Nota van Inlichtingen

Transcriptie

1 In het kader van bovengenoemde aanbesteding zijn tot en met door partijen onderstaande vragen gesteld. Bij elke vraag is door het IUC Belastingdienst het bijbehorende antwoord vermeld. De vragen en antwoorden vormen met deze Nota van Inlichtingen een integraal onderdeel van het Beschrijvend Document. Aanvullende informatie m.b.t. de planning: - De verificatiefase zal, om praktische redenen, zoveel mogelijk plaatsvinden vóór het uitvoeren van de Gunningstest. - Vragen n.a.v. deze Nota van Inlichtingen kunnen gesteld worden tot uiterlijk De vragen kunnen uitsluitend betrekking hebben op de gegeven antwoorden in deze Nota van Inlichtingen. Publicatie van de antwoorden zal o.v. plaatsvinden op via TenderNed. 1 BD 1.1 Hoe kan het, dat de aanbesteding al op 10 oktober 2014 via de sociale media wordt besproken en bekritiseerd en dat op 21 oktober de aanbesteding pas is gepubliceerd? Kan hier sprake zijn van mogelijke voorkennis? 2 BD Omdat het niet is toegestaan om de opening van de inschrijvingen bij te wonen, vragen wij u zoals te doen gebruikelijk een proces-verbaal van de inschrijvingen openbaar te maken. 3 BD Is het mogelijk om een plattegrond van de geschouwde locatie aan te leveren met daarbij een verlichting- en stroomplan? 4 BD Gunningstest Waar of wanneer geven we te kennen dat we gebruik willen maken van deze instructie door het NA? 5 BD Daar boekscanners van dit kaliber niet in Nederland worden gemaakt is het gebruikelijk dat Openbare Europese Aanbestedingen ook in het Engels worden gepubliceerd. Is er een Engelse versie beschikbaar. Dit is gezien het grote aantal technische eisen en wensen voor onze fabrikant zeer wenselijk. Er van uitgaande dat u doelt op de berichtgeving van 10 oktober jl., zoals weergegeven in bijgaande link deel ik u mee dat dit door ons ter kennisgeving is aangenomen. Er is in ieder geval geen sprake van voorkennis. In paragraaf van het BD staat vermeld dat toezending of publiceren van een proces verbaal van opening aan Inschrijvers niet plaats vindt. Er is geen aanleiding om dit standpunt te wijzigen. In de bijlage treft u een plattegrond van de geschouwde locatie. Er is geen apart stroom- en/of verlichting plan voorhanden. Wel is bekend dat er voor de stroomvoorziening 11 groepen worden gerealiseerd, verdeeld over de ruimte zoals getoond tijdens de schouw. De maten van de ruimte staan in het BD genoemd. Om zorg te dragen dat de gunningstest met metingen en de rapportages zo goed mogelijk verlopen én dat de juiste informatie wordt aangeleverd, is het belangrijk deze instructie bij te wonen. De inschrijver die de meest economische Inschrijving heeft gedaan wordt hiervoor uitgenodigd, zie hiervoor ook par (mededeling van de ranking). Er is en wordt geen Engelse versie beschikbaar gesteld. IUC Boekscanners Pagina 1 van 8

