Business Agility. by Robbin Schuurman & Rosanne Bal

Transcriptie

1 Business Agility by Robbin Schuurman & Rosanne Bal

2 2

3 Inhoudsopgave Introductie 4 Wat is Business Agility? 5 Business Agility 6 Wat levert Business Agility op? 8 Groeipad van Business Agility 10 Conclusie 14 Over de auteurs 15 3

4 Introductie De wereld om ons heen verandert sneller dan ooit. Innovaties volgen elkaar in hoog tempo op, klanten worden steeds veeleisender en nieuwe startups maken de markt erg dynamisch. Veel organisaties zijn niet goed in staat om hier mee om te gaan, mede doordat de huidige manier van werken eerder vertragend werkt dan dat deze manier van werken helpt om de snelheid van veranderingen aan te kunnen. De grootste uitdaging voor veel organisaties is dan ook om te leren sneller en effectiever te reageren op veranderingen, de klant centraal te stellen en sensitief te zijn voor wat er in de omgeving gebeurt. Business Agility helpt organisaties om dit diep in de manier van werken te verankeren, zodat de uitdagingen en dynamiek worden omarmd en ondersteund. Business Agility is dus het antwoord op deze uitdaging. Business Agility helpt organisaties om snel te kunnen reageren op plotselinge veranderingen en dynamiek. Maar wat wordt hier nu precies mee bedoeld? Business Agility is een manier van werken die ervoor zorgt dat organisaties continu kunnen reageren op veranderingen en zo waardevolle producten en diensten kunnen leveren aan klanten. Zo kunnen zij de concurrent voor blijven en hun marktpositie behouden of zelfs versterken. Maar wat betekent dit concreet? Wat is de toegevoegde waarde van Business Agility? Wat moet je doen om Business Agility van een afdeling of organisatie te vergroten? En hoe kan Business Agility succesvol worden ingevoerd? Op deze vragen geven we antwoord in deze paper. We gaan in op de context en betekenis van Business Agility en geven onze visie op het groeipad van Business Agility. Business Agility is de vaardigheid om continu in te kunnen spelen op snel veranderende externe en interne ontwikkelingen, om zo de meest waardevolle producten en diensten snel aan klanten en eindgebruikers te leveren. 4

5 Wat is Business Agility? Wendbaarheid en aanpassingsvermogen zijn de belangrijke pijlers van Business Agility. Van organisaties wordt gevraagd om steeds sneller in te spelen op veranderende marktomstandigheden, wetgeving, klantwensen en technologie. Het is belangrijk om signalen uit de omgeving zo vroeg mogelijk op te vangen, om optimaal gebruik te kunnen maken van het momentum van nieuwe kansen. Hierdoor wordt de reactiesnelheid van organisaties een cruciale kwaliteit, omdat wendbaarheid en aanpassingsvermogen hiermee vergroot kan worden. Daarnaast zijn innovatie en samenwerking met de klant ook belangrijke pijlers van Business Agility. In een snel veranderende, dynamische markt is het namelijk van groot belang om snel te innoveren, door regelmatig te experimenteren samen met klanten en eindgebruikers. Dit stelt organisaties in staat om vroegtijdig te ontdekken wat klanten daadwerkelijk nodig hebben, in plaats van hier enkel aannames over te doen en er pas laat achter te komen dat een nieuw product of dienst niet aansluit op de wensen van klanten. Het is van groot belang om frequent feedback op te halen bij klanten, aannames te toetsen en bij te sturen op basis van leerervaringen. Door echt samen te werken met klanten kunnen organisaties beter en sneller voldoen aan de specifieke klantwensen. Sterker nog, door constant gezamenlijk te leren en te toetsen of de koers nog juist is, is de kans groot dat verwachtingen zelfs worden overtroffen. Organisaties die samen met klanten veel innoveren en experimenteren zullen de concurrentie voor blijven, omdat zij gezamenlijk in staat zijn om zich snel aan te passen aan de ontwikkelingen in de externe en interne omgeving. Daarmee wordt Business Agility langs deze vier pijlers gedefinieerd. Business Agility heeft vanzelfsprekend veel raakvlakken met Agile in de IT. Agile heeft zich binnen de IT inmiddels ruimschoots bewezen als een succesvolle manier van werken. Het helpt organisaties namelijk bij het creëren van focus, het iteratief opleveren van nieuwe producten en het frequent ophalen van feedback. Daarmee heeft men in de IT een aantal grote uitdagingen opgelost met Agile: te laat, te duur en lage kwaliteit. 5

