Uitkomsten toetsing Plannen het Glazen Circus

Transcriptie

1 Uitkomsten toetsing Plannen het Glazen Circus Notitie voor de stuurgroep dd. 16 maart 2016 op basis van opdrachtgeversberaad dd. 10 maart Inleiding: opdracht, uitgangspunten en toetsingsprocedure Op 24 november gaven wij de opdracht voor het uitwerken van een businessplan voor het Glazen Circus in de Tuin van het Heden. Op 15 februari ontvingen wij de plannen bestaand uit: - Een uitwerking van het programma van voorgenomen activiteiten, inclusief bijbehorende exploitatieopzet - Een uitwerking van de voor het programma benodigde ruimten en voorzieningen in een gefaseerd opgebouwd (Ruimtelijk) Programma van Eisen (RPvE) - Nadere uitwerking van de organisatievorm en de invulling van de rollen van ontwikkelaar, eigenaar en exploitant van de voorziening. - Gefaseerde opbouw en programmering Wij hebben de businesscase getoetst aan de uitgangspunten voor de culturele voorziening in Leidsche Rijn Centrum, zoals vermeld in de brief aan de gemeenteraad dd. 3 december 2015, te weten: - Aantrekkingskracht op de verschillende doelgroepen o Zo groot mogelijke levendigheid en drukte in het centrum van Leidsche Rijn o De doelgroep bestaat uit de bewoners en ondernemers van Leidsche Rijn en Vleuten- de Meern, inwoners van de stad Utrecht en van de regio en daarbuiten. - Passend binnen de budgettaire kaders o De exploitatiekosten van de voorziening (inclusief de programmering) moeten passen bij het door de raad bij de Voorjaarsnota 2015 vastgestelde budgettaire kader van 3,65 miljoen structureel - Complementariteit met de bestaande voorzieningen in de stad o Het voorstel moet complementair zijn aan het stedelijk aanbod dat nu beschikbaar is De businesscase van het Glazen Circus is door experts met diverse achtergronden becommentarieerd: - Een onafhankelijke adviescommissie vanuit Culturele Zaken (hierna: adviescommissie) bestaande uit Ilrish Kensenhuis (theatermaker), Marc Pil (bedrijfskundige en cultureel adviseur) en Bart van Mossel (directeur stadsschouwburg Leiden). Deze leden zijn gevraagd te adviseren op grond van hun deskundigheid op het gebied van culturele voorzieningen, hun kennis van wijkgericht werken en community art. - Een team vanuit de Utrechtse Vastgoedorganisatie (stichtingskosten, fiscale aspecten, voorwaarden voor bouw en beheer vanuit UVO, governance) - Een second opinion door LAgroup, adviesbureau in de vrijetijds- en cultuursector. - Juristen vanuit de afdeling JZ van de gemeente Utrecht 1

2 Daarnaast hebben de afdelingen Culturele Zaken, Bureau Negentien en een drietal podiumdirecteuren van culturele instellingen in de stad (Stadsschouwburg Utrecht, Theater Kikker en Ekko) hun reactie gegeven op het plan. We hebben de podiumdirecteuren om hun reactie gevraagd omdat we willen voorkomen dat er een concurrent voor de bestaande instellingen wordt ontwikkeld. Daarom zijn Lucia Claus, Harm Lambers en Marlies Timmermans gevraagd te reageren op de vraag in hoeverre het gepresenteerde aanbod aanvullend is ten opzichte van het huidige aanbod in de stad. Utrecht maken we immers samen. 2. Beoordeling businesscase Wij hebben de uitkomsten van de diverse commentaren gelegd naast de uitgangspunten voor de culturele voorziening in Leidsche Rijn Centrum om een beeld te krijgen van de beoordeling van het Glazen Circus in de Tuin van het Heden. Per uitgangspunt is hieronder beschreven in hoeverre het Glazen Circus hieraan voldoet, geïllustreerd met citaten uit de (concept) adviezen. 1. Aantrekkingskracht op de verschillende doelgroepen De adviescommissie is unaniem van oordeel dat de missie van Het Glazen Circus helder, richtinggevend, onderscheidend en direct is. Het beeld van zaaien, kweken, groeien en oogsten spreekt tot de verbeelding en illustreert de intentie om vanaf micro-niveau, het kleinschalige, een verbinding te willen maken met het macro-niveau, het grootschalige. De organisatie wil iets tot bloei brengen vanuit de wijk en het geheel naar een hoger plan brengen, op het niveau van Leidsche Rijn, op stedelijk en zelfs landelijk niveau. Het idee van een oase in de verstedelijkte ruimte (adviescommissie) en de gekozen ruimtelijke opzet die past in de weidsheid van de omgeving (podiumdirecteuren) spreekt aan. Gebouw en terrein willen uitnodigend zijn en het gebruik wordt niet bij voorbaat gedefinieerd. Het Glazen Circus sluit goed aan bij actuele ontwikkelingen binnen de samenleving, en in het bijzonder ook bij de meer vraaggerichte wijze van werken binnen de podiumkunsten. Het blijft echter onduidelijk hoe de programmering van het Glazen Circus zich verhoudt tot het specifieke profiel en de ontwikkeling van Leidsche Rijn. Er ontbreekt een visie op hoe de programmering van het Glazen Circus zich verhoudt tot haar context, het specifieke profiel en de ontwikkeling van Leidsche Rijn, de schaal, de samenstelling van de bevolking en de vraag vanuit de gemeenschap. De grote lijn wordt wel geschetst, maar de details die deze verhouding zou moeten illustreren ontbreken. Het plan is daarom artistiek inhoudelijk moeilijk te beoordelen, omdat er geen trackrecords zijn, die een bewijs leveren van artistieke kwaliteit. Daarbij geeft het geen goed beeld van de vorm of het niveau waarop het Glazen Circus zich over vijf tot tien jaar artistiek-inhoudelijk bevindt. Dat hadden we met een opdracht van deze omvang en de ambities die daarin worden uitgesproken misschien wel mogen verwachten. Volgens de adviescommissie is de levendigheid vooral op micro-niveau voelbaar en zeker nog verder te ontwikkelen.maar de idee dat deze activiteiten op iets grotere schaal opeens duizenden bezoekers in beweging brengen, acht zij niet realistisch. De commissie is gecharmeerd van het idee van het circus dat permanent neerstrijkt, maar vraagt zich af hoe de levendigheid tussen de 2

