Alles wat je moet weten voor een correcte afrekening van de financiële actie van jouw 11.groep

Transcriptie

1 Financieel draaiboek 2016 Alles wat je moet weten voor een correcte afrekening van de financiële actie van jouw 11.groep

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Belangrijke data Permanentie tijdens het actieweekend Registreren van je actie Hoe zorg je voor een correcte afrekening van het opgehaalde geld? Invullen proces-verbaal voor baar geld en versturen naar Op welke rekening stort je het opgehaalde geld? Hoe storten? Hoe biljetten storten? Hoe munten storten? Hoe reken je de gemeentelijke toelage af? Wat moet je nog zeker weten? Wie heeft recht op een fiscaal attest? Toelatingen Overschrijvingsformulieren Verzekering Ben ik verzekerd als vrijwilliger? Mijn 11.groep voert actie buiten de actieperiode. Ben ik verzekerd? Wat doe ik bij een ongeval of schade? Welke risico s worden gedekt door de verzekeringspolis? Bijlagen Proces-verbaal voor gemeentelijke toelage (1 exemplaar) Proces-verbaal voor baar geld (3 exemplaren) Stortingsborderel voor baar geld (3 exemplaren) Brief ING Lijst ING-kantoren met stortingsautomaat en/of loket voor afgifte munten Omslag om afrekening terug te sturen Plastic zak voor munten (2 exemplaren)

3 1. Inleiding 1.1 Belangrijke data 24 oktober Gemeentebestuur contacteren in verband met de gemeentelijke toelage. 03 november Stuur het P.V. voor gemeentelijke toelage op naar t.a.v. Katrien Lievens. 4 tot 13 november Actieweek, met 2 actieweekends. 15 december Uiterste datum voor verzenden van PV voor gemeentelijke toelage. of Uiterste datum voor verzenden kopie van verslag gemeenteraadszitting. 31 december Uiterste datum storten opgehaalde geld op ING-rekening BE Permanentie tijdens het actieweekend Tijdens de actieweek van 4 tot en met 13 november is de dienst fondsenwerving van permanent bereikbaar op het telefoonnummer Registreren van je actie Laat ons vooraf en tijdens het actieweekend weten wat je van plan bent en hoe het met je actie gaat. Ook al zijn de resultaten nog niet volledig, toch geven ze ons een eerste indruk. Registreer al je acties op de website Na je actie krijgt je 11 groep een waarin we vragen een financiële schatting te maken van de OPBRENGST van je actie. We vragen niet naar een exact bedrag van opbrengst, eerder naar een richtbedrag. We beseffen immers dat het een tijd kan duren voor alle inkomsten en uitgaven gekend zijn en er een volledige afrekening is. We gebruiken deze gegevens om een persbericht op te stellen. Vlak na het actieweekend. 4

4 2. Hoe zorg je voor een correcte afrekening van het opgehaalde geld? 2.1 Invullen proces-verbaal voor baar geld en versturen naar Dit heb je nodig: - Proces-verbaal voor baar geld (bijlage 2). Het is erg belangrijk dat je dit document volledig en correct ingevuld verstuurt naar : - Aan de hand van de ingevulde PV s kan onze boekhouding de opbrengst van jullie actie steeds correct inboeken. De informatie die we van de bank krijgen, is helaas niet altijd even volledig. - Voeg alle stortingsbewijzen en stortingsborderellen bij het ingevulde PV. Verstuur alle documenten naar VZW, Vlasfabriekstraat 11, 1060 Brussel. Ter attentie van Katrien Lievens. 2.2 Op welke rekening stort je het opgehaalde geld? Maak zo veel mogelijk gebruik van het kantorennet van ING. Want volgens de afspraak die gemaakt heeft met ING zijn alle plaatselijke kantoren op de hoogte van jullie komst. Zij hebben van ING een nota met richtlijnen gekregen. Een kopie van die nota vind je in bijlage 4. Neem die zeker mee naar de bank. Want als jouw ING-kantoor toch niet op de hoogte is van onze actie, kan je de nota voorleggen aan de bankbediende. ING zal de stortingen voor volledig gratis verwerken. Er mogen dus in geen geval kosten aangerekend worden. Maak je geen gebruik van het kantorennetwerk volg dan de instructies zoals aangegeven op blz.6 (storten met eigen bankkaart). Stort de opbrengst steeds op het juiste rekeningnummer. Dat maakt het voor de boekhouding van makkelijk om alles correct in te boeken. Bank Rekening nummer Inkomsten van ING BE Lokale actie: deur-aan-deur actie, verkoop aan drukke punten, etentje, quiz, sponsorloop, fuif, 2.3 Hoe storten? Hieronder vind je de verschillende mogelijkheden om het opgehaalde geld te storten op ING rekeningnummer BE Bij vragen of problemen, aarzel niet om contact op te nemen met Katrien Lievens op of via katrien.lievens@11.be Hoe biljetten storten? Dit heb je nodig: - Proces verbaal voor baar geld (bijlage 2). - Lijst van ING-kantoren met stortingsautomaat (bijlage 5). - De ING-depositokaart van jouw 11.groep of je eigen bankkaart. 5

