De voorzitter. Wat is het?

Transcriptie

1 De voorzitter Wat is het? De voornaamste rol van de voorzitter van een Meeting is die van een luchtverkeersleider: de meeting soepel laten verlopen, iedereen de mogelijkheid geven om deel te nemen en tegemoet komen aan ieders behoeften. Typische processen zijn: het oplossen van problemen, het nemen van beslissingen, conflicten oplossen, het vaststellen van operationele normen en teamontwikkeling. Er zijn nog een paar andere mogelijke rollen die een voorzitter kan aannemen tijdens de meeting: - Bewaker van de agenda - Leider van de meeting - Notulist - Planner van de meeting en zorgen voor de logistiek rondom de meeting - Bewaker van de tijd - De uitdager: het stellen van hoe, wat en wanneer vragen - Proces checker: hoe loopt het? - Het geweten 91

2 Belangrijkste functies van de voorzitter Stappen: 1. Gebruik, voorafgaand aan de meeting, de contracteervragen om de rol en de verwachtingen duidelijk te maken. 2. Stel de rol van de voorzitter vast aan het begin van de meeting 3. Vraag tijdens de sessie om feedback 4. Gebruik taak- en functie-informatie van de groep om de groep te helpen bij het evalueren van hun eigen prestaties 5. Grijp op adequate manier in om ongewenste groepsdynamiek aan de orde te stellen. Tips: 1. De voorzitter is niet verantwoordelijk voor de uitkomst van de meeting, hij ondersteunt alleen het proces. 2. Stel aan het begin van de meeting normen vast om problemen te voorkomen en om makkelijker om te gaan met problemen die wel ontstaan. 3. Er is niet één juiste manier om een meeting te faciliteren; de manier om met dingen om te gaan hangt af van de groep en de situatie. 4. Het doel van de voorzitter is om de effectiviteit en efficiëntie van een meeting te maximaliseren 5. Als de groep vast zit in alle redenen waarom iets niet zal lukken, stel ze dan de volgende vragen en breng hun antwoorden in kaart: - Wat zijn alle redenen waarom het wél zal lukken? - Wat kunnen we doen zodat het wél zal lukken? 6. Zet elke belangrijke beslissing die wordt genomen op een groot papier, zodat de hele groep kan zeggen: Ja, dat is wat we afgesproken hebben in plaats van dat ze besluiten dat het niet fout is bij het lezen van de notulen. 7. Als mensen ander werk aan het doen zijn terwijl ze in de meeting zitten is dit een signaal dat er een probleem is in de meeting 8. Zodra de voorzitter betrokken raakt bij de inhoud van de meeting verliest hij de objectiviteit die nodig is om de meeting op correct wijze te faciliteren; probeer objectief te blijven over de inhoud van de discussie 9. Als er zich een probleem voordoet in de meeting, laat de deelnemers dan kijken naar wat er aan de hand is en opties voorstellen om het probleem op te lossen. 92

3 Belangrijkste functies van de voorzitter - vervolg 1. Luchtverkeersleider 2. Procesconsultant - Controleren van het taakfuncties - Controleren van groepsprocessen - Controleren van de effectiviteit van de groep (in vergelijking met de normen) 3. Optionele rollen - Bewaker van de agenda - Leider van de meeting - Notulist - Zorgen voor planning en logistiek van de meeting - Bewaker van de tijd - Stellen van hoe, wat, wanneer vragen - Geweten Zaken om te vermijden Betrokken raken bij de inhoud Eigenaar zijn van problemen en prestaties van de groep De meeting domineren Bemoeienis hebben met het groepsproces 93

4 Taakfuncties INITIËREN Geef het doel of het probleem aan; doe voorstellen over hoe je eraan kunt werken; stel een tijdslimiet of doel vast MENINGEN INVENTARISEREN, MENINGEN GEVEN, INFORMATIE INVENTARISEREN, INFORMATIE GEVEN Zoek informatie en meningen in relatie tot de taak; dit is cruciaal voor de kwaliteit van de oplossing; er moet voldoende tijd gegeven worden om adequate input te krijgen VERDUIDELIJKEN EN VERDIEPEN Test hoe adequaat de communicatie is om voort te bouwen op de ideeën van anderen SAMENVATTEN Verzeker je ervan dat er geen ideeën verloren zijn geraakt; neem een bespreking op van de punten waar de groep al over uit is, en welke andere ideeën er zijn genoemd zodat de groep met volledige informatie werkt wanneer er beslissingen moeten worden genomen. OVEREENSTEMMING TESTEN Test of de groep een beslissing nadert of dat de discussie nog door moet gaan; stel de vraag: Zijn we klaar om een beslissing te nemen? 94

