Provincieraadsbesluit

Transcriptie

1 Griffie Provincieraadsbesluit betreft verslaggever PROVINCIAAL ARCHIEF Reglement betreffende de leeszaalwerking en de openbaarheid van archiefdocumenten van het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen de heer Jean-Pierre Van Der Meiren De Provincieraad, Gelet op de artikelen 36,1e lid, 85 en 120 van de Provinciewet; Gelet op het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Koninklijk Besluit van 12 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; Gelet op de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten; Gelet op de archiefwet van 24 juni 1955; Gelet op het Koninklijk Besluit van 12 december 1957 betreffende de uitvoering van de archiefwet; Gelet op het Besluit van de Provincieraad van 14 juni 2006 houdende het retributiereglement voor kopieën van bestuursdocumenten; Overwegende dat het bestaande inzagereglement van 12 december 2001 grotendeels impliciet werd opgeheven door het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Overwegende dat de overige bepalingen m.b.t. inzage terug te vinden zijn in de Provinciewet; Overwegende dat het retributiereglement betreffende kopieën van bestuursdocumenten niet van toepassing is op documenten bewaard in het Provinciaal Archief; Overwegende dat het Provinciaal Archief sinds 2003 beschikt over een leeszaal;

2 p. 2/6 Overwegende dat de externe dienstverlening van het Provinciaal Archief dient geregeld te worden; Op voorstel van de Deputatie; besluit : Enig artikel De openbaarheid van archiefdocumenten bewaard in en de leeszaalwerking van het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen, wordt vastgelegd in het 'Reglement betreffende de leeszaalwerking en de openbaarheid van archiefdocumenten van het Provinciaal Archief Oost- Vlaanderen'. Reglement betreffende de leeszaalwerking en de openbaarheid van archiefdocumenten van het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen HOOFDSTUK 1 - LEESZAALWERKING Artikel 1 De leeszaal is vrij en kosteloos toegankelijk voor het publiek. De Deputatie beslist over de openingsuren. Tijdens de schoolvakanties is de leeszaal enkel op afspraak toegankelijk. Artikel 2 Jassen, boekentassen, rugzakken, GSM's en andere voorwerpen die niet noodzakelijk zijn voor de raadpleging van documenten worden in de vestiairekasten opgeborgen. Het provinciebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke diefstal of beschadiging in de vestiaire. Artikel 3 1. Het gebouw is rookvrij. 2. Er mag niet gedronken, gegeten of getelefoneerd worden in de leeszaal.

3 p. 3/6 Artikel 4 1. Bij een eerste bezoek vult de bezoeker het 'inschrijvingsformulier leeszaal' in (naam, adres, onderwerp van het onderzoek) en ontvangt een bezoekerskaart. Deze wordt gratis verstrekt en blijft één kalenderjaar geldig. Elke bezoeker ontvangt bovendien een exemplaar van dit reglement en een exemplaar van het retributiereglement. Hij tekent voor ontvangst. Dit reglement en het retributiereglement betreffende de door het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen verstrekte diensten aan het publiek liggen bovendien ter beschikking in de leeszaal. 2. Bij ieder bezoek wordt bovendien het leeszaalregister ingevuld: naam, de geraadpleegde stukken en handtekening. Artikel 5 De documenten worden opgezocht via de diverse archieftoegangen (inventarissen, lijsten). De PC in de leeszaal staat ter beschikking van de gebruiker voor de raadpleging van de inventarissen, niet voor internetgebruik. Artikel 6 1. De bezoeker vraagt de documenten aan met de formulieren 'aanvraag van documenten'. Er wordt per archiefnummer een formulier ingevuld. Een aansluitende reeks archiefnummers mag op één aanvraagformulier genoteerd worden. 2. Het personeel bezorgt de aangevraagde documenten aan de onderzoeker, onder voorbehoud van de toepassing van artikel 8 van dit reglement. Na raadpleging bergt de onderzoeker de documenten zorgvuldig op in de archiefdoos en bezorgt de doos aan het personeel. Artikel 7 De provinciale archivaris kan de toegang tot de leeszaal verbieden aan degene die het leeszaalreglement overtreedt, de studiesfeer of de openbare orde en rust verstoort.

