Handleiding voor een succesvolle actie én een correcte afrekening.

Transcriptie

1 Financieel draaiboek 2006 Handleiding voor een succesvolle actie én een correcte afrekening.

2 Inhoudsopgave 1. ACTIEWEEKEND EN PERMANENTIE 3 2. FINANCIEEL MATERIAAL 3 3. MATERIAAL VOOR DE STRAATACTIE in consignatie AFREKENING VAN DE OPBRENGST ING voor afrekening van biljetten en muntstukken 5 A Documenten 6 B Afrekening van de biljetten 1) je maakt gebruik van de nachtkluis 6 2) 1 je maakt geen gebruik van de nachtkluis 7 C Afrekening van de muntstukken 7 D Afrekening van later binnengekomen biljetten en muntstukken Afrekening van de overschrijvingen en cheques Gemeentelijke toelage FISCAAL ATTEST Wie kan een fiscaal attest bekomen? Het fiscaal strookje 9 6. VERZEKERING VOOR DE MEDEWERKERS Algemeen Periode Aard van de verzekering Het verzekeren van niet-gedekte risico s Aangifte doen van ongeval of schade Verdeelschaal voor de betaling van de verzekering AGENDA VOOR DE FINANCIËLE ACTIE 13 8 ING-LIJST VAN DEELNEMENDE KANTOREN LIJST VAN DEELNEMENDE SUPERMARKTEN EN BIOSCOPEN TOELATING NMBS KB: TOELATING DEUR-AAN-DEURACTIE BIJLAGEN 16. 2

3 1. ACTIEWEEKEND EN PERMANENTIE Het financiële ACTIEWEEKEND loopt dit jaar van vrijdag 10 november tot en met zondag 12 november. Hou er rekening mee dat de winkels op zaterdag 11 november gesloten zullen zijn. Comités die een financiële actie aan grootwarenhuizen en winkelstraten organiseren, kunnen dit beter plannen op zaterdag 4 november. Permanentie De provinciale coördinatoren zijn tijdens het campagneweekend bereikbaar, wat niet wil zeggen permanent aanwezig op het provinciaal secretariaat. Voor een bijlevering van materiaal maak je best telefonisch een afspraak. Telefoonlijst van de verschillende provinciale secretariaten: Antwerpen: 03/ Brabant: 02/ Liesbet: 0479/ Limburg: Lieve: 0473/ , Krista: 0477/ , Jeroen: 0498/ Oost-Vlaanderen: 09/ , Aagje 0486/ , Tinne:0496/ West-Vlaanderen: 051/ Wil je ons tijdens het actieweekend een seintje geven over de belangrijkste elementen van de campagne? aantal vrijwilligers opvallende feiten, leuke weetjes deelnemers aan activiteiten de eerste financiële resultaten Ook al zijn de resultaten nog niet volledig, toch geven ze ons een eerste indruk. Doe dit ten laatste voor zondagnamiddag uur. Zo kunnen we alle gegevens bijeenbrengen en een persbericht opstellen. De campagnedienst in Brussel houdt permanentie op 10, 11 en 12 november telkens van 9 uur tot 19 uur en zondag tot 20 uur. We zijn bereikbaar op tel: 02/ Karima Amezian of GSM 0478/ / Katrien Lievens 2. FINANCIEEL MATERIAAL In mei kreeg de financieel verantwoordelijke van je comité een bestelbon thuis opgestuurd. Met deze bestelbon kon je het financieel materiaal van je keuze bestellen. Deze bestelling diende je in het voorjaar door te geven, omdat de aanmaak van het financieel materiaal telkens een gecompliceerde drukopdracht is. Op dit materiaal wordt het rekeningnummer van het plaatselijke comité gedrukt. Je kon dus niet wachten tot september om een bestelling te plaatsen samen met het andere actiemateriaal. We contacteren ook altijd die comités die niet op onze eerste vraag tot bestellen reageerden. Maar daarna kan er niet meer besteld worden. Het bestelde materiaal staat vanaf half september klaar in het provinciaal secretariaat.. 3

