Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen ProRail TN119894

Transcriptie

1 Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen ProRail TN Versie definitief Datum Status definitief

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemeen Doel van deze marktconsultatie Leeswijzer Achtergrond en uitgangspunten ProRail B.V Facilitaire Zaken Achtergrond project Uitgangspunten en doelstellingen project Vragen Algemene bedrijfsinformatie Opdracht, ambities en doelstellingen Uitgangspunten en doelstellingen Aanbestedingsprocedure Overig Procedure Procedure marktconsultatie Vooraankondiging en aanmelding marktconsultatie Verstrekking marktsconsultatiedocument Aanmelden consultatie Schriftelijke beantwoording van vragen Bilaterale/plenaire consultatie Overige voorwaarden en bepalingen Bijlage 1 ProRail Toelichting ProRail ProRail B.V Facilitaire Zaken Gebouwen ProRail Bijlage 2 elementen dienstverlening Bijlage 3: Format indienen antwoorden marktconsultatie Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 2

3 1 Inleiding 1.1 Algemeen ProRail doorloopt in de periode vanaf januari 2017 tot medio juli 2017 de Europese aanbesteding Landelijk onderhoud gebouwen en terreinen ProRail. ProRail wil graag de expertise van de markt benutten. Daarom nodigen wij u hierbij graag uit om deel te nemen aan deze marktconsultatie. 1.2 Doel van deze marktconsultatie ProRail wil, ter voorbereiding op de aanbesteding van onderhoud van haar gebouwen en terreinen, de mogelijkheden van de markt in kaart brengen om op basis daarvan eventuele keuzes te maken. De marktconsultatie heeft als doel geïnteresseerde marktpartijen, die bepaalde dienstverlening op dit gebied kunnen verzorgen, te bevragen op hun kennis en expertise. Daarnaast is het de bedoeling om inzicht te bieden in de context van het project en de thema s toe te lichten die onderdeel uitmaken van de marktconsultatie. Het is niet de bedoeling dat op dit moment aanbiedingen worden gedaan. 1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt een beknopte situatieschets gegeven van ProRail als organisatie, het voorliggende project en van toepassing zijnde ambities en speerpunten. In hoofdstuk 3 zijn de concrete vragen opgenomen waar ProRail tijdens de marktconsultatie antwoord op zoekt. In hoofdstuk 4 is het proces ten aanzien van deze marktconsultatie opgenomen. In de bijlage is een nadere toelichting op ProRail, op de afdeling Facilitaire Zaken en de gebouwkenmerken opgenomen. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 3

4 2 Achtergrond en uitgangspunten 2.1 ProRail B.V. ProRail B.V. (hierna: ProRail) is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. Medewerkers zorgen ervoor dat elke dag, 24/7, reizigers en ton goederen op hun plaats van bestemming komen, met 6550 treinen over ruim 7000 kilometer spoor. Het spoorwegnet is met recht het kloppend hart van mobiel Nederland. ProRail werkt aan de bereikbaarheid van Nederland door te zorgen voor een optimaal spoornetwerk. We verdelen de capaciteit op het spoor, regelen alle treinverkeer, bouwen en beheren stations en leggen nieuw spoor aan. Tevens onderhoudt ProRail bestaande infrastructuur zoals spoor, wissels, seinen en overwegen. ProRail levert een belangrijke bijdrage aan het toegankelijk houden van Nederland. Daarvoor wordt samen gewerkt met personen- en goederenvervoerders, waarbij we de belangen van hun klanten niet uit het oog verliezen. Samen met gemeenten en provincies wordt gekeken op welke wijze het beste aan hun vraag naar treinvervoer en stations voorzieningen kan worden voldaan. Dit vertaalt zich in de vier strategische doelstellingen van ProRail: Veilig Spoor, Betrouwbaar Spoor, Punctueel Spoor en Duurzaam Spoor. 2.2 Facilitaire Zaken Facilitaire Zaken (hierna FaZ) zorgt als beheerder van de ProRail panden voor een flexibele, eigentijdse huisvesting en een veilige, professionele werkomgeving voor alle medewerkers in ProRail panden, zodat zij op een prettige manier hun werk kunnen doen. 2.3 Achtergrond project Het gebouw gebonden onderhoud van de locaties van ProRail (op gebied van bouw, werktuigbouwkunde en elektrotechnische installaties) is tot 2014 ondergebracht in inspanningsgerichte overeenkomsten. In 2015 is een aanbesteding Onderhoud & instandhouding doorlopen voor alle bemande ProRail locaties met als eindresultaat contractering van één partij voor het verzorgen van prestatiegericht onderhoud op (vrijwel) alle panden. Een uitbreiding van de onderhoudsvraag, meer behoefte aan uniformiteit en het realiseren van een zo optimaal mogelijk balans in opdrachtgevers en opdrachtnemers belang hebben geleid naar het opnieuw aanbesteden van het onderhoud gebouwen en terreinen. Ter voorbereiding op de aanbesteding is FaZ een project gestart, waarbij er allereerst een beeld is gevormd van de huidige situatie (o.a.in kaart brengen actuele status van conditie panden) en ProRail de markt wenst te bevragen op haar kennis en ervaring ten aanzien van het gebouw gebonden onderhoud. Doel van de voorbereiding, waar deze marktconsultatie onderdeel van is, is om een zorgvuldige en succesvolle aanbestedingsprocedure te kunnen doorlopen met als resultaat het kunnen aangaan van één of meerdere overeenkomsten voor de dienstverlening in scope. 2.4 Uitgangspunten en doelstellingen project In de voorbereidingsfase zijn, gestoeld op de doelstellingen van ProRail en de ambities van FaZ, de volgende uitgangspunten bepaald ten aanzien van het contract, de scope van locaties en dienstverlening en de aanbestedingsprocedure. Uitgangspunten toekomstbestendig contract Flexibiliteit: volume en scope aanpassingen zoveel als mogelijk toegestaan binnen kaders wetgeving en ProRail. Lange termijn: Selecteren van partij(en) voor het verzorgen van kwalitatief goede dienstverlening met een lange contractduur. Partner: partij(en) moet zich kunnen inleven in ProRail als opdrachtgever, anticiperen op ontwikkelingen binnen ProRail en gesprekspartner zijn op alle niveaus. Moet proactief zijn en innovaties in de markt ook bij ProRail introduceren waar mogelijk. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 4

