CENTRALE GEGEVENSBANK PI-M

Transcriptie

1 Handleiding voor de uitzendconsulent CENTRALE GEGEVENSBANK PI-M HANDLEIDING VOOR DE UITZENDCONSULENT VERSIE 2015 Preventie en Interim Centrale Preventiedienst voor de Sector van de Uitzendarbeid vzw Havenlaan, 86C bus Brussel Tel: 02/ Fax: 02/

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Over PI-M, de Centrale Gegevensbank van Preventie en Interim... 2 Over deze handleiding... 2 Hoofdstuk 1: Je gebruikersnaam en je eerste aanmelding... 3 Hoofdstuk 2: Je wachtwoord vergeten?... 6 Werken met de Centrale Gegevensbank... 8 Hoofdstuk 3: Je profiel bijwerken... 8 Hoofdstuk 4: Een uitzendkracht opzoeken in de Centrale Gegevensbank... 9 Hoofdstuk 5: Een uitzendkracht opzoeken in de Centrale Gegevensbank levert geen resultaat op Hoofdstuk 6: Een uitzendkracht opzoeken in de Centrale Gegevensbank levert resultaat op Hoofdstuk 7: Werkpostfiche van de uitzendkracht bevat meer dan 1 gezondheidsrisico Hoofdstuk 8: Waar vind ik de codes voor de gezondheidsrisico's?

3 Over PI-M, de Centrale Gegevensbank van Preventie en Interim Centrale Gegevensbank Preventie en Interim heeft een Centrale Gegevensbank PI-M ontwikkeld toegankelijk via Browser en/of Web Services voor uitzendbureaus en medische diensten. Het KB van 15 december 2010 tot vaststelling van maatregelen betreffende het welzijn op het werk van uitzendkrachten (BS 28 december 2010) voorziet in Artikel 4 Centrale Gegevensbank, in de oprichting van een centrale gegevensbank waarin minimaal het resultaat van de gezondheidsbeoordeling wordt opgenomen voor elke uitzendkracht die onderworpen is aan gezondheidstoezicht. De creatie van de databank is op vraag van de uitzendsector en de sociale partners. De gegevensbank wordt beheerd door Preventie en Interim, de Centrale Preventiedienst voor de Sector van de Uitzendarbeid opgericht bij KB van 4 december De gegevensbank laat een efficiëntere opvolging van gezondheidsonderzoeken van de uitzendkrachten toe. Nutteloze herhalingen van de gezondheidsonderzoeken en de daarbij horende overbodige kosten worden hierdoor vermeden: dankzij PI-M kan nu immers snel worden opgezocht of een uitzendkracht reeds eerder medisch geschikt bevonden werd voor een gelijkaardige functie en werkpost. De PI-M gegevensbank is zeer eenvoudig te gebruiken. Indien je vragen zou hebben over het gebruik, dan kan je altijd terecht op de Helpdesk van de website, waar je een antwoord vindt op de meeste vragen (onder FAQ). Je vindt op de website ook nog een verkorte versie van deze handleiding en een videotutorial die je snel op weg kunnen helpen. Mocht je dan nog onbeantwoorde vragen of opmerkingen hebben, dan kan je altijd terecht op info@pi-m.be waar men jouw bericht zo snel mogelijk zal beantwoorden. Over deze handleiding Deze gegevensbank is ontworpen om zonder handleiding gebruikt te kunnen worden, en na enkele keren gebruik zal je merken dat alles vanzelf duidelijk wordt. Maar indien je toch zou eerst willen weten hoe de Gegevensbank te gebruiken, dan vind je alles hier stap voor stap uitgelegd. Indien je dat wenst, kan je deze handleiding afdrukken en raadplegen terwijl je gegevens invoert of opzoekt, maar je zal gauw merken dat dit niet altijd hoeft. Hoe gebruik je deze handleiding? De handleiding is stap voor stap opgebouwd, van activatie van je account en log in tot en met log uit en alles daartussenin. Als je zelf wil ontdekken hoe alles werkt, start je bij het begin en dan neemt de handleiding je mee doorheen de hele toepassing. Als je op zoek bent naar een bepaalde oplossing voor een bepaalde vraag, dan vind je wellicht al je weg in de inhoudsopgave vooraan. In de handleiding hebben we op deze manier aangeduid wat je best zeker leest. Op deze manier hebben we aangeduid wat we denken dat interessant is om weten. De gegevens die je zelf moet invullen in de website worden in de handleiding op een bijzondere manier weergegeven, bijvoorbeeld: vul hier je Gebruikersnaam in. Buttons of knoppen in de browser waar je op moet klikken worden aangeduid met hun naam in een kadertje, bijvoorbeeld: klik op Aanmelden. 2

