Notulen van Vergadering van eigenaars, gehouden donderdag 16 april 2015, aanvang 19:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen V.v.E. Madridplantsoen 1 t/m 191 (434), gevestigd te Haarlem (434) Notulen van Vergadering van eigenaars, gehouden donderdag 16 april 2015, aanvang 19:30 uur. Totaal aantal stemmen: 2174; aantal stemmen vertegenwoordigd: 1137 (52,3 procent) Aanwezig De heer E. Bok, De heer E.B. Braunius, Mevrouw N. Colpaart, De heer J.W.F.H. Diedrich, De heer A.R. Gieles, Mevrouw S. de Graaff, De heer J.W.F. Hessels, Mevrouw B. Hogers, De heer P.H.W. van IJzendoorn, De heer F. Imamdi, De heer G.H.M. Jonker & D.M. Kleinhans, De heer A.S. Joren, De heer S. Kaptein en/of Mevrouw F. Luongo, De heer P.J. Oosterbeek en/of Mevrouw N. Oosterbeek-Verhoeven, De heer H.A.A. den Ouden, De heer R. Rezelman, Mevrouw K.D. Robinson, De heer N.A. Rohling, Mevrouw Ch. D. Ben Salah, De heer M.J. Schaaf, De heer M.J. Schaaf, De heer C.H. Silva da Rocha, De heer R.C. Stroombergen, Mevrouw C.J.M. van Velzen, De heer T.C. Vijlbrief en/of Mevrouw J.A. Vijlbrief-van der Beek, De heer N.M. Vink, De heer M.H.J. de Wit en/of Mevrouw S.G. Munoz Jiminez, Ymere Haarlem Volmacht afgegeven De heer C.B.J. van den Belt en Mevrouw Veldhuizen, De heer R.P. Fontanari en Mevrouw N Fontanari, De heer M. Lukkien, De heer H.J. Voogel en Mevrouw M. Philippo Afwezig De heer M. Akyüz, De heer B.S. Arslan, De heer M.R.R. Bakas, De heer J.J.R. Balm, De heer S. Ben Hammou, Mevrouw G.M. Blansert, De heer G.C. Brug, De heer M. Cakmak, De heer J. van Campen, Mevrouw A Chessa-Raiola, De heer J.P. Duurland, De heer I. Ekiz en Mevrouw S. Ekiz-Demir, De heer M.V. van Es, De heer S.R. Evertiz en Mevrouw N.N. Evertiz - Cameron, De heer T. Hagman en Mevrouw Y van Wijland, Mevrouw M.C. den Heijer, De heer A.F.M. Hendriks en Mevrouw M.C.A. Hendriks - Schmitz, De heer G. Hooglugt, De heer J.R. Huisinga, De heer Z. Kandemir en Mevrouw S. Sikier, De heer M. Karademir, Mevrouw M. Kavousi, De heer H. Kepil en Mevrouw D Kaplan, De heer Ü. Köker en Mevrouw A. Köker - Aktoprak, Mevrouw B. Krook, De heer R. Lukkien, De heer B.G.P.G. Maarsseveen, De erven van A.H. Mattemaker, De heer J.R. de Muijnck, De heer R.J. van Oene, De heer R.D. Offringa, De heer A. Oldenburg, De heer Parakazan-Demir en Mevrouw Parakazan-Demir, De heer P. van de Pol, Mevrouw A. Potamias, De heer D. Sar, De heer F.F. Schouwenaar, De heer M. Sepers, De heer T. Sikkink, Mevrouw A.S. Soekhan, De heer J.A. Souisa, De heer M.R.W.G. Turk, De heer R. Ummels, Mevrouw P. Voogt, Q.L.S. Ware, De heer J.R. Wimer en Mevrouw M.E. Wimer, De heer F. Yilan, De heer M. Zarouali en Mevrouw S. Zarouali - Bouzeya 1. Opening De voorzitter, de heer Diedrich, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Aangezien het er eerst naar uitzag dat het quorum voor deze vergadering niet gehaald zou worden, wordt de mogelijkheid besproken om de vergadering voor volgend jaar eerst te beleggen op een ochtend om 9.00 uur. Voor deze vergadering is het dan niet noodzakelijk om te komen. Bij onvoldoende quorum zal er dan een tweede vergadering in de avonduren worden uitgeschreven, waarbij ongeacht het aantal aanwezigen (stemmen) een rechtsgeldige vergadering gehouden kan worden. Namens Ymere is mw. L. van der Weyden aanwezig en Yver wordt vertegenwoordigd door mw. M. van Leeuwen, hierna te noemen, de beheerder. 2. Vaststellen aantal stemmen Uiteindelijk blijken 52,3 % van de stemmen te zijn vertegenwoordigd waardoor rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. 