Hoe ga ik praktisch te werk? LOK module Domus Medica Kennisdomein Praktijkorganisatie

Transcriptie

1 Een praktijkassistente aannemen Hoe ga ik praktisch te werk? LOK module Domus Medica Kennisdomein Praktijkorganisatie

2 Programma Deel 1: Bezin eer je begint Deel 2: Personeelsadministratie Deel 3: Impulseo

3 Deel 1: Bezin eer je begint 1. Voorbereiden en beslissen 2. Aanwerving 3. En dan..hoe verder als de PA er is?

4 1. Voorbereiden en beslissen Visie Budget Voltijds of deeltijds Infrastructuur takenpakket

5 Een doordachte keuze maken Wie beslist en wanneer wordt beslist over de aanwerving? Best in consensus: akkoord van alle artsen (en andere zorgverleners) in de praktijk Wat is de visie van de HAP op huisartspraktijkvoeren? (Hoe) past praktijkassistentie daarin? Welke lange termijn doelen? Welke evolutie te verwachten? Hoe zien we het takenpakket van de PA? Kiezen we voor voltijdse PA( s) of deeltijdse PA ( s) Aard en locatie van de werkplaats in de praktijk Wat kost dat en hoe gaan we dat financieren?

6 Takenpakket Administratief organisatorische taken Onthaal taken Administratieve taken Management praktijkvoering ICT taken Dossiers in orde houden Stockbeheer Boekhouding en financiën Onderhoud Patiënten educatie en voorlichting & preventie Medisch technische taken

7 Opleiding PA Een hoge opleiding is niet altijd nodig. Zijn er veel medische taken die gedelegeerd kunnen worden, dan kan een PA met een diploma verpleegkunde aan te raden zijn.

8 Voltijds of deeltijds Eén voltijdse PA - Gemakkelijke communicatie - Continuïteit in taken en uitvoering - Vertrouwdheid bij patiënten - Eenvoudig management - Probleem bij vakanties, ziekten, zwangerschap, e.a. - Moeilijker te vervangen - Andere Enkele deeltijdse PA - spreiding van taken mogelijk - Werkafspraken mogelijk - Gemakkelijker management bij afwezigheden - Moeilijkere communicatie - Moeilijker management - Andere

9 Infrastructuur Wettelijke bepalingen inzake sanitair, eetgelegenheid, brandveiligheid, arbeidsongevallen e.a. Werkruimte PA moet optimaal aangepast zijn aan de taken van het secretariaat Aangepaste telefooninfrastructuur (elektronisch) agendabeheersysteem (online) Aangepast PC netwerk Gemakkelijk bereikbaar archief

10 2. Aanwerving Profiel PA Sollicitatiegesprek

11 De geknipte persoon voor de job Profiel van de persoon moet aangepast zijn aan de visie en de noden van de praktijk. Man/vrouw (geen) binding met de praktijk? Leeftijd Talenkennis Opleiding Communicatief vaardig en professioneel Vriendelijk - positief ingesteld gezicht van de praktijk Kordaat t.o.v. patiënten Efficiënt multitasking Prioriteiten kunnen inschatten Werken met PC (Word, Exel, website )

12 Sollicitatiegesprek Selectie a.d.h.v. CV Uitnodigen voor gesprek over: motivatie wat heb jij ons te bieden wat verwacht je van ons vroeger werk privé wat verwachten wij van de PA / takenpakket visie van de praktijk Eventueel in tweede ronde: met 1 of 2 geselecteerden Afstemmen rond visie Praktische proeven Financieel aspect bespreken Praktische zaken

13 3. Hoe verder als de PA er is? Afspraken rond de persoon van de PA Afspraken rond het werk van de PA informeren van patiënten

14 Afspraken rond persoon van PA Wie stuurt de PA (aan)? 1 aanspreekpunt Wie doet de (loon)administratie? Hoe PA optimaal motiveren? Feedback geven / krijgen Betrekken van de PA bij de praktijkwerking: volwaardig teamlid Ruimte bieden voor eigen inbreng/initiatief Functioneringsgesprekken voeren Evaluatiegesprekken

15 Afspraken rond het werk van PA Bij welke vergadering betrokken? Welke opleiding nog volgen? Werken met procedures? Groeit geleidelijk.. Hoe telefoon beantwoorden Stockbeheer, urgentietrousse, Boekhouding.. Wie vervangt bij ziekte, verlof? Visitatie van andere praktijken met PA?

