Financieel draaiboek Handleiding voor een succesvolle actie én een correcte afrekening.

Transcriptie

1 Financieel draaiboek 2003 Handleiding voor een succesvolle actie én een correcte afrekening.

2 Inhoudsopgave 1. ACTIEWEEKEND EN PERMANENTIE 3 2. FINANCIEEL MATERIAAL 4 3. MATERIAAL VOOR DE STRAATACTIE 4 4. AFREKENING VAN DE OPBRENGST ING voor afrekening van biljetten en muntstukken Documenten De procedure van de nachtkluis Het afrekenen van het baar geld na het actieweekend Belangrijke data Het afrekenen van de overschrijvingen Gemeentelijke toelage 8 5. FISCAAL ATTEST Wie komt in aanmerking? Het fiscaal strookje 9 6. VERZEKERING VOOR DE MEDEWERKERS Algemeen Periode Aard van de verzekering Het verzekeren van niet-gedekte risico's Aangifte doen van ongeval of schade Verdeelschaal voor de betaling van de verzekering AGENDA VOOR DE FINANCIËLE ACTIE 13 8 ING-LIJST VAN DEELNEMENDE KANTOREN LIJST VAN DEELNEMENDE SUPERMARKTEN EN BIOSCOPEN TOELATING NMBS KB: TOELATING DEUR-AAN-DEURACTIE BIJLAGEN 15 financieel draaiboek

3 1. ACTIEWEEKEND EN PERMANENTIE Het financiële ACTIEWEEKEND is dit jaar extra lang, nl. 5 dagen: vrijdag 7, zaterdag 8, zondag 9, maandag 10 en dinsdag 11 november Permanentie Tijdens het actieweekend is er permanentie voorzien op de provinciale secretariaten. Je kan daar terecht voor bijleveringen van materiaal, het doorgeven van de financiële resultaten, om problemen te signaleren of gewoon om een babbel te doen over de actie. Indien het enigszins mogelijk is, vragen wij je om ons tijdens het actieweekend een seintje te geven over de opkomst van vrijwilligers op de activiteiten en de eerste financiële resultaten. Ook al zijn de resultaten nog niet volledig, toch geven ze ons een eerste indicatie. Doe dit ten laatste voor dinsdagnamiddag uur. Zo kunnen we de pers informeren. Bel gewoon naar het provinciaal secretariaat, daar word je geholpen of daar vertelt het antwoordapparaat op welk GSM-nummer je de provincialen kan vinden. De campagnedienst in Brussel houdt eveneens permanentie op 8,9 en 11 november telkens van 9.00 uur tot uur. We zijn bereikbaar op tel: 02/ (Marleen Vos), 02/ (Katrien Lievens) en op GSM 0498/ (Marleen Vos). 2. FINANCIEEL MATERIAAL In mei 2003 kreeg de financieel verantwoordelijke van je comité een bestelbon thuis opgestuurd. Met deze bestelbon kon je het financieel materiaal van je keuze bestellen. Deze bestelling moest je in het voorjaar doorgeven, omdat de aanmaak van het financieel materiaal telkens een gecompliceerde drukopdracht is. Op dit materiaal wordt het rekeningnummer van het plaatselijke comité gedrukt. Je kon dus niet wachten tot september om een bestelling te plaatsen samen met het andere actiemateriaal. We contacteren ook altijd die comités die niet op onze eerste vraag tot bestellen reageerden. Maar daarna kan er niet meer besteld worden. Sorry! Het bestelde materiaal staat klaar vanaf begin september in het provinciaal secretariaat. financieel draaiboek