2 6 BD In de Algemene gegevens, 3 e alinea, staat hier bedoelt u waarschijnlijk 3.3.5? 7 BD De kosten van een gedragsverklaring zijn aanzienlijk. De verklaring is pas nodig na gunning/selectie. Kan daardoor worden gewacht tot de gunning bekend is gemaakt? 8 BD Kunt u aangeven wat het grootste formaat is van de 50 cm dikke boeken 9 BD Moeten we de Testkaarten en software voor de Gunningstest zelf kopen? 10 BD Klopt het dat de scanners op alle hier genoemde testkaarten moeten worden gekalibreerd c.q. afgesteld, inclusief de UTT? 11 BD Klopt het dat alle hier genoemde testkaarten door Opdrachtgever worden aangeleverd voor de Gunningstest? 12 BD eis 55 In deze eis wordt gevraagd te garanderen dat op jaarbasis, voldoende capaciteit, zoals hierboven beschreven, beschikbaar gesteld wordt om de geëiste hoeveelheid spreads te kunnen maken. Deze garantie is afhankelijk van het aantal Boekscanners en de tijd die Uitvoerder nodig heeft om daadwerkelijk te kunnen starten met het scannen. Het Beschrijvend Document maakt melding van een plusminus aantal Boekscanners op blz. 6. De scancyclus per spread is de optelsom van de benodigde tijd voor het uitvoeren van voorbereidende/bijkomende werkzaamheden (aanleggen van boeken, omslaan van pagina s, bedienen van de Dit moet inderdaad Technische bekwaamheid zijn In staat dat de aanbestedende dienst dit kán verlangen. Voor de onderhavige opdracht wordt dit niet relevant geacht en zal derhalve ook niet worden opgevraagd. Het is niet exact aan te geven wat het grootste formaat zal zijn bij de 50 cm dikke boeken. Als maximale dikte kan worden uitgegaan van 50 cm. Het merendeel van dit materiaal zal gebonden zijn, en circa 35 cm bij 46 cm zijn. (BD paragraaf 1.2.3) Als grootste formaat, inclusief uitgevouwen pagina s, kan worden uitgegaan van circa A0, dat wil zeggen 118 cm x 84 cm (BD paragraaf ) Nee, de benodigde Testkaarten en meetsoftware (behalve wit vel voor uitlichting) voor de Gunningstest zal door Opdrachtgever worden aangeleverd. Dit is afhankelijk van het antwoord op Wens 4. De kalibratie gebeurt met de conventionele Testkaarten, de UTT maakt standaard geen onderdeel uit van de kalibratie. Indien wens 4 met ja is beantwoord zullen de gemeten grijstrappen van de UTT onderdeel zijn van de afstelling van de Boekscanners. Nee, het witte vel papier wordt niet door Opdrachtgever aangeleverd. De Leverancier is hier zelf voor verantwoordelijk. Het uitgangspunt is een gemiddelde totaal-norm van 130 spreads per uur / per Boekscanner. Deze norm is inclusief het aanleggen van boeken, omslaan van pagina s, bedienen van de boekenwip/glasplaat croppen en splitsen en het opslaan van de images. IUC Boekscanners Pagina 2 van 8

3 boekenwip/glasplaat e.d.) en de netto scantijd van het scansysteem (machinesnelheid). Naar de mening van Inschrijver is het voor een realistische vergelijking van het aantal spreads per uur van belang te weten welke variabele (tijdseenheid) er moet worden gehanteerd voor voorbereidende/bijkomende werkzaamheden voorafgaande aan het scannen juist doordat er met een diversiteit aan originelen wordt gewerkt. Is Aanbestedende Dienst het hier mee eens en zo ja met welke tijdseenheid moet dan minimaal worden gerekend? 13 BD eis 61 In deze eis wordt gesteld dat alle functies van de Boekscanners geactiveerd en geïnstalleerd moeten kunnen worden zonder gebruik te maken van dongles op de werkplek of server. Kan Aanbestedende Dienst aangeven waarom deze eis wordt gesteld? Indien deze eis voortvloeit vanuit risico oogpunt (kwetsbaarheid) wordt dan aan dit risico tegemoetgekomen door in de te leveren Boekscanners gebruik gemaakt van een Interface kaart met bijhorende interne Hardware-Key die in de machine wordt geplaatst? 14 Teststrategie In verband met de vakantieperiode is het niet mogelijk dat de snelheidstest op kan worden uitgevoerd. Op is dit wel mogelijk, kunt u hiermee akkoord gaan? 15 Bijlage 8, par 8.2 leveren testkaarten 16 Bijlage 8, Par 9.2 Klopt het dat alle hier genoemde testkaarten door Opdrachtgever worden aangeleverd voor de Gunningstest? Moeten we de testkaarten en software voor de Gunningstest zelf kopen? De eis is inderdaad in verband met de kwetsbaarheid bij het gebruik van een (externe) dongle. In de Boekscanner mag gewerkt worden met een interne hardwarekey. Voor de PC of server die gekoppeld is aan de Boekscanner is een interne hardwarekey niet toegestaan. De snelheidstest wordt uitgevoerd door de scanoperator van Uitvoerder en niet van de inschrijvende partij. Derhalve is het verplaatsen van deze test van naar niet noodzakelijk. Nee, het witte vel papier wordt niet door Opdrachtgever aangeleverd. De Leverancier is hier zelf voor verantwoordelijk. Nee, de benodigde Testkaarten en meetsoftware (behalve wit vel voor uitlichting) voor de Gunningstest zal door Opdrachtgever worden aangeleverd. IUC Boekscanners Pagina 3 van 8

