Integraal Programmabeheersplan HWBP

Transcriptie

1 Integraal Programmabeheersplan HWBP Samen professioneel in control Datum 3 mei 2010 Status Definitief Pagina 1 van 72

2 Colofon Uitgegeven door Programmabureau HWBP Informatie Manager Programmabeheersing Telefoon Fax Uitgevoerd door R.J. Messemaeckers van de Graaff / N. Vrisou van Eck Opmaak Datum 3 mei 2010 Status Definitief Versienummer 2.0 Pagina 2 van 72

3 Integraal Programmabeheersplan HWBP Inhoud 1 INLEIDING ALGEMEEN IDENTIFICATIE REFERENTIEDOCUMENTEN DOCUMENTHIËRARCHIE LEESWIJZER LEESWIJZER...7 DEEL A ALGEMEEN PROGRAMMAOPDRACHT OPDRACHT VOORWAARDEN/KADERS DOELSTELLINGEN, RANDVOORWAARDEN EN UITGANGSPUNTEN DOELSTELLING VOOR HET HOOGWATERBESCHERMINGSPROGRAMMA DOELSTELLINGEN VOOR HET PROGRAMMABUREAU RANDVOORWAARDEN UITGANGSPUNTEN VAN DOELSTELLINGEN NAAR HOOFDTAKEN HOOFDTAKEN PROGRAMMABUREAU WATERSLAGKRACHT ORGANISATIE EN OMGEVING POSITIONERING PROGRAMMABUREAU BINNEN DE WATERDIENST POSITIE VAN HET PB HWBP BINNEN RWS ROLLEN, TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE HWBP-PARTNERS BEHEERSFILOSOFIE INLEIDING VERANTWOORDELIJKHEIDSVERDELING AFSTEMMING MANAGEMENTSYSTEMEN BEWAKING OP AFSTAND KWALITEITSBORGING RISICOGESTUURDE BEHEERSING PRINCIPE DEMING CIRKEL BEHEERSMODEL TUSSEN PROGRAMMABUREAU EN BEHEERDER INLEIDING SUBSIDIEVERLENING BEHEERSING BEHEERSMODEL TUSSEN PROGRAMMABUREAU EN OPDRACHTGEVER INLEIDING HERIJKING HWBP MANAGEMENTCONTRACTEN...33 Pagina 3 van 72

4 Integraal Programmabeheersplan HWBP 8.4 VGR HWBP AANTOONBAAR WERKEN...33 DEEL B WERKING VAN HET PROGRAMMABUREAU INTERNE ORGANISATIE PROGRAMMABUREAU HWBP INLEIDING ORGANOGRAM HOOFDTAKEN ROLHOUDERS INTERNE OVERLEGSTRUCTUUR PROGRAMMAMANAGEMENT DOEL EN TAKEN AANPAK, PRODUCTEN EN ACTIVITEITEN VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN INTERNE OVERLEGGEN (BINNEN DE WD) EXTERNE OVERLEGGEN PROGRAMMABEHEERSING DOEL EN TAKEN AANPAK, PRODUCTEN EN ACTIVITEITEN VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN EXTERNE OVERLEGGEN OMGEVINGSMANAGEMENT DOEL EN TAKEN AANPAK ACTIVITEITEN PRODUCTEN VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN EXTERNE OVERLEGGEN CONTRACTMANAGEMENT DOEL EN TAKEN AANPAK ACTIVITEITEN PRODUCTEN VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN SAMENWERKING BINNEN PB EXTERNE OVERLEGGEN TECHNISCH MANAGEMENT DOEL EN TAKEN ACTIVITEITEN AANPAK PRODUCTEN VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN SAMENWERKING BINNEN PB EXTERNE OVERLEGGEN PROGRAMMASECRETARIAAT...57 Pagina 4 van 72

5 Integraal Programmabeheersplan HWBP 15.1 DOEL EN TAKEN AANPAK EN ACTIVITEITEN...57 BIJLAGE A: AFKORTINGEN EN DEFINITIES...58 BIJLAGE B: VIGERENDE KADERS...60 BIJLAGE C: UITWERKING CONTACTMOMENTEN...62 ALGEMEEN...62 INVULLING VAN DE CONTACTMOMENTEN...63 BIJLAGE D: VIGERENDE TOETSCRITERIA PB HWBP...64 BIJLAGE E: VIGERENDE FORMATS PB HWBP...67 BIJLAGE F: OVERLEGSTRUCTUUR PB HWBP...68 BIJLAGE G: PRODUCTINFORMATIEMATRIX...71 Pagina 5 van 72

6 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Inleiding 1.1 Algemeen Om de regie te voeren op het Hoogwaterbeschermingsprogramma is in september 2006 het Programmabureau HWBP (PB) opgericht. Het voorliggende document beschrijft het functioneren en de werkwijze van het programmabureau inclusief de wijze waarop de subsidieverlening en programmabeheersing zijn ingericht. Het plan is bedoeld om inzicht te geven in de wijze waarop binnen het PB de IPM (Integraal Projectmanagement Model) rollen en de werkzaamheden worden ingevuld. Het vormt tevens de basis voor de samenwerking tussen het programmabureau en de beheerders. 1.2 Identificatie Projectnaam: Programmabureau Hoogwaterbeschermingsprogramma Programmamanager: H.W. van Andel Budgethouder: R. Hillen SAP nummer: P.555 Sturingstypologie: Aanleg Begrotingsartikel: Artikel Verantwoordelijke DG: DG RWS (resultaatsverplichting v.w.b. het Programmabureau, inspanningsverplichting v.w.b. het programma) 1.3 Referentiedocumenten Dit plan vervangt zowel het IPM-plan versie 7 d.d als het Plan van Aanpak Hoogwaterbeschermingsprogramma d.d De documenten, waarop het onderhavige plan gestoeld is, zijn: Basismodel beheersing Grote Projecten Kader Integraal projectmanagement Model RWS (IPM) Rolprofielen IPM Handreiking RWS MIT/SNIP projectrapportage Herziening van deze of andere richtinggevende documenten en besluiten kan aanpassingen van het programmabeheersplan tot gevolg hebben. 1.4 Documenthiërarchie De basis voor de opdracht aan het PB HWBP is in de Wet op de waterkering en de subsidieregeling vastgelegd. De opdrachtbrief aan het Programmabureau HWBP d.d. 26 oktober 2007 geeft de basis voor het onderliggende Integrale Programmabeheersplan (IPB). Hierin is de opdracht en opgave van het Programmabureau HWBP, de organisatie, haar beheersprincipes en de uitwerking hiervan voor het HWBP beschreven. Het IPB bestaat uit drie delen. In deel A wordt eerst het veld beschreven waarbinnen het PB HWBP opereert en vervolgens de organisatie van het PB HWBP, zowel intern als gerelateerd aan de programmapartners. In deel B, ook onderdeel van dit document, wordt de interne organisatie inclusief de rollen van de IPM rolhouders uitgewerkt. In een apart deel C zijn de werkprocessen met bijbehorende formats e.d. opgenomen. Deel C is een separaat document omdat daarmee aanpassingen en verbeteringen in procesbeschrijvingen eenvoudiger kunnen worden doorgevoerd. In onderliggende jaarplannen van het Programmabureau en haar rolhouders wordt een nadere uitwerking gegeven van de benodigde middelen en operationele invulling. De volgorde waarin hierboven de documenten zijn genoemd, geeft tevens hun onderlinge hiërarchie aan (zie onderstaande figuur). 6

