{DE DIENSTEN VAN HET SOCIAAL SECRETARIAAT

Transcriptie

1 { DE DIENSTEN VAN HET SOCIAAL SECRETARIAAT

2 { INHOUDSOPGAVE EDITORIAAL... 3 U WORDT WERKGEVER... 4 U WERFT PERSONEEL AAN... 6 SOCIALE FORMALITEITEN... 7 DAGELIJKSE FORMALITEITEN TIJDENS DE TEWERKSTELLING VAN PERSONEEL... 8 MAANDELIJKSE FORMALITEITEN... 8 TRIMESTRIËLE FORMALITEITEN... 9 JAARLIJKSE FORMALITEITEN VIERJAARLIJKSE FORMALITEITEN {INHOUDSOPGAVE

3 EDITORIAAL { Competitief ondernemen met gemotiveerd personeel is het doel van elke werkgever. Samenwerking met een erkend sociaal secretariaat is hiervoor noodzakelijk. Het sociaal secretariaat van Groep S vervult voor u een ruime waaier van administratieve formaliteiten met kennis van zaken en beschikt over de modernste informaticaondersteuning. Wij berekenen uw lonen en wedden en geven u een antwoord op al uw vragen op sociaal vlak. U informeren, u raad geven en uw sociale verplichtingen uitvoeren is ons vak. Uw HRM partner voor zelfstandigen en werkgevers. ICMA International Reflecting outstanding customer satisfaction, loyalty, good relationship management and a strong competitive position amongst companies. With this AA-label, Group S belongs to the 10% best performing companies in Belgium. EDITORIAAL} 3

4 { U WORDT WERKGEVER GROEP S HELPT U DE VERPLICHTE FORMALITEITEN BIJ DE AANWERVING VAN EEN WERKNEMER ZIJN VOOR EEN WERKGEVER COMPLEX. GROEP S, EXPERT IN DIT DOMEIN, KAN U HIERMEE HELPEN. 4 {U WORDT WERKGEVER

5 - De onderneming inschrijven bij de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid). Deze instelling is belast met de inning van de bijdragen van sociale zekerheid die verschuldigd zijn door de werknemers en door de werkgever die ze tewerkstelt. Deze bijdragen worden berekend in een percentage op het brutoloon van de werknemer. - Helpen bij de bepaling van het paritair comité (of de paritaire comités) waaronder de onderneming zal ressorteren (Eventueel het advies vragen van de Dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid). - De onderneming aansluiten bij een kas voor kinderbijslag. Elke onderneming is verplicht aan te sluiten bij een kas voor kinderbijslag van zodra zij een werknemer in dienst heeft, of die nu recht heeft op kinderbijslag of niet. De kas betaalt de kinderbijslag en de geboortepremies uit. - De onderneming verzekeren tegen arbeidsongevallen bij een Belgische verzekeringsmaatschappij. De wetsverzekering of de verzekering arbeidsongevallen garandeert de werknemer, die het slachtoffer is van een arbeidsongeval (of van een ongeval op de weg van en naar het werk), de betaling van zijn medische kosten en van het gederfde loon (geheel of gedeeltelijk). - De onderneming aansluiten bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. In het kader van de nieuwe wetgeving voor het welzijn op het werk is iedere werkgever verplicht een interne Dienst voor Preventie en Bescherming op te richten. De bedrijven kunnen zich, al naargelang van hun activiteiten en aantal werknemers, in grote mate laten bijstaan door een externe preventiedienst voor het medisch toezicht en het risicobeheer. - De onderneming aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie voor arbeiders. - Aansluiting bij sommige regionale of nationale organisaties naargelang de bedrijfsactiviteit van de onderneming. Dit kan verplicht of facultatief zijn. - De onderneming als werkgever inschrijven bij de Administratie van de Directe Belastingen. - Een arbeidsreglement helpen opstellen. - Lokale personeelsregisters helpen aanleggen. - Begeleiden bij het oprichten van de sociale overlegorganen van de onderneming (de Ondernemingsraad, de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk, de vakbondsafvaardiging). U WORDT WERKGEVER} 5

6 { U werft personeel aan U sluit aan bij Groep S Het sociaal secretariaat is uw partner die de nodige informatie aan de bevoegde instanties bezorgt. - de arbeidsovereenkomst opstellen. - een individuele fiche per werknemer opstellen. - de nodige formaliteiten vervullen voor een arbeidsvergunning. - een arbeidsreglement overhandigen. - de formaliteiten bij verwelkoming van de werknemers en in het bijzonder van de jonge werknemers vervullen. - de verplichte medische onderzoeken bij aanwerving laten uitvoeren. - de nodige formaliteiten vervullen voor de diverse verzekeringen. - het aanleggen van tewerkstellingspremiedossiers. - het uitvoeren van de formaliteiten in verband met de aanwerving van sommige categorieën werknemers (jonge werknemers, mindervaliden, stagiaires, studenten, deeltijdse werknemers, enz.). E-government Om de administratieve lasten waarmee ondernemingen met personeel geconfronteerd worden, te vereenvoudigen en te verminderen heeft de overheid de Kruispuntbank opgericht. De uitwisseling van gegevens gebeurt op unieke en elektronische wijze. Uitgebreid tot alle ondernemingen en alle bedrijfssectoren, vereenvoudigt de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (DIMONA genoemd) bepaalde formaliteiten, sommige worden zelfs afgeschaft. Bij aanwerving of vertrek van een werknemer moet de onderneming dit langs elektronische weg meedelen. Groep S stelt dan ook verschillende middelen ter beschikking van haar cliënten zoals: - de sprekende computer op het nummer 02/ (24 uur op 24 uur toegankelijk) - de website: - het programma PreSta voor de cliënten die hierover beschikken - de overdracht van bestanden voor grote volumes 6 {U werft personeel aan