16 Patiënt en PA Heldere instructies aan patiënt over wijzigingen in de onthaalprocedure Feedback van patiënten over PA terugspelen in functioneringsgesprek Moeilijke taken i.v.m. patiënten niet doorschuiven naar PA PA beschermen tegen agressie van patiënten

17 Deel 2: Personeelsadministratie Referentie: Presentatie SD Worx Huisarts als werkgever

18 Huisarts als Werkgever Ziekte De loonlijn Tewerkstellingsmaatregelen Formaliteiten Interessante diensten van SD Worx Vragen

19 Ziekte Een PA is per definitie een bediende! Gewaarborgd Loon Bediende Arbeider Loon betalen 30 kalenderdagen Loon betalen 2 weken Uitkering mutualiteit

20 De loonlijn Totale loonkost = + Patronale bijdrage Brutoloon - RSZ - Bedrijfsvoorheffing = Nettoloon

21 De loonlijn Voorbeeld voltijdse bediende Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal Totale Loonkost Patronale Bijdrage 2283, , , , , , , , , , , , ,68 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559, ,40 Brutoloon 1724, , , , , , , , , , , , ,04 Vakantie Geld 1586, ,24 RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85, ,48 BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265, ,00 Netto 1372, , , , , , , , , , , , ,74

22 De loonlijn Voorbeeld voltijdse bediende Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal Totale Loonkos t 2283, , , , , , , , , , , , ,6 8 Patronal e Bijdrage 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559, ,40 Brutoloo n Vakantie Geld 1724, , , , , , , , , , , , , , ,24 RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85, ,48 BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265, ,00 Netto 1372, , , , , , , , , , , , ,7 4

23 De loonlijn Voorbeeld voltijdse bediende Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal Totale Loonkost Patronale Bijdrage 2283, , , , , , , , , , , , ,68 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559, ,40 Brutoloon 1724, , , , , , , , , , , , ,04 Vakantie Geld 1586, ,24 RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85, ,48 BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265, ,00 Netto 1372, , , , , , , , , , , , ,74

24 De loonlijn Voorbeeld voltijdse bediende Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal Totale Loonkost Patronale Bijdrage 2283, , , , , , , , , , , , ,68 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559, ,40 Brutoloon 1724, , , , , , , , , , , , ,04 Vakantie Geld 1586, ,24 RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85, ,48 BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265, ,00 Netto 1372, , , , , , , , , , , , ,74

25 De loonlijn Totale loonkost voltijdse bediende Totale loonkost halftijdse bediende

26 De Loonlijn Gunsten waar u mee rekening kan houden Sociaal abonnement Maaltijdcheques

27 Bijkomende kosten Sociaal abonnement Tussenkomst in woon-werkverkeer Sociaal abonnement Afhankelijk van vervoermiddel Afhankelijk van de afstand

28 Bijkomende kosten Maaltijdcheques Vrijgesteld van RSZ en Bedrijfsvoorheffing Eén maaltijdcheque per gewerkte dag Maaltijdcheques Max. werkgeversbijdrage: 5,91 Min. werknemersbijdrage: 1,09

29 Bijkomende kosten Wat is nu het voordeel? Stel: Maaltijdcheque = 7,00 Werkgeversbijdrage: 5,91 Werknemersbijdrage: 1,09 Stel: 20 werkdagen Totaal bedrag maaltijdcheques = 140,00 Netto voordeel werknemer = 140,00-21,80 = 118,20

30 Tewerkstellingsmaatregelen Doelgroepverminderingen Tewerkstellingspremie 50+ Individuele beroepsopleiding (IBO)

31 Doelgroepverminderingen Wat is een doelgroepvermindering? Een doelgroepvermindering is een vermindering van de patronale bijdragen die een werkgever kan krijgen wanneer hij iemand uit een bepaalde doelgroep aanwerft. Te beschouwen als een soort subsidie

32 Eerste aanwerving - Q1 Q5: 1550,00 / Q - Q6 Q9: 1050,00 / Q - Q10 Q13: 450,00 / Q Doelgroepvermindering eerste Tweede aanwerving - Q1 Q5: 1050,00 / Q - Q6 Q13: 450,00 / Q aanwerving Derde aanwerving - Q1 Q5: 1050,00 / Q - Q6 Q9: 450,00 / Q,, Vierde en vijfde aanwerving - Q1 Q5: 1000,00 / Q - Q6 Q9: 400,00 / Q,,

33 Vlaamse tewerkstellingspremie 50+ Geen vermindering maar een premie Bij aanwerving van een 50+ Premie afhankelijk van de leeftijd en duurtijd van de werkloosheid Cumuleerbaar met eerste aanwerving 5 kwartalen ononderbroken in dienst blijven

34 Individuele beroepsopleiding (IBO) Cursist is ingeschreven bij de VDAB als nietwerkende werkzoekende Cursist volgt opleiding op de werkvloer Minimum 1 maand, maximum 6 maanden Cursist krijgt uitkering + productiviteitspremie Werkgever betaalt enkel de premie!