4 Ben je toch vergeten om financieel materiaal te bestellen? Neem dan zo snel mogelijk contact op met Rika Godderis op 02/ Samen zoeken we dan naar een oplossing. 3. MATERIAAL VOOR DE STRAATACTIE IN CONSIGNATIE Je vindt een volledig overzicht van al het materiaal voor de campagne 2006 op de bestelbon, in de catalogus en op de website. Ook dit jaar werken we niet in alle provincies met hetzelfde verkoopmateriaal. We werken terug met een verschillend aanbod. Dit zorgt voor kleinere oplages bij aanmaak van materiaal, dus minder overschot voor het volgende jaar, en de mogelijkheid om in elke provincie, elk jaar nieuw materiaal te kunnen aanbieden. wenskaarten! De wenskaarten zijn dé vaste waarde in de deur-aan-deuractie. LICHTJES sets van 4 wenskaarten plus enveloppes voor 5 euro Wenskaarten die warmte in de huiskamer brengen SNEEUW sets van 4 wenskaarten plus enveloppes voor 5 euro. Sneeuwbeelden uit het verre Noorden, ideaal om als nieuwjaarswens te gebruiken. EINDEJAAR sets van 4 wenskaarten plus enveloppes voor 5 euro. Vier prachtige foto s die de gezellig-koude sfeer van eindejaar uitstralen. KAARSLICHT sets van 4 wenskaarten plus enveloppes voor 5 euro. Ingetogen kaarten om een vredig nieuw jaar in te gaan. DE HELE WERELD ROND sets van 4 wenskaarten plus enveloppes voor 5 euro. Bootjes op het Titicacameer, Sri Lankese jongen op olifant, lampionnen in Zuid-Korea en Nepalese boterkaarsjes. potloden! sets van 6 potloden voor 6 euro. De vertrouwde potloden met leuke dierenprints steken in een kleurrijk vernieuwd jasje. fluostiften! sets van 6 fluostiften voor 6 euro. Zes uitbundige markeerders die bedrukt zijn met Afrikaanse maskers. sleutelhanger! Zuid-Afrikaanse dierenfiguurtjes( olifant, neushoorn, giraf, struisvogel en buffel) voor 6 euro fleuren je saaie sleutelbos op. In 2004 lanceerden we een zoo van leuke sleutelhangers, vervaardigd uit ijzerdraad en pareltjes. Fair Trade natuurlijk, gemaakt door thuiswerkers die daardoor een inkomen verwerven. De dierenfiguurtjes waren meteen een succes, dus ook dit jaar voor iedereen beschikbaar!. 4

5 kaars in houdertje! kaarsjes in blikken houdertje versierd met pareltjes voor 6 euro. Vorig jaar gingen enkele comités de uitdaging aan om onze nieuwe Zuid-Afrikaanse kaarsjes op straat te testen. De kaarsjes deden het zeer goed, de reacties waren uitermate positief. Daarom bieden we ze dit jaar voor iedereen aan. meetlatje! plastiek latjes van 20cm voor 3 euro. Verkoopsproduct enkel voor comités die een 3 euromodel onontbeerlijk vinden. Wil je meer weten over verkoopsproducten of deur-aan-deur actie, neem dan contact op met het provinciaal secretariaat of met rika.godderis@11.be, tel 02/ DE AFREKENING VAN DE OPBRENGST 4.1. ING: voor afrekening van biljetten en muntstukken! ING zal voor de afrekening tijdens het actieweekend 2006 opnieuw haar netwerk van nachtkluizen en kantoren ter beschikking stellen van de medewerkers. We dringen erop aan om zoveel mogelijk van dit aanbod gebruik te maken en nog tijdens het actieweekend het opgehaalde baar geld in veiligheid te brengen. In alle ING agentschappen (ook diegene die niet over een nachtkluis beschikken) kan je terecht voor het binnenbrengen van de biljetten en de muntstukken. Op onderstaande link kan je alleszins per kantoor volledig geactualiseerde info opzoeken. kan Ook na het actieweekend kan je terecht bij de ING kantoren. Maar maak bij voorkeur gebruik van de nachtsafes.. 5