4 p. 4/6 HOOFDSTUK 2 OPENBAARHEID Artikel 8 1. Voor de toepassing van dit reglement wordt onder openbaarheid verstaan : de raadpleegbaarheid enerzijds en het bekomen van reproductie anderzijds, hetzij op grafische, hetzij op digitale drager of de verwerking indien het bestanden betreft overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. 2. Archiefdocumenten die als bestuursdocumenten kunnen worden beschouwd vallen met betrekking tot de raadpleegbaarheid en de reproductie volledig onder de toepassing van de vigerende regelgeving met betrekking tot openbaarheid van bestuur. 3. Archiefdocumenten die als bestanden kunnen worden beschouwd overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens vallen met betrekking tot de raadpleegbaarheid en de verwerking volledig onder deze regelgeving. Uitsluitend de bezoeker staat in voor het verkrijgen van de toestemming van de betrokkene of een aanbeveling van de Commissie voor de Persoonlijke Levenssfeer die vereist is voor de niet-anonieme of nietgecodeerde verwerking van persoonsgegevens voor historisch of wetenschappelijk onderzoek. Hij vrijwaart het provinciebestuur tegen inbreuken op de wet. 4. Onverminderd de toepassing van 2 en 3 van dit artikel zijn archiefdocumenten openbaar na 30 jaar. Voor archiefdocumenten die raken aan de persoonlijke levenssfeer bedraagt de termijn 50 jaar. 5. De Provinciegriffier verleent toelating tot raadpleging en/of reproductie met toepassing van 2, 3 en 4 naar gelang de aard van het document, na advies van de provinciale archivaris. 6. Reproductie van auteursrechtelijk beschermde archiefdocumenten dekt enkel de uitzonderingen voorzien in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De bezoeker verbindt er zich toe de bronvermelding en de vermelding van de auteur overeenkomstig voornoemde auteurswet na te leven. De bezoeker is in alle andere gevallen uitsluitend verantwoordelijk voor het bekomen van de noodzakelijke toestemmingen, daaronder begrepen de toestemming van de geportretteerde. Hij vrijwaart het provinciebestuur tegen mogelijke aanspraken wegens inbreuken op het auteursrecht. Onverminderd de uitzonderingen voorzien in de auteurswet is de reproductie van auteursrechtelijk beschermde archiefdocumenten waarvan de provincie auteursrechthebbende is onderworpen aan de

5 p. 5/6 Artikel 9 toestemming van de Deputatie. De modaliteiten evenals de vergoeding worden contractueel vastgelegd. De documenten worden uitsluitend in de leeszaal geraadpleegd onder toezicht van het personeel. Artikel 10 De bezoeker raadpleegt zelf de handbibliotheek. Na raadpleging plaatst hij de boeken op de juiste plaats terug. Artikel 11 Bij de raadpleging van de documenten neemt de bezoeker volgende maatregelen: Artikel 12 1 de documenten worden met propere handen gemanipuleerd; 2 de oorspronkelijke orde van de documenten wordt niet verstoord; 3 geniete documenten worden niet losgemaakt; 4 de documenten worden niet geplooid of gekreukt noch op de grond gelegd; 5 de documenten worden zorgvuldig teruggeplaatst in de oorspronkelijke verpakking; 6 het is verboden enige aanduiding of schrapping aan te brengen, te calqueren of scherpe voorwerpen, lijm of corrector te gebruiken. 1. De bezoeker vraagt kopie van documenten aan met het 'formulier fotokopie'. Enkel het archiefpersoneel maakt de fotokopieën. De bezoeker mag zelf een digitale opname maken. 2. Het bekomen van fotokopie of het maken van een opname geldt onder voorbehoud van de toepassing van artikel 8 van dit reglement. Artikel 13 De documenten worden nooit in bruikleen gegeven, behalve voor tentoonstellingen. De modaliteiten hiervan zijn vastgelegd in het bruikleenreglement betreffende archiefdocumenten bewaard in het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen. Artikel 14 De bezoeker die schade toebrengt aan de documenten is verplicht deze te vergoeden door betaling van de restauratiekosten of door vervanging.

6 p. 6/6 HOOFDSTUK 3 - PUBLICATIES Artikel 15 De bezoeker die publiceert of een studie samenstelt op basis van documenten uit het provinciaal archief, vermeldt steeds de vindplaats van de bronnen als volgt 'Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen', gevolgd door een correcte en volledige archiefreferentie, onverminderd de andere vermeldingen vereist door de auteurswet. De onderzoeker verbindt er zich toe van elke publicatie of studie een exemplaar aan de archiefbibliotheek te schenken, onverminderd de contractuele bepalingen overeenkomstig artikel 8 6, tweede lid van dit reglement. HOOFDSTUK 4 - SLOTBEPALINGEN Artikel 16 De Deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement. Artikel 17 Dit reglement treedt in werking op de dag van publicatie in het Bestuursmemoriaal. Gent, 13 september 2006 Namens de Provincieraad : de Provinciegriffier (get.) Albert De Smet de Voorzitter (get.) Piet Van Eeckhaut