7 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 Basis Wet op de waterkering Subsidie-regeling Opdracht Integraal Programma-beheersplan Deel A Deel B Deel C Jaarplannen PB-jaarplan Rolhouders-plannen Figuur 1 Documenthiërarchie 1.5 Leeswijzer Dit Integrale Programmabeheersplan beschrijft de organisatie, beheersfilosofie en modellen en uitwerking hiervan voor het PB HWBP. Het bevat delen van het voormalige IPM plan en het Plan van Aanpak HWBP. Ten behoeve van de borging van integraliteit over en samenhang tussen organisatie, beheersing en processen is hiermee sprake van één integraal plan, waarin het gehele managementsysteem van het Programmabureau is beschreven. Deel A bestaat uit een beschrijving van de opdracht aan en opgave van het Programmabureau, gevolgd door een beschrijving van de organisatie. Vervolgens wordt ingegaan op de beheersfilosofie en beheersmodellen (inen extern). In deel B zijn de doelen van het Programmabureau vertaald in de doelen voor de verschillende IPM-rollen en vervolgens vertaald in aanpak, activiteiten, producten. Tevens is per rol een beschrijving gegeven van de interne samenwerking en externe overleggen. Tot slot zijn in Deel C de procesbeschrijvingen opgenomen, zoals binnen het Programmabureau worden gehanteerd. 1.6 Leeswijzer Voor een gedetailleerde beschrijving van het subsidieverleningproces binnen de Waterdienst wordt verwezen naar het draaiboek subsidieverlening. 7

8 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 Deel A Algemeen 8

9 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Programmaopdracht 2.1 Opdracht De huidige opdracht voor het Programmabureau ligt vast in de opdrachtbrief van DGW aan RWS d.d. 26 oktober 2007 (kenmerk DGW/VW 2007/1434) en de daaraan voorafgegane brief (inclusief het Plan van Aanpak voor het Programmabureau Hoogwaterbescherming) van sdg aan de Waterdienst d.d. 22 juni 2007 (kenmerk SDG/Prod 2007/971/50993). Uw opdracht is om een Programmabureau in te richten dat het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) aanstuurt en beheerst in opdracht van DGW onder de voorwaarden die hierna en onder kwaliteit, geld, tijd, sturing en verantwoording en communicatie zijn aangegeven. Het Programmabureau heeft als taken om waterschappen 1 en Rijkswaterstaat te faciliteren bij het voorbereiden en realiseren van de versterkingswerken en houdt toezicht op de voortgang van het programma. Het Programmabureau dient, als het gaat om het aansturen en faciliteren van het HWBP, te opereren op het niveau van het gehele programma én op het niveau van de individuele beheerders. Ik verwacht daarbij veel aandacht op het beheersen van risico s. Het Programmabureau cq de Waterdienst verleent de subsidies en doet voorstellen inzake marktbenadering en innovatieve contracten en werkwijzen. De opdracht van het Programmabureau is verder het voorbereiden van de jaarlijkse rapportage aan de Tweede Kamer over het HWBP en de actualisatie van het HWBP binnen de beschikbare financiële reeks. En tenslotte is het de opdracht van het Programmabureau de SNIP2a en SNIP3 besluiten voor de projecten van RWS te toetsen ter voorbereiding van de besluitvorming door DGW. DGW adviseert als bevoegd gezag de Staatssecretaris over deze besluiten. Bron: Brief d.d. 26 oktober 2007, kenmerk DGW/VW 2007/ Voorwaarden/kaders Daarnaast zijn in de opdracht, die in deze paragraaf is samengevat, voorwaarden en kaders gesteld Voorwaarden ten aanzien van kwaliteit Het Programmabureau dient te stimuleren dat de vigerende leidraden van het Expertise Netwerk Waterveiligheid (opvolger van de TAW) worden gebruikt bij het ontwerp van de verbetermaatregelen. Deze leidraden stellen onder andere eisen aan de robuustheid en doelmatigheid. Robuust en doelmatig ontwerpen Goed (robuust) ontwerpen betekent: in het ontwerp rekening houden met toekomstige ontwikkelingen en onzekerheden, zodat het uitgevoerde ontwerp tijdens de planperiode blijft functioneren zonder dat ingrijpende en kostbare aanpassingen noodzakelijk zijn en dat het ontwerp uitbreidbaar is indien dat economisch verantwoord is 2. Doelmatig ontwerpen betekent: zodanig ontwerpen, dat de te leveren inspanningen en uitgaven om het ontwerp te realiseren daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel (voldoen aan de norm) en de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. Hieronder wordt ook de voorwaarde sober gevat, waarmee wordt bedoeld dat niet meer wordt gedaan dan datgene wat onder robuust en doelmatig valt Voorwaarden ten aanzien van geld Het Kabinet stelt de budgettaire middelen ter beschikking, waarmee het HWBP kan worden gerealiseerd. Binnen de programmaomgeving is DGW de toegewezen budgethouder. Het Programmabureau verleent binnen dit kader subsidies aan de waterschappen. 1 Hiermee worden zowel de waterschappen als hoogheemraadschappen bedoeld. 2 Leidraad Rivieren, Ministerie van Verkeer en Waterstaat, juli

