdens de kantooruren afrekenen in een ING-kantoor met loket (zie lijst in bijlage). De biljetten moet je vooraf tellen en sorteren. Daarvoor kan je de liassen (papieren wikkels) gebruiken in bijlage. Als je er tekort hebt, kan je die ook afhalen in je kantoor. Je vult het borderel in voor het afleveren van biljetten. Vul de naam van je comité duidelijk in laat het borderel tekenen in het ING-kantoor. Het borderel bevat slechts twee doorslagjes. Eén is voor de bank. Het andere stuur je naar Vul het bedrag van de storting in op het proces-verbaal voor baar geld en stuur dit samen met het borderel naar: t.a.v. Katrien Lievens Vlasfabriekstraat Brussel Tip: Maak een kopie van het borderel voor jezelf als bewijs van je storting. Het is niet de eerste keer dat er iets verloren gaat in de post Wat doe ik met de opgehaalde munten? (gewijzigd!) De munten kan je afgeven in een ING-kantoor met loket (zie lijst bijlage), maar ze worden niet meteen op de rekening gezet. De munten kunnen immers niet in het kantoor zelf geteld worden. Neem vooraf contact op met het ING-kantoor waar je het geld zal binnen brengen. Je hoeft de muntstukken niet te sorteren, dat gebeurt machinaal. Je mag ze enkel afgeven in de daartoe bestemde zakken. Je vindt er enkele in bijlage. Heb je er tekort, dan kan je die afhalen in je plaatselijk kantoor. Je vult het borderel in voor het afleveren van munten. Vul de naam van je comité duidelijk in laat het borderel tekenen in het ING-kantoor.!! Opgelet: gebruik alleen de nieuwe borderellen, die van vorig jaar zijn niet meer bruikbaar. Onder remittent staat voorgedrukt comité van:. Vul hier de naam van je comité in. Bij de mededeling kunnen jullie dit best nog eens herhalen. Alleen zo kunnen we de storting van munten bij het juiste comité boeken. Eén exemplaar is voor de bank, één voor het comité en één exemplaar stuur je naar Eens de munten geteld zijn, wordt het bedrag automatisch overgemaakt op het rekeningnummer Vul het bedrag van de munten, volgens de telling van het comité, in op het proces-verbaal voor baar geld. Vermeld ook duidelijk de naam van het kantoor of de gemeente van het kantoor waar je het geld hebt binnengebracht. Stuur het borderel en het proces-verbaal munten naar: t.a.v. Katrien Lievens Vlasfabriekstraat Brussel 2.3. Wat doe ik met later binnengekomen biljetten en muntstukken? Dit kan ook in de ING-kantoren volgens dezelfde procedure. We hopen dat alles duidelijk is en dat de afrekening snel en correct kan verlopen. Heb je nog vragen of is er een probleem? Contacteer zo snel mogelijk Katrien Lievens via of op het nummer

7 3 Wat doe ik met overschrijvingen en cheques? Vul het aantal overschrijvingen, cheques en het totaalbedrag in op het proces-verbaal afrekening van overschrijvingen. Bewaar voor alle zekerheid van alle stukken - overschrijvingen en cheques - een kopie of een scan. Stuur ons zo snel mogelijk uiterlijk op 21 november - een aangetekende envelop, met daarin: de overschrijvingen en cheques het proces-verbaal afrekening van overschrijvingen naar: t.a.v. Katrien Lievens, Vlasfabriekstraat 11, 1060 Brussel Opdat de overschrijvingen niet verloren zouden gaan met de Post vermeld je op de envelop duidelijk: naam van de afzender naam van het comité naam en adres van de financieel verantwoordelijke. Wij sorteren de overschrijvingen en bezorgen ze aan de verschillende bankinstellingen.!! Opgelet: Overschrijvingen die ons bezorgd worden na 19 december, krijgen pas in 2010 hun fiscaal attest, in plaats van in Probeer dat te vermijden, de schenkers rekenen daar op. 4 Hoe reken ik de gemeentelijke toelage af? Bezorg het proces-verbaal voor de gemeentelijke toelage al rond 22 oktober aan de schepen voor ontwikkelingssamenwerking of de gemeentesecretaris. Laat het document zo snel mogelijk invullen, tekenen en afstempelen. Als dat te lang duurt, vraag dan een kopie van de notulen van de gemeenteraadszitting waar de gemeentelijke toelage voor werd beslist. Stuur zo snel mogelijk één van beide documenten naar: , t.a.v. Katrien Lievens Vlasfabriekstraat 11, 1060 Brussel!! Opgelet: we hebben een aparte rekening om de gemeentelijke toelagen op te storten: Laat de gemeentelijke toelage dus uitsluitend op dat nummer storten. 7

