Provincieraadsbesluit

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Provincieraadsbesluit"

Lodewijk van der Heijden
4 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 9e Directie Uitleendienst Provincieraadsbesluit betreft verslaggever AANPASSING REGLEMENT PROVINCIALE UITLEENDIENST de heer Jean-Pierre Van Der Meiren De Provincieraad, Gelet op de artikelen 77 en 85 van de Provinciewet; Gelet op de oprichting van de uitleendienst in 1966; Overwegende dat de Bestendige Deputatie heeft beslist een nieuw filiaal in het zuiden van de Provincie te Geraardsbergen op te starten; Overwegende dat daardoor de afstand tot een filiaal +/- 25km in vogelvlucht wordt waar je ook woont in onze provincie; Overwegende dat met de invoering van huurgeld de dienstverlening en voorwaarden gelijkvormig worden voor elke gemeente uit de provincie; Overwegende dat met de invoering van huurgeld de actieradius van het magazijn te Sint-Niklaas kan uitgebreid worden; Overwegende dat de bijdragen van de steden en gemeentes uit het Waasland afgeschaft kunnen worden; Overwegende dat de invoering van huurgeld voor een efficiënter en meer doordacht gebruik van de uitleendienst zal aanzetten; Overwegende dat het reglement moet aangepast worden voor de invoering van huurgeld; besluit :

2 p. 2/5 Het reglement wordt aangepast naar onderstaande: Reglement betreffende het uitlenen van audiovisueel en tentoonstellingsmateriaal Artikel 1 De provincie Oost-Vlaanderen leent, tegen een bescheiden huurprijs, audiovisueel en tentoonstellingsmateriaal uit aan feitelijke verenigingen waarvan de hoofdverantwoordelijke woont in de provincie en aan rechtspersonen met maatschappelijke zetel op het grondgebied van de provincie. Op deze manier wil zij het verenigingsleven in de provincie ondersteunen en stimuleren. Artikel 2 Het materiaal kan enkel worden ontleend door socio-culturele verenigingen, sportclubs, jeugdverenigingen, gemeenten en andere rechtspersonen, hierna genoemd de ontlener. Ondernemingen en natuurlijke personen komen niet in aanmerking. Aanvragen voor activiteiten met een commercieel doel worden eveneens afgewezen. Artikel 3 Elke ontlener die voor de 1 ste maal beroep doet op de Provinciale Uitleendienst moet volgende stukken voorleggen: 1 naam en adres van de ontlener; 2 een lijst met naam, adres en telefoon van de bestuursleden van de ontlener; 3 de statuten van de ontlener en/of de erkenning door de gemeente, de provincie of de Vlaamse Gemeenschap; 4 een bewijs van actieve werking, bv. een jaarprogramma. Artikel 4 De Provinciale Uitleendienst is als volgt georganiseerd: 1 administratie en centraal magazijn: Kapiteinstraat 55, 9000 Gent; openingsuren: - maandag en vrijdag: van 8h30 tot 12h en van 13h30 tot 18h; - dinsdag: van 8h30 tot 12h; - woensdag en donderdag: van 8h30 tot 12h en van 13h30 tot 16h30; - tijdens de maanden juli en augustus: maandag en vrijdag tot 16h30; 2 regionaal magazijn: Lamstraat 113, 9100 Sint-Niklaas; openingsuren: - maandag en vrijdag: van 8h30 tot 12h en van 13h30 tot 18h; - dinsdag: van 8h30 tot 12h; - woensdag: van 8h30 tot 12h en van 13h30 tot 16h30; - tijdens de maand juli: gesloten; - tijdens de maand augustus: maandag en vrijdag tot 16h30; 3 regionale uitleenpost: Meldenstraat 101, 9700 Oudenaarde; openingsuren: elke werkdag van 18h tot 19h.

3 p. 3/5 Artikel 5 De aanvraag van het materiaal moet schriftelijk worden ingediend (website, brief, fax, ) en worden gericht aan de Provinciale Uitleendienst, Kapiteinstraat 55, 9000 Gent, tel. 09/ , fax: 09/ , website: uitleendienst, uitleendienst.gent@oost-vlaanderen.be. Aanvragen voor de regionale uitleenpost worden rechtstreeks naar haar adres gestuurd. Artikel 6 De aanvraag moet volgende stukken bevatten: 1 naam en adres van de ontlener en van de hoofdverantwoordelijke van de ontlener; 2 naam, adres en telefoon van de natuurlijke persoon die de aanvraag heeft ingediend; 3 dag, plaats en uur van de activiteit waarvoor de aanvraag wordt ingediend. Artikel 7 De aanvragen kunnen ten vroegste 3 maanden en ten laatste 10 dagen voor de datum van afhaling worden ingediend. De uitleenperiode is beperkt tot 4 weken voor toneelproducties en tentoonstellingen en tot 2 weken voor andere activiteiten. Uitleningen voor langere periodes kunnen, mits dit in de aanvraag gemotiveerd wordt, uitzonderlijk worden toegestaan door de verantwoordelijke van de Provinciale Uitleendienst. De aanvragen worden afgehandeld in volgorde van indiening. Bij de toekenning van het materiaal probeert men steeds zoveel mogelijk ontleners te bedienen; het aantal toestellen per aanvraag kan bijgevolg worden beperkt. De Provinciale Uitleendienst stuurt steeds een bevestigingsbrief naar de ontlener, onder voorbehoud van het bepaalde in de artikelen 16 en 17. Artikel 8 Het materiaal moet worden afgehaald en teruggebracht op de afgesproken dag, in een gesloten voertuig. (Geen aanhangwagen). De ontlener zorgt zelf voor het laden en het lossen van het materiaal. Artikel 9 Het materiaal kan enkel worden afgehaald indien de ontlener de bevestigingsbrief voorlegt en de huurprijs en de waarborg betaalt. De Bestendige Deputatie stelt jaarlijks de huurprijzen en de waarborgen vast. De huurprijzen staan vermeld in de catalogus en gelden per week van 7 kalenderdagen. Per bijkomende week moet de huurprijs vermenigvuldigd worden met een coëfficiënt: x 1,5 voor 2 weken, x 2 voor 3 weken, x 2,5 voor 4 weken, De waarborgen staan eveneens vermeld in de catalogus en gelden voor de volledige uitleenperiode. Per ontlening wordt de waarborg steeds afgerond naar een veelvoud van 50 met een maximum van 500.