5 Procesfuncties POORTWACHTER Verzeker je ervan dat leden van de groep die een bijdrage kunnen/willen leveren de kans krijgen dat te doen AANMOEDIGEN Help iemand zijn of haar punt te maken, aan de ene kant om de groep de inhoud goed te laten begrijpen, maar ook om er zeker van te zijn dat de groep ieders input accepteert HARMONIE BEWAREN EN COMPROMISSEN SLUITEN Verminder destructief gedrag tussen personen; het is voor een groep vaak nodig om te confronteren en zich door pittige meningsverschillen heen te werken om tot een echte oplossing te komen. Als de communicatie niet meer mogelijk is geef mensen dan de kans om de samenwerking weer op te pakken en in harmonie weer constructief te worden. ANALYSEREN, DE STANDAARD VASTSTELLEN EN DE STANDAARD TESTEN Neem een time-out om te kijken naar het functioneren van de groep. Breng veranderingen aan die zullen zorgen voor meer groepseffectiviteit 95

6 De notulist Wat is het? De voornaamste rol van de notulist van een Meeting is die van vastlegger: de meeting moet later teruggehaald kunnen worden door wie dan ook op een heldere, kernachtige wijze. Typische processen zijn: het volgen van de agenda, het citeren van belangrijke uitlatingen, het samenvatten van problemen, inventarisaties, beslissingen en mogelijke conflicten, operationele normen en (zelden) processen. Er zijn nog een paar andere mogelijke rollen die een notulist kan aannemen tijdens de meeting: - Bewaker van de agenda - Ondersteuner van de voorzitter (lijn bewaken) - Planner van de meeting en zorgen voor de logistiek rondom de meeting - Bewaker van de tijd - De verhelderende rol: het stellen van vragen als: hoe kan ik dit opschrijven?, wat willen jullie dat ik noteer? 96

7 Belangrijkste functies van de notulist Stappen: 1. Agenda volgen en vastleggen wat nodig is 2. Stel de rol van de notulist vast aan het begin van de meeting 3. Vraag tijdens de sessie om feedback/ondersteuning indien nodig 4. Grijp op adequate manier in om ongewenst verloop van de vergadering aan de orde te stellen. Tips: 1. De notulist is niet verantwoordelijk voor de uitkomst van de meeting, hij legt alleen vast. 2. Stel aan het begin van de meeting normen vast hoe de groep/de voorzitter de notulen wenst. 3. Er is niet één juiste manier om een meeting te notuleren; de manier om vast te leggen hangt af van de groep en de vergadering. 4. Het doel van de notulist is om zo simpel mogelijk verslag te leggen: dat wil zeggen dat de betrokkenheid bij het proces/onderwerp soms noodgedwongen beperkt is 5. Hou altijd de oorspronkelijke agenda bij de hand en volg die als notulilst. Breng de groep ook bij de les als afgeweken wordt. Stel dan de volgende vragen en breng hun antwoorden in kaart: - Waar zijn we nu in de agenda? Komt dit onderwerp niet later terug? - Hoe lang blijven we bij dit onderwerp stilstaan? Waar moet ik dit notuleren? Wat wil je dat ik van deze discussie weergeef? - Soms: welke naam zet ik hierbij? 6. Herhaal belangrijke beslissingen zoals jij ze hebt genotuleerd, zodat de hele groep kan zeggen: Ja, dat is wat we afgesproken hebben in plaats van dat ze besluiten dat het niet fout is bij het lezen van de notulen. 7. Spreek af wanneer de notulen verstuurd worden: slim is om ze meteen te verwerken, dan zit alles nog vers in je geheugen 8. Evalueer waar je als notulist in de problemen kwam en spreek vóór een volgende vergadering deelnemers en voorzitter aan en bepaal het hoe en waarom om dat volgende meeting te voorkomen 97

8 Belangrijkste functies van de notulist - vervolg 1. Vastlegger 2. Agendabewaker - De agenda verspreiden - De notulen/actielijst vorige meeting verspreiden - Controleren of alles juist is in de ogen van de deelnemers (in vergelijking met de normen) 3. Optionele rollen - Bewaker van de agenda - Ondersteuner van de voorzitter - Zorgen voor planning en logistiek van de meeting - Bewaker van de tijd - Stellen van ordenende vragen Zaken om te vermijden Betrokken raken bij de inhoud als notuleren daaronder lijdt Eigenaar zijn van problemen en prestaties van de groep Te passieve rol aannemen Niet tijdig leveren Ingewikkelde taal gebruiken 98

