Gemeentearchief Merelbeke. Leeszaalreglement

Transcriptie

1 Gemeentearchief Merelbeke Leeszaalreglement

2 2

3 OPZOEKINGEN DOEN IN HET GEMEENTEARCHIEF Dit reglement is goedgekeurd op 12 januari 2012 en aangepast door de algemeen directeur wn. op 1 april Overzicht van de wet- en regelgeving die van belang is voor de bezoeker: Als openbaar bestuur volgt het gemeentebestuur de vigerende archiefwetten en de wetgeving betreffende de openbaarheid van bestuur zoals vastgelegd in de Grondwet, de Wet betreffende de openbaarheid van bestuur en het Bestuursdecreet. Het recht op openbaarheid van bestuur impliceert ook de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Algemene verordening voor gegevensbescherming) en het in acht nemen van de auteurswet. OPENBAARHEID VAN BESTUUR Grondwet, artikel 32: Ieder heeft het recht elk bestuursdocument te raadplegen en er een afschrift van te verkrijgen, behoudens in de gevallen en onder de voorwaarden bepaald door de wet, het decreet of de regel bedoeld in artikel 134. Wet betreffende de openbaarheid van bestuur, 11 april 1994: Artikel 4. Het recht op het raadplegen van een bestuursdocument van een federale administratieve overheid en op het ontvangen van een afschrift van het document bestaat erin dat eenieder, volgens de 3

4 voorwaarden bepaald in deze wet, elk bestuursdocument ter plaatse kan inzien, er uitleg over kan krijgen en mededeling in afschrift ervan kan ontvangen. Bestuursdecreet, 7 december 2018: In het Bestuursdecreet is één globale regeling uitgewerkt voor de passieve en de actieve openbaarheid van bestuur voor alle bestuursinstanties die binnen de bevoegdheid vallen van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest, met dezelfde procedureregels voor alle bestuursniveaus: Artikel II.31. Een lokale overheid is verplicht aan iedereen die er om verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen of er een afschrift van te overhandigen, of er uitleg over te verschaffen. Artikel II.37. Als de aanvraag tot openbaarmaking betrekking heeft op bestuursdocumenten die tussen de jaar geleden opgemaakt of ontvangen zijn, kunnen de uitzonderingen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vertrouwelijkheid van informatie van derden, van internationale betrekkingen, van commerciële informatie en decretale geheimhoudingsplicht ingeroepen worden om de openbaarmaking te weigeren. Bestuursdocumenten opgemaakt of ontvangen tussen jaar geleden: alleen de uitzondering ter bescherming van persoonlijke levenssfeer geldt, met de beperking dat deze uitzondering geldt tot maximaal 20 jaar na het overlijden van de betrokkene. Als de aanvraag tot openbaarmaking betrekking heeft op bestuursdocumenten die meer dan 120 jaar geleden opgemaakt of ontvangen zijn, geldt geen enkele uitzonderingsgrond nog. 4

5 Artikel II.38. Als universiteiten, hogescholen of erkende onderzoeksinstellingen een aanvraag tot openbaarmaking indienen voor wetenschappelijke doeleinden, kan de lokale overheid beslissen om bepaalde uitzonderingsgronden niet in te roepen en de openbaarmaking dan ook niet te weigeren. Artikel II Voor documenten die ouder zijn dan dertig jaar en die informatie van persoonlijke aard bevatten, geldt niet langer de voorwaarde dat belang moet aangetoond worden. PRIVACY Algemene verordening voor gegevensbescherming, (25 mei 2018): Deze verordening is een Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particulieren (ook bedrijven) en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert. De AVG is van toepassing op de persoonsgegevens die zich in het archief bevinden. Die gegevens werden in het verleden door het gemeentebestuur voor bepaalde doeleinden opgevraagd en bewaard. De verdere verwerking van deze gegevens kan enkel indien dat verenigbaar is met die oorspronkelijke doeleinden. De archivering in het algemeen belang wordt beschouwd als verenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden, overeenkomstig overweging 50 en artikel 5, eerste lid, b) AVG. Vanuit het gemeentebestuur willen wij erop wijzen dat het verdere gebruik van persoonsgegevens die zich in het archief bevinden aan bepaalde voorwaarden onderworpen is. Zo mogen deze gegevens niet verder verwerkt worden zonder dat daar een geldige 5

