Europese projecten Vademecum: Inschrijving PADOR. t.a.v. de gemeenten en OCMW s van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Versie van 07/09/2015

Transcriptie

1 Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale asbl Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vzw Europese projecten Vademecum: Inschrijving PADOR t.a.v. de gemeenten en OCMW s van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Versie van 07/09/2015 De gegevensbank PADOR ("Potential Applicant Data Online Registration") wordt beheerd door het Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking en Ontwikkeling (DG DEVCO EuropeAid) en bevat informatie over de organisaties die subsidies aanvragen van de Europese Commissie in het domein van externe bijstand. Om te anticiperen op toekomstige kandidaturen worden de gemeenten aangemoedigd om reeds hun PADOR-nummer aan te vragen (eigen nummer voor elke gemeente). Het is mogelijk dat verschillende gebruikers (elk met een persoonlijke ECAS-account, cf. stap 1) toegang hebben tot een in PADOR geregistreerde organisatie. Aanvragers moeten in PADOR geregistreerd zijn vóór de datum van indiening van de beknopte nota s in de richtlijnen van elke oproep tot voorstellen). Men mag niet vergeten te ondertekenen en/of het profiel bij te werken (cf. stap 4) vóór de indieningsdatum. Er wordt aanbevolen aan de gebruikers om minstens 10 dagen voor de deadline van een oproep te reserveren, om de registratie in PADOR succesvol te doorlopen. De inschrijving neemt ongeveer 2 uur in beslag, als u alle inlichtingen/documenten reeds vergaard hebt die vereist zijn om zich te registreren in PADOR, en u over een degelijke stabiele internetverbinding beschikt. Website : (binnenkort beschikbaar in het Frans) Bron: Europese Commissie «Guide pour les demandeurs» (versie 25/11/2014) (FR/EN) & FAQ (FR/EN) Voorbereiding Om zich te registreren in PADOR zijn volgende zaken vereist: - een stabiele internetverbinding (opdat alle mogelijkheden van de tool degelijk zouden werken): gebruik bij voorkeur Internet Explorer versie 8 of hoger, of Mozilla Firefox versie 3 of hoger - een mailadres van uw gemeente - een persoonlijk mailadres - een username (log-in) en paswoord ECAS voor de persoonlijke identificatie (cf. stap 1) Er zal u gevraagd worden informatie in te vullen ivm: - de sectorale en geografische ervaring van uw gemeente op het vlak van internationale samenwerking (aantal, duur, omvang van de projecten, ) - de financiële gegevens van uw gemeente Camille LEPINAY Europese projecten 07/09/ AVCB-VSGB 1

2 Ook een gescande versie van de Nieuwe Gemeentewet is noodzakelijk (inforum nr 17976), minstens in het Frans. Stap 1: Een ECAS account aanmaken 1. Open de volgende webpagina (selecteer uw taal bovenaan rechts) 2. Klik op «Extern» 3. Op het scherm «Account aanmaken» vult u de volgende gegevens in: a. Gebruikersnaam: de Commissie beveelt aan om een individueel professioneel mailadres te gebruiken. b. Kies een paswoord. 2

3 4. Als u de gevraagde persoonlijke gegevens ingevoerd hebt, ontvangt u automatisch een met een link om uw paswoord te kiezen. U hebt dan 90 minuten om op de link te klikken. Als u de niet ontvangt, verwittig dan support ECAS. NB : Deze ECAS-account is ook geldig voor het verkrijgen van een PIC-nummer dat noodzakelijk is voor andere Europese programma s. 3

4 Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale asbl Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vzw Stap 2: een PADOR-account aanmaken 1. Ga naar de website van PADOR (beschikbaar in het Frans, Engels en Spaans): 2. Klik op «Creëer».In het volgende scherm klikt u op «Extern» en vervolgens vult u uw gebruikersnaam en paswoord ECAS in. Camille LEPINAY Europese projecten 07/09/ AVCB-VSGB 1

5 4. Vul minstens de verplichte velden in (oranje): - naam van de gemeente - van de gemeente - juridisch type: vink aan «public law body» (publiekrechtelijke entiteit) - land: België - postcode en/of postbus 5. Klik op «Submit» om de detailgegevens van de organisatie in te dienen. Het systeem verifieert of uw gemeente reeds geregistreerd is in PADOR (kan enkele minuten in beslag nemen). Op uw scherm verschijnt een lijst organisaties met vergelijkbare gegevens als die welke u ingetikt hebt (naam, , postcode en/of postbus, BTW-nr). a. Als uw gemeente niet in de lijst staat, klik dan op «My organisation is not on the list» en ga naar de volgende stap (cf. punt 6). 2

