Provincieraadsbesluit

Transcriptie

1 Griffie Provincieraadsbesluit betreft verslaggever PROVINCIAAL ARCHIEF Bruikleenreglement betreffende archiefdocumenten bewaard in het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen de heer Jean-Pierre Van Der Meiren De Provincieraad, Gelet op de artikelen 36,1e lid, 85 en 120 van de Provinciewet; Gelet op het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Koninklijk Besluit van 12 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; Gelet op de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten; Gelet op de archiefwet van 24 juni 1955; Gelet op het Koninklijk Besluit van 12 december 1957 betreffende de uitvoering van de archiefwet; Gelet op het Besluit van de Provincieraad van 14 juni 2006 houdende het retributiereglement voor kopieën van bestuursdocumenten; Overwegende dat het bestaande inzagereglement van 12 december 2001 grotendeels impliciet werd opgeheven door het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Overwegende dat de overige bepalingen m.b.t. inzage terug te vinden zijn in de Provinciewet; Overwegende dat het retributiereglement betreffende kopieën van bestuursdocumenten niet van toepassing is op documenten bewaard in het Provinciaal Archief; Overwegende dat het Provinciaal Archief sinds 2003 beschikt over een leeszaal;

2 p. 2/5 Overwegende dat de externe dienstverlening van het Provinciaal Archief dient geregeld te worden; Op voorstel van de Deputatie; besluit : Enig artikel De bruikleen van archiefdocumenten bewaard in het Provinciaal Archief wordt vastgelegd in het "Bruikleenreglement betreffende archiefdocumenten bewaard in het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen". Bruikleenreglement betreffende archiefdocumenten bewaard in het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen Artikel 1 Dit reglement bepaalt onder welke voorwaarden archiefdocumenten uit het Provinciaal Archief in bruikleen kunnen worden gegeven. De Provinciegriffier beoordeelt de aanvragen, na advies van de provinciale archivaris. Dit reglement doet geen afbreuk aan overeenkomsten met betrekking tot private archieven neergelegd in het Provinciaal Archief en de bepalingen die met betrekking tot de bruikleen daarin zijn opgenomen. Artikel 2 1. Bruikleen wordt enkel toegestaan in het kader van tentoonstellingen, uitsluitend georganiseerd door een rechtspersoon, hierna te noemen "de organisator". Deze is als enige verantwoordelijk ten opzichte van de provincie. Hij draagt het risico van de bruikleen. 2. De tentoonstelling moet bovendien beantwoorden aan volgende minimumvereisten: a) tentoonstelling van de in bruikleen gegeven archiefdocumenten uitsluitend in gesloten tentoonstellingskasten; b) permanente bewaking tijdens de openingsuren en veiligheidsalarm na sluiting; c) verzekering van de tentoonstelling "alle risico's van nagel tot nagel". 3. De bruikleen kan geweigerd worden op grond van de materiële toestand of de kwetsbaarheid van de aangevraagde archiefdocumenten.

3 p. 3/5 Artikel 3 1. Archiefdocumenten kunnen slechts het voorwerp uitmaken van bruikleen op voorwaarde dat ze vatbaar zijn voor raadpleging en reproductie overeenkomstig het reglement betreffende de leeszaalwerking en de openbaarheid van archiefdocumenten van het Provinciaal Archief Oost- Vlaanderen. 2. In het kader van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten dekt de toelating tot bruikleen uitsluitend de mededeling aan het publiek in het kader van de in de aanvraag vermelde tentoonstelling voor die archiefdocumenten waarvan het provinciebestuur de auteursrechthebbende is. De organisator is in alle andere gevallen uitsluitend verantwoordelijk voor het bekomen van de noodzakelijke toestemmingen, daaronder begrepen de toestemming van de geportretteerde. Hij vrijwaart het provinciebestuur tegen mogelijke aanspraken wegens inbreuken op het auteursrecht. Betreft het archiefdocumenten waarvan de provincie de auteursrechthebbende is, en wenst de organisator deze te reproduceren dan moet hij daarvoor de toestemming bekomen van de Deputatie, onverminderd de toestemming van de geportretteerde. De modaliteiten evenals de vergoeding worden contractueel vastgelegd. Artikel 4 De organisator vraagt ten minste twee maanden voor de opening van de tentoonstelling de bruikleen aan op het daartoe bestemde formulier. De aanvraag moet worden gericht aan de Provinciegriffier, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent. De aanvraag bevat volgende gegevens: 1 identiteit van de organisator en vermelding van de contactgegevens van de natuurlijke persoon, die als contactpersoon zal optreden. Deze contactpersoon is ook diegene die in opdracht van de organisator instaat voor de afhaling en het terugbrengen van de in bruikleen gegeven archiefdocumenten; 2 kopie van de statuten van de rechtspersoon; 3 kopie van de verzekeringspolis, overeenkomstig artikel 2 2 c); 4 het onderwerp van de tentoonstelling; 5 beschrijving van het tentoonstellingsconcept, waaruit blijkt dat kan voldaan worden aan het bepaalde in artikel 2 2 a) en b) van dit reglement; 6 de plaats en de duur - de begin- en einddatum - van de tentoonstelling; 7 een gedetailleerde omschrijving van de archiefdocumenten die men in bruikleen wenst te ontvangen.

