Analyse programma Doorontwikkeling (24 ontwikkelopgaven) irt Focus-traject

Transcriptie

1 Analyse programma Doorontwikkeling (24 ontwikkelopgaven) irt Focus-traject Opgave Analyse oktober 2015 Status mei 2016 Status november Missie en visie van UW Samenwerking IJk en actualiseer de missie en visie van UW Samenwerking voor het geheel en voor de deelprocessen, vertaal dit naar een strategische agenda voor de koers van de organisatie als geheel en per deelproces en verwerk dit in het Programma Doorontwikkeling. 2 Werkelijk wendbaar Ontwikkel een scan/monitor om de organisatie op de kenmerken van wendbaarheid te toetsen. Maak daarmee het wendbaarheidsvermogen zichtbaar. Neem op basis daarvan initiatieven die de kenmerken van wendbaarheid versterken. 3 Strategische beleidsadvisering en bestuurskracht Onderzoek de gevolgen van de vorming van UW Samenwerking voor de bestuurskracht van beide gemeenten en formuleer initiatieven voor versterking. 4 Dienstverlening aan inwoners Herzie het dienstverleningsconcept van UW Samenwerking op zodanige wijze dat de regie op het klantcontact van onze ketenpartners wordt versterkt en tevens, bij afnemende natuurlijke contactmomenten, het proactief contact met onze inwoners wordt geïntensiveerd. 5 Regie op ketenpartners en toeleveranciers Maak transparant hoe Bedrijf op dit moment grip op en samenhang in de uitvoering organiseert. Maak de resultaten tastbaar. Evalueer de huidige invulling van het regieproces Bedrijf. Beschrijf en initieer een concrete vervolgstap voor de ontwikkeling van Bedrijf waarin ook de sturing op de eigen uitvoering een plek heeft. Driedeling: - SeinstraVandeLaar een concept tekst laten ontwerpen mbt missie/visie UW (nav de bijeenkomsten) - Per duo per onderdeel nader uitwerken in personeelsbijeenkomsten ten aanzien van de onderdelen Services, Regie en B&O - symbolen on hold On hold zetten tot na implementatie van het huidige traject na besluitvorming AB eind juni. Door laten gaan; is al in de planning opgenomen. On hold (iig tot ) Aangehouden

2 6 De ontwikkeling van de UW-netwerkorganisatie Verschuif de focus van de strategische concernfunctie van de interne bedrijfsvoering meer naar de ontwikkeling van de UW-netwerkorganisatie en onderneem initiatieven die de positie van de UW Samenwerking in het netwerk versterken. 7 Samenwerken en verbinden Creëer een aanpak voor de komende jaren waardoor procesmanagers en medewerkers in de organisatie aanhoudend geattendeerd en gestimuleerd worden samenwerking en onderlinge verbinding centraal te stellen in het dagelijks functioneren. Organiseer dat het management wordt ervaren als makkelijk benaderbaar en waardevol voor coaching bij de eigen ontwikkeling. Koers af op een organisatie waarin iedereen er toe doet, weet waar die aan toe is, reflectie krijgt op de ontwikkeling en waardering voor de prestatie. 8 Overleg en interne communicatie Organiseer en stimuleer een volledige deelname aan de nieuwe overlegpraktijken die passen bij een netwerkorganisatie. Stuur actief op het gebruiken en uitbreiden van vernieuwende overlegrepertoires die het opereren in een netwerkomgeving ondersteunen. Biedt deze repertoires actief aan in een open en lerende omgeving. 9 Feedback geven en ontvangen Stimuleer de procesinrichting en het functioneren van de medewerkers op het geven en het ontvangen van feedback en er daadwerkelijk wat mee doen. Combineer de realisatie van een aantal concern brede, generieke evaluatieopgaven (medewerkerstevredenheid, klanttevredenheid, 360 ) met impulsen in het (pro)actief terugkoppelen op de performance. Maak daarbij gebruik van reeds lopende initiatieven op dit gebied (bijvoorbeeld het casusoverleg) en bouw deze uit. 10 Procesorganisatie begrijpen en kracht van regie ontdekken; nieuwe werkwijzen handhaven Breng de inmiddels ontstane harde kern van medewerkers met elkaar in contact tot een sluitend Door laten gaan als onderdeel van de proces beschrijving bestuur & organisatie. On hold zetten. On hold zetten. De gesprekken zijn al begonnen en gepland. Het MTO iets vertraagd uitvoeren; pas in de tweede helft On hold zetten.