10 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 Het Programmabureau heeft mandaat om te sturen op programmaniveau en daarmee om binnen het door DGW ter beschikking gestelde budget van het HWBP te schuiven met budgetten tussen projecten en met kasritmes tussen jaren. Eventuele bijstellingen van de ramingen van de projecten worden afhankelijk van de omvang middels de voortgangsrapportage of direct gecommuniceerd met DGW Voorwaarden ten aanzien van tijd Het Programmabureau heeft de inspanningsverplichting om de HWBP projecten van de waterschappen 3 voor eind 2015 te realiseren. Daarnaast heeft DG RWS de opdracht om de projecten van RWS uiterlijk voor 2013 te realiseren met uitzondering van de Afsluitdijk (die staat vooralsnog op einddatum 2017). NB Recentelijk is geconstateerd, dat enkele projecten niet voor eind 2015 gerealiseerd kunnen worden. Aangepaste afspraken hierover zullen naar verwachting worden gemaakt in de herziene opdracht Voorwaarden ten aanzien van sturing en verantwoording Grote Projecten Het Programmabureau is verzocht om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de werkwijze Grote Projecten, ondanks dat het programma niet deze status heeft Voortgangsrapportage en verantwoording Het Programmabureau rapporteert drie keer per jaar aan DG-RWS over de voortgang van het HWBP. Het Programmabureau bereidt ook de jaarlijkse conceptrapportage aan de Tweede Kamer voor evenals een concept van een geactualiseerd HWBP en een concept aanbiedingsbrief aan de TK. De interne rapportage bestaat uit een rapportage over de voortgang op programmaniveau en op het niveau van individuele projecten met een startraming hoger dan 25 mln. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de projecten van de waterschappen/hoogheemraadschappen en van RWS. Formeel rapporteert het Programmabureau via de HID van de Waterdienst en de (p)dg Rijkswaterstaat aan de (p)dg Water over alle aspecten. Er is wel informeel direct contact tussen het Programmabureau en DGW. Aanvullend hierop wordt een externe versie van de VGR gemaakt, waarmee de programmapartners en andere betrokkenen op de hoogte worden gebracht van de stand van zaken van het HWBP Subsidieregeling De projecten die uitgevoerd worden door de waterschappen/hoogheemraadschappen vallen onder de subsidieregeling Bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren (Stcrt 2006, 28 en Regeling tot wijziging van de Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren in verband met de centrale behandeling van de subsidieaanvragen, Stcrt 2007, 234). Deze is geconsolideerd en nader uitgewerkt in het Instrumentarium voor de subsidiëring van verbeteringsmaatregelen aan primaire waterkeringen uitgevoerd door waterschappen/hoogheemraadschappen en opgenomen in het Hoogwaterbeschermingsprogramma, bestaande uit Deel A: Geconsolideerde versie Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren, Deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen en Deel C: Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma (Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directoraat Generaal Water; december 2007) MIRT / SNIP 4 projecten De projecten die uitgevoerd worden door Rijkswaterstaat vallen onder het Spelregelkader Natte Infrastructuurprojecten. Met de vaststelling van het HWBP op 23 oktober 2006 werd voor de RWS-projecten de verkenningsfase (SNIP-moment 1) afgerond en is het SNIP2-besluit genomen. DGW bereidt de SNIP2a en SNIP3- besluiten voor de Staatssecretaris voor en wordt hierover geadviseerd door het Programmabureau. 3 Hiermee worden zowel de waterschappen als hoogheemraadschappen bedoeld. 4 Het Spelregelkader SNIP gaat per 1 juni 2010 over in het MIRT-spelregelkader. 10

11 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Voorwaarden ten aanzien van communicatie Het Programmabureau verzorgt de communicatie en PR, die nodig is om het HWBP goed te kunnen aansturen en beheersen, inclusief de benodigde ondersteuning richting de beheerders. De externe communicatie over het programma is ondergebracht bij Nederland leeft met water. 11

12 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Doelstellingen, randvoorwaarden en uitgangspunten 3.1 Doelstelling voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma De doelstelling voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma is: De primaire waterkeringen binnen het HWBP voldoen in 2015 aan de norm en realisatie daarvan gebeurt binnen het daarvoor beschikbaar gestelde budget. Er is echter geen sprake van een formeel taakstellend budget voor het HWBP. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het PB en de beheerders aan deze doelstelling invulling te geven. Het PB interpreteert deze doelstelling als een inspanningsplicht. Deze doelstelling wordt daarbij gehanteerd als baseline. Het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) bestaat uit de projecten die opgenomen zijn in de door de Staatssecretaris van Verkeer en Waterstaat vastgestelde lijst met oorspronkelijk 97 5 verbeteringsmaatregelen, voortkomend uit de eerste en tweede toetsing en de Zwakke Schakels langs de kust, die uitgevoerd moeten zijn om voldoende bescherming te bieden tegen overstroming vanuit gevaarlijk buitenwater zoals omschreven in de Wet op de waterkering (d.d. 18 september 2007). In deze lijst zijn het nummer en de naam van het project, de beheerder, de projectingreep, de uitvoeringsperiode (tijd), de fase en de ingeschatte kosten per project vastgelegd. Vervolgens zijn in april 2008 intentieverklaringen voor realisatie van de HWBP projecten getekend door de provincies, beheerders en de staatssecretaris met daarin de aangepaste inzichten ten aanzien van tijd en geld. Sindsdien zijn er een aantal wijzigingen ten aanzien van inhoud van het project, de uitvoeringsperiode en/of ingeschatte kosten aangedragen bij DGW, welke inmiddels zijn goedgekeurd of nog in behandeling zijn. Ook zijn er inmiddels voor een aantal projecten (voorlopige en definitieve) beschikkingen afgegeven. Conform de subsidieregeling stelt de Staatsecretaris jaarlijks (streefdatum 1 september) het uitvoeringsprogramma, bestaande uit de budgetreservering voor het aankomende jaar, vast. Dit budget wordt vervolgens toegekend in de managementcontracten: voor de RWS projecten in de managementcontracten van de betreffende regionale diensten en voor de overige projecten in het managementcontract van de Waterdienst. 3.2 Doelstellingen voor het Programmabureau Primaire doelstellingen De primaire doelstelling van het Programmabureau is : het leveren van een maximale inspanning (in termen van subsidie verlenen, beheersen, rapporteren en adviseren) om de doelstelling van het Hoogwaterbeschermingsprogramma te halen binnen de in de opdracht gestelde voorwaarden. De opdracht aan het Programmabureau is in overleg met DGW uitgewerkt in de volgende subdoelstellingen: Het Programmabureau is een excellente subsidieverlener Dit betekent, dat het programmabureau beoordeelt, beschikt en betaalt volgens gestelde termijnen en procedures. De voorlopige subsidieaanvraag wordt, mits volledig aangeleverd, binnen 6 weken na ontvangst van de brief van de beheerder door de Waterdienst afgewikkeld. De formele reactie van de Waterdienst aan het waterschap/hoogheemraadschap is daarbij ijkpunt. In de aanvraag gesignaleerde afwijkingen van de subsidieregeling worden tenminste twee weken voor het verstrijken van deze termijn aan de aanvrager schriftelijk gemeld en beargumenteerd. De voorschotverlening en acceptatie van de jaarverantwoording (jaarafrekening) vindt, mits volledig aangeleverd, binnen 6 weken na ontvangst van de brief van de beheerder door de Waterdienst plaats. De formele reactie van de Waterdienst aan het waterschap/hoogheemraadschap is daarbij ijkpunt. Afwijkingen worden tenminste twee weken voor het verstrijken van de termijn aan de aanvrager schriftelijk gemeld en beargumenteerd. 5 Op het moment van vaststellen van dit beheersplan staat de teller op 92 projecten. 12