6 rechtsgrond bijvoorbeeld de toestemming van de betrokkene - voor ingeroepen wordt. Bij verdere verwerking van de persoonsgegevens (bijvoorbeeld in het kader van wetenschappelijk of historisch onderzoek) moet je zelf instaan voor het naleven van de wettelijke bepalingen rond gegevensbescherming. De enige uitzondering hierop is de situatie wanneer de gegevens aanwend worden voor een zuiver persoonlijke of huishoudelijke activiteit. Dan is de AVG niet van toepassing (overeenkomstig artikel 2, tweede lid, c) AVG). AUTEURSRECHT Wet van 19 april 2014 betreffende intellectuele eigendom, Wetboek voor Economisch recht, Boek XI, onder Titel V, art. XI 164 e.v. : Artikel XI van het auteursrecht geeft aan dat de auteur van een werk van letterkunde of kunst op dat werk een onvervreemdbaar moreel recht heeft. Art. XI geeft aan dat na het overlijden van de auteur het auteursrecht gedurende zeventig jaar blijft bestaan ten voordele van de persoon die hij daartoe heeft aangewezen of, indien dat niet is gebeurd, ten voordele van zijn erfgenamen. De bouwtekeningen van professionele architecten zijn meestal origineel en dus auteursrechtelijk beschermd. Daarom dienen niet-eigenaars bij hun vraag naar een reproductie vooraf de toestemming van de architect te verkrijgen, indien het een plan betreft dat jonger is dan 70 jaar. Eigenaars wordt gevraagd een bewijs van eigendom leveren. 6

7 GENEALOGISCH ONDERZOEK Voor het raadplegen van de registers van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters bestaat specifieke wetgeving. Op 31 maart 2019 trad de nieuwe regelgeving over de modernisering van de burgerlijke stand in werking (wet van 21 december 2018). De oprichting van een centrale databank van de akten van de burgerlijke stand, is één van de pijlers van de modernisering. In het kader van de hervorming werd meteen ook het Burgerlijk Wetboek (Titel II: Akten van de burgerlijke stand) herschreven en hernummerd. REGISTERS BURGERLIJKE STAND De wet van 21 december 2018 houdende diverse bepalingen betreffende justitie (B.S. 31 december 2018) heeft de termijn van openbaarheid van de akten van de burgerlijke stand gewijzigd. Burgerlijk Wetboek, artikel 29: 1. Eenieder heeft recht op een uittreksel of afschrift van akten van meer dan honderd jaar oud. De persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn echtgenoot of echtgenote, zijn wettelijk samenwonende, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat hebben recht op een uittreksel of afschrift van akten van minder dan honderd jaar oud. Artikel 29 voorziet nu in termijnen van openbaarheid van 50 jaar (akten van overlijden), 75 jaar (akten van huwelijk) en 100 jaar (andere akten). 7

8 Burgerlijk Wetboek, artikel 79: De Koning bepaalt, na het advies te hebben ingewonnen van de gegevensbeschermingsautoriteit, op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. BEVOLKINGSREGISTERS Bevolkingsregisters zijn unieke documenten. Je vindt ze alleen in het gemeentearchief. In Merelbeke is digitale raadpleging mogelijk. KB van 5 januari 2014 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister: Artikel 5bis De registers die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, kunnen vrij geraadpleegd worden als het gaat om genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. Het verzoek tot het bekomen van personenlijsten uit de registers die minder dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, dit met het oog op genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, dient te worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen aan de hand van een gemotiveerd verzoekschrift. Men kan ook rechtstreeks toestemming vragen aan de betrokken persoon of personen. Als de aanvrager het adres niet kent van de persoon van wie hij toestemming moet krijgen, dan bezorgt hij bij zijn gegevensopvraging een brief gericht aan de betrokkene. De gemeente zendt de brief naar de bestemmeling. De gemeente mag het adres niet meedelen aan de opvrager. 8