4 17 Bijlage 8, Hfst 9.2 Klopt het dat de scanners op alle hier genoemde testkaarten moeten worden gekalibreerd c.q. afgesteld, inclusief de UTT? 18 Bijlage 14 In de Eisen, 3, 71,82 en 90 wordt een fout aangegeven, Fout! verwijzingsbron niet gevonden. Kunt dit alsnog in de juiste tekst aanleveren? 19 Bijlage 15 Spreadsheet Fin. Bijlage 15 boekscanners A Operators payrol bij BD Met welk payrol organisatie/bedrijf werkte u in eerdere scanprojecten samen en zal dit bedrijf in deze tender ook de payrol verzorgen? Dit is afhankelijk van het antwoord op Wens 4. De kalibratie gebeurt met conventionele testkaarten, de UTT maakt standaard geen onderdeel uit van de kalibratie. Indien Wens 4 met ja is beantwoord zullen de gemeten grijstrappen van de UTT onderdeel zijn van de afstelling van de Boekscanners. Eis 3 U dient alle relevante Bijlagen, zoals genoemd in deze paragraaf en zoals nader gespecificeerd in paragraaf 3.2.3, volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Eis 71 Vul de spreadsheet Financieel Model, Bijlage 15, volledig in en voeg deze bij de inschrijving conform het bepaalde in paragraaf De ingevulde bedragen bepalen de score op het gunningscriterium Prijs. Het is, op straffe van uitsluiting van de aanbestedingsprocedure, niet toegestaan om de opmaak van de spreadsheet te wijzigen. Een kopie van het ingevulde spreadsheet dient zowel op papier als digitaal aan de inschrijving te worden toegevoegd. Zie ook het bepaalde in paragraaf 3.2 inzake vormvereisten. Eis 82 Inschrijver zal de verklaring sociale voorwaarden (Bijlage 17) op eerste verzoek van de Belastingdienst, maar niet eerder dan na het mededelen van de gunningsbeslissing, invullen en ondertekend aanleveren. Eis 90 De SLA, Bijlage A van de Raamovereenkomst, kan - alvorens deze door Inschrijver(s) wordt ondertekend - door het Nationaal Archief worden gewijzigd en nader uitgewerkt, mede naar aanleiding van de door de Inschrijver gedane opmerkingen en tekstsuggesties als bedoeld in paragraaf De wijzigingen en/of de aangepaste Raamovereenkomsten zullen/zal de Inschrijvers per Nota van Inlichtingen kenbaar worden gemaakt. Deze vraag is, in relatie tot de onderhavige aanbesteding, óf en zo ja met welke "payrol organisatie" er eventueel zaken wordt gedaan, niet relevant. IUC Boekscanners Pagina 4 van 8