3 vier seizoenen in stand gehouden kan worden, niet één jaar maar vijf of zelfs tien jaar. De commissie vraagt zich daarbij af of de kracht van het circus en de parades, waar een partij als Mobile Arts groot mee is geworden, niet vooral ligt in de tijdelijkheid. Kun je het daadwerkelijk tien jaar volhouden om een opzwepend programma te bieden, met steeds weer fris gewassen tenten? Lukt het om permanent bijzonder te zijn en wel zo dat het publiek ervoor kiest om een dagje Glazen Circus te doen?. De commissie geeft daarbij aan dat het programma sterk top-down gestuurd is: er is weinig ruimte voor programmering van externe partners, gastcuratoren of jonge makers. De adviescommissie vindt de prognose van bezoekers (in 2019 als gemiddeld jaar) nogal optimistisch, zeker gezien de in dit plan voorgestelde programmering 1. De verwachting van bezoekers bij Showman s Fair en 5000 bezoekers bij een pop-up store acht de commissie onrealistisch. De commissie concludeert dat de grote aantallen bezoekers te rooskleurig worden voorgesteld. Ook de podiumdirecteuren spreken van ambitieuze aantallen, al meren zij op dat hierover door de globale plannen en het ontbreken van een marketingstrategie nog weinig valt te zeggen. LaGroup is op dit punt positiever, al geven ook zij aan dat het bereiken van zo n brede doelgroep een zware opgave is. De Vrijstaat bereikt momenteel ca bezoekers (jaarverslag 2013), het aantal bezoekers van de Sharing Arts Society is niet eenduidig vast te stellen (afhankelijk van het soort projecten) en ook de bezoekersaantallen van Mobile Arts zijn lastig te toetsen, omdat dit de eerste permanente locatie is voor Mobile Arts. LaGroup verwacht daarbij een redelijke spreiding over het jaar, gezien de koppeling met de jaarfeesten. Uitgaande van de genoemde aantallen activiteiten en dagen betekent dit dat er gemiddeld een kleine 600 man per dag naar de activiteiten van het Glazen Circus komt (verspreid over gemiddeld twee activiteiten). In relatie tot de totale oppervlakte van het plan (het gebouw heeft m2 bvo, de totale kavel is m2) is dit niet veel: gemiddeld 0,04 persoon per vierkante meter kavel per dag. Lagroup geeft daarbij aan dat het lastig is om een dergelijk kengetal te interpreteren: het merendeel van de activiteiten vindt plaats in de gebouwen van het Glazen Circus, een aantal activiteiten vindt plaats in de openbare ruimte, op het plein of in de tuin. LaGroup vreest dat het bezoekersaantal te klein is in relatie tot de kavel en het aangrenzende plein om een goed en gelijkmatig verspreid gevoel van levendigheid te realiseren. Alleen op bepaalde momenten in het jaar worden er activiteiten georganiseerd die een druk gevoel geven. De potentiële vraag naar een theatervoorziening in Leidsche Rijn schat Lagroup op basis van haar eerdere analyse dd op bezoekers. Het Glazen Circus geeft bij vrijwel alle activiteiten aan dat een groot deel van het publiek uit de stad Utrecht moet komen. De reistijd van Utrecht stad is minimaal 20 minuten, terwijl de binnenstad een zeer gevarieerd en concurrerend cultureel en vrijetijdsaanbod heeft. Het aanbod van het Glazen Circus moet wel heel bijzonder zijn om deze mensen te trekken. Advies van LaGroup is om in de basis uit te gaan van de grote hoeveelheid kinderen en jongeren en hun ouders in de wijken Leidsche Rijn en Vleuten-de Meern. 1 Totaal aantal bezoekers in het jaar Ter vergelijking: Stadsschouwburg ; TivoliVredenburg en Centraal Museum