9 OPENBAARHEID EN RAADPLEEGBAARHEID VAN ONZE BESTUURSDOCUMENTEN Artikel een: Bescheiden van het gemeentebestuur en haar diensten die bij het gemeentearchief in bewaring worden gegeven, zijn openbaar of kunnen worden ingezien door daartoe gerechtigde personen, voor zover de informatie wettelijk of volgens het Reglement van inwendig bestuur inzake openbaarheid van bestuur (GR van 21 februari 2006 en gewijzigd op 28 april 2009) valt onder de passieve of actieve openbaarheid van bestuur. Artikel twee: Voor het raadplegen van bestuursdocumenten ouder dan 120 jaar, dient in het kader van openbaarheid van bestuur geen aanvraag ingediend te worden. De afgifte van uittreksels en getuigschriften uit bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, is volledig vrij. Voor gegevens uit bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden zijn afgesloten, gelden strengere regels. Artikel drie: Voor bescheiden jonger dan de gestelde termijn van 120 jaar wordt wel een aanvraag ingediend. De aanvraag gebeurt schriftelijk en is gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Hundelgemsesteenweg 353, 9820 Merelbeke. Een aanvraag dient tijdig te gebeuren, daar er niet onmiddellijk een beslissing valt (zie bijlage 1). Artikel vier: De algemeen directeur beslist of en in welke mate raadpleegbaarheid ook het nemen van fotokopieën of het bezorgen van afschriften impliceert. 9

10 Artikel vijf: Particuliere bescheiden worden ter inzage gegeven volgens de beschikkingen van de overeenkomst van de bewaargeving of van de schenking. Ontbreekt een overeenkomst, dan wordt het archiefbestand openbaar wanneer de bescheiden 30 jaar oud zijn. Zowel met als zonder overeenkomst zijn de bovenvermelde artikels twee en drie van kracht. De termijn wordt bepaald aan de hand van de datum van het jongste stuk in de dossiers. Artikel zes: De archivaris kan beslissen dat bescheiden niet geraadpleegd worden omwille van het risico van beschadiging bij slechte materiële toestand of bij gebrek aan inzicht in de inhoud van een archief (in het bijzonder wanneer de persoonlijke levenssfeer van derden in het gedrang kan komen). Artikel zeven: De archivaris kan de onmogelijkheid tot het maken van fotokopieën inroepen omwille van het risico van beschadiging of bij slechte materiële toestand. Fotokopieën nemen is uit het oogpunt van de bewaring slechts beperkt mogelijk. De kopieën worden genomen door de archiefmedewerkers, hetzij onmiddellijk indien de dienstverlening het toestaat, hetzij op afspraak. De bezoeker van de leeszaal consulteert de beschikbare vervangingskopieën op digitale dragers. Alleen de archivaris kan uitzonderingen hierop toestaan. Artikel acht: De bezoeker van de leeszaal verbindt zich ertoe de auteurswet na te leven en de auteursrechten van anderen te eerbiedigen. De auteurswet bepaalt dat de auteur van een origineel kunstwerk of letterkundig werk en na zijn overlijden de nabestaanden, nog tot 70 jaar over de auteursrechten 10