4 p. 4/5 Bij het ontlenen van vitrines moet de ontlener vooraf een verzekering "alle risico's" hebben afgesloten met betrekking tot deze vitrines. De vitrines kunnen enkel worden afgehaald na voorlegging van het bewijs van betaling van de verzekeringspremie. Artikel 10 De ontlener verbindt zich ertoe: 1 als een goede huisvader zorg te dragen voor het uitgeleende materiaal; 2 alle verstrekte gebruiksaanwijzingen strikt op te volgen; 3 het uitgeleende materiaal niet aan derden over te dragen, uit te lenen of ter beschikking te stellen. De ontlener is verantwoordelijk voor het uitgeleende materiaal. Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet hij de volgende regels in acht nemen: 1 op de eerstvolgende werkdag moet hij de Provinciale Uitleendienst op de hoogte brengen; 2 in geval van diefstal moet hij onmiddellijk aangifte doen bij de politie en zo snel mogelijk een kopie van het proces-verbaal bezorgen aan de Provinciale Uitleendienst; 3 in geval van schade moet hij er zich van onthouden zelf de nodige herstellingen uit te voeren. Artikel 11 Tijdens de uitleenperiode kan de Provinciale Uitleendienst het gebruik van het uitgeleende materiaal controleren. Hiertoe moet de ontlener steeds toegang verschaffen aan de medewerker van de Provinciale Uitleendienst, die zich kenbaar moet maken door middel van zijn personeelskaart. Artikel 12 De waarborg wordt terugbetaald na controle van het teruggebrachte materiaal. Schade, diefstal, verlies of vernietiging worden onmiddellijk schriftelijk vastgesteld en komen ten laste van de ontlener, zelfs indien hij niet zelf aansprakelijk is. De kosten hiervan worden afgehouden van de waarborg. Artikel 13 Bij laattijdige annulatie van de reservatie (minder dan 14 kalenderdagen voor de datum van afhaling) moet de ontlener de helft van de huurprijs betalen. Bij niet-afhaling vervalt de reservatie, tenzij de Provinciale Uitleendienst tijdig verwittigd werd, en moet de ontlener de volledige huurprijs betalen. Bij laattijdig terugbrengen van het uitgeleende materiaal wordt een boete van 50% van de huurprijs per dag vertraging aangerekend, met een minimum van 10 per dag. Artikel 14 De provincie Oost-Vlaanderen kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, lichamelijke letsels (gehoorschade, ) of andere schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van het uitgeleende materiaal. Artikel 15

5 p. 5/5 Door het ontlenen van het materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met dit reglement en waarborgt hij de stipte naleving ervan. Het niet-naleven ervan, herhaalde tekortkomingen vanwege de ontlener en herhaalde beschadiging van het materiaal kunnen aanleiding geven tot uitsluiting van het gebruik van de Provinciale Uitleendienst. De Bestendige Deputatie beslist over de duur van de uitsluiting. Artikel 16 In uitzonderlijke gevallen kan de Bestendige Deputatie een verstrekte toezegging intrekken en weigeren het toegezegde materiaal uit te lenen. Artikel 17 Er kan geen aanleiding zijn tot schadevergoeding indien toegezegd materiaal op het ogenblik van de afhaling niet beschikbaar is door omstandigheden vreemd aan de wil van de Provinciale Uitleendienst. Artikel 18 De Bestendige Deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement. Artikel 19 Het Reglement van 11 juni 2003 betreffende de uitlening van materiaal aan verenigingen uit de provincie Oost-Vlaanderen wordt opgeheven. Bij wijze van overgangsmaatregel worden de aanvragen voor materiaal dat afgehaald wordt voor 1 maart 2006 nog behandeld volgens het oude reglement. Dit reglement treedt in werking op 1 december Gent, Namens de Provincieraad : de Provinciegriffier de Voorzitter

Vergelijkbare documenten

Provincieraadsbesluit

directie Cultuur uitleendienst Provincie Oost-Vlaanderen dossiernummer: 1705897 Provincieraadsbesluit betreft verslaggever Reglement uitleendienst Aanpassing Jozef Dauwe 1. Feitelijke en juridische gronden