4 De concurrentie binnen de vrijetijds- en culturele markt is groot (binnen 25 minuten reisafstand 9 podia beschikbaar w.o. Castellum Hoge Woerd op 10 minuten). Desondanks acht LaGroup het mogelijk om een stevige verankering in de wijk te realiseren met de activiteiten van de Vrijstaat en Sharing Arts en is zij, onder voorwaarden, optimistisch over kansen om publiek te trekken uit de stad en de regio met de activiteiten van Mobile Arts. De uitwerking van de programmering heeft volgens hen een duidelijke relatie met de visie, de opzet van het plan en de achtergrond van de initiatiefnemers. 2. Passend binnen de budgettaire kaders De initiatiefnemers van het Glazen Circus baseren zich op de volgende financiële uitgangspunten en aannames. Investering De stichting raamt de totale investeringssom op 18,6 miljoen euro waarbij 1,1 miljoen euro is geraamd voor grondsuppletie, verwachte opbrengst uit de grondexploitatie en voor de aankoop van boerderij Hof ter Weijde. De stichting wil alleen de bouwwerken (zijnde: het Glazen Circus en de Boerderij) huren ten behoeve van de activiteiten. De totale stichtingskosten van de bouwwerken bedragen 15,2 miljoen, met daarin verwerkt de aankoop van een deel van de kavel à 2,3 miljoen (het deel dat daarin betrekking heeft op de hiervoor genoemde opbrengst uit de grondexploitatie is , bepaald naar rato van het kaveloppervlak.) De huur is berekend door een percentage (6%) te nemen van de totale stichtingskosten. Bij dit percentage is uitgegaan van een afschrijvingstermijn van 40 jaar. Bij een totale investering van 18,6 miljoen bedraagt de huur: Indien alleen over de stichtingskosten van de bouwwerken (15,2 miljoen)huur wordt berekend, zoals de initiatiefnemers voorstellen, is de huur Deze huur heeft dus al een onrendabele top voortvloeiend uit de stichtingskosten voor de tuinen (productietuin en stadstuin, samen 3,4 miljoen) en de gederfde inkomsten uit de grondexploitatie à Om de huur te verlagen opperen de initiatiefnemers verder om de kosten voor de aankoop van de grond (2,8 miljoen) en de grondsuppletie (1.1 miljoen) in mindering te brengen op de stichtingskosten die de basis vormen voor de huurbepaling. Dit resulteert in een investering voor het Glazen Circus van 10 mln en een huur van Bij een bruto vloeroppervlakte van m2 betekent dit een kale huur van 333 / m2. NB. UVO stelt de kostprijsdekkende huur vast. De stichting geeft volgens UVO slechts een indicatie van de huur die UVO gaat vaststellen. Begroting De stichting geeft aan een exploitatietekort te verwachten in de periode van in totaal 2,1miljoen euro (zgn. aanloopkosten) en in deze 3 jaren nog geen baten te verwachten. De 4

5 programmabijdragen zijn in de begroting opgevoerd als exploitatietekorten van de drie initiatiefnemers. De stichting stelt voor om in 2017 en 2018 jaarlijks 2,3 miljoen euro reserveren (totaal 4,6 miljoen euro) om de volgende posten te financieren: Begrotingstekorten Eigen vermogen Afdekken onrendabele top Totaal 2,1 miljoen* 1,0 miljoen 1,5 miljoen 4,6 miljoen In de periode van is er in 2017 en 2018 een bedrag beschikbaar van 7,3 miljoen. In de aanloopperiode van heeft de stichting dus niet het gehele gereserveerde bedrag nodig. Begroting 2019 De stichting heeft een totaalbegroting aangeleverd voor Het Glazen Circus waarin een onderverdeling is gemaakt tussen de exploitatie van het vastgoed en de exploitatie van het inhoudelijke programma. De initiatiefnemers verwachten een totaal negatief exploitatieresultaat van De verwachting is aan inkomsten uit kaartverkoop (op een totaal van aan baten). Overige inkomsten zouden met name uit (project)subsidiefondsen, horeca, bedrijven/sponsoring en verhuur moeten komen. De grootste lastenpost is de huisvestingslasten (aan de Utrechtse Vastgoed Organisatie) van (op een totaal van aan lasten). Daarnaast zijn de uitvoeringskosten personeel, programmakosten, productiekosten, vaste personeelskosten en publiciteitskosten de grote lasten. Beoordeling financiën Glazen Circus investering en exploitatie Opmerkingen bij de uitgangspunten en aannames Fiscaal/BTW De financiële gegevens (investerings- en exploitatieramingen) zijn excl. BTW weergegeven. Dit veronderstelt dat de BTW volledig in vooraftrek genomen kan worden. Op grond van de geschetste activiteiten is het zeer de vraag of dit wel mogelijk is (m.u.v. horeca). Indien deze vooraftrek niet mogelijk is, dan heeft dit grote financiële impact op de berekeningen. De initiatiefnemers geven aan dat hun inschatting is dat de BTW verrekend kan worden, omdat voor het merendeel van het programma entree gevraagd wordt, analoog aan de huidige situatie van de Vrijstaat, waar de fiscus heeft ingestemd met BTW verrekening. Voor de aanloopfase van ligt dit wellicht gecompliceerder. Aanname door de initiatiefnemers is dat de investering door de gemeente gedaan wordt en dus via het BTW compensatiefonds verrekend kan worden. UVO geeft aan dat verrekening via het BTW Compensatiefonds niet aan de orde is en dat nader onderzoek nodig is om teleurstelling te voorkomen. 5

