Nota: Openbaarheid van bestuur.doc

Transcriptie

1 Nota Nota: Openbaarheid van bestuur.doc Onderwerp: openbaarheid van bestuur Katelijne STEENACKERS 1. Inhoudstafel 1. Inhoudstafel Definitie openbaarheid van bestuur Inleiding en algemene principes, regelgeving Inzage, uitleg of een afschrift van bestuursdocumenten Wat is een bestuursdocument? Hoe vraagt de burger inzagerecht aan? Anonieme of onduidelijke aanvragen worden geweigerd Termijn van antwoord Niet alle documenten zijn openbaar - uitzonderingen Gedeeltelijke openbaarmakingen Persoonlijk belang Wie beslist? Beroepsmogelijkheid bij een negatieve beslissing Kosten voor afschriften Register voor registratie van aanvragen Openbaarheid van bestuur Aanvraagformulier Interne procedure Definitie openbaarheid van bestuur Openbaarheid van bestuur is een algemeen rechtsbeginsel dat stelt dat de burger het recht heeft te weten hoe de overheid werkt en verplicht het bestuur hun doelgroepen te informeren over hun beleid, de regelgeving en hun dienstverlening. 3. Inleiding en algemene principes, regelgeving Conform het decreet van 26 maart 2004, betreffende de openbaarheid van bestuur en artikel 48 van het ocmw-decreet van 24 december 2008 zijn alle openbare instellingen, dus ook ocmw s verplicht een open beleid te voeren. Artikel 48 van het ocmw-decreet van 19 december 2008 bepaalt: Het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is verplicht aan iedere natuurlijke persoon en iedere rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt, de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn en andere bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Openbaarheid van bestuur is de juridische verplichting die openbare besturen hebben om informatie/documenten die ze in haar bezit heeft te verschaffen aan het publiek zonder dat deze een belang moeten aantonen of over een belang moeten beschikken. 1

2 Openbaarheid van bestuur wordt onderverdeeld in passieve en actieve openbaarheid van bestuur. Openbaarheid van bestuur als grondrecht. Artikel 32 van de grondwet bepaalt: Ieder heeft het recht elk bestuursdocument te raadplegen en er een afschrift van te krijgen, behoudens in de gevallen en onder de voorwaarden bepaald door de wet, het decreet of de regel bedoeld in artikel 134 Passieve openbaarheid van bestuur: Het algemene principe inzake de passieve openbaarheid van bestuur is grondwettelijk bepaald in artikel 32 van de Grondwet. (van kracht sinds 1 januari 1995). In de praktijk betekent dit, dat iedere natuurlijke en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, het recht heeft elk bestuurdocument te raadplegen er een afschrift van de krijgen uitleg over te krijgen behoudens in de gevallen en onder de voorwaarden bepaald door de wet. Actieve openbaarheid van bestuur: Het ocmw heeft de verplichting de bevolking systematisch, correct, evenwichtig, tijdig en op verstaanbare wijze voor te lichten over haar beleid, regelgeving en dienstverlening en over de rechten die de bevolking krijgt door het decreet. Wit wil zeggen dat het ocmw de bevolking actief moet inlichten over zijn beleid, regelgeving en dienstverlening, met andere woorden, wat het ocmw actief bekendmaakt over haar structuur en de werking. Hieronder valt bijvoorbeeld de (gedeeltelijke) openbaarheid van de vergaderingen van de ocmw-raad. Artikel van het decreet openbaarheid van bestuur In het kader van de actieve openbaarheid stelt de provincieraad, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen, ieder wat hen betreft, een communicatieambtenaar aan. ART. 32. van het decreet openbaarheid van bestuur 1. De in artikel 31 genoemde communicatieambtenaren zijn belast met de voorbereiding en de realisatie van het communicatiebeleid. Zij stimuleren, coordineren en begeleiden de communicatie van de betrokken bestuursinstantie. Zij hebben onder meer de opdracht om de bevolking en de betrokken doelgroepen voor te lichten over het gevoerde beleid, over specifieke beslissingen die op hen betrekking hebben en over de dienstverlening van de betrokken bestuursinstantie. 2. De communicatieambtenaren hebben tot taak erop toe te zien dat alle voor de burgers bestemde bestuursdocumenten in correcte en verstaanbare taal zijn gesteld. 3. Om de in 1 vermelde taken te kunnen vervullen hebben de communicatieambtenaren het recht bij de betrokken bestuursinstantie alle nuttige documentatie op te vragen of er inzage van te nemen op de plaats waar die normaal wordt bewaard. 2