4 3. MATERIAAL VOOR DE STRAATACTIE 2003 Je vindt een volledig overzicht van al het materiaal voor de campagne 2003 op de bestelbon en op de website. - Prentkaarten nieuwe reeks 2003 bestaat uit 4 typische eindejaarskaarten. Een set bevat 4 kaarten, 4 enveloppen en een folder. Verkoopprijs 5. We bieden ook de prentkaarten van 2002 en van 2001 opnieuw aan. Ook deze sets bevatten 4 kaarten en 4 enveloppes en worden eveneens verkocht aan 5. We vragen om niet alleen de nieuwe wenskaarten te koop aan te bieden. Daarom zullen we de wenskaarten steeds gemengd leveren. Fluostiften: een set van 6 kleurige fluostiften, bedrukt met motieven van maskers. Verkoopprijs: 6 - Potlodenset: 5 kleurpotloden + 1 grafietpotlood, bedrukt met kleurige motieven en verpakt in grijs recyclagedoosje: verkoopprijs: 5 - Meetlatje (20 cm): met dierenmotief en verkrijgbaar in geel en wit. Verkoopprijs: 3. Let op! Dit verkoopmodel enkel gebruiken in de gemeenten of wijken waar een model van 5 of 6 te duur is. - Steun-Stickers: Terug van weggeweest. Bedoeld voor kinderen. Een ontwerp van Leo Timmers, cartoonist in o.a. Humo. verkoopprijs 3. - Identificatiekaartje: gratis. Laat de medewerkers hun naam duidelijk op het identificatiekaartje invullen. Zorg ervoor dat ze tijdens de financiële actie dit kaartje zichtbaar opspelden. Dat verhoogt niet alleen de herkenbaarheid maar ook het vertrouwen in de actie. Kijk wel uit als je de identificatiekaartjes opspelt dat je geen jassen beschadigt. De verzekering komt voor een dergelijk schadegeval niet tussen. - Hesje voor vrijwilligers, verhoogt de zichtbaarheid tijdens de politieke - en de straatactie. Van rood plastic met opdruk "Ik vecht tegen onrecht". Gratis. - Jutten draagtassen van , vervaardigd door een coöperatieve in Bangladesh: zeer hanig om het verkoopmateriaal in op te bergen. Prijs: 1. - T-shirts voor medewerkers. Een zwarte T-shirt met de opdruk van katoen tegen onrecht ( 8,75). Voor de kinderen is er een groene T-shirt, 1 maat van 5 à 7 jaar ( 7,50). - We hebben ook nog een voorraad witte T-shirts van de campagne 2000 beschikbaar. Die vind je eveneens op de bestelbon. Verminderde prijs: 1. financieel draaiboek

5 4. DE AFREKENING VAN DE OPBRENGST 4.1. ING: voor afrekening van biljetten en muntstukken! Twee jaar geleden zijn we, voor wat betreft het afrekenen van het baar geld, overgeschakeld van de HBK-bank naar BBL. Neen, we zijn niet nog eens veranderd, maar BBL heeft, zoals de meesten onder u wellicht weten, een nieuwe naam: ING. ING zal tijdens het actieweekend 2003 opnieuw haar netwerk van nachtkluizen ter beschikking stellen aan de medewerkers. We dringen erop aan om zoveel mogelijk van dit aanbod gebruik te maken en nog tijdens het actieweekend het opgehaalde baar geld in veiligheid te brengen. Je kan tijdens de kantooruren in elk ING-agentschap ( dus ook in die agentschappen die niet over een nachtkluis beschikken) terecht voor het binnenbrengen van de biljetten en de muntstukken na het actieweekend. Maar maak bij voorkeur gebruik van de nachtsafes. Maandag 10 oktober zijn alle ING-agentschappen geopend. Op vraag van bezorgt ING ons borderellen waarop het rekeningnummer en bij de mededeling comité van voorgedrukt zijn. Gelieve op elk borderel telkens de naam van jouw comité duidelijk in te vullen. Dit is de enige manier voor onze boekhouders om het opgehaalde bedrag bij het juiste comité te boeken.!!! Ga eind oktober al naar het ING-kantoor in je buurt om: - De sleutel van de nachtkluis af te halen - Cops af te halen (plastic voorsorteerhulzen voor de munten) - Liassen af te halen (papieren wikkels voor de biljetten) - Een affiche aan het kantoor te bezorgen Documenten Dit zijn de documenten die je nodig hebt voor de afrekening van de straatactie: - Proces-verbaal voor biljetten en muntstukken ( 3 ex.) - Borderel van de nachtsafe (3 ex.) - Borderel voor de munten (3 ex.) - Borderel voor de biljetten (3ex.) - Het fiscale strookje (1ex.) We bezorgen je één exemplaar van het fiscale strookje. Bedoeling is dat dit door jullie zelf wordt gekopieerd. financieel draaiboek