6 Grondprijs De grondprijs is gebaseerd op een de uitgifte t.b.v. de Schouwburg XL, t.w m² à 190,=/m² = ,= (excl. BTW). De feitelijke kavelgrootte t.b.v. Glazen Circus (1812 m² bvo) is m² à 190,=/m² = ,= (excl. BTW) Verschil: ,= (excl. BTW) Vraag is of de grondprijs van euro 2,85 miljoen reëel is, ook in het licht van het feit dat op grond niet mag worden afgeschreven en het nog maar de vraag is of deze op termijn kan worden afgedekt. Verkoop boerderij Door de initiatiefnemers wordt in de stukken uitgegaan van verwerving van verwerving van de Hofstede ter Weide, het zomerhuis en de wagenschuur, waarvoor zij een bedrag hebben opgenomen van (incl. de grond). Vanuit BNT is als randvoorwaarde voor de verkoop meegegeven dat een opbrengst van minimaal gegenereerd wordt op basis van een taxatie Horeca-opbrengst De horeca is uitbesteed aan derden. Extra horeca-inkomsten komen dus niet ten gunste van de programmering. Meerdere beoordelers vragen zich af of de horeca-opbrengst niet te hoog ingeschaald. De onderbouwing is dat deze vergelijkbaar is met een dergelijk centrum. Het is onduidelijk waarop wordt gedoeld. De podiumdirecteuren geven aan dat het verstandig is om het risico bij een derde partij neer te leggen. Lagroup beoordeelt de horeca-opbrengst als realistisch. Zij onderbouwt dit als volgt: Er wordt gerekend met een pachtsom van Uitgaande van een gemiddeld pachtpercentage van 10% van de omzet, impliceert dit een door de pachter te realiseren horecaomzet van De vloeroppervlakte van de horeca is 240 m2, wat betekent dat er met een omzet per m2 wordt gerekend van Dat mag als een realistische omzet worden gekenmerkt, ervan uitgaande dat het centrumgebied van Leidsche Rijn voldoende traffic genereert. NB. Vanuit UVO wordt hierbij opgemerkt dat de verhouding tussen de huurder en de horecaexploitant een juridisch aandachtspunt is. Er heeft nog geen privaatrechtelijke toets plaats gevonden op aspecten als de positie van de stichting als eigenaar/huurder, de wijze waarop de horeca in het concept wordt ondergebracht en de situatie met betrekking tot het openbaar veronderstelde buitengebied (tuinen) moet nader worden uitgezocht. Directe opbrengsten De directe opbrengsten, voortvloeiend uit kaartverkoop, zijn volgens LaGroup gebaseerd op realistische bezoekersaantallen en realistische ticketopbrengsten. Eigen Vermogen De initiatiefnemers geven aan dat de stichting over eigen vermogen (EV) moet kunnen beschikken ter dekking van incidentele tegenvallers. Initiatiefnemers geven aan een EV robuust te vinden van 30% van de omzet. Dit zou resulteren in een EV van 1 miljoen euro. Dit is significant hoger dan de gemeentelijke norm van 15%. 6

7 Grondkosten/terrein De kavel voor de projecttuin zal op termijn weer moeten worden afgegraven voor uitgifte aan derden. De kosten voor afgraven en zekeren van het te handhaven zandlichaam zijn niet voorzien, noch de kosten voor het plaatsen van damwanden om deze te realiseren. De kosten voor het plaatsen van een wand (betonnen blokken) tegen de stadsbaantunnel zijn niet voorzien. Subsidieverstrekking De stichting gaat uit van een structurele subsidie van 2,3 miljoen per jaar. LaGroup stelt dat het subsidiebedrag per bezoeker relatief laag is ten opzichte van de andere belangrijke culturele instellingen in Utrecht (zie tabel hieronder). Alleen de subsidie van TivoliVredenburg is lager ( 11 per bezoeker, HGC 14,- per bezoeker). Kanttekening hierbij is dat de initiatiefnemers van het Glazen Circus de bezoekers van de horeca en de kunsteducatieprojecten (oa. Kinderfeestjes) op de boerderij meetellen bij de te verwachten bezoekersaantallen. In absolute aantallen is de subsidiebehoefte hoog: het Glazen Circus zou na de stadsschouwburg, het Centraal Museum en TivoliVredenburg het op drie na hoogste subsidiebedrag van de culturele instellingen in Utrecht ontvangen. Organisatie Subsidiebedrag Aantal bezoekers Subsidie per bezoeker Centraal Museum Schouwburg Utrecht Theater Kikker RASA Vrijstaat Het Glazen Circus in de Tuin van heden TivoliVredenburg Nota Bene: continuïteit in de subsidieverstrekking is een risico. De subsidie bestaat naast een groot deel voor het beheer van het Glazen Circus uit drie structurele subsidies voor de Vrijstaat, Sharing Arts Society en Mobile Arts. Dit is noodzakelijk voor het creëren van een basis onder de organisatie, maar moet per 2020 worden afgewogen in het licht van de andere meerjarige subsidieaanvragen binnen de culturele sector in Utrecht. Het is onduidelijk wat er gebeurt als één van de instellingen géén structurele financiële ondersteuning krijgt. Vermogen om aanvullende fondsen, sponsoring en bijdragen van derden te realiseren LaGroup stelt dat de betrokken partijen veel ervaring hebben met het werven van fondsen, sponsoring en bijdragen van derden. De organisatie van het Glazen Circus is fors groter in omvang, aantal activiteiten en bereik, wat betekent dat er volgens LaGroup goede mogelijkheden voor sponsoring te vinden moeten zijn. Beheersbaarheid kosten Productiekosten Gezien de ervaring van de initiatiefnemers verwacht LaGroup dat zij in staat zouden moeten zijn om de productiekosten beheersbaar te houden, in lijn met de te verwachten opbrengsten. Wel geldt dat 7

