HANDLEIDING SMART CLIENT VOOR CLUBS

Transcriptie

1 HANDLEIDING SMART CLIENT VOOR CLUBS

2 Inhoud 1. Inleiding De Smart Client opstarten... 4 Stap 1: de Smart Client installeren... 4 Stap 2: inloggen op de Smart Client van je club Overzicht van de Smart Client... 6 Overzicht menuknoppen... 6 Menu Bestand... 6 Menu Gegevensbeheer... 6 Menu Tabelbeheer... 7 Menu Help Gebruik van de Smart Client... 8 Algemeen... 8 A. Tabbladen... 8 B. Indeling van het scherm... 8 C. Knoppen Zoeken / selecties maken Data kopiëren / exporteren naar Excel Naamgeving ploegen Basis wedstrijdschema (BWS) volgens roosters Naamgeving van de reeksen / wedstrijdnummers tijdens de reguliere competitie Naamgeving van de reeksen / wedstrijdnummers tijdens de bekercompetitie Functionaliteiten van de Smart Client Berichtencentrum A. Een bericht maken en versturen Club / organisatie A. Algemeen B. Vervolg C. Wedstrijden Team A. Algemeen B. Indeling C. Wedstrijden Reeks/Poule A. Algemeen B. Planning C. Officialplanning D. Wedstrijden Accommodatie A. Algemeen B. Wedstrijden Wedstrijd SMART CLIENT VOOR CLUBS 2

3 1. Inleiding In het kader van verdere automatisatie en vereenvoudiging van de clubadministratie maakt de Vlaamse Basketballiga vzw al enkele jaren werk van nieuwe toepassingen en digitalisering van alle procedures waarmee clubs te maken hebben. Extranet was daar een eerste toepassing van, maar was aan een grondige opknapbeurt toe. Die opknapbeurt is nu in de eerste fase beland: het Extranet wordt vervangen en clubs kunnen vanaf het seizoen met een Smart Client werken. De toepassingen in deze Smart Client zullen de komende jaren uitgebreid worden. Vanaf 10 juli zal via onze website ook voor het publiek geleidelijk aan meer en meer informatie beschikbaar worden (geplande wedstrijden, ledeninfo, reeksindelingen etc.). In deze handleiding loodsen we jou doorheen de Smart Client voor clubs. Naarmate er extra functionaliteiten ontwikkeld zijn, zal deze handleiding telkens geüpdatet worden. Over de Smart Client Naam van de nieuwe VBL-software: Sportbeheer Online Wisseq-Wowie. De Smart Client vervangt de huidige extranettoepassing. De Smart Client is een online toepassing in.net-programmeertaal die werkt in een Windows-omgeving. Wat zal je met de Smart Client allemaal kunnen? de wedstrijden zien van de volledige kalender (diegene die reeds ingevoerd zijn door de kalenderplanner) de wedstrijden zien van uw eigen club kalenderwijzigingen doorvoeren planning van de beker technische vergunningen aanvragen spelerslijsten (CD253 & CD291) aanmaken gegevens van uw leden aanpassen (ledenbeheer) scores ingeven nagaan of er scheidrechters aangeduid zijn rekening courant raadplegen Heb je vragen over de Smart Client? Aarzel dan niet om onze medewerkers te contacteren via SMART CLIENT VOOR CLUBS 3