3. Mededelingen en ingekomen stukken * De heer Melle Hoetmer is als accountmanager voor onze VvE opgevolgd door mevrouw Marieke van Leeuwen. * De datum voor de Vergadering van Eigenaars voor 2016 is voorlopig vastgelegd op: * In het verslagjaar heeft het bestuur het pakket van de lopende verzekeringen bij diverse assuradeuren vergeleken met offertes van de Vereniging Eigen Huis, de Stichting VvE Belang en AON. Op basis van deze analyse is besloten om het verzekeringspakket onder te brengen bij AON, wat resulteert in een ruimere dekking en een besparing op jaarbasis van 1.500,-. Met uitzondering van de glasverzekering (die nog tot loopt) zijn inmiddels alle verzekeringen in de nieuwe polis ondergebracht. blz. 1

2 * Tijdens de ledenvergadering van 26 april 2005 werd aan de orde gesteld: Als een appartement wordt verhuurd dient de betreffende eigenaar de huurder een zogenaamde gebruiksverklaring te laten ondertekenen. Daarmee gaat de huurder akkoord met de toepassing van de bestaande reglementen. Een model van een dergelijke gebruiksverklaring is opvraagbaar bij Yver. * De VvE heeft een incassoprocedure ondertekend om de beheerder de mogelijkheid te geven om namens haar op te treden om achterstallige bijdragen te incasseren en evt. opdrachten te verstrekken aan een gerechtsdeurwaarder. * Yver verzoekt alle eigenaren die dit nog niet hebben gedaan om een machtiging af te geven voor een automatische incasso (formulieren kunnen worden opgevraagd via info@yver-vvebeheer.nl). * Zwerfvuil op het terrein is niet te voorkomen. Er is contact geweest met Spaarnelanden die hebben toegezegd netjes voor het opruimen van zwerfvuil beschikbaar te stellen. De bewoners van de huisnummers 11; 67;115 en 159 zijn bereid om beurtelings een uurtje per maand vuil te prikken. * Daar men liever geen katten op het terrein ziet, wil het bestuur in overleg met de bewoners van nummer 11 vaststellen wat voor hek geplaatst kan worden. * De voorzitter deelt mee dat de website van de VvE volledig is vernieuwd. Hij bevat praktische informatie die direct opvraagbaar is. De website zal met nog meer aanvullende gegevens gevuld worden. Ook de vergaderstukken zullen hierop komen en een link naar Twinq. 4. Vaststellen notulen Vergadering van Eigenaars De notulen van de vorige Vergadering van Eigenaars worden redactioneel beoordeeld en voor akkoord vastgesteld. De notulen worden namens de VvE ondertekend door de voorzitter en de beheerder. Opgemerkt wordt dat de glasbewassing 2 x per jaar blijft. Besluit: De Vergadering van Eigenaars besluit de notulen vast te stellen. 5. Jaarstukken Verslag en advies kascommissie De kascommissie heeft de jaarstukken beoordeld en adviseert de vergadering om de jaarstukken 2014 goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen. 6. Jaarstukken Vaststellen jaarstukken & bestemming exploitatie resultaat De beheerder heeft een toelichting gegeven op de jaarstukken van het boekjaar Vervolgens is de Vergadering van Eigenaars gevraagd te besluiten de jaarstukken vast te stellen en een besluit te nemen inzake de bestemming van het exploitatieresultaat. De voorzitter adviseert de Vergadering van Eigenaars het positieve exploitatieresultaat t.b.v ,57 toe te voegen aan de Voorziening planmatig onderhoud. Besluit: De Vergadering van Eigenaars besluit de jaarstukken van het boekjaar 2014 vast te stellen en het exploitatieresultaat tbv 1.233,57 toe te voegen aan de Voorziening Planmatig onderhoud. 