6 Business Agility Binnen Agility staan een aantal uitgangspunten centraal, die ook voor Business Agility erg belangrijk zijn: Zelf-organiserende, multidisciplinaire teams Autonome teams hebben een gezamenlijke focus en een expliciet doel, waardoor de productiviteit, flexibiliteit en motivatie sterk wordt verhoogd. Dit resulteert in teams die zelfstandig en voorspelbaar werkende producten en diensten kunnen leveren. Transparantie De doelen, voortgang en resultaten van teams en de gehele organisatie zijn voor iedereen zichtbaar. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt of de juiste dingen worden gedaan en of de resultaten in pas lopen met de verwachtingen. Deze transparantie zorgt er bovendien voor dat teams zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid en er continu getoetst kan worden hoe het gaat. Met deze uitgangspunten kunnen organisaties een continue feedbackloop toepassen, waarbinnen transparantie, inspectie en adaptie centraal staan. Deze feedbackloop is het fundament van het Agile gedachtengoed en de manier van werken. De pijlers wendbaarheid, aanpassingsvermogen, innovatie en samenwerking met de klant maken gebruik van deze feedbackloop en dragen gezamenlijk bij aan Business Agility. veranderingen. Dit wordt bereikt door middel van een andere manier van werken, leidinggeven en strategiebepaling. Agile biedt binnen de IT context voornamelijk handvatten om snel te kunnen reageren op gewenste veranderingen van klanten en eindgebruikers. Business Agility gaat daarin een stap verder door focus te leggen op continue interactie met de omgeving. De Agile mindset heeft zich binnen de IT context bewezen als middel om snel in te kunnen spelen op externe en interne 6

7 Prioritering en businesswaarde Teams hebben focus op het snel leveren van waarde en het toetsen van aannames. De prioritering van het werk wordt aangepast, op basis van toegevoegde waarde voor klanten, eindgebruikers en de organisatie. Continu verbeteren Teams werken in korte iteraties, waarin zij telkens een waardevol resultaat opleveren, dat daadwerkelijk door klanten gebruikt kan worden. Door iedere iteratie feedback op te halen bij klanten en eindgebruikers, kan er continu worden bijgestuurd op het daadwerkelijke resultaat. Bovendien is er ook regelmatig specifieke aandacht voor het verbeteren van de samenwerking en de concrete manier van werken binnen de teams. BUSINESS AGILITY WENDBAARHEID AANPASSINGSVERMOGEN INNOVATIE SAMENWERKING MET DE KLANT TRANSPARANTIE INSPECTIE ADAPTIE 7

8 Wat levert Business Agility op? Met Business Agility zijn organisaties dus beter in staat om te reageren op externe en interne veranderingen. Maar wat levert dit eigenlijk op? En wat is de toegevoegde waarde van Business Agility, ten opzichte van de huidige manier van werken? Dit kan als volgt worden samengevat: Het snel en vroegtijdig leveren van waarde voor klanten en de organisatie; Het verhogen van de tevredenheid en betrokkenheid van klanten; Het verkorten van de time-to-market van nieuwe producten en diensten; De mogelijkheid om vroegtijdig bij te sturen of de huidige focus te onderbreken; Het sneller signaleren en benutten van nieuwe kansen; Het versneld realiseren van strategische doelstellingen; Het verhogen van de kwaliteit van producten en diensten; Het verhogen van de productiviteit en tevredenheid van medewerkers; Het snel en vroegtijdig elimineren van risico s en onnodig werk. 8