4 2. De Smart Client opstarten Je kan de Smart Client installeren en opstarten via deze link: Belangrijke opmerking voor Apple / Google Chrome / Mozilla Firefox-gebruikers Apple-gebruikers: Wanneer je met een Apple computer werkt, dan moet je eerst een virtuele Windows-omgeving opzetten. Meer info Google Chrome-gebruikers: Je moet mogelijks de extensie ClickOnce installeren. Meer info Mozilla Firefox-gebruikers: Je moet mogelijks de add-on.net installeren. Meer info Snelle handleiding Stap 1: Ga naar Stap 2: Klik op Run Stap 3: Log in met de gebruikersnaam & wachtwoord die je via mail kreeg Stap 1: de Smart Client installeren Stap 1.1 Klik op deze link: Stap 1.2 Je webbrowser opent nu automatisch. Je krijgt dit scherm te zien: Stap 1.3 Klik op Run Stap 1.4 De Smart Client zal zichzelf installeren en opstarten. Dit duurt enkele seconden. Stap 1.5 Wanneer het installatie- en opstartproces gedaan is, krijg je een nieuw scherm te zien. SMART CLIENT VOOR CLUBS 4

5 Stap 2: inloggen op de Smart Client van je club Stap 2.1 In het nieuwe scherm wordt gevraagd naar je gebruikersnaam en wachtwoord. Elke club heeft een mail ontvangen met deze gegevens. Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Log in. TIP: vink het vakje Naam/wachtwoord onthouden aan, dan hoef je niet steeds opnieuw uw gegevens in te voeren Stap 2.2 Je bent nu ingelogd in de Smart Client van jouw club. Je ziet nu onderstaand scherm. SMART CLIENT VOOR CLUBS 5

6 3. Overzicht van de Smart Client In dit deel bieden we een overzicht van alle functionaliteiten, zonder in detail te treden. In het volgende hoofdstuk worden alle functies gedetailleerd uitgelegd. Overzicht menuknoppen Er zijn 4 menuknoppen waarin je kan kiezen: Bestand Gegevensbeheer Tabelbeheer Help Menu Bestand Wanneer je op Bestand klikt, krijg je volgende opties: Berichtencentrum Hier vind je alle communicatie tussen clubs terug. Meer info hierover in Handleiding Kalenderwijzigingen in Smart Client. Afsluiten De Smart Client verlaten. Menu Gegevensbeheer Wanneer je op Gegevensbeheer klikt, krijg je volgende opties: Club/Organisatie Alles wat te maken heeft met de club en een overzicht van alle wedstrijden van de club. Team Alle teams die ingeschreven zijn in de reguliere competitie en/of in de bekercompetitie. Per team kan je alle wedstrijden zien. Reeks/Poule Alle reeksen/poules van de reguliere competitie en bekercompetitie. Per reeks krijg je een overzicht van de wedstrijden. SMART CLIENT VOOR CLUBS 6

7 Accommodatie Alle sporthallen die aanwezig zijn in onze database, per sporthal kan je ook een overzicht krijgen van alle wedstrijden dat in die accommodatie gespeeld worden. Wedstrijd Hier krijg je alle wedstrijden te zien die door VBL georganiseerd worden. Opmerking: op dit ogenblik zijn nog niet alle kalenderverantwoordelijken klaar met het aanmaken van de kalenders. Dus het aantal wedstrijden zal nu nog dagelijks vermeerderen. Menu Tabelbeheer Wanneer je op Tabelbeheer klikt, krijg je volgende opties: Kalenderdata Hier zie je de kalenderdata van de jaarkalender. Menu Help Wanneer je op Help klikt, krijg je volgende opties: Info Hier zie je als wie je ingelogd bent. Je kan meerdere logins hebben met verschillende rechten SMART CLIENT VOOR CLUBS 7

8 4. Gebruik van de Smart Client Algemeen A. Tabbladen Je kan in de Smart Client kiezen welke items je te zien krijgt en welke niet, door ze aan of uit te vinken in de verschillende menu s. Bv. klik in het menu Bestand op Berichtencentrum : het tabblad Berichtencentrum opent in je scherm. Bv. klik in het menu Gegevensbeheer op Teams : het tabblad Teams opent in je scherm B. Indeling van het scherm Elk scherm bestaat uit verschillende delen: 1. Het resultaat van je zoekterm/selectie 2. Zoekbalk 3. Tabbladen met nuttige informatie 4. Detailscherm met gedetailleerde informatie en waarin wijzigingen kunnen aangebracht worden TIP: je kan de kolommen aanpassen naar de gewenste breedte/hoogte Je kan de kolommen aanpassen door met je cursor tussen de verschillende delen te staan. Je cursor verandert in. Wanneer je de cursor dan ingedrukt houdt, kan je de breedte/hoogte wijzigen door cursor te verslepen naar links/rechts/boven/onder. SMART CLIENT VOOR CLUBS 8