6 Op vraag van bezorgt ING ons borderellen waarop het rekeningnummer en bij de mededeling comité van voorgedrukt zijn. Gelieve op elk borderel telkens de naam van jouw comité duidelijk in te vullen. Dit is de enige manier voor onze boekhouders om het opgehaalde bedrag bij het juiste comité te boeken.!!! Ga eind oktober al naar het ING-kantoor in je buurt om: - De sleutel van de nachtkluis af te halen. - Clips af te halen (plastic voorsorteerhulzen voor de munten). Je kan hiervoor ook terecht op het provinciaal secretariaat. - Liassen af te halen (papieren wikkels voor de biljetten) Hiervoor kan je ook terecht op het provinciaal secretariaat. Alle kantoren die meewerken via hun nachtkluis ontvangen van nationaal op voorhand een kleine attentie. A. DOCUMENTEN Dit zijn de documenten die je nodig hebt voor de afrekening van de straatactie: - Proces-verbaal voor baar geld (3 ex.) - Proces-verbaal voor overschrijvingen en cheques ( 3 ex.) - Borderel van de nachtsafe (3 ex.) - Borderel voor de munten (3 ex.) - Borderel voor de biljetten (3ex.) - Het fiscale strookje (1ex.) We bezorgen je één exemplaar van het fiscale strookje. Jullie mogen dit zelf kopiëren. B. DE AFREKENING VAN DE BILJETTEN 1).Je maakt gebruik van de nachtkluis. Wij bezorgen vooraf aan ING - de naam van de financieel verantwoordelijke van je comité - zijn/haar adres en telefoonnummer - het nummer van zijn/haar identiteitskaart - het ING-kantoor waar jouw comité de kluis wil gebruiken ING stuurt op haar beurt elk kantoor een overzicht van alle comités die een beroep zullen doen op een ING nachtkluis samen met de nodige richtlijnen. In bijlage vinden jullie een kopie van deze richtlijnen. De plaatselijke kantoren zijn dus op de hoogte van jullie komst. Om problemen te voorkomen kan je deze nota best meenemen als je langsgaat bij je ING-kantoor. Procedure: 1. Je haalt in de week vóór de actie een sleutel van de nachtkluis en geldzakjes af in het gegeven ING-kantoor. Daarvoor neem je je identiteitskaart mee. Je moet geen waarborgsom betalen, maar als je de sleutel verliest moet je wel 50 betalen.. 6

7 2. Na de financiële actie tel je de biljetten en stopt ze in de daartoe bestemde ING-geldzakjes (ook te verkrijgen op het provinciaal secretariaat) samen met een ingevuld borderel. Dit borderel bevat 3 doorslagjes: - één exemplaar stop je in de zak met de biljetten - één exemplaar stop je in de postbus van het ING-kantoor ( = extra controle tegen diefstal) - één exemplaar stuur je naar Brussel, tav Katrien Lievens Het bedrag dat je in de nachtkluis hebt gestopt,vermeld je ook op het Proces-verbaal voor baar geld. Indien je zelf een bewijs wil, dan neem je best een kopie. De standaardformulieren van de-ing nachtsafe bevatten slechts drie doorslagjes. Let wel: Enkel de biljetten mogen in de nachtkluizen gedeponeerd worden in de daarvoor bestemde geldzakjes. De munten mag je niet in de nachtkluis deponeren. Stop de biljetten NIET in de gewone brievenbus van het bankfiliaal,wel in de nachtkluis. In de brievenbus drop je enkel het exemplaar van het borderel. De sleutel bezorg je uiterlijk in de week na het actieweekend terug aan het agentschap. Werp de sleutel niet in de brievenbus, maar geef die persoonlijk af. De ING-medewerkers tellen het geld dat je in de nachtkluis stopte met twee personen na en plaatsen het op de rekening. 2) Je maakt geen gebruik van de nachtkluis. Indien je geen gebruik maakt van de nachtkluis kan je de biljetten tijdens de kantooruren afrekenen in een ING-agentschap. Stortingen van biljetten moeten vooraf geteld en gesorteerd worden. Gebruik daarvoor de vooraf opgehaalde liassen (sorteerwikkels). Je ontvangt van ons een borderel voor het afleveren van biljetten. We vragen je om de naam van je comité duidelijk in te vullen en het borderel te laten tekenen in het ING kantoor. Het standaardformulier van ING bevat slechts 2 doorslagjes. Eén ervan is voor de bank. Het andere stuur je naar nationaal tav. Katrien Lievens. Indien je een bewijs wil van de storting van de biljetten, neem je best een kopie. Vul het bedrag van de opbrengst eveneens in op het Proces-verbaal voor het baar geld. C. DE AFREKENING VAN DE MUNTSTUKKEN Dit kan niet via de nachtkluis! De munten kunnen afgegeven worden in het ING-kantoor, doch worden niet meteen op de rekening gezet. De munten kunnen immers niet in het kantoor zelf geteld worden. Neem vooraf contact op met het ING-agentschap waar je het geld zal binnen brengen. Muntstukken kunnen enkel afgegeven worden in speciaal daarvoor bestemde zakken. Om het tellen te vergemakkelijken beschikken de ING-kantoren over plastichouders. Je mag deze gratis gebruiken. De plastichouders en plasticzakken moet je vooraf ophalen bij je ING kantoor of op het provinciaal secretariaat. De zakken moeten bij afgifte voorzien zijn van een volledig ingevuld borderel. Dat laat je door de bank aftekenen als je de munten afgeeft.. 7