6 4.1.2 De procedure voor de nachtkluis (enkel voor biljetten!) 1) Elk comité bezorgt ons: - de naam van de financieel verantwoordelijke - het adres en het telefoonnummer - het nummer van de identiteitskaart - de locatie (ING-kantoor waar het comité de kluis zal gebruiken) bezorgt al deze gegevens aan de ING, die op haar beurt de lokale kantoren een lijst bezorgt van de comités die een beroep doen op hun ING-nachtkluis. 2) Je haalt in de week voor de actie een sleutel van de nachtkluis en geldzakjes af in het opgegeven ING-kantoor. Daarvoor neem je je identiteitsbewijs mee. Je moet geen waarborgsom betalen, maar als je de sleutel verliest moet je wel 50 betalen. 3) Na de financiële actie tel je het geld en stopt het in de daartoe bestemde ING-geldzakjes samen met een ingevuld borderel. Dit borderel bevat 3 doorslagjes: - één exemplaar stop je in de zak met de biljetten - één exemplaar stop je in de postbus van het ING-kantoor ( = extra controle tegen diefstal) - één exemplaar stuur je naar Brussel, tav Katrien Lievens Het bedrag dat je in de nachtkluis hebt gestopt vermeld je ook op het Proces-verbaal voor baar geld. Indien je zelf een bewijs wil, dan neem je best zelf een kopie. De standaardformulieren van ING nachtsafe bevatten slechts drie doorslagjes. Let wel: Enkel de biljetten mogen in de nachtkluizen gedeponeerd worden in de daarvoor bestemde geldzakjes. Stop ze NIET in de brievenbus. In de brievenbus drop je enkel het exemplaar van het borderel. De sleutel bezorg je uiterlijk in de week na het actieweekend terug aan het agentschap. Werp de sleutel niet in de brievenbus, maar geef die persoonlijk af. De ING-medewerkers tellen het geld dat je in de nachtkluis stopte, met twee personen na en plaatsen het op de rekening Het afrekenen van het baar geld na het actieweekend. Na de actie kan je ook in de ING-kantoren terecht voor het afgeven van de muntstukken en/of van de biljetten. Neem vooraf contact op met het ING-agentschap waar je het geld zal binnenbrengen. Ze bezorgen dan speciale zakken om de muntstukken in op te bergen en liassen (soort papieren wikkels) om vooraf de biljetten te tellen en te sorteren. ING dringt er evenwel op aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van de nachtkluizen voor wat betreft de biljetten. financieel draaiboek

7 1) De munten. Stop geen munten in de nachtkluis. De munten kunnen afgegeven worden in het ING-kantoor, doch worden niet meteen op de rekening gezet. De munten kunnen immers niet in het kantoor zelf geteld worden. Munstukken kunnen enkele afgegeven worden in speciaal daarvoor bestemde zakken.om het tellen te vergemakkelijken beschikken de ING-kantoren over plastickhouders. Je mag deze gratis gebruiken. Deze moet je vooraf ophalen. De zakken moeten bij afgifte voorzien zijn van een volledig ingevuld borderel. Dat laat je door de bank aftekenen als je de munten gaat afgeven. Het standaardformulier van de ING bevat slechts 2 doorslagjes. Eén er van is voor de bank. Het andere stuur je naar nationaal tav. Katrien Lievens. Indien je een bewijs wil van de afgifte van de munten, neem dan een kopie. Eens de munten geteld zijn, wordt het bedrag automatisch overgemaakt op het rekeningnummer Vul het bedrag van de munten, volgens de telling van het comité, in op het proces-verbaal voor het baar geld. Vermeld ook duidelijk de naam van de gemeente waar je het geld hebt binnengebracht. 2) De biljetten Indien je geen gebruik maakt van de nachtkluis kan je toch de opbrengst van de actie binnenbrengen in een ING-kantoor. Gebruik daarvoor de vooraf opgehaalde liassen (sorteerwikkels). Je ontvangt van ons een borderel voor het afleveren van biljetten. We vragen je om -vooral de naam van je comité- duidelijk in te vullen en te laten tekenen bij de ING. Bezorg dit borderel aan nationaal, tav Katrien Lievens. Vul het bedrag van de opbrengst eveneens in op het Proces-verbaal voor het baar geld. Neem voor je comité een kopie. 3) Proces verbaal voor baar geld Van dit document bezorgen we elk comité enkele exemplaren. Daarop vul je het volgende in: 1) bedrag dat je (eventueel) in de ING-nachtkluis hebt gestopt. 2) bedrag van de getelde muntstukken (telling door het comité, bank kan het niet meteen natellen) + adres bankkantoor. 3) bedrag van de biljetten die je aan het ING-agentschap hebt afgegeven. 4) het aantal fiscale strookjes + het adres en de handtekening van twee vertegenwoordigers. Dit Proces Verbaal bevat twee exemplaren. Eén exemplaar bezorg je aan : campagne t.a.v. Katrien Lievens Vlasfabriekstraat Brussel Bij het Proces-verbaal stop je het - borderel van de nachtsafe - borderel van de munten - borderel van de biljetten - de fiscale strookjes We hopen dat de procedure duidelijk is én dat de afrekening snel en correct kan verlopen. Meld meteen eventuele problemen bij Katrien Lievens op tel: 02/ financieel draaiboek