13 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 De beheersing is op orde De beheersing op orde betekent dat het programma met een grote mate van zekerheid stabiel is en dat risico s tijdig worden gesignaleerd en bijsturing in principe mogelijk is. Dit doel is als volgt vertaald: o Op programmabureau is de beheersing op orde dat wil zeggen: Er is een vastgesteld beheersmodel dat door alle betrokken partijen wordt onderschreven Het beheersmodel is operationeel en wordt intern getoetst op effectiviteit o Voor alle projecten zijn na het eerste contactmoment beschikbaar: een actuele PPI en SSK/PRI een risicodossier o Voor alle projecten wordt door het Programmabureau een maximale inspanning geleverd om te zorgen, dat de externe kwaliteitsborging (EKB) operationeel is tussen het programmabureau en de beheerders, waarmee de interne kwaliteitsborging (IKB) van de beheerders kan worden getoetst. Toets op inkoop Het programmabureau toetst de voorbereiding voor de aanbesteding van de projecten door de Waterschappen op efficiency en doelmatigheid Secundaire doelstellingen Inleiding Voor het Programmabureau gelden secundaire doelstellingen volgend uit Waterslagkracht. Binnen Waterslagkracht zet Rijkswaterstaat de schijnwerpers op Water en pakt Rijkswaterstaat de interne vernieuwing van de organisatie krachtig op, wat betekent meer focus op kerntaken, op tijd en binnen budget werken en laten zien waar we trots op zijn. Voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma betekent de focus op kerntaken, dat in de manier van werken, rol en communicatie de focus ligt op waterveiligheid. Aangezien dit reeds de basis is van de voorwaarden waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd (en verankerd is in de subsidieregeling), is hier geen separate doelstelling voor het Programmabureau voor opgesteld. Aangezien het binnen tijd en budget realiseren van de projecten al de primaire doelstelling van het HWBP is, is ook hiervoor geen separate doelstelling voor opgesteld. Om te laten zien waar we trots op zijn, zijn binnen Waterslagkracht projecten gekozen, die extra aandacht krijgen, waaronder één project uit het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Dit zogeheten lintjesproject is project WZ-005 Delflandse Kust. Als aanvullende secundaire doelstelling voor het programmabureau geldt het ervoor zorg dragen, dat de lintjeknip-momenten van het project Delflandse Kust voldoende in de schijnwerpers staan. 3.3 Randvoorwaarden Wet- en regelgeving Bij het opstellen van dit plan is de onderstaande wet- en regelgeving als randvoorwaarde meegenomen. De Waterwet 6. Comptabiliteitswet. Regeling Bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren inclusief de Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire keringen en het Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma. Het SNIP 7 -spelregelkader voor natte infrastructuurprojecten voor de RWS projecten Rechtmatigheid van betaling Rechtmatigheid in de zin van de Comptabiliteitswet betekent dat de betaling verloopt in overeenstemming met begrotingswetten en andere van toepassing zijnde wettelijke regels. Dat wil zeggen dat voorafgaand aan de betaling wordt aangetoond, dat de prestatie is geleverd conform vooraf vastgestelde kwaliteitseisen, in dit geval de beschikkingsvoorwaarden. 6 NB De oorspronkelijk op het HWBP ban toepassing zijnde Wet op de Waterkering is op 9 december 2009 overgaan in de Waterwet. 7 NB Het SNIP spelregelkader gaat per 1 juni 2010 op in het MIRT-spelregelkader. 13

14 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 Voor de subsidieverlening neemt de aantoonbare kwaliteitsborging door de beheerders een centrale plaats in bij het aantonen van rechtmatigheid van betaling inclusief de in opdracht van de beheerder uitgevoerde externe accountantscontrole op de financiële (eind/jaar)verantwoordingen. De externe accountant van de beheerder toetst of deze zijn rol als bewaker van de rechtmatigheid van betaling naar behoren heeft ingevuld. Het PB gaat na hoe de beheerder, als opdrachtgever van ingenieursbureaus en aannemers, heeft vastgesteld, dat datgene is geleverd wat contractueel is afgesproken en voldoet aan de beschikkingsvoorwaarden, zowel kwantitatief (het fysieke product) als kwalitatief. Indien de prestatie is geleverd en de kwaliteit is aangetoond, is de betaling rechtmatig. Voor een goed wederzijds begrip tussen beheerder en het Programmabureau is het essentieel, dat beide partijen hier hetzelfde beeld hebben bij rechtmatigheid van betaling Voorfinanciering Ook mag door de overheid niet worden voorgefinancierd. Dit is tussen de subsidieverstrekker en de beheerder geborgd binnen de subsidieregeling, doordat: de beheerder de laatste 20% van het totale beschikkingsbedrag pas mag factureren na ontvangst van een definitieve beschikking (en hiermee afronding van het project), de verstrekking van de jaarlijkse voorschotten wordt onderbouwd op basis van de verwachte uitgaven in het lopende jaar, de voorbereidingskosten pas mogen worden gefactureerd na het ontvangen van een voorlopige beschikking. er jaarlijks een afrekening plaatsvindt, waarbij eventuele verschillen tussen het ontvangen jaarvoorschot en de financiële jaarverantwoording worden verrekend. Daarnaast worden tot op heden door de waterschappen/hoogheemraadschappen alle projecten gerealiseerd middels traditionele contract- en toezichtvormen (directievoering). Binnen deze contractvormen wordt alleen betaald nadat is aangetoond, dat het gefactureerde werk voldoet aan de gestelde eisen. 3.4 Uitgangspunten Werkwijze gebaseerd op UPP De werkwijze van het PB is gebaseerd op de standaard processen van de RWS, de Uniforme Primaire Processen (UPP). Deze processen zijn uitgangspunt voor de procesinvulling door het Programmabureau, met name de procesbeschrijving voor de subsidieverlening IPM-model Voor de aansturing van een project is het IPM-model binnen de RWS de vigerende standaard. Binnen het IPM worden de volgende deelprocessen onderscheiden: Projectmanagement, Technisch Management, Omgevingsmanagement, Contractmanagement, Projectbeheersing en Projectondersteuning. Echter omdat het IPM-model in eerste instantie ontwikkeld is voor projecten in de GWW sector, voorziet het niet in het verlenen van subsidie en evenmin in activiteiten op programmaniveau. Hierdoor is het niet een op een te vertalen naar het Programmabureau HWBP. Wel is het gehanteerd als leidraad bij het invullen van de organisatie Beheersmodel voor de Grote Projecten Het Hoogwaterbeschermingsprogramma heeft niet de status van een Groot Project. Het Programmabureau rapporteert via de reguliere DG-HID lijn en is opgenomen binnen de begroting van de Waterdienst. Wel is de aanpak daar waar mogelijk gebaseerd op het Beheersmodel voor de Grote Projecten. 14