3 Wat hierna volgt heeft betrekking op de passieve openbaarheid van bestuur 4. Inzage, uitleg of een afschrift van bestuursdocumenten Het ocmw is verplicht aan ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering ervan die er om verzoekt de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door: 1. er inzage in te verlenen 2. er uitleg over te verschaffen 3. er een afschrift van te overhandigen Iedereen heeft het recht om inzage, uitleg of een afschrift te vragen van bestuursdocumenten. Het ocmw mag dit niet weigeren, tenzij het gaat over documenten die onder de wettelijke en reglementaire uitzonderingsregels vallen (zie lager). 5. Wat is een bestuursdocument? Een bestuursdocument kan een geschreven stuk zijn zoals een brief, rapport of verslag, maar het kan ook gaan over computergegevens, foto s, plannen, geluids- of beeldopnamen, notulen, processen-verbaal, statistieken, contracten, enz. Het moet een bestaand document zijn dat in het bezit is van het ocmw. 1 Het decreet definieert bestuursdocument zoals opgenomen in de voetnoot. De wetgeving bepaalt de uitzonderingen en beperkingen waarbij de principiële openbaarmaking geweigerd mogen worden. 6. Hoe vraagt de burger inzagerecht aan? De aanvraag wordt schriftelijk ingediend: per brief, per fax, per , via de website (standaarddocument) of persoonlijk overhandigd. De aanvraag vermeldt: De aangelegenheid waarover het gaat, indien mogelijk de bestuursdocumenten in kwestie De vorm waarin de informatie bij voorkeur ter beschikking gesteld wordt Naam en correspondentieadres van de aanvrager. Louter mondelinge of telefonische aanvragen komen niet in aanmerking binnen de procedure van openbaarheidsdecreet. Het is ook mogelijk dat de aanvrager zich ter plaatse aanbiedt aan het onthaal en dat de onthaalmedewerkers de aanvraag noteren. Alle aanvragen worden geregistreerd in een register. Dit register is openbaar en enkel toegankelijk voor de aanvrager en enkel wat betreft de informatie die betrekking heeft op zijn aanvraag. Register: (bij voorkeur op elektronische wijze: identiteit van de aanvragen(naam en adresgegevens), nummer van de aanvraag, datum van de registratie, in voorkomend geval: 1 Een bestuursdocument is de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt. Dit betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan opgevraagd worden, welke ook de informatiedrager is. Het kan dus gaan om informatie die gematerialiseerd is op een drager: papier (schriftelijke stukken, documenten, notulen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, enz.), op elektronische wijze (bestanden, s, CD-roms), op auditieve of visuele wijze (film, foto). Het begrip document moet dus ruim worden opgevat. 3

4 datum van verduidelijking van de aanvraag, korte omschrijving van de gewenste documenten, datum van de beslissing, aard en inhoud van de beslissing met (in voorkomend geval) de vermelding van de uitzonderingsgrond.) - model Als de cliënt gewoon wat uitleg wil over een bestuursdocument, dan mag hij uiteraard altijd bij onze diensten langskomen. Indien mogelijk zullen de medewerkers de vraag meteen beantwoorden. Indien de vraag enig opzoekwerk vraagt, dan zullen zij afspreken wanneer de informatie beschikbaar is. De aanvrager moet geen belang aantonen. Voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager evenwel aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel: 1. de informatie; 2. de beslissing waarop de informatie betrekking heeft ; 3. de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, werd opgesteld. Dat belang moet slechts worden aangetoond voor zover het gaat om andere dan milieuinformatie en voor zover de informatie van persoonlijke aard niet over de aanvrager handelt. De aanvraag is gericht aan de instantie die over het bestuursdocument beschikt of het in een archief heeft neergelegd. De aanvraag kan gericht worden aan de communicatieverantwoordelijke. 7. Anonieme of onduidelijke aanvragen worden geweigerd. Bij aanvraag moet de aanvrager altijd zijn identiteit bekend maken: naam, adres, eventueel firma of instelling en hoedanigheid (advocaat, notaris, ). Indien de persoon in naam van iemand anders een aanvraag indient, dan moet ook de naam van die persoon vermeld worden. Als de aanvrager optreedt als vertegenwoordiger moet die zijn mandaat schriftelijk aantonen. De aanvrager moet duidelijk vermelden welk document hij precies wil inzien en waarover het gaat. Indien de vraag niet voldoende duidelijk is dan mag het ocmw de aanvraag weigeren. Als het ocmw het gevraagde document niet in haar bezit heeft, dan stuurt het ocmw de aanvraag zo spoedig mogelijk door naar de instantie die het document vermoedelijk in haar bezit heeft. Het ocmw brengt de aanvrager hiervan op de hoogte. 8. Termijn van antwoord Na ontvangst van de aanvraag, gaat het ocmw na welke bestuursdocumenten ze openbaar kan maken met inachtneming van uitzondering. De aanvraag brengt voor het ocmw geen verplichting mee het gevraagde bestuursdocument te verwerken of te analyseren. Het ocmw moet de aanvrager in principe en in normale omstandigheden binnen de 15 kalenderdagen na aanvraag een antwoord geven. De termijn wordt gerekend vanaf de dag na de datum van de registratie van de aanvraag. Dit gebeurt schriftelijk, per fax of per . Als het ocmw oordeelt dat de gevraagde informatie moeilijk tijdig te verzamelen is, of als de toetsing van de aanvraag tot openbaarmaking aan de uitzonderingen, bedoeld in artikelen 4