5 Ontzorgen: door duidelijke en volledige contractvorming, waarbij ProRail regie voert en nadrukkelijk geen uitvoeringsverantwoordelijkheid heeft. Kwaliteitsborging ten aanzien van de dienstverlening vindt plaats middels een (via ProRail gecontracteerde) derde. Duurzaamheid: ProRail heeft de ambitie in 2025 CO2 neutraal te zijn. Als partij in staat om pro actief te anticiperen op ontwikkelingen ten aanzien van duurzaamheid vanuit wetgeving of ProRail beleid. Prestatiegericht: kunnen sturen op resultaten, borging kwaliteitsniveaus (niveau conditiemeting conform NEN 2767). KPI s duiden en borgen (monitoring) gedurende contract. Beleving: Opdrachtnemer is zichtbaar bij eindgebruikers, is medeverantwoordelijk voor het geven van een impuls aan klantbeleving. Decentraal en centraal gedragen contract, korte lijnen. Beheersbaar contract. Voor de markt realistisch contract, welke aansluit bij een gezond verdienmodel. Starten met de implementatie zomer 2017, uitgaande van operationele start per Uitgangspunten scope Onderstaand is een schematisch overzicht weergegeven van de scope ten aanzien van dienstverlening en panden. In bijlage 1 is een overzicht van de gebouwen voorzien van adres, m2 e.d. opgenomen. Dienstverlening Eigendomspanden Kantoren IP/TB Monumen taal VL posten en AHL 24/7 en eigendom Huurpanden Regiokantoren VLTC Uitrukloca ties IB en brandw ee r 24/7 huur Huur Technisc he panden Onbemen ste panden (OVLU/OV LR)/OVLK) Projectloc aties en SLA partijen) Nieuw bouw Preventief onderhoud ja ja nee nee nee ja nee Correctief onderhoud ja ja nee nee nee ja nee MJOP (inclusief vervangingen) ja ja nee nee nee ja nee Klantw ensen/ kleine projecten (< nb) ja ja nee nee nee ja nee Verbouw /grote projecten/renovaties nee nee nee nee nee nee nee Terreinonderhoud ja ja nee nee nee ja nee Innovatie ja ja nee nee nee ja nee Panden in eigendom vallen in de scope. Panden in huur vallen buiten scope. Panden die van huur naar eigendom overgaan moeten kunnen worden toegevoegd gedurende looptijd overeenkomst. Projectlocaties en huurlocaties buiten scope, uitruklocaties nog te bepalen. Uitgangspunten dienstverlening ProRail heeft als uitgangspunt om een onafhankelijke derde partij te contracteren die de schakel vormt tussen Faz als regisseur van de dienstverlening en de uitvoering van de nog te selecteren partij(en) voor de dienstverlening inzake beheer en onderhoud van gebouwen en terreinen. De verwachte dienstverlening in scope betreft het beheer en onderhoud van: gebouwgebonden werktuigbouwkundige- en transportinstallaties en voorzieningen; gebouwgebonden (niet spoorse) elektrotechnische installaties; bouwkundige delen van het gebouw conform NEN; terreinonderhoud. Zie bijlage 2 voor een indicatief overzicht van elementen. Uitgangspunten van het beheer en onderhoud zijn: Uitvoering conform MJOP. Bij nieuw bouw gaat het onderhoud voor ten minste 5 jaar naar de hoofdaannemer, daarna toe te voegen aan contract gebouw gebonden onderhoud. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 5