8 het Glazen Circus voor een aantal betrokken partijen (Vrijstaat, Sharing Arts Society) een forse schaalsprong is en de initiatiefnemers geen ervaring hebben met het beheer van een dergelijke grote locatie en een dergelijke omvangrijke exploitatie. Als de initiatiefnemers niet in staat zijn om dit binnen de genoemde kaders te exploiteren, is het naar verwachting moeilijk om een andere exploitant te vinden. Toekomstwaarde gebouw Het gebouw krijgt een zeer specifieke vorm, die mede gericht is op het organiseren van kleinschalige en grootschalige evenementen in de buitenruimte. Deze specifieke vorm maakt het gebouw moeilijk anders te exploiteren dan in het voorgenomen plan van het Glazen Circus, temeer daar de huisvestingslasten fors zijn. Dat betekent dat in het geval van het wegvallen van de exploitatie door de initiatiefnemers (bijv. door een faillissement of het verbreken van de relatie tussen enkele van de partijen, door het ontbreken van opvolgers) het, volgens LaGroup, niet mogelijk zal zijn om een andere functie te vinden, die volledig gebruik maakt van de functionaliteit van het gebouw. Voor de continuïteit van de exploitatie door de nu betrokken partijen is het goed om te zoeken naar opvolgers of partijen die goed aansluiten bij het concept. Governance, organisatie en risico s In het voorstel voor het Glazen Circus heeft de gemeente een subsidierelatie met een overkoepelende, op te richten stichting. Deze stichting gaat een contract aan met de drie initiërende partijen, die zich als preferred supplier voor een periode van 7 jaar verbinden als programmamakers aan het Glazen Circus. Opmerkingen bij dit organisatievoorstel: - Het voorstel om permanente tijdelijkheid te faciliteren en organiseren staat op gespannen voet staat met de opdracht om de accommodatie, hoe multifunctioneel ook, te materialiseren in een programma van eisen met een kostenraming. - Met de constructie van een onafhankelijke stichting, met directeur-bestuurder en een eigen (onafhankelijk) raad van toezicht en de drie initiatiefnemers die als programmamakers en preferred supplier verbonden zijn is het beheer van het Glazen Circus en de inhoud van de programma s van elkaar gescheiden. - De organisatie kenmerkt zich door een top-down structuur, die in tegenspraak lijkt met het gegeven van participatie op buurtniveau. Dit roept de vraag op waarom er niet gekozen is voor een vorm van coöperatie (een samenwerking met inwoners van Leidsche Rijn op niveau van organisatie) of voor projecten waarin participatie het leidende principe is. - De initiatiefnemers laten groot commitment zien en tonen bereidheid om het Glazen Circus gezamenlijk tot een succes te maken. Hierbij stelt men zich enerzijds zakelijk op (getuige de begroting, verdeling van activiteiten, bezoekersaantallen en programmabijdragen) en anderzijds ook partij-overstijgend: een eventueel surplus van de ene partij kan intern worden gebruikt ter dekking van een eventueel tekort van een andere partij. - Het concept hangt in grote mate aan de personen achter de participerende organisaties. Wat er na de toegezegde periode (vanaf 2024) gaat gebeuren is onduidelijk. Het is (mede 8