9 De toegevoegde waarde van Business Agility omvat dus verschillende facetten. Deze facetten zien we in meer of mindere mate terug in organisaties die Business Agility hebben omarmd, afhankelijk van de doelstellingen en uitdagingen die deze organisaties hebben. Om Business Agility succesvol in te kunnen voeren, zullen organisaties zich op een andere manier gaan organiseren. Hiervoor zijn een aantal principes randvoorwaardelijk: De hoogste prioriteit is het leveren van waarde voor klanten en eindgebruikers, bij voorkeur zo snel mogelijk; Het is essentieel om outcome te maximaliseren door het minimaliseren van output, dus zoveel mogelijk waarde leveren met zo min mogelijk inspanning; Getoetste businesswaarde is de enige maatstaf om voortgang te meten; Zelf-organiserende, multidisciplinaire teams werken continu samen met de klant en eindgebruikers; Face-to-face communicatie is de meest effectieve manier om informatie te delen; Teams presteren optimaal in een veilige omgeving, waarin zij vertrouwen en support krijgen en fouten mogen maken; Autonomie, meesterschap en visie dragen bij aan de zelfstandigheid van teams; Teams verbeteren zichzelf continu, door in een vast ritme te werken en reflecteren. 9

10 Groeipad van Business Agility Het invoeren en succesvol toepassen van Business Agility is een complex proces, waar organisaties tijd voor nodig hebben. Organisaties zullen een andere manier van werken, leidinggeven en strategiebepaling adopteren, in alle lagen van de organisatie. Om complexe organisatieveranderingen als deze effectief vorm te geven, wordt vaak gekozen voor een empirische aanpak. Dit betekent dat de organisatieverandering in kleine stapjes wordt gedaan, waarbij regelmatig getoetst kan worden of het gewenste resultaat wordt bereikt en er bijgestuurd kan worden indien nodig. Het invoeren van Business Agility is dus een groeiproces waar de organisatie, teams en individuen met elkaar doorheen zullen gaan. Vaak doorlopen organisaties een aantal stappen, die elkaar logischerwijs opvolgen. Deze stappen zijn samengevat in een groeipad, waarin iedere voorgaande stap van belang is om de volgende stap te kunnen zetten en hier effectief in te groeien. Het groeipad van Business Agility ziet er als volgt uit: Basis Agile Way of Working Directe feedback van klanten Data-gedreven besluitvorming Sturen op waardeketens Continu experimenteren Responsive Enterprise 10

11 Basis Agile Way of Working De eerste stap naar Business Agility draait om het implementeren van een nieuwe manier van werken in zelf-organiserende, multidisciplinaire teams. De teams werken kortcyclisch en in een vaste kadans samen, met als doel om frequent waarde te leveren voor klanten en eindgebruikers, door continu feedback op te halen en te verbeteren. Hiermee worden zowel de producten en diensten, als ook de interne processen en samenwerking continu verbeterd. De teams maken gebruik van basis Agile en Lean practices, tools en technieken die hen helpen bij het prioriteren van werk, het aanbrengen van focus en het verbeteren van de samenwerking. ADAPTIE TRANSPARANTIE INSPECTIE Transparantie, inspectie en adaptie zijn de pilaren waarop de nieuwe manier van werken gebaseerd is. Met het toepassen van deze waarden wordt het fundament voor Business Agility gelegd. Directe feedback van klanten Wanneer de teams de basis van de Agile manier van werken succesvol kunnen toepassen, kunnen zij zich gaan focussen op het betrekken van klanten en eindgebruikers. Door vroegtijdig en regelmatig feedback op te halen over de producten en diensten, worden aannames eerder getoetst en kan de organisatie gebruik maken van de leerervaringen. Hiermee kan er meer waarde worden geleverd voor klanten en de organisatie. Op basis van de feedback van klanten en eindgebruikers kan de organisatie een betere productvisie, strategie en roadmap ontwikkelen. Het betrekken van klanten en eindgebruikers bij de ontwikkeling van producten en diensten borgt de verdere ontwikkeling van Business Agility, waarin samenwerking met de klant als een belangrijke pijler wordt gezien. Data-gedreven besluitvorming Feedback van klanten en eindgebruikers wordt gebruikt ten behoeve van het verbeteren van de producten en diensten die de organisatie levert. Wanneer teams in staat zijn om op feedback in te spelen, kunnen zij ook werkelijke data gaan gebruiken om te bepalen hoe de producten en diensten verder ontwikkeld, onderhouden en op de markt gezet kunnen worden. De combinatie van feedback van klanten en eindgebruikers en werkelijke data draagt bij aan verbeterde besluitvorming omtrent de ontwikkeling van producten en diensten, omdat er rekening wordt gehouden met de wensen en het daadwerkelijke gedrag van deze klanten en eindgebruikers. De data kan onder andere gebruikt worden voor het voorspellen van trends in de markt, gedrag van klanten en de verwachte toegevoegde waarde. 11