4 p. 4/5 Artikel 5 1. De provinciale archivaris brengt de organisator zo vlug mogelijk op de hoogte van de beslissing van de provinciegriffier. De organisator ontvangt een exemplaar van dit reglement en tekent voor kennisneming. De bruikleen wordt toegestaan voor de in de aanvraag vermelde termijn. De verlenging van de bruikleentermijn kan enkel in uitzonderlijke gevallen en na schriftelijke en gemotiveerde aanvraag worden toegestaan. Deze aanvraag moet uiterlijk tien dagen voor het verstrijken van de initiële termijn aan de Provinciegriffier worden gericht. 2. De praktische afspraken met betrekking tot de afhaling en het terugbrengen van de in bruikleen gegeven archiefdocumenten worden met de provinciale archivaris gemaakt. Bij de afhaling en bij het terugbrengen wordt een ontvangstdocument ondertekend, respectievelijk door de contactpersoon van de organisator en door de provinciale archivaris. Deze documenten bevatten telkens een inventaris van de archiefdocumenten. Bij afhaling controleert de contactpersoon of de inventaris overeenstemt met de archiefdocumenten van de aanvraag en controleert hij tevens de goede staat van de archiefdocumenten. Ondertekening van de inventaris houdt instemming in zowel met de volledigheid als de goede staat van de archiefdocumenten. De ondertekening door de provinciale archivaris bij het terugbrengen dekt uitsluitend de materiële ontvangst overeenkomstig de inventaris en laat de mogelijke aanspraken van de provincie op schadevergoeding lastens de organisator onverkort bestaan. Artikel 6 De organisator verbindt er zich toe: 1. de retributie te betalen overeenkomstig het retributiereglement betreffende de door het Provinciaal Archief Oost - Vlaanderen verstrekte diensten aan het publiek; 2. de archiefdocumenten in de oorspronkelijke verpakking en in gesloten kisten te vervoeren, met vermelding "bruikleen van het Provinciaal Archief Oost Vlaanderen, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent"; In geen geval mogen de archiefdocumenten naar een andere plaats of een andere tentoonstelling worden overgebracht; 3. de archiefdocumenten omzichtig te behandelen en ze tegen vochtigheid, overdadig zonlicht en te sterk kunstmatig licht te beschermen; 4. op de archiefdocumenten geen enkele aanduiding aan te brengen; 5. de archiefdocumenten niet vast te spijkeren, te plakken of te spelden; 6. op de tentoonstellingskasten de vermelding aan te brengen "bruikleen van het Provinciaal Archief Oost Vlaanderen"; 7. na de tentoonstelling de archiefdocumenten terug te plaatsen in hun oorspronkelijke verpakking; 8. de archiefdocumenten op de overeengekomen dag en het overeengekomen tijdstip terug te bezorgen;

5 p. 5/5 9. de provinciale archivaris onmiddellijk te verwittigen in geval van verlies of beschadiging van de in bruikleen gegeven archiefdocumenten. Artikel 7 Onverminderd de toepassing van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten, vermeldt de tentoonstellingscatalogus de bruikleen van het Provinciaal Archief Oost Vlaanderen. De organisator stelt twee exemplaren van de catalogus gratis ter beschikking van het provinciebestuur, samen met één affiche van en één uitnodiging voor de tentoonstelling. Artikel 8 Overtreding van dit reglement kan aanleiding geven tot onmiddellijke terugname van alle of een deel van de in bruikleen gegeven archiefdocumenten, onverminderd schadevergoeding. De organisator kan eveneens van iedere verdere bruikleen worden uitgesloten, hetzij tijdelijk, hetzij definitief. De provinciegriffier neemt daartoe de beslissing, na advies van de provinciale archivaris. De provinciegriffier beslist eveneens over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement. Artikel 9 Dit reglement treedt in werking op de dag van publicatie in het Bestuursmemoriaal. Gent, 13 september 2006 Namens de Provincieraad : de Provinciegriffier (get.) Albert De Smet de Voorzitter (get.) Piet Van Eeckhaut