Personeelstelling Kenniscentra voor het Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven (KBB) 2013

Transcriptie

1 Voorlichtingspublicatie Betreft de onderwijssector(en) Informatie DUO/ICO Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie bvh Personeelstelling Kenniscentra voor het Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven (KBB) 2013 Bestemd voor De Kenniscentra voor het Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven (KBB) inwerkingtreding Geldigheidsduur Juridische grondslag artikel 5.2.2, juncto bijlage 6 van het Uitvoeringsbesluit Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB) Officiële publicatie Relatie tot eerdere publicaties Personeelstelling Kenniscentra voor het Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven 1 / 6

2 1 Inleiding In juli 2013 wordt de telling Personeelsgegevens kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven weer gehouden. Met deze telling verzamelt het ministerie van OCW gegevens voor het te voeren arbeidsvoorwaardenbeleid voor de kenniscentra en voor de begrotingsvoorbereiding van het ministerie. Deze telling levert gegevens op over het personeel dat op het peilmoment 1 maart in dienst is bij het kenniscentrum én dat uit de rijksbijdrage van OCW wordt bekostigd. De gevraagde informatie is gebaseerd op artikel 5.2.2, juncto bijlage 6, van het Uitvoeringsbesluit WEB ( In aanvulling hierop wordt, evenals voorgaande jaren, een aantal gegevens opgevraagd die de werkgeversvereniging kenniscentra nodig heeft voor haar bedrijfsvoering. Door deze informatiebehoefte van mee te nemen in deze telling wordt een meervoudige bevraging aan de kenniscentra voorkomen. Met deze publicatie informeer ik u over de procedure en de op te vragen gegevens van deze telling. 2 Wijziging ten opzicht van de opvraag in 2012 Er zijn geen wijzigingen. 3 Gegevensverstrekking Op het beveiligde deel inloggen Entree van haar website stelt DUO een elektronisch formulier beschikbaar dat bestaat uit zes schermen. Hierin kan de gebruiker vervolgens het Excel bestand met de betreffende personeelsgegevens uploaden. Om toegang te krijgen tot het elektronische formulier heeft u een autorisatie nodig. Als u al een autorisatie hebt, dan hoeft u niet weer een autorisatie aan te vragen en kunt u het Excelbestand uploaden. Mocht u niet meer het bezit zijn van uw Entree inlogcode dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van entree-kennisnet ( ) of via Mocht dit niet tot de gewenste oplossing leiden dan moet de hele procedure worden doorlopen door een nieuw Entree-account aan te maken en via het formulier een beheerderswisseling te melden (de beheerder mag dezelfde beheerder zijn). Heeft u nog geen autorisatie dan moet het bevoegd gezag een beheerder aanwijzen en aanmelden. Dit doet u door het formulier aanmelding beheerder bevoegd gezag formuliernummer te downloaden en deze ingevuld naar DUO te zenden. Het formulier staat op de site van DUO onder Zakelijk bij BVE onder Bekostiging. Kies voor Inloggen rechtsboven in de menubalk en vervolgens voor Handleidingen en instructies inloggen. Ook hier vindt u het betreffende formulier en een gebruikershandleiding Na ontvangst van de melding ontvangt de beheerder per een registratiecode met een verdere uitleg over de procedure(s). 2 / 6

3 4 Procedure Ieder kenniscentrum ontvangt vóór 1 juli 2013 een brief met de melding dat de bestanden voor het uploaden van de personeelsgegevens beschikbaar zijn. Tevens staat er in de brief waar deze bestanden voor u klaar staan. Voor 1 juli staat ook de toelichtingsbrochure met instructies over de verstrekking van de personeelsgegevens op de site. Neem contact op met het Informatiecentrum beroepsonderwijs, volwasseneneducatie en hoger onderwijs ( ) als u op 7 juli 2013 nog geen brief heeft ontvangen. U krijgt deze dan zo spoedig mogelijk. De personeelsgegevens moeten uiterlijk 1 augustus 2013 door DUO zijn ontvangen. DUO verwerkt en controleert de ontvangen gegevens. Indien DUO onvolkomenheden constateert, ontvangt u een groen terugmeldingsformulier en een overzicht waarin de discrepanties zijn opgenomen. De gegevens op het groene terugmeldingsformulier moet u in dat geval corrigeren. Dit groene terugmeldingsformulier moet, ondertekend door het bevoegd gezag of een gemachtigde, uiterlijk 13 september 2013 door DUO zijn ontvangen. Na verwerking van de correcties ontvangt elk kenniscentrum een blauw overzichtsformulier waarop de geregistreerde gegevens zijn opgenomen. Dit blauwe formulier is bestemd voor de administratie van de ontvanger en hoeft niet te worden teruggestuurd. Kenniscentra waarbij tijdens de controle geen onvolkomenheden zijn geconstateerd ontvangen geen groen terugmeldingsformulier maar ontvangen direct het blauwe overzichtsformulier. 5 De invulschermen Scherm 1 Toelichting Scherm2 Contactgegevens: Scherm 3 Bestandindeling Hier vult u de gegevens in van het personeel dat wordt bekostigd uit de rijksbijdrage van OCW en op de peildatum 1 maart 2012 in dienst is bij het kenniscentrum: Kolom 1 Functie De code voor de functie die het personeelslid heeft. 1 = directielid 2 = middenmanagement 3 = consulent 4 = ondersteunend en beheerspersoneel. 5 = beleidsmedewerker 6 = overige 3 / 6