4 Hoofdstuk 1: Je gebruikersnaam en je eerste aanmelding Je ontvangt vanwege de PI-M Beheerder in je eigen organisatie een waarin je uitgelegd wordt dat je vanaf nu PI-M mag gebruiken. In die vind je je Gebruikersnaam en je initieel paswoord. Deze zijn persoonlijk en je mag deze dan ook met niemand delen. Bij de vind je ook nog in bijlage een document met de Algemene Gebruiksvoorwaarden voor de Centrale Gegevensbank. 3

5 Open nu je browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome) en surf naar om de Centrale Gegevensbank te openen. Het aanmeldingsvenster verschijnt nu: Vul op deze pagina je Gebruikersnaam en Wachtwoord uit de in, en klik daarna op Aanmelden. In dit nieuwe venster wordt je nu gevraagd om zelf een nieuw wachtwoord van je eigen keuze in te stellen. Vul daarom eerst je Oud wachtwoord in, en daarna voer je een Nieuw wachtwoord in. Kies bij voorkeur een wachtwoord met minimum zes letters en twee cijfers, kies een wachtwoord dat voor jou gemakkelijk te onthouden is. Om je nieuw wachtwoord te bevestigen vraagt het systeem je dat wachtwoord nogmaals in te voeren. Klik dan op Opslaan. 4

6 Eenmaal succesvol ingelogd, krijg je meteen het gepaste menu en de gepaste rechten voor de Centrale Gegevensbank. Als je klaar bent met de Centrale Gegevensbank, klik je bovenaan rechts op Afmelden om uit te loggen. 5

7 Hoofdstuk 2: Je wachtwoord vergeten? Ben je je wachtwoord vergeten? Of gaf je meer dan driemaal een verkeerd wachtwoord in, dan kan je niet meer inloggen. Om in dat geval een nieuw wachtwoord aan te vragen, klik je onderaan het scherm op: Wachtwoord vergeten?. Voer nu je Gebruikersnaam en de weergegeven Verificatiecode in en klik dan op Verzenden 6

8 De centrale gegevensbank stuurt nu automatisch een nieuw wachtwoord naar je adres. Je meldt je aan met dit nieuwe wachtwoord en het systeem vraagt je nu opnieuw automatisch om dit te wijzigen, zoals voor je allereerste aanmelding (zie hiervoor Hoofdstuk 1, pagina 5). Je kan dus nu opnieuw zelf een persoonlijk wachtwoord kiezen. We raden aan om bij voorkeur een wachtwoord te kiezen met minimum zes letters en twee cijfers, kies een wachtwoord dat voor jezelf gemakkelijk te onthouden is. Noteer ook nog dat, als je je Gebruikersnaam niet meer kent of als je om een of andere reden niet langer toegang hebt tot de Centrale Gegevensbank, je best meteen de beheerder in jouw uitzendbureau contacteert. Nog enkele dingen die je misschien zijn opgevallen bij je eerste bezoek aan de Centrale Gegevensbank: onderaan de pagina zie je een link naar de Helpdesk en een link naar Deze beide linken zal je op elke pagina terugvinden, je kan op ieder ogenblik naar de helpdeskpagina surfen, waar je een antwoord vindt op je vragen, of de Helpdesk van de Centrale Gegevensbank contacteren via voor meer uitleg. 7

9 Werken met de Centrale Gegevensbank Hoofdstuk 3: Je profiel bijwerken Je kan je profiel bijwerken/wijzigen. Hiervoor moet je eerst ingelogd zijn. Eenmaal je ingelogd bent, ziet het venster eruit als volgt: Dit is de startpagina van waaruit je altijd vertrekt voor elke taak die je in de Centrale Gegevensbank uitvoert. Je ziet hier ook meteen of je ingelogd bent of niet: je Gebruikersnaam verschijnt bovenaan rechts. Om je profiel bij te werken moet je dus wel ingelogd zijn. Klik bovenaan rechts op Profiel om je profielpagina te openen. Op deze profielpagina kan je dus een nieuw adres invoeren, je kan hier ook een andere taal kiezen of een nieuw wachtwoord instellen. 8

10 Hoofdstuk 4: Een uitzendkracht opzoeken in de Centrale Gegevensbank Je hebt een uitzendkracht aangeworven met het juiste profiel zoals beschreven in de werkpostfiche die je hebt ontvangen van de gebruiker. Je wilt nu weten of de uitzendkracht beschikt over een geldig gezondheidsattest voor de gezondheidsrisico s beschreven in die werkpostfiche. Om de uitzendkracht terug te vinden in de Centrale Gegevensbank klik je op Opzoeking. Voer nu het Rijksregisternummer in van de uitzendkracht en klik op Opzoeken : een nieuw venster opent. 9