6 Jaarlijks opstellen van een onderhouds(jaar)plan waarin preventief onderhoud, correctief onderhoud en Vervangingsonderhoud nadrukkelijk zijn opgenomen. Jaarlijkse conditiemeting conform NEN 2676 Inrichten 24/7 storingsorganisatie; Uitvoering geeft conform een kwaliteitsmanagementsysteem (ISO90010) Hierbij wordt van Partij(en) verwacht: de benodigde overlegmomenten op strategisch, tactisch en operationeel niveau inplant en organiseert en afstemt waar nodig met alle betrokken partijen. een geautomatiseerd beheersysteem ten behoeve van registratie, coördinatie en bewaking van Storingen en ten behoeve van Documentenbeheer opzet en beheert tekeningen in het bestaande tekeningensysteem van ProRail bijhoudt. Uitgangspunten clustering (perceelverdeling) Ten aanzien van de clustering van de werkzaamheden in de opdracht 1 zijn drie invalshoeken geduid, Clustering vanuit elementen van de opdracht, zijnde clustering van dienstverlening vallend onder de overkoepelde term bouwkundige werkzaamheden, elektrotechnische werkzaamheden, werktuigbouwkundige werkzaamheden en terrein onderhoud. Clustering vanuit locatiekenmerken (monumentale panden /VL posten 24/7 en techniek/ onbemenste locaties). Geografische clustering. Een combinatie hiervan. ProRail beoogt met deze marktconsultatie onder andere de visie van de markt op een mogelijke clustering te ontvangen. Op basis van diverse mogelijkheden heeft ProRail vooralsnog het standpunt ingenomen dat korte lijnen wenselijk zijn, betrokkenheid van MKB mogelijk dient te zijn en dat de omvang van de opdracht enerzijds qua volume voldoende dient te blijven voor de markt en anders vanuit contractbeheers perspectief beheersbaar dient te blijven voor ProRail. 1 het binnen de regels onderverdelen van één opdracht in meer stukken. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 6

7 3 Vragen In de voorgaande hoofdstukken (ondersteund door extra informatie opgenomen in de bijlagen) is een beeld geschetst van ProRail als organisatie, de afdeling FaZ die aan de hand van voorliggend document de markt consulteert, de achtergrond van het project en de ambities van doelstellingen van Faz en ten aanzien van het vraagstuk omtrent onderhoud van gebouwen en terreinen van ProRail. Hierbij willen wij u vragen om antwoord te geven op de onderstaand gestelde vragen (in het volgende hoofdstuk wordt de procedure daartoe nader toegelicht). 3.1 Algemene bedrijfsinformatie 1) Graag ontvangen wij informatie over uw organisatie, bijvoorbeeld in de vorm een korte toelichting. 3.2 Opdracht, ambities en doelstellingen 2) Welke ontwikkelingen en innovaties ziet u in de markt? 3) Wat is uw visie op de voorliggende opdracht (te weten de mogelijke aanbesteding van landelijk onderhoud voor de panden van ProRail)? 4) Welke kansen en bedreigingen zijn er ten aanzien van de voorliggende opdracht? 5) Wat zijn de mogelijkheden ten aanzien van de drie door FaZ benoemde doelstellingen (zie tevens paragraaf 2.3) in relatie tot haalbaarheid en implementeren in de planning en uitvoering van werkzaamheden? 3.3 Uitgangspunten en doelstellingen 6) Wat zijn kritische elementen voor toekomstbestendig contracteren? 7) Op welke wijze is aansluiting mogelijk op de doelstellingen en ambities van ProRail en Faz? 8) Zoals benoemd in hoofdstuk 2 is een van de uitgangspunten om een onafhankelijke derde partij te contracteren die de schakel vormt tussen Faz als regisseur en de nog te selecteren partij(en) voor uitvoering van de dienstverlening inzake beheer en onderhoud. Wat is hierin een heldere rolverdeling? Wat zijn hierin (on)mogelijkheden en voorwaarden? 9) Uitgangspunten contract a) Flexibiliteit: volume en scope aanpassingen zoveel als mogelijk toegestaan binnen kaders wetgeving en ProRail. Welke mogelijkheden zijn er? Ten aanzien van de branche, de contractvormen, vastleggen van prijzen, beperken van regiewerk, met behoud van de gewenste flexibiliteit? b) Lange termijn: Selecteren van oartij(en) voor het verzorgen van kwalitatief goede dienstverlening met een lange contractduur. Wat zijn hierin (on)mogelijkheden en voorwaarden? c) Partner: Partij(en) moet zich kunnen inleven in ProRail als opdrachtgever, anticiperen op ontwikkelingen binnen ProRail en gesprekspartner zijn op alle niveaus. Moet proactief zijn en innovaties in de markt ook bij ProRail introduceren waar mogelijk. Wat zijn hierin (on)mogelijkheden en voorwaarden? d) Ontzorgen: door duidelijke en volledige contractvorming, waarbij ProRail regie voert en nadrukkelijk geen uitvoeringsverantwoordelijkheid heeft. Kwaliteitsborging ten aanzien van de dienstverlening vindt plaats middels een (via ProRail gecontracteerde) derde. Zoals benoemd is FaZ een regie organisatie (zie voor de volledigheid hoofdstuk 2 en Bijlage 1). Welke contractvorm op basis van de uitgangspunten zoals benoemd is mogelijk? En waarom (voornadelen, risico s)? e) Duurzaamheid: ProRail heeft de ambitie in 2025 CO2 neutraal te zijn. Als Partij in staat om pro actief te anticiperen op ontwikkelingen ten aanzien van duurzaamheid vanuit wetgeving of ProRail beleid. Wat is een mogelijke invulling als ook haalbaarheid van duurzaamheidsambities? f) Prestatiegericht: kunnen sturen op resultaten, borging kwaliteitsniveaus (niveau conditiemeting conform NEN 2767). KPI s duiden en borgen (monitoring) gedurende contract. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 7