8 4.1.4 Belangrijke data Het geld moet onmiddellijk op de rekening worden gezet, ook al verwacht je nog bijkomend geld. De processen-verbaal moeten uiterlijk op 21 november bij Brussel zijn. Baar geld dat later wordt opgehaald, wordt op dezelfde ING-rekening gezet. De procedure hierbij is dezelfde. Doe dit voor 13 december, aangezien vanaf 20 december gesloten is. Alles wat later binnenkomt, telt niet meer bij de actie van dit jaar. Dit betekent ook dat de schenkers hun fiscaal attest niet meer krijgen voor dit jaar, maar pas voor het volgende jaar Het afrekenen van de overschrijvingen 1.De campagnedienst van staat in voor het sorteren en het verzenden van de overschrijvingen bij de verschillende bankinstellingen. Stuur ons de overschrijvingen zo snel mogelijk toe. 2. Tel het aantal overschrijvingen en vul het aantal en het totaalbedrag in op het proces-verbaal afrekening van overschrijvingen. We adviseren - voor alle veiligheid - om van alle stukken, overschrijvingen en cheques, een kopie te nemen en te bewaren. Bezorg ons in elk geval ten laatste op 28 november alle overschrijvingen. We moeten deze overschrijvingen immers nog sorteren per bank en aan de hoofdkantoren aangetekend bezorgen. De banken zelf hebben dan nog enkele dagen nodig om de overschrijvingen te verwerken. En voor de kerstvakantie begint, dat is op 20 december, moet alles verwerkt zijn. Voor overschrijvingen uitgeschreven in 2003, maar die ons pas bezorgd worden in 2004, kan geen fiscaal attest afgeleverd worden in 2004, maar wel in Dit komt bij de schenker niet goed over! 3. De overschrijvingen en het PV bezorg je, per aangetekende zending, aan de campagnedienst van Je vindt hierbij de speciale enveloppen voor aangetekende zendingen. In deze enveloppen zend je ons ook de fiscale strookjes en het PV voor baar geld en de ING-bordellen. Vermeld op de enveloppe duidelijk de naam van de afzender, het comité en naam en adres van de financieel verantwoordelijke. Voortaan betalen we jullie de aangetekende zending niet meer terug. Dit zorgde voor te veel administratief werk en kosten. 4. Indien je enkel een nagekomen PV wil opsturen hoef je die niet aangetekend te versturen Gemeentelijke toelage Bezorg het proces-verbaal voor de gemeentelijke toelage al rond 15 oktober aan de bevoegde gemeentelijke instantie, dit is ofwel de schepen voor ontwikkelingssamenwerking ofwel de gemeentesecretaris. Laat het document zo snel mogelijk invullen, tekenen en afstempelen. Als het PV niet onmiddellijk kan ingevuld worden, vraag dan een kopie van de notulen van de gemeenteraad waarin over de gemeentelijke toelage voor werd beslist. Stuur zo snel mogelijk één van beide documenten naar de campagnedienst van Voor het overmaken van de gemeentelijke toelage hebben we een apart rekeningnummer voorzien: Laat de gemeentelijke toelage dus niet overmaken op het plaatselijk Triodos-rekeningnummer en ook niet op de werkrekening van het comité. financieel draaiboek