5 Werkwijze: - Biljetten storten kan enkel via de stortingsautomaat. Niet aan het loket. Bij ING maak je gebruik van het Cash IN / Cash OUT -toestel. - Je kan het toestel op 2 manieren gebruiken: 1. Met een ING-depositokaart Stop je depositokaart in het Cash IN / Cash OUT-toestel in een ING-kantoor. Toets code 1108 in. De juiste rekening verschijnt. Volg de instructies op het scherm. Vermeld bij de mededeling: Storting + de naam van je 11.groep. Bv. Storting Westerlo. Het toestel aanvaardt een stapeltje van maximaal 100 ongesorteerde eurobiljetten. Heb je meer dan 100 biljetten? Doe dan meerdere stortingen. Het toestel telt en controleert elk biljet en toont het aantal per soort en het totale bedrag van de storting op het scherm. Is het vermelde bedrag correct? NEE: Onderbreek de verrichting door op Stop te drukken. Je krijgt alle ingevoerde biljetten terug. Voer opnieuw in. JA: Aanvaard het bedrag. De verrichting wordt geregistreerd en het bedrag komt op de juiste rekening. Je ontvangt een bewijsstuk. Voeg alle stortingsbewijzen bij het ingevulde proces-verbaal voor (bijlage 2). Maak een kopie voor jezelf indien je dat wenst. Opmerkingen: De depositokaart is geregistreerd op jouw 11.groep. Hou ze zorgvuldig bij. Ben je geen financieel verantwoordelijke meer? Geef ze door aan je opvolg(st)er. Ben je nieuw als financieel verantwoordelijke? Vraag de kaart dan op bij je voorgang(st)er. Gebruikt jouw 11.groep de kaart niet? Stuur ze terug naar nationaal. Vind je de kaart niet meer terug? Neem contact op met Katrien Lievens. Je ontvangt zo snel mogelijk een nieuwe kaart. 2. Met je eigen bankkaart (indien jouw 11.groep geen ING-depositokaart heeft) Biljetten storten met behulp van je eigen bankkaart kan ook aan de stortingsautomaat van je eigen bank. Stop je eigen bankkaart in de stortingsautomaat van je eigen bank en stort het geld volgens de aanwijzigingen Het geld van je storting(en) komt op jouw eigen rekening terecht. Schrijf het totale bedrag over van jouw rekening naar ING-rekening BE van Vermeld bij de mededeling: Storting + de naam van je 11.groep. Bv. Storting Westerlo. Voeg alle stortingsbewijzen bij het ingevulde proces-verbaal voor (bijlage 2). Maak een kopie voor jezelf indien je dat wenst. Bij vragen of problemen, aarzel niet om contact op te nemen met Katrien Lievens op of via katrien.lievens@11.be. 6