8 Wat zijn mogelijkheden en voorwaarden om gedurende de looptijd van het contract over te gaan naar een upgrade of downgrade van het conditieniveau voor een (deel van de) panden? Zoals geschetst wordt de huidige situatie nader in beeld gebracht waarbij er inzicht kan worden verkregen in status van onderhoud van panden en installaties. Welke informatie zou kritisch zijn om een passende aanbieding in een aanbesteding te maken? Welke risico s en welke oplossingsrichtingen kunnen hierbij worden geduid? g) Beleving: Opdrachtnemer is zichtbaar bij eindgebruikers, is medeverantwoordelijk voor het geven van een impuls aan klantbeleving. Hoe kan dit vorm worden gegeven? h) Decentraal en centraal gedragen contract, korte lijnen. Hoe kan dit georganiseerd worden? i) Beheersbaarheid. Wat zijn hierin (on)mogelijkheden en voorwaarden? j) Voor de markt realistisch contract, welke aansluit bij een gezond verdienmodel. Wat zijn hierin (on)mogelijkheden en voorwaarden? k) Starten met de implementatie zomer 2017, uitgaande van operationele start per Wat zijn hierin (on)mogelijkheden en voorwaarden? 10) Uitgangspunten clustering ProRail streeft een vanuit de locaties bezien logische als ook voor de markt aantrekkelijke clustering na. Welke clustering zou mogelijk zijn? Welke risico s of consequenties zijn aan een bepaalde keuze verbonden? 3.4 Aanbestedingsprocedure 11) Selectiecriteria. Dit zijn eisen die gesteld worden aan de opdrachtnemer. Middels het toepassen van selectiecriteria wordt een filter aangebracht op geschiktheid van partijen. Geschiktheid richt zich op o.a. vakbekwaamheden. Om een beter beeld te krijgen van passende selectiecriteria in relatie tot de gestelde uitgangspunten en de nog nader te bepalen clustering, willen wij u de volgende vragen stellen: a) Bent u in het bezit van specifieke, voor uw branche geldende, certificaten (ISO, VCA, RGVO of andere certificeringen)? b) Wat zijn kerncompetenties om het onderhoud en beheer van gebouwen en terreinen professioneel uit te kunnen voeren? Denk aan bijvoorbeeld het hebben van ervaring met het preventief onderhoud op basis van een meerjarenonderhoudsplanning, service onderhoud of het hebben van ervaring met het uitvoeren van calamiteiten? c) Zijn er ook nog andere manieren (selectiecriteria) die kunnen worden ingezet om de geschiktheid als partij in deze branche mee aan te tonen? 3.5 Overig 12) Heeft u specifieke aandachtspunten of suggesties voor deze marktconsultatie of de eventuele aanbesteding? 13) Welke adviezen en tips wenst u ProRail mee te geven in haar overwegingen bij het opstellen van een gedegen en niet mededinging beperkende offerteaanvraag? Bij voorbaat heel hartelijk dank voor de geïnvesteerde tijd. Wij waarderen dat zeer! Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 8

9 4 Procedure 4.1 Procedure marktconsultatie ProRail kiest voor een openbare marktconsultatie, dit om zoveel mogelijk marktpartijen mee te laten denken over de vraag. De totale marktconsultatie wordt afgerond in een aantal stappen, te weten: Tabel 1 Stappen marktconsultatie Fase Omschrijving Wie Methode Uiterlijke datum 1 Aankondiging marktconsultatie ProRail Tenderned Verstrekken marktconsultatiedocument ProRail Tenderned Aanmelding marktconsultatie. Partijen dienen zich via TenderNed vooraf aan te melden als gegadigde voor deelname aan de marktconsultatie. Hierbij vermeld u of u alleen schriftelijk deel wilt nemen of ook aanwezig bent bij de bilaterale c.q. plenaire sessie op locatie. (op basis van het aantal aanmeldingen en de haalbaarheid van het voeren van bilaterale gesprekken in het tijdsbestek van twee dagen kan er worden overwogen om alsnog voor 1 of meerdere plenaire sessies te opteren in plaats van bilaterale gesprekken. ) 4 Schriftelijke beantwoording vragen. Voorafgaand aan de sessie op locatie vragen wij u een schriftelijke reactie op de verstrekte documenten en de door ProRail gestelde vragen. 5 Consultatie sessie (bilateraal of plenair) Geïnteresseerde marktpartijen Deelnemers Deelnemers en ProRail Aanmelden via Tenderned of per aan stephanie.steffers@prorail.nl Via Tenderned of per aan stephanie.steffers@prorail.nl ProRail, locatie NVLU, aan de Bielstraat 1 te Utrecht :00 uur :00 uur / Mogelijkheid tot indien aanvullende of gewijzigde inzichten ten opzichte van hetgeen besproken is tijdens de sessie. 6 Verstrekt gespreksverslag consultatie ProRail Schriftelijke samenvatting marktconsultatie ProRail Tenderned Vooraankondiging en aanmelding marktconsultatie Op is de vooraankondiging op Tenderend gepubliceerd en vervolgens konden partijen zich via Tenderned of per mail aanmelden voor de marktconsultatie. Deze fase is met de verstrekking van dit marktconsultatiedocument afgerond Verstrekking marktsconsultatiedocument Op is dit marktconsultatiedocument ter beschikking gesteld. Dit document dient als basis voor de verdere afstemming met marktpartijen Aanmelden consultatie Op en indien nodig op vinden, bij voorkeur, bilaterale gesprekken plaats. Voorwaarde voor deelname aan deze sessie is dat u een volledige schriftelijke reactie heeft ingediend op U kunt tot uiterlijk aangeven of u wel of niet deel wilt nemen aan deze sessie. Wij laten zo spoedig mogelijk het exacte tijdstip weten waarop u wordt verwacht. Indien u hier aan deel wilt nemen, horen wij graag wie we vanuit uw organisatie mogen verwachten (bij voorkeur max. 2 personen), zodat wij de bezoekers aan kunnen melden bij de receptie. Indien blijkt dat er dermate veel aanmeldingen zijn voor de bilaterale gesprekken dat deze redelijkerwijs niet in een tijdsbestek van twee (2) dagen zou kunnen plaats vinden, behoudt ProRail Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 9