5 Raamovereenkomst 20 Bijlage 5 ROK Artikel 1.1 In dit artikel wordt verwezen naar de Begrippenlijst. Bedoelt Aanbestedende Dienst dat deze Begrippenlijst als bijlage 1 van het Beschrijvend Document onlosmakelijk deel uitmaakt van deze Raamovereenkomst? 21 Bijlage 5 ROK Artikel 2.2 Kan Aanbestedende Dienst een standaard voorbeeld van een Nadere Overeenkomst verstrekken? 22 Bijlage 5 ROK Artikel 2.10 Voor inschrijver is niet duidelijk wat de context is tussen artikel 2.10 en de inhoud van artikel 2 voorwerp van de Raamovereenkomst. Kan Aanbestedende Dienst dit toelichten? 23 Bijlage 5 ROK Artikel 4.2 Door de vermelding van het woord mits in deze zin, is het formeel zo dat indien Leverancier niet tijdig in kennis wordt gesteld inzake een verlenging, dat de Raamovereenkomst zal eindigen. Is Aanbestedende Dienst bereid het woord mits weg te laten? 24 Bijlage 5 ROK Artikel 5.1 Kan Aanbestedende Dienst ermee instemmen dat de tekst van de 2 e zin van dit artikel als volgt wordt gewijzigd: Indien partijen overeenstemming hebben bereikt over Nadere Leveringen en/of Additionele Diensten, wordt dit vastgelegd in een Nadere Overeenkomst? 25 Bijlage 5 ROK Artikel 5.2 De tweede zin start met: Bij gebreke van een separate schriftelijke Raamovereenkomst enz. Is het juist dat Aanbestedende Dienst in plaats Ja, lees de inhoud van artikel 1.1. "En maakt onlosmakelijk deel uit van deze raamovereenkomst". Nee, zie mede in dit verband artikel 5.2 van de Raamovereenkomst Dit artikel geeft aan dat de eisen en wensen neergelegd in het Beschrijvend Document gedurende de uitvoering van de Raamovereenkomst onveranderbaar blijven. IUC Boekscanners Pagina 5 van 8 Nee. Nee, zie mede in dit verband de tekst van artikel 6 van de Raamovereenkomst. Correct. Artikel wordt gewijzigd met dien verstande dat het woord Raamovereenkomst wordt vervangen door Nadere Overeenkomst.

6 van Raamovereenkomst Nadere Overeenkomst bedoelt? 26 Bijlage 5 ROK Artikel 6.4 In dit artikel dienen de Offerte, het projectplan zoals bedoeld in Artikel 6.3 informatie te bevatten, voor zover relevant, met betrekking tot de Nadere Leveringen en/of Additionele Diensten, (eventuele) Documentatie, Materialen, Gebruiksrechten, risico-opslag, goedkeuringsprocedure en informatie over het personeel van Opdrachtgever. Kan Aanbestedende Dienst aangeven wat wordt bedoeld met informatie over het personeel? 27 Bijlage 5 ROK Artikel 6.7 Is Aanbestedende Dienst bereid de 2e en 3 e zin te laten vervallen en te vervangen door het volgende: De wijzigingen zoals bedoeld in dit artikel zullen voor Aanbestedende Dienst al dan niet leiden tot een nieuw contractsvoorstel? 28 Bijlage 5 ROK Artikel 7.1 Is Aanbestedende Dienst bereid om de woorden om niet uit de 2 e zin te vervangen door tegen door Partijen nader overeen te komen voorwaarden? 29 Bijlage 5 ROK Artikel 8.1 Is Aanbestedende Dienst de woorden direct zonder kosten te vervangen door tegen door Partijen nader overeen te komen voorwaarden? 30 Bijlage 5 ROK Artikel 9.4 In het kader van het grote aantal te leveren Boekscanners, is het wellicht handig dit in delen te doen. Kan Aanbestedende dienst op voorhand hiermee instemmen en is zij in zulk Nee, is op voorhand niet te kwalificeren. Derhalve staat er ook voor zover relevant. IUC Boekscanners Pagina 6 van 8 Nee. Nee, wel is de Aanbestedende Dienst bereid het artikel van een toelichting te voorzien. De Aanbestedende Dienst zal bij toepassing van dit artikel de redelijkheid en billijkheid inachtnemen. Indien de hoeveelheid van de totale aan te bieden Boekscanners en/of dienstverlening van Leverancier op basis van dit artikel niet in verhouding staat tot de te maken kosten van Leverancier treden partijen in overleg om nadere voorwaarden in afwijking van dit artikel op te stellen. Echter de hoofdregel is en blijft het om niet aanbieden voor een Acceptatietest. Nee. De Aanbestedende Dienst gaat akkoord met deelleveringen. Dit laat onverlet dat de jaarlijkse productiecapaciteit gerealiseerd dient te worden, zie ook artikel 10.3 van de Raamovereenkomst. De Aanbestedende dienst is bereid na deellevering een Acceptatietest uit te voeren. De Acceptatietest kan uitsluitend slagen indien er een compleet werkende Boekscanner is geleverd. De Boekscanners die geleverd worden moeten per exemplaar helemaal compleet zijn en niet in delen geleverd