9 5. HET FISCAAL ATTEST 5.1. Wie komt in aanmerking? Schenkers die minimaal een bedrag van 30 overmaken, als één gift of gespreid in verschillende bedragen over het ganse jaar De richtlijnen van het ministerie van Financiën i.v.m. fiscaal aftrekbare giften blijven dezelfde, maar om misverstanden te vermijden herhalen we die toch nog eens. Uittreksel uit Richtlijnen van het ministerie van Financiën voor de instellingen erkend om attesten voor fiscale aftrekbare giften af te leveren: Wanneer de overgedragen sommen geheel of zelfs gedeeltelijk de levering van een goed of de prestatie van een dienst vergoeden, mogen daarvoor geen attesten worden uitgereikt, noch voor de totaliteit noch voor een gedeelte van de gestorte sommen. Om als aftrekbare gift in aanmerking te komen, moet het bedrag bijgevolg geheel om niet worden overgemaakt en mag aan de schenker geen enkel voordeel worden verstrekt. KORTOM: een gift is een geldsom die de schenker geeft aan een organisatie zonder dat er een tegenprestatie van gelijk welke aard tegenover staat. Dus: niet in ruil voor kaarten, potloden, boeken, kalenders, maaltijden, reclame, schilderijen en tekeningen Als je hierover vragen hebt, kan je steeds terecht bij Marleen Vos op het secretariaat van in Brussel op 02/ of gsm 0498/ Het fiscaal strookje Personen die hun gift via een overschrijving overmaken hoeven GEEN fiscaal strookje in te vullen en mee te geven. De gegevens op hun overschrijving volstaan om een fiscaal attest te kunnen afleveren. Een overschrijving is een veel betrouwbaarder betalingsmiddel dan een gift in baar geld. Ook het Ministerie van Financiën geeft de voorkeur aan het werken met overschrijvingen. Dat laat een betere controle toe. Daarom raden we het werken met overschrijvingen ten zeerste aan. Schenkers die met baar geld een schenking doen moeten WEL een fiscale strook invullen en via het comité aan de campagnedienst van bezorgen. We bewaren al deze fiscale strookjes ter controle door het Ministerie van Financiën. Die willen nagaan of onze organisatie correct werkt met het uitschrijven van fiscale attesten. Je kan losse fiscale strookjes bestellen bij je provinciaal secretariaat of bij de campagnedienst in Brussel, tel02/ financieel draaiboek

10 6. VERZEKERING VOOR DE MEDEWERKERS 6.1 Algemeen sluit voor alle vrijwilligers die deelnemen aan de actie een verzekeringspolis af bij OMOB voor de periode van 15 oktober tot en met 30 november. Je hoeft dus niet als comité of gemeente zelf een polis af te sluiten, tenzij je activiteiten organiseert die niet door deze polis gedekt zijn. Lees zorgvuldig welke risico's deze polis dekt en ook welke risico's deze polis niet dekt, en dus eventueel bijkomend moeten verzekerd worden. Bij twijfel kan je steeds Jo de Smet contacteren (tel. 02/ ). De kosten van de verzekeringspolis worden per comité in rekening gebracht. Het bedrag wordt berekend op basis van het aantal inwoners per gemeente en komt op de factuur van het actiemateriaal. Neem bij een schadegeval onmiddellijk contact op met Jo de Smet (02/ ) van en niet met OMOB zelf Periode De vrijwilligers worden voor de hieronder vermelde polissen verzekerd van 15 oktober tot 30 november. Indien jouw comité activiteiten plant buiten deze gewaarborgde periode, verwittig dan je provinciaal secretariaat deelt deze uitzonderingen dan mee aan de verzekeringsmaatschappij, zodat ook deze initiatieven door de polis gedekt blijven. OMOB houdt er rekening mee dat ingevolge plaatselijke omstandigheden sommige activiteiten enkele dagen voor of na de bedoelde periode kunnen plaatsvinden Aard van de verzekering a) Verzekering tegen lichamelijke ongevallen Financiële schadevergoeding voor lichamelijke ongevallen opgelopen tijdens deelname aan of op weg van en naar de actie, zijn verzekerd. De polis onderscheidt hier twee categorieën: 1) een polis tegen lichamelijke ongevallen voor vrijwilligers jonger dan 16 jaar (te vergelijken met een klassieke sportverzekering). 2) een polis voor vrijwilligers van 16 jaar en ouder (te vergelijken met een verzekering voor arbeidsongevallen) De tussenkomst betreft dus enkel de vrijwilligers en niet de deelnemers. Organiseert je comité bijvoorbeeld een sponsorloop, dan zijn de deelnemers NIET verzekerd. Een bijkomende verzekering moet dan door het organiserende comité afgesloten worden. De tussenkomst van de verzekering gebeurt pas na de tussenkomst van de ziekte- en invaliditeitsverzekering en slaat dus op het gedeelte dat overblijft na de tussenkomst van het ziekenfonds. b) Geen verzekering tegen materiële schade Materiële schade, die vrijwilligers oplopen door hun deelname aan de actie, is NIET verzekerd. Een vrijwilliger kan dus geen beroep doen op een financieel draaiboek