8 Eén exemplaar is voor de bank, één voor het comité en één exemplaar stuur je naar tav. Katrien Lievens. Eens de munten geteld zijn, wordt het bedrag automatisch overgemaakt op het rekeningnummer Vul het bedrag van de munten, volgens de telling van het comité, in op het proces-verbaal voor het baar geld. Vermeld ook duidelijk de naam van de gemeente waar je het geld hebt binnengebracht. D. AFREKENING VAN LATER BINNENGEKOMEN BILJETTEN EN MUNTSTUKKEN Dit kan eveneens in alle ING kantoren volgens dezelfde procedure. De nachtkluizen zijn alleen beschikbaar tot 17 november. We hopen dat de procedure duidelijk is én dat de afrekening snel en correct kan verlopen. Meld meteen eventuele problemen bij katrien of op tel: 02/ Afrekening van de overschrijvingen en cheques 1. De campagnedienst van staat in voor het sorteren en het verzenden van de overschrijvingen bij de verschillende bankinstellingen. Stuur ons de overschrijvingen zo snel mogelijk AANGETEKEND toe. 2. Tel het aantal overschrijvingen en vul het aantal en het totaalbedrag in op het proces-verbaal afrekening van overschrijvingen. We adviseren - voor alle veiligheid - om van alle stukken, overschrijvingen en cheques, een kopie te nemen en te bewaren. Bezorg ons in elk geval ten laatste op 24 november alle overschrijvingen. We moeten deze overschrijvingen immers nog sorteren per bank en aan de hoofdkantoren aangetekend bezorgen. De banken zelf hebben dan nog enkele dagen nodig om de overschrijvingen te verwerken. En voor de kerstvakantie begint, dat is op 22 december, moet alles verwerkt zijn. VOOR OVERSCHRIJVINGEN UITGESCHREVEN IN 2006, MAAR DIE ONS PAS BEZORGD WORDEN NA 22 DECEMBER, KAN GEEN FISCAAL ATTEST AFGELEVERD WORDEN IN 2007, MAAR WEL IN DIT KOMT BIJ DE SCHENKER NIET GOED OVER! 3. De overschrijvingen en het PV bezorg je, per aangetekende zending, aan de campagnedienst van Gebruik gemakkelijkheidshalve de bijgevoegde enveloppe. In deze enveloppe zend je ons ook de fiscale strookjes en het PV voor baar geld en de ING-bordellen. Vermeld op de enveloppe duidelijk de naam van de afzender, het comité en naam en adres van de financieel verantwoordelijke. Voortaan betalen we jullie de aangetekende zending niet meer terug. Dit zorgde voor te veel administratief werk en kosten. 4. Indien je enkel een nagekomen PV wil opsturen hoef je die niet aangetekend te versturen Gemeentelijke toelage Bezorg het proces-verbaal voor de gemeentelijke toelage al rond 23 oktober aan de bevoegde gemeentelijke instantie, dit is ofwel de schepen voor ontwikkelingssamenwerking ofwel de. 8