6 b. Als uw gemeente reeds in de lijst staat: i. Klik op «Select» naast de naam van uw gemeente. Als uw gemeente 2 keer (of meer) verschijnt in de lijst van in PADOR geregistreerde organisaties, dient u de organisatie te selecteren waar de waarde «Type» LEF begint met code '6 '. ii. Op het volgende scherm dient u te preciseren waarom u toegang vraagt tot de account in PADOR. Als er reeds gebruikers zijn gelinkt aan de account, wordt er een mail gezonden naar het/de mailadres(sen) gelinkt aan de PADOR-account. Antwoord op deze mail dat de Helpdesk PADOR EuropeAid-ITsupport@ec.europa.eu u de toelatingen voor de gemeente verschaft. Zodra u die toelatingen ontvangt, zal u daarvan op de hoogte gesteld worden. 6. Vul alle schermen in juiste volgorde in: Opgelet U kan de registratie enkel vervolledigen als de eerste twee schermen ingevuld zijn (administratieve gegevens en profiel). De verplichte velden (oranje) moeten van boven naar onder ingevuld worden (in de volgorde waarin ze verschijnen. Niet vergeten de informatie op elk scherm te BEWAREN. Aan het einde SIGNEREN, om de gegevens te VALIDEREN. 3

7 a. Scherm ADMINISTRATIEVE GEGEVENS i. Verplicht 1. Benaming van de organisatie: Gemeentebestuur van 2. Mailadres van de organisatie 3. Taal: French (Frans) OF Dutch (Nederlands) 4. Adres, postcode of postbus, stad, land 5. Juridisch type: «personne morale de droit public» («public law body» of publiekrechtelijke entiteit) 6. Motivering: selecteer «demandeur d un appel à proposition» (indien u zich registreert als «co-demandeur» kan u de andere vakjes niet invullen; het verdient dus de voorkeur zich als demandeur in te schrijven, wat niet verhindert dat men zijn kandidatuur indient als «co-demandeur») 7. Mijn profiel openbaar maken: vink dit aan (uw gemeente zal verschijnen bij het zoeken naar partners) ii. Facultatief: website, telefoon, fax iii. BEWAREN & doorgaan 4

8 b. Scherm PROFIEL i. Verplicht 1. But lucratif (winstgevend oogmerk): Non (nee) 2. Valeurs de référence (referentiewaarden): Neutres (neutraal) 3. Catégorie (categorie): Autorité locale (lokale overheid) 4. ONG (ngo): Non (nee) 5. Lien (Link): non - indépendantes (nee zelfstandig) 6. populations cibles (doelgroepen): autorités locales (lokale overheden) 7. secteur (sector): het is mogelijk om verschillende sectoren of subsectoren aan te kruisen; kruis minstens aan «gouvernement et société civile» (vul er niet meer in dan nodig) (cf. punt c) 1. Statut (statuut): download de Nieuwe Gemeentewet (inforum n 17976) (Opgelet, minstens de Franse versie leveren (inforum n 17976) ii. Facultatief: BTW-nr (u mag de andere vakjes leeg laten) iii. BEWAREN & doorgaan 5

9 c. Scherm SECTORIELE ERVARING Hier dient u nadere informatie te geven over uw ervaring in elk van de sectoren die u gedefinieerd hebt in het scherm "Profiel". Geef de volgende informatie voor elke sector waarin de gemeente actief is (een raming volstaat): i. Années d'expérience / Aantal jaren ervaring (gedecentraliseerde samenwerking, met inbegrip van Belgisch programma GIS): selecteer de schijf die het het best benadert, bv. "1 tot 3 jaar" selecteer >= 1 - <= 3, wat betekent meer dan 1 jaar maar minder dan 3 jaar. ii. Nombre de projets / Aantal projecten (met inbegrip van Belgisch programma GIS) selecteer de schijf die het het best benadert, bv. "1 tot 5 projecten" selecteer >=1 - <=5, wat betekent meer dan 1 project maar minder dan 5 projecten. iii. Montant estimé / Geraamd bedrag (EUR) : M = miljoen ; K = duizend iv. BEWAREN & doorgaan 6

10 d. Scherm GEOGRAFISCHE ERVARING i. Preciseer de geografische ervaring van uw gemeente, per land of per regio (met inbegrip van Belgisch programma GIS). ii. Geef voor elke geografische sector de volgende informatie: 1. Années d expérience / aantal jaren ervaring 2. Nombre de projets / aantal projecten 3. Montant estimé / geraamd bedrag (EUR) iii. BEWAREN & doorgaan 7