10 zich het recht voor om een (1) of meerdere plenaire sessies te houden. Indien een plenaire sessie wordt toegepast zal dat zijn onder gelijkblijvende voorwaarden en komt de bilaterale sessie te vervallen Schriftelijke beantwoording van vragen In hoofdstuk 3 zijn de vragen van voor de marktconsultatie verwoord. Wij vragen u om deze vragen schriftelijk te beantwoorden in bijgevoegd format (zie bijlage 3) op Antwoorden kunnen verzonden worden aan: stephanie.steffers@prorail.nl Bilaterale/plenaire consultatie Vanwege het feit dat we iedere geïnteresseerde partij in de gelegenheid willen stellen om zijn bevindingen in alle openheid te delen en onszelf in de gelegenheid te stellen om openstaande issues nog verder met u uit te diepen is besloten om de beantwoording van vragen en eventuele suggesties in een sessie met deelnemers te bespreken op (of indien nodig op ). Globale agenda voor dit gesprek is voor elke deelnemer gelijk: 1. Korte kennismaking 2. Bespreken schriftelijke reactie 3. Openstaande issues ProRail 4. W.v.t.t.k. Na afloop van dit gesprek heeft u tot de gelegenheid om eventuele aanvullende of gewijzigde inzichten schriftelijk in te dienen. Van alle gesprekken worden geluidsopnames en notulen gemaakt ten behoeve van het aanbestedingsdossier en wordt een gespreksverslag opgesteld en aan u toegestuurd. Van de totale consultatie wordt per vraag samengevat wat de verschillende geïnteresseerde marktpartijen hebben aangegeven. In deze samenvatting wordt informatie geanonimiseerd en concurrentiegevoelige informatie (u dient bij de beantwoording zelf aan te geven wat u als concurrentiegevoelige informatie beschouwt) wordt achterwege gelaten. De samenvatting wordt uiterlijk op beschikbaar gesteld. De samenvatting wordt ook toegevoegd aan het aanbestedingsdossier. 4.2 Overige voorwaarden en bepalingen Deelnemen aan de marktconsultatie is geheel vrijwillig en zal niet leiden tot enige voorrechten in een aanbesteding. Evenzo zal niet deelnemen in de marktconsultatie niet leiden tot uitsluiting van een eventuele aanbesteding. Door uw deelname aan deze marktconsultatie stemt u er mee in dat de door u verstrekte informatie door ProRail mag worden gebruikt in (de voorbereiding van) de nieuwe sourcingsstrategie en/of aanbesteding. Door u verstrekte commerciële (cijfermatige) informatie zal door ProRail vertrouwelijk worden behandeld. ProRail hecht veel waarde aan een transparant proces. Nadrukkelijk is het niet de bedoeling om deelnemende marktpartijen aan de marktconsultatie te bevoordelen of niet-deelnemende partijen op achterstand te plaatsen. Vanuit dit perspectief zal aan alle potentiële inschrijvers een samenvattend verslag van de marktconsultatie ter beschikking worden gesteld. Ook deze informatie wordt geanonimiseerd. Partijen (inclusief partijen die niet deelnemen) kunnen aan deze marktconsultatie geen (wederzijdse) verplichtingen of rechten ontlenen. Indien tot aanbesteding wordt overgegaan dan behoudt ProRail zich het recht voor om de in dit document gecommuniceerde keuzes aan te passen op basis van de uit de marktconsultatie verkregen inzichten. ProRail behoudt zich het recht voor deze marktconsultatie tijdelijk of definitief te staken. Eventuele kosten voor de deelname aan deze marktconsultatie worden niet vergoed. Claims over het gebruik van informatie, vertrouwelijkheid of verzoeken om vergoeding in verband hiermee worden niet gehonoreerd; Door deelname aan deze marktconsultatie geven partijen te kennen onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de voorwaarden zoals vermeld in dit document. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 10