9 gemeentesecretaris. Laat het document zo snel mogelijk invullen, tekenen en afstempelen. Als het PV niet onmiddellijk kan ingevuld worden, vraag dan een kopie van de notulen van de gemeenteraad waarin over de gemeentelijke toelage voor werd beslist. Stuur zo snel mogelijk één van beide documenten naar de campagnedienst van Voor het overmaken van de gemeentelijke toelage hebben we een apart rekeningnummer voorzien: Laat de gemeentelijke toelage dus niet overmaken op het plaatselijk Triodos-rekeningnummer en ook niet op de werkrekening van het comité. 5. HET FISCAAL ATTEST 5.1. Wie kan een fiscaal attest bekomen? Schenkers die minimaal een bedrag van 30 overmaken, als één gift of gespreid in verschillende bedragen over het ganse jaar. De richtlijnen van het ministerie van Financiën i.v.m. fiscaal aftrekbare giften blijven dezelfde, maar om misverstanden te vermijden herhalen we die toch nog eens. Uittreksel uit Richtlijnen van het ministerie van Financiën voor de instellingen erkend om attesten voor fiscale aftrekbare giften af te leveren: Wanneer de overgedragen sommen geheel of zelfs gedeeltelijk de levering van een goed of de prestatie van een dienst vergoeden, mogen daarvoor geen attesten worden uitgereikt, noch voor de totaliteit noch voor een gedeelte van de gestorte sommen. Om als aftrekbare gift in aanmerking te komen, moet het bedrag bijgevolg geheel om niet worden overgemaakt en mag aan de schenker geen enkel voordeel worden verstrekt. KORTOM: een gift is een geldsom die de schenker geeft aan een organisatie zonder dat er een tegenprestatie van gelijk welke aard tegenover staat. Dus: niet in ruil voor kaarten, potloden, boeken, kalenders, maaltijden, reclame, schilderijen en tekeningen Als je hierover vragen hebt, kan je steeds terecht op het secretariaat van in Brussel op 02/ of 0478/ Het fiscaal strookje Personen die hun gift via een overschrijving overmaken hoeven GEEN fiscaal strookje in te vullen en mee te geven. De gegevens op hun overschrijving volstaan om een fiscaal attest te kunnen afleveren. Een overschrijving is een veel betrouwbaarder betalingsmiddel dan een gift in baar geld. Ook het Ministerie van Financiën geeft de voorkeur aan het werken met overschrijvingen. Dat laat een betere controle toe. Daarom raden we het werken met overschrijvingen ten zeerste aan. Schenkers die met baar geld een schenking doen moeten WEL een fiscale strook invullen en via het comité aan de campagnedienst-fondsenwerving van bezorgen. We bewaren al deze fiscale strookjes ter controle door het Ministerie van Financiën. Die willen nagaan of onze organisatie correct werkt met het uitschrijven van fiscale attesten. Je kan losse fiscale strookjes bestellen bij je provinciaal secretariaat of bij de campagnedienst in Brussel, tel: 02/ (Katrien Lievens). 9

10 6. VERZEKERING VOOR DE MEDEWERKERS 6.1 Algemeen sluit voor alle vrijwilligers die deelnemen aan de actie een verzekeringspolis af bij Ethias voor de periode van 15 oktober tot en met 30 november. Je hoeft dus niet als comité of gemeente zelf een polis af te sluiten, tenzij je activiteiten organiseert die niet door deze polis gedekt zijn. Lees zorgvuldig welke risico's deze polis dekt en ook welke risico's deze polis niet dekt, en dus eventueel bijkomend moeten verzekerd worden. Bij twijfel kan je steeds Jo de Smet contacteren (tel. 02/ ). De kosten van de verzekeringspolis worden per comité in rekening gebracht. Het bedrag wordt berekend op basis van het aantal inwoners per gemeente en komt op de factuur van het actiemateriaal. Neem bij een schadegeval onmiddellijk contact op met Jo de Smet (02/ ) van en niet met Ethias zelf Periode De vrijwilligers worden voor de hieronder vermelde polissen verzekerd van 15 oktober tot 30 november. Indien jouw comité activiteiten plant buiten deze gewaarborgde periode, verwittig dan je provinciaal secretariaat deelt deze uitzonderingen dan mee aan de verzekeringsmaatschappij, zodat ook deze initiatieven door de polis gedekt blijven. Ethias houdt er rekening mee dat ingevolge plaatselijke omstandigheden sommige activiteiten enkele dagen voor of na de bedoelde periode kunnen plaatsvinden Aard van de verzekering a) Verzekering tegen lichamelijke ongevallen Financiële schadevergoeding voor lichamelijke ongevallen opgelopen tijdens deelname aan of op weg van en naar de actie, zijn verzekerd. De polis onderscheidt hier twee categorieën: 1) een polis tegen lichamelijke ongevallen voor vrijwilligers jonger dan 16 jaar (te vergelijken met een klassieke sportverzekering). 2) een polis voor vrijwilligers van 16 jaar en ouder (te vergelijken met een verzekering voor arbeidsongevallen) De tussenkomst betreft dus enkel de vrijwilligers die de activiteit organiseren en niet de deelnemers aan de activiteit. Organiseert je comité bijvoorbeeld een sponsorloop, dan zijn de deelnemers NIET verzekerd. Een bijkomende verzekering moet dan door het organiserende comité afgesloten worden. De tussenkomst van de verzekering gebeurt pas na de tussenkomst van de ziekte- en invaliditeitsverzekering en slaat dus op het gedeelte dat overblijft na de tussenkomst van het ziekenfonds. b) Geen verzekering tegen materiële schade Materiële schade, die vrijwilligers oplopen door hun deelname aan de actie, is NIET verzekerd. Een vrijwilliger kan dus geen beroep doen op een verzekering voor de vergoeding van zijn gescheurd hemd, haar gestolen fototoestel, zijn in de prak gereden wagen... c) Verzekering tegen algemene burgerlijke aansprakelijkheid Algemene burgerlijke aansprakelijkheid. Wanneer een vrijwilliger tijdens zijn deelname aan de actie en door zijn fout. 10