11 e. Scherm ERVARING - OVERZICHT Dit scherm is facultatief en is eigenlijk een overzicht dat PADOR automatisch creëert op basis van de informatie die in de twee vorige schermen ingetikt wordt (sectoriële en geografische ervaring) > BEWAREN & doorgaan 8

12 f. Scherm FINANCIELE SITUATIE i. Verplicht: (au moins pour la dernière année / minstens voor het laatste jaar) Chiffre d'affaire / omzet Bénéfice net/perte / nettowinst/verlies Total du bilan / totaal balans Capitaux propres / eigen kapitaal Dettes à plus d'un an / schulden op meer dan 1 jaar Dettes à moins d'un an / schulden op minder dan 1 jaar ii. Opgelet, als u dit ook voor de voorgaande jaren invult, moet u equivalente gegevens leveren voor het jaar in kwestie in het volgende scherm g (Financieringsbronnen): daarom wordt er aanbevolen enkel het laatste jaar in te vullen iii. Facultatief: Rapport financier / Financieel verslag = jaarverslag van de uitgevoerde budgettaire operaties iv. Tik 0 (nul) in velden die niet van toepassing zijn en geef toelichting in het gelinkte document of in het scherm strategie of methodologie") v. BEWAREN & doorgaan 9

13 g. Scherm FINANCIERINGSBRONNEN i. ALLE velden zijn verplicht voor alle jaren waarvoor u de FINANCIËLE SITUATIE ingevuld hebt ii. Selecteer "Taxes / Belastingen - Impôts locaux / Lokale belastingen - Donation de l'état / Staatsschenking". Veld is niet wijzigbaar: preciseer 100 % iii. BEWAREN & doorgaan 10

14 h. Scherm AUDITVERSLAG Facultatief: niet invullen > BEWAREN & doorgaan 11

15 i. Scherm SAMENSTELLING VAN HET PERSONEEL Facultatief: niet invullen i. Selecteer eventueel de schijf van het personeelsbestand van het gemeentebestuur in «Siège / zetel» > Rémunérés / bezoldigden ii. BEWAREN & doorgaan 12

16 j. Scherm RAAD VAN BESTUUR Verplicht i. Geef de namen van de gemeenteraadsleden en preciseer hun beroep, functie binnen de gemeenteraad, nationaliteit en sinds wanneer ze gemeenteraadslid zijn ii. > BEWAREN & doorgaan 13

17 k. Scherm BIJKOMENDE INFORMATIE Facultatief i. Hier kan u informatie geven die u relevant vindt bij de vorige schermen, maar die u daar niet kon inbrengen. ii. U kan preciseren dat de gemeente niet beschikt over een statuut of wettelijk document dat de creatie bekrachtigt, en dus ter vervanging een officiële brief geleverd wordt. iii. > BEWAREN 14

18 7. ZEER BELANGRIJK: SIGNEREN a. Als er verplichte gegevens ontbreken in PADOR, zal er op dit scherm een hyperlink verschijnen: zo kan u naar de pagina s waarop verplichte gegevens ontbreken, om die nog in te vullen. Als de informatie aangevuld is, keert u terug naar de pagina Signature. b. Vink aan: "Je déclare être habilité(e) à représenter, ainsi qu'à engager la responsabilité de l'organisation qui s'enregistre" / Ik verklaar gemachtigd te zijn om de organisatie die zicht registreert, te vertegenwoordigen. c. Indienen Uw gemeente is nu geregistreerd in PADOR en u zal een ontvangen met het «EuropeAid ID» dat u kan gebruiken in alle kandidatuurformulieren. 15

19 Stap 4: Wijziging van een PADOR-account Update van een PADOR-account (bv. alvorens in te gaan op een oproep) a) Als de gemeente reeds gebruik gemaakt heeft van EuropeAid en dus reeds beschikt over een PADOR type «FEL 6», kunnen de gegevens met een asterisk (*) niet gewijzigd worden zonder de nodige bewijsstukken voor te leggen aan b) Alvorens zijn kandidatuur te stellen in het kader van een oproep, moet men zijn statuut bijwerken als «demandeur», «co-demandeur» of «entité affiliée» in het scherm «données administratives» c) Bij elke wijziging van het profiel moet u niet alleen de gegevens aanpassen en bewaren, maar ook opnieuw signeren. Beheer van de gebruikers a) Klik op "Gestion des utilisateurs" b) Tik familienaam, voornaam en persoonlijk mailadres van de gebruiker in (voor de log-in). c) Preciseer de toegangsrechten van de gebruiker: - View: kan gegevens zien, maar NIET wijzigen - Encodeur: kan gegevens zien, wijzigen en bewaren, maar NIET signeren - Signataire: kan gegevens valideren, de toegangsrechten van andere gebruikers wijzigen en gebruikers wissen 16