35 Formaliteiten Registratie bij RSZ Arbeidsongevallen verzekering Arbeidsovereenkomst Arbeidsreglement EDPB Kinderbijslagfonds Kostenloos Vrije keuze Famifed

36 Interessante diensten van SD Worx Mini Service Center

37 Deel 3: Impulseo Als steunpunt voor Impulseo helpt Domus Medica u met uw aanvraag. Voor meer informatie: mail naar annemie.verwilt@domusmedica.be of surf naar

38 Wat geeft de toekomst? De bevoegdheden voor Impulseo werden in juli 2014 overgedragen van de Federale Overheid naar de Gewesten. Momenteel (dd. april 2015) is men volop bezig om dit concreet te maken waardoor er nog wijzigingen mogelijk zijn waarvan we nu niet op de hoogte zijn. Nieuwe aanvraagformulieren beschikbaar op De oude formulieren mogen dit jaar nog gebruikt worden

39 Impulseo II en III WAT? Tegemoetkoming voor de kosten van praktijkassistentie en telesecretariaat VOOR WIE? Solopraktijken Groepspraktijken

40 Impulseo III TEGEMOETKOMING: praktijkassistentie helft van de reële kost, met een maximum 6300 euro/arts telesecretariaat helft van de reële kost met een maximum 3474 euro/arts van van

41 Voorwaarden voor Impulseo praktijkassistentie 150 GMD s x aantal artsen in de praktijk (geldt niet voor groepering van recent erkende huisartsen) Voor een duopraktijk moeten er dus in totaal min. 300 GMD s zijn. Dit kunnen er 200 op naam van arts 1 zijn en 100 op naam van arts 2 Gelabeld EMD Minstens een derde voltijdse equivalent te werk stellen met arbeidsovereenkomst (=13u/week). Dit geldt ook voor groepspraktijken! Bediende wordt minstens vergoed volgens PC 330 cat. 4

42 Voor solopraktijken en groepspraktijken Voorwaarden voor Impulseo telesecretariaat 150 GMD s x aantal artsen in de praktijk (geldt niet voor groepering van recent erkende huisartsen) Voor een duopraktijk moeten er dus in totaal min. 300 GMD s zijn. (Dit kunnen er 200 op naam van arts 1 zijn en 100 op naam van arts 2) Gelabeld EMD Ondertekend contract met telesecretariaat + online agenda (Dit mag via een aparte dienstverlener)

43 Cumul mogelijk? JA: voorwaarde: afzonderlijke maanden binnen hetzelfde jaar. Vb.: Tussen mei 2014 werkte u met telesecretariaat. Vanaf november 2014 met praktijkassistent. Dan kan u beiden aanvragen. Maximumbedrag cumul van EUR/arts,

44 Af te leveren documenten Subsidie praktijkassistent(e) Hoe kan u uw aanvraag voor subsidiëring aanvragen?

45 Praktijkassistentie Aanvraagformulier Kopie arbeidsovereenkomst met taakomschrijving ID-kaarten van arts(en) en bediende(n) Attest van het sociaal secretariaat met loonkost Attest werkgever Attest erkenning RIZIV Samenwerkingsovereenkomst (bij groepering) Statuten BVBA indien van toepassing

46 Samenwerkingsovereenkomst Voor groepering: geschreven samenwerkingscontract dat o.m. de volgende modaliteiten bevat: 1. Verdeling tussenkomst 2. Modaliteiten intern overleg 3. Modaliteiten raadpleging medisch dossier in het bijzonder GMD s 4. Regels over hoe beslissingen worden genomen 5. Regels volgens welke samenwerkingsakkoord kan worden beëindigd Voorbeeld opvragen bij annemie.verwilt@domusmedica.be

47 Arbeidsovereenkomst Voorwaarden waaraan personeel moet voldoen Ondertekende arbeidsovereenkomst (bediendencontract) Taakomschrijving: onthaal en praktijkbeheer Minimum barema (paritair comité 330 categorie 4) Bepaalde duur of onbepaalde duur Interimcontracten, vervangingscontracten en studentenovereenkomsten komen in aanmerking Echtgeno(o)t(e) kan indien er bediendencontract is Min. 1 maand ononderbroken tewerkstelling

48 Arbeidsovereenkomst Indien de arbeidsovereenkomst niet over het volledige kalenderjaar loopt: tussenkomst pro rata aantal volledige maanden tewerkstelling. Indien een groepering slechts een deel van het kalenderjaar voldoet aan de voorwaarden: tussenkomst pro rata aantal maanden dat aan de voorwaarden is voldaan.

49 Sociaal Secretariaat Aanwerving en administratieve procedure om het in dienst nemen van een personeelslid mogelijk te maken Domus Medica helpt u graag verder (sociaal secretariaat in uw buurt)

50 Aanvraag subsidie telesecretariaat Aanvraagformulier 2014 ID-kaarten van arts(en) Attest erkenning RIZIV Kopie contract met telesecretariaat Inlichtingen over inhoud aangeboden dienst (incl. online agenda) Facturen 2014 of overzichtsfactuur Indien groepering: kopie samenwerkingsakkoord Indien BVBA: statuten

51 Telesecretariaat Hoe begin ik met een telesecretariaat? Waar vind ik een goede dienstverlening? Domus Medica helpt u graag verder (telesecretariaat in uw buurt)

52 Waar? Domus Medica is erkend als steunpunt Dus maar één adres 03/ of of Per post: Domus Medica, Lange Leemstraat 187, 2018 Antwerpen

53