3 samenwerkingsverband. Laat dit samenwerkingsverband op basis van de ervaringen tot nu toe, op majeure kernpunten, de werkwijze en daarbij behorende do s en dont s vastleggen. Maak hen voor de komende jaren tot regieregisseurs met voldoende faciliteiten en doorzettingsmacht om op het operationaliseren van deze majeure kernpunten te sturen en te handhaven. 11 Rol en functie van directie, procesmanagers, regisseurs Vergroot de betekenis van de procesmanagers voor de interne bedrijfsvoering nadrukkelijk. Versterk de rol van de procesmanagers in de aansturing en ontwikkeling van de medewerkers. Heroverweeg het functiegebouw en bezie de ontstane praktijk op nieuw ingesleten verticale overleg- en beslislijnen. Dit om horizontale impulsen te stimuleren en verticale reflexen te dempen. Maak daarbij zo nodig onderscheid tussen de regieprocessen en de uitvoerende productie. 12 Uitvoering en administraties in UW Samenwerking Realiseer de uitplaatsing in samenwerkingsverbanden van de aangewezen werkpakketten. Inventariseer de eind 2015 resterende productieopgaven binnen UW Samenwerking na effectuering van uitplaatsingen door Keuzes Maken. Beschrijf en realiseer een volwaardige inbedding van deze uitvoerende taken binnen de UW-organisatie per 1 januari Besteed daarbij specifiek aandacht aan de, ook nog binnen de regieorganisatie, rondzwevende subadministraties. Bundel deze in één (administratieve) serviceorganisatie (werktitel UW-Buro; Businessunit voor Uitvoering, Registratie en Ondersteuning) en heroverweeg daarbij voor die werkpakketten de sturingsprincipes. 13 Bedrijfsvoering en het proces Services Realiseer de aansturing van Services via het proces Bedrijf. Voeg de werkzaamheden van Services samen met de resterende uitvoeringspakketten in UW-Buro. Zoek de samenwerking met andere gemeenten en verbonden partijen op het gebied van Shared Services. 14 Operationele beleidsadvisering Inventariseer naar aard en omvang de binnen UW Zit in de opdracht van SeinstravandeLaar.

4 Samenwerking resterende (periodiek terugkerende) werkpakketten waarin operationele beleidsadvisering aan de orde is. Maak een analyse over waar deze werkpakketten structureel kunnen/moeten worden belegd. Maak daarbij de keuze uit: UW-Buro of Proces Strategie. 15 Juridische functie Inventariseer de omvang van de taken binnen UW Samenwerking op het gebied van juridische advisering voor resterende uitvoeringstaken en operationele beleidsvorming. Maak een analyse van de wijze waarop deze taken het beste functioneel kunnen worden belegd en breng deze functie onder (op basis van een DVO met Bedrijf) binnen UW-Buro. Realiseer de overige door Eiffel geopperde verbeteringen, waaronder het vergroten van juridische kwaliteitszorg bij de uitvoerende organisaties (Bedrijf), het gebruik van juridische modellen en standaarden en het vergroten van het juridisch bewustzijn en de juridische basiskennis (concernadviseurs). 16 Financiële functie en administratieve organisatie Ontwikkel de financiële functie in kwalitatieve zin zodanig dat de toenemende complexiteit wordt beheerst. Breng de financiële functie in kwantitatieve zin op orde. Pas de administratieve organisatie aan waar de toenemende complexiteit daarom vraagt. 17 Proces Klant Herdefinieer het proces klant op basis van de ontwikkelingen op het gebied van bestuurscentra, dienstverleningsconcept en Stadstoezicht. Maak de integratie van de werkwijzen, systemen etc. door de vorming van UW Samenwerking af. Onderneem initiatieven die maken dat het KCC gaandeweg omvormt van een informatie/transactie productiecentrum naar een Contact Centrum dat ondernemend regie voert op alle contacten met onze inwoners. 18 Informatie organisatie Bezie welke (eventueel incidentele) kwantitatieve en kwalitatieve versterking de informatieorganisatie behoeft. Beschrijf en realiseer een verbeteringsimpuls. Organiseer een strategische alliantie/samenwerking met gemeenten en Door laten gaan en op laten gaan in de uitwerking van het plan van aanpak financieel proces. Dit is al vergevorderd. Betreft het traject met Utrecht en de provincie Utrecht.