12 Sturen op waardeketens Gebruik maken van data is een belangrijke stap om te kunnen sturen op waardeketens en daarmee end-to-end waarde te leveren. Het gebruik van data zorgt er namelijk voor dat de waardeketens inzichtelijk zijn, zodat hierop gestuurd kan worden. Met waarde wordt waarde voor zowel klanten, eindgebruikers en de organisatie bedoeld. Er wordt zowel gestuurd op de verwachte waarde, als ook op daadwerkelijk gemeten en getoetste waarde van producten, diensten en in waardeketens. Hiervoor is het randvoorwaardelijk dat de teams daadwerkelijk zelf waarde kunnen leveren, alle benodigde expertise moet daarom in het team vertegenwoordigd zijn. Ook het valideren van nieuwe proposities door te sturen op waarde, het toetsen van aannames en hier kortcyclisch op bijsturen zijn erg belangrijk. Door te sturen op waardeketens en gebruik te maken van feedback van klanten en werkelijke data, kunnen organisaties zich steeds beter aanpassen aan veranderingen, waarmee Business Agility wordt geborgd. Continu experimenteren Continu experimenteren is de vaardigheid om continu nieuwe experimenten en initiatieven te kunnen starten en stoppen voor nieuwe producten, diensten en proposities. Op deze manier wordt de flexibiliteit en het innovatievermogen van organisaties enorm verhoogd. Om experimenten op een effectieve manier te kunnen starten en stoppen is het cruciaal dat het succes ervan op korte termijn getoetst wordt. Hiervoor is vroegtijdige en regelmatige feedback van klanten, werkelijke data en het leveren van end-to-end waarde in waardeketens cruciaal. Met zelforganiserende, multidisciplinaire teams die autonoom in een waardeketen kunnen acteren, is het mogelijk om in hoog tempo te innoveren en continu te voldoen aan de wensen van klanten, of deze zelfs te overtreffen. 12

13 Responsive Enterprise Uiteindelijk draagt Business Agility bij aan het worden van een volledige Agile organisatie, waarin multidisciplinaire teams (bestaande uit o.a. Marketing, Sales, Operations en IT) samenwerken in integrale waardeketens. We noemen dit de Responsive Enterprise. De Responsive Enterprise is in staat om zichzelf als geheel snel en eenvoudig aan te passen op basis van externe en interne ontwikkelingen. De Responsive Enterprise is software-driven, wat betekent dat software een integraal onderdeel uitmaakt van de core van producten en diensten. De Responsive Enterprise is enorm schaalbaar, flexibel, kan snel inspelen op veranderingen en heeft focus op het continu leveren van businesswaarde voor klanten. De Responsive Enterprise is opgebouwd uit mini-organisaties met een eigen visie, strategie en producten, waarvan het succes continu gemeten wordt om snel bij te kunnen sturen. Het groeipad van Business Agility leidt er toe dat organisaties steeds beter kunnen inspelen op veranderende externe en interne ontwikkelingen, en daarmee snel de meest waardevolle producten en diensten kunnen leveren aan klanten. Om effectief te kunnen groeien in de volwassenheid van Business Agility is de volgordelijkheid van het groeipad belangrijk. Dit betekent dat iedere voorgaande stap voor een groot deel bereikt moet zijn, voordat de organisatie zich kan focussen op de volgende stap. Iedere organisatie zal het groeipad naar Business Agility anders invullen, afhankelijk van de doelstellingen en uitdagingen die zij hebben. Iedere stap in het groeipad kent specifieke uitdagingen, waarbij practices uit Agile en Lean stromingen toegepast kunnen worden. Daarnaast ontstaan er ook nieuwe practices, die de toepassing van Business Agility ondersteunen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Agile Marketing, Product Management, Value Proposition Design en MVP denken. Organisaties zullen met deze practices gaan experimenteren om te ontdekken wat zij nodig hebben om Business Agility succesvol in te kunnen voeren. 13