11 verzekering voor de vergoeding van zijn gescheurd hemd, haar gestolen fototoestel, zijn in de prak gereden wagen... c) Verzekering tegen algemene burgerlijke aansprakelijkheid Algemene burgerlijke aansprakelijkheid. Wanneer een vrijwilliger tijdens zijn deelname aan de actie en door zijn fout schade berokkent aan een andere persoon moet hij de toegebrachte schade vergoeden. In dat geval waarborgt OMOB deze schadeloosstelling. Met schade wordt hier zowel de lichamelijke als de materiële schade bedoeld. Beperkingen en risico's die niet gedekt worden door deze polis: * schade met opzet. * schade voortvloeiend uit deelname aan wedstrijden. * schade veroorzaakt door het gebruik van een auto of een motor. * schade veroorzaakt aan funderingen, wegdek en boorden van verkeerswegen en stoepen. * schade veroorzaakt door brand of ontploffingen (moeten gedekt worden door een brandverzekering). * schade veroorzaakt door het organiseren van popconcerten, autorally's, wielerwedstrijden,. De gerechtelijke bijstand. Indien een vrijwilliger in het kader van zijn medewerking aan de actie het slachtoffer wordt van een ongeval door een derde veroorzaakt, zal OMOB financieel tussenkomen voor de betaling van de honoraria en kosten die voortvloeien uit onderzoek en procesvoering om van deze "derde" schadevergoeding te bekomen voor: * lichamelijke schade en materiële schade. * de schade die de wettige erfgenaam ondergaat ingevolge het overlijden van de vrijwilliger. Beperkingen van deze polis: OMOB is niet verplicht een gerechtelijke vordering in te spannen: * wanneer de schade niet meer dan 25 bedraagt. * wanneer de vordering (of vordering in beroep) geen ernstige kans op slagen vertoont. Op het vlak van gerechtelijke bijstand worden de vrijwilligers onderling NIET als derden beschouwd Het verzekeren van niet-gedekte risico s Als plaatselijke verantwoordelijke van een comité doe je er goed aan vooraf na te gaan of er in het kader van de actie initiatieven worden genomen die niet door de verzekeringspolissen worden gedekt. Wij raden dan ook aan om voor deze initiatieven vooraf een aparte verzekering af te sluiten. In geval van twijfel, contacteer Jo de Smet (tel. 02/ ) dan zoekt zij het even voor je uit Aangifte doen van ongeval of schade Neem zo snel mogelijk contact op met en vraag naar Jo de Smet. Zij stuurt vervolgens een aangifteformulier op dat zo volledig en correct mogelijk moet ingevuld worden. Bij een lichamelijk ongeval zal ook een medisch attest van de behandelende geneesheer gevraagd worden. Stuur beide documenten zo snel mogelijk terug naar Jo de Smet zodat zij de aangifte van het schadegeval bij OMOB kan indienen. Het slachtoffer (of vertegenwoordiger) legt alle ontvangen getuigschriften voor aan het ziekenfonds om de financiële tussenkomst van het ziekenfonds te bekomen. Tezelfdertijd vraagt hij/zij aan het ziekenfonds ook een getuigschrift dat het verschil bewijst tussen de voor de behandelingen betaalde bedragen en de terugbetalingen vanwege het ziekenfonds. Dit verschil, dat voorlopig ten laste blijft van het slachtoffer, wordt door de verzekeringsmaatschappij terugbetaald. Belangrijke opmerking: OMOB vraagt originele facturen en documenten voor de behandeling van een schadegeval, dus geen kopies! financieel draaiboek