7 SOCIALE FORMALITEITEN GROEP S IS ER VOOR U { HET ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT VAN GROEP S DOET DE BEREKENINGEN EN VERVULT DE NODIGE FORMALITEITEN. DE VERWERKING KAN GEBEUREN OP BASIS VAN INLICHTINGEN VERKREGEN OP PAPIER OF OP GEÏNFORMATISEERDE WIJZE (ONLINE-VERBINDING,...). SOCIALE FORMALITEITEN} 7

8 Dagelijkse formaliteiten tijdens de tewerkstelling van personeel - De documenten opstellen bij het einde van de tewerkstelling: - opzeggingsbrief, - attest van tewerkstelling, - vakantieattest, - werkloosheidsdocumenten (C4, ). - De aangiften van arbeidsongeval opstellen op het ogenblik van een ongeval. - Een inlichtingenblad invullen voor de Ziekte- en Invaliditeitsverzekering wanneer de werknemer ziek is. - De werkloosheidsdocumenten opstellen in geval van deeltijdse tewerkstelling. - De werkloosheidsdocumenten opstellen in geval van economische of technische werkloosheid. - De documenten opstellen voor het aanvragen van de kinderbijslag en de geboortepremie. - Advies geven voor het bijhouden van het aanwezigheidsregister. - de gevraagde inlichtingen over de werknemers en de toepassing van de sociale wetten in de onderneming aan de sociale instellingen verstrekken (verschillende ministeries). - En nog zoveel meer... Maandelijkse formaliteiten - De nodige gegevens voor de loonberekening klaarmaken. - De bedrijfsvoorheffing berekenen (inhouding aan de bron). - De sociale inhoudingen berekenen. - Andere inhoudingen zoals loonbeslag en -overdracht berekenen. - Een loonbrief met een gedetailleerde samenstelling van het loon opstellen voor elke werknemer. - een aangifte 274 opstellen voor de belastingen met het totaal belastbaar bedrag en de bedrijfsvoorheffing voor het personeel. - De bedrijfsvoorheffing doorstorten aan de ontvanger van belastingen. - De RSZ-voorschotten berekenen en betalen. - Opstellen van de aangiften voor de Rijksdienst voor Pensioenen (brugpensioenen). - Opstellen van de aangiften voor het RIZIV (pensioenen betaald door de werkgever). 8 {Sociale formaliteiten

9 TRIMESTRIËLE FORMALITEITEN - de DMFA- opstellen en indienen bij de RSZ. Sinds 1 januari 2003 vervangt de DMFA (ook Multifunctionele Aangifte genoemd) de trimestriële RSZ-aangifte. Voortaan zullen de gezamenlijke gegevens die de sociale zekerheidsorganismen (werkloosheid, ziekte- en invaliditeitsverzekering, pensioen, arbeidsongeval, kinderbijslag en jaarlijkse vakantie) nodig hebben, rechtstreeks toegankelijk zijn via de Kruispuntbank. - Het saldo van de patronale sociale bijdragen berekenen en doorsturen. - Speciale dossiers zoals educatief verlof, groepsverzekering,... aanleggen. - Helpen bij het opstellen van statistieken in het kader van de verplichte informatie aan de Ondernemingsraad. SOCIALE FORMALITEITEN} 9

10 Jaarlijkse formaliteiten - opstellen van de fiscale documenten zoals: - de jaarlijkse verzamelstaat voor de administratie der belastingen (325 plus bijvoegsels) - de fiscale fiches (281) die aan de werknemer moeten worden afgeleverd zodat hij zijn belastingsaangifte kan invullen. - de individuele rekening per werknemer opstellen (globaal jaaroverzicht). - opstellen van een individuele toestand in de groepsverzekering indien de onderneming dit voorziet. - de documenten voor het Nationaal Instituut voor de Statistiek opstellen. - de lijst opstellen van de feestdagen. - helpen bij het opmaken van het jaarlijks verslag voor de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. - helpen bij het opstellen van de jaarlijkse toestand voor de Ondernemingsraad. - afleveren van een samenvattende tabel met het oog op het invullen van de belastingaangifte. - opstellen van de sociale balans. 10 {Sociale formaliteiten

11 VIERJAARLIJKSE FORMALITEITEN - Helpen bij het organiseren van sociale verkiezingen. SOCIALE FORMALITEITEN} 11

12 Ref.: N-0007 Verantwoordelijke uitgever: G. Stubbe - Gedelegeerd bestuurder - Groep S - Sociaal Secretariaat VZW, erkend sociaal secretariaat voor werkgevers (nr MB 7/03/1946) RRP Ursulinenstraat 2a Brussel - Tel: 02/ Fax: 02/ info@groeps.be