11 schade berokkent aan een andere persoon moet hij de toegebrachte schade vergoeden. In dat geval waarborgt Ethias deze schadeloosstelling. Met schade wordt hier zowel de lichamelijke als de materiële schade bedoeld. Beperkingen en risico's die niet gedekt worden door deze polis: * schade met opzet. * schade voortvloeiend uit deelname aan wedstrijden. * schade veroorzaakt door het gebruik van een auto of een motor. * schade veroorzaakt aan funderingen, wegdek en boorden van verkeerswegen en stoepen. * schade veroorzaakt door brand of ontploffingen (moeten gedekt worden door een brandverzekering). * schade veroorzaakt door het organiseren van popconcerten, autorally's, wielerwedstrijden,. De gerechtelijke bijstand. Indien een vrijwilliger in het kader van zijn medewerking aan de actie het slachtoffer wordt van een ongeval door een derde veroorzaakt, zal Ethias financieel tussenkomen voor de betaling van de honoraria en kosten die voortvloeien uit onderzoek en procesvoering om van deze "derde" schadevergoeding te bekomen voor: * lichamelijke schade en materiële schade. * de schade die de wettige erfgenaam ondergaat ingevolge het overlijden van de vrijwilliger. Beperkingen van deze polis: Ethias is niet verplicht een gerechtelijke vordering in te spannen: * wanneer de schade niet meer dan 25 bedraagt. * wanneer de vordering (of vordering in beroep) geen ernstige kans op slagen vertoont. Op het vlak van gerechtelijke bijstand worden de vrijwilligers onderling NIET als derden beschouwd Het verzekeren van niet-gedekte risico s Als plaatselijk verantwoordelijke van een comité doe je er goed aan vooraf na te gaan of er in het kader van de actie initiatieven worden genomen die niet door de verzekeringspolissen worden gedekt. Wij raden dan ook aan om voor deze initiatieven vooraf een aparte verzekering af te sluiten. In geval van twijfel, contacteer Jo de Smet (tel. 02/ ) of jo.desmet@11.be dan zoekt zij het even voor je uit Aangifte doen van ongeval of schade Neem zo snel mogelijk contact op met en vraag naar Jo de Smet. Zij stuurt vervolgens een aangifteformulier op dat zo volledig en correct mogelijk moet ingevuld worden. Bij een lichamelijk ongeval zal ook een medisch attest van de behandelende geneesheer gevraagd worden. Stuur beide documenten zo snel mogelijk terug naar Jo de Smet zodat zij de aangifte van het schadegeval bij Ethias kan indienen. Het slachtoffer (of vertegenwoordiger) legt alle ontvangen getuigschriften voor aan het ziekenfonds om de financiële tussenkomst van het ziekenfonds te bekomen. Tezelfdertijd vraagt hij/zij aan het ziekenfonds ook een getuigschrift dat het verschil bewijst tussen de voor de behandelingen betaalde bedragen en de terugbetalingen vanwege het ziekenfonds. Dit verschil, dat voorlopig ten laste blijft van het slachtoffer, wordt door de verzekeringsmaatschappij terugbetaald. Belangrijke opmerking: Ethias vraagt originele facturen en documenten voor de behandeling van een schadegeval, dus geen kopies!. 11