5 11 tot 15 van het decreet openbaarheid van het bestuur, moeilijk tijdig uit te voeren is, dan deelt het ocmw aan de aanvrager mee dat de termijn van vijftien kalenderdagen verlengd wordt tot een termijn van dertig kalenderdagen. De verlengingsbeslissing vermeldt de reden of de redenen voor het uitstel. Ofwel wordt de aanvraag positief beantwoord en dan moet de aanvrager uiterlijk 30 dagen (of 45 dagen als informatie moeilijk tijdig te verzamelen) na de aanvraag effectief inzage, uitleg of een afschrift van het bestuursdocument krijgen. Als het ocmw de aanvrager niet binnen deze termijn kan helpen, dan moet het ocmw dit laten weten. Ofwel wordt de aanvraag negatief beantwoord. Deze negatieve beslissing wordt schriftelijk meegedeeld. In deze brief wordt vermeld welke mogelijkheid de aanvrager heeft om tegen deze beslissing in beroep te gaan (zie lager). Om deze termijnen te kunnen respecteren, wordt de aanvraag in het speciale register ingeschreven. Indien het ocmw het gewenste document niet in haar bezit heeft en de aanvraag doorstuurt naar de instantie die het document vermoedelijk in haar bezit heeft, zal de termijn slechts beginnen lopen na registratie bij die instantie. Indien het verzoek te vaag geformuleerd is, en het ocmw correctere en duidelijkere informatie opgevraagd heeft, zal de termijn slechts beginnen lopen nadat de aanvrager die informatie verstrekt heeft. De informatie die de aanvrager verstrekt krijgt, mag niet voor commerciële doeleinden gebruikt of verspreid worden, tenzij het milieu-informatie betreft. 9. Niet alle documenten zijn openbaar - uitzonderingen De regelgeving rond openbaarheid van bestuur bepaalt verschillende uitzonderingen op de openbaarheid van documenten: formele uitzonderingen, inhoudelijke uitzonderingsvoorwaarden, aanvragen waarbij de strikte toestemming van derden nodig is en andere uitzonderingsgronden die voorkomen in andere regelgevingen. Als de aanvraag niet wordt ingewilligd, dan moet het ocmw aantonen welke uitzonderingsgronden hiervoor gelden. Formele uitzonderingen Formele uitzonderingen om een aanvraag af te wijzen: 1. de aanvraag blijft onredelijk of op een te algemene wijze geformuleerd. Het ocmw vraagt de aanvrager zo spoedig mogelijk de aanvraag te specificeren of te vervolledigen. 2. de aanvraag heeft betrekking op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn. Dit betekent niet dat in het dossier een eindbeslissing zou moeten genomen zijn. Inhoudelijke uitzonderingen Absolute uitzonderingen om een aanvraag af te wijzen (niet milieu-info): 1. als ze afbreuk doet aan een geheimhoudingsverplichting, vastgesteld in aangelegenheden waarvoor de gemeenschap of het gewest bevoegd is 2. als ze afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt 5