9 Voorbeeld: TIP: Wat gebeurt er als je op een kolom klikt? je kan de volgorde in tabellen aanpassen door op de titel in een kolom te klikken SMART CLIENT VOOR CLUBS 9

10 C. Knoppen Er zijn verschillende knoppen aanwezig op het scherm: Betekenis van de knoppen: Nieuw item toevoegen Verwijderen Kopiëren Lijst Opslaan Zoeken / selecties maken In de zoekbalk kan je zoektermen invoeren voor teams, clubs, wedstrijden, locaties etc. waarnaar je op zoek bent (in de respectievelijke tabbladen). Standaard wordt de beperkte zoekbalk getoond: Wanneer je op Uitgebreid klikt, krijg je enkele filters te zien waardoor je jouw zoekopdracht kan verfijnen. De filters bij de uitgebreide zoekbalk zijn verschillend per tabblad. Je kan o.a. de zoekopdracht verfijnen op basis van leeftijdscategorie, niveau, soort competitie, waarden etc. Bv. Bij het tabblad Teams krijg je andere filters te zien dan in het tabblad Wedstrijd : Tabblad Teams : Tabblad Wedstrijd : SMART CLIENT VOOR CLUBS 10

11 Data kopiëren / exporteren naar Excel Je kan alle data kopiëren naar Excel. Snelle handleiding Stap 1: selecteer de lijn die je wil kopiëren naar Excel Stap 2: klik op de rechtse muisknop, er verschijnt een knop Kopiëren naar klembord Stap 3: klik op kopiëren naar klembord Stap 4: Open een Excel-document Stap 5: Klik in het Excel-blad op de rechtse muisknop en kies Plakken of CTRL+V TIP: je kan de hele tabel met data selecteren door op 1 rij in de tabel te klikken en daarna CTRL+A te drukken op je toetsenbord. TIP: je kan de muis ingedrukt houden en verslepen om meerdere rijen te selecteren. TIP: je kan niet-opeenvolgende rijen selecteren door op elke gewenste rij te klikken terwijl je CTRL ingedrukt houdt op je toetsenbord. Naamgeving ploegen Na de naam van elk team staat telkens een code vermeld. Deze code staat voor de leeftijdscategorie en het geslacht van dat team. De betekenis van de codes is: DSE Dames senioren M16 Meisjes U *3t/3 U10 gemengd HSE Heren senioren M14 Meisjes U *3t/3 U10 gemengd J21 Jongens U21 M12 Meisjes U t/5 U8 gemengd J18 Jongens U18 G14 Gemengd U *3t/3 U8 gemengd J16 Jongens U16 G12 Gemengd U *3t/3 U8 gemengd M19 Meisjes U t/5 U10 gemengd SMART CLIENT VOOR CLUBS 11