6 2.3.2 Hoe munten storten? BELANGRIJK! De banken willen het storten van munten door particulieren steeds meer ontmoedigen. Voor hen is dit een tijdrovende en dure aangelegenheid. Daardoor is informatie die onze boekhouding van de bank krijgt vaak te beperkt om de stortingen juist toe te wijzen. We kunnen dit probleem eenvoudig vermijden als je de munten bij de lokale handelaar gaat omwisselen voor biljetten. Die zien je trouwens graag komen met die vraag, want zij moeten betalen om wisselgeld te hebben en van jou krijgen ze dit gratis. Als je toch munten wil storten bij de bank, dan heb je dit nodig: - Proces verbaal voor baar geld (bijlage 2). - Stortingsborderel voor baar geld (bijlage 3). - Lijst van ING-kantoren met loket voor afgifte munten (bijlage 5). - Plastic zak voor munten (bijlage 7). Werkwijze: - Tel de munten die je ophaalde. - Noteer de aantallen en het totaalbedrag op het stortingsborderel (bijlage 3). Vergeet ook niet de naam van je 11.groep in te vullen. - Noteer het totaalbedrag op het proces-verbaal voor baar geld (bijlage 2). - Stop alle munten samen in de plastic zak voor munten (bijlage 7). Zo zitten ze door elkaar, maar dat is niet erg. De bank zal de munten immers machinaal sorteren en wegen om tot het totaalbedrag van je storting te komen. - Noteer het zaknummer zowel op het proces-verbaal als op het stortingsborderel. Dat is erg belangrijk. Enkel zo kan de boekhouding van de storting van het bedrag in munten door de bank toewijzen aan de juiste 11.groep. - Geef de zak met munten af in een ING-kantoor. En laat het stortingsborderel aftekenen voor ontvangst. - Voeg het dubbel van het stortingsborderel bij het proces-verbaal voor baar geld. Opgelet: - Er is nog maar 1 soort stortingsborderel voor het storten van biljetten én voor munten. Bovendien kan je de centiemen er niet langer op invullen. Dat is niet erg. Zorg er enkel voor dat het totale bedrag klopt. - Als je ervoor kiest om de munten eerst op je eigen rekening te storten, bij je eigen bank, om daarna de hele som over te maken naar de rekening van , dan zijn daar mogelijk kosten aan verbonden. Je mag die vooraf afhouden van de totale opbrengst. Bij vragen of problemen, aarzel niet om contact op te nemen met Katrien Lievens op of via katrien.lievens@11.be. 7

7 3. Hoe reken je de gemeentelijke toelage af? Zorg ervoor dat de gemeentelijke toelage steeds op het juiste rekeningnummer gestort wordt. Dat maakt het voor de boekhouding van makkelijk om alles correct in te boeken. Bank Rekening nummer Inkomsten van BNP Paribas Fortis BE Gemeentelijke toelage Dit heb je nodig: - Proces-verbaal voor gemeentelijke toelage (bijlage 1). Werkwijze: - Bezorg het proces-verbaal voor de gemeentelijke toelage eind oktober aan de schepen voor ontwikkelingssamenwerking of de gemeentesecretaris. - Laat het document invullen, tekenen en afstempelen. - Als dit te lang zou duren, vraag dan een kopie van de notulen van de gemeenteraadszitting waar de gemeentelijke toelage voor werd beslist. Verstuur alle documenten naar VZW, Vlasfabriekstraat 11, 1060 Brussel. Ter attentie van Katrien Lievens. 4. Wat moet je nog zeker weten? 4.1 Wie heeft recht op een fiscaal attest? Schenkers die persoonlijk en binnen hetzelfde jaar minimaal 40 euro overmaken aan hebben recht op een fiscaal attest. Zij recupereren via de belastingaangifte 45% van hun gift. Het maakt niet uit of de schenker dit bedrag in één keer overmaakt of verspreidt over verschillende giften. Het fiscale attest zal opgemaakt worden voor het totale bedrag aan giften per jaar. Een belangrijke voorwaarde voor het verkrijgen van een fiscaal attest is dat er voor de gift geen enkele tegenprestatie geleverd wordt, van gelijk welke aard. - Voorbeeld 1: je organiseert een solidaire maaltijd. De deelnemers betalen voor de maaltijd. Zij krijgen dus iets in de plaats voor hun steun. Zij hebben geen recht op een fiscaal attest. - Voorbeeld 2: wanneer je chocolade, truffels, wenskaartjes, potloden, kalenders, maaltijden, tekeningen, koopt ten voordele van heb je geen recht op een fiscaal attest. Want op die manier krijg je iets terug in ruil voor je bijdrage. Schenkers ontvangen hun attest in maart van het jaar dat volgt op het jaar waarin ze de gift overmaakten aan Voor giften in november 2016 ontvangen schenkers het fiscale attest in maart Opgelet, voor giften in cash geld kan geen fiscaal attest uitgereikt worden. Heb je nog vragen over de voorwaarden voor een fiscaal attest? Aarzel dan niet om contact op te nemen met met Katrien Lievens op of via katrien.lievens@11.be. 8