11 5 Bijlage 1 ProRail 5.1 Toelichting ProRail ProRail B.V. ProRail B.V. (hierna: ProRail) is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. Medewerkers zorgen ervoor dat elke dag, 24/7, reizigers en ton goederen op hun plaats van bestemming komen, met 6550 treinen over ruim 7000 kilometer spoor. Het spoorwegnet is met recht het kloppend hart van mobiel Nederland. ProRail werkt aan de bereikbaarheid van Nederland door te zorgen voor een optimaal spoornetwerk. We verdelen de capaciteit op het spoor, regelen alle treinverkeer, bouwen en beheren stations en leggen nieuw spoor aan. Tevens onderhoudt ProRail bestaande infrastructuur zoals spoor, wissels, seinen en overwegen. ProRail levert een belangrijke bijdrage aan het toegankelijk houden van Nederland. Daarvoor wordt samen gewerkt met personen- en goederenvervoerders, waarbij we de belangen van hun klanten niet uit het oog verliezen. Samen met gemeenten en provincies wordt gekeken op welke wijze het beste aan hun vraag naar treinvervoer en stationsvoorzieningen kan worden voldaan. Dit vertaalt zich in de vier strategische doelstellingen van ProRail: Veilig Spoor, Betrouwbaar Spoor, Punctueel Spoor en Duurzaam Spoor. Contracteringsbeleid ProRail ProRail besteedt werkzaamheden uit die marktpartijen kunnen uitvoeren. De aandacht van ProRail is gericht op het specificeren, het in concurrentie brengen en het in onderling verband managen van contracten. ProRail heeft daartoe een contracteringsbeleid vastgesteld. Het contracteringsbeleid is te vinden op De contractering dient gericht te zijn op het behalen van kosteneffectieve resultaten. Voor nieuwbouw, instandhouding, bij levering van producten en diensten streeft ProRail naar kwaliteit en functionaliteit tegen een reële prijs, een zo hoog mogelijk rendement op het vlak van beschikbaarheid, betrouwbaarheid en veiligheid van het spoor. ProRail streeft tegelijkertijd naar zo min mogelijk overlast voor vervoerder en omgeving. Tot slot beoogt ProRail optimaal gebruik te maken van het innovatieve vermogen van de markt waarbij ProRail een continue ontwikkeling nastreeft waarin wordt gezocht naar betere samenwerkingsvormen met marktpartijen. Doelstellingen van ProRail zijn: Veilig spoor: nul vermijdbare ongevallen. We dringen het aantal roodseinpassages terug, we beperken het aantal riskante en onbeveiligde overwegen en scheppen de voorwaarden voor veilig werken. Betrouwbaar spoor: nul vermijdbare verstoringen. We laten meer en beter preventief onderhoud plegen aan het spoor en we maken scherpe analyses van storingen die vaker terugkeren. Punctueel spoor: verdere verhoging punctualiteit en verlaging van uitval. We willen toe naar een dienstverlening die goed uitvoerbaar is in de praktijk. Samen met vervoerders willen we de prestaties op het spoor verbeteren. Duurzaam spoor: 30% minder energie verbruiken en de hoogste trede van de CO2- prestatieladder. We willen meer innovatieve spoortechnologie toepassen en de duurzaamheid van al onze belangrijke bedrijfsprocessen verhogen. ProRail heeft de afgelopen jaren veel verbeterslagen gemaakt op het Nederlandse spoor. Toch is het spoorsysteem nog kwetsbaar voor verstoringen en te complex om problemen snel op te lossen. ProRail is een organisatie die midden in het maatschappelijke belang staat en derhalve veel publieke aandacht krijgt. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 11