12 Basis wedstrijdschema (BWS) volgens roosters Het basis wedstrijdschema van elke reeks is gemaakt volgens vooraf bepaalde roosters. Het rooster bepaalt op welke speeldag 2 ploegen tegen elkaar spelen. Via kalenderwijzigingen kan afgeweken worden van het rooster. Elk team van een reeks is toegewezen aan een roosterletter. Dit komt later terug in de wedstrijdnummering. Voorbeeld - rooster wedstrijdschema voor een poule van 6 teams: - Op speeldag 1 speelt B-D, C-A en F-E - Op speeldag 2 speelt A-F, D-C en E-B - In onderstaand schema is Kiewit BBC Hasselt dus ploeg A uit het rooster, BBC Lyra Nila Nijlen is ploeg B etc. Naamgeving van de reeksen / wedstrijdnummers tijdens de reguliere competitie Elke reeks heeft een eigen code die bestaat uit 8 posities, bv. NAHSE1A1 Positie 1-2: niveau van de reeks NA = Nationaal, LA = Landelijk, AN = Antwerpen, LI= Limburg, OV= Oost-Vlaanderen, VB= Vlaams- Brabant, WV= West-Vlaanderen Positie 3: geslacht D = Dames (seniors), H = Heren (seniors), M = meisjes (jeugd), J = Jongens (jeugd), G = gemengd (jeugd U12 t/m U14) Voor U8 en U10 is er een andere afsptraak nl. standaard is dit gemengd maar met deze positie wordt er aangegeven in welke organisatievorm er gespeeld wordt : 5 = 5t/5, 2 = 2*3t/3, 1= 1*3t/3 Positie 4-5: leeftijdscategorie SE = seniors, 21 = U21, 19 = U19, 18 = U18, 16 = U16, 14 = U14, U12 = U12, 10 = U10, 8 = U8 Positie 6: de reeks binnen het niveau (1 e nationale, 2 e nationale, 3 e nationale. Etc) 1, 2, 3 enz. voor de seniors; 0, P of G voor de jeugd (0 indien er geen niveaureeks is, P indien het gaat om provinciale reeksen, G gewestelijke reeksen) Positie 7: volgnummer van de reeksen A, B, C, D, E, Positie 8: ronde 1,2,3 (voor landelijke jeugdreeksen), 1 of 2 voor de andere reeksen. Elk team krijgt een letter volgens het wedstrijdrooster. SMART CLIENT VOOR CLUBS 12

13 Elke wedstrijd heeft een uniek wedstrijdnummer dat bestaat uit 12 karakters: de reeksnaam (8 karakters) + letters van de teams die tegen elkaar spelen + het speeldagnummer Voorbeelden: LAHSE1A1BG03: landelijke - heren seniors - 1 ste landelijke - reeks A - 1 ste ronde ploeg B tegen ploeg G - speeldag 03 LI208PA1HC05: Limburg - 2*3t/3 U8 - Provinciaal - A reeks -1 ste ronde - ploeg H tegen ploeg C - speeldag 05 Naamgeving van de reeksen / wedstrijdnummers tijdens de bekercompetitie Voor de bekercompetitie werken we met een identiek systeem van naamgeving en wedstrijdnummering. Elke reeks heeft een eigen code die bestaat uit 8 posities, bv. BNADSE08 Positie 1: aanduiding bekercompetitie B = Beker Positie 2-3: niveau van de beker NA, LA, AN, LI, OV,VB,WV Positie 4: geslacht D = Dames (seniors), H = Heren (seniors), M = meisjes (jeugd), J = Jongens (jeugd), G = gemengd Positie 5-6: leeftijdscategorie SE = seniors, 21 = U21, 19 = U19, 18 = U18, 16 = U16, 14 = U14, U12 = U12, 10 = U10, 8 = U8 Positie 7-8: ronde van beker VR = voorronde, 16 = 1/16 de finale, 08 = 1/8 ste finale, 04 = 1/4 de finale, 02 = ½ de finale, 01= finale Elke wedstrijd heeft een uniek wedstrijdnummer dat bestaat uit 12 karakters: de reeksnaam (8 karakters) + wedstrijdnummer binnen de reeks (2 karakters) + ronde nummer binnen de reeks (2 karakters) Voorbeelden: BLAG14VR0801 : Beker landelijk (= Beker van Vlaanderen) - Gemengd U14 Voorronde - wedstrijd 08 - speeldag 01 BLADSE : Beker landelijk (=Beker van Vlaanderen) - Dames Seniors - Finale - wedstrijd 01 - speeldag 01 SMART CLIENT VOOR CLUBS 13