15 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Verdeling van taken en verantwoordelijkheden Bij het opstellen van dit plan is uitgegaan van de volgende verdeling van taken en verantwoordelijkheden: De taakuitvoerende is de taakverantwoordelijke. De subsidieverlening voor alle projecten binnen het Hoogwaterbeschermingsprogramma wordt verzorgd door het Programmabureau via de HID Waterdienst voor projecten < 50 mln. of de DG RWS voor projecten > 50 mln. Er is geen structurele vertegenwoordiging van de subsidieverlener in de projectorganisaties bij de beheerders. Waterschappen/hoogheemraadschappen zijn zelf verantwoordelijk voor de doelmatigheid van ontwerpen, een sobere en doelmatige realisatie van de projecten en de kwaliteitsborging binnen de projecten. De regionale diensten van Rijkswaterstaat zijn verantwoordelijk voor de realisatie van RWS projecten. Belangrijke richtlijn voor de verdere invulling van de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling is de stelling samen professioneel in control. Deze is als volgt uitgewerkt: Er is een heldere en eenduidige verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Men is bekend met en heeft respect voor elkaars taken en verantwoordelijkheden. Vragen om kwaliteit bij de beheerders vraagt om kwaliteit van het Programmabureau. Het Programmabureau is verantwoordelijk voor een transparante informatievoorziening naar de beheerders; de beheerders zijn verantwoordelijk voor een transparante informatievoorziening aan het Programmabureau. Het Programmabureau richt haar projectbegeleiding risicogestuurd in aan de hand van het EKB-principe 8. Dit betekent onder andere dat de beheerder aantoont, dat aan de gestelde eisen is voldaan, en dat het programmabureau dit verifieert middels proces- en/of producttoetsen (bewaking op afstand). Het Programmabureau draagt zorg voor een aantoonbare invulling van haar taken, zodat dit geverifieerd kan worden door hogere managementniveaus Invulling van het Programmabureau Het Programmabureau maakt bij invulling van haar taken zoveel mogelijk gebruik van de expertise, die binnen de verschillende Rijkswaterstaatdiensten en waterschappen/hoogheemraadschappen aanwezig is. 8 Maakt binnen Rijkswaterstaat onderdeel uit van systeemgerichte contractbeheersing (SCB). 15

16 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Van doelstellingen naar hoofdtaken 4.1 Hoofdtaken Programmabureau Zoals al uit de primaire doelstelling (zie paragraaf 3.1) blijkt, kent het Programmabureau de volgende hoofdtaken: 1. Management en uitvoering van het subsidieverleningproces in het kader van het HWBP. 2. Beheersing van het HWBP ten aanzien van de gestelde mijlpalen en het beschikbaar gestelde budget. Ten behoeve van de beheersing vervult het Programmabureau de volgende rollen: Toetser van de voortgang van de voorbereiding en realisatie van de HWBP projecten en binnen deze rol is het Programmabureau rapporteur en adviseur aan DGW / Staf DG voor het gehele programma. Adviseur van de beheerders van de betreffende keringen op het gebied van techniek en beheersing. Een zorgvuldige uitwerking hoofdtaken binnen het Programmabureau én een heldere beschrijving van de processen zorgt ervoor dat het PB deze taken goed van elkaar scheidt. In de organisatiebeschrijving wordt hier verder op ingegaan. In deel C van dit beheersplan zijn de belangrijkste processen beschreven Subsidieverlening Het Programmabureau geeft uitvoering aan de subsidieverlening voor de projecten binnen het Hoogwaterbeschermingsprogramma, die door de waterschappen/hoogheemraadschappen worden gerealiseerd. De Rijkswaterstaat projecten worden gefinancierd in de managementcontracten van de betreffende regionale diensten van Rijkswaterstaat. De subsidieverlening wordt uitgevoerd conform de Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren, de Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen en het Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma. Voor verdere informatie over de subsidieverlening wordt hiernaar verwezen Beheersing Het doel is vanaf ultimo 2009 een stabiel HWBP te hebben. Stabiel is binnen het HWPB gedefinieerd als: 1. Met een grote mate van zekerheid (85%) blijft het programma binnen de vastgestelde kaders (tijd en geld). De projecten afzonderlijk, en daarmee het programma, voldoen aan de (technische) eisen ten aanzien van kwaliteit. Hiervoor worden de ramingen en planningen van de afzonderlijke projecten opgeteld tot een raming en planning voor het gehele programma, inclusief de risico s en onzekerheden, die bij de projecten worden onderkend. De kwaliteit wordt middels toetsingen bewaakt. 2. Verstoringen van binnenuit of buitenaf kunnen zoveel mogelijk worden opgevangen binnen de overeengekomen kaders. 3. De administratie van het programma is continu op orde (inclusief de 4-maandelijkse voortgangsrapportages van de beheerders), met andere woorden het Programmabureau is te allen tijde op de hoogte van de actuele stand van zaken van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Wat is stabiel? Een stabiele auto kan gemakkelijk kleine hobbels opvangen, zonder dat dit in de wegligging voelbaar is. Grotere hobbels voel je wel, maar de auto herstelt zich direct. Bij een sterke zijwind zal je het stuur wat steviger vast moeten houden, maar de auto zal op de weg blijven. En als je dan toch van de weg dreigt te raken, zul je moeten bijsturen. 16