7. Jaarstukken Decharge bestuur Aan de Vergadering van Eigenaars wordt voorgesteld het bestuur van de Vereniging van Eigenaars decharge te verlenen over het financieel en al het overig gevoerd beleid aangaande de verenigingsaangelegenheden van het boekjaar Besluit: De Vergadering van Eigenaars besluit het bestuur van de Vereniging van Eigenaars decharge te verlenen over het financieel en al het overig gevoerd beleid aangaande de verenigingsaangelegenheden van het boekjaar (Her)benoemen bestuur De voorzitter meldt dat de heer Voogel zijn woning vrijwel zeker heeft verkocht en daarom aftreedt als bestuurslid. De heer Voogel is niet aanwezig, maar wordt bedankt voor de werkzaamheden die hij als bestuurslid heeft verricht. Aan de leden wordt gevraagd of er belangstellenden zijn voor een functie in het bestuur. Mevrouw N. Oosterbeek (huisnr. 11) geeft aan bereidt te zijn om toe te treden tot het bestuur. De Vergadering gaat met haar benoeming akkoord. Wanneer de samenstelling van het bestuur wijzigt dan kan dit alleen door de handtekening bevoegde (het blz. 2

3 bestuur) worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel (KvK). Het is van belang dat het bestuur juist is ingeschreven om eventuele consequenties m.b.t. contracten/opdrachten/verzekeringen etc. te voorkomen. Besluit: De Vergadering van Eigenaars gaat akkoord met de nieuwe samenstelling van het bestuur. 9. (Her)benoemen commissies De huidige kascommissieleden hebben bij de voorzitter aangegeven deze werkzaamheden nog een jaar te willen vervullen. De Vergadering gaat hiermee akkoord. De heer Van IJzendoorn vraagt of er nog mensen zijn die bereid zijn af en toe te helpen met hand- en spandiensten. De heer Oosterbeek (huisnr. 11) stelt zich hiervoor beschikbaar. Besluit: De Vergadering van Eigenaars gaat akkoord met de huidige samenstelling van de kascommissie. 10. Besluit groot onderhoud uit meerjarenonderhoudsprognose De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd om te besluiten het bestuur te mandateren om het groot onderhoud uit de meerjarenonderhoudsprognose (MJOP) te laten uitvoeren voor de onderstaand genoemde bedragen voortvloeiend uit de MJOP voor de jaren 2015 en 2016 (zie ook de MJOP in de bijlage bij de vergaderstukken). De werkzaamheden worden betaald uit de voorziening planmatig onderhoud tenzij de Vergadering van Eigenaars anders besluit. Voor 2015 staan de volgende werkzaamheden gepland: Hiervoor is reeds mandaat verleend. - Aanpassen hemelwaterafvoer - Vervangen flatafsluiters - Vervangen hydrofoor Opgemerkt wordt dat de afsluiters ten alle tijde bereikbaar moeten blijven voor werkzaamheden. Mocht deze zijn weggewerkt, dan dient de eigenaar te zorgen voor bereikbaarheid van deze afsluiters. Mocht dit in het verleden al zijn gebeurd en is de eigenaar niet bereid tot aanpassing, dan kan vervanging helaas niet op kosten van de VvE gebeuren. Het risico en de kosten bij problemen met de afsluiters in de toekomst zullen dan voor rekening eigenaar komen. Mw. Van der Weyden merkt op dat het mogelijk is dat bij de Ymere woningen de nieuwe CV-ketel is geplaatst voor de afsluitkranen en zij wil graag de mogelijkheid om dit te onderzoeken. De voorzitter geeft aan dat gezien de korte termijn waarop de werkzaamheden aan de kranen zullen beginnen, zij tot die tijd ongeveer twee weken heeft voor het onderzoek. Bovendien is Ymere al langer geleden van deze situatie op de hoogte gebracht. Afgesproken wordt dat als de kraan inderdaad niet bereikbaar is, het bedrag dat hiervoor op de begroting staat, in