12 5.1.2 Facilitaire Zaken Facilitaire Zaken (hierna FaZ) is als beheerder van de ProRail panden verantwoordelijk voor het in stand houden van de locaties van ProRail. Visie op dienstverlening FaZ heeft als interne regisseur van facilitaire dienstverlening grote invloed op de werkomgeving. Door te zorgen dat de werkomgeving in lijn is met de doelstellingen van ProRail; mensen verbinden in een duurzame, veilige, innovatieve en kostenbewuste omgeving, wil Facilitaire Zaken deze invloed zo optimaal mogelijk aanwenden. Ambities FaZ De drie doelstellingen vanuit betreffen: Duurzaamheid; Excellente werkomgeving; Expert in de werkomgeving Gebouwen ProRail ProRail kent een vijftal type locaties: Hoofd- en regiokantoren; Verkeersleidingsposten; Incidentenbestrijding; Projectlocaties en SLA locaties. Kenmerken gebouwen samengevat: 90% oppervlak is kantoor of verkeersleidingspost ongeveer 67% oppervlak is in eigendom ( m2 BVO) in totaal werkplekken op zes (6) van de 24 locaties wordt flexwerken toegepast; 55% van het oppervlak (dit zal naar verwachting de komende jaren toenemen) In 2016 twee kantoorpanden aangekocht, onderhoudsverantwoordelijkheid hierdoor voor eigenarendeel met m2 uitgebreid. Verkeersleidingsposten cruciaal voor continuïteit spoor, complex vanwege techniek Hoofd- en regiokantoren Hoofdkantoren De hoofdkantoren (eigendom ProRail) bevinden zich in Utrecht en betreffen de locaties Inktpot en Tulpenburgh aan het Moreelse park en de Admiraalhelfrichlaan aan de gelijk luidende straat in Utrecht. In degebouwen Inktpot en Tulpenburgh is de directie, het management en staf van alle bedrijfsonderdelen gevestigd. Deze twee locaties zijn de grootste locaties van ProRail en hier zijn de meeste mensen werkzaam. Kenmerken van locatie Inktpot en Tulpenburgh: Monumentale panden. Vergadercultuur. Veel dagelijkse bezoekers. Flex werkplekken concept binnen een monumentale setting. Admiraal Helfrichlaan In dit gebouw is naast het hoofdkantoor het Operationeel Controle Centrum Rail (hierna OCCR) gehuisvest. Het OCCR is een samenwerkingsorganisatie van vertegenwoordigers van ProRail, de vervoerders en aannemers van het spoor. Er is een geavanceerde Seinzaal waar verschillende disciplines bij elkaar zitten. Kenmerken van dit gebouw: OCCR heeft 24/7 bezetting en is gesitueerd op de 2e en 3e etage. Combinatie tussen treinverkeersleiding/bewaking, kantoor en vergaderen. Veel technische ruimten aanwezig. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 12

13 Regiokantoren De regiokantoren zijn gevestigd in; Eindhoven, Zwolle, Rotterdam, Amsterdam (VLTC). In deze panden zijn de regio directies en stafafdelingen gevestigd. Kenmerken van deze gebouwen: Bevinden zich in het Centrum, dicht bij het centraal station. Vergadercultuur. Rotterdam en Eindhoven hebben een flexwerk indeling, Zwolle nog niet. Regiokantoor Zwolle heeft de 5e etage momenteel niet in gebruik (leegstand). Flex concept zal in de komende jaren worden toegepast waarbij de verwachting is om m2 af te stoten. Regiokantoor - VLTC Amsterdam Dit gebouw is een combinatie van het regiokantoor en de Verkeersleidingpost Amsterdam. Ook zijn er enkele ruimten verhuurd aan NS Reizigers. De processen die in dit pand plaatsvinden zijn: kantoor/administratief, Verkeersleidingspost van ProRail en NS regionale besturing. In 2016 wordt het VLTC ingrijpend verbouwd. De kantoor medewerkers van ProRail zijn tijdelijk elders gehuisvest. De oplevering van het VLTC staat gepland eind januari Kenmerken van dit gebouw: Dicht bij het centraal station. Vergadercultuur. Verkeersbesturing heeft 24/7 bezetting en is gesitueerd op de 5e etage. Anders werken/ flexibel werken concept. Verkeersleidingsposten De verkeersleidingsposten zijn gebouwen waar diverse primaire processen plaatsvinden. De verkeersleidingsposten bevinden zich in Alkmaar, Amsterdam, Amersfoort, Arnhem, Den Haag, Eindhoven, Groningen, Maastricht, Roosendaal, Rotterdam, Utrecht, Zwijndrecht en Zwolle. Op de seinzaal wordt 24/7 alle treinbewegingen in het bediengebied bewaakt door ProRail medewerkers. Op deze seinzaal bevinden zich meerdere bedienplekken. Op het moment dat de treinen in het bediengebied volgens dienstregeling rijden dan hebben de medewerkers op de seinzaal een monitorende rol. Er zijn momenten dat er geen externen welkom zijn op de seinzaal, bijvoorbeeld bij een incident op het spoor. De medewerkers werken dan op volle concentratie en er is dan geen afleiding gewenst. Mocht een dergelijke situatie zich voordoen dan wordt dit duidelijk gemaakt op dat moment. Het is de bedoeling dat de opdrachtnemer hier flexibel mee kan omgaan. Rondom de seinzaal bevinden zich diverse kantoren voor de staffunctionarissen. Iedere verkeersleidingspost heeft een volledig ingerichte keuken en een recreatieruimte. Op verkeersleidingsposten zijn meerdere technische ruimten. Kenmerken van deze gebouwen: Verkeersbesturing heeft 24/7 bezetting. Combinatie tussen treinverkeersleiding/bewaking, kantoor en vergaderen. VLTC en Admiraal Helfrichlaan is een combinatie tussen kantoor en Verkeersleidingspost, specifieke kenmerken zijn in bovenstaande alinea s reeds beschreven. Veel technische en spoor kritische ruimten. Verkeersleidingspost Zwolle heeft twee huurders op de begane grond en de 1e etage. NVLU is een nieuw pand (2015). Kijfhoek te Zwijndrecht heeft een apart portiergebouw. Bij Kijfhoek is de Brandweer gesitueerd. Om een indruk te krijgen van de verkeersleidingspost en in het bijzonder de seinzaal, zie de volgende link: Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 13