17 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 Belangrijke taken om een stabiel HWBP te realiseren zijn: Het onderkennen van de belangrijkste programmarisico s (o.a. vanuit de projecten) en het in beeld brengen van de mogelijke invloed daarvan op de eindmijlpaal en programmaraming. Dit wordt onder andere ingevuld door: a. het toetsen van de voortgangsrapportages van de beheerders, b. het opstellen van de trimesterrapportage van het HWBP, c. het toetsen van de projectbeheersing en producten van beheerders (o.a. in contactmomenten), d. het baselinebeheer (o.a. beheer scopeformulieren en optellen tot programmaraming en planning), e. het invullen van omgevingsmanagement, f. de directe communicatie met de beheerders, g. het invullen van risicomanagement op programmaniveau. Het uitvoeren van alle noodzakelijke beheersmaatregelen, waaronder: a. het ondersteunen/adviseren van de beheerders, b. communicatie, c. (bestuurlijke) escalatie. Voldoende gekwalificeerde menskracht beschikbaar hebben om de daarvoor relevante beheersmaatregelen uit te voeren, 4.2 Waterslagkracht De secundaire doelstellingen voor het Programmabureau komen voort uit Waterslagkracht: Het eraan bijdragen, dat de lintjeknip-momenten van enkele geselecteerde projecten, o.a. het project Delflandse Kust, voldoende in de schijnwerpers staan. Om invulling te geven aan de doelstelling ten aanzien van Waterslagkracht worden de volgende taken uitgevoerd: binnen het HWBP is het project Delflandse kust aangewezen als Waterslagkracht project het tijdig communiceren van verwachte lintje-knipmomenten met Nederland leeft met water, het tijdig informeren van de coördinerende directeur over potentiële problemen naast de reguliere voortgangsrapportages, het ondersteunen van de communicatie tussen Nederland leeft met water en het Hoogheemraadschap Delfland. 17

18 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Organisatie en omgeving In dit hoofdstuk wordt de organisatie van het programmabureau en haar omgeving beschreven. Voor een beheerst programma is een goede organisatiebeschrijving essentieel. Alle betrokken partijen kennen hun positie ten opzichte van de anderen en processen zijn hiermee in overeenstemming. 5.1 Positionering Programmabureau binnen de Waterdienst Het PB valt direct onder het Directieteam van de Waterdienst. Het eerste aanspreekpunt is de Directeur Netwerk Water. Vanwege de omvang van het programma, de consequenties voor de begroting van de Waterdienst en de bestuurlijke uitstraling zijn er daarnaast directe contacten met de directeur bedrijfsvoering en de HID van de Waterdienst. Het hoofd van de afdeling Aanleg Hoogwaterbescherming is eerst verantwoordelijk voor de aanlevering van capaciteit voor het Programmabureau vanuit de afdeling NWAH en het HRM van de NWAH medewerkers van het programmabureau. Daarnaast leveren BIO en BBD capaciteit voor respectievelijk inkoop/subsidieverlening en de programmabeheersing. De afdeling BCT voert projectcontrol uit voor het programmabureau. Figuur 2 Positie PB HWBP binnen Waterdienst 5.2 Positie van het PB HWBP binnen RWS Het PB, dat de regie voert op de realisatie van het HWBP, is onderdeel van de Waterdienst en daarmee van DG RWS. Formele lijnen worden in dat verband aangehouden, terwijl het PB informeel direct afstemt met DGW. Figuur 3 Positie PB HWBP binnen het ministerie van Verkeer en Waterstaat Binnen het HWBP worden de meeste projecten onder verantwoordelijkheid van Waterschappen/hoogheemraadschappen gerealiseerd (dit zijn de subsidieprojecten). Er is ook een tiental projecten dat onder verantwoordelijkheid van regionale diensten van RWS wordt uitgevoerd. Deze worden ook via die lijn gefinancierd. De sturingsrelatie met deze projecten wijkt derhalve af van die met de waterschapsprojecten. Hieronder zijn beide sturingsrelaties weergegeven. In de praktijk worden de RWS projecten begeleidt door de projectbegeleiders. De CM houdt het overzicht over de RWS-projecten binnen het HWBP. 18

19 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 Figuur 4 Sturingslijnen t.a.v. subsidieprojecten Figuur 5 Sturingslijnen t.a.v. RWS projecten 5.3 Rollen, taken en verantwoordelijkheden van de HWBP-partners In het besluitvormingsproces over verbeterwerken zijn verschillende partijen betrokken. Zij vervullen verschillende rollen en hebben verschillende taken en verantwoordelijkheden, die deels volgen uit wetten en regelgeving. Voor het professionaliseren van het proces rond het Hoogwaterbeschermingsprogramma is het wenselijk deze rollen specifiek te benoemen. In het Plan van Aanpak Omgevingsmanagement is een Stakeholderanalyse opgenomen. Dit hoofdstuk geeft op hoofdlijnen een beeld van de rollen, taken en bevoegdheden van de verschillende partijen beschreven die van toepassing zijn bij de uitvoering van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Een verdere uitwerking van de rollen en taken ten aanzien van de producten van het Programmabureau is opgenomen in Bijlage G: Productinformatiematrix De Minister/Staatssecretaris van Verkeer en Waterstaat De Staatssecretaris van Verkeer en Waterstaat stelt jaarlijks het Hoogwaterbeschermingsprogramma vast en stelt de financiën beschikbaar voor de te verbeteren primaire keringen. De Staatssecretaris legt verantwoording af aan de Tweede Kamer over de efficiency en effectiviteit van de bestede middelen ten behoeve van de uitvoering van het Hoogwaterbeschermingsprogramma DG Water (DGW) Het beleidsdepartement DGW van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat is eindverantwoordelijk voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor de reserveringen van de benodigde budgetten binnen de begroting van het ministerie en de subsidieregeling. Daarmee is DGW verantwoordelijk voor het opstellen van verantwoordingsrapportages aan de Tweede Kamer en de algehele voortgang van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. 19