mindering gebracht wordt op de factuur van de vervanging en dit bedrag zal dan aan Ymere worden uitgekeerd, zodat dit gebruikt kan worden voor de aanpassing. De voorzitter geeft aan dat de kosten voor de vervanging van de binnenwerken van de kranen (flatafsluiters) en de hydrofoor (drukverhoger) goedkoper uitvallen dan was begroot. Het bestuur wil deze begrotingsruimte aanwenden voor de automatische deuropeners. De schakelaars sneuvelen regelmatig ( in 3 jaar tijd kostte dat 1.600,-). Men wil de mechanische schakelaars vervangen door bewegingsmelders. De bedoeling is dat de bewegingsmelders komen bij de dubbele deuren naar de centrale hal, bij de lift en de binnenzijde van de centrale toegangsdeur. De renovatie van het interieur van de liften stond al in 2014 gepland, maar is nog steeds niet uitgevoerd. De beoogde uitvoering is echter niet afgelast. Voor 2016 staan de volgende werkzaamheden gepland: - Kit- en voegwerk gevels en vloeren noodtrappenhuis - Schilderwerk plafonds balkons oostzijde (wordt onderzocht of dit al in 2015 kan worden uitgevoerd) - Schilderwerk buitenzijde hele complex - Reparatie kozijnen noord/oost - Vervangen isolatieruiten noord/oost (voor zover niet recent gedaan) Er wordt mandaat gevraagd voor een totaalbedrag van ,-. Dit bedrag is inclusief BTW x 10% onvoorzien x V&T. De Vergadering gaat akkoord met mandaat voor het bestuur om over deze gelden te mogen beschikken ten behoeve van de genoemde werkzaamheden. Men zou graag afrondiging an deze werkzaamheden zien voor de herfst. De plafondplaten aan de onderkant van de balkons dienen alleen ter verfraaiing. Zij gaan eraf en de blz. 3

4 onderkanten van de balkons worden afgewerkt. De werkzaamheden van Voorbereiding en toezicht worden conform de voorwaarden uit de beheerovereenkomst verzorgd. De heer Van IJzendoorn geeft aan dat er regelmatig overstromingen plaatsvinden bij de HWA's. Op de eerste verdieping komt het water van de balkons erbij, waardoor de afvoer overbelast wordt. Hij stelt voor om een overstort te maken zodat het water weg kan. Besluit: De Vergadering van Eigenaars besluit het bestuur te mandateren om het groot onderhoud uit te laten voeren inclusief de daaraan gerelateerde bedragen voortvloeiend uit de MJOP. 11. Vaststellen MJOP De Vergadering van Eigenaars dient een besluit te nemen inzake het vaststellen van de (aangepaste) MJOP inclusief het hieraan gerelateerde spaaradvies en deze te hanteren als uitgangspunt voor de komende jaren. Er zijn een paar grote posten in het MJOP opgenomen zoals het overlagen van de daken in Besluit: De Vergadering van Eigenaars besluit het MJOP vast te stellen. 12. Begroting 2016 De Vergadering van Eigenaars besluit de begroting 2016 vast te stellen. Opgemerkt wordt dat de post van de glasbewassing niet correct is. De glasbewassing blijft 2 x per jaar en dit moet nog worden aangepast. Het totale bedrag van de begroting komt dan op ,-. De Vergadering van Eigenaars gaat met de goedkeuring van de aangepaste begroting eveneens akkoord met de hieraan gerelateerde maandelijkse bijdrage. Het totaalbedrag van de begroting bedraagt: ,- De ingangsdatum is 1 januari Gevraagd wordt wat er onder de kosten van de parkeerplaatsen valt. Hieronder valt ook het onderhoud van de afgesloten parkeerplaats en daarnaast onder meer de verlichting. Besluit: De Vergadering gaat akkoord met de aangepaste begroting 2016 voor een totaal bedrag van ,-. Ingangsdatum 1 januari Actiepunt: De aangepaste begroting en voorschotbijdrage per appartement meesturen met de notulen. 