8 Deel 2 Wat moet ik zeker nog weten? 1. Wie heeft recht op een fiscaal attest? Schenkers die een bedrag van minimaal 30 geven, als één gift of gespreid in verschillende bedragen over het ganse jaar, hebben recht op een fiscaal attest. Tegenover die gift mag geen enkele tegenprestatie van gelijk welke aard staan. Dus: niet in ruil voor kaarten, potloden, boeken, kalenders, maaltijden, reclame, schilderijen of tekeningen voorbeeld: Iemand loopt een marathon ten voordele van en laat zich dus sponsoren. Noch diegene die loopt, noch diegenen die sponsoren hebben recht op een fiscaal attest. De eerste niet omdat hij/zij niet zelf aan geeft. De tweede ook niet omdat zij een tegenprestatie verwachten voor het geschonken geld. Schenkers die zelf een bedrag overschrijven krijgen automatisch een fiscaal attest. Schenkers die een ingevuld overschrijvingsformulier meegeven, krijgen ook automatisch een attest. Alle nodige gegevens staan immers op het overschrijvingsformulier. Schenkers die baar geld geven, laat je het fiscaal strookje (zie bijlage) invullen indien ze dit wensen. Dat strookje bezorg je aan nationaal samen met je andere afrekeningsdocumenten. Zo ontvangen ook deze schenkers een fiscaal attest. Heb je vragen hieromtrent? Bel naar Linda Sonck op 02/ Ben ik verzekerd? Ja, als vrijwilliger ben je verzekerd bij Ethias voor: lichamelijke ongevallen voor de periode van 15 oktober tot en met 30 november burgerlijke aansprakelijkheid, heel het jaar door. Plant je comité een activiteit buiten deze periode, verwittig dan je provinciaal secretariaat deelt deze uitzonderingen dan mee aan de verzekeringsmaatschappij, zodat ook deze initiatieven door de polis gedekt blijven. Ethias houdt er rekening mee dat ingevolge plaatselijke omstandigheden sommige activiteiten enkele dagen voor of na de bedoelde periode kunnen plaatsvinden. Je hoeft dus niet als comité of gemeente zelf een polis af te sluiten, tenzij je activiteiten organiseert die niet door deze polis gedekt zijn. Lees zorgvuldig welke risico's deze polis dekt en ook welke risico's deze polis niet dekt, en dus eventueel bijkomend moeten verzekerd worden. Bij twijfel kan je ons steeds contacteren. De kosten van de verzekeringspolis worden per comité in rekening gebracht. Het bedrag wordt berekend op basis van het aantal inwoners per gemeente en komt op de factuur van het actiemateriaal. Neem bij een schadegeval onmiddellijk contact op met , Jo de Smet (02/ ) en niet met Ethias zelf. Waarvoor ben ik wel verzekerd? a. voor lichamelijke ongevallen Financiële schadevergoeding voor lichamelijke ongevallen van vrijwilligers opgelopen tijdens deelname aan of op weg van en naar de actie, zijn verzekerd. De polis onderscheidt hier twee categorieën: 1. een polis tegen lichamelijke ongevallen voor vrijwilligers jonger dan 16 jaar (te vergelijken met een klassieke sportverzekering). 2. een polis voor vrijwilligers van 16 jaar en ouder (te vergelijken met een verzekering voor arbeidsongevallen) 8

9 De tussenkomst betreft dus enkel de vrijwilligers die de activiteit organiseren en niet de deelnemers aan de activiteit. Organiseert je comité bijvoorbeeld een sponsorloop, dan zijn de deelnemers NIET verzekerd. Een bijkomende verzekering moet dan door het organiserende comité afgesloten worden. De tussenkomst van de verzekering gebeurt pas na de tussenkomst van de ziekte- en invaliditeitsverzekering en slaat dus op het gedeelte dat overblijft na de tussenkomst van het ziekenfonds. b. voor algemene burgerlijke aansprakelijkheid Wanneer een vrijwilliger tijdens zijn deelname aan de actie en door zijn fout schade berokkent aan een andere persoon moet hij de toegebrachte schade vergoeden. In dat geval waarborgt Ethias deze schadeloosstelling. Met schade wordt hier zowel de lichamelijke als de materiële schade bedoeld. Risico's die niet gedekt worden door deze polis: o schade met opzet. o schade voortvloeiend uit deelname aan wedstrijden. o schade veroorzaakt door het gebruik van een auto of een motor. o schade veroorzaakt aan funderingen, wegdek en boorden van verkeerswegen en stoepen. o schade veroorzaakt door brand of