11 beschikken. Ook een architect valt onder deze regeling. Daarom wordt gevraagd om bij elke aangevraagde kopie van een bouwplan een Verklaring op eer voor gebruikt bouwplan in te vullen (zie bijlage 2). Artikel negen: Het college van burgemeester en schepenen verzoekt de lezer, die inzage krijgt in informatie en hierbij ontdekt dat bepaalde gegevens niet in de openbaarheid horen te vallen, de archivaris te verwittigen en verwijst in het bijzonder naar artikel twee. REGISTRATIE EN OPZOEKMOGELIJKHEDEN IN DE LEESZAAL Artikel tien: De leeszaal is vrij toegankelijk voor het publiek. Elke lezer meldt zich aan in de leeszaal, tijdens de openingsuren die vooraf bepaald zijn door het college van burgemeester en schepenen. Bij het eerste archiefbezoek of elk kalenderjaar legitimeert hij/zij zich met een officieel document. Zijn/haar naam en adres alsook het doel van het onderzoek worden ingeschreven in een geautomatiseerd bezoekersbestand. Deze gegevens worden om statistische doeleinden bijgehouden. De lezer heeft het recht over zijn gegevens te beschikken en eventueel de verbetering ervan te vragen. Pas na deze inschrijving kunnen de toegangen en documenten worden geraadpleegd. Bij de inschrijving verklaart de lezer in te stemmen met de opname in dit bestand en kennis te hebben genomen van het leeszaalreglement, dat hem/haar ter beschikking wordt gesteld. Bij de inschrijving kan gevraagd worden een onderzoeksverklaring af te sluiten met het college van burgemeester en schepenen (zie bijlage 3). 11

12 Artikel elf: Het archiefpersoneel oriënteert en begeleidt de lezer of bezoeker. Het doet geen opzoekingen voor de lezers. Indien dit toch verlangd wordt, gebeuren de opzoekingen aan de tarieven zoals vastgelegd in het retributiereglement van de gemeente (zie bijlage 4). De centrale archiefbewaarplaats is enkel toegankelijk voor of onder begeleiding van het archiefpersoneel. Artikel twaalf: De archiefdocumenten worden door de lezer aangevraagd op de daartoe bestemde formulieren (zie bijlage 5). De archivaris kan het aantal ter raadpleging te geven documenten beperken. De archiefdocumenten worden geraadpleegd in de leeszaal. De lezer heeft vrije toegang tot de leeszaalbibliotheek. Publicaties worden niet uitgeleend. Artikel dertien: Wie een publicatie laat verschijnen waarvoor gebruik gemaakt is van om het even welke informatie die exclusief berust in het gemeentearchief, dient het gemeentearchief als vindplaats te vermelden. Hij/zij schenkt verder een exemplaar van deze publicatie aan de archiefdienst. De auteur van een eindverhandeling kan de vrije raadpleegbaarheid van het werk tot maximaal 10 jaar beperken. Dit gebeurt bij voorkeur door middel van een schriftelijke verklaring te voegen bij het exemplaar dat aan het gemeentearchief wordt geschonken. Dit exemplaar is bestemd voor de bibliotheek van het gemeentearchief. RUST ORDE VEILIGHEID IN DE LEESZAAL Artikel veertien: De archiefdocumenten worden met zorg behandeld. Het is niet toegestaan om archiefdocumenten uit de archiefmappen te 12

13 verwijderen, de ordening van de documenten te wijzigen of er aantekeningen op aan te brengen. De archivaris is gerechtigd om de lezers de nodige richtlijnen te geven. Artikel vijftien: De archivaris kan de toegang tot de archiefdienst ontzeggen aan wie dit reglement overtreedt. Artikel zestien: De lezer kan tegen beslissingen van de archivaris beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen. Dit beroep werkt niet opschortend. Bij ontstentenis van enige beslissing van het college van burgemeester en schepenen blijft die van de archivaris gehandhaafd. Contactgegevens College van burgemeester en schepenen Hundelgemsesteenweg Merelbeke BRUIKLEEN VAN ARCHIEFSTUKKEN Artikel zeventien: Elke interne uitlening van statisch archief aan andere gemeentediensten wordt door de archivaris ingeschreven in een (chronologisch) register. Externe ontlening van archiefdocumenten is verboden. Het college van burgemeester en schepenen legt de procedure en de modaliteiten vast voor de tijdelijke uitlening van archivalia voor tentoonstellingen, microverfilming of restauratie. Uiteraard dient dit te gebeuren in overeenstemming met de terzake geldende wetenschappelijke normen en bepalingen. 13

14 14