11 Controleer in dit venster nu eerst de gegevens van de uitzendkracht en verbeter desnoods waar nodig. Als alle velden correct zijn ingevuld, klik je op Volgende. 10

12 Vul nu het Werkpostfiche Identificatienummer in. Er bestaat een unieke link tussen de uitzendkracht en de werkpost waarvoor hij wordt aangeworven door het uitzendbureau. Dit is belangrijk om te weten. Dit geeft de gebruiker immers de zekerheid dat hij een uitzendkracht aanwerft die geschikt is voor de specifieke gezondheidsrisico s verbonden aan de betreffende werkpost. Het WPF Identificatienummer bestaat uit vier verschillende delen : Het KBO-nummer (of ondernemingsnummer) van de gebruiker, zoals dat terug te vinden is in de kruispuntbank. Het Intern nummer van de werkpost van de gebruiker. Dit is een nummer dat de gebruiker zelf kan kiezen ter referentie. De Datum van de opmaak van de werkpostfiche (WPF). En tenslotte een of meerdere codes van de Gezondheidsrisico s verbonden aan de betreffende werkpost waarvoor de uitzendkracht aangeworven wordt. 11

13 Er zijn twee manieren waarop je het WPF Identificatienummer kan invullen. EERSTE METHODE: Je kan de vier onderdelen van het WPF Identificatienummer één voor één inbrengen in de afzonderlijke velden. Je kan in het veld Gezondheidsrisico s meerdere codes na elkaar invullen, telkens gescheiden met een komma, bijvoorbeeld: als de werkpostfiche zowel gezondheidsrisico 1 (Veiligheidsfunctie) als gezondheidsrisico (Vlambooglassen) vermeldt, vul je hier in: 1, (zie ook Hoofdstuk 7: Werkpostfiche van de uitzendkracht bevat meer dan 1 gezondheidsrisico, op pagina 19 wordt dit verder uitgelegd). 12

14 TWEEDE METHODE: Je kan ook het WPF Identificatienummer in zijn geheel invoeren in het daarvoor voorziene veld onderaan: vul daar de vier afzonderlijke delen na elkaar in, van elkaar gescheiden door een schuine streep. Let op: vóór de gezondheidscode moet je in dat geval een dubbele schuine streep invoeren. Ook hier kan je indien nodig meerdere codes voor de gezondheidsrisico s invoeren: na elkaar en telkens gescheiden door een komma. 13

15 Als je niet helemaal zeker bent van wat je moet invullen in de verschillende velden, kan je voor bijkomende informatie met de cursor even op het vraagteken achter elk veld staan. Als je de codes voor de Gezondheidsrisico s wil kennen, kan je op het vraagteken achter het veld Gezondheidsrisico s klikken. Op deze manier kan je een volledige lijst met alle Gezondheidsrisico s downloaden. Je kan deze lijst dan afdrukken of bewaren op je computer. Zie ook pagina 22 voor meer uitleg hierover. Klik nu op Opzoeken om te weten of deze uitzendkracht reeds met goed gevolg onderzocht werd voor de aangeduide gezondheidsrisico s voor de werkpost waarvoor hij of zij specifiek aangeworven werd. Er zijn nu twee mogelijkheden: ofwel levert de opzoeking van de uitzendkracht geen geldig resultaat op voor het betreffende gezondheidsrisico, ofwel levert het onderzoek wel een geldig resultaat op. In de twee volgende hoofdstukken bekijken we nu beide gevallen na elkaar. 14

16 Hoofdstuk 5: Een uitzendkracht opzoeken in de Centrale Gegevensbank levert geen resultaat op Zoals je hieronder ziet, leert deze opzoeking ons dat er geen geldig resultaat is voor het betreffende gezondheidsrisico (in ons voorbeeld Code 1, Veiligheidsfunctie) en dat er geen afdruk kan worden gemaakt. Deze uitzendkracht mag zijn opdracht bij de gebruiker nog niet starten. De uitzendkracht moet eerst naar de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer voor een onderzoek voor het opgegeven gezondheidsrisico. Je klikt daarvoor onderaan op Klaarzetten gezondheidsonderzoek. 15

17 Selecteer nu de juiste Externe of Interne medische dienst, klik op Opslaan en je aanvraag voor het gezondheidsonderzoek wordt bewaard in de Centrale Gegevensbank! Opgelet! Dit betekent nog niet dat hiermee de afspraak met de Preventieadviseur-arbeidsgeneesheer al vastligt. Die moet nog op de klassieke manier vastgelegd worden. 16