8 4.2 Toelatingen Zowel voor acties op openbare plaatsen als voor acties op privéterrein heb je een toelating nodig. Acties op openbare plaatsen: - Als je een verkoopactie houdt in een winkelstraat of op het marktplein dan vraag je vooraf een goedkeuring bij de gemeente of stad. Voor de deur-aan-deur-actie krijgt jaarlijks een toelating van het ministerie. Deze toelating geldt voor Vlaanderen en Brussel. Informeer je stad of gemeente over het moment van je actie. Op die manier is men op de hoogte van de actie. Acties op privéterrein: - We ontvingen de schriftelijke toelating van een aantal supermarktgroepen voor het organiseren van verkoopacties tijdens de campagneweekends. - Indien je kiest voor een actie aan een supermarkt, neem dan vooraf contact met de winkelverantwoordelijke. Het zou kunnen dat die de winkel op zelfstandige basis uitbaat en hij of zij kan dus ook weigeren, zelfs als de nationale directie wel toelating gaf. Ga dus zeker tijdig langs. - Je kan de toelatingen hier terugvinden: Overschrijvingsformulieren De papieren overschrijving mag enkel door de opdrachtgever zelf afgegeven worden in zijn of haar bankkantoor of enkel door de opdrachtgever zelf ingebracht worden via één van de interactieve kanalen. Dit is het gevolg van een Europese richtlijn die tot doel heeft om de privacy te beschermen en fraude te voorkomen. Alle banken zullen deze richtlijnen strikt toepassen. Dus, ingevulde overschrijvingen ophalen en versturen naar , waarna die naar de banken stuurt, mag niet meer wordt door de banken verplicht om de overschrijvingsformulieren die we toch nog ontvangen, terug te sturen Verzekering Ben ik verzekerd als vrijwilliger? Als vrijwilliger ben je verzekerd bij Ethias: - Voor lichamelijke ongevallen tijdens acties voor binnen de actieperiode van 15 oktober tot en met 30 november. - Voor lichamelijke ongevallen tijdens samenkomsten ter voorbereiding van acties voor buiten de actieperiode. - Voor burgerlijke aansprakelijkheid, het hele jaar door Mijn 11.groep voert actie buiten de actieperiode. Ben ik verzekerd? Wanneer jouw 11.groep actie voert buiten de actieperiode van 15 oktober tot en met 30 november, verwittig dan vooraf je provinciaal secretariaat brengt dan de verzekeringsmaatschappij op de hoogte, zodat ook deze actie door de polis gedekt blijft Wat doe ik bij een ongeval of schade? Neem bij ongeval of schade zo snel mogelijk contact op met Jo De Smet op of

9 Werkwijze: - Je ontvangt een aangifteformulier. Vul het zo volledig en correct mogelijk in. - Bij een lichamelijk ongeval hebben we ook een medisch attest van de behandelende geneesheer nodig. - Stuur beide documenten zo snel mogelijk terug naar , ter attentie van Jo De Smet zodat zij de aangifte van het schadegeval kan indienen bij de verzekeringsmaatschappij. - Het slachtoffer (of vertegenwoordiger) legt alle ontvangen getuigschriften voor aan het ziekenfonds om de financiële tussenkomst van het ziekenfonds te bekomen. Tezelfdertijd vraagt hij/zij aan het ziekenfonds ook een getuigschrift dat het verschil bewijst tussen de voor de behandelingen betaalde bedragen en de terugbetalingen door het ziekenfonds. Dit verschil, dat voorlopig ten laste blijft van het slachtoffer, wordt door de verzekeringsmaatschappij terugbetaald. Opmerkingen: - De verzekeringsmaatschappij vraagt originele facturen en documenten voor de behandeling van een schadegeval, dus geen kopie ervan. - Neem geen rechtstreeks contact op met de verzekeringsmaatschappij Welke risico s worden gedekt door de verzekeringspolis? Lees hieronder zorgvuldig welke risico's de verzekeringspolis dekt en welke niet. Aarzel bij twijfel niet om contact op te nemen met Jo De Smet op of via jo.desmet@11.be Waarvoor ben ik wel verzekerd? A. Voor lichamelijke ongevallen Financiële schadevergoeding voor lichamelijke ongevallen van vrijwilligers opgelopen tijdens hun deelname aan de voorbereiding van acties al dan niet buiten de bovenvermelde periode, zijn verzekerd door een polis tegen lichamelijke ongevallen. Financiële schadevergoeding voor lichamelijke ongevallen van vrijwilligers opgelopen tijdens deelname aan of op weg van en naar de actie, zijn verzekerd. De polis onderscheidt hier twee categorieën: 1. Een polis tegen lichamelijke ongevallen voor vrijwilligers jonger dan 16 jaar (te vergelijken met een klassieke sportverzekering). 2. Een polis voor vrijwilligers van 16 jaar en ouder (te vergelijken met een verzekering voor arbeidsongevallen) De tussenkomst betreft dus enkel de vrijwilligers die de activiteit organiseren en niet de deelnemers aan de activiteit. Organiseert je 11.groep bijvoorbeeld een sponsorloop, dan zijn de deelnemers NIET verzekerd. Een bijkomende verzekering moet dan door de organiserende 11.groep afgesloten worden. De tussenkomst van de verzekering gebeurt pas na de tussenkomst van de ziekte- en invaliditeitsverzekering en slaat dus op het gedeelte dat overblijft na de tussenkomst van het ziekenfonds. B. Voor algemene burgerlijke aansprakelijkheid Wanneer een vrijwilliger tijdens zijn deelname aan de actie en door zijn fout schade berokkent aan een andere persoon moet hij de toegebrachte schade vergoeden. In dat geval waarborgt Ethias deze schadeloosstelling. Met schade wordt hier zowel de lichamelijke als de materiële schade bedoeld. Als je iets in bruikleen kreeg voor de organisatie van je actie (vb een bolderkar om soep te gaan verkopen) en die loopt schade op, is dit in bepaalde gevallen ook verzekerd. Neem hiervoor steeds contact op met Jo de Smet. Er is steeds een vrijstelling van 65 euro. 10