5 verbonden partijen in de omgeving met het oog op de complexe, onze competenties overstijgende, vraagstukken op het gebied van de informatievoorziening. 19 Taakstelling Bedrijfsvoering Organiseer langs de diverse sporen van bedrijfsvoering een structurele besparing op de UW-begroting van ,- in 2017 en aanvullend ,- in Indicatief ,- op de huisvesting, ,- op overige materiële bedrijfsvoeringkosten en ,- op personeel. 20 Formatieomvang Veranker het instrument formatiemeting in de bedrijfsvoering. Kom op basis van een vervolg op de nulmeting van 2014 tot een beeld van de noodzakelijke omvang van de regieorganisatie inclusief de daarin na de uitplaatsing resterende productieorganisatie. Formuleer mede op basis van de uitkomsten een verantwoorde structurele aanpassing van de functie- en formatieopbouw. Verwerk daarin waar mogelijk een realisatie van de taakstelling op bedrijfsvoering. 21 Kwaliteit, potentieel en personeelsplanning Breng op basis van een kwaliteits- en potentieel analyse de huidige personele bezetting in beeld (vlootschouw). Zet de uitkomsten van deze vlootschouw af tegen de kwantitatieve en kwalitatieve behoefte voor de korte, de middellange en lange termijn. Communiceer de uitkomsten en ontwikkel in samenspraak met de medewerkers daarop aansluitende trajecten: opleidings-, ontwikkel-, van werk naar werktrajecten. 22 Huisvesting UW Samenwerking Realiseer sobere en doelmatige huisvesting voor de nieuwe ambtelijke organisatie onder gebruikmaking van het huidige vastgoedareaal. Effectueer daarbij een deel van de financiële taakstelling op de bedrijfsvoering. Zoek voor de gemeentelijke vastgoedposities, bij het mogelijk ontbreken van een definitieve -financieel acceptabele- oplossing voor de langere termijn, naar een financieel evenwichtige oplossing voor de middellange termijn. Is een politieke opdracht. Is op personeel al gerealiseerd. In de huisvesting moet dit nog gerealiseerd worden. On hold. On hold. Doorgaan in samenhang met 23 en 24. Besluitvorming voorbereid.

6 23 Bestuurscentra Realiseer passende representatieve bestuurscentra onder gebruikmaking van het huidige vastgoedareaal. Effectueer daarbij een deel van de financiële taakstelling op de bedrijfsvoering. Treedt daartoe in overleg met beide colleges onder andere over de daarbij verlangde aanvullende prijs-kwaliteit. 24 Klantcontactcentra Realiseer doelmatige en representatieve Klant Contact Centra onder gebruikmaking van het huidige vastgoedareaal. Effectueer daarbij een deel van de financiële taakstelling op de bedrijfsvoering. Treedt daartoe in overleg met beide colleges onder andere over de daarbij verlangde aanvullende prijs-kwaliteit. Doorgaan in samenhang met 22 en 24. Doorgaan in samenhang met 22 en 23. Besluitvorming voorbereid. Besluitvorming voorbereid.