ontploffingen (moeten gedekt worden door een brandverzekering). o schade veroorzaakt door het organiseren van popconcerten, autorally's, wielerwedstrijden,. De gerechtelijke bijstand Indien een vrijwilliger in het kader van zijn medewerking aan de actie het slachtoffer wordt van een ongeval door een derde veroorzaakt, zal Ethias financieel tussenkomen voor de betaling van de honoraria en kosten die voortvloeien uit onderzoek en procesvoering om van deze "derde" schadevergoeding te bekomen voor: lichamelijke schade en materiële schade. de schade die de wettige erfgenaam ondergaat ingevolge het overlijden van de vrijwilliger. Beperkingen van deze polis: Ethias is niet verplicht een gerechtelijke vordering in te spannen: wanneer de schade niet meer dan 25 bedraagt. wanneer de vordering (of vordering in beroep) geen ernstige kans op slagen vertoont. op het vlak van gerechtelijke bijstand worden de vrijwilligers onderling NIET als derden beschouwd. Waarvoor ben ik niet verzekerd? voor materiële schade die vrijwilligers oplopen door hun deelname aan de actie. Een vrijwilliger kan dus geen beroep doen op een verzekering voor de vergoeding van zijn gescheurd hemd, haar gestolen fototoestel, zijn in de prak gereden wagen, haar kapotte fiets... zie ook niet-gedekte risico s burgerlijke aansprakelijkheid hierboven. op vlak van gerechtelijke bijstand tussen vrijwilligers onderling. als deelnemer van een activiteit ben je ook niet verzekerd. schade met opzet. Niet-gedekte risico's Als plaatselijk verantwoordelijke van een comité doe je er goed aan vooraf na te gaan of er in het kader van de actie initiatieven worden genomen die niet door de verzekeringspolissen worden gedekt. Wij raden dan ook aan om voor deze initiatieven vooraf een aparte verzekering af te sluiten. In geval van twijfel, contacteer Jo de Smet (tel. 02/ ) of jo.desmet@11.be dan zoekt zij het even voor je uit. 9

10 Wat moet ik doen bij een ongeval of schade? Neem zo snel mogelijk contact op met , Jo de Smet. Tel 02/ Zij stuurt vervolgens een aangifteformulier op dat zo volledig en correct mogelijk moet ingevuld worden. Bij een lichamelijk ongeval zal ook een medisch attest van de behandelende geneesheer gevraagd worden. Stuur beide documenten zo snel mogelijk terug naar Jo de Smet zodat zij de aangifte van het schadegeval bij Ethias kan indienen. Het slachtoffer (of vertegenwoordiger) legt alle ontvangen getuigschriften voor aan het ziekenfonds om de financiële tussenkomst van het ziekenfonds te bekomen. Tezelfdertijd vraagt hij/zij aan het ziekenfonds ook een getuigschrift dat het verschil bewijst tussen de voor de behandelingen betaalde bedragen en de terugbetalingen vanwege het ziekenfonds. Dit verschil, dat voorlopig ten laste blijft van het slachtoffer, wordt door de verzekeringsmaatschappij terugbetaald.!! Opmerking: Ethias vraagt originele facturen en documenten voor de behandeling van een schadegeval, dus geen kopies! Hoeveel betaalt mijn comité? Vermits de campagnekosten elk jaar zwaarder wegen, spreiden wij de kosten van de verzekeringspolis over alle comités. Deze uitgave kan wellicht uit de gemeentelijke werkingstoelagen voor betaald worden. In het onderstaande lijstje vind je onmiddellijk terug welke uitgave dit voor jouw comité zal zijn. AANTAL INWONERS BIJDRAGE AANTAL INWONERS BIJDRAGE AANTAL INWONERS BIJDRAGE < > Waarvoor heb ik een toelating nodig? Verkoop aan warenhuizen, bioscopen, NMBS In bijlage vind je de schriftelijke toestemming van alle supermarkten, bioscopen en NMBS, die toestemming gaven om in (een aantal van) hun vestigingen wenskaarten e.a. te verkopen. Contacteer steeds de plaatselijke filiaalhouders of stationchef om goede afspraken te maken. Zit er een toelating van een bepaald warenhuis niet bij? Dan hebben we die niet gekregen. Tombola Ook voor een tombola heb je een vergunning nodig. Die vraag je tijdig aan bij het college van burgemeester en schepenen van je gemeente. Vraag een vergunning aan bij de gouverneur van je provincie als je een tombola houdt in meer dan één gemeente. Deur-aan-deur-actie Het Koninklijk Besluit dat ons toelaat de jaarlijkse deur-aan-deur-actie uit te voeren vind je eveneens in bijlage. 10