9 De kwispelaar Wat is het? De voornaamste rol van de kwispelaar van een Meeting is die van sfeerbewaker: de meeting moet in een dusdanige sfeer verlopen dat op drie assen optimaal kan worden gescoord: efficiënt, effectief en energiegevend (E3). Typische processen zijn: het naar voren halen van stille deelnemers, het stimuleren van creatieve interventies, het remmen van dominante deelnemers, het benoemen van onderhuidse problemen en mogelijke conflicten, het bewaken van gezamenlijk afgesproken normen. Er zijn nog een paar andere mogelijke rollen die een kwispelaar kan aannemen tijdens de meeting: - Bewaker van de lijn van een betoog - Stoppen van ongewenst in de reden vallen of ander gedrag - Benoemen van ongeïnteresseerdheid, subversief of saboterend gedrag - Ondersteuner van de voorzitter - Zorgen voor de logistiek rondom de meeting - Voorkomen van oeverloze discussies - De verhelderende rol: het stellen van hoe, wat en wanneer vragen op neutrale wijze - Sfeer checker: hoe loopt het? - Humor inbrengen - Het geweten 99

10 Belangrijkste functies van de kwispelaar Stappen: 1. Voorbereiden op persoonstypen in de vergadering 2. Stel de rol van de kwispelaar vast aan het begin van de meeting 3. Vraag tijdens de sessie om feedback/ondersteuning indien nodig 4. Grijp op adequate manier in om ongewenst verloop van de vergadering aan de orde te stellen. Tips: 1. De kwispelaar is niet verantwoordelijk voor de uitkomst van de meeting, wel voor een E3-sfeer. 2. Stel aan het begin van de meeting normen vast hoe de groep/de voorzitter de rol van de kwispelaar ziet. 3. Er is niet één juiste manier om tijdens een meeting te kwispelen; de manier hangt af van de groep en de vergadering. 4. Het doel van de kwispelaar is om in precies de juiste mate interventies te doen: dat wil zeggen dat hij soms hard en confronterend mag zijn, soms aardig en zacht, maar nooit overheersend en sturend: voor acceptatie van de rol is bovendien een neutrale houding vereist. 5. Formuleer verbeteringen op positieve wijze: in plaats van wil je haar alsjeblieft niet in de reden vallen? Wil je haar alsjeblieft eerst even haar zin laten afmaken? 6. Breng de groep bij de les als afgeweken wordt op afgesproken normen. 7. Evalueer waar je als kwispelaar in de problemen kwam en spreek vóór een volgende vergadering deelnemers en voorzitter aan en bepaal het hoe en waarom om dat volgende meeting te voorkomen 8. Hou zeer nauw contact met de voorzitter, opdat zijn rol niet door de kwispelaar aangetast wordt 100

11 Belangrijkste functies van de kwispelaar - vervolg 1. Poortwachter - Verzeker je ervan dat leden van de groep die een bijdrage kunnen/willen leveren de kans krijgen dat te doen 2. Stimulator - Help iemand zijn of haar punt te maken, aan de ene kant om de groep de inhoud goed te laten begrijpen, maar ook om er zeker van te zijn dat de groep ieders input accepteert - Kijk goed of je verborgen tekenen ziet van afhaken, vervelen, saboteren, enz.: telefoons, laptops, andere stukken bekijken, kletsen, lachen met buurman/buurvrouw, enz. - Verminder destructief gedrag tussen personen; het is voor een groep vaak nodig om te confronteren en zich door pittige meningsverschillen heen te werken om tot een echte oplossing te komen. Als de communicatie niet meer mogelijk is geef mensen dan de kans om de samenwerking weer op te pakken en in harmonie weer constructief te worden. - Benoem positieve, versterkende signalen als knikken, toelachen, instemmend hummen, enz. 3. Optionele rollen - Een schouder om op te leunen - Ondersteuner van de voorzitter - Zorgen voor logistiek van de meeting - Bewaker van de tijd - Stellen van stimulerende vragen Zaken om te vermijden Partij kiezen op inhoud of op persoonlijke voorkeur Zelf acteren tegen de normen van de groep in Te passieve of te actieve rol aannemen De voorzitter in de weg lopen 101

12 De tijdsbewaker Wat is het? De voornaamste rol van de tijdsbewaker van een Meeting is ervoor te zorgen dat alle onderwerpen de gewenste en verdiende aandacht krijgen en de meeting op de afgesproken tijd begint en op de afgesproken tijd eindigt. Typische processen zijn: het ingrijpen bij uitlopen, het stimuleren van voortgang, het remmen van te lange discussies, het benoemen van mogelijk komende vertragingen, het influisteren van de voorzitter. Er zijn nog een paar andere mogelijke rollen die een tijdsbewaker kan aannemen tijdens de meeting: - Stoppen van persoonlijke discussies die niet aan de snelheid en/of het onderwerp bijdragen - Ondersteuner van de voorzitter - Voorkomen van oeverloze discussies - Proces checker: hoe loopt het? - Ingrijpen in de agenda als iets niet/wel haalbaar lijkt in tijd 102