20 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Rijkswaterstaat Rijkswaterstaat vervult diverse rollen in het kader van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Regionale diensten Als beheerder is de regionale dienst van RWS verantwoordelijk voor de dijken en kunstwerken in beheer van het Rijk en daarmee voor de realisatie van de RWS projecten, vergelijkbaar met de waterschappen. Voortgangsrapportages van RWS projecten worden door de RD aan het Programmabureau geleverd. DG RWS en sdg DG RWS is binnen het ministerie van Verkeer en Waterstaat de opdrachtnemer voor het HWBP. Het Programmabureau is voor DG RWS de backoffice voor de RWS projecten. sdg levert voor de RWS projecten de managementcontracten, financiële afspraken, gemaakte afspraken etc. aan het PB. Het PB voert gegevens in over de RWS projecten in de PMPA database van sdg. Het PB adviseert en ondersteunt DG RWS bij invulling van het opdrachtgeverschap voor de RWS projecten. Het Programmabureau beoordeelt in opdracht van DG RWS de RWS projecten en adviseert DG RWS daarover. sdg is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de agentschapbijdrage en is het directe aanspreekpunt wat betreft financiën (verplichting en kas) voor het Programmabureau. Waterdienst De rol van subsidieverlener en programmamanager wordt binnen RWS ingevuld door de Waterdienst en binnen de WD geeft het programmabureau HWBP hier invulling aan. Daarnaast ondersteunt het programmabureau DGW bij de voortgangsrapportages aan de 2 e kamer Waterschap /hoogheemraadschap Het waterschap/hoogheemraadschap is veelal beheerder van de waterkering. Bij een afgekeurde waterkering is hij opdrachtgever voor het verbeteringsplan. Het waterschap/hoogheemraadschap bereidt beslissingen voor, voert overleg met de andere betrokken partijen, creëert draagvlak in de regio en neemt de beslissing over een verbeteringsplan, waarna hij dit verbeteringsplan voorlegt aan de provincie ter goedkeuring. Het waterschap/hoogheemraadschap zorgt ook voor de financiering van het project. Tenslotte voert het waterschap/hoogheemraadschap het verbeteringsplan, veelal een dijkversterkingmaatregel, uit. De waterschappen/hoogheemraadschappen rapporteren elk trimester aan het Programmabureau. In het kader van projectmanagement van de projecten draagt het waterschap/hoogheemraadschap zorg voor risicomanagement en initieert de overleggen ten behoeve van de contactmomenten met het programmabureau HWBP Provincie De provincie houdt toezicht op de waterschappen en is toezichthouder op alle primaire waterkeringen. Zij is bevoegd gezag voor de Milieueffectrapportage en het goedkeuren van het verbeteringsplan én het uitvoeren van een gecoördineerde procedure van vergunningen. Voor de prioritaire Zwakke Schakels op het Hoogwaterbeschermingsprogramma is de provincie coördinator van de planstudies. Daarnaast zorgt de provincie voor een goede waarborg van de ruimtelijke kwaliteit bij een verbeteringsproject Burgers, bedrijven, gemeenten en andere belanghebbenden De burger is in deze situatie de klant. De verbeteringsmaatregel moet bijdragen aan zijn veiligheid. Bij de maatregel moet rekening worden gehouden met de kwaliteit van zijn leef/woonomgeving. De burger heeft via procedures de mogelijkheid tot inspraak over de maatregel en de ruimtelijke inpassing. Binnen de subsidieregeling wordt ruimtelijke inpassing in bepaalde mate meegenomen. Bij het ontwerpen en uitvoeren van de verbetermaatregel zijn ook andere mensen / partijen belanghebbend. Zij zijn veelal betrokken omdat zij een directe relatie hebben met het verbeteringsproject (bijvoorbeeld: bedrijfsobject staat tegen de te verbeteren dijk) of een specifiek belang hebben. De gemeente is vanuit de ruimtelijke ordening betrokken bij een verbeteringsproject. Enkele voorbeelden zijn: de inbreng vanuit de welstandscommissie bij projecten in stedelijk gebied, het verkeersplan tijdens de uitvoering én een ruimtelijke kwaliteitsimpuls als nevendoel van een versterkingswerk. De directe relatie met deze partijen wordt vormgegeven door de beheerders van de keringen. 20

21 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Overleg met de partners Naast de overleggen langs de opdrachtlijn tussen het Programmabureau, DT Waterdienst, DG RWS en DGW kent het Programmabureau verschillende externe overleggen. Hieronder zijn de belangrijkste toegelicht. In contact met de beheerders, waterschappen/hoogheemraadschappen en regionale diensten van Rijkswaterstaat zijn verschillende overleggen geïnitieerd. Primair zijn dat de contactmomenten en voortgangsgesprekken, die verderop nader worden toegelicht. Deze markeren belangrijke momenten in de programmabeheersing. Om de ontwikkeling van de programma- en projectbeheersing ook in de praktijk goed te kunnen volgen zijn in 2008 een begeleidingsgroep en supportgroep ingesteld. De begeleidingsgroep had als doel de ontwikkelingen op het gebied van programmabeheersing op HWBP niveau te delen met de Waterschappen. De Supportgroep was ingesteld om een platform te creëren waar de waterschappen onderling kennis en ervaring kunnen uitwisselen op het gebied van projectorganisatie en beheersing binnen het HWBP. Figuur 6 Externe overlegstructuur PB HWBP Vanaf 1 januari 2010 zijn de begeleidingsgroep en de supportgroep samengevoegd. De doelstellingen van beide afzonderlijke overleggen bleken goed samen te voegen tot één overleg. Het overlegorgaan gaat verder als de supportgroep. In de supportgroep nemen deel: een vertegenwoordiging van het programmabureau alle waterschappen het IPO als vertegenwoordiging van de provincies vertegenwoordigers van enkele RWS projecten binnen het HWBP Uiteraard kent het Programmabureau daarnaast verschillende, veelal ad hoc, overleggen binnen de Waterdienst, waaronder met het DT en de afdelingen BIO, BBD, BCT en NWAH. Een verdere uitwerking van de overleggen (inhoud, samenstelling en frequentie) is opgenomen in Bijlage F: Overlegstructuur PB HWBP. 21

22 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: Beheersfilosofie 6.1 Inleiding Het Programmabureau is een bijzonder bureau. Niet alleen door de gegeven taak, maar met name de bijzondere positionering tussen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat en beheerders maakt het Programmabureau tot iets bijzonders. Om dit zorgvuldig te doen wordt met name goed gekeken naar de verantwoordelijkheidsverdeling van de verschillende spelers in het veld. De afstemming tussen het programmamanagement door het Programmabureau en het projectmanagement door de beheerders is daarbij van essentieel belang evenals aantoonbaar vertrouwen tussen alle partijen, dat wordt ingevuld middels externe kwaliteitsborging. Ten behoeve van een efficiënte en effectieve invulling van de taken van het Programmabureau wordt een belangrijk deel van de activiteiten risicogestuurd ingevuld en de Demingcirkel gehanteerd. Een nadere toelichting van bovenstaande aspecten is opgenomen in onderstaande paragrafen. 6.2 Verantwoordelijkheidsverdeling Een belangrijk uitgangspunt bij invulling van de beheersing is, dat eindverantwoordelijkheid voor beheersing daar ligt waar daadwerkelijk beheerst kan worden. Dat betekent concreet, dat: - beheerders verantwoordelijk zijn voor de beheersing van de realisatie van maatregelen, en - het programmabureau verantwoordelijk is voor regie op en rapportage over het HWBP - het programmabureau verantwoordelijk is voor advies aan DG RWS op het gebied van programmabeheersing voor de RWS projecten - en het programmabureau verantwoordelijk is voor begeleiding van de beheerders bij (verbetering van) de beheersing van de projecten. De waterschappen/hoogheemraadschappen zijn opdrachtgever voor het verbeteringsplan, veelal een dijkversterkingsplan, én voeren het verbeteringsplan uit. Consequentie van het neerleggen van de verantwoordelijkheid voor uitvoering van een project bij het betreffende waterschap/hoogheemraadschap is, dat het waterschap/hoogheemraadschap de beheersing van haar eigen projecten dient te borgen. Zij kan dat immers het beste. Hiermee wordt aangesloten bij de belangrijkste wijziging die doorgevoerd is bij de herziening van de subsidieregeling eind 2007, namelijk het vergroten van de zelfstandigheid van de waterschappen/hoogheemraadschappen 9. Hiermee heeft het waterschap/hoogheemraadschap de mogelijkheid om de projectbeheersing op een voor haar optimale manier in te richten; dit betekent onder andere passend bij de aard en omvang van het project, de betrokken medewerkers, de projectomgeving, de beschikbare instrumenten, processen en systemen. Op deze manier heeft het waterschap/hoogheemraadschap de ruimte om haar operational excellence maximaal in te zetten door de voor haar meest geëigende werkwijzen te hanteren. 6.3 Afstemming managementsystemen Belangrijk aspect bij invulling van de beheersing is, dat het programmamanagement door het Programmabureau zoveel mogelijk aansluit op het projectmanagement door de beheerder en v.v. Het waterschap/hoogheemraadschap is de staande organisatie van waaruit de projecten worden aangestuurd en uitgevoerd. Het projectplan maakt onderdeel uit van het korte/middellange termijnplan van het waterschap/hoogheemraadschap, de binnen het project doorlopen procedures sluiten aan op de vigerende procedures binnen het waterschap en daar waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van de standaard instrumenten van het waterschap/hoogheemraadschap (zie onderstaande figuur). 9 Onder andere door als Rijkswaterstaat niet meer deel te nemen aan de projectorganisaties van de waterschappen. 22