12 6.6. Verdeelschaal voor de betaling van de verzekering voor vrijwilligers Vermits de campagnekosten elk jaar zwaarder wegen, spreiden wij de kosten van de verzekeringspolis over alle comités. Deze uitgave kan wellicht uit de gemeentelijke werkingstoelagen voor betaald worden. In het onderstaande lijstje vind je onmiddellijk terug welke uitgave dit voor jouw comité zal zijn. De premieverlaging van vorig jaar hebben we ook dit jaar kunnen bekomen bij Ethias. Alvast bedankt voor je begrip. AANTAL INWONERS BIJDRAGE in EURO < >

13 7. AGENDA VOOR DE FINANCIËLE ACTIE 22 OKTOBER Gemeentebestuur contacteren i.v.m. gemeentelijke toelage (document: PV voor gemeentelijke toelage). 4 NOVEMBER Zijn de gegevens over de gemeentelijke toelage binnen? Ligt het PV klaar om opgestuurd te worden naar ? Heb je al een afspraak gemaakt met het lokale ING-kantoor voor het deponeren van de opbrengst in de nachtkluis tijdens het actieweekend of voor het afrekenen van de muntstukken en het baar geld? Gezien de supermarkten op 11/11 gesloten zijn, kan je nu al post vatten om je materiaal aan de man te brengen NOVEMBER : ACTIEWEEKEND! VRIJDAG 10/11 VANAF 13/11 Voor de afrekening van het baar geld kan je na afspraak de nachtkluis van het plaatselijke ING-kantoor gebruiken. Je kan daar dus meteen terecht voor de afgifte van de sleutel van de nachtkluis, het natellen van de opbrengst en het afgeven van de munten. Rest van het baar geld afrekenen bij het ING-agentschap. Overschrijvingen per aangetekend schrijven naar de Campagnedienst-fondsenwerving sturen. Vergeet niet de aanvragen voor een fiscaal attest erbij te voegen. 24 NOVEMBER Absolute limietdatum voor aangetekend versturen van nagekomen cheques en overschrijvingen naar de campagnedienst, met oog op verlenen van fiscaal attest. 11 DECEMBER Uiterste datum voor verzenden van PV voor gemeentelijke toelage aan Indien de gemeente dit niet kan doen, vraag een kopie uit de notulen van de gemeenteraad waarop de toelage werd toegekend. 18 DECEMBER Uiterste datum voor het storten van nagekomen contanten op INGrekening De giften die vandaag niet bij binnen zijn, geven geen recht meer op een fiscaal attest van het lopende jaar! En dan natuurlijk een prettige kerstvakantie!!!. 13

14 8.ING-LIJST VAN DE DEELNEMENDE KANTOREN Deze lijst heb je reeds ontvangen (zeker als je met de nachtkluis werkt i.v.m sleutel ING-nachtkluis). Wil je deze lijst toch nog eens opvragen, dan kan dit bij: Katrien Lievens, tel: 02/ Deze lijst vermeld enkel de kantoren die over een nachtkluis beschikken. Bijlage 1 is een brief van ING, aan al hun kantoren ivm de straatactie van LIJST VAN DEELNEMENDE SUPERMARKTEN EN BIOSCOPEN Hierbij vind je de lijst van alle supermarkten en bioscopen die hun toestemming gegeven hebben om bij hen kaarten te verkopen. Neemt steeds vooraf contact op met de plaatselijke filiaalhouders om goede afspraken te maken. (zie bijlage 2) Spar Cash Fresh Aldi Lidl Cora Macro Delhaize Carrefour Colruyt Sphinx-cinema Gent StudioLeuven Utopolis Turnhout 10. TOELATING NMBS (zie bijlage 3) 11. KB DEUR AAN DEUR - ACTIE (zie bijlage 4). 14

15 BIJLAGEN Hierbij vind je de toelating van verschillende grootwarenhuisketens, NMBS en enkele cinema s. Wij willen je er toch op wijzen dat het belangrijk is, om op voorhand door te geven aan de grootwarenhuizen, wanneer je zal verkopen. Soms moet je op voorhand nog eens de expliciete toestemming vragen van de gerant. Neem dan de toelatingsbrief zeker mee. Ook tijdens de dag van verkoop is het aangeraden de toestemming van de keten op zak te hebben. Veel succes!. 15