18 Hoofdstuk 6: Een uitzendkracht opzoeken in de Centrale Gegevensbank levert een resultaat op De andere mogelijke uitkomst is dat deze opzoeking ons wel een positief resultaat oplevert voor het betreffende gezondheidsrisico (in ons voorbeeld dus nog steeds Code 1, Veiligheidsfunctie). Deze uitzendkracht is dus wel geschikt. Deze uitzendkracht mag meteen naar de gebruiker gaan voor deze functie. Klik nu op Maak afdruk om een afdruk te maken van dit resultaat, en bezorg de afdruk aan de gebruiker. Op de afdruk verschijnt het resultaat van het gezondheidsonderzoek van de uitzendkracht. Dit resultaat is zowel gelinkt aan het Rijksregisternummer van de uitzendkracht als aan het WPF Identificatienummer van de gebruiker. 17

19 Deze afdruk is identiek voor consulent en preventieadviseur-arbeidsgeneesheer en ziet er uit als hieronder: 18

20 Hoofdstuk 7: Werkpostfiche van de uitzendkracht bevat meer dan 1 gezondheidsrisico Wanneer de werkpostfiche meer dan één gezondheidsrisico aanduidt, kunnen deze allemaal tegelijk opgezocht worden. Vul eerst het KBO-nummer, het intern nummer en de datum van opmaak in de daarvoor voorziene velden in. Daarna kan je in het veld Gezondheidsrisico s meerdere codes na elkaar invullen, telkens gescheiden door een komma, bijvoorbeeld: als de werkpostfiche zowel Gezondheidsrisico 1 (Veiligheidsfunctie) als Gezondheidsrisico (Vlambooglassen) vermeldt, vul je hier in: 1, Klik nu op Opzoeken en je krijgt te zien voor welk gezondheidsrisico de uitzendkracht al dan niet geschikt is bevonden. 19

21 In ons voorbeeld is de uitzendkracht geschikt bevonden voor Gezondheidsrisco 1 (Veiligheidsfunctie). Er werd echter geen geldig resultaat gevonden voor Gezondheidsrisico (Vlambooglassen).. Deze uitzendkracht mag zijn opdracht bij de gebruiker nog niet starten. De uitzendkracht moet eerst naar de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer voor een onderzoek voor het opgegeven gezondheidsrisico waarvoor er nog geen geldig resultaat beschikbaar is, namelijk Gezondheidsrisico (Vlambooglassen). Je klikt daarvoor onderaan op Klaarzetten gezondheidsonderzoek. 20

22 Selecteer nu de juiste Externe of Interne medische dienst, klik op Opslaan en je aanvraag voor het gezondheidsonderzoek wordt bewaard in de Centrale Gegevensbank! Opgelet! Dit betekent nog niet dat hiermee de afspraak met de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer al vastligt. Die moet nog op de klassieke manier vastgelegd worden. 21

23 Hoofdstuk 8: Waar vind ik de codes voor de gezondheidsrisico's? De werkpostfiche bevat de codes van de gezondheidsrisico s. Deze codes kan je ook gemakkelijk terugvinden als je ingelogd bent in de Centrale Gegevensbank. Op je beginscherm klik je links op Gezondheidsrisico s. In het volgende scherm kan je de betekenis van een bepaalde code opzoeken door deze in het veld Code in te voeren. Klik op Opzoeken en je krijgt de benaming van het gezondheidsrisico. We zoeken hieronder bijvoorbeeld de betekenis van Code : 22

24 Je kan ook de naam van een bepaald gezondheidsrisico invoeren in het veld Aard werkpost om de bijhorende cijfercode te leren kennen, bijvoorbeeld Benzeen : 23

25 Als je op Opzoeken klikt zonder een code in te vullen, dan krijg je een volledige lijst met alle codes op je scherm. 24

26 Klik op Volledige lijst gezondheidsrisico s om een PDF-document te downloaden dat de volledige lijst met alle codes van de gezondheidsrisico s bevat. Dit document kan je bewaren of afdrukken voor later gebruik. 25

27 Tijdens een opzoeking van een uitzendkracht kan je ook deze zelfde volledige lijst in de vorm van een PDFdocument opvragen door te klikken op het Vraagteken naast het veld Gezondheidsrisico s. 26

28 Versie 2015 Centrale Preventiedienst voor de Sector van de Uitzendarbeid vzw Havenlaan, 86C bus Brussel Tel: 02/ Fax: 02/ V.U.: M. Bruyninckx Havenlaan 86c bus Brussel 27