14 Incidentenbestrijding ProRail incidentenbestrijding is een uitruk organisatie bij incidenten op het spoor. De locaties van incidentenbestrijding bevinden zich in Eindhoven, Utrecht, Zwolle, Rotterdam en Schiphol. De locaties hebben kantoren en overlegruimtes voor de medewerkers maar ook voldoende garage en opslagruimte voor de voertuigen en materialen. ProRail incidentenbestrijdingen is een 24/7 organisatie maar over het algemeen zijn de medewerkers overdag aanwezig. Kenmerken van deze gebouwen: Stalling voertuigen en materialen. Kantoor werkplekken en vergaderen. De locatie in Zwolle betreft tijdelijke huur locatie. Projectlocaties en SLA locaties Projectlocaties zijn locaties waar een projectafdeling van ProRail meestal samen met een aannemer of andere derden samen gebruik maken van een pand of bouwkeet. Deze projectafdelingen zitten meestal erg dichtbij of op de bouwplaats van een station. De projectlocaties bevinden zich momenteel in Zwolle en Utrecht. Een SLA locatie is een afdeling of etage binnen een bestaand ProRail gebouw dat gebruikt wordt door een project of samenwerkingsafdeling waarin ProRail een mede deelnemer is en FaZ bepaalde facilitaire diensten verleend. De SLA locaties bevinden zich in Utrecht. De projectlocaties en SLA locaties bepalen zelf het gewenste niveau van dienstverlening. Kenmerken van deze locaties: Kantoor werkplekken en vergaderen. Locatie parallelweg Zwolle wordt mogelijk gesloten in de nabije toekomst. SLA locaties zijn grotendeels 24/7 bezet. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 14

15 6 Bijlage 2 elementen dienstverlening Onderstaand is een indicatief en niet limitatief overzicht opgenomen van de elementen vallend onder de verwachte dienstverlening in scope van de aanbesteding (zie volledigheidshalve hoofdstuk 2, paragraaf 2.4). Aan dit overzicht kunnen geen rechten worden ontleend. 2- BOVENBOUW 21 Buitenwanden 22 Binnenwanden 23 vloeren, galerijen 24 trappen, hellingen 27 Daken 28 constructieve onderdelen anders dan 21 t/m Bovenbouw 3- AFBOUW 31 wandopeningen, buiten 32 wandopeningen, binnen 33 Vloeropeningen 34 balustrades, e.d. 37 dakopeningen 38 inbouwpakketten anders dan 31 t/m afbouw 4- AFWERKINGEN 41 wandafwerkingen, buiten 42 wandafwerkingen, binnen 43 vloerafwerkingen 44 trap- en hellingafwerkingen 45 plafondafwerkingen 47 dakafwerkingen 48 afwerkingspakketten anders dan 41 t/m afwerkingen 5- INSTALLATIEVOORZIENINGEN 51 warmte-opwerkingsinstallaties 52 afvoerinstallaties 53 waterbehandelings- en distributieinstallaties 54 gasinstallaties 55 koude-opwekkings- en distributieinstallaties 56 warmtedistributie-installaties 57 luchtbehandelings- en distributieinstallaties 58 regelingsinstallaties 59 installatievoorzieningen 6- INSTALLATIEVOORZIENINGEN 61 centrale elektrotechnische-installaties 62 krachtstroominstallaties 63 verlichtingsinstallaties 64 communicatie- en gebouwbeheersinstallaties 65 beveiligingsinstallaties 66 transportinstallaties 69 Electrische installaties algemeen 7- VASTE INRICHTINGEN Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 15

16 71 vaste inrichting voor verkeersruimten 72 vaste inrichting voor gebruiksruimten 73 vaste keukenvoorzieningen 74 vaste sanitaire voorzieningen 75 vaste onderhoudsvoorzieningen 76 vaste opslagvoorzieningen 79 vaste inrichtingen 8- LOSSE INVENTARIS 81 losse inventaris voor verkeersruimten 82 losse inventaris voor gebruiksruimten 83 losse keukeninventaris 84 losse sanitaire inventaris 85 losse schoonmaakinventaris 86 losse opberginventaris 89 losse inventaris 9- TERREIN 90.1 bodemvoorzieningen t.b.v. terrein 90.2 Opstallen 90.3 Omheiningen NVT 90.4 Terreinafwerking 90.5 terreininstallaties (werktuigkundig) 90.6 terreininstallaties (elektrotechnisch) NVT 90.7 vaste terreininventaris 90.8 losse terreininventaris 90.9 Terrein ADDITIONELE DIENSTEN - Onderhoud Gevel- en dakbelettering - Gladheidbestrijding - Graffiti verwijderen - Ongediertebestrijding - Schoonmaak (mits dit niet via een ander contract al belegd is). - Ontstoppingsdienst(fonds); - Gootreiniging (mits dit niet ondergebracht kan worden onder over elementen); - 24/7 storingsopvolging; - Installatieverantwoordelijkheid (IV), NEN Onderhoud brandmeldinstallaties - Opleid persoon NEN Volledige uitvoering Legionellabeheersplan - Tekeningen up-to-date houden na projecten e.d. Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 16

17 7 Bijlage 3: Format indienen antwoorden marktconsultatie Marktconsultatie Landelijk Onderhoud gebouwen en terreinen Prorail 17