12 6.6. Verdeelschaal voor de betaling van de verzekering voor vrijwilligers Vermits de campagnekosten elk jaar zwaarder wegen, spreiden wij de kosten van de verzekeringspolis over alle comités. Deze uitgave kan wellicht uit de gemeentelijke werkingstoelagen voor betaald worden. In het onderstaande lijstje vind je onmiddellijk terug welke uitgave dit voor jouw comité zal zijn. De premieverlaging van vorig jaar hebben we ook dit jaar kunnen bekomen bij OMOB. Alvast bedankt voor je begrip. AANTAL INWONERS BIJDRAGE in EURO < > financieel draaiboek

13 7. AGENDA VOOR DE FINANCIËLE ACTIE 15 OKTOBER Gemeentebestuur contacteren i.v.m. gemeentelijke toelage (document: PV voor gemeentelijke toelage).. 5 NOVEMBER Zijn de gegevens over de gemeentelijke toelage binnen? Ligt het PV klaar om opgestuurd te worden naar ? Heb je al een afspraak gemaakt met het lokale ING-kantoor voor het deponeren van de opbrengst in de nachtkluis tijdens het actieweekend of voor het afrekenen van de muntstukken en het baar geld? ACTIEWEEKEND!!! 7, 8, 9, 10 en 11 NOVEMBER : ACTIEWEEKEND! Voor de afrekening van het baar geld kan je na afspraak de nachtkluis van het plaatselijke ING-kantoor gebruiken. MAANDAG 10/11 WOENSDAG 12/11 VANAF 14/11 De banken zijn geopend op maandag 10 en woensdag 12 november. Je kan daar dus meteen terecht voor de afgifte van de sleutel van de nachtkluis, het natellen van de opbrengst en het afgeven van de munten. Rest van het baar geld afrekenen bij het ING-agentschap. Overschrijvingen per aangetekend schrijven naar de Campagnedienst sturen. Vergeet niet de aanvragen voor een fiscaal attest erbij te voegen. 28 NOVEMBER Absolute limietdatum voor aangetekend versturen van nagekomen cheques en overschrijvingen naar de campagnedienst, met oog op verlenen van fiscaal attest. 15 DECEMBER Uiterste datum voor verzenden van PV voor gemeentelijke toelage aan Indien de gemeente dit niet kan doen, vraag een kopie uit de notulen van de gemeenteraad waarop de toelage werd toegekend. 19 DECEMBER Uiterste datum voor het storten van nagekomen contanten op INGrekening De giften die vandaag niet bij binnen zijn, geven geen recht meer op een fiscaal attest van het lopende jaar! En dan natuurlijk een Prettige kerstvakantie!!! financieel draaiboek

14 8.ING-LIJST VAN DE DEELNEMENDE KANTOREN Deze lijst heb je reeds ontvangen (zeker als je met de nachtkluis werkt ivm sleutel ING-nachtkluis) Wil je deze lijst toch nog eens opvragen, dan kan dit bij: Katrien Lievens. Tel: 02/ Deze lijst vermeld enkel de kantoren die over een nachtkluis beschikken. Als je dus niet met een nachtkluis werkt kan je terecht in alle ING-kantoren. Om het dichtstbijzijnde ING-kantoor te weten in jouw buurt, bel: ING-Infolijn. 078/ LIJST VAN DEELNEMENDE SUPERMARKTEN EN BIOSCOPEN Hierbij vind je de lijst van alle supermarkten en bioscopen die hun toestemming gegeven hebben om bij hen kaarten te verkopen. Je neemt steeds vooraf contact op met de plaatselijke filiaalhouders om goede afspraken te maken. (zie bijlage 1) Delhaize Colruyt Lidl Carrefour Fnac Antwerpen en Gent Decascoop (Gent) Studioscoop (Gent) StudioLeuven 10. TOELATING NMBS (zie bijlage 2) 11. KB DEUR AAN DEUR - ACTIE (zie bijlage 3) financieel draaiboek

15 BIJLAGEN financieel draaiboek