13. Besluit schotel Tijdens de ledenvergadering van 13 mei 2009 punt 13 is het Huishoudelijk Reglement aangepast inzake de plaatsing van schotels. Onder verwijzing naar artikel 15 lid c van het Huishoudelijk Reglement verzoekt dhr. Z. Kandemir, Madridplantsoen 45, toestemming voor het plaatsen van een schotel op het dak van de VvE. De in dit artikel opgenomen "door het Bestuur goed te keuren wijze" is vastgelegd in "uitvoeringsregels Schotelantennes Madridplantsoen', bijgevoegd bij de stukken van deze vergadering. Het plaatsen van een schotelantenne kon destijds niet verboden worden i.v.m. 'recht van nieuwsgaring'. Er zijn nu inmiddels 3 aanvragen binnen, van de huisnummers 45; 97 en 125. De eigenaren hebben middels het ondertekenen van de regeling aangegeven akkoord te gaan met de voorwaarden die de VvE hieraan gesteld heeft, o.a. - deugdelijk neerzetten en evt. schade is voor de eigenaar van de schotel. De schotel mag op het balkon geplaatst worden, maar niet op de rand. De leden geven toestemming aan dhr. Kandimir en dhr. Schaaf voor het plaatsen van een schotel, conform de vastgestelde regeling. Besluit: De leden geven toestemming aan dhr. Kandimir (huisnr. 45) en dhr. Schaaf (huisnrs. 97 en 125) voor het plaatsen van een schotel, conform de vastgestelde regeling. 14. Contracten De Vergadering van Eigenaars wordt verzocht akkoord te gaan met het oversluiten van een onderhoudscontract voor de Hydrofoor. Nu is dit contract ondergebracht bij Eneco die niet de leverancier van de hydrofoor is. Overwogen wordt om het contract onder te brengen bij de leverancier van de hydrofoor. De hiermee gemoeide kosten voor onderhoud en vervanging zullen binnen de grenzen moeten blijven van de huidige kosten in begroting en MJOP. Het zal hier gaan om een meerjarige verplichting. De Vergadering gaat hiermee akkoord. Besluit: De Vergadering van Eigenaars besluit het bestuur te mandateren voor het afsluiten van de volgende blz. 4

5 contracten. - Het afsluiten van een meerjarig contract voor onderhoud van de hydrofoor en opzeggen van de huidige onderhoudsovereenkomst. 15. Rondvraag *Opgemerkt wordt dat eerder afgesproken is dat knop nr. 1 in de rechterlift afgedekt of verwijderd zou worden zodat niet meer de beide liften naar beneden komen, maar dit is nog niet gebeurd. De voorzitter geeft aan dat dit door Kone zou gebeuren als zij het interieur van de lift komen opknappen, maar dit is nog niet gedaan. * De centrale afzuiging wordt soms als belabberd ervaren. Geadviseerd wordt de ventilatie schoon te maken. Mocht dit niet helpen, dan is er mogelijk wat mis met de algemene mechanische ventilatie. Dat kan via een storingsmelding worden aangegeven. * Opgemerkt wordt dat er soms dagenlang vuilnis in de gang staat. Dit is niet de bedoeling. Het bestuur zal hiervoor een mededeling op het publicatiebord hangen * Er wordt regelmatig tegen de spiegel in de lift gespuugd, maar men weet niet wie dat doet. * De deur van de fietsenstalling staat vaak open door de tocht. De extra dranger helpt onvoldoende. S.v.p. opletten dat de deur goed gesloten wordt. * De voorzitter vraagt of er belangstellenden zijn die in het vervolg de kerstboom neer willen zetten nu dhr. Voogel op het punt staat te verhuizen. Dhr. en mw. Oosterbeek (huisnr. 