6 3. als ze afbreuk doet aan het geheim van de beraadslagingen van aan het bij wet of decreet bepaalde geheim van de beraadslagingen van de organen van het ocmw (bv geheime zittingen) 4. voor bestuursdocumenten die uitsluitend voor strafvordering of vordering van een administratieve sanctie werden opgesteld 5. voor bestuursdocumenten die uitsluitend voor mogelijke toepassing van tuchtmaatregelen worden opgesteld 6. voor bestuursdocumenten met informatie door een derde verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht was en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld (tenzij hij instemt) Relatieve uitzonderingen (niet milieu-info) om een vraag af te wijzen: Als het belang van openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van één van volgende belangen: 1. Een economisch, financieel of commercieel belang van een instantie 2. Het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen van Vlaams Gewest of Gemeenschap 3. Het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie 4. de rechtspleging in burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te krijgen 5. de vertrouwelijkheid van handelen van een instantie voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van de administratieve handhaving, een interne audit of politieke besluitvorming 6. de openbare orde en veiligheid. 10. Gedeeltelijke openbaarmakingen Als op basis van de uitzonderingen bepaalde informatie in een document niet openbaar gemaakt kan worden en die informatie van het gevraagde document gescheiden kan worden, dan moet het bestuursdocument gedeeltelijk openbaar gemaakt worden. de aanvrager wordt hiervan op de hoogte gesteld. 11. Persoonlijk belang In principe hoeft de aanvrager geen belang aan te tonen wanneer hij inzage vraagt in een bestuursdocument. Wanneer het echter gaat om persoonsgegevens, dan moet dit uiteraard wel. Met informatie van persoonlijke aard bedoelen wij bijvoorbeeld een beoordeling, een examendocument of een beslissing over de toekenning van financiële steun. Enkel wanneer de aanvrager kan aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie geraakt kan worden, kan de aanvrager eventueel toch inzage in zo een document krijgen. 12. Wie beslist? De openbaarheid van de bestuursdocumenten wordt beoordeeld door de secretaris op basis van de betreffende wetten, decreten en andere regelgeving. De secretaris kan deze opdracht delegeren. De beslisser kan zich hierbij laten adviseren door de juridisch adviseur. 6

7 Een negatieve beslissing moet altijd uitdrukkelijk worden gemotiveerd, dat wil zeggen dat de redenen voor de weigering moeten vermeld worden. 13. Beroepsmogelijkheid bij een negatieve beslissing Indien het ocmw een aanvraag weigert, dan kan de aanvrager tegen de beslissing beroep aantekenen bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur. Het beroep is kosteloos. Dit beroep moet schriftelijk, per fax of worden ingediend binnen 30 kalenderdagen na de dag na het versturen van de beslissing of na de dag na het verstrijken van de termijn. De beroepsinstantie spreekt zich uit en deelt de aanvrager de beslissing mee binnen 30 kalenderdagen, schriftelijk, per fax of per . Bij inwilliging van het beroep geeft het ocmw de gevraagde documenten zo spoedig mogelijk ter inzage/afschrift en uiterlijk binnen de 40 kalenderdagen. U stuurt uw beroepsschrift naar het secretariaat gevestigd bij de Vlaamse Regering Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan Brussel. openbaarheid@vlaanderen.be Tel: Kosten voor afschriften Inzage en uitleg zijn kosteloos. Het ocmw kan de overhandiging van een afschrift afhankelijk maken van de betaling van een bedrag op basis van een redelijke kostprijs. Als het registreren en bijhouden/afrekenen van de kosten hoger ligt dan de geleverde prestaties, wordt niets verrekend. Op wordt de minimale kost voor facturatie vastgesteld op 5 EUR. (afspraak met financiële dienst) Facturatie gebeurt door de financiële dienst op basis van het aantal afgeleverde copies. De aangerekende kostprijs is de gangbare prijs per kopie. (prijzen 1/5/2011) Zwart-wit copie A4 enkel 0,0254 Zwart-wit copie A4 - recto/verso 0,0508 Zwart-wit copie A3 enkel 0,0508 Zwart-wit copie A3 - recto/verso 0,1016 Kleurcopie A4 enkel 0,05 Kleurcopie A4 - recto/verso 0,10 Kleurcopie A3 enkel 0,10 Kleurcopie A3 - recto/verso 0,20 + Prijs papier per blad: A4-blad: 0,006 A3-blad: 0,045 gekleurd 80 gr: 0,009 Zoals hierboven reeds vermeld worden kosten minder of gelijk aan 5 euro niet aangerekend. 7

8 De verkregen bestuursdocumenten mogen niet voor commerciële doeleinden verspreid of gebruikt worden. 15. Register voor registratie van aanvragen Openbaarheid van bestuur Zie excelsheet Digitaal te bewaren - centraal op de server beheerder communicatieverantwoordelijke Digitaal aan te vullen door communicatieverantwoordelijke of onthaal. 16. Aanvraagformulier Zie formulier Digitaal via webstek ter beschikking Papieren versie ter beschikking aan het onthaal of bij de communicatieambtenaar. 17. Interne procedure 8

9 9