9 gezien de leeftijd van enkele betrokkenen) zaak dat er de komende jaren actief gezocht wordt naar nieuwe jonge personen, die een bijdrage kunnen leveren aan het geheel en mogelijk op de lange termijn de kar gaan trekken. - De initiatiefnemers, maar ook de stichting vervullen veel verschillende rollen. Is er geen sprake van belangenverstrengeling (oprichten stichting die als opdrachtgever voor de oprichters gaat fungeren)? Volgens JZ is dit een aandachtspunt in de uitwerking. - Is het juridisch akkoord dat de subsidie exclusief naar deze stichting gaat of zou de subsidie op basis van beleid, beleidsregels, tendering voor bredere krijg gegadigden open gesteld moeten worden? Is er geen risico van staatssteun bij het toekennen van een incidentele subsidie aan één partij? De voorwaarden waaronder dit kan moeten nader uitgezocht worden. - Kan het preferred supplierschap op voorhand worden geregeld door de initiatiefnemers? Is dit conform de aanbestedingsregels? De stichting is voor meer dan de helft gesubsidieerd en dient dus mogelijk openbaar aan te besteden. Dit zou nader onderzocht moeten worden. 3. Complementariteit met bestaande voorzieningen in de stad De adviescommissie is positief over het feit dat het plan uitgaat van flexibiliteit, van werken op locatie, projectmatig is en zoekt naar nieuwe formules van produceren, presenteren en samenwerken. Dit sluit goed aan bij de huidige vraag uit de samenleving. Maar voor een toekomstige grote speler laat het activiteitenplan van Het Glazen Circus volgens de adviescommissie op dit moment nog te wensen over: het is op veel plekken onvolledig, onvoldoende van niveau, niet specifiek en niet uniek genoeg. De podiumdirecteuren zijn eveneens van mening dat het plan voor het Glazen Circus kansen biedt om complementair te zijn aan het huidige culturele aanbod in de stad en in het bijzonder in Leidsche Rijn. Dit onder meer omdat de programmering voortkomt uit De Vrijstaat, dat een trackrecord heeft van ruim 5 jaar en mét bewoners van Leidsche Rijn een programma ontwikkelt vóór bewoners van Leidsche Rijn. Ook de programmaonderdelen van Sharing Arts Society richten zich hier met name op. Dit is een belangrijke pijler van het Glazen Circus. LaGroup stelt dat het concept van het Glazen Circus inhoudelijk complementair is op het huidige aanbod in Utrecht, dat zich voornamelijk kenmerkt door traditionele zendende instellingen (zoals de Schouwburg, het Centraal Museum en TivoliVredenburg). Er is in haar ogen momenteel geen instelling of organisatie in Utrecht (en zelfs heel Nederland) die vergelijkbaar is met dit permanente circus, waarbij zij overigens opmerkt dat het bewustzijn over het betrekken van het publiek steeds groter wordt en dat traditionele instellingen daar steeds meer aandacht aan besteden. Kanttekeningen / opmerkingen bij de complementariteit De adviescommissie vindt het plan artistiek inhoudelijk moeilijk te beoordelen omdat trackrecords, die een bewijs leveren van artistieke kwaliteit ontbreken. De adviescommissie vraagt zich daarbij af of de droom om van deze nu nog kale plek in het nieuwe stadsdeel het hipste plein van Nederland te maken te verwerkelijken is met een programma dat berust op expansie van reeds bestaande activiteiten. 9

10 Het Glazen Circus kan in de ogen van de commissie aanvullend zijn op het aanbod van bestaande culturele voorzieningen als de projecten, meer vanuit de gemeenschap worden gedacht. Het is nu alsof de initiatiefnemers zelf de gemeenschap zijn, waar anderen bij aan mogen haken. De toevoeging van de activiteiten van Mobile Arts is in de ogen van de podiumdirecteuren minder complementair omdat dit soort activiteiten periodiek ook elders in de stad te vinden zijn (oa. Tijdens Tweetakt, de Parade, Foodtruckfestival Trek), waarmee niet gezegd is dat de markt voor dit type activiteiten verzadigd is. In het bereiken van een breder en groter publiek is de inbreng van Mobile Arts van belang. 4. Overige opmerkingen In de beoordeling van de plannen is een aantal aanvullende opmerkingen gemaakt die aandacht behoeven in de verdere uitwerking: Verkoop boerderij: - de initiatiefnemers gaan uit van het verwerven van de Hofstede ter Wijde, het zomerhuis en de wagenschuur. Volgens het beleid van de gemeente Utrecht dient verkoop van vastgoed plaats te vinden middels openbare inschrijving. - In het geval van verkoop: als één van de initiatiefnemers zou afhaken en er een nieuwe partij gezocht moet worden: in hoeverre is het dan wenselijk dat deze opstallen in handen van derden zijn? - Wat is de technische staat van de Rijksmonumentale opstallen? Is er geen risico dat de kosten hoger zijn dan nu geraamd Toegankelijkheid minder validen; toegankelijkheidstoets door Solgu inpassen. Is er een horeca partij te vinden? Project in relatie tot haar omgeving - Het gebied rondom is nog niet volledig ontwikkeld: dit kan leiden tot overlast van bouwverkeer, verminderde bereikbaarheid van de locatie en, als het wel ontwikkeld is tot (geluid)overlast vanuit het Glazen Circus naar de buurt. Het is verantwoordelijkheid van initatiefnemer om dit laatste zoveel mogelijk te voorkomen - plan lijkt vandalisme gevoelig. Het is verantwoordelijkheid van initatiefnemer om dit zo goed mogelijk te voorkomen. Openbaarheid/openbare toegankelijkheid: verschilt per deelgebied - Boerderij: het erf sluit aan bij de schoolpleinen, wens is om hier een (semi) openbaar gebied, dat aansluit bij het gebruik van de aangrenzende schoolpleinen - Productietuin: afscheiding dmv heggen en evt. hekjes. NB. Hier loopt een fiets/wandelpad doorheen om het Glazen Circus met de boerderij te verbinden (vergelijk: schaapstuin bij Forum het Zand) - Tuin van Heden: park/verblijfsfunctie dus openbaar toegankelijk 10