11) geven te kennen dit wel te willen verzorgen. * Gevraagd wordt om geen brood voor de meeuwen te strooien in verband met overlast. *De kosten voor elektra en water zijn te splitsen. De meterstanden zijn sinds 2013 afgerekend op werkelijke standen. Actiepunt: Het bestuur zal een mededeling op het publicatiebord hangen inzake het vuilnis op de gang. 16. Sluiting en belangrijke contactgegevens De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om uur. BELANGRIJKE CONTACTGEGEVENS: Yver Postbus EG Amsterdam Zuidoost Telefoon: * deb@yver-vvebeheer.nl voor al uw vragen over betalingen en/of achterstanden * dov@yver-vvebeheer.nl voor al uw vragen over dagelijks onderhoud (reparatieverzoeken), schade- en verzekeringszaken. Indien u een verzekeringsverzoek heeft graag in het onderwerp vermelden: VERZEKERING. * info@yver-vvebeheer.nl voor alle algemene en overige vragen * webpagina: * eigenarenpagina Twinq: * Glasschade kunt u tot melden bij Boogaard Assurantiën, tel , na die datum kan dit gemeld worden bij AON: * * Rioolverstopping kunt u melden bij RRS: * Download de Yver VvE-beheer app vandaag nog: blz. 5

6 Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 6

7 Besluitenlijst V.v.E. Madridplantsoen 1 t/m 191 (434), gevestigd te Haarlem (434) Notulen van Vergadering van eigenaars, gehouden donderdag 16 april 2015, aanvang 19:30 uur. 4. Vaststellen notulen Vergadering van Eigenaars De Vergadering van Eigenaars besluit de notulen vast te stellen. 6. Jaarstukken Vaststellen jaarstukken & bestemming exploitatie resultaat 6.1 De Vergadering van Eigenaars besluit de jaarstukken van het boekjaar 2014 vast te stellen en het exploitatieresultaat tbv 1.233,57 toe te voegen aan de Voorziening Planmatig onderhoud. 7. Jaarstukken Decharge bestuur 7.1 De Vergadering van Eigenaars besluit het bestuur van de Vereniging van Eigenaars decharge te verlenen over het financieel en al het overig gevoerd beleid aangaande de verenigingsaangelegenheden van het boekjaar (Her)benoemen bestuur 8.1 De Vergadering van Eigenaars gaat akkoord met de nieuwe samenstelling van het bestuur. 9. (Her)benoemen commissies 9.1 De Vergadering van Eigenaars gaat akkoord met de huidige samenstelling van de kascommissie. 10. Besluit groot onderhoud uit meerjarenonderhoudsprognose 10.1 De Vergadering van Eigenaars besluit het bestuur te mandateren om het groot onderhoud uit te laten voeren inclusief de daaraan gerelateerde bedragen voortvloeiend uit de MJOP. 11. Vaststellen MJOP 11.1 De Vergadering van Eigenaars besluit het MJOP vast te stellen. 12. Begroting De Vergadering gaat akkoord met de aangepaste begroting 2016 voor een totaal bedrag van ,-. Ingangsdatum 1 januari Besluit schotel 13.1 De leden geven toestemming aan dhr. Kandimir (huisnr. 45) en dhr. Schaaf (huisnrs. 97 en 125) voor het plaatsen van een schotel, conform de vastgestelde regeling. 14. Contracten 14.1 De Vergadering van Eigenaars besluit het bestuur te mandateren voor het afsluiten van de volgende contracten. - Het afsluiten van een meerjarig contract voor onderhoud van de hydrofoor en opzeggen van de huidige onderhoudsovereenkomst. blz. 7

8 Actiepuntenlijst V.v.E. Madridplantsoen 1 t/m 191 (434), gevestigd te Haarlem (434) Notulen van Vergadering van eigenaars, gehouden donderdag 16 april 2015, aanvang 19:30 uur. De aangepaste begroting en voorschotbijdrage per appartement meesturen met de notulen. Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 15 mei 2015 Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (Marieke van Leeuwen) Het bestuur zal een mededeling op het publicatiebord hangen inzake het vuilnis op de gang. Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 29 mei 2015 Behandeld door: Bestuur / Bestuurslid blz. 8