23 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 missie Projectmanagement aanpak opdracht strategisch projectplan missie korte en middellange termijnplan projectplan korte en middellange termijnplan Waterschap tactisch operationeel realisatie procedures procedures formats, werkinstructies formats, werkinstructies Project Waterschap Figuur 7 Interactie projectmanagement managementsysteem waterschap Daarnaast maakt het project van het waterschap/hoogheemraadschap onderdeel uit van het Hoogwaterbeschermingsprogramma en wordt met het projectplan een deel van de doelen van het programma ingevuld (zie onderstaande figuur). Ook dienen sommige procedures, die doorlopen worden binnen het project, aan te sluiten op de procedures van het Programmabureau HWBP, zoals voor de totstandkoming van de voortgangsrapportages en de subsidieaanvraag. Tevens wordt vanuit het Programmabureau geëist dat het waterschap/hoogheemraadschap sommige instrumenten/formats hanteert, zoals het format voor de Voortgangsrapportage, SSK raming en PPI planning, zodat het voor het Programmabureau mogelijk is om de informatie uit de verschillende projecten op te tellen en vergelijken. Programmabureau HWBP operationeel tactisch strategisch procedures formats, werkinstructies missie opdracht aanpak procedures formats, werkinstructies Projectmanagement realisatie PB HWPB Projecten Figuur 8 Interactie Projectmanagement Programmamanagement Het projectmanagement dient afgestemd te zijn op én het managementsysteem van het waterschap/hoogheemraadschap én het programmamanagement zoals ingevuld door het Programmabureau (zie figuur 9). Een vergelijkbaar plaatje geldt voor de afstemming tussen provincie en beheerder, met de provincie als toezichthouder op de waterschappen en keringen, én als bevoegd gezag in de vergunningverlening en MER-procedure. 23

24 Integraal Programmabeheersplan HWBP Deel A Versie: 2.0 Programmabureau HWBP operationeel tactisch strategisch formats, werkinstructies missie plan korte en middellange termijnplan projectplan Referentie- Programma- kader Subsidieregeling HWBP formats, werkinstructies missie Programmabeheersplan Programmabeheersplan Programma- Programmabeheersplan procedures beheersplan Procedures Programmabeheersplan Programma- Programmabeheersplan procedures beheersplan Procedures korte en middellange termijnplan opdracht aanpak Programmabeheersplan procedures Programmabeheersplan Procedures Programmaplan Projectplan Waterschappen realisatie formats, werkinstructies PB HWPB Projecten Waterschap Figuur 9 Interactie managementsystemen HWBP, projecten en waterschap 6.4 Bewaking op afstand Ondanks dat de verantwoordelijkheid voor een beheerste realisatie van de projecten bij de beheerders ligt, zal het Programmabureau vanuit haar rol als subsidieverstrekker regelmatig moeten verifiëren of het vertrouwen wat zij heeft in de kwaliteitsborging van de beheerders (nog steeds) gerechtvaardigd is. Het Programmabureau zal namelijk moeten kunnen aantonen, dat de door haar verleende subsidies rechtmatig en doelmatig zijn geweest. Om dit te kunnen realiseren, wordt gebruik gemaakt van externe kwaliteitsborging middels bewaking op afstand. Dit betekent dat de beheerder haar (proces- en product)kwaliteit aantoont aan het Programmabureau, zodat deze het vertrouwen heeft dat de vereiste kwaliteit (realisatie project conform subsidieregeling) ook daadwerkelijk gerealiseerd wordt. 6.5 Kwaliteitsborging Introductie Kwaliteitsborging houdt in dat er afspraken en systemen worden gehanteerd om te borgen dat belangrijke processtappen goed worden doorlopen. Het aantoonbaar doorlopen van processen is noodzakelijk om anderen te kunnen aantonen dat volgens afgesproken werkwijzen is gewerkt én vormt tevens de basis voor een goede administratie. Vindt dit plaats met als doel binnen de eigen organisatie de kwaliteit te borgen, dan spreekt men van interne kwaliteitsborging. Indien de bewijsvoering van de interne kwaliteitsborging wordt gebruikt om aan een derde (veelal de opdrachtgever) aan te tonen dat aan gestelde eisen wordt voldaan, dan spreekt men van externe kwaliteitsborging (EKB). Hiermee wordt die derde niet verantwoordelijk voor het handelen van de betreffende partij. Het is bij kwaliteitsborging noodzakelijk de gewenste kwaliteit te omschrijven. Het moet duidelijk zijn wat de referentie is. De opdrachtnemer kan verder uitgewerkte of strengere eisen hanteren dan de opdrachtgever Externe Kwaliteitsborging Teneinde bestaande verantwoordelijkheden niet te doorkruisen wordt in het HWBP het principe van externe kwaliteitsborging (EKB) gehanteerd. De EKB filosofie leunt op onderstaande uitgangspunten: De taakuitvoerende is taakverantwoordelijke. De taakuitvoerende levert de bewijsvoering dat aan overeengekomen eisen wordt voldaan. De opdrachtgever / afnemer / eindverantwoordelijke toetst proces- en productkwaliteit middels risicogestuurde steekproeven. 24