10 Risico's die niet gedekt worden door deze polis: - Schade voortvloeiend uit contractuele verplichtingen (huur van materiaal, gebruik of huur van lokalen ) - Schade met opzet. - Schade voortvloeiend uit deelname aan wedstrijden. - Schade veroorzaakt door het gebruik van een auto of een motor. - Schade veroorzaakt aan funderingen, wegdek en boorden van verkeerswegen en stoepen. - Schade veroorzaakt door brand of ontploffingen (moeten gedekt worden door een brandverzekering). - Schade veroorzaakt door het organiseren van popconcerten, autorally's, wielerwedstrijden, De gerechtelijke bijstand Indien een vrijwilliger in het kader van zijn medewerking aan de actie het slachtoffer wordt van een ongeval door een derde veroorzaakt, zal Ethias financieel tussenkomen voor de betaling van de honoraria en kosten die voortvloeien uit onderzoek en procesvoering om van deze "derde" schadevergoeding te bekomen voor: - Lichamelijke schade en materiële schade. - De schade die de wettige erfgenaam ondergaat ingevolge het overlijden van de vrijwilliger. Beperkingen van deze polis Ethias is niet verplicht een gerechtelijke vordering in te spannen: - Wanneer de schade niet meer dan 25 bedraagt. - Wanneer de vordering (of vordering in beroep) geen ernstige kans op slagen vertoont. - Op het vlak van gerechtelijke bijstand worden de vrijwilligers onderling NIET als derden beschouwd. Waarvoor ben ik niet verzekerd? Je bent niet verzekerd: - Voor materiële schade die vrijwilligers oplopen door hun deelname aan de actie. Een vrijwilliger kan dus geen beroep doen op een verzekering voor de vergoeding van een gescheurd hemd, gestolen fototoestel, vernielde wagen, kapotte fiets,... - Op vlak van gerechtelijke bijstand tussen vrijwilligers onderling. - Als deelnemer aan een activiteit. - Voor schade met opzet. Zie ook hierboven: Risico s die niet gedekt worden door deze polis bij algemene burgerlijke aansprakelijkheid Als plaatselijk verantwoordelijke van een 11.groep doe je er goed aan vooraf na te gaan of er in het kader van de actie initiatieven worden genomen die niet door de verzekeringspolissen worden gedekt. Wij raden dan ook aan om voor deze initiatieven vooraf een aparte verzekering af te sluiten. 11

11 5. Bijlagen 5.1 Proces-verbaal voor gemeentelijke toelage (1 exemplaar) 5.2 Proces-verbaal voor baar geld (3 exemplaren) 5.3 Stortingsborderel voor baar geld (3 exemplaren) 5.4 Brief ING 5.5 Lijst ING-kantoren met stortingsautomaat en/of loket voor afgifte munten 5.6 Omslag om afrekening terug te sturen 5.7 Plastic zak voor munten (2 exemplaren) 12