14 5. Functionaliteiten van de Smart Client Berichtencentrum Hier vind je alle info terug over communicatie met andere clubs (zie ook Handleiding Kalenderwijzigingen in Smart Client ) en kan je zelf berichten versturen naar andere club(s) of kalenderverantwoordelijken. Belangrijk voor elke club Bekijk zeker altijd het berichtencentrum wanneer je inlogt in de Smart Client. Het berichtencentrum wordt het hart van onze werking! A. Een bericht maken en versturen Snelle handleiding Stap 1: klik op het + icoon links boven (toevoegen) Stap 2: typ het onderwerp van je bericht / conversatie in de onderwerpsregel Stap 3: voeg de ontvanger(s) toe en druk op OK Stap 4: klik op OK. Een nieuwe conversatie is nu gestart. Stap 5: klik op de gewenste conversatie in het overzicht links Stap 6: typ jouw bericht in het tekstvak rechts onderaan. Klik op Verstuur om het bericht te versturen. Stap 1: Klik op het + icoon Klik in het berichtencentrum links bovenaan op het + icoon. Er opent automatisch een nieuw venster. SMART CLIENT VOOR CLUBS 14

15 Stap 2: typ het onderwerp van je bericht / conversatie Stap 2.1 Klik met je muis in de onderwerpsregel van het nieuwe venster Stap 2.2 Typ in de onderwerpsregel van dat nieuwe venster het onderwerp van je bericht. Stap 3: voeg de ontvangers toe Stap 3.1 Klik op het + icoon in het geopende venster. Er opent een nieuw venster. Stap 3.2 Typ of selecteer de gewenste ontvanger door erop te klikken. TIP: gebruik de Uitgebreide zoekfunctie om je zoekopdracht te verfijnen. Stap 3.3 Klik op OK. Het scherm om ontvangers toe te voegen sluit zich en de gewenste ontvangers staan vermeld in de ontvangersregel. SMART CLIENT VOOR CLUBS 15

16 Stap 4: start de conversatie Klik op OK. Het venster sluit zich en de conversatie komt in het overzicht met berichten aan de linkerkant van je scherm. Stap 5: klik op het gewenste bericht Klik op het gewenste bericht aan de linkerkant van je scherm om de conversatie te openen. Stap 6: bericht typen en versturen Stap 6.1 Typ jouw bericht in het tekstvak rechts onderaan SMART CLIENT VOOR CLUBS 16

17 Stap 6.2 Klik op Verstuur of op enter om jouw bericht te versturen. Jouw bericht verschijnt in de conversatie en is aangekomen bij de aangegeven ontvanger(s) Club / organisatie Hier vind je de algemene info terug van alle clubs voor het seizoen en kan je de info van jouw eigen club aanpassen. Opmerking: op 2 juli 2015 zal de info-update gebeuren voor het nieuwe seizoen en dan stappen we volledig over op het nieuwe systeem. Er zijn 3 tabbladen in Club / organisatie : A. Algemeen In het tabblad Algemeen krijg je informatie over jouw club te zien. Je kan de zwarte vetgedrukte gegevens aanpassen of zaken toevoegen. Let er wel steeds op dat elk menu uitgeklapt is. In onderstaande afbeelding kan je de straat niet aanpassen omdat het menu straat niet is uitgeklapt. Accommodaties toevoegen of wijzigen kan door op het icoontje te klikken naast de accommodatie: Let op: alle wijzigingen die u doorvoert, zijn onmiddellijk zichtbaar voor andere clubs en Smart Client gebruikers. SMART CLIENT VOOR CLUBS 17