4 Kolom 2 Type dienstverband Dienstverband van het personeelslid (uitzendkrachten worden niet opgenomen). Tijdelijk = 1 Vast = 2 Kolom 3 Schaal/ regelnummer Salarisschaal met het regelnummer van het personeelslid, conform de CAO kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven. Kolom 4 Geslacht De aanduiding of het personeelslid een man of vrouw is. Man = 1 Vrouw = 2 Kolom 5 Geboortejaar Geboortejaar personeelslid. Kolom 6 Aantal Het aantal personen dat met eenzelfde gegevenscombinatie op de regel van het formulier is opgenomen. Wanneer u voldoet aan het verzoek van de werkgeversvereniging om informatie te verstrekken over het aantal fte s per personeelslid, vult u in deze kolom altijd de waarde 1 in. Kolom 7 Fte s De totale omvang van de betrekkingen van de geselecteerde personen, uitgedrukt in gehele normbetrekking. Wanneer u voldoet aan het verzoek van de werkgeversvereniging om de informatie te verstrekken over het aantal fte s per personeelslid dan vult u in deze kolom de omvang van de betrekking van één persoon in. Wanneer u niet voldoet aan het verzoek van de werkgeversvereniging, kunt u per regel de personen opgeven waarvan de combinatie van gegevens identiek zijn (dus ook de omvang van het aantal fte s). In kolom 6 kunt u het aantal personen opgeven voor wie deze gegevensset geldt. Bij het aantal fte s vult u dan het aantal fte s in dat van toepassing is. Het is niet de bedoeling dat u het aantal fte s bij elkaar optelt. Daarom kan deze rubriek niet groter zijn dan 1. De praktijk wijst echter uit dat ook in het verleden er veelal per regel slechts één persoon werd vermeld, omdat het weinig voorkomt dat voor meerdere personen de combinatie van gegevens identiek is. Kolom 8 BAPO Op verzoek van de werkgeversvereniging is deze kolom opgenomen op het formulier. Zij wil weten hoeveel personen gebruik maken van het ouderenverlof (zogenaamde BAPO-regeling). U bent niet verplicht deze kolom in te vullen (zie onder 4, toelichting op de informatieverstrekking ten behoeve van de werkgeversvereniging). In deze kolom kunt u de volgende waarden ingeven: 0 = nee 1 = halve BAPO 2 = hele BAPO 4 / 6

5 Scherm 4 Bijlagen toevoegen. Hier voegt u toe het spreadsheet met de personeelsgegevens, zoals hiervoor is aangegeven. Scherm 5 Overzicht gegevens U kunt uw gegevens opslaan. Scherm 6 Indienen. Gegevens verzenden naar DUO. U ontvangt direct een ontvangstbevestiging. 6 Toelichting op de informatieverstrekking ten behoeve van voor de werkgeversvereniging kenniscentra De werkgeversvereniging kenniscentra heeft een aantal wensen doorgegeven die in deze telling zijn meegenomen. Zij wil voor haar bedrijfsvoering weten: - Wat is het aantal fte s (betrekkingsomvang) per personeelslid. Vul op de telformulieren daarom één persoon per regel in. - Hoeveel personen maken gebruik van het ouderenverlof ofwel de zogenaamde BAPO-regeling (Bevordering Arbeidsparticipatie Ouderen; zie voor meer informatie hierover titel 9.7 Ouderenverlof van de CAO kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven). Voor deze informatie is er, in aanvulling op bijlage 6 van het Uitvoeringsbesluit WEB, op de telformulieren een achtste kolom toegevoegd, waarin u per personeelslid kunt invullen of en in hoeverre hij/zij gebruik maakt van de BAPO-regeling. 5 / 6

6 7 Tijdbalk telling Vóór 1 juli 2013 Verzending brief. 1 augustus 2013 Uiterste datum waarop de personeelsgegevens door DUO moeten zijn ontvangen. 20 augustus 2013 Uiterste datum waarop de set groene terugmeldingsformulieren wordt verzonden, in het geval er onvolkomenheden zijn geconstateerd. 13 september 2013 Uiterste datum waarop de set groene terugmeldingsformulieren door DUO moet zijn ontvangen. 1 oktober 2013 Verzending blauwe overzichtsformulieren. Mede namens de werkgeversvereniging kenniscentra dank ik u voor uw medewerking. Heeft u vragen? Op vindt u onder Zakelijk informatie over actuele ontwikkelingen in het onderwijs en onder Instellingsinformatie vindt u voorlichting over regelgeving. U kunt natuurlijk ook telefonisch contact opnemen met het Informatiecentrum beroepsonderwijs, volwasseneneducatie en hoger onderwijs of mailen naar ico@duo.nl. Het informatiecentrum is op werkdagen van tot uur en van tot uur te bereiken via telefoonnummer De directeur generaal, drs. R.J.A. Kerstens, 6 / 6