7 geval bereid na een deellevering van Boekscanners deze aan een Acceptatietest te onderwerpen? 31 Bijlage 5 ROK Artikel 9.17 Het is opmerkelijk dat na betaling van (delen van ) de koopprijs, eigendom volledig over gaat. Stemt Aanbestedende Dienst ermee in dat (delen van ) uit de 2 e zin komt te vervallen? 32 Bijlage 5 ROK Artikel 9.19 Indien Inschrijver redelijker wijs niet op de hoogte was en ook niet had kunnen zijn van nadere nadere milieuwet- en regelgeving of Arbo-voorschriften komt het Inschrijver onredelijk voor hem enkel verantwoordelijke te houden voor eventueel hieruit voortvloeiende kosten. Is Aanbestedende Dienst bereid de woorden zonder extra kosten voor Opdrachtgever te wijzigen in dan treden partijen met elkaar in overleg voor verdeling van eventuele kosten?? 33 Bijlage 5 ROK Artikel 13.1 Inschrijver erkent dat zij een garantieverplichting heeft jegens Aanbestedende Dienst. Is Aanbestedende Dienst bereid te erkennen dat de garantie niet van toepassing is indien Aanbestedende Dienst op ongeautoriseerdedan wel onoordeelkundige wijze gebruik maakt van de Boekscanners? 34 Bijlage 5 ROK Artikel 13.6 Klopt het dat artikel hier foutief is vermeld en als artikel heeft te gelden? 35 Bijlage 5 ROK Artikel 13.7 Worden er scanners ingeruild? 36 Bijlage 5 ROK Artikel 14.5 Bedoelt Aanbestedende Dienst dat de kosten in worden. Nee. Uitgangspunt is dat na Acceptatie van een Boekscanner de kosten van deze Boekscanner betaald zullen worden, waarmee ook het eigendom van de Boekscanner over gaat. Hierbij wordt nog niet de volledige prijs van alle te leveren Boekscanners vergoed. Ja, dat is akkoord. Wordt aangepast. Zie in dit verband artikel 13.5 Raamovereenkomst. Is correct, wordt gewijzigd. Nee, er worden geen Boekscanners ingeruild. Artikel wordt geschrapt. Nee, de eerste volzin van artikel 14.5 Alle kosten.in artikel 11.6 dient als laatste bullet te gelden van artikel Artikel 14.5 begint met De in..van gevolgschade. Dit wordt aangepast. IUC Boekscanners Pagina 7 van 8

8 dit artikel zijn vermeld, ook onder de beperking van artikel 14.4 vallen? 37 Bijlage 5 ROK Artikel 15.2 Overtreding van vermelde artikelen rechtvaardigt een boete én de vergoeding van schade. In dat kader komt Inschrijver deze boete wel erg hoog voor. Is Aanbestedende Dienst bereid het boetebedrag van ,- te wijzigen in 5.000,-? 38 Bijlage 5 ROK Artikel 15.4 Geldt voor het woord Herhaaldelijk uit de 1 e zin dezelfde definitie als in artikel 29.3 in de laatste zin is vermeld? Zo niet, welke definitie geldt dan wel? 39 Bijlage 5 ROK Artikel 19.1 In dit artikel wordt bepaald dat facturatie van de Boekscanners in de maand volgend op de Acceptatie kunnen worden gefactureerd. Is Aanbestedende Dienst bereid deze bepaling aan te passen dat direct na Acceptatie de Boekscanners kunnen worden gefactureerd? 40 Bijlage 5 ROK Artikel In dit artikel wordt in de 2e zijn gesteld dat indien onomstotelijk vaststaat dat de betaling door Opdrachtgever op onredelijke gronden wordt onthouden. Het woord onomstotelijk geeft Inschrijver geen enkele ruimte anders dan een rechterlijk oordeel. Is Aanbestedende Dienst bereid onomstotelijk te wijzigen in in redelijkheid kan worden bepaald? Nee. Ja, dat klopt. Er wordt ook verwezen naar artikel 29.3 van de Raamovereenkomst. Ja, de Aanbestedende Dienst is hiertoe bereid. Nee, deze uitleg wordt gevolgd. IUC Boekscanners Pagina 8 van 8