14 Conclusie Kortom, Business Agility is het antwoord op de steeds groter wordende uitdaging voor organisaties om snel te kunnen reageren op externe en interne ontwikkelingen. Door continu interactie te hebben met de omgeving, kunnen organisaties snel bijsturen en de meest waardevolle producten en diensten leveren aan klanten. Dit is Business Agility. Het fundament van Business Agility is een continue feedbackloop, waarmee de vier pijlers wendbaarheid, aanpassingsvermogen, innovatie en samenwerking met de klant geborgd worden. De veranderende dynamiek in de omgeving maakt de noodzaak voor organisaties om te veranderen steeds groter, maar zeker niet eenvoudig. Deze paper biedt concrete handvatten om te groeien naar Agility, met een groeipad waarmee organisaties deze verandering kunnen doorvoeren. Hoewel dit niet eenvoudig is, is het voor veel organisaties wel noodzakelijk om deze stappen te zetten. De dynamiek in de omgeving zal namelijk niet afnemen, dus organisaties die eerder starten met veranderen zullen voorop lopen en in staat zijn om een stevige positie in de markt te verkrijgen en behouden. Liever vandaag dan morgen! Heb je op basis van deze paper vragen, opmerkingen of behoefte aan een inhoudelijk gesprek? Neem dan contact op met: Robbin Schuurman of Rosanne Bal We kijken uit naar je reactie! 14

15 Over de auteurs Robbin Schuurman Transformatie Lead Robbin Schuurman werkt als Transformatie Lead en trainer bij Prowareness. Robbin heeft ruim 9 jaar ervaring als projectmanager en consultant voor grote organisaties op het gebied van software development, cultuurverandering en Agile implementaties. De afgelopen jaren heeft hij zich voornamelijk gericht op het realiseren van Agile transformaties bij grote, corporate organisaties voor verschillende soorten afdelingen. Robbin combineert zijn ruime projecten programmamanagementervaring met een Agile mindset om Agile transformaties te kunnen realiseren. Hij focust zich tegenwoordig voornamelijk op het ontwikkelen van Business Agility en het snijvlak tussen business en IT. Robbin verzorgt daarnaast veel Business Agility trainingen voor o.a. marketing, commercie en operations afdelingen en heeft een passie voor het begeleiden van organisaties tot Responsive Enterprises. Rosanne Bal Business Change Consultant Rosanne Bal werkt als Business Change Consultant en trainer bij Prowareness. Rosanne heeft ruim 4 jaar ervaring als organisatieadviseur, test consultant en Agile coach, bij zowel IT als business afdelingen van verschillende gerenommeerde organisaties. Als Agile coach heeft zij een belangrijke bijdrage geleverd aan het realiseren van een aantal succesvolle Agile transformaties, met focus op zowel de teams als ook het management. Met haar passie voor Agile werken en teamdynamiek helpt zij organisaties om focus op de klant te krijgen en medewerkers optimaal tot hun recht te laten komen. Rosanne focust zich, net als Robbin, op het ontwikkelen van Business Agility. Rosanne geeft daarnaast verschillende Agile en Scrum gerelateerde trainingen, in de context van zowel business als IT. r.bal@prowareness.nl r.schuurman@prowareness.nl Dankwoord Graag willen we gebruik maken van de gelegenheid om Emiel van den Berg, Willem Vermaak, Annika Wetzko, Jack Schuit, Wiger Middelkamp en Cleo Kampschuur te bedanken voor hun bijdrage. Zij hebben een belangrijke rol gespeeld in de ontwikkeling van deze paper. Hartelijk dank voor het delen van jullie tijd, feedback en het meedenken gedurende de ontwikkeling. Heel erg bedankt voor jullie bijdrage! 15

16 Brassersplein CT Delft The Netherlands Münsterstraße Düsseldorf Germany 530 Lytton Avenue, 2nd Floor Palo Alto, California 94301, United States Lower Ground Floor, Building 2A-West Tower, Embassy Tech Village, Outer Ring Road, Deverabeesanahalli Village, Varthur Hobli, Bangalore Karnataka, India +31 (0) info@prowareness.nl