18 B. Vervolg Dit tabblad heeft geen functie momenteel C. Wedstrijden Hier kan je alle wedstrijden bekijken van je eigen club. Je kan hier voor jouw eigen club de thuiswedstrijden aanpassen. Meer info daarover vind je in het Handleiding Kalenderwijzigingen in Smart Client. Team Hier vind je alle teams die ingeschreven zijn in de reguliere competitie en/of in de bekercompetitie van jouw club. Via de zoekbalk kan je snel de teams van een andere club terugvinden. Er zijn 3 tabbladen in Team : De informatie in elk tabblad wijzigt naargelang het team dat je selecteert in de lijst links. A. Algemeen Per team kan je op het algemene tabblad alle info zien van het team (de standaard uitrusting, wanneer en hoe laat ze spelen). Ook hier kan je nog zaken wijzigen per team. B. Indeling Hier zie je de reeksen waar dit team is ingedeeld en de rangschikking. SMART CLIENT VOOR CLUBS 18

19 C. Wedstrijden Hier krijg je een overzicht van alle wedstrijden die gepland zijn voor het geselecteerde team. Je kan ook Uit en Thuis aan- of uitvinken. Op die manier kan je gemakkelijk kalenderwijzigingen aanvragen (zie Handleiding Kalenderwijzigingen in Smart Client). Reeks/Poule Hier kan je alle reeksen/poules van de reguliere competitie en bekercompetitie raadplegen. Via de zoekbalk kan je eenvoudig de gewenste reeks of poule zoeken. Er zijn 4 tabbladen in Reeks/Poule : SMART CLIENT VOOR CLUBS 19

20 A. Algemeen Hier krijg je de indeling van alle reeksen/poules te zien. Je kan hier eveneens nagaan welke poulenummer (letter) aan jouw team toegewezen is in de reeks. Deze letters komen ook terug in het wedstrijdnummer. Voorbeeld: In ons voorbeeld is BBC Houtem toegewezen aan de letter M in de reeks 2 e Landelijke Dames B B. Planning Hier krijg je een overzicht van de speeldata van de geselecteerde reeks. Deze zijn vooraf ingesteld en daar kan u dus geen wijzigingen doen. C. Officialplanning Deze functie is momenteel nog niet actief. Hier zal je in een later fase de aangeduide scheidsrechters zien. Meer info hierover ontvang je later. SMART CLIENT VOOR CLUBS 20

21 D. Wedstrijden Hier krijg je een overzicht van alle wedstrijden van de geselecteerde reeks. Je kan via de bovenste balk zelf bepalen in welke volgorde je de wedstrijden wil zien. TIP: je kan deze gegevens ook kopiëren / exporteren naar Excel Accommodatie Hier vind je een overzicht van alle sporthallen die aanwezig zijn in onze database. Per sporthal kan je een overzicht bekijken van alle wedstrijden die in de geselecteerde accommodatie gespeeld worden. Via de zoekbalk kan je eenvoudig de gewenste accommodatie zoeken. Er zijn 2 tabbladen in Accommodatie : A. Algemeen Hier vind je de algemene informatie terug over de geselecteerde sporthal, zoals adres, telefoonnummer etc. SMART CLIENT VOOR CLUBS 21

22 B. Wedstrijden Hier vind je een overzicht van alle wedstrijden die in de geselecteerde sporthal gepland zijn. De wedstrijden van de eigen club kan je hier ook aanpassen (zie Handleiding Kalenderwijzigingen in Smart Client). Wedstrijd Hier vind je een overzicht van alle wedstrijden die door VBL georganiseerd worden. Je kan enkel zoeken op basis van wedstrijdnummer in dit tabblad, maar je kan jouw zoekopdracht wel verfijnen op basis van periode en niveau via de Uitgebreide zoekfunctie. Opmerking: op dit ogenblik zijn nog niet alle kalenderverantwoordelijken klaar met het aanmaken van de kalenders. Het aantal wedstrijden zal elke dag vermeerderen. Ook via deze weg kan je jouw eigen wedstrijden wijzigen (zie Handleiding Kalenderwijzigingen in Smart Client). SMART CLIENT VOOR CLUBS 22