11 - Glazen Circus: openbaar gebouw. Omringende grond heeft met programma en tuinen samenhangende bestemming/inrichting. Belangrijk punt in de uitwerking van het ontwerp is het afsluitbaar maken van het binnenplein van het Glazen Circus. Ontwerpschetsen van de tent zijn summier Kunsttoepassing: 1,5% regeling van toepassing voor de opstallen? 3. Conclusies 1. Levendigheid en reuring De plannen voor het Glazen Circus zijn inhoudelijk sterk, zo concludeert LaGroup. Het idee om kunst te zaaien, en in samenwerking met anderen voorstellingen te oogsten en parades te houden, kleur en leven te brengen in de gemeenschap, spreekt aan. De adviescommissie moet uiteindelijk toch concluderen dat ze op basis van de voorliggende plannen nauwelijks een afgewogen artistiek-inhoudelijk oordeel kan geven. Daarvoor zijn de voorstellen onvoldoende onderbouwd en uitgewerkt met namen en rugnummers, ontbreekt een visie op hoe de programmering van Het Glazen Circus zich precies verhoudt tot haar context, het specifieke profiel en de ontwikkeling van Leidsche Rijn, en blijven er ook op het gebied van organisatie, vernieuwing in de programmering en invulling van het gebouw te veel vragen onbeantwoord. De verwachte bezoekersaantallen van per jaar zijn ambitieus, zeker gezien de bezoekersaantallen van al bestaande culturele instellingen in Utrecht. LaGroup acht de bezoekersaantallen haalbaar, de adviescommissie vindt het optimistisch. Een gemiddeld aantal bezoekers van 600/dag lijkt acceptabel, maar in relatie tot de grootte van de kavel en het aantal activiteiten dat op het Berlijnplein plaats vindt (buiten de kavel) is het minder dan 0,04 persoon per vierkante meter kavel per dag. Bovendien is dit inclusief de bezoekers voor de horeca en de kunsteducatie-activiteiten op de boerderij. Dit leidt niet tot een goed en gelijkmatig verspreid gevoel van levendigheid. Alleen op bepaalde momenten in het jaar, bij grootschalige evenementen, worden er activiteiten georganiseerd die een piek in de bezoekersaantallen kunnen opleveren. 2. Passend binnen de financiële kaders De initiatiefnemers stellen dat zij met hun benodigde structurele subside-aanvraag van 2,4 miljoen binnen de financiële kaders blijven. Met dit bedrag zijn niet alle onrendabele kosten in beeld gebracht. De initiatiefnemers onderbouwen hun benodigde subsidie met de volgende aannames. boerderij productietuin stadstuin GC Totaal Investering 2,04 mln. 0,8 mln 2.6 mln 13,1 mln 18,6 mln Dekking Huur 6% PM PM Huur 6% De initiatiefnemers gaan uit van een totale investering van 18,6 mln. (dit is inclusief de aankoop van de grond en de opstallen à ). De initiatiefnemers willen alleen de boerderij Hofstede ter Weijde en het Glazen Circus huren ten behoeve van de activiteiten en gaan hierbij uit van de stichtingskosten van 15,2 miljoen (2,04 en 13,1 miljoen). 11

12 Uitgangspunt is afschrijving in 40 jaar. De tuinen huren de initiatiefnemer niet, hoewel deze wel bij het project horen. De stichting geeft niet aan hoe deze kosten gedekt moeten worden. Vervolgens stellen de initiatiefnemers dat de huurprijs conform gemeentelijk beleid (6% van de stichtingskosten) te hoog is. Ze stellen voor de huur te verlagen door de eigen stichtingskosten verder te verlagen en de onderstaande posten niet mee te nemen in de stichtingskosten waarover huur berekend wordt. Voorstel verlagen huur Dekking Grondsuppletie Gemeente 1,1 Aankoop grond + opstallen Gemeente 2,8 Volgens de initiatiefnemers kan hiermee de stiko worden verlaagd naar ongeveer 10 mln, waarmee de huur uitkomt op 0,6 mln. De initiatiefnemers stellen voor kosten het tekort (dat zij onrendabele top noemen) te dekken uit de budgettaire ruimte, die beschikbaar is in de jaren tot 2019, waarin het Glazen Circus nog niet volledig operationeel is. Zij stellen dat er over een periode van ,9 miljoen budgettaire ruimte is. Nota Bene: De wijze waarop de initiatiefnemers de onrendabele top bepalen is anders dan hoe de gemeente deze bepaalt. De initiatiefnemers doen dit voorstel om ervoor te zorgen dat de huur naar redelijke proporties wordt teruggebracht. Het gemeentelijke beleid is: UVO dient een kostprijsdekkende huur te ontvangen en we brengen een marktconforme huur in rekening. Als de marktconforme huur lager is, dan de kostprijsdekkende huur moet het verschil door de beleidsafdeling (ie. Culturele Zaken) worden afgedekt. Dit wordt in een aanvullende notitie van BNT (ism REO grondzaken) uitgewerkt. Daarbij zijn er nog diverse risico s, die nog weinig gekapitaliseerd zijn: - BTW: indien niet verrekenbaar max. 21% hogere stichtingskosten (tot 22 miljoen) - Opbrengst boerderij zou hoger kunnen dan de berekende , zeker als er conform beleid uitgegaan wordt van openbare verkoop. - Continuïteit in de subsidieverstrekking door CZ vs. Het aangaan van een meerjarige verplichting door UVO -> volgens het beleid alleen als er dekking is bij de beleidsafdeling - De organisatiestructuur met 3 partijen als preferred supplier tot 2024 hangt op de betrokkenheid van de huidige personen. Deze constructie houdt in een grote commitment, maar ook een bevoorrechte positie voor initiatiefnemers. - Continuïteit van het concept gecombineerd met de (on)mogelijkheid om de gebouwen te gebruiken voor andere doeleinden. 3. Complementariteit met de bestaande voorzieningen in de stad Zowel LaGroup als de adviescommissie vanuit culturele zaken geven aan dat het concept inhoudelijk sterk en onderscheidend is ten opzichte van het aanbod in Utrecht en zelfs het 12