13 Belangrijkste functies van de tijdsbewaker Stappen: 1. Voorbereiden op agendapunten in de vergadering 2. Stel de rol van de tijdsbewaker vast aan het begin van de meeting 3. Vraag tijdens de sessie om feedback/ondersteuning indien nodig 4. Grijp op adequate manier in om ongewenst verloop van de vergadering aan de orde te stellen. Tips: 1. De tijdsbewaker is niet verantwoordelijk voor de uitkomst van de meeting, wel voor een tijdig verloop. 2. Stel aan het begin van de meeting normen vast hoe de groep/de voorzitter de rol van de tijdsbewaker ziet. 3. Er is niet één juiste manier om tijdens een meeting de tijd te bewaken; de manier hangt af van de groep en de vergadering. 4. Het doel van de tijdsbewaker is om op precies de juiste manier interventies te doen: dat wil zeggen soms hard en stevig, maar soms ook flexibel en empathisch. Voor acceptatie van de rol is bovendien een neutrale houding vereist. 5. Formuleer verbeteringen op positieve wijze: in plaats van we moeten de geplande tijd die hiervoor staat niet overschrijden Laten we dit onderwerp binnen de tijd af proberen te ronden 6. Breng de groep bij de les als afgeweken wordt op afgesproken normen. 7. Evalueer waar je als tijdsbewaker in de problemen kwam en spreek vóór een volgende vergadering deelnemers en voorzitter aan en bepaal het hoe en waarom om dat volgende meeting te voorkomen 8. Hou zeer nauw contact met de voorzitter, opdat zijn rol niet door de tijdsbewaker aangetast wordt 103

14 Belangrijkste functies van de tijdsbewaker - vervolg 1. Bewaken van duur per onderwerp - Ken de agenda en weet waar welke tijd voor staat - Ingrijpen bij uitlopen van een onderdeel 2. Preventie - Stimuleren van de voortgang - Remmen van te lange discussies - Benoemen van mogelijk komende vertragingen, - Voorstellen doen tot herschikken van de agenda in uiterste nood. 3. Optionele rollen - Ondersteuner van de voorzitter - Stellen van sturende vragen Zaken om te vermijden Partij kiezen op inhoud of op persoonlijke voorkeur Zelf acteren tegen de tijdsnormen van de groep in Te passieve of te actieve rol aannemen De voorzitter in de weg lopen 104

15 De Interventieladder Wat is het? Een doel van de voorzitter is om problemen aan te kaarten vanuit het laagste interventieniveau. Als de voorzitter de interventie laat escaleren zullen de spanning en zelfs ook het risico toenemen. Het is belangrijk om te weten hoe je de zes types interventie kan toepassen en hoe je ze verstandig kunt kiezen. Interventies variëren van het minst tot het meest uitgesproken. Het risico loopt op als de interventies een stap hoger gaan. 1. De eerste stap is de situatie tijd geven om vanzelf over te gaan, of het te negeren 2. Als iemand doorgaat met ongepast gedrag, maak dan oogcontact met hem/haar 3. Als dat niet werkt, sta dan op en ga dichter naar diegene toe zodat je hem/haar laat merken dat je er bent en dat je hem/haar opmerkt. Dit corrigeert vaak het gedrag. 4. Als het niet verandert, doe dan een rechtstreeks beroep op diegene. Dat is behoorlijk veelzeggend en richt ieders aandacht op die persoon. 5. Mochten deze interventies geen van alle werken, las dan een pauze in en praat apart met die persoon. 6. Als dat nog niet werkt, is de anderen er bij betrekken door het in de groep te gooien de laatste toevlucht. Het risico van deze laatste methode kan hoog zijn afhankelijk van jouw relatie met de groep, je geloofwaardigheid en de mening van de groep over de verstorende persoon. Wat het niveau van de interventie ook is, gebruik de groepsnormen om het gedrag te vast te stellen en faciliteer de juiste manier van discussiëren in de groep om het aan te kaarten. Waarom gebruik je het? Het juiste niveau van interventie kiezen is een sleutelvaardigheid om zaken te vergemakkelijken, het helpt de voorzitter bij: 1. het kennen van het risiconiveau van elke interventie 2. het weten hoe je spanning om kunt zetten in correct gedrag 105

16 De Interventieladder 106