13 aanbod in Nederland. De initiatiefnemers hebben jarenlange ervaring en gebruiken dit als inhoudelijk goede basis voor programma s en producties met de nadruk op publieksparticipatie. Kleinschalige projecten zijn eigenlijk de kernactiviteit van twee van de drie initiatiefnemers: Vrijstaat en SAS. Zij willen blijven doen wat ze eigenlijk al deden, maar dan drie tot vier keer zo groot. De adviescommissie betwijfelt of deze initiatiefnemers een dergelijke schaalvergroting aan kunnen, en vreest dat Het Glazen Circus straks twee maten te groot voor hen blijkt. Eindoordeel over de plannen van het Glazen Circus: nee, behalve. Het voorstel voor het Glazen Circus in de Tuin van het Heden bevat een aantal aantrekkelijke elementen, maar heeft per saldo teveel kwetsbaarheiden om een realiseerbaar voorstel op te leveren. Het programma en concept van het Glazen Circus zijn onderscheidend, maar artistiekinhoudelijk onvoldoende onderbouwd. De benodigde investeringen zijn te hoog ten opzichte van de beperkte exploitatieduur (tot 2024) waaraan de initiatiefnemers zich willen verbinden. De verwachte bezoekersaantallen leiden onvoldoende tot een gevoel van levendigheid in Leidsche Rijn Centrum. Toelichting - Het programma en concept van het Glazen Circus zijn onderscheidend, maar artistiek inhoudelijk onvoldoende onderbouwd. - Het concept en de uitwerking zijn organisatorisch kwetsbaar vanwege: o De benodigde schaalsprong, die twee van de drie organisaties moeten maken en het lange termijnperspectief dat ontbreekt. o De programmatische uitwerking, die geen synthese is, maar meer een optelsom van de programma s van de drie initiatiefnemers - De bezoekersaantallen zijn met verwachte bezoekers per jaar ambitieus, waarbij opgemerkt wordt dat deze voor ca. 30% bestaan uit de bezoekers aan de horeca. In relatie tot de grootte van de kavel en het aantal activiteiten dat op het Berlijnplein plaats vindt, is het aantal bezoekers aan het Glazen Circus te weinig voor het creëren van levendigheid. - De benodigde investering is met 18,6 miljoen aan stichtingskosten aanzienlijk. De initiatiefnemers hebben hun tekort uitgedrukt in een benodigd subsidiebedrag van ruim 2,3 miljoen/jaar. Uit de toetsing blijkt dat niet alle onrendabele kosten in beeld gebracht zijn en dat een deel van de onrendabele kosten niet toegerekend is aan het initiatief. Dit leidt tot substantiële aanvullende financiële risico s voor de gemeente Utrecht. Dit betekent dat ons advies aan het bestuur is om het initiatief van het Glazen Circus in de Tuin van het Heden niet op deze manier gaat realiseren. 4. Advies aanbevelingen - Het Glazen Circus komt meer tot zijn recht komt als concept: de adviescommissie kan zich voorstellen dat niet het gebouw op het plein komt, maar dat Mobile Arts er vier keer per jaar zijn tenten opslaat, met nieuwe verrassende concepten, om dan na enige tijd de boel weer op te pakken en te vertrekken, zoals het een echt circus betaamt. Dit 13

14 doet recht aan het idee van flexibiliteit, het nomadische, het komen en gaan, een cyclus; een die bovendien uitstekend past bij het idee van de vier seizoenen. - In deze vorm zou Mobile Arts - of wellicht een andere (internationale) partij - voor de duur van twee of drie jaar de rol van intendant op zich kunnen nemen, met Vrijstaat en SAS als partners: een organisatie waarbinnen de reeds gewortelde initiatiefnemers de verbinding blijven zoeken met de wijk, de buurt, de straat. Daarbij zo mogelijk en naar gelang het thema ook andere externe partners betrekkend vanuit de wijk, de stad of zelfs de regio. - Onderzoek hoe het programma, anders dan de voorgestelde top-down invulling door een programmaraad, meer vraag-gestuurd kan worden gemaakt: hoe je kunt faciliteren door te co-creëren. Het kan een schakel vormen in de lange keten van opleiding, aspirant maker of speler tot gevestigd theater. Die mooie verbindende rol komt pas goed tot zijn recht door ook de samenwerking aan te gaan met bijvoorbeeld Castellum Hoge Woerd en Cultuur 19, maar ook met andere partners uit de stad (Het Huis, het Centraal Museum, de Stadsschouwburg, de festivals) en de regio. - Onderzoek of het programma op een kleiner deel van de kavel te realiseren is (of uitsluitend vanuit de boerderij en op het Berlijnplein) - Start vooruitlopend op de uitkomsten van dit onderzoek met programmeren door de initiatiefnemers van het Glazen Circus in